MANUEL DE PRISE EN MAIN RAPIDE

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1 MANUEL DE PRISE EN MAIN RAPIDE 59, Avenue Voltaire SOISSONS (Siège) Tél. : Fax : Logiciels de gestion pour l'audiovisuel 16, Rue Moncey PARIS Tél. :

2 PREAMBULE M édia est un programme de gestion des engagements permettant le traitement et le suivi des bons de commandes et des fiches d engagements. Nous vous demandons d accorder quelques instants d attention à la lecture des recommandations générales qui suivent ; celles-ci sont indispensables à une bonne utilisation du logiciel et nous dégagerons toute responsabilité dans le cas où elles n auraient pas été respectées. Recommandations générales : Vous devez impérativement respecter la logique que vous avez établie dans le logiciel de paye en ouvrant dans Média autant de dossier que vous avez créé dans Studio. n émission = n dossier dans studio > 1 dossier par émission dans Média n émission = 1 dossier dans studio > 1 seul dossier dans Média Les liens entre Média, Studio, Louma et Péplum s effectuent au travers des sections analytiques et des postes budgétaires. Média Studio (Salaires) Contrats Bons de Commandes Louma (Comptabilité) Engagements Situation de production Péplum (Budget) 2

3 Voici deux exemples de codification d une section sur 7 caractères : (Le nombre de caractères maximum est de 15) X-XX-XX-XX 1 er caractère : Type de production (T=talk show, J=jeux, D=documentaire etc.) 2 e et 3 e caractère : année (03) 4 e et 5 e caractère : code de l émission (initiale du titre) 6 e et 7 e caractère : n de session ou X-XXX-X-XX 1 er caractère : Type de production (T=talk show, J=jeux, D=documentaire etc.) 2 e et 4 e caractère : code de l émission (initiale du titre) 5 e caractère : année (3) 6 e et 7 e caractère : n de semaine Ces principes de codification analytique (sections et postes budgétaires) devront être également appliqués dans Louma et Studio. Merci à l avance de votre attention et bonne utilisation de MEDIA. 3

4 SOMMAIRE SOMMAIRE... 4 PARAMETRAGE... 6 Création d un dossier... 6 Paramétrage d un dossier... 6 Onglet Raison Sociale... 7 Onglet Paramètres... 8 Onglet Editions... 9 Paramétrage emploi Paramétrage sections et postes budgétaires Paramétrage signataires Paramétrage Emissions Paramétrage diffuseurs Paramétrage Phrases type GESTION DES SALARIES Saisie Détail d une fiche Salarié Impression GESTION DES FOURNISSEURS Saisie Détail d une fiche Fournisseur Impression GESTION DES COMMANDES Saisie Entête de la commande Détail de la commande Etats récapitulatifs Par fournisseur Par section

5 Archivage GESTION DES CONTRATS Saisie Descriptif des différentes zones de saisie Etats récapitulatifs Récapitulatif mensuel Récapitulatif par section analytique Archivage Par contrat Par mois Par section Contrats archivés EDITION DES CONTRATS Paramétrage préalable Vérification du paramétrage des emplois Création des liens type de contrat <> contrats Word Edition des Contrats LISTE DES COMMISSIONS ET DROITS D AUTEURS SUIVI DES ENGAGEMENTS

6 PARAMETRAGE Création d un dossier Il faut d abord créer physiquement le dossier. Cliquez sur nouveau dossier. Société : jusqu à 20 caractères alpha numériques. Dossier : jusqu à 20 caractères alpha numériques. Remarque : si vous devez créer plusieurs dossiers pour une même société, indiquez à chaque création le même nom de société. Exemple : Société : XOTIS Dossier : 2009 Paramétrage d un dossier Cliquez sur le menu Paramétrage/Dossier 6

7 Onglet Raison Sociale Sélectionner la base des emplois correspondant à votre code APE. 7

8 Onglet Paramètres Nombre heures jour : Indiquez le nombre d heures par jour de travail Taux moyen de charge : Taux de charges patronales sur les salaires Fichier salarié et fichier fournisseur : 1 fichier unique = 1 fichier pour tous les dossiers sinon 1 fichier différent pour chacun des dossiers Lien éventuel Louma : précisez le chemin d accès au dossier comptable afin que média puisse récupérer le plan de comptes analytiques de louma 8

9 Onglet Editions Entête dossier : imprime l entête centrée en haut de vos documents avec les données suivantes : Nom de la Société Adresse Code postale Ville Tél. - Fax Siret Ape Entête personnalisée : imprime ce que vous saisissez dans cette fenêtre. Logo, imprime le logo de votre Société. Dans ce cas, indiquez le répertoire dans lequel se situe le fichier image (de type jpg, gif, bmp, etc) en cliquant sur 9

10 Paramétrage emploi Cliquez sur le menu Paramétrage/Base Emplois Chaque salarié doit être rattaché à un emploi reconnu par l UNEDIC et lié à un type de contrat. C est ce qui va permettre à Média d éditer le bon type de contrat. Le salaire brut jour n est présent qu a titre informel et peut être modifié à la création d une nouvelle fiche de renseignements ou lors de l établissement du contrat. 10

11 Paramétrage sections et postes budgétaires Cliquez sur le menu Paramétrage/Sections Une fois le lien effectué avec le dossier comptable (cf. paramétrage dossier), les codes et les intitules des sections et des postes budgétaires apparaissent automatiquement. Paramétrage signataires Cliquez sur le menu Paramétrage/Signataires Ce paramétrage permet de sélectionner, lors de l établissement des bons de commandes, tel ou tel signataire. 11

12 Paramétrage Emissions Cliquez sur le menu Paramétrage/Emissions Chaque bon de commande peut être affecté, en plus de la section et du poste budgétaire, a un n d émission ce qui permet d éditer un état récapitulatif des bon de commande par section trié et par n d émission. 12

13 Paramétrage diffuseurs Cliquez sur le menu Paramétrage/Diffuseurs Le paramétrage des diffuseurs se fait par le biais des sections analytiques, c'est-à-dire que chaque début de section est automatiquement rattaché à un diffuseur. Dans l exemple ci-dessous, toutes les sections débutant par «VD» seront attribuées à la chaîne France 2. Cette information peut être récupérée dans les contrats. 13

14 Paramétrage Phrases type Cliquez sur le menu Paramétrage/Phrases types Les phrases type sont des textes prédéfinis utilisés dans la saisie des bons de commandes, au niveau de l entête et du bas de la commande. 14

15 Gestion des salariés Saisie ou Vous avez la possibilité d effectuer une recherche par Nom, par Emploi ou par le code utilisé dans Studio. Pour modifier un salarié, double cliquez sur son nom ou utilisez la touche Pour créer un nouveau salarié, cliquez sur Pour afficher les contrats du salarié sélectionné, cliquez sur Pour afficher les contrats archivés du salarié sélectionné, cliquez sur 15

16 Détail d une fiche Salarié Onglet Etat Civil Le N de contrat est attribué automatiquement par Média Code Studio : indiquez le code du salarié de studio (dans le seul cas ou vous avez une liaison avec le logiciel de paye et que vous avez coché l option dans studio «les codes salariés sont crées dans Studio». Code Emploi Pôle Emploi : cette information est obligatoire, c est elle qui va indiquer à Média quel type de contrat de travail éditer. En cliquant sur la loupe vous obtenez la liste des emplois disponibles (cf. paramétrage emplois). 16

17 Onglet Administratif Remarque : Chaque fiche de renseignement portera le nom de l utilisateur qui l a créée ou modifiée. 17

18 Onglet Divers Cette fenêtre est utilisée pour indiquer des renseignements divers et éventuellement le nom des agents artistiques pour les comédiens (zone récupérable au niveau des contrats). 18

19 Impression Dans le cas ou vous souhaiteriez exporter vos salariés dans un fichier, indiquez : le type de sortie le fichier d export le répertoire du fichier d export 19

20 Gestion des fournisseurs Saisie Ou Vous avez la possibilité d effectuer vos recherches par code ou par nom. Pour modifier un fournisseur, utilisez la touche ou double cliquez sur son nom Pou créer un nouveau fournisseur, cliquez sur Permet d afficher les commandes du fournisseur sélectionné, cliquez sur Permet d afficher les commandes archivées du fournisseur sélectionné, cliquez sur 20

21 Détail d une fiche Fournisseur Mode de règlement qui apparaîtra sur le bon de commande. Affiche les commandes en cours. 21

22 Impression Dans le cas ou vous souhaiteriez exporter vos fournisseurs dans un fichier, indiquez : le type de sortie le fichier d export le répertoire du fichier d export 22

23 Gestion des commandes Saisie Ou Vous avez la possibilité d effectuer vos recherches par N de commande, par section analytique, par n d émission ou par fournisseur. Pour modifier une commande double cliquez sur la ligne ou utilisez la touche Pou saisir une nouvelle commande cliquez sur Pour afficher ou éditer un état récapitulatif des commandes par fournisseur ou par section 23

24 Entête de la commande Section : cette zone doit être impérativement renseignée, car chaque commande doit être affectée à une section analytique. Référence : c est le n de la commande qui sera suivi d un n d ordre affecté par Média (Référence/n d ordre) Objet de la commande : Cette zone vous permet de saisir du texte et de faire appel aux phrases types en appuyant sur la touche F2 Règlement : Le mode de règlement est celui indiqué au niveau du fournisseur. Vous pouvez compléter votre texte bas de facture en ayant également accès aux phrases types (touche F2) Signataire : le signataire principal indiqué au niveau du paramétrage du dossier est pris par défaut mais peut être modifié en utilisant la loupe. 24

25 Une fois l entête de la commande saisie, vous avez les possibilités suivantes : Modifier l adresse de livraison Saisir le détail de la commande Afficher la commande avant de l imprimer 25

26 Détail de la commande Chaque ligne de commande doit être affectée à un poste budgétaire. La recherche de ce poste s effectue en cliquant sur la touche F2 26

27 Etats récapitulatifs Par fournisseur Cette édition permet d éditer vos bons de commandes classés par fournisseur pour une période donnée. Sélection du fournisseur et de la période : Choix du type de commande à éditer : Dans le cas où vous souhaiteriez exporter cet état dans un fichier, indiquez : le type d export le fichier d export le répertoire du fichier d export 27

28 Par section Cette édition permet d éditer vos bons de commandes classés par section analytique, pour une ou plusieurs émissions. Dans le cas ou vous souhaiteriez exporter cet état dans un fichier, indiquez : le type d export le fichier d export le répertoire du fichier d export 28

29 Archivage Lorsqu une facture fournisseur a été saisie en comptabilité, vous devez archiver la commande correspondante afin que la charge n apparaisse pas en double au niveau de l engagement. Cet archivage peut s effectuer n de commande par n de commande ou pour toute une section. Vous pouvez également cocher l archivage en appelant le bon de commande : Remarque : Vous devez disposer d un minimum de droit (user) pour pouvoir effectuer cette fonction. 29

30 Gestion des contrats Saisie Ou Vous avez la possibilité d effectuer vos recherches par contrat, section analytique, emploi ou salarié. Pour modifier un contrat double cliquez sur la ligne ou utilisez la touche Pou saisir un nouveau contrat Pour afficher ou éditer un contrat Pour éditer la déclaration unique d embauche 30

31 Descriptif des différentes zones de saisie Contrat N : Numéro d ordre du contrat donné automatiquement par Média. Objet N : Numéro d objet, peut être lié à la section. Section et Poste budgétaire : chaque contrat doit être affecté à une section et à un poste budgétaire. Diffuseur : la zone est remplie automatiquement avec l indication de la section (cf. paramétrage diffuseurs) Zones constituant le salaire Brut et reprises automatiquement dans Studio : Salaire Brut Forfait Montant indemnité Ticket restaurant Carte orange Prime Commissions ou D.A. : Cette zone est utilisée pour établir les contrats d auteurs. En effet les contrats sont édités à partir des fiches d engagement, mais on ne peut attribuer à un auteur des jours travaillés avec un salaire brut. Un état récapitulatif par date permet d éditer les différentes fiches d engagement établies pour des auteurs. (cf. : liste des commissions ou D.A.). Supprime le contrat Nouveau contrat pour ce salarié Impression de la déclaration unique d embauche Impression du contrat de travail Impression du contrat Aperçu du contrat 31

32 Etats récapitulatifs Récapitulatif mensuel Cet état sert de support aux services paye pour la vérification des salaires à établir. Il s édite de date à date (en principe sur une période mensuelle) et peut être borné par salarié. Dans le cas ou vous souhaiteriez exporter cette édition dans un fichier, indiquez : le type d export le fichier d export le répertoire du fichier d export 32

33 Récapitulatif par section analytique Cet état permet d éditer un récapitulatif des contrats pour une période donnée et pour une ou plusieurs sections. Vous pouvez préciser votre sélection en ne prenant que les contrats non archivés ou l intégralité des missions. Le tri peut s effectuer soit par ordre alphabétique ou par numéro de contrat. Dans le cas où vous souhaiteriez exporter cette édition dans un fichier, indiquez : le type d export le fichier d export le répertoire du fichier d export 33

34 Archivage Dès que les salaires ont été établis, vous devez archiver les contrats correspondants pour que la charge n apparaisse pas en double au niveau de l engagement. L archivage des contrats peut s effectuer de trois façons différentes. Par contrat Affichez le contrat à archiver et cochez la case «Contrat archivé» Par mois Demandez l édition de l état récapitulatif mensuel (cf. Etats récapitulatifs) et cochez la case «Archivage contrats» 34

35 Par section Demander l édition de l état récapitulatif par section (cf. Etats récapitulatifs) et cochez la case «Archivage contrats» Remarque : Vous devez disposer d un minimum de droit (user) pour pouvoir effectuer cette fonction. (Nous consulter) 35

36 Contrats archivés Vous avez la possibilité d effectuer vos recherches par mission, par section analytique, par emploi ou par Salarié. 36

37 Le contrat sélectionné, vous avez la possibilité de le réactiver en décochant la case «Contrat archivé» si vous avez les droits nécessaires. Média vous demandera alors de confirmer votre choix : 37

38 Edition des Contrats Média permet l impression des contrats de travail en liaison avec les fiches d engagements saisies (1 fiche d engagement = 1 contrat de travail) Vous devez tout d abord disposer de contrats types saisis sous Microsoft Word. La fonction publipostage sera utilisée en liaison. Contrats types (Word) Champs de fusion 1 Champs de fusion 2 Champs de fuions 3 Etc.. Publipostage Contrats Contrats de travail Paramétrage préalable Vérification du paramétrage des emplois Le principe de fonctionnement est le suivant ; chaque salarié est rattaché à un emploi qui est lui même lié à un type de contrat. (cf. paramétrage emploi). Chaque emploi utilisé dans la saisie des fiches d engagement doit être lié à un type de contrat. Il est possible de modifier le type de contrat lors de la saisie de la fiche d engagement. 38

39 Création des liens type de contrat <> contrats Word Média utilisant la fonction publipostage pour l édition des contrats de travail, chaque type de contrat doit faire appel à un document Word. 39

40 Après avoir cliqué sur «Type contrats», créez le code 4 emploi Artiste. En cliquant sur la loupe, précisez à Média ou se trouve le contrat type correspondant à cet emploi. En ouvrant le répertoire Media/contrats, cliquez sur le contrat souhaité Cliquez sur OK pour valider votre paramétrage. Remarque : vous pouvez, si vous le souhaitez, opérer de la même façon pour les conditions générales. 40

41 Edition des Contrats Date début et fin de période : édite les contrats dont les fiches d engagement sont comprises entre ces 2 dates. Du Salarié début au salarié fin : par défaut édite les contrats pour tous les salariés. Section début et section fin : indiquez une section analytique si vous ne voulez éditer qu une seule émission. Editer les contrats archivés : permet d éditer les contrats même pour les fiches d engagement archivées. Sélectionnez ensuite le type de contrat à éditer et cliquez sur Contrats. 41

42 Liste des commissions et droits d auteurs Cet état permet d éditer une liste récapitulative de tous les contrats dans lesquels la zone commission ou D.A. a été renseignée. Ce document sert ensuite de base de travail pour l établissement des décomptes de droits d auteur dans Studio. 42

43 Suivi des engagements Média permet également d avoir un récapitulatif de toutes les dépenses pour une production. Entrer date de début et date de fin Choix du poste et/ou section Permet de mettre à jour la table en fonction des paramètres. Donne le détail du contrat, note de frais, commande, retour régie. Créer un document EXCEL avec votre suivi des engagements. Fin 43

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