La gestion des achats ALLIADIS

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1 ² La gestion des achats ALLIADIS

2 SOMMAIRE Passer un produit en commande Comment passer un produit en commande? (p. 3) La commande répartiteur Quelles sont les options disponibles aux différentes étapes d une commande répartiteur? La Préparation (p. 5) La Validation (p. 5) La Transmission (p. 6) La Réception (p. 6) Le contrôle des quantités sans scanner (p. 7) Le contrôle des quantités avec scanner (p. 8) Le contrôle des prix (p. 9) La fiche produit Onglet réappro (p.12 ) Onglet stock (p.12) Accès aux historiques d un produit (p.12) Le fichier Réappro Quelle est la fonction de ce fichier, comment renseigne-t-il? Comment accéder à ce fichier? Comment rajouter un produit au fichier réappro? Comment supprimer un produit du fichier réappro? Quelle est l utilité de «Différé au»? (p.14) (p.14) (p.14) (p.15) (p.15) ALLIADIS Page 1 sur 15

3 Passer le produit en commande ALLIADIS Page 2 sur 15

4 Comment passer un produit en commande? Vous avez la possibilité de passer le produit en commande à la vente. Lorsque le curseur se trouve sur la quantité vc, le logiciel vous affiche l historique d achat des 12 derniers mois et la quantité déjà en commande chez ce fournisseur ou un autre. Vous saisissez alors la quantité souhaitée ou validez la quantité proposée par le logiciel. Ensuite, vous pouvez éventuellement saisir le fournisseur souhaité. Dès lors le produit est en réapprovisionnement. Vous avez aussi la possibilité de saisir à suivre les produits en commande à l aide d un lecteur de mini-fiches. ALLIADIS Page 3 sur 15

5 La commande répartiteur ALLIADIS Page 4 sur 15

6 Quelles sont les options disponibles aux différentes étapes d une commande répartiteur? La Préparation : A cette étape, c est le programme qui affiche les produits contenus dans le fichier «F7 Réappro» (si vous avez effectué vcen vente ou si des lignes ont été reportées d un répartiteur à un autre). Calcule les stocks de protection, et les quantités à commander. A ce stade de la commande vous ne pouvez donc pas intervenir. La Validation : C est lors de cette étape, que vous pouvez : Modifier les quantités calculées par le programme Passer les fiches (si vous êtes équipés d un lecteur de mini-fiches ). Rajouter des produits. Supprimer des produits de la commande. Renseigner une date de différé afin que le produit soit remis dans le fichier réappro et ne soit commandé qu à compter de cette date. Modifier le répartiteur pour quelques lignes de la commande ou pour toute la commande Accéder à la fiche produit Accéder à la fiche du fournisseur Accéder à l Historique du produit Pour modifier une ligne de la commande, saisir son numéro (de 1 à 10) dans le cadre du bas d écran. La Quantité est la première zone modifiable, mais avec la w vous pourrez accéder au fournisseur, puis toujours avec w, vous accéderez à la date de différé si vous souhaitez que le produit soit remis au fichier «réappro» et qu il y soit bloqué jusqu à la date saisie. En passant la fiche vous indiquer la quantité souhaitée. Pour rajouter des produits, il suffit de saisir le Cip ou le libellé du produit dans le cadre du bas d écran, puis indiquer la quantité souhaitée. Pour supprimer un produit de la commande, saisir le numéro de ligne correspondant au produit, et renseigner la quantité à zéro. Pour accéder à la fiche Fournisseur : vf Pour accéder à la fiche Produit : saisir le n ligne et vp Pour accéder à l Historique produit : saisir le n de ligne et vh ALLIADIS Page 5 sur 15

7 Afin que la commande soit validée et prête à être télétransmise, il faut quitter l étape de validation par * ; si vous quittez par ECHAP, la commande reste en son état précédent («préparée» ou «validée»). La Transmission : Elle est proposée sitôt que la commande est validée. En fin de transmission, les manquants sont listés à l écran afin que vous puissiez demander un réapprovisionnement auprès d un autre répartiteur (les produits sont basculés dans le fichier F7 Réappro ; il faudra alors préparer une commande pour ce répartiteur, ou attendre son prochain horaire de commande), ou abandonner le solde. La transmission terminée, le programme revient sur l écran de travail des commandes. La Réception : Pour retrouver une commande à réceptionner : Achats du menu général Alliance Commandes Identifier le répartiteur par son nom ou son N Sélectionner la commande par son n R Réception Toute commande peut être réceptionnée, dès lors qu elle a été validée, transmise, partiellement réceptionnée (certains produits étaient en «réception différée») ou Réceptionnée (contrôle des prix non effectué). Si besoin, penser à fusionner des commandes. Pour toute commande qui aurait dû être transmise, Alliance vous demande de valider la réception de cette commande non transmise : ATTENTION, la commande n a pas été transmise Abandon Validation Validez par V pour confirmer. Les produits de la commande sont alors listés à l écran La réception s effectue en 2 temps : Le contrôle des quantités et Le contrôle des prix ALLIADIS Page 6 sur 15

8 Le Contrôle des quantités : Vous avez le choix entre 2 méthodes : Le contrôle classique qui consiste à déballer toute la commande puis à vérifier la livraison par rapport au bon de livraison ou par rapport à l édition de la commande enregistrée, puis reste à modifier à l écran les lignes en anomalie, afin de renseigner les quantités effectivement reçues (par défaut, Alliance initialise la quantité reçue égale à la quantité commandée). Pour modifier une ligne, saisir son N au bas de l écran et renseigner la quantité effectivement réceptionnée. Si celle-ci est inférieure à la quantité commandée : soit vous relancez le produit en commande à ce répartiteur ou un autre soit en activant la barre d espaces, vous indiquez que ce produit est en attente de réception différée soit en réactivant la barre d espaces, vous choisissez d abandonner ce manquant. Quelque soit votre choix il faudra le confirmer par f. Les produits qui n étaient pas dans la commande initiale, doivent être rajoutés dans le cadre qui se situe au bas de votre écran (soit en lisant le code barre au scanner, soit par saisie du code CIP, soit par saisie du libellé). C est aussi lors de cette étape que vous pourrez créer les nouveaux produits, et indiquer les produits qui changeraient de code CIP. Pour clôturer votre contrôle, activer *, et le programme vous réaffiche pour une nouvelle confirmation, les lignes que vous aurez rajouté et celles que vous aurez modifié ; Par *, vous validez une 2 nde fois votre contrôle, et le programme vous propose d enchaîner sur le contrôle des prix (par Echap, vous pouvez revenir sur le contrôle précédent, et même remettre la commande en son état initial ; de ce fait vous annulez votre vérification qu il vous faudra refaire). Dès que vous aurez validé les quantités, Alliance vous propose Retour saisie réception contrôle des Prix immédiat Impression de la réception Enregistrement réception Activez P pour passer au contrôle des prix qui est une étape Obligatoire car c est elle qui va permettre de vous proposer des quantités en fonction du paramétrage. ALLIADIS Page 7 sur 15

9 Si vous choisissez E, les quantités réceptionnées seront enregistrées dans chaque fiche produit, et la commande restera dans la liste des commandes, en état Réceptionnée (Prix non contrôlés, donc nécessaire de reprendre la commande pour effectuer ce contrôle). Le contrôle par scanner Dans ce cas, le déballage de toute la commande n est plus nécessaire. Dès lors que les produits de la commande sont listés à l écran, n intervenez pas sur ces lignes,mais activez immédiatement lpointage produits reçus Lire par scanner, le code barre de chaque boîte, sans toucher au clavier ; les boîtes peuvent être lues dans n importe quel ordre (un Doliprane, un Spasfon, puis un Doliprane), Alliance cumule les quantités à codes CIP identiques. Si pour le dernier produit lu ou saisi vous réceptionnez une quantité > 1 (ex 10 DI-ANTALVIC, vous pouvez saisir la quantité 10 sur la ligne du bas et valider par f ; la quantité reçue ne sera pas de 11, mais bien de 10). Si au cours de votre contrôle, vous retrouvez, après avoir lu d autres produits, 5 autres boîtes de DI-ANTALVIC, il vous suffira de lire l une d elles au scanner, puis de saisir 5, et la quantité réceptionnée sera alors de 15. Lorsque tous les produits ont été réceptionnés, activez *. Alliance vous affiche alors la liste des produits en anomalie par rapport à la commande initiale : les manquants, les produits supplémentaires (produits passés à l oral, ou le produit en remplacement d un autre ) ; si pas d erreur, vous pourrez enchaîner directement sur le contrôle des prix. Pour modifier une ligne, saisir son N au bas de l écran et renseigner la quantité effectivement réceptionnée. Si celle-ci est inférieure à la quantité commandée : soit vous relancez le produit en commande à ce répartiteur ou un autre soit en activant la barre d espaces, vous indiquez que ce produit est en attente de réception différée soit en réactivant la barre d espaces, vous choisissez d abandonner ce manquant. Quelque soit votre choix il faudra le confirmer par f. Pour valider vos mises à jour, activez *. ALLIADIS Page 8 sur 15

10 Retour saisie réception contrôle des Prix immédiat Impression de la réception Enregistrement réception P pour passer au contrôle des prix Si vous choisissez E, les quantités réceptionnées seront enregistrées dans chaque fiche produit, et la commande restera dans la liste des commandes, en état Réceptionnée (Prix non contrôlés, donc nécessaire de reprendre la commande pour effectuer ce contrôle). Le Contrôle des prix : Seuls les produits génériques et les non remboursés sont proposés au contrôle des prix. Si votre commande ne concerne que des produits vignetés et non génériques, il faudra cependant passer par cette étape. Selon les produits, vous pouvez renseigner : Le prix d achat hors taxe (hors remise) Le prix d achat remisé hors taxe Le coefficient (qui peut être exprimé en TTC, mais doit être paramétré) Le prix de vente TTC Pour modifier une ligne, il suffit de saisir son n dans le cadre au bas de votre écran. Pour se déplacer sur les différentes zones modifiables, utilisez f et/ou w. * Pour quitter cette étape. Alliance vous propose : Soit Retour saisie réception contrôle des Prix différé Impression réception Enregistrement réception ALLIADIS Page 9 sur 15

11 E vous permettra d enregistrer la totalité de votre réception tant au niveau des quantités que des prix. Soit Enregistrement des prix Oui Non O vous permettra d enregistrer les prix, les quantités ayant été précédemment validées. ALLIADIS Page 10 sur 15

12 La fiche produit ALLIADIS Page 11 sur 15

13 Onglet Réappro Type réappro Non suivi : Lors de la création d un produit, ce type de réappro doit toujours être renseigné en non suivi, les autres types de réappro servant à la Gestion de Stocks. Onglet stock A quoi correspond la lettre qui s affiche en face de classe normale? Le logiciel affecte les produits à l une des six classes de rotation selon les quantités achetées annuellement. Cela permet, selon le paramétrage de cette classe, au logiciel de proposer une quantité à commander. Les six classes sont : Journalière : si en moyenne la quantité journalière >= 1 Hebdomadaire : si en moyenne la quantité hebdomadaire >=1 Mensuelle : si en moyenne la quantité mensuelle >= 1 Trimestrielle : si quantité achetée annuelle >= 4 Semestrielle : si quantité achetée annuelle >= 2 Annuelle : dans les autres cas. Accès aux historiques Historiques des ventes et achats Historiques V V : Permet d accéder au cumul des achats mensuels effectués. On a ainsi : - Nombre de commandes effectués - Quantité achetée - Valeur en prix d achat catalogue (valeur achat unitaire x quantité) Liste des achats A liste des achats Accès au détail des commandes effectuées. On a ainsi : - Date de commande - Fournisseur - Quantité proposée éventuellement par le logiciel - Quantité commandée par l utilisateur - Date de réception - Quantité reçue ALLIADIS Page 12 sur 15

14 Le fichier réappro ALLIADIS Page 13 sur 15

15 Quelle est la fonction de ce fichier, comment se renseignet-il? Ce fichier contient tous les produits qui devraient faire l objet d une prochaine commande répartiteur. Il se renseigne par vcen vente. Il se renseigne aussi lors du traitement des manquants en fin de transmission, et lors de la réception de commande si besoin de relancer un produit en proposition de commande. Comment accéder au fichier Réappro? Soit par Ventes E Espace de travail r F7 réappro Soit par Ventes F Facture commerciale C facture Commerciale r F7 réappro Soit par Ventes F Facture commerciale R facture Rétrocession r F7 réappro Soit par Achats C Commandes r F7 réappro Quel que soit le chemin choisi, vous accéderez au même fichier. Comment rajouter un produit au fichier réappro? Y accéder par rréappro en Espace de travail A Ajout Identifier votre produit par son CIP ou son libellé Renseigner la quantité souhaitée et éventuellement le n de répartiteur. O Oui pour valider ALLIADIS Page 14 sur 15

16 Comment supprimer un produit du fichier réappro? Y accéder par rréappro en Espace de travail y Pour vous positionner sur la ligne à supprimer S Suppression O Oui pour confirmer la suppression. Quelle est l utilité de «Différé au»? Si renseigné, le produit ne sera proposé en commande répartiteur qu à compter de cette date, et restera enregistré au fichier F7 Réappro jusqu à cette date. Pour saisir une date : A laide de y, se positionner sur la ligne du produit Par f, se déplacer jusqu à la colonne «différé au» Renseigner la date sous la forme JJMMAA O Oui, pour confirmer Echap, pour quitter le fichier Réappro. ALLIADIS Page 15 sur 15