Nouvelle norme espagnole dans le domaine de la recherche, du développement et de l innovation

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1 Nouvelle norme espagnole dans le domaine de la recherche, du développement et de l innovation Le savoir d une entreprise est un atout essentiel, mais l enjeu réside fondamentalement dans la façon de le capitaliser et de le gérer en synergie avec les normes ISO 9001:2000 et ISO À cet égard, l AENOR, Institut espagnol de normalisation et de certification, a élaboré une nouvelle famille de normes sur les systèmes de management de la recherche, du développement et de l innovation, l UNE EX. Ce dossier présente le cas de deux entreprises pionnières qui en ont adopté la démarche. La norme UNE :2002 EX: de la I+D+I: Requisitos del Sistema de Gestión de la R+D+I ( R+D+I exigences de systèmes de management R+D+I), norme expérimentale lancée par l Institut espagnol de normalisation et de certification, AENOR 1), s intègre dans une famille de normes connexes qui traitent du management applicable à la recherche, au développement et à l innovation. Outre la norme relative aux exigences des systèmes management, cette famille de normes comprend des normes sur la terminologie et les définitions des activités R+D+I, sur les exigences des projets R+D+I ainsi que sur les compétences et l évaluation des auditeurs de projets R+D+I et des auditeurs de systèmes de management R+D+I. La norme UNE :2002 sur les systèmes de managements R+D+I comprend deux sections distinctes. La première concerne ISO 9001:2000 et ISO 14001, dont elle reprend certains articles, la seconde traite spécifiquement des activités R+D+I. Articles communs La norme insiste sur l importance de plusieurs outils R+D+I, à savoir la surveillance technologique, la prévision technologique, la créativité, l analyse interne et externe La première section a pour objectif de faciliter l intégration du système de management R+D+I avec d autres systèmes de management déjà opérationnels dans l entreprise. C est le cas, en particulier d ISO 9001:2000 et d ISO 14001, dont elle reprend certains articles concernant, notamment, la politique, la documentation du système de management, les exigences en matières d enregistrement et de maîtrise, les responsabilités de la direction, le management des ressources, la mesure, l analyse et l amélioration. Le but de cette section est d aider les utilisateurs à se familiariser avec le vocabulaire et la structure de l UNE :2002 EX par l application de quelques tâches normalisées destinées à aider à intégrer le système, y compris en apportant des changements mineurs aux documents pour que les aspects de R+D+I soient plus simples à intégrer dans les systèmes de management existants. Le symbole de la certification AENOR à cette nouvelle série de normes UNE EX sur les systèmes de management applicables à la recherche, au développement et à l innovation. 1) Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), Génova 6, ES Madrid, Espagne. Tél Fax aenor@aenor.es Web ISO Systems mars-avril

2 Spécificités R+D+I La seconde section a pour objectif de traiter des activités propres à tous les départements, zones ou sections consacrés aux opérations de R+D+I, sans renvoyer à d autres systèmes. L UNE :2002 EX spécifie la mise en place de services de management R+D+I et de services techniques R+D+I, avec le personnel correspondant et les relations et tâches détaillées. La norme insiste sur l importance de plusieurs outils R+D+I, à savoir la surveillance technologique, la prévision technologique, la créativité, l analyse interne et externe, ainsi que la conception de procédures définissant des méthodes de transfert de technologies, de protection et d exploitation des résultats obtenus. Les projets à mener à bien conformément à l UNE :2002 EX doivent être choisis en fonction de critères de production et de critères d ordre économique, social et juridique établis ; ils doivent être planifiés, surveillés et maîtrisés conformément aux exigences de l UNE :2002, de l ISO 9001: 2000 et de l ISO En Espagne, un centre de technologie intègre les systèmes de management qualité et R+D+I Selon l Institut andalou de technologie, premier centre de technologie certifié UNE :2002 EX en Espagne, avec un système de management ISO 9001:2000 déjà en place, la mise en œuvre et l intégration d un système de management en recherche, développement et innovation (R+D+I) est relativement aisée. PAR JAVIER IGLESIAS L auteur, Javier Iglesias, est Directeur général de l Institut andalou de technologie. 2) Instituto Andaluz de Tecnología (IAT), C/Gutenberg, s/n. Parque Tecnológico Cartuja 93, E Seville, Espagne. Tél Fax Web L Institut andalou de technologie (IAT) 2), dont le siège est à Séville, Espagne, est un centre d innovation et de technologie fondé en 1989, qui assure des services de formation, systèmes informatiques, études et projets dans le domaine de la recherche, du développement et de l innovation (R+D+I). Sa mission est «d améliorer la compétitivité des entreprises, des professionnels et des organisations et de faciliter leur accès aux activités de recherche et de développement technologique, en encourageant les processus d innovation et d amélioration continue.» Dès le départ, l IAT a conçu un «système qualité et efficacité» pour que ses services soient conformes aux besoins et attentes des clients. En 1997, le système, remanié pour répondre aux exigences ISO 9000 relatives aux systèmes de management de la qualité (SMQ), est certifié par l AENOR. En 2000, l Institut adopte la formule du management par approche processus, en visant principalement la satisfaction des parties prenantes et l amélioration continue. Le succès de cette démarche est couronné en 2001 par la certification ISO 9001:2000, délivrée par l AENOR. L IAT est aussi le premier centre de technologie à avoir obtenu en Espagne la certification de son système de management R+D+I selon l UNE :2002 EX: R+D+I exigences de systèmes de management R+D+I, l une des nouvelles normes de la série UNE EX relative au management R+D+I, publiée par l AENOR à titre expérimental en Intégration du management R+D+I et du management qualité Une part significative des projets et activités d un centre de technologie tel que l IAT concerne des projets R&D et innovation. Lorsque l Institut a mis en œuvre un SMQ fondé sur ISO 9001: 32 ISO Systems mars-avril 2004

3 2000, nous avons constaté qu il était parfaitement complémentaire au système de management R+D+I. Pour l IAT, la première étape du processus de mise en œuvre du système R+D+I a exigé une révision du «Plan stratégique » et, tout particulièrement, des politiques d entreprise et du Plan d action pour Le but de cette démarche était de prouver l engagement de l organisation au processus R+D+I en général, et à l adoption des exigences de la norme de management. Les objectifs et actions stratégiques associées au management ont ainsi été reformulés et revus afin de définir d une façon plus détaillée et précise ceux plus directement liés aux activités de recherche, développement et innovation. Structure de management Durant la seconde phase, les fonctions et responsabilités du management R+D+I ont été analysées de façon à les harmoniser avec la structure fonctionnelle et administrative de l IAT. Nous avons ensuite pris les décisions suivantes pour y intégrer le management R+D+I: désignation d un représentant unique responsable de la surveillance et de l adaptation des systèmes de management R+D+I et qualité intégrés ; création d un «comité de management technique, R&D et innovation», chargé du management et de la surveillance des activités et des projets de l IAT. Tous les services opérationnels de l IAT sont représentés au sein de ce comité, de même que les fonctions et responsabilités du «service de management R+D+I» créé conformément à l UNE : 2002 EX, dont notamment, le choix des idées en R&D et innovation, les activités de transfert de technologies et la protection des résultats de ces projets ; attribution des fonctions et responsabilités du service de management R+D+I à chacune des équipes de projets de l IAT, de façon à ce que chaque équipe, sous la supervision d un coordinateur, mène ses activités comme planifié dans la norme. Intégration des processus Lorsque l Institut a mis en œuvre un SMQ fondé sur ISO 9001:2000, nous avons constaté qu il était parfaitement complémentaire au système de management R+D+I La troisième étape concernait l intégration des processus de management R+D+I à la structure de processus déjà définie dans la «cartographie des processus de l IAT», qui prend en compte les processus de «planification stratégique», de «management des ressources humaines et des ressources matérielles», de «prestation des services» et de «mesure, analyse et amélioration». Nous avons analysé les relations entre chacun de ces groupes de processus et les activités de management R+D+I. Dans certains cas, nous avons été amenés à définir de nouveaux processus ou à en compléter d autres afin de tenir compte de certains aspects de la norme de référence. Les mesures suivantes ont été prises : création d un nouveau groupe de management R+D+I dans le cadre de la «Planification stratégique», décrivant les activités de l IAT dans ce domaine d une manière globale. Parmi ces activités figurent «les services de veille technologique», «le management», y compris des savoirs générés par le «système science-technologie-entreprise», ainsi que les connaissances générées par le «comité de management R+D+I» (service de management R+D+I) et les «équipes de projets» (services R+D+I). Le management est considéré comme une ressource significative, non seulement pour le choix de nouveaux projets R+D+I, mais également pour tirer parti de toutes les ressources intellectuelles L Institut andalou de technologie gère un système de management intégré qualité et R+D+I fondé sur l ISO 9001:2000 et l UNE :2002 EX. ISO Systems mars-avril

4 de l IAT. La création et l acquisition de connaissances s opèrent à partir d activités à l intérieur et à l extérieur de l IAT, alors que la mise en pratique s opère dans les différentes phases des projets R+D+I décrits. Le processus de «préparation de l offre» a été revu dans le cadre de la «prestation des services», en accordant une attention toute particulière aux études sur les savoirs préexistants (état de l art), avant d entreprendre les projets R+D+I. Nous avons également revu les processus de «développement et de surveillance des études et projets», en étudiant de près les processus se rapportant aux accords sur les transferts de technologie et la protection des résultats. Les procédures existantes pour les «mesures, analyses et améliorations» intègrent déjà les outils nécessaires pour suivre les processus et s attaquer aux activités d amélioration continue. Les procédures actuelles, avec élargissement au domaine d application, ont été jugées appropriées pour le système de management R+D+I. Conclusions La structure du SMQ et les outils de management peuvent être utilisés pour intégrer les processus R+D+I dans l organisation Partant de l hypothèse qu un SMQ fondé sur ISO 9001:2000 est déjà en place, la mise en application de l UNE EX devrait être perçue comme un projet qui vient compléter et renforcer le système en place, étant donné que la structure du SMQ et les outils de management peuvent être utilisés pour intégrer les processus R+D+I dans l organisation. La mise en œuvre du nouveau système devrait impliquer une reformulation des politiques de l entreprise et de ses objectifs opérationnels et stratégiques et une déclaration d engagement envers l approche R+D+I. Elle devrait également incorporer les activités et projets spécifiques R+D+I dans le processus en vigueur. PAR FRANCISCO JAVIER ECHEVARRÍA L auteur, Francisco Javier Echevarría, est Directeur de la technologie, Corporación Alimentaria Peñasanta. Le premier groupe laitier espagnol utilise la nouvelle norme de système de management pour encourager l innovation Le leader des produits laitiers en Espagne, Corporación Alimentaria Peñasanta (CAPSA), investit lourdement dans la recherche et le dévelop pement pour dynamiser l innovation, sa «force déterminante». Le groupe a intégré le management de ses processus R+D+I dans un système fondé sur la norme UNE EX, qui est également compatible avec les systèmes de management ISO 9001:2000 et ISO Corporación Alimentaria Peñasanta (CAPSA) 3), le numéro un des produits laitiers en Espagne, a toujours accordé la plus haute priorité à la recherche et au développement, afin de conserver sa position de leader grâce à l innovation. C est la force déterminante de notre plan d action. 34 ISO Systems mars-avril 2004

5 Depuis sa création, il y a plus de 32 ans, CAPSA a massivement investi dans la technologie et l amélioration de ses produits. Cette politique l a conduit à se doter de la première ligne de conditionnement du lait dans des bouteilles en plastique, une révolution qui a fait de CAPSA le leader de ce segment jusqu à ce jour. En 2002, nous avons traité plus d un milliard de litres de lait, volume record en Espagne, pour produire du lait stérilisé, aromatisé, enrichi et upérisé ; de la crème et du beurre ; des produits lactés en poudre et du lait industriel déshydraté ; des yoghourts, du fromage et des produits dérivés. À l heure actuelle, le groupe emploie plus de personnes. Quelques repères Parmi les jalons qui ont marqué l histoire du groupe figure la signature de l accord cadre, en juillet 2000, entre CAPSA et le Conseil supérieur de recherches scientifiques espagnol (CSIC). Cet accord a renforcé notre dynamique de l innovation à plusieurs égards. L accord a également abouti à des réunions conjointes organisées entre des experts techniques de la Société et de plus d une vingtaine de spécialistes scientifiques de dix instituts différents. Lors de ces réunions, plus de 70 idées de projets de développements communs dans de nouveaux procédés, produits et améliorations de produits ainsi que dans le domaine de la sécurité alimentaire et de l environnement ont été présentés. En application de l accord-cadre, CAPSA collabore également avec les Universités de Séville, Huelva, Catalogne, San Pablo, etc. et coopère actuellement avec l Université d Oviedo pour des projets de recherche touchant à l environnement et au développement de nouveaux produits. Une autre première Compte tenu de notre engagement envers les activités de recherche et développement et d innovation (R+D+I), il est logique que CAPSA ait entrepris d intégrer son système R+D+I à son système de management général. Nous sommes maintenant la première entreprise espagnole à avoir obtenu la certification UNE :2002 EX: R+D+I exigences de systèmes de management R+D+I, la nouvelle norme de la série UNE EX des normes sur le management, publiée par l AENOR. Il a alors été nécessaire de doter l entreprise d un outil de management compatible avec les systèmes de management qualité et environnemental existants, déjà certifiés ISO 9001:2000 et ISO Cet outil devait pouvoir gérer l innovation sous différentes formes, incarnée notamment par tout un ensemble de projets, d accords avec des universités et des instituts de technologies, de collaboration avec des fournisseurs potentiels et de travaux menés conjointement avec la société sidérurgique Aceralia. La mise en œuvre d UNE EX, amorcée en février 2002, a été couronnée de succès en décembre par certification de l AENOR. Durant cette période de déploiement, nous avons mis en place un plan structuré de tous les projets, qui nous a donné une vision systématique de l ensemble des processus d innovation en cours dans l entreprise. Le processus préparatoire à la certification du système a été éminemment enrichissant pour le personnel de CAPSA et pour celui de Soluziona, la Société de consultants qui a collaboré à la conception et à la mise en œuvre du système. L expérience a également été précieuse pour les auditeurs de l AENOR, l audit d homologation constituant une première en la matière. Pour résoudre les problèmes et surmonter les doutes et difficultés rencontrés, nous avons exploité pleinement le savoir-faire et les sugmanagements de chacun des deux. Il faudrait également mentionner les activités du club d innovation des Asturies et celles de l Institut de développement économique de la Principauté des Asturies (IDEPA), qui a encouragé le projet dès le départ. Mise en œuvre Les étapes du déploiement du système ont été les suivantes : planification de projet diagnostic et identification des activités R+D+I Central Lechera Asturiana, membre fondateur du groupe CPSA, a établi un système de management des connaissances en recherche, développement et innovation selon l UNE EX. Je recommande la certification, qui est le meilleur outil de maintenance du système 3) Corporación Alimentaria Peñasanta (CAPSA), C/ Sierra de Granda s/n, Granda (Asturias), Espagne. Tél Fax Web ISO Systems mars-avril

6 Toute organisation de recherche, de développement et d innovation peut mettre L UNE EX à profit comme un bon système de management des connaissances CAPSA, numéro un des produits laitiers en Espagne, gère huit centres de production dans le pays identification des exigences compatibles avec ISO 9001:2000 préparation de la documentation pour le management R+D+I formation et mise en œuvre du système suivi des activités R&D+I analyses des données et définition d objectifs audit interne du système examen du système par la direction audit de certification plan d action corrective obtention du certificat Nous avons pu organiser nos processus R+D+I en les classant selon différentes rubriques : projets de recherche, développement de produits, aspects liés à l Office technique, amélioration de processus, développement de nouveaux processus, ou encore projets de renforcement du management. Nous avons jugé important d établir des objectifs et des indicateurs pour les processus définis en R+D+I, notamment : des indicateurs de la satisfaction des clients internes dans les départements de marketing et de technologies ; des indicateurs de prévision, de surveillance et d analyse technique et, des indicateurs de management fondés sur les résultats R+D+I. Avantages Nous avons tiré plusieurs avantages internes de la mise en œuvre et de la certification du système R+D+I, notamment l approche systémique, l intégration avec d autres activités de l entreprise et une efficacité accrue du management de projets R+D+I. Des économies ont pu ainsi être réalisées en termes de ressources, de génération de technologies propriétaires, de brevets, etc.. Tous ces avantages nous ont permis de nous démarquer de la concurrence, mettre en avant des activités de R+D+I certifiées de manière distincte et de présenter une meilleure image de marque à nos clients et à d autre tiers. Le projet relatif à la détection par ultrasons de contaminations micro biologiques dans les produits laitiers, qui a obtenu le Prix de l innovation des Asturies en 2002, et dont la certification UNE EX est en cours, est un bon exemple. Encouragements Dans sa dynamique constante d innovation, CAPSA a contribué au consortium Biopolis, axé principalement sur des projets d innovation technologique en biotechnologie. CSIC participe en qualité d actionnaire principal sous l autorité du gouvernement espagnol, avec pour partenaires industriels CAPSA, la société Talde et Natracéuticas, fournisseur de l industrie alimentaire et pharmaceutique. Cette structure pilote nous permettra de développer et d employer nos propres produits de biotechnologie tels que les ferments et les cultures sans avoir à faire appel à des tiers. Le management de l innovation au sein de Biopolis sera fondé sur l UNE EX pour simplifier la mise en œuvre du système et optimiser les résultats. Toute organisation de recherche, de développement et d innovation peut mettre cet outil à profit comme un bon système de management. J encourage les entreprises quelles qu elles soient à intégrer le management des processus R+D+I, en mettant en place des systèmes fondés sur l UNE EX. Je recommande aussi la certification, qui est le meilleur outil de maintenance du système. Elle a véritablement dynamisé le succès de CAPSA en l aidant à intégrer l innovation dans ses produits et services. 36 ISO Systems mars-avril 2004