OUTIL PERFORMANCE : FACTURATION / RECOUVREMENT

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1 OUTIL PERFORMANCE : FACTURATION / RECOUVREMENT SALON HÔPITAL EXPO 2012 VENDREDI 25 MAI 2012 Claire PREVOTEAU Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

2 Un des axes du programme de travail de l ANAP consiste à développer une gamme d outils capitalisant sur les meilleures pratiques du terrain L outil a été réalisé avec l aide de 16 établissements publics et privés dans 3 régions pilotes (Poitou Charentes, Bretagne, PACA et Corse) Un sujet d actualité : La T2A et les évolutions réglementaires depuis 2004 (forts impacts sur les SI et les organisations, pas toujours maîtrisés) Un contexte financier difficile et une stabilisation des tarifs Le lancement du projet FIDES 2

3 Cé Créer un outil «autoportant t t» destiné aux établissements t de santé MCO Cé Créer un outil complet td d aide àla décision i en support td d une démarche d amélioration de la performance : Chiffrer les enjeux : quels sont les manques à gagner? Réaliser un diagnostic transversal avec des indicateurs clé et un questionnaire évaluant la maturité de la prise en charge du processus Préconiser un plan d'actions avec l identification des priorités Améliorer la performance de la chaîne de facturation recouvrement sur les axes : Exhaustivité Qualité Rapidité Pilotage Préparer les établissements à la facturation individuelle à l Assurance Maladie Obligatoire 3

4 L outil est un support à une démarche d amélioration de la performance La démarche doit être soutenue par la Direction de l ES Composition : le processus Une équipe projet : fédérer les acteurs et favoriser la mise en œuvre de plans d action Un pilote et un copilote : référents auprès de tous les acteurs impliqués dans le processus Remplissage : Soit en séance de travail collégiale : objectiver sur les situations, partager les problématiques et appréhender les contraintes et enjeux Soit chaque acteur fournit les qui le concernent au porteur projet : la réunion collégiale intervenant alors après la consolidation et portant sur le partage et l analyse des résultats 4

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6 L outil est structuré en deux modes : 1. Mode complet 2. Mode FIDES (périmètre limité aux échanges avec l AMO) L outil se décompose en 3 grands volets : 1. Saisie des 1 Saisiedes 2. Restitution du diagnostic 3. Proposition de plan L année de référence doit être renseignée La charge de recueil est évaluée à 5 jours homme 6

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8 Onglet «Description générale de l établissement» Il renseigne les caractéristiques générales de l ES et identifie l équipe projet Ces informations ne font pas l objet d un diagnostic mais elles sont importantes pour une bonne compréhension des résultats Il a pour vocation à terme d alimenter un benchmark 8

9 Onglet «Indicateurs» Il renseigne les principaux indicateurs de la chaîne de facturation recouvrement Les modes de calcul de l indicateur sont indiqués (à droite du tableau) 9

10 Onglet «Valorisation des enjeux» Il permet la saisie des pertes potentielles liées aux problèmes d exhaustivité, de non qualité et de délais Les résultats sont à rapprocher du bilan financier et doivent orienter sur des actions d amélioration à mettre en œuvre 10

11 Onglet «Questionnaire» Il suit le déroulé des étapes du processus de facturation - recouvrement Une liste des référents probables pour chaque étape du processus est proposée Un filtre permet de sélectionner les questions pour un référent défini Une réponse doit être apportée à chaque question : oui / non / NA 11

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13 Le diagnostic est établi sur la base des saisies et génère 3 tableaux de bord Un tableau de bord général Un tableau de bord détaillé et un tableau de bord FIDES : restitution des réponses au questionnaire réalisée selon une approche croisant : Etapes du processus Champ d analyse Niveau de maturité 13

14 Onglet «Tableau de bord général» Il permet de visualiser l évolution de la performance Il restitue les «Indicateurs» et les affiche selon un principe de code couleur : vert / orange / rouge, qui résulte d une comparaison à des valeurs de référence correspondant aux meilleures moyennes observées (benchmark réalisé à partir des issues des ES pilotes, de travaux nationaux, régionaux et de FIDES) 14

15 Onglet «Tableau de bord détaillé» Il restitue l analyse du questionnaire, en croisant les étapes du processus et le champ d analyse Le résultat est associé à un code couleur vert (performant) / orange (moyenne) / rouge (alerte) La performance est évaluée pour chaque intersection, en synthèse et au total t La matrice fournit un taux de performance global 15

16 Onglet «Tableau de bord FIDES» Il concerne uniquement la FIDES La matrice est similaire au tableau de bord détaillé Le plan peut être accessible à partir de la case «Atteindre le plan» 16

17 Onglet «Tableau des objectifs» Il présente l objectif principal associé à chaque intersection étape du processus / champ d analyse pour une meilleure compréhension des résultats 17

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19 L onglet «plan» est composé de: Une matrice de priorisation des actions issue du diagnostic Un panier est proposé automatiquement par défaut Il est basé sur les résultats de la matrice de priorisation (cases jaunes) L utilisateur peut sélectionner les actions qu il souhaite mettre en œuvre et compléter son panier L utilisateur peut sélectionner les actions qu il souhaite mettre en œuvre et 19

20 Le fichier exporté Le plan généré peut être exporté sous Excel indépendamment de Le fichier contient différents onglets : Un récapitulatif du plan d action (actions mère) Le planning global de réalisation du plan Une fiche pour chaque action mère 20

21 La démarche doit être portée par une équipe projet, où chaque membre apportera son point de vue et son expertise Les 3 aspects de la démarche d analyse (indicateurs, qualitative, financière) sont complémentaires et doivent être étudiés en parallèle afin de confronter l ensemble des résultats et obtenir une vision générale Le plan est proposé automatiquement par mais le panier est à constituer par chaque établissement 21

22 Projet Projets Projet pilote 16 ES performance 50 ES FIDES 55 ES Tous les établissements MCO 22

23 Pour plus d informations Site web de l ANAP (outil, notice et publications antérieures) Contacts : pascale.martin@anap.fr claire.prevoteau@anap.fr