ATELIER 4 - STRUCTURER SA COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE

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1 ATELIER 4 - STRUCTURER SA COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE Attention! Le présent document ne consiste pas une méthode et des outils «clés en main» de communication, mais un compte rendu des échanges réalisés lors de l atelier (avec quelques compléments et analyses). 1. OUTILS ET MOYENS DE COMMUNICATION INTERNE TYPE DE COMMUNICATION OUTILS INTERET / POINTS CLES FREINS / LIMITES AFFICHAGE Affiches papiers ou écran : indicateurs, actions, consignes, photos Mailing : actions, erreurs Utilisation d'un code couleur dédié "déchets" / "environnement" ou selon le message (prévention, information, action) Définition de logos / pictogrammes Objectifs de sensibilisation et d'information. A situer sur les zones de production de déchets. Communiquer sur des éléments concrets, compréhensibles et parlants. A accompagner de communication orale Ne pas fournir trop de messages ou d'affichage au risque de ne pas être lu. MANAGEMENT & ORGANISATIONNEL Réunion d'information (Comité de direction, QHSE, production, etc.) Groupes de travail Briefing quotidien (5min) Jeux/Concours interne Brainstorming Tableau de bord partagé Faire adhérer. Faire émerger des solutions. Echanger des informations. Maintien de la dynamique et du bon fonctionnement de la démarche. Valoriser grâce à un discours positif. Mise à jour régulière. Nécessite une adhésion et d'avoir un nombre significatif de participants. Formation

2 TYPE DE COMMUNICATION OUTILS INTERET / POINTS CLES FREINS / LIMITES Mail d info ou lettre interne sous forme de «communiqué» intégré dans l envoi des bulletins de paye COMMUNICATION GENERALE Livret et procédure d'accueil Permet de toucher tout le monde et d'avoir un premier niveau d'informations. Transmission orale nécessaire. Faire vivre ces outils régulièrement. Intranet Journal de l'entreprise Boite à idées 2. SYNTHESE DES OUTILS DE COMMUNICATION EN FONCTION DE LEUR OBJECTIF

3 3. QUESTIONS ET ALLEGATIONS INTERNES Objectif : Définir un argumentaire face aux salariés réticents à se mobiliser pour la démarche «PACTE -10% Déchets» «Les déchets, ce n est pas la priorité du moment, j ai déjà choses à faire!» Quelques éléments de réponses : Obtenir l adhésion par les chiffres Utiliser l argument de l argent économisé plutôt que les tonnes ou les kg. Savoir présenter les chiffres et les ramener à une échelle connue «Je préfère réduire de 10% la production de déchets sur les 10% que représente le poste de chutes plutôt que réduire de 1 la production globale» La démarche permet de réduire les coûts et donc d investir dans d autres actions, notamment l amélioration des conditions de travail Démontrer que ce n est pas une tâche supplémentaire mais une procédure globale qui permet d améliorer les conditions de travail des collègues C est un objectif de l entreprise donc une priorité globale Intégrer cette action dans les fiches de poste «Ce n est pas vous qui allez nous dire comment bien faire notre métier» Quelques éléments de réponses : Dans le cadre de l évolution de nos démarches internes, un regard externe et une actualisation de nos pratiques sont importants à mener Une évolution du poste et un environnement de travail propre permet de gagner du temps et d assurer de meilleures conditions et une meilleure sécurité Les échanges avec d autres entreprises ou d autres pratiques permettent d identifier des pistes d amélioration pouvant être mise en œuvre : par exemple, des formations et des retours d expériences permettent d améliorer nos compétences et d assurer une évolution professionnelle.

4 «C est bien mais où est mon intérêt individuel?» Quelques éléments de réponses : Le bénéfice économique : s il y a moins de dépenses liées aux déchets, cela permet potentiellement de proposer une prime accrue en fin d année ou l organisation d un évènement spécifique. Les économies permettent d aménager les conditions de travail et l aménagement des postes Participer à un challenge avec une récompense à la clé. Les différents registres à activer: «Vous faites des économies chez vous, faites-le aussi ici» Intérêt : la force de l évidence, la simplicité, le bon sens. Risque: se retrouver face à un salarié qui n est pas sensible aux questions d environnement et ne le fait pas chez lui. L intérêt n est pas direct pour le salarié dans l entreprise. Le salarié n est pas forcément le même chez lui et dans l entreprise. «Le mouvement est global» Intérêt : prendre part au mouvement mondial. Responsabilise le salarié. Risque : distanciation entre le temps de carrière qu il reste au salarié et la perspective à long terme. «Nos clients sont indifférents de notre démarche déchets, on devrait déjà s occuper d améliorer la qualité» Quelques éléments de réponses : Qualité et production de déchets sont liées Les clients sont de plus en plus attentifs au respect environnemental C est une démarche globale d entreprise, intégrant également un intérêt économique Si nous communiquons vers les clients, il faut d abord que la démarche soit solide en interne. Notre entreprise doit prendre part au mouvement global de réduction des déchets et communiquer sur ce sujet. A défaut, il y a un risque de se voir marginalisé. La démarche PACTE peut faire baisser les prix de revient et donc permettre d obtenir de nouveaux clients. Risque : Les clients pourraient demander à voir la facture diminuer si les coûts de production sont en baisse!

5 Autres leviers et actions Utiliser la voie hiérarchique pour mobiliser les encadrements des personnes et fixer des objectifs Valoriser les personnes en leur donnant un rôle dans la démarche (pilote, ambassadeur, etc.) en les intégrant dans un groupe de travail ou lors de réunions avec la Direction Utiliser des jeux ou challenges avec des objectifs à atteindre et un lot Faire œuvre de pédagogie : expliquer les intérêts Utiliser des personnes d'autres entreprises déjà engagées : par exemple un responsable maintenance vient parler aux autres responsables maintenance. Accepter de ne pas mobiliser toutes les personnes : pour certains cela ne représente vraiment pas assez d intérêt ; tant pis.

6 4. OUTILS DE COMMUNICATION EXTERNE Extrait de la norme ISO :2006 «Management environnemental Communication environnementale Lignes directrices et exemples»

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