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Amaury Lecours
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2 Les sources d optimisation technique et financière de vos équipements : Stratégiques : réglementation, concurrence Qualitatifs : amélioration de la satisfaction des clients internes, plus de traçabilité, plus d organisation, plus partage d information Quantitatifs et financiers

amélioration de la satisfaction des clients internes, plus de

3 Bénéfices et rentabilité dans plusieurs domaines La gestion de la maintenance assistée par ordinateur ou GMAO permet de se concentrer sur : 1. La maitrise des équipements 2. La gestion de la maintenance (dépannage, préventif ) 3. Le pilotage économique et financier

concentrer sur : 1. La maitrise des équipements 2.

4 1. Maitrise des Equipements Données : Inventaire, recensement et connaissance des actifs (installations, équipements), Organiser ses équipements de façon multi-contexte Faciliter les recherches Remontées d analyse Connaitre ses actifs et mettre en adéquation ce référentiel avec les immobilisations comptables Connaitre ses garanties Ne pas réparer involontairement un matériel sous garantie Suivre les consommations énergétiques liées à des compteurs Organisation: Analyse et mise à plat des processus métiers, cycle de vie d un équipement, projet de réorganisation Connaitre, suivre et Maitriser le cycle de vie d un appareil Valorisation du cycle de vie Gérer des campagnes de renouvellement de matériels

réparer involontairement un matériel sous garantie Suivre les consommations énergétiques liées à des compteurs Organisation: Analyse et mise à plat des processus métiers, cycle

5 Retour d expérience : Inventorier son Parc - Contexte: Activité Telecom >12000 sites en France Aucun inventaire du matériel en exploitation Maintenance 80% externalisée - Action GMAO: Création d une bibliothèque de famille / Modèle d équipement Connaissance et Maitrise de la typologie du Parc Inventaires des matériels / Localisation & identification physique - Gains: Projection pour matériels à référencer Connaissance précise du Parc Localisation (patrimoine technique) Modèles et caractéristiques techniques Ajustement de la maintenance préventive Réalisée par matériel et non plus par site - Action future: * Suivi des remplacements et Ajouts de matériels neufs * Gestion des garanties (non gérable aujourd hui) * Optimisation de la maintenance externalisée

400 000 matériels à référencer Connaissance précise du Parc Localisation (patrimoine technique) Modèles et caractéristiques techniques Ajustement de la maintenance préventive Réalisée par

6 Retour d expérience : Maitriser ses actifs - Contexte: 65 agences en France Activité logistique et financière ~ 2500 matériels Gestion centralisée sans outil dédié - Action GMAO: Localisation et Mise à jour des inventaires - Constatation: Matériels sous contrat de maintenance non utilisés en exploitation - Gains: Baisse de 7% du montant des immobilisations ROI du projet < 6 mois Mise à niveau des contrats de maintenance - Actions En cours: Renégociation des contrats de sous-traitance Mise en place de procédures de contrôle des inventaires en GMAO Contrôles des mutations Alertes sur fins de contrats Export automatique des immobilisations actives en comptabilité

montant des immobilisations ROI du projet < 6 mois Mise à niveau des contrats de maintenance - Actions En cours: Renégociation des contrats de sous-traitance Mise en

7 2. Gestion des processus métier maintenance Données : Demande d intervention Formalisation des demandes Suivi d avancement Interventions et informations liées Plannings Temps Coût Information dépannage Contrats de maintenance Organisation: Encadrement de la sous-traitance Suivi des diagnostics Amélioration du fonctionnement du service technique et des sous-traitants, Meilleur partage de l information avec les «clients internes», Suivi, traçabilité et planification de travaux Faire évoluer sa politique de Maintenance

de la sous-traitance Suivi des diagnostics Amélioration du fonctionnement du service technique et des sous-traitants, Meilleur

8 Retour d expérience : Com. avec ses «clients» - Contexte: Impression Industrielle, Production de nuit, Equipes de maintenance de nuit et de jour - Constatation: Difficultés de communication et de suivi entre des équipes en horaires décalés - Action GMAO: Mise en place d un processus «Demande d intervention» et suivi technique global - Gains: Traçabilité des demandes et des interventions (DI) : Satisfaction des clients, moins de demandes récurrentes, suivi des travaux réalisés le jour pour les équipes de nuit, et inversement ~ 15 à 20 DI par nuit Rapidité d intervention + Délai d intervention (qualification de la demande, traçabilité) Mise en place de la maintenance préventive - Action futures: Mise en place d indicateurs sur les délais de prise en compte, délais de réalisation Extension du périmètre à la gestion des contrats, à la gestion du patrimoine immobilier.

horaires décalés - Action GMAO: Mise en place d un processus «Demande d intervention» et suivi technique global - Gains: Traçabilité des demandes et des interventions (DI) : Satisfaction des clients,

9 Retour d expérience : Encadrer ses sous-traitants - Contexte: 65 agences en France Activité logistique et financière Gestion Technique multi-domaine multi-equipe - Action GMAO: Définition de 50 contrats de maintenance pour ~12000 matériels Mise en place d un processus «Demande d intervention» avec alertes vers les prestataires - Gains: Demande d intervention sous contrat ou de Devis (~600 / mois) Demandes internes (~50 / mois) Meilleure qualification des pannes auprès des sous-traitants(qualification de la demande, localisation, type demande sous-contrat ou sur devis, interlocuteur) Gain sur les temps et délais d intervention - Action future: Négociation des contrats, critères d évaluation sur les délais d interventions

intervention sous contrat ou de Devis (~600 / mois) Demandes internes (~50 / mois) Meilleure qualification des pannes auprès des sous-traitants(qualification de la demande,

10 Retour d expérience : Planification de travaux - Contexte: Site industriel pharmaceutique, gestion de 2 périodes d arrêt technique complet par an, gestion de 3000 interventions par arrêt - Action GMAO: Informatisation des lancements préventifs, ordonnancement des interventions préventives et prévisions des ressources nécessaires. - Gains: ~11000 matériels ~ 6500 plans de maintenance préventive ~ 3000 interventions par arrêt technique Gestion facilitée des interventions internes lors des arrêts techniques (préparation facilitée, commande de pièces détachées, etc.) et saisie déportée (via epc) Optimisation de l appel à la sous-traitance lors des arrêts techniques Facilité de restitution des opérations réalisées, et donc facilité d analyse technique des arrêts techniques

- Gains: ~11000 matériels ~ 6500 plans de maintenance préventive ~ 3000 interventions par arrêt technique Gestion facilitée des interventions internes lors des arrêts techniques (préparation

Retour d expérience : Faire évoluer sa politique de maintenance - Contexte: Site industriel Agro-Alimentaire, Déploiement Traditionnel d une GMAO - Action GMAO: Mise en place d indicateurs de

11 Retour d expérience : Faire évoluer sa politique de maintenance - Contexte: Site industriel Agro-Alimentaire, Déploiement Traditionnel d une GMAO - Action GMAO: Mise en place d indicateurs de performance et de suivi des couts de maintenance - Gains: Suivi et maitrise de la disponibilité (MTBF, MTTR) des biens de production Gestion économique du ratio Préventif/Curatif Challenge des budgets d une année sur l autre, plan de progrès

performance et de suivi des couts de maintenance - Gains: Suivi et maitrise de la disponibilité (MTBF, MTTR)

12 3. Pilotage économique et financier Données : Stocks Référentiel articles Achats Informations de stockage Informations de réapprovisionnement Demande D achat / Commande Budgets Organisation: Gestion des Dotations budgétaire Suivi des en-cours Intégration et maitrise du processus Achats, Suivi et contrôle budgétaire, Ventilations analytiques

Commande Budgets Organisation: Gestion des Dotations budgétaire Suivi des en-cours

13 Retour d expérience : Maitriser ses achats - Contexte: Industrie du luxe - Gestion des services généraux Magasins et patrimoine immobilier - Action GMAO : Mise en place d un processus de Demande d achat (DA) avec circuit de validation, et dotations budgétaires - Gains: Temps de saisie des achats, suivi de l avancement de la DA Temps de parcours d une DA dans le processus amélioré (une DA transformée en commande dans la journée) Suivi en temps réel des budgets de fonctionnements (attente d engagement, engagé, facturés) Analyse budgétaire intégrée Tableaux de bord sur l activité par Fournisseur - Action future / En cours: * Interfaces Facturation (évite la ressaisie pour le rapprochement)

d une DA dans le processus amélioré (une DA transformée en commande dans la journée) Suivi en temps réel des budgets de fonctionnements (attente d engagement, engagé,

14 Retour d expérience : Maitriser ses stocks - Contexte: Site industriel de process - 4 usines au fonctionnement autonome 5 unités de maintenance ~ 50 techniciens - Action: Centralisation de la gestion des stocks ~15000 références articles Objectif initial de gain de 3% sur la valeur du stock sur une année d exploitation - Gains: Suffisant pour atteindre seul le ROI du projet ~ 10% de références gérées en doublon Mise en place d une procédure de création centralisée des nouvelles références Capacité de transfert de pièces entre les entités - Action future: Réapprovisionnement global à mettre en œuvre Organisation d un lieu de Stockage central

Gains: Suffisant pour atteindre seul le ROI du projet ~ 10% de références gérées en doublon Mise en place d une procédure de création centralisée des nouvelles

15 Conclusion Les bénéfices apportés par la GMAO peuvent être repérés à tout moment dans le projet: Lors de l implémentation Lors de l exploitation quotidienne Lors de retours d expérience Tous les modules fonctionnels peuvent être à l origine de bénéfices, qu ils soient fonctionnels et/ou financiers. Les démarches de R.O.I. peuvent permettre de se poser les bonnes questions à tout moment sur ce type de projet Chercher les sources d optimisation Se donner des objectifs chiffrés et atteignables Valoriser les couts et les gains potentiels Les retours sur investissement sur des projets GMAO sont trop peu utilisés aujourd hui, alors que: La démarche est simple à initier / Le bon sens et la logique sont la base de tout réflexion Cela devient indispensable aujourd hui pour argumenter en faveur de votre projet auprès de vos décideurs Les retours présentés dans cette présentation présentent des pistes de recherche variées et ciblées pour vous poser les bonnes questions sur votre propre projet. Etude réalisée en partenariat avec la société CARL Software Editeur de GMAO

peuvent permettre de se poser les bonnes questions à tout moment sur ce type de projet Chercher les sources d optimisation Se donner des objectifs chiffrés et atteignables Valoriser les couts et les

16 A Propos d Acssiom Cabinet de conseil et d expertise en Organisation GMAO Analyse de besoin Audit d opportunités GMAO Rédaction de CCTP Assistance au choix et à la consultation Mise en œuvre de projet GMAO Accompagnement au déploiement Audit d utilisation Accompagnement au retour d expérience Business Intelligence dédié à la GMAO Externalisation de Projet GMAO Conseil en organisation GMAO Support GMAO Cabinet créé en 2005 en région Strasbourgeoise, participation à plus de 50 projets GMAO Un réseau de partenaire Editeurs Intégrateurs Consultants Organismes divers Institut de formation Contact: Guilhem PATERNOTTE gpaternotte@acssiom.fr

GMAO Externalisation de Projet GMAO Conseil en organisation GMAO Support GMAO Cabinet créé en 2005 en région Strasbourgeoise, participation à plus de 50 projets

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