Informations concernant la demande de versement

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1 Informations concernant la demande de versement Rappel des principes généraux Conditions Le porteur de projet et ses partenaires cofinanceurs préfinancent le projet. Le versement de la subvention communautaire se fait au fur et à mesure de la justification des dépenses effectives auprès de l EURODISTRICT REGIO PAMINA. Les premiers versements ne peuvent être effectués qu à partir du moment où la convention est signée. Modalités Le porteur de projet présente les dépenses à l EURODISTRICT REGIO PAMINA au moins une fois tous les trois mois, et au plus tard le 31 janvier, 30 avril, 31 juillet et 30 novembre de chaque année. La subvention FEDER est calculée sur la base des dépenses éligibles effectuées et reconnues conformes à la réglementation européenne par l EURODISTRICT REGIO PAMINA. Le montant total versé au titre de la subvention communautaire ne peut en aucun cas dépasser 50% des dépenses effectives. Dans le cas où les dépenses effectives sont plus élevées que les coûts prévus dans le budget prévisionnel, la subvention communautaire ne peut dépasser le montant prévu au moment de l approbation du projet. Contenu de la demande de versement La demande de versement est constituée des documents suivants : - les tableaux récapitulatifs, - les pièces nécessaires à la justification des dépenses (classées par ligne budgétaire et par ordre chronologique, et numérotées).

2 Pièces nécessaires à la justification des dépenses De manière générale, les dépenses effectivement encourues doivent être justifiées par des copies de factures ou de pièces comptables de valeur probante équivalente comportant toutes les mentions suivantes : - La date du document, - Le nom du partenaire qui a réalisé la dépense, - Le nom du destinataire du paiement, - L objet de la dépense (si l objet de la dépense n est pas explicite, celui-ci devra être précisé sur la facture ou sur un document joint), - La date d acquittement de la dépense (c'est-à-dire la date à laquelle la dépense est débitée du compte de l organisme payeur), Les dépenses (facture ou autre pièce justificative de valeur probante équivalente) doivent en outre mentionner le titre du projet et le lien entre la dépense et le projet. Les tickets de caisse (uniquement pour des dépenses inférieures à 100 ) permettent également de justifier d une dépense, à condition que soient précisées la date et l objet de la dépense. Les dépenses ne peuvent être considérées comme éligibles que si la preuve de leur acquittement c'est-à-dire de leur paiement effectif a été faite. Cette justification peu être effectuée par le biais de la signature d un tiers comptable (pour les instances publiques : le comptable public) ou par la présentation d extrait de compte. Les principes de rentabilité et d'économie sont toujours à respecter. Frais de personnel - le contrat de travail de l'employé ou tout document ayant valeur équivalente (arrêté de nomination, etc.) ; - le justificatif de la rémunération (fiche de paie ou journal de paye), faisant mention des charges salariales et patronales. Pour les personnes ne travaillant pas exclusivement pour le projet, il convient de présenter en plus : - le relevé des heures et activités consacrées au projet, signé par l intéressé et son supérieur hiérarchique et comportant également le montant des frais de personnel présentés pour chaque personne concernée ; - une attestation nominative de mise en disponibilité de l'employeur pour les personnes travaillant dans le cadre du projet. Bénévolat - Document signé par le responsable de la structure et attestant du temps de travail bénévole consacré au projet, - Relevé d heures. Frais de déplacement Déplacement en véhicule de service Tableau signé par le bénéficiaire comprenant les informations suivantes :

3 o objet du déplacement mentionnant le lien avec le projet o le cas échéant, nombre de chevaux fiscaux du véhicule o nombre de km parcourus o mention du barème utilisé et montant du barème appliqué o coût du déplacement en application du barème Barème interne à la structure cofinancée (à fournir) ou barème fiscal Déplacement en véhicule personnel/privé indemnisé par la structure bénéficiaire en application d un barème - Tableau mentionné ci-dessus - Copie des papiers du véhicule présentant le nombre de chevaux fiscaux - État des frais édité par la structure bénéficiaire mentionnant le montant remboursé Barème interne à la structure cofinancée (à fournir) ou barème fiscal Frais de péages d autoroute - Justificatif délivré au péage - Mention attestant du lien avec le projet Frais de stationnement - Justificatif délivré pour le stationnement - Mention attestant du lien avec le projet Déplacement en taxi - Document / mention attestant du lien avec le projet, et justifiant de la nécessité d utiliser ce mode de déplacement => Remarque : la prise en compte du coût de ce mode de déplacement ne peut être qu exceptionnelle. Déplacement en transports en commun - Justificatif de transport, oblitéré le cas échéant - Document justifiant de son coût, si celui-ci ne figure pas sur le justificatif - Document / mention attestant du lien avec le projet Déplacement en train - Billet de train, composté le cas échéant, le cas échéant, répondant - Document / mention attestant du lien avec le projet => Remarque : En principe, ces déplacements sont plafonnés au tarif 2 ème classe. Toute dérogation devra être justifiée. Déplacement en avion - Billet d avion répondant aux conditions du point Document / mention attestant du lien avec le projet => Remarque : En principe, ces déplacements sont plafonnés au tarif de la classe économique. Toute dérogation devra être justifiée. Frais d hébergement - Document comprenant le nom de la personne concernée, le lien avec le projet (ordre de mission,...)

4 Frais de restauration Frais de restauration directement pris en charge par la structure partenaire - facture - Document attestant du lien avec le projet et du motif - si la facture comprend plusieurs couverts, la liste des participants (précisant leur nom et leur fonction) => Remarque : En principe, ces frais sont plafonnés à 30 euros par personne et par repas. Toute dérogation devra être justifiée Frais de restauration indemnisés par la structure bénéficiaire en application d un barème - le cas échéant, fournir le barème utilisé (pour un organisme public, le barème de la structure concernée est appliqué) - État des frais édité par la structure bénéficiaire - Document attestant du lien avec le projet et du motif Frais d impression et de mise en page - Document attestant du lien avec le projet et du motif - un exemplaire original imprimé, s agissant de médias électroniques : un CD/DVD comprenant les fichiers et/ou une capture d écran Acquisition de matériel d'occasion - facture - document attestant du prix neuf du matériel auprès de 2 fournisseurs Coûts des transactions financières - Copie du relevé bancaire présentant le débit des frais financiers liés à la transaction financière transnationale, - Copie de la facture relative à la transaction financière transnationale. Frais de gestion des comptes - Copie du contrat d ouverture de compte (à ne fournir qu une fois) - Copie des relevés bancaires présentant le débit des frais bancaires liés à l'ouverture du compte ou des frais liés à la gestion du compte. Prix / Récompenses - Preuve-pièce / mention du lien entre le projet et la dépense - Lettre ou document concernant la reconnaissance du prix ou de la récompense - Relevé de compte comportant le débit relatif au prix ou à la récompense Programme d'animations lors d'une manifestation, frais de décoration - Document justifiant de l intérêt de la manifestation et du coût de l animation pour la réalisation du projet.

5 Prestation de services extérieurs et / ou copie du contrat de sous-traitance - Aperçus des prestations de services apportées (Mention du lien avec le projet) s, en cas d achat de matériel par le prestataire => Remarque : Ne sont pas éligible, (les prestations) qui donnent lieu à une augmentation du coût d'exécution de l'opération sans y apporter une valeur ajoutée au prorata (en proportion). De même pour les prestations de service extérieur, dans lesquelles le paiement en pourcentage du coût total du projet est défini. Les prestataires de services externes doivent s'engager avec tous les sous-traitants, à fournir toutes les informations indispensables sur les activités de sous-traitance aux organismes d audit et de contrôle. = > Remarque : Dans le cas où les montants prévus pour la prestation externe ne couvriraient pas les coûts réels, il reviendra au porteur de projet d assumer les frais supplémentaires. => Remarque : Des cachets d artistes sont généralement exclus du soutien communautaire. Frais de fonctionnement (téléphone, fax, Internet, frais de port,...) Les frais indirects (par exemple les frais de fonctionnement des structures ayant participé au microprojet) ne peuvent pas faire l objet d un cofinancement, même partiel, dans le cadre de ce dispositif.! Les marchés publics! Les partenaires des projets cofinancés par le programme INTERREG restent soumis aux règles nationales et communautaires en matière de marchés publics. Les principes fondamentaux des marchés publics sont : - liberté d accès aux marchés publics (c est-à-dire à l information et aux procédures) - égalité de traitement des candidats - transparence des procédures. - lien avec le projet - rentabilité et économie Les règlements concernent les organismes de droit public, le cas échéant des associations ou personnes privées mandataire d une personne publique pourront se voir dans l obligation de respecter les règles des marchés publics. Pour toutes les dépenses au-dessus de (net) les dispositions suivantes sont applicables : - mise en concurrence : demander au moins 3 devis différents (autant que possible transfrontaliers) - publicité : l appel d offres doit être rendu public, au moins par une publication sur un site Internet. => Remarque : Pour les dépenses en dessous de cette valeur, il est également fortement recommandé de comparer les offres recueillies et de les documenter. Les règles nationales doivent absolument être observées. Pour toutes les dépenses au-dessus (net) doivent être soumis les documents suivants : - preuve de la publication (par exemple, copie écran de la page Internet concernée) - prix des offres comparées (copie des devis) - raisons ayant motivé la sélection de l offre choisie

6 => Remarque : Les réductions de prix négociées doivent être mentionnées et reportées sur les factures. => Remarque : Pour les dépenses en dessous de cette valeur, il est également fortement recommandé de consulter les offres et de les documenter. Les règles nationales doivent absolument être observées.! Situation au regard de la TVA! Au plus tard au moment du dépôt de la première demande de versement, une attestation relative à la situation au regard de la TVA signés des services compétents devra être fournie par chaque bénéficiaire effectuant des dépenses. Celle-ci prouve les indications concernant la TVA faites dans la demande de subvention PAMINA21 (point 7). Les documents suivants sont à fournir : pour les structures partenaires françaises : - publiques : attestation par le comptable public - privées : attestation des services fiscaux pour les structures partenaires allemandes : - publiques : attestation par le Kämmerer ou le Haushaltsreferat - privées : attestation des services fiscaux