PROGRAMME DE PREVENTION SANTE, SECURITE ET CONDITION DE TRAVAIL 2014

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1 PROGRAMME DE PREVENTION SANTE, SECURITE ET CONDITION DE TRAVAIL 2014 Université Pierre et Marie Curie 1

2 PREAMBULE Le programme annuel de prévention 2014 définit la politique de prévention des risques professionnels et d amélioration des conditions de travail de l établissement. Il présente les grands axes de travail avec la liste des actions à entreprendre au cours de l année 2014 et au delà, un calendrier prévisionnel de leur exécution, de leur coût, ainsi que les indicateurs permettant d en effectuer l évaluation. Le programme de prévention est élaboré à partir notamment des orientations stratégiques ministérielles , des constats qui ressortent du rapport annuel de prévention 2013 et des résultats des documents uniques d évaluation des risques professionnels déclarés via l application EvRP. Ce programme a pour objectif : - De déterminer les actions à mener au niveau de l université dans le cadre de l évaluation des risques professionnels - De présenter les actions de l établissement qui auront un impact sur les conditions de travail et la prévention - D anticiper sur ces actions et inciter à une conduite de projet participative, impliquant le CHSCT Il constitue l aboutissement d un travail de plusieurs services de l UPMC qui ont entrepris depuis plus d un an un travail collaboratif afin d accroitre la cohérence des actions et de renforcer les moyens d analyse des situations à risques. Ce programme s articule autour des 5 axes prioritaires suivants : - Développer les actions en santé au travail et le suivi médical des agents - Améliorer les conditions de travail - Améliorer le niveau de prévention, de sensibilisation et d information des agents à la sécurité au travail - Améliorer la prévention du risque incendie et l assistance aux personnes - Sécuriser les conditions de travail des personnels Nous proposons de cibler les objectifs de manière à permettre aux services de concentrer leur action sur les résultats à obtenir. 2

3 SOMMAIRE PREAMBULE... SOMMAIRE... AXE 1 : DEVELOPPER LES ACTIONS EN SANTE AU TRAVAIL ET LE SUIVI MEDICAL DES AGENTS RENFORCER LES CAPACITES D INTERVENTION DU SMP AMELIORER LE SUIVI DES AGENTS RENFORCER L EVALUATION ET LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS... 8 AXE 2 : AMELIORER LES CONDITIONS DE TRAVAIL PREVENTION DES RISQUES PSYCHOSOCIAUX DONNER TOUTE SA PLACE AU CHSCT SUIVI DES AGENTS ET DES SERVICES AXE 3 : AMELIORER LE NIVEAU DE PREVENTION, DE SENSIBILISATION ET D INFORMATIONS DES AGENTS A LA SECURITE REDIGER ET/OU METTRE A JOUR LES DOCUMENTS UNIQUES D EVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS DANS LES UNITES MISE EN PLACE ET SUIVI DE LA PROCEDURE DU TRAVAIL ISOLE MISE EN PLACE ET SUIVI DE PROCEDURES RELATIVES A LA CONDUITE A TENIR EN CAS D ACCIDENT DEVELOPPEMENT ET DEPLOIEMENT D UNE APPLICATION RSST STABLE AXE 4 : AMELIORER LA PREVENTION DU RISQUE INCENDIE ET L ASSISTANCE AUX PERSONNES AMELIORER LES CONDITIONS D EVACUATION SUR L ENSEMBLE DES CAMPUS MENER UNE CAMPAGNE DE PREVENTION AU RISQUE INCENDIE AXE 5 : SECURISER LES CONDITIONS DE TRAVAIL MISE EN PLACE D UN SUIVI DES CONSIGNES CONTENUES DANS LES PLANS DE PREVENTION ETABLIS LORS DES INTERVENTIONS DES PRESTATAIRES EXTERNES INTERVENANT SUR L IMMOBILIER ET LA LOGISTIQUE MUTUALISATION DES MARCHES DES CONTROLES REGLEMENTAIRES ET DE MAINTENANCE DES CAMPUS DE L UNIVERSITE (HORS EQUIPEMENTS DE LABORATOIRES) MISE EN PLACE D UNE PROCEDURE RELATIVE AUX MODALITES DE FONCTIONNEMENT EN CAS DE COUPURE ELECTRIQUE TOUCHANT UN BATIMENT D UNE DUREE SUPERIEURE A 1 HEURE ANNEXE 3

4 AXE 1 : Développer les actions AXE 3 : Améliorer le niveau de en santé au travail et le suivi prévention, de sensibilisation et médical des agents d information des agents à la sécurité Axe 1 : pilote : Service de médecine de prévention Synthèse introductive Développer les actions en santé au travail et le suivi médical des agents est l une des 4 priorités nationales dans les orientations stratégiques du ministère de l enseignement supérieur et de la recherche. «Tout en accordant une importance particulière à la surveillance médicale des agents, les services de médecine de prévention doivent développer les actions de prévention primaire et proposer des actions collectives sur le milieu de travail, complémentaires et étroitement liées aux actions individuelles. Ces actions doivent se développer dans un travail collaboratif en réseau avec tous les professionnels concernés, médecin, infirmier, conseiller et assistants de prévention, inspecteurs santé et sécurité, CHSCT et services de ressources humaines. Dans ce cadre, les établissements doivent recenser les agents exposés ou ayant été exposés à l amiante, les informer de leurs droits, mettre en place un suivi médical adapté et leur remettre une attestation d exposition lors de leur départ de l établissement. En outre, les chefs d établissement doivent mettre en place une équipe pluridisciplinaire aux côtés du médecin de prévention, en recrutant des infirmiers formés à la santé au travail, et en faisant appel notamment à des psychologues du travail, des ergonomes, pour l étude de l organisation du travail et des postes de travail et pour traiter la problématique des risques psychosociaux.» Les 3 objectifs que l université développe dans cet axe s articulent autour de ces recommandations ministérielles. Objectif n 1 : Renforcer les capacités d intervention du SMP Objectif n 2 : Améliorer le suivi des agents Objectif n 3 : Renforcer l évaluation et la prévention des risques professionnels. 4

5 AXE 1 - Objectif 1 - Action Objectif 1: Renforcer les capacités d intervention du SMP Action : Recruter deux médecins de prévention et un ergonome Descriptif de l action : 1. Appel à candidature 2. Audition des candidats 3. Recrutement Indicateurs : Nombre de personnes recrutées Pilote (contributeurs): SMP (DRH) Calendrier : Médecins de prévention : Appel à candidature publiée depuis février 2013 avec mise à jour régulière dans différents journaux spécialisés et sur l espace de la bourse interministérielle de l emploi public Ergonome : Fiche de poste publiée le 12/02/2014 sur l espace de la bourse interministérielle de l emploi public Coût prévisionnel : - Recrutement de 2 médecins : 180 k - Coût d annonce dans des journaux spécialisés : Recrutement d un ergonome : 27 K 5

6 AXE 1 - Objectif 2 - Action 1 Objectif 2 : Améliorer le suivi des agents Action 1 : Fiabiliser la liste des agents Descriptif de l action 1: 1. Obtenir au moins 2 fois par an des services RH des différents employeurs (CNRS, INSERM, IPGP, EPHE, ENCP) pour une mise à jour de la liste des agents à suivre. 2. Accéder à certaines données de la base Harpège en mode consultation 3. Augmenter le taux de réponses aux convocations pour les visites médicales obligatoires Indicateurs : - Nombre de listes transmises - Pourcentage d augmentation des réponses aux convocations par rapport à 2013 Pilote (contributeurs): SMP (DRH) Calendrier : 1 er semestre 2014 Coût prévisionnel : 6

7 AXE 1 - Objectif 2 - Action 3 AXE 1 - Objectif 2 - Action 2 Objectif 2: Améliorer le suivi des agents Action 2 : Suivi post-professionnel et post-expositionnel des agents exposés à l amiante. Descriptif de l action 2 : 1. Convoquer en 2014 les agents recensés lors de l enquête ministérielle pour la visite médicale et le scanner 2. Envoyer les questionnaires pour l évaluation de l exposition par vagues (2 vagues de 350) selon la date de naissance des agents recensés par l UPMC 3. Signer des conventions avec les hôpitaux de la Pitié Salpetrière et de Tenon pour la réalisation des scanners Indicateurs : Nombre de questionnaires envoyés Nombre de consultations effectuées Nombre d attestations délivrées Nombre de consultations effectuées/nombre d agents recensés et qui acceptent le suivi Objectifs 2014 : o 170 visites o 75 scanners - Nombre de conventions réalisées (signées)/nombre de conventions à réaliser Objectifs 2014 : o Réaliser et signer 2 conventions Pilote (contributeurs): SMP (DRH) Calendrier : pluriannuel. Processus lancé en octobre 2013 Coût prévisionnel : 22 k par an 7

8 AXE 1 - Objectif 3- Action 1 Objectif 3 : Renforcer l évaluation et la prévention des risques professionnels Action 1: Evaluer les risques professionnels Descriptif de l action 1: 1. Réaliser des fiches collectives de risques professionnels (par le médecin de prévention avec la participation des assistants de prévention) 2. Obtenir les fiches individuelles d exposition 3. Rédiger les certificats d aptitude spécifique Indicateurs : Nombre de fiches collectives de risques professionnels établies par rapport au nombre de structures. Objectifs 2014 : o Réalisation de 10 fiches collectives Nombre de fiches individuelles d exposition reçues Nombre de certificats d aptitudes spécifiques rédigés. Pilote (contributeurs) : SMP (SHS) Calendrier : 2 ème trimestre 2014 et suivi pluriannuel Coût prévisionnel : 8

9 AXE 1 AXE - Objectif 1 - Objectif 3- Action 3- Action 2 Objectif 3 : Renforcer l évaluation et la prévention des risques professionnels Action 2: Renforcer l évaluation et la prévention des troubles musculo-squelettiques (TMS) Descriptif de l action 2: 4. Identifier les postes à risque et recueillir les données concernant la santé 5. Aménager les postes de travail à risque (implication des différents acteurs de prévention de l UPMC (médecins, ergonome, DRH, SHS) 6. Présenter une fois par an au CHSCT un bilan des aménagements des postes potentiels Indicateurs : Nombre de certificats pour restrictions d aptitudes liées aux TMS Nombre de déclaration des maladies professionnelles liées aux TMS Pilote (contributeurs) : SMP (DRH, SHS) Calendrier : 2 ème semestre 2014 et suivi pluriannuel Coût prévisionnel : 9

10 AXE 2 : Améliorer les conditions de travail Axe 2 : pilote : Direction des ressources humaines Synthèse introductive Pour l année 2014, les efforts en faveur de l amélioration des conditions de travail vont plus particulièrement concerner 3 domaines : la prévention des risques psychosociaux, le fonctionnement du CHSCT et le suivi des agents et des services. Les actions qui seront déployées s inscrivent à la fois dans un double cadre : celui des orientations stratégiques ministérielles du ministère de l enseignement supérieur et de la recherche en matière de prévention des risques professionnels et celui de l accord cadre relatif à la prévention des risques psychosociaux au sein de la Fonction publique. Pour les notes et les procédures mises en place pour améliorer les conditions de travail et à chaque fois que cela sera nécessaire, l avis des membres du CHSCT sera sollicité avant diffusion des consignes. Sur ces bases, l axe 2 du programme de prévention 2014 de l UPMC privilégie l atteinte des 3 objectifs suivants : Objectif n 1 : Prévention des risques psychosociaux Objectif n 2 : Donner toute sa place au CHSCT Objectif n 3 : Suivi des agents et des services 10

11 - AXE 2 - Objectif 1 - Action 1 Objectif 1 : Prévention des risques psychosociaux Action 1 : Former les membres du CHSCT et de l administration à la prévention des risques psychosociaux Descriptif de l action 1 : 1. Former les membres du CHSCT et de l administration à la prévention des risques psychosociaux (Accord cadre relatif à la prévention des risques psychosociaux au sein de la Fonction publique). Formation de 2 journées, dont une journée doit être programmée au cours de l année Indicateurs : - Nombre de jours de formation - Nombre d agents formés et fonctions occupées par ces agents Pilote (contributeurs): DRH Calendrier : - Pour l administration : janvier Pour le CHSCT : fin du 1 er semestre 2014 Coût prévisionnel : 10 k 11

12 AXE 2 - Objectif 1 - Action 2 Objectif 1 : Prévention des risques psychosociaux Action 2 : Mettre en place une démarche de prévention des risques psychosociaux Descriptif de l action 2 : 1. Constituer un groupe de travail interne à l administration chargé de faire des propositions de démarches au groupe de travail issu du CHSCT, dit «groupe RPS» 2. Choisir et améliorer la démarche à l échelle de l établissement 3. Présenter les travaux du groupe «RPS» au CHSCT 4. Mettre en place un comité de pilotage chargé de déployer la démarche, de la suivre et de l évaluer Indicateurs : - Présentation de la démarche en CHSCT - Mise en place du comité de pilotage en septembre 2014 Pilote (contributeurs): DGS (DRH, SMP, SHS, CHSCT) Calendrier : - Groupe de travail interne à l administration : janvier juin Groupe RPS mai Présentation au CHSCT : juin Comité de pilotage : septembre Coût prévisionnel : - 7 k (si accompagnement de la démarche par un intervenant extérieur) - Frais de personnels internes estimés : - Temps des réunions : 500h - Temps de formation : 10h de formation - Temps de préparation théorique au sein de la DRH : 40 h 12

13 AXE 2 - Objectif 1 - Action 3 Objectif 1 : Prévention des risques psychosociaux Action 3 : Sensibiliser les services sur des problématiques relatives aux risques psychosociaux Descriptif de l action 3 : 1. Informer (note de service) les personnels des services et des composantes sur les diverses formes de harcèlement et sur la réglementation en vigueur 2. Mettre en place une formation de l encadrement, des assistants de prévention et des services associés à la prévention des risques psychosociaux Indicateurs : - Nombre de sessions de formations mises en œuvre au cours de l année Nombre d agents formés et fonctions occupées par ces agents - Note de service présentée au cours du dernier trimestre 2014 Pilote (contributeurs): DRH (SMP) Calendrier : Réalisation au cours du 2ème semestre 2014 Coût prévisionnel : - Frais matériels estimés à euros - Frais de personnels internes estimés : - Temps de formation : 60 h - Temps consacré par la DRH à l information des personnels : 10h 13

14 AXE 2 - Objectif 2 - Action AXE 2 - Objectif 2 - Action 1 Objectif 2 : Donner toute sa place au CHSCT Action : Associer le CHSCT à la définition de la politique de mise en œuvre en matière de prévention des risques professionnels Descriptif de l action : 1. Recruter un coordonnateur CHSCT 2. Doter le CHSCT des moyens nécessaires à l accomplissement de ses missions notamment pour la réalisation des enquêtes en matière d accident, de maladie professionnelle et des visites de services (secrétariat, liste des documents à transmettre, déroulé de la visite, compte-rendu, suivi des préconisations ) 3. Rencontrer régulièrement le (ou la) secrétaire du CHSCT pour l organisation du CHSCT 4. Communiquer en temps utile tous les documents et informations nécessaires au bon fonctionnement du CHSCT 5. Proposer des formations aux représentants des personnels, en particulier aux nouvelles compétences dans le champ des conditions de travail 6. Diffuser et Informer les composantes et les unités de l établissement des coordonnées et missions du CHSCT Indicateurs : - Nombre de procédures réalisées Pilote (contributeurs): DGS (DRH, SHS, SMP, DPI, DAG) Calendrier : - Recrutement du coordonnateur CHSCT : 1 er semestre Autres actions année 2014 Coût prévisionnel : Frais de personnels internes estimés à 1 ETP 14

15 AXE 2 - Objectif 3 - Action 1 Objectif 3 : Suivi des agents et des services Action 1 : Améliorer la prise en charge des agents nécessitant un suivi pluridisciplinaire Descriptif de l action 1 : 1. Afin d améliorer la prise en charge opérationnelle des agents, organiser des réunions entre : - les composantes ou les directions du ou des agents concernés - la DRH - le SMP - le service social des personnels (SSP) 2. Coordonner les flux d informations entre la DRH, le SMP, le SSP et les directions des agents concernés 3. Organiser des réunions ponctuelles entre la DRH, le SMP et le SSP afin d appréhender la situation des agents de la façon la plus complète possible. Indicateurs : - Nombre de situations centralisées à la DRH (incluant une typologie des signalements) - Nombre de situations résolues (incluant une typologie des signalements) Pilote (contributeurs): DRH (SMP, SSP) Calendrier : Démarrage du processus 1 er trimestre 2014 Coût prévisionnel : Frais de personnels internes estimés - Temps des réunions : 400h - Temps de préparation théorique au sein de la DRH : 40h 15

16 AXE 2 - Objectif 3 - Action 3 Objectif 3 : Suivi des agents et des services Action 3 : Accompagner la réorganisation des services Descriptif de l action 2 : 1. Accompagner les services porteurs d un projet de réorganisation (déclaratif). 2. Aider à l identification des actions d accompagnement à mettre en œuvre dans le cadre de la réorganisation. Indicateurs : - Nombre de projets de réorganisation déclarés et connus - Nombre de projets de réorganisation examinés / Nombre de projets de réorganisation déclarés et connus - Rédaction d une procédure relative aux réorganisations de service au sein de l UPMC (définition de ce qu est une réorganisation, calendrier, présentation devant les instances ) Pilote (contributeurs): DRH (SMP) Calendrier : 2 ème semestre 2014 Coût prévisionnel : Frais de personnels internes estimés à 300 heures 16

17 AXE 3 : Améliorer le niveau de prévention, de sensibilisation et d information des agents à la sécurité Axe 3 : pilote : Service hygiène et sécurité Synthèse introductive La réalisation des objectifs de cet axe s inscrit dans la continuité des programmes des années précédentes notamment la réalisation des documents uniques d évaluation des risques professionnels, la réalisation des actions menées au cours de l année écoulée mais également l analyse de certains risques particuliers dans les domaines de la santé et sécurité au travail. L évaluation des risques professionnels est la première étape de la démarche générale de prévention des risques dont les résultats sont consignés dans un document unique. Pour optimiser l évaluation des risques professionnels et répondre aux enjeux de la prévention de la santé et de la sécurité, notre établissement s est doté d un outil informatique qui permet d évaluer, de hiérarchiser les risques identifiés et de piloter en temps réel des actions de prévention avec des mises à jour simplifiées. La mise en place de l application EVRP a été effective en juin 2013 au sein de plusieurs structures de l UPMC. Les efforts constants pour la rédaction de documents uniques d évaluation des risques professionnels ont permis d atteindre un taux de 91%. La mise à jour des documents unique en 2013 atteint le taux de 65%. En 2014, la poursuite de cet objectif par l amélioration de ces chiffres reste une des priorités de l UPMC. Les objectifs et les engagements à développer dans cet axe sont au nombre de 4 : Objectif 1: Rédiger et/ou mettre à jour les documents uniques d évaluation des risques professionnels dans les unités Objectif 2 : Mise en place et suivi de la procédure du travail isolé Objectif 3 : Mise en place et suivi de procédures relatives à la conduite à tenir en cas d accident Objectif 4: Développement et déploiement d une application RSST stable 17

18 AXE 3 - Objectif 1 - Action 1 Objectif 1: Rédiger et/ou mettre à jour les documents uniques d évaluation des risques professionnels dans les unités Action 1 : Relancer et accompagner les unités pour la rédaction et/ou la mise à jour des documents uniques Descriptif de l action 1 : 1. Relancer les unités n ayant jamais réalisé le document unique 2. Relancer les unités pour la mise à jour annuelle des documents uniques 3. Mettre en place une structure d accompagnement à la réalisation des documents uniques Indicateurs : - Nombre de documents uniques réalisés en Nombre de documents uniques mis à jour en Pourcentage de documents uniques réalisés en 2014 Objectifs 2014 : o atteindre 100% de documents uniques - Pourcentage de documents uniques mis à jour en 2014 Objectifs 2014 : o atteindre 80% de documents uniques mis à jour Pilote (contributeurs): SHS (VP recherche) Calendrier : 1 er semestre 2014 Coût prévisionnel : Frais de personnels internes évalués à 0.5 ETP/an 18

19 AXE 3 - Objectif 1 - Action 2 Objectif 1: Rédiger et/ou mettre à jour les documents uniques d évaluation des risques professionnels dans les unités Action 2 : Déployer l application EvRP au sein des unités de travail de l UPMC Descriptif de l action 2 : 1. Déployer l application au sein des sites extérieurs 2. Déployer l application au sein des services centraux 3. Créer des profils d utilisateurs 4. Organiser les formations nécessaires à l utilisation de l application EvRP (directeurs, assistants de prévention et membres du CHSCT) 5. Assurer l assistance technique et l accompagnement opérationnel des utilisateurs Indicateurs : - Nombre et pourcentage d unités utilisant l application EvRP - Nombre de personnes formées par profil (Directeur, assistants de prévention, CHSCT) Objectifs 2014 : o atteindre 100% d assistants de prévention formés o atteindre 40% de directeurs d unités formés o atteindre 100% des membres du CHSCT formés - cartographie des risques (avec cotation du risque) Pilote (contributeurs): SHS Calendrier : 1 er semestre 2014 Coût prévisionnel : - Redevance annuelle : Frais de personnels internes estimés à 300h 19

20 AXE 3 - Objectif 2 - Action 1 AXE 3 - Objectif 2 - Action 1 Objectif 2 : Mise en place et suivi de la procédure du travail isolé Action 1 : Recensement des situations de travail isolé par site Descriptif de l action 1 : 1. Présenter les conclusions du groupe de travail au CHSCT pour validation 2. Renseigner (par les unités) le tableau de signalement des postes qui se trouvent en situation d isolement 3. Traiter les réponses 4. Identifier les situations d isolement nécessitant des moyens d alarme 5. Identifier les situations d isolement nécessitant des mesures organisationnelles Indicateurs : - Nombre de réponses / Nombre d unités de travail Objectifs 2014 : o atteindre 100% de réponses - Nombre de situations d isolement nécessitant des moyens d alarme - Nombre de situations d isolement nécessitant des moyens organisationnelles Pilote (contributeurs) : SHS Calendrier : - Juin 2014 : validation de la procédure par le CHSCT - 1 ère quinzaine de juillet : information des unités de travail - Septembre octobre : traitement des réponses au fur et à mesure des retours par les unités de travail (relance des unités si nécessaire) Coût prévisionnel : Frais de personnels internes estimés à 100 h 20

21 AXE 3 - Objectif 2 - Action 2 Objectif 2: Mise en place et suivi de la procédure du travail isolé Action 2 : Mise en place de moyens d alarme Descriptif de l action 2 1. Etude de la faisabilité de moyens d alarme (DATI, PTI) - Réalisation d essais techniques - Evaluation du coût total de l opération - Evaluation de la capacité d intervention (absorption des appels) 2. Vérification de la chaine de secours - Vérification périodique et maintenance technique des appareils - Vérification du mode de transmission Indicateur : - Nombre de moyens d alarme installés / Nombre d unités concernées Pilote (contributeurs): SSI (SHS) Calendrier : - Réalisation des essais techniques : fin Déploiement : 1 er trimestre 2015 Coût prévisionnel : Frais de personnels internes estimés à 100h A définir : - Coût total de l étude de la mise en place des moyens d alarme en fonction des besoins recensés - Coût de la maintenance périodique 21

22 AXE 3 - Objectif 3 - Action Objectif 3 : Mise en place et suivi de procédures relatives à la conduite à tenir en cas d accident Action : Mise en place de plusieurs procédures Descriptif de l action : 1. Procédure relative à la «conduite à tenir en cas d accident» lié aux risques chimiques 2. Procédure relative à la «conduite à tenir en cas d accident» lié aux risques biologiques 3. Procédure relative à la «conduite à tenir en cas d accident» lié aux risques radioactifs 4. Procédure relative à la «conduite à tenir en cas d accident» lié au risque laser 5. Procédure relative à la «conduite à tenir en cas d accident» lié aux liquides cryogéniques Indicateur : - Présentation des procédures en CHSCT - Nombre de procédures réalisées et diffusées Pilote (contributeurs): SHS (SMP) Calendrier : 2 ème semestre 2014 Coût prévisionnel : Frais de personnels internes estimés à 100h 22

23 AXE 3 - Objectif 4 Action 1 Objectif 4 : Développement et déploiement d une application RSST stable Action 1 : Reprise du cahier des charges et mise à jour des demandes connues Descriptif de l action 1 : 1. sélection d un ensemble de fonctionnalités minimales pour la livraison au 1 er trimestre 2014 d une version 1 utilisable 2. Lotissement en versions successives jusqu à l été 2014 Indicateurs : - Date de levée des blocages éventuels suite aux tests réalisés : o par le SHS o par le CHSCT Pilote (contributeurs): DSI (SHS) Calendrier : - Livraison de la version 1 : 1 er trimestre Livraison des versions (2/3) : fin juin Test de l application par le SHS : mars avril Test de l application par le CHSCT : fin avril mai 2014 Coût prévisionnel : Frais de personnels internes estimés à 100h 23

24 AXE 3 - Objectif 4 Action 2 Objectif 4: Développement et déploiement d une application RSST stable Action 2 : Déployer l application au sein de l établissement Descriptif de l action 2 : 1. Validation de l application par le CHSCT 2. Mise en place d un guide d utilisation de l application 3. Communication et information sur la mise en œuvre de l application à l ensemble des personnels et usagers de l UPMC 4. Assistance technique par la DSI et assistance métier par le SHS Indicateurs : Pilote (contributeurs) : SHS (DSI) Calendrier : Déploiement de l application au sein de l établissement : 2 ème semestre 2014 Coût prévisionnel : Frais de personnels internes estimés à 300h 24

25 AXE 4 : Améliorer la prévention du risque incendie et l assistance aux personnes Axe 4 : pilote : Service de sécurité incendie Synthèse introductive Le défi de la démarche de prévention du risque incendie sur les campus est de contribuer à améliorer la sécurité en faisant un effort pour sensibiliser et informer un public extrêmement large, hétérogène et, en ce qui concerne les étudiants, difficile à capter. La sécurité étant l affaire de tous, il s agit de faire adopter au plus grand nombre les comportements nécessaires face au risque incendie et de continuer les actions de formation afin d obtenir un maillage satisfaisant de personnels formés en tant qu équipier de première intervention au sein de l université. Objectif n 1 : Améliorer les conditions d évacuation sur l ensemble des campus Objectif n 2 : Mener une campagne de prévention au risque incendie AXE 3 : Améliorer le niveau de prévention, de sensibilisation et d information des agents à la sécurité 25

26 AXE 4 - Objectif 1 - Action 1 Objectif 1 : Améliorer les conditions d évacuation sur l ensemble des campus Action 1 : Diffusion des consignes d évacuation à l ensemble du personnel Descriptif de l action 1 : 1. Réalisation des supports de diffusion pour les consignes d évacuation : - Editer une fiche réflexe incluant les consignes d évacuation et plan détaillé ; - Produire un diaporama «marquant» pour accompagner la fiche réflexe. 2. Diffusion des consignes d évacuation : - Transmettre les supports par mail via une liste de diffusion comprenant l ensemble du personnel - Afficher des fiches réflexes à des endroits stratégiques via les réseaux des chefs de site et des assistants de prévention Indicateurs : Nombre de fiches réflexes réalisées et affichées Pilote (contributeurs) : SSI (chefs de site et assistants de prévention) Calendrier : Diffusion des consignes : - 1 er semestre 2014 : campus Jussieu - 2 ème semestre 2014 : les autres sites Coût prévisionnel : 26

27 AXE 4 - Objectif 1 - Action 2 Objectif 1 : Améliorer les conditions d évacuation sur l ensemble des campus Action 2 : Réalisation d exercices d évacuation Descriptif de l action 2 : 1. Etablissement du calendrier d évacuation 2014 : - prise en compte des contraintes particulières liées aux évènements, à la recherche, aux examens et aux concours ; 2. Evacuation de l ensemble des bâtiments du campus (à l exception de la tour Zamansky) deux fois par an 3. Evacuation de la tour Zamansky (IGH) un fois par an avec le concours de la brigade des sapeurs-pompiers de Paris 4. Retour d expérience (RETEX) à l issue de chaque campagne d exercices d évacuation : - rédaction du RETEX interne et diffusion large par mail ; - exploitation des retours faits par les usagers ayant participé aux exercices. Indicateurs : Nombre d exercices d évacuation réalisés / Nombre de bâtiments concernés Pilote (contributeurs) : SSI (service sûreté, des chefs de site, SHS) ainsi que le concours de la BSPP pour la tour Zamansky. Calendrier : Le calendrier prévisionnel est le suivant : Avril 2014 : campagne d exercices d évacuation du campus Jussieu Juin 2014 : exercice d évacuation de la tour Zamansky avec la BSPP Octobre 2014 : campagne d exercices d évacuation des autres campus Coût prévisionnel : 27

28 AXE 4 - Objectif 2 - Action 1 Objectif 2 : Mener une campagne de prévention au risque incendie Action : Rappels pédagogiques en matière de prévention contre l incendie Descriptif de l action : 1. Mettre à jour le programme de formation des équipiers de première intervention (EPI) : - nouveau contenu comprenant une sensibilisation aux comportements à risque ; - nouveau support pédagogique sous forme de document power point. 2. Rappels systématiques par les agents du SSI aux usagers lors des rondes face à des comportements à risque (portes coupe-feu bloquées, dégagements encombrées, etc.). Indicateurs : - Nombre de personnels formés - Nombre de rappels face aux comportements à risque Pilote (contributeurs) : SSI (DRH) Calendrier : Nouveau programme de formation et début des sessions en mars 2014 Coût prévisionnel : 28

29 AXE 5 : Sécuriser les conditions de travail Axe 5 : pilote : Direction du patrimoine immobilier Synthèse introductive D importantes réhabilitations immobilières sont en cours. A la fin du premier semestre 2014, l achèvement du secteur Ouest centre, puis la fin 2014 requalification du parvis entraîneront une diminution de la gêne prévisible sur le campus Jussieu. Une grande vigilance sera maintenue et les actions énoncées dans le plan de prévention de 2013 visant à limiter les nuisances des chantiers seront poursuivies. D une manière générale, de nombreux prestataires externes interviennent sur les différents campus de l université et les conditions de leurs activités doivent faire l objet d un suivi afin qu elles ne perturbent pas les conditions de travail ou qu elles n engendrent pas des risques. Ensuite, l importance du parc immobilier de l université et les nombreuses installations techniques qu il comporte obligent toujours à davantage de rigueur et de rationalisation dans les conditions de leur surveillance et de leur entretien afin de minimiser les risques vis-à-vis des usagers. Enfin, la qualité de la communication entre les acteurs concernés constitue un élément d efficacité en matière de prévention. A la lumière de ces constats, les objectifs du programme de prévention 2014 sont les suivants : Objectif n 1 : Mise en place d un suivi des consignes contenues dans les plans de prévention établis lors des interventions des prestataires externes intervenant sur l immobilier et la logistique Objectif n 2 : Mutualisation des marchés de contrôles réglementaires et de maintenance des campus de l université (hors équipements de laboratoires) Objectif n 3 : Mise en place d une procédure relative aux modalités de fonctionnement en cas de coupure électrique touchant un bâtiment d une durée supérieure à 1 heure AXE 3 : Améliorer le niveau de prévention, de sensibilisation et 29

30 AXE 5 - Objectif 1 - Action Objectif 1: Mise en place d un suivi des consignes contenues dans les plans de prévention établis lors des interventions des prestataires externes intervenant sur l immobilier et dans le domaine de la logistique Action : Formalisation d une procédure, de tableaux de suivis et communication auprès des chefs de site Descriptif de l action : 1. Elaborer un tableau des plans de prévention des interventions 2. Rédiger une fiche de procédure de suivi des plans et de leurs consignes. 3. Formaliser le suivi de ces consignes dans les documents de suivi d exécution des contrats ainsi que dans tous les rapports et compte rendu de réunions périodiques contractuelles. 4. Rendre accessibles les plans de prévention aux chefs de site via une plateforme informatique. Indicateurs : - Nombre de plans de prévention réalisés/nombre de contrats soumis au plan de prévention Objectif : o atteindre 80% à la fin de l année 2014 o atteindre 100% en Nombre d interventions de prestataires Pilote (contributeurs): - DPI (SHS) - DLC (SHS) Calendrier : 2 ème semestre 2014 Coût prévisionnel : Frais internes de personnels équivalents à 100 heures (DPI) Frais internes de personnels annuels récurrents équivalents à 60 heures (DPI) 30

31 AXE 5 - Objectif 2 - Action 1 Objectif 2 : Mutualisation des marchés de contrôles réglementaires et de maintenance des campus de l université (hors équipements de laboratoires) Action 1 : Mise en place de la centralisation du suivi des marchés et des consignes générales de sécurité qu ils contiennent. Descriptif de l action 1: 1. Organiser le suivi administratif, contractuel et technique, puis mutualiser les marchés de vérifications techniques réglementaires périodiques (VTR). 2. Organiser le suivi administratif, contractuel et technique, puis mutualiser les marchés de maintenance des installations techniques Indicateurs : - Nombre de marchés VTR mutualisés/ Nombre de marchés total VTR Objectifs : o atteindre 80% à la fin de l année 2014 o atteindre 100% à la fin de l année Nombre de marchés de maintenance mutualisés/nombre total de marchés de maintenance Objectifs: o atteindre 20% à la fin de l année 2014 o atteindre 50% à la fin de l année Gains financiers Pilote (contributeurs): DPI, DLC (DAP) Calendrier : Mise en place des marchés : 2 ème semestre 2014 Coût prévisionnel : Frais internes de personnels estimés à 300 heures puis 75 heures récurrentes / an (DPI) 31

32 AXE 5 - Objectif 2 - Action 2 Objectif 2 : Mutualisation des marchés de contrôles réglementaires et de maintenance des campus de l université (hors équipements de laboratoires) Action 2 : Fiabiliser les rapports de Vérifications Techniques Réglementaires établis par des organismes agréés. Descriptif de l action 2: 1. Identifier les obligations réglementaires et leur périodicité 2. Elaborer les plannings des contrôles réglementaires 3. Ajuster annuellement la programmation des contrôles 4. Recenser chaque année les rapports des visites réalisées pour en tirer un bilan «prévu/réalisé» Indicateurs : - Nombre annuel de rapports enregistrés/nombre annuel de rapports planifiés Pilote (contributeurs): DPI (DAP) Calendrier : 2 ème semestre 2014 Coût prévisionnel : Frais de personnels internes évalués à 1 ETP 32

33 AXE 5 - Objectif 3 - Action 1 Objectif 3 : Mise en place d une procédure relative aux modalités de fonctionnement en cas de coupure électrique touchant un bâtiment d une durée supérieure à 1 heure Action : Formalisation d une procédure et communication auprès des utilisateurs Descriptif de l action : 1. Analyser les risques et évaluer les mesures compensatoires 2. Rédiger une fiche de procédure à valider par les différents intervenants 3. Communiquer la fiche de procédure et les consignes aux chefs de site et aux utilisateurs Indicateurs : - Production et diffusion de la procédure Pilote (contributeurs): DPI (DLC SSI et chefs de sites) Calendrier : 2 ème semestre 2014 Coût prévisionnel : Frais matériels estimés en première approche à pour des dispositifs de sécurité visant à compenser l interruption de l alimentation électrique et permettant d éviter l évacuation. Frais internes de personnels estimés à 150 heures 33

34 ANNEXE SYNTHÈSE DES ACTIONS DU PROGRAMME DE PRÉVENTION DE 2013 AXE 1 : RENFORCER LE SUIVI MEDICAL DES AGENTS OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF 1 - Renforcer les capacités d'intervention du SMP 1,1 - Recruter 2 médecins de prévention 1,2 - Recruter un ergonome à temps partiel. Appel à candidature. Audition des candidats. Recrutement. Appel à candidature. Audition des candidats. Recrutement. Croisement des infos DRH / Composantes - Services centraux 2 - Améliorer le suivi des agents 2,1 - Fiabiliser la liste des agents à suivre. Sollicitation de la RH des structures qui emploient les agents "hébergés". Accès du SMP à la base HARPEGE en mode consultation 2,2 - Augmenter le taux de réponse aux convocations. Transit des convocations pour les visites périodiques par les composantes

35 OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF. Retours argumentés des composantes sur les convocations qui n'ont pas pu être distribuées Rappel par la DRH des obligations réglementaires en matière de visite médicale pour les agents qui ne se rendent pas aux convocations 2,3 - Identifier les populations nécessitant un suivi spécifique. Listing des situations nécessitant un suivi spécifique. Coordination du flux d'information entre la DRH et le SMP 2.4 suivi post-professionnel amiante et post exceptionnel des agents exposés à l amiante Liste agents présents, questionnaire, recruter une secrétaire, envoi des questionnaires Convention avec les hopitaux 3 - Moderniser les outils de suivi médical 3,1 - Informatiser le dossier médical Attestation d exposition. Choix et achat du logiciel. Migrations des données existantes vers le nouveau logiciel 35

36 OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF 3, 2 - Automatiser la mise à jour de la base médicale par la base HARPEGE. Etude de faisabilité. Mise en œuvre 4 - Renforcer l'évaluation et la prévention des troubles musculo-squelettiques 4,1 - Améliorer l'utilisation des données sur la santé des agents. Recueil des données (plaintes, pathologies récurrentes, restrictions d'aptitudes, maladies professionnelles, analyse des accidents de travail). Identification des postes à risques. Transformation des postes 36

37 AXE 2 : AMELIORER LES CONDITIONS DE TRAVAIL OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF 1,1 - Former les membres du CHSCT. Formation des membres du CHSCT 1, 2 - Proposer une organisation pour la visite des services. Mise en place d un processus applicable aux visites des services 1 - Fournir des outils aux membres du CHSCT 1, 3 - Assurer le suivi de la réalisation des actions de prévention. Mise en place d un groupe de suivi des actions (Direction générale, SHS, SMP, DRH, DPI, DLC). Présentation au CHSCT du tableau de bord de suivi des actions du programme de prévention 3 fois / an 1,4 - Diffuser l information relative au CHSCT. Information des services et des composantes sur les nouvelles attributions du CHSCT. Information des services et des composantes sur les modifications des conditions de travail qui doivent être présentées pour avis au CHSCT. Diffuser le programme et le bilan annuel de prévention auprès des services et des composantes 37

38 OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF 2 - Renforcer la prise en charge des situations signalées 2,1 - Réduire les délais de réponse et de traitement des situations. Création d un pôle dédié à la prise en charge et au traitement des situations signalées au sein de la DRH. Création d un pôle chargé des relations inter-administrations. Création d un référent assurant un relais d information sur les dossiers d agents signalés par les représentants du personnel. Création d indicateurs de suivi. Mise en place d un tableau de bord de suivi RH 2,2 - Détecter les agents ou les services en difficulté. Organisation de temps d échanges RH dédiés avec les services et les composantes des agents et des encadrants. Réunions DRH-SMP-SSP 1 fois / mois. Refonte du groupe G3R. Création d un module de formation dédié à l accompagnement de projet de réorganisation des services, laboratoires, départements de formation 38

39 OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF 2,3 - Développer une approche pluridisciplinaire pour l accompagnement des agents. Refonte du groupe G3R et mise en place de groupes dédiés auprès des composantes. Intégration de l analyse de l environnement de travail dans les interventions. Mise en place d une cellule de médiation. Création d un groupe de travail pour améliorer l accompagnement des travailleurs handicapés 3 - Prévenir les risques psychosociaux 3,1 - Construire la démarche de prévention des risques psychosociaux 3,2 - Accompagner le retour en activité des agents après un arrêt de longue durée. Réunion du groupe «risques psychosociaux» au moins 3 fois en Présentation au CHSCT des étapes structurants la démarche. Ré-accueil des agents par la DRH. Information des services. Visite de reprise auprès du SMP. Aménagement des postes (le cas échéant) 39

40 OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF 3,3 - Sensibiliser les services sur des problématiques liées aux risques psychosociaux. Développement d une formation intégrant des thématiques relatives aux risques psychosociaux. Information des services et des composantes sur le harcèlement moral et sexuel 40

41 AXE 3 : AMELIORER LE NIVEAU DE PREVENTION, DE SENSIBILISATION ET D INFORMATION DES AGENTS A LA SECURITE OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF 1,1 - relancer les unités de travail pour la mise à jour annuelle des documents uniques d évaluation des risques professionnels (DUER). Relancer les unités de travail n ayant jamais réalisé le DUER. Relancer les unités de travail pour la mise à jour du DUER 1 - Evaluer les risques professionnels au sein des unités de travail de l UPMC 1,2 - Exploiter les résultats des documents uniques d évaluation des risques professionnels (DUER) 1,3 - Déployer l application «EVRP». Synthétiser l évaluation des risques professionnels à l échelle des unités de travail et de l établissement. Déployer l application dans 60 nouvelles unités de travail de l UPMC. Créer des profils des utilisateurs. Créer des composantes, des unités de travail, des bâtiments, étages,. Organiser 4 sessions de formation à l utilisation de l application EVRP (directeurs et assistants de prévention). Assurer l assistance technique et l accompagnement opérationnel des utilisateurs 2 - Optimiser le suivi des signalements des registres de 2,1 - Optimiser le suivi des signalements des registres Mise en place d un tableau de bord pour le suivi des actions de prévention 41

42 OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF santé et sécurité au travail 2,2 - Mettre en œuvre du registre de santé et sécurité au travail dématérialisé. Mise à disposition de l application aux membres du CHSCT. Prise en compte des corrections et des problèmes d intégration/adaptation avec d autres applications de l UPMC. Stabilisation de l application. Validation de l application par les membres du CHSCT 2,3 - Déployer l application au sein de l établissement. Mise en place d un guide d utilisation de l application. Communication et information sur la mise en œuvre de l application à l ensemble des personnels et usagers de l UPMC. Assistance technique et accompagnement opérationnel des utilisateurs 3 - Exploiter les résultats de l audit interne sur le risque Laser 3,1 - Réaliser une cartographie des risques spécifiques au risque Laser. Achèvement du recensement des différentes installations Laser de l établissement. Réalisation de l inventaire des sources Laser et de leurs caractéristiques 3,2 - Mettre en place d une fiche. Désignation d un Référent Sécurité Laser (RSL) 42

43 OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF individuelle d exposition au risque Laser. Constitution d un groupe de travail (SHS, SMP, tutelles) pour élaborer un projet de fiche individuelle d exposition au risque Laser. Présentation du projet au CHSCT pour avis. Diffusion de la fiche aux unités de travail concernées pour application. Recensement des mesures techniques, organisationnelles et humaines mises en place. Evaluation des équipements de protection collective et individuelle 3,3 - Communiquer le bilan de l audit. Proposition de mesures de prévention nécessaires pour chaque nonconformité Communication et présentation du bilan de l audit au CHSCT. Communication du bilan à chaque unité (directeur, AP, RSL) 43

44 OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF 4 - Mettre en place une procédure du travail isolé 4,1 - Proposer une procédure du travail isolé pour l ensemble de l établissement. Constitution d un groupe de travail (SHS, SMP, tutelles) pour élaborer un projet de procédure du travail isolé. Présentation de la procédure en CHSCT pour avis. Diffusion et communication de la procédure au sein de l établissement 5 - Informations en matière de santé et sécurité au travail 5,1 - Assurer davantage de visites de prévention des laboratoires et services. Etablir un calendrier des visites de prévention avec les membres du CHSCT. Poursuivre les visites de prévention du SHS. Poursuivre les visites de prévention du SMP. Organiser des visites de prévention conjointement avec le SHS et le SMP 5,2 - Réaliser des études de poste de travail Favoriser la réalisation des études de poste de travail des personnels par les médecins de prévention (associer le service hygiène et sécurité et l ergonome 44

45 OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF. Réaliser deux réunions des assistants de prévention par an. Réaliser des documents sous forme de procédures, de consignes ou de notes d informations 5,3 - Animation et coordination du réseau des assistants de prévention 6 - Formations en matière de santé et sécurité au travail 6,1 - Formation des préventeurs. Formation des assistants de prévention. Formation des membres du CHSCT. Formation des Personnes Compétentes en Radioprotection. Formation des personnels de sécurité incendie (SSIAP). Formation des secouristes(psc1) 45

46 OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF 6,2 - Formations liées aux activités des unités de travail. Stages hygiène et sécurité (risque radioactif, risque Laser, risque chimique, risque biologique, conduite à tenir en cas d accident, médecine de prévention, utilisation des gaz comprimés, risque électrique, gestion des déchets dangereux, gestes et postures, manipulation d extincteurs). Formation à l habilitation d autoclave. Formation à l habilitation électrique. Formation du personnel de ménage de l UPMC. Formation des étudiants de Licence (L2) de l UFR de chimie. Autres formations? 6,3 - Formations à l utilisation de l application EVRP : Evaluation des risques professionnels. Programmation de 4 sessions de formation des utilisateurs (directeurs/chefs de service et assistants de prévention). Réalisation d un support de formation 7.1 Poursuite de la sensibilisation aux risques CMR 7.2 Identifier les personnels exposés aux CMR 46

47 AXE 4 : SECURISER LES CONDITIONS DE TRAVAIL OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF 1 - Limiter les nuisances liées aux chantiers de rénovation 1,1 - Anticiper les gênes liées aux chantiers de rénovation par un travail de collaboration avec EPAURIF 1,2 - Contrôler les nuisances de chantier 1,3 - Prévenir en amont des interventions de travaux dans un délai compatible avec la poursuite des activités de recherche ou d enseignement de l université. 2,1 - Veiller à la séparation des flux des piétons et des flux de véhicules. Diminution du nombre de signalement sur les registres hygiène et sécurité. Mesures acoustiques. Analyse d'eau. Analyse d'air. Réalisation de signalements formalisés liés aux chantiers. Mise en place de dispositifs de séparation physique ou de signalements 2 - Sécuriser les déplacements internes 2,2 - Mettre aux normes les ascenseurs. Mise aux normes des ascenseurs 2,3 - Traiter les risques de chutes. Recensement des points sensibles. Traitement des points sensibles 2,4 - Améliorer la mise en place de signalisations. Mise en place de signalisations 47

48 OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF 2,5 - Améliorer les conditions de circulation des produits chimiques et cryogéniques. Adaptation des ascenseurs 2,6 - Planifier les travaux d amélioration d accessibilité 3,1 Planifier le programme de mises aux normes des sorbonnes 3 - Respect des réglementations spécifiques aux locaux et à leurs équipements 3,2 - Evaluer les moyens de secours relatifs à la sécurité incendie 3,3 - Supprimer les réserves émises par les commissions de sécurité ou les nonconformités 3,4 - Evaluer les risques liés aux installations techniques des campus. Evaluation des bâtiments. Evaluation par type d'installation 4 - Assurer les conditions du respect de la réglementation en matière d Hygiène et de Sécurité lors des interventions 4,1 - Etablir systématiquement des plans de Prévention et assurer le suivi de leur mise à jour. Mise à jour des plans de prévention pour les entreprises dont le marché est pluriannuel 48

49 OBJECTIFS ACTIONS DESCRIPTIF de prestataires externes 4,2 - Mettre à disposition les documentations en matière de locaux et d Hygiène et de Sécurité. 4,3 - Faire respecter le protocole amiante retenu en cas d intervention sur les chapes et les planchers du gril. Actions de communication. Actions de communication 49

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