PLAN BLANC FICHES REFLEXE

Transcription

1 Page 1 / 42 PLAN BLANC Version en cours V 7 Date de la version : Nature des modifications Actualisation des identités des responsables selon les modifications de l organigramme Révisé par Mme HERMITTE, Responsable Qualité et gestionnaire des risques Vérifié par Dr BAR, Chef de pôle Anesthésie Urgences Mme GASSIER, Cadre supérieur de santé Approuvé par Le comité de Pilotage de la Cellule Qualité et Prévention des Risques

2 Page 2 / 42 SOMMAIRE S DE LA CELLULE DE CRISE FICHE REFLEXE n 1 : DIRECTEUR ou son représentant FICHE REFLEXE n 2 : ADMINISTRATEUR DE GARDE FICHE REFLEXE n 3 : COORDONNATEUR MEDICAL FICHE REFLEXE n 4 : DIRECTEUR DES SERVICES DE SOINS ou son représentant FICHE REFLEXE n 5 : DIRECTEUR DES SERVICES ECONOMIQUES, INFORMATIQUE ET TRAVAUX FICHE REFLEXE n 6 : DIRECTEUR DES FINANCES ET BUREAU DES ENTREES S DU PERSONNEL MEDICAL ET SOIGNANT AFFECTE A L ACCUEIL DES VICTIMES FICHE REFLEXE n 7 : MEDECIN INITIAL FICHE REFLEXE n 8 : INFIRMIER(E)S DU SERVICE DES URGENCES FICHE REFLEXE n 9 : MEDECIN DU TRI FICHE REFLEXE n 10 : CADRE DE SANTE (ou IDE) TRI ET DE LA ZONE UA FICHE REFLEXE n 11 : MEDECIN DES URGENCES ABSOLUES, MEDECIN DES URGENCES RELATIVES 16 FICHE REFLEXE n 12 : MEDECIN EVACUATION FICHE REFLEXE n 13 : CADRE DE SANTE (ou IDE) BRANCARDAGE / HOSPITALISATION FICHE REFLEXE n 14 :PERSONNEL SOIGNANT DES ZONES DE SOINS UA UR ET PIVD FICHE REFLEXE n 15 : PSYCHOLOGUE, INFIRMIER PSYCHIATRIQUE S DES PERSONNELS DES SERVICES DE SOINS ET MEDICO-TECHNIQUES FICHE REFLEXE n 16 : AGENTS DES SERVICES D HOSPITALISATION FICHE REFLEXE n 17 : PERSONNEL AFFECTE AUX CONSULTATIONS EXTERNES FICHE REFLEXE n 18 : AGENTS DU BLOC OPERATOIRE FICHE REFLEXE n 19 : AGENTS DE LA PHARMACIE FICHE REFLEXE n 20 : AGENTS DU SERVICE D IMAGERIES MEDICALES FICHE REFLEXE n 21 : AGENTS DU LABORATOIRE FICHE REFLEXE n 22 : AGENTS DE LA STERILISATION S DES PERSONNELS ADMINISTRATIFS, TECHNIQUE ET LOGISTIQUES FICHE REFLEXE n 23 : AGENT DU STANDARD FICHE REFLEXE n 24 : AGENTS ADMINISTRATIFS AFFECTES AU TRI ET A L ACCUEIL DES VICTIMES FICHE REFLEXE n 25 : AGENTS ADMINISTRATIFS AFFECTES A L ACCUEIL DES VICTIMES AUX UR ET AUX PIVD FICHE REFLEXE n 26 : AGENT ADMINISTRATIF DES CONSULTATIONS EXTERNES

3 Page 3 / 42 FICHE REFLEXE n 27 : AGENT AFFECTE A LA CELLULE DE CRISE FICHE REFLEXE n 28 : AGENT AFFECTE A LA PRESSE FICHE REFLEXE n 29 : AGENT DU SERVICE TECHNIQUE, INSTALLATION DU PLAN BLANC FICHE REFLEXE n 30 : RESPONSABLE TECHNIQUE ET SECURITE FICHE REFLEXE n 31 : AGENTS SECURITE ET CIRCULATION FICHE REFLEXE n 32 : RESPONSABLE CUISINE ET MAGASIN FICHE REFLEXE n 33 : DIÉTÉTICIENNE FICHE REFLEXE n 34 : AGENT DE LA LINGERIE FICHE REFLEXE n 35 : INFORMATICIEN LISTE DES ABREVIATIONS UA : UR : PIVD : IDE : AS : AA : Urgences Absolues Urgences Relatives Personnes impliquées et victimes debout Infirmier(e) Diplômé(e) d Etat Aide-soignant(e) Agent Administratif

4 Page 4 / 42 S DE LA CELLULE DE CRISE

5 Page 5 / 42 FICHE REFLEXE n 1 : DIRECTEUR ou son représentant TITULAIRE : Directeur ou son représentant LOCALISATION : Salle de Commissions MISSION : Responsabilité globale de l opération. 1. Demander au Standard d utiliser sa Fiche Réflexe. 2. Mettre en place la Cellule de Crise : réunir les membres de la Cellule de Crise dans la Salle de Commission : Dr BAR Coordonnateur médical Tél. : Mme GASSIER Représentante du Directeur des services de soins Poste : Mme VERASTEGUI Représentante du Directeur des services de soins Poste : Mlle HILAIRE Directrice adjointe chargée des services logistiques Poste : Mme URBANO Représentante de la directrice des services logistiques Poste : Mme PIERRAT Représentante de la directrice des ressources humaines Poste : M. PERROT Directeur adjoint chargé de l informatique et affaires générales Poste : 7013 Mlle GIMBERT Responsable du Bureau des Entrées Poste : 4624 Mme HERMITTE Responsable qualité et GDR Poste : S assurer de l'application des fiches réflexes de l'ensemble des acteurs. 4. Assurer les relations avec les autorités territoriales (préfet, Directeur de la DASS, Directeur de l ARH). Mairie n codé : 3090 n de garde DT 83 n : Sous préfecture n codé : 3161 DT 83 n codé : 3175 Police Municipale (en dehors des heures d ouverture de la mairie) : Assurer les relations avec la presse. 6. Assurer le secrétariat de la cellule de crise (bilan horaire, suivi du déroulement) Suivi de la prise en charge des victimes : recensement, orientation etc Etablir un bilan critique des événements date, heure début de l opération date, heure fin de l opération nombre des intervenants : médecins, infirmiers, cadres etc.. nombre de blessés médicalisés, évacués. difficultés rencontrées. 8. Valider le bilan du déroulement du Plan Blanc en fin d opération et le transmettre aux autorités. Liste des administrateurs de garde Liste du personnel de garde sur intranet Répertoire téléphonique du personnel, dans la pochette de l Administrateur de garde

6 Page 6 / 42 FICHE REFLEXE n 2 : ADMINISTRATEUR DE GARDE TITULAIRE : les administrateurs de garde LOCALISATION : Salle de Commissions MISSION : Responsabilité initiale de l opération, uniquement lorsque le Plan Blanc se déclenche hors des heures ouvrables (entre 18h et 8h, les week-end et jours fériés). Soutien le Directeur pendant le déroulement du Plan Blanc Remplacement d'un membre de la cellule de crise absent Le Plan Blanc se déclenche hors des heures ouvrables (entre 18h et 8h, les week-end et jours fériés) 1. Prendre en charge le déclenchement du plan blanc jusqu'a la mise en place de la cellule de crise en collaboration avec le médecin des urgences et le cadre de santé présent ou de garde (cellule de crise restreinte) 2. Demander au standard d utiliser sa fiche réflexe. 3. Demander au service technique d utiliser sa fiche réflexe 4. Assurer la fiche réflexe du directeur de l établissement jusqu à son arrivée. 5. Assurer la fiche réflexe du directeur des soins en l absence de cadre de santé. 6. Assurer la fiche réflexe du directeur des ressources humaines. Répertoire téléphonique du personnel, dans la pochette de l Administrateur de garde Fiche réflexe du directeur Fiche réflexe du directeur des soins Fiche réflexe du directeur des ressources humaines Liste du personnel de garde sur intranet

7 Page 7 / 42 FICHE REFLEXE n 3 : COORDONNATEUR MEDICAL TITULAIRE : Médecin désigné par la Commission Médicale d Etablissement ou son représentant LOCALISATION : Mobile / Salle de Commission IDENTIFICATION : Chasuble ROUGE avec inscription «Coordonnateur Médical» MISSION : Mise en place et suivi médical du déroulement du plan. 1. S informer de la situation et libérer le médecin initial. 2. Organiser le plan de rappel de l'équipe médicale Rappel des médecins des urgences Rappel des chefs de service 3. Rappeler et affecter le personnel médical : 1 médecin au tri des victimes initialement 2 médecins dans la zone des urgences absolues, 1 médecin dans la zone des urgences relatives, 1 médecin dans le service des consultations externes pour l accueil des urgences hors plan blanc 4. Prévenir : les chefs de service les chirurgiens de garde impliqués par le plan blanc 5. Faire libérer le bloc opératoire : arrêter le programme opératoire des salles d opérations si besoin 6. Assurer les demandes d'évacuation en relation avec le SAMU 7. Référer au SAMU des moyens déployés et organiser si nécessaire leur montée en puissance 8. Coordonner les flux d informations avec le SAMU, les pompiers, le poste médical avancé éventuellement, les zones de tri et d accueil des UA, UR et PIVD et la cellule de crise. 9. S'informer des lits disponibles et des évacuations. Liaison directe avec le SAMU. Téléphone mobile / liaison pompiers,... Répertoire téléphonique du personnel, dans la pochette de l Administrateur de garde Plan d installation de la zone d accueil et effectifs Tableau 2 Manuel plan blanc : Affectation du personnel médical et soignant Fiche réflexe du médecin coordonnateur Plan de rappel du personnel médical

8 Page 8 / 42 FICHE REFLEXE n 4 : DIRECTEUR DES SERVICES DE SOINS ou son représentant TITULAIRE : Directeur des Services de Soins ou Cadre Supérieur de Santé ou Cadre de Santé de garde LOCALISATION : Salle des Commissions IDENTIFICATION : Chasuble ROUGE avec inscription «Cadre de Santé Responsable» MISSION : Responsabilité de l organisation paramédicale 1. Affecter 1 cadre de santé ou 1 IDE aux zones de tri (préau des urgences) et de brancardage / hospitalisation (salle d attente urgence 2) 2. Demander aux services de soins et médico-techniques de recenser le personnel présent et le nombre de lits disponibles en utilisant les fiches d évaluation 3. Rappeler les agents nécessaires avec le Médecin Initial puis le Coordonnateur Médical. Rappel prioritaire du personnel des urgences. TRI : 1 cadre de santé UA : 3 IDE + 2 AS UR : 2 IDE + 2 AS PIVD : 1 IDE + 1 IDE CAP + 1 AS Brancardage : 1 cadre de santé + 2 AS + 2 ASH Consultations Externes : 2 IDE + 1 AS Bloc opératoire : 1 IADE + 1 IBODE + 1 aide opératoire Stérilisation : 1 AS Services de soins : 1 IDE + 1 AS 4. Organiser, en collaboration avec le médecin initial des urgences, la libération des salles d examen des urgences. 5. Rappeler les infirmiers référents plan blanc: Mme CHIKHAOUI, Mme ROGER et le cadre de santé des urgences. 6. Organiser après avis médical et si besoin : les sorties accélérées des patients hospitalisés en bonne voie de guérison. les transferts dans d autres services pour libérer des lits. le blocage des admissions non urgentes en lien avec le coordonnateur du bloc opératoire et le cadre de santé du bloc opératoire.. 7. Rappeler les IDE de la Source (2 IDE / 3 dans la journée). 8. Faire récupérer les «évaluations initiales» des services. Fiches d évaluation initiale des services Répertoire téléphonique du personnel, dans la pochette de l Administrateur de garde Plan d installation de la zone d accueil et effectifs Plannings du bureau de la Direction des Services de Soins Infirmiers Tableau 2 Manuel plan blanc : Affectation du personnel médical et soignant Plan de rappel du personnel

9 Page 9 / 42 FICHE REFLEXE n 5 : DIRECTRICE ADJOINTE CHARGEE DES SERVICES LOGISTIQUES, ECONOMIQUES, QUALITE TITULAIRE : Directrice adjointe chargée des services logistiques, économiques, qualité LOCALISATION : Salle de Commissions MISSION : Responsabilité du déroulement logistique du Plan Blanc. 1. Rappel du personnel technique, informatique et logistique 1 technicien de garde 1 informaticien de garde 1 responsable Cuisine 1 diététicienne 1 agent de la lingerie 2. Superviser : l installation de la zone d accueil des victimes, des familles et des médias mise en place de la police interne le balisage extérieur (accès aux différentes zones, stationnement) l installation de la chapelle ardente les liaisons informatiques et téléphoniques 3. Assurer, en liaison avec la gendarmerie nationale, la sécurité des lieux. 4. Se mettre en relation avec les pompes funèbres propriétaires de la chambre funéraire. 5. Garantir l approvisionnement et l équipement de la zone d accueil en relation avec la pharmacie, le laboratoire, la blanchisserie et la cuisine en liaison avec les chefs de service médico-techniques et logistiques. Répertoire téléphonique du personnel, dans la pochette de l Administrateur de garde Plan d installation de la zone d accueil et effectifs Liste du personnel de garde du Service Technique et informatique Plan de rappel du personnel

10 Page 10 / 42 FICHE REFLEXE n 6 : DIRECTEUR ADJOINT CHARGE DE L INFORMATIQUE ET AFFAIRES GENERALES TITULAIRE : directeur adjoint chargé de l informatique et affaires générales LOCALISATION : Salle de Commissions MISSION : Responsabilité du déroulement de l accueil administratif des victimes et de leurs familles. 1. Mobiliser ou rappeler le personnel administratif 1 agent administratif dans la zone de tri et d accueil des UA 1 agent administratif dans la zone d accueil des UR 1 agent administratif dans la zone d accueil des PIVD 1 agent administratif aux consultations externes pour les urgences hors plan blanc 1 agent administratif dans la loge à l entrée de l établissement pour accueillir la presse 1 agent administratif affecté à la cellule de crise 2. Organiser l accueil des familles à l internat : Mobiliser les infirmiers du CAP et/ou la psychologue et/ou l assistante sociale 3. Prévenir les ministres du culte. 4. Prévenir le médecin du travail ainsi que l équipe opérationnelle en hygiène hospitalière Répertoire téléphonique du personnel, dans la pochette de l Administrateur de garde Plan d installation de la zone d accueil et effectifs

11 Page 11 / 42 S DU PERSONNEL MEDICAL ET SOIGNANT AFFECTE A L ACCUEIL DES VICTIMES

12 Page 12 / 42 FICHE REFLEXE n 7 : MEDECIN INITIAL TITULAIRE : Médecin référent à l'accueil (urg1) LOCALISATION : Service des Urgences MISSION : PRENDRE EN CHARGE LE DECLENCHEMENT DU PLAN BLANC JUSQU'A LA MISE EN PLACE DE LA CELLULE DE CRISE. 1. Prévenir le directeur ou son représentant 2. Prévenir le chef de service des urgences ou son représentant 3. Libérer les salles d examen du service des urgences en effectuant les retours à domicile, soit par admission vers le service d hospitalisation, soit vers les consultations externes 4. Détacher un médecin aux consultations externes 5. Assurer le rôle du coordonnateur médical jusqu à son arrivée 6. Se mettre a la disposition du médecin coordonnateur dès son arrivée Fiche réflexe du médecin coordonnateur

13 Page 13 / 42 FICHE REFLEXE n 8 : INFIRMIER(E)S DU SERVICE DES URGENCES TITULAIRES : les IDE en poste dans le service des Urgences LOCALISATION : Service des Urgences MISSION : Faciliter la mise en place de la zone d'accueil. : L'IDE référent à l'accueil organise l'affectation du personnel paramédical : Mise en place du Plan Blanc Libération du service des Urgences 1. Sortir l ensemble des fiches réflexes 2. Ouvrir le service de radiologie et le service des consultations externes entre 18h et 8h, les weekends et jours fériés. 3. Veiller à l installation de la zone d accueil des UR dans le hall du plateau technique en attendant l arrivée de l ide référente plan blanc 1. Remplir le document «Evaluation initiale» (EN- URG-PBEval) avec le médecin des Urgences. 2. Transmettre les évaluations initiales au responsable paramédical à son passage 3. Prendre en charge la libération des salles d examen : transfert des personnes vers le services des consultations externes et assurer leur surveillance en attendant les renforts 4. Transfert du registre des entrées et sorties des urgences aux consultations externes Pochette «Plan Blanc», située dans le coffre des urgences, contenant : clés, identifiées par étiquetage l ensemble des fiches réflexes de tous les intervenants Procédure «Organisation du service des Urgences lors d un Plan Blanc» Fiche d évaluation initiale

14 Page 14 / 42 FICHE REFLEXE n 9 : MEDECIN DU TRI TITULAIRE : Médecin désigné par le Coordonnateur Médical LOCALISATION : Hall d entrées des Urgences IDENTIFICATION : Chasuble BLANCHE avec inscription «MEDECIN TRI» MISSION : Assurer le tri, l'enregistrement de l'admission et la répartition des victimes 1. ETRE EN LIAISON PERMANENTE avec le Médecin Coordonnateur. 2. EXAMINER tous les blessés à l entrée. S il n y a pas de poste médical avancé : ETABLIR la catégorisation de la victime (Urgence Absolue, Urgence Relative, personne impliquée ou victime debout.) qu'il note sur la fiche numérotée type PMA. S il y a un poste médical avancé : VERIFIER la catégorisation de la victime (Urgence Absolue, Urgence Relative, personne impliquée ou victime debout.) et la fiche du PMA 3. DEMANDER tous renforts médicaux au Médecin Coordonnateur et lui rendre compte des difficultés rencontrées. 4. Se mettre à la disposition du médecin dès que le tri est achevé. 5. En fin d opération, ETABLIR UN BILAN COMPLET des opérations et le transmettre au Médecin Coordonnateur. Cadre de référence : Cadre de santé tri / affectation Agent administratif Cahier «entrées administratives des victimes d administratives» Plan d installation de la zone d accueil des victimes, plan de circulation dans la zone d accueil des victimes

15 Page 15 / 42 FICHE REFLEXE n 10 : CADRE DE SANTE (ou IDE) TRI ET DE LA ZONE UA TITULAIRE : Cadre de santé OU IDE désigné(e) par le Directeur des Services de Soins ou son représentant LOCALISATION : Sous le préau des Urgences et dans les urgences IDENTIFICATION : Chasuble BLANCHE MISSION : Accueil et participation au tri des victimes et gestion des UA 1. DIRIGER les agents vers la cellule de crise (salle de commissions) 2. SECONDER le médecin du tri dans les différentes phases : Attribuer d'après la catégorisation établie par le médecin trieur : 1 n d entrée type PMA, un bracelet et un carton d une couleur correspondante à la catégorie : rouge = urgence absolue, bleu = urgence relative, jaune = personne impliquée ou victime debout, une pochette contenant le dossier médical. Faire enregistrer le patient par l agent administratif sur le cahier «entrées administratives des victimes d administratives». DIRIGER la victime vers le secteur adapté. S'assurer de l'enregistrement des données administratives sur le registre 'Orientation' de la zone UA par l'agent administratif de la zone de tri S ASSURER de la mise en place en moyens personnels et matériel dans chaque zone d accueil des victimes 3. S'assurer que l'agent administratif établit les bilans horaires des admissions et d'orientation des victimes 4. ETABLIR un bilan critique des événements à la fin de l opération : Personnels affectés : nombre, services. Déroulement du tri Difficultés rencontrées. Médecin référent = Médecin du tri Kit Administratif comprenant les bracelets, cartons, pochettes, dossiers médicaux vierges. Plan d installation de la zone d accueil des victimes et effectif, plan de circulation dans la zone d accueil des victimes Cahier «entrées administratives des victimes d administratives»

16 Page 16 / 42 FICHE REFLEXE n 11 : MEDECIN DES URGENCES ABSOLUES, MEDECIN DES URGENCES RELATIVES TITULAIRE : Médecins désignés par le Coordonnateur Médical LOCALISATION : Urgences Absolues : Service des Urgences Urgences Relatives : Hall du plateau technique IDENTIFICATION : Chasuble BLANCHE avec inscription «MEDECIN» MISSION : Prendre en charge les victimes 9. Etre en liaison permanente avec le Médecin Coordonnateur pour information. 10. Réévaluer l état des patients pour mise en œuvre immédiate du traitement. 11. Orienter les victimes en fonction de leur état de santé : vers les services de soins, le bloc opératoire en liaison avec le cadre de santé du brancardage. vers un autre établissement en liaison avec le médecin de l évacuation : 12. Etablir les demandes d évacuation pour le Médecin Responsable des Evacuations. 13. Tenir informer le cadre de santé du brancardage et de l'hospitalisation de la destination des patients. 14. A la fin de l opération, ETABLIR un bilan critique des événements : date, heure de DEBUT d opération date, heure de FIN d opération Nombre d intervenants : médecins, infirmiers, cadres etc... Nombre de blessés médicalisés, évacués. Difficultés rencontrées. 7. Transmettre le bilan au Médecin Coordonnateur. Cadres de santé référents = Cadre de santé BRANCARDAGE / HOSPITALISATION Plan d orientation des victimes Fiche de demande d évacuation

17 Page 17 / 42 FICHE REFLEXE n 12 : MEDECIN EVACUATION TITULAIRE : le Coordonnateur Médical LOCALISATION : Hall du service des Urgences (zone d accueil des UA) ou hélistation IDENTIFICATION : Chasuble BLEUE avec inscription «MEDECIN EVACUATION» MISSION : Gérer toutes les évacuations 1. Etre en liaison permanente le médecin régulateur du SAMU Centre 15 du Var. 2. Recueillir auprès des Médecins des UA, UR et des PIVD les demandes d évacuation. 3. DETERMINER et DECIDER en accord avec le médecin régulateur du SAMU, de la médicalisation éventuelle des transports, les moyens de transport et la destination des victimes évacuées. Cadre de santé brancardage / hospitalisation Agent administratif de la cellule de crise

18 Page 18 / 42 FICHE REFLEXE n 13 : CADRE DE SANTE (ou IDE) BRANCARDAGE / HOSPITALISATION TITULAIRE : Cadre de santé OU IDE désigné(e) par le Directeur des Services de Soins. LOCALISATION : Mobile, partagée entre le Hall d accueil des Urgences et le Hall des Ascenseurs IDENTIFICATION : Chasuble BLEUE MISSION : Organisation du brancardage et affectation du personnel brancardier en fonction de l'état des victimes. 1. ORGANISER le brancardage et les flux de patients hospitalisés ou évacués. 2. VEILLER à l enregistrement de toutes les victimes sur le cahier «orientation des victimes» ( zones UR PIVD) 3. VERIFIER si les inventaires des valeurs et des bijoux sont présents 4. TENIR LE COMPTE des hospitalisés service par service et des évacuations, en relation avec le représentant de la direction des soins de la cellule de crise. 5. Centralise les bilans horaires des zones UA, UR et PIVD pour les remettre à l'aa de la cellule de crise. 6. FAIRE PROCEDER AU NETTOYAGE des locaux pendant et après le déroulement des opérations. 7. ETABLIR à la fin de l opération un BILAN. Taux d occupation des chambres des soins intensifs du Bloc opératoire Médecin référent = Médecin des zones UA / UR Plan d installation de la zone d accueil et effectifs Plan de circulation dans la zone d accueil des victimes Plan d orientation des victimes

19 Page 19 / 42 FICHE REFLEXE n 14 : PERSONNEL SOIGNANT DES ZONES DE SOINS UA UR ET PIVD TITULAIRE : IDE et AS désignés(es) par le Directeur des Services de Soins. LOCALISATION : Zone plan blanc IDENTIFICATION : MISSION : Administration des soins aux victimes 1. Effectuer les soins d'urgence sur prescription du médecin de la zone en fonction de 2. Veiller à la traçabilité des soins effectués 3. Référer au médecin de la zone UR tout problème médical 4. Veiller à la traçabilité de l'orientation des victimes Médecin référent = Médecin des zones UA / UR Plan d installation de la zone d accueil et effectifs Plan de circulation dans la zone d accueil des victimes Plan d orientation des victimes

20 Page 20 / 42 FICHE REFLEXE n 15 : PSYCHOLOGUE, INFIRMIER PSYCHIATRIQUE TITULAIRE : Psychologue, Infirmier psychiatrique, Médecins, Assistante Sociale LOCALISATION : Salle de réunion de la villa IDENTIFICATION : / MISSION : Accueillir les familles des victimes, rassurer, informer. 1. Mettre tout en oeuvre pour rassurer ou soutenir les familles 2. Faire attendre les familles jusqu à ce que le Coordonnateur Médical puisse communiquer des informations 3. Mettre à leur disposition des moyens de communication (téléphone, fax). Numéros de téléphone : Psychologue : 3073 ou *3821 Infirmière psy : 7103 ou 3912 Assistante Sociale : 6769 ou 4621 ou 4622 ou 4623 Salle de réunion de la villa : 4617

21 Page 21 / 42 S DES PERSONNELS DES SERVICES DE SOINS ET MEDICO-TECHNIQUES

22 Page 22 / 42 FICHE REFLEXE n 16 : AGENTS DES SERVICES D HOSPITALISATION TITULAIRE : Médecins, Cadres Infirmiers et IDE des services de soins LOCALISATION : Service de soins MISSION : Organisation du service pour prendre en charge les victimes du Plan blanc 1. Dès la réception de l alerte, APPELER les médecins du service et le cadre infirmier s ils sont présents dans l établissement. 2. RECENSER le nombre d agents présents, le nombre de lits disponibles. 3. REMPLIR la fiche «évaluation initiale» et la remettre au représentant de la Direction des Services de Soins à la Cellule de crise (Salle de Commissions). (Pour les agents de la source uniquement : faxer le document à la cellule de crise) 4. DIFFERER les admissions programmées. 5. REALISER les mutations et les transferts sur ordre du médecin coordonnateur. 6. REALISER les soins prioritaires et limiter les examens non urgents auprès des personnes hospitalisées. 7. S ORGANISER pour accueillir les victimes. Fiche d évaluation initiale NE PAS APPELER VOUS MEME LE PERSONNEL SUPPLEMENTAIRE LA CELLULE DE CRISE LE GERERA

23 Page 23 / 42 FICHE REFLEXE n 17 : PERSONNEL AFFECTE AUX CONSULTATIONS EXTERNES TITULAIRE : Médecins, IDE, AS LOCALISATION : Consultations externes MISSION : Organisation du service pour prendre en charge les urgences en dehors du Plan blanc 1. Dès la réception de l alerte, ARRETER les consultations en cours et reporter celles de la journée. 2. RECENSER le nombre d agents présents. 3. REMPLIR la fiche «évaluation initiale» et la remettre au représentant de la Direction des Services de Soins à la Cellule de crise (Salle de Commissions). 4. AMENAGER 5 bureaux en salles d'examens (le service technique livre 3 brancards catastrophe avec portoirs) 5. ACCUEILLIR les patients présents aux urgences lors du déclenchement du Plan Blanc et qui sont en cours de prise en charge. 6. ACCUEILLIR les personnes qui se présentent en urgence en dehors du plan blanc et inscrire les passages des patients sur le registre des entrées des urgences 7. REALISER les soins prioritaires et limiter les examens non urgents. Fiche d évaluation initiale Registre des entrées et sorties des urgences.

24 Page 24 / 42 FICHE REFLEXE n 18 : AGENTS DU BLOC OPERATOIRE TITULAIRE : Coordonnateur du bloc Opératoire, Cadre de santé du Bloc Opératoire, Président du conseil de Bloc Opératoire, le personnel soignant d astreinte (IADE, IBODE, aide opératoire) LOCALISATION : Bloc Opératoire MISSION : Organisation du Bloc Opératoire pour accueillir les victimes du Plan blanc. PENDANT LES HEURES OUVRABLES 1. Arrêter le programme opératoire. 2. Libérer les salles d opération et nettoyage des salles. 3. Mobiliser le personnel présent 4. Assurer le déchocage des urgences hors plan blanc dans 1 lit de la SSPI. HORS LES HEURES OUVRABLES : l IADE et l IBODE d astreinte ouvrent le Bloc Opératoire : ouverture des salles d opération ouverture de la salle de surveillance post interventionnelle. Assurer le déchocage des urgences hors plan blanc dans 1 lit de la SSPI hors intervention en cours. Fiche d évaluation initiale

25 Page 25 / 42 FICHE REFLEXE n 19 : AGENTS DE LA PHARMACIE TITULAIRE : Pharmacien et préparateurs en pharmacie LOCALISATION : PHARMACIE MISSION : ASSURER LA DISTRIBUTION DES SPECIALITES PHARMACEUTIQUES, DES FLUIDES MEDICAUX, DES DISPOSITIFS MEDICAUX. de 8 Heures à 17 heures 1. Prévenir le Pharmacien et le cadre de santé 2. RECENSER le personnel présent. 3. Assurer l approvisionnement de la zone d accueil des urgences relatives en bouteilles d oxygène (quantité nécessaire= 10 bouteilles de 5l), en relation avec le Cadre de Santé BRANCARDAGE / HOSPITALISATION 4. RÉAPPROVISIONNER la zone d accueil des victimes en produits pharmaceutiques Hors heures ouvrables 1. RAPPELER une pharmacienne d astreinte 2. RAPPELER une préparateur en pharmacie 3. Assurer l approvisionnement de la zone d accueil des urgences relatives en bouteilles d oxygène (quantité nécessaire= 10 bouteilles de 5l), en relation avec le Cadre de Santé BRANCARDAGE / HOSPITALISATION 4. RÉAPPROVISIONNER la zone d accueil des victimes en produits pharmaceutiques Fiche d évaluation initiale

26 Page 26 / 42 FICHE REFLEXE n 20 : AGENTS DU SERVICE D IMAGERIES MEDICALES TITULAIRE : Radiologues, manipulateurs radiologue LOCALISATION : SERVICE D IMAGERIES MEDICALES MISSION : ASSURER LES EXAMENS RADIOLOGIQUES : des victimes du Plan Blanc des urgences des services d hospitalisation des urgences hors Plan blanc. 1. PREVENIR le Radiologue et le cadre de santé 2. RECENSER le personnel présent. 3. LIBERER les salles d examens radiologiques et la salle d attente 4. ARRETER l activité programmée 5. REPONDRE aux besoins radiologiques 6. Pendant les heures non ouvrables, le Radiologue gère ses besoins en personnel Fiche d évaluation initiale

27 Page 27 / 42 FICHE REFLEXE n 21 : AGENTS DU LABORATOIRE TITULAIRE : Biologiste ou technicienne de Laboratoire LOCALISATION : LABORATOIRE MISSION : ASSURER LA PRISE EN CHARGE DES BILANS ET LA GESTION DU DEPOT DE SANG 1. PREVENIR le Biologiste et le cadre de santé 2. RECENSER le personnel présent. 3. PREVENIR l établissement français du sang. 4. ARRETER la bactériologie 5. LIMITER l activité : Priorité aux urgences vitales du plan blanc 6. ASSURER la distribution des produits sanguins labiles 7. Pendant les heures non ouvrables, le biologiste gère ses besoins en personnel Fiche d évaluation initiale

28 Page 28 / 42 FICHE REFLEXE n 22 : AGENTS DE LA STERILISATION TITULAIRE : Aide-soignante de la stérilisation LOCALISATION : Stérilisation centrale MISSION : Assurer la désinfection et la décontamination des dispositifs médicaux 1. APPROVISIONNER, à la demande, le bloc opératoire, les zones de prise en charge des UA et UR en dispositifs médicaux stériles, les consultations externes qui réceptionnent les urgences hors plan blanc et les services de soins. 2. DÉSINFECTER et DÉCONTAMINER les dispositifs médicaux utilisés.

29 Page 29 / 42 S DES PERSONNELS ADMINISTRATIFS, TECHNIQUE ET LOGISTIQUES

30 Page 30 / 42 FICHE REFLEXE n 23 : AGENT DU STANDARD TITULAIRES : les agents du Standard MISSION : Diffuser l information du déclenchement du Plan Blanc sur ordre du Directeur ou de l administrateur de garde. Message à passer sans autre commentaire : «DECLENCHEMENT DU PLAN BLANC» 1. Déclenchement Plan Blanc hors des heures ouvrables (entre 18h et 8h, les week-end et jours fériés) : APPELER : le personnel de garde du Service Technique et informaticien les autres personnels de garde et d'astreinte : médecins anesthésistes, chirurgiens, infirmiers anesthésistes, infirmiers du bloc opératoire, radiologue et manipulateurs, biologiste et technicienne de laboratoire. pendant les heures ouvrables (entre 8h et 18h) : APPELER le Service Technique et informatique Se mettre à la disposition du médecin coordonnateur pour la diffusion du message d'alerte 2. Passer tous les appels concernant le Plan Blanc à la Cellule de Crise opérationnelle, à la salle de commission, poste 6774 NE DONNER AUCUN RENSEIGNEMENT, NI VERBAL, NI TELEPHONIQUE Répertoire téléphonique du personnel, dans la pochette de l Administrateur de garde Tableaux de garde sur intranet

31 Page 31 / 42 FICHE REFLEXE n 24 : AGENTS ADMINISTRATIFS AFFECTES AU TRI ET A L ACCUEIL DES VICTIMES TITULAIRE : Agent administratif LOCALISATION : zone de tri et zones d accueil des victimes du Plan Blanc. IDENTIFICATION : Blouse blanche MISSION : Accueil administratif des victimes du Plan Blanc. 1. ENREGISTRER les données administratives des victimes sur les cahier «Entrée Administrative des victimes». 2. ENREGISTRER les données administratives des victimes sur les cahier «Orientation des victimes» de la zone UA. 3. RÉALISER les inventaires des effets et valeurs des victimes de la zone UA. Cahier «Entrées Administratives des victimes» Cahier «Orientation des victimes» Plan d installation de la zone d accueil des victimes et effectif Fiches Inventaires Référents au TRI : le Cadre de TRI

32 Page 32 / 42 FICHE REFLEXE n 25 : AGENTS ADMINISTRATIFS AFFECTES A L ACCUEIL DES VICTIMES AUX UR ET AUX PIVD TITULAIRE : Agent administratif LOCALISATION : zones d accueil des victimes du Plan Blanc (hall du plateau technique et salle d'attente de la radio) IDENTIFICATION : Blouse blanche MISSION : Accueil administratif des victimes du Plan Blanc. 1. ENREGISTRER les données administratives des victimes sur les cahier «Orientation des victimes» de la zone UR et PIVD 2. RÉALISER les inventaires des effets et valeurs des victimes souhaitant faire des dépôts au coffre. Cahier «Orientation des victimes» Plan d installation de la zone d accueil des victimes et effectif Fiches Inventaires Référent ACCUEIL : le cadre de Brancardage

33 Page 33 / 42 FICHE REFLEXE n 26 : AGENT ADMINISTRATIF DES CONSULTATIONS EXTERNES TITULAIRE : Agents du Bureau des Entrées LOCALISATION : Accueil des Consultations externes MISSION : Accueil et enregistrement des urgences en dehors du Plan blanc 1. ACCUEILLIR les personnes se présentant pour une urgence hors plan blanc 2. PROCÉDER à l'enregistrement informatique (sur l'application Hexagone) des personnes se présentant pour une urgence hors plan blanc Bureau graphique des Urgences sur les postes informatique des agents du Bureau des Entrées des Consultations Externes

34 Page 34 / 42 FICHE REFLEXE n 27 : AGENT AFFECTE A LA CELLULE DE CRISE TITULAIRE : 1 Agent administratif LOCALISATION : Salle des commisssions MISSION : Assister les membres de la cellule de crise 1. RASSEMBLER toutes les informations nécessaires à la réalisation du bilan horaire 2. ETABLIR les bilans horaires en collaboration avec les membres de la cellule de crise 3. ASSURER le secrétariat du débriefing

35 Page 35 / 42 FICHE REFLEXE n 28 : AGENT AFFECTE A LA PRESSE TITULAIRE : 1 Agent administratif LOCALISATION : Salle de réunion à l'entrée (la loge) MISSION : Prendre en charge les représentants de la presse et des médias 1. ACCUEILLIR les représentants de la presse et des médias 2. Les FAIRE ATTENDRE jusqu'à ce que le directeur ou son représentant puisse communiquer des informations

36 Page 36 / 42 FICHE REFLEXE n 29 : AGENT DU SERVICE TECHNIQUE INSTALLATION DU PLAN BLANC TITULAIRE : Agent Technique de garde LOCALISATION : Tous points de la zone d intervention MISSION : ASSURER LA MISE EN PLACE DU CENTRE D ACCUEIL 1. APPELER le Responsable du Service Technique et 2 agents de renfort 2. PRENDRE possession des plans et consignes dans l armoire prévue à cet effet située dans le service technique 3. EQUIPER la salle des commissions des 3 tableaux effaçables qui récapitulent l'effectif en personnel, les lits disponibles et le nombre de victimes prises en charge. 4. RECUPERER le matériel dans le local «Plan Blanc» au sous-sol pour l acheminer dans le hall du plateau technique. Prendre en premier : Lot Polyvalent de 1 ère Urgence : kit administratif, pharmacie mobile, malle de 1 ère urgence, brancard de catastrophe, portoir de brancard, couvertures. Prendre sur demande seulement d un responsable médical ou paramédical : Lot de Renfort P.S.M. : les 8 malles, brancards militaires (stockés à La Source), couverture en ballots, porte brancard voiturette. 5. ACHEMINER 3 brancards de catastrophe avec leur portoir de brancard aux Consultations Externes 6. ASSURER un fléchage et une organisation à l intérieur comme à l extérieur des locaux hospitaliers pour assurer un sens de circulation (voir plan n 2 ci-joint). 7. OUVRIR le sas d'entrée de l'hôpital. 8. DEBARRASSER tout type de matériel qui risquerait de nuire à l acheminement vers les zones de soins. 9. OUVRIR le grand portail côté parking. 10. ORGANISER le service d orientation et le stationnement à partir de la loge : 1 agent. 11. ECLAIRER l héliport. (Transport héliporté, se référer à la note de service) 12. Eventuellement METTRE A DISPOSITION les véhicules des Services Techniques. 13. SE TENIR À LA DISPOSITION de la Cellule de Crise. Plan de masse Plan d installation de la zone d accueil

37 Page 37 / 42 FICHE REFLEXE n 30 : RESPONSABLE TECHNIQUE ET SECURITE TITULAIRE : Responsable technique et sécurité LOCALISATION : Tous points de la zone d intervention MISSION : SUPERVISE LA MISE EN PLACE DU DISPOSITIF PLAN BLANC (installation de la zone d'accueil, signalétique interne et externe, sécurité et circulation dans l'enceinte de l'établissement) 1. SUPERVISER et aider à l'installation du dispositif plan blanc. 2. AFFECTER le personnel aux postes sécurité-circulation et leur remettre leur fiche réflexe. 3. SUPERVISER et COORDONNER les postes sécurité-circulation 4. SE METTRE À LA DISPOSITION de la cellule de crise Talkie Walkie Plan de masse Plan d installation de la zone d accueil Règles d'accès et de circulation pendant le déroulement du plan blanc Représentation des sens de circulation dans l'enceinte de l'hôpital pendant le déroulement du plan blanc

38 Page 38 / 42 FICHE REFLEXE n 31 : AGENTS SECURITE ET CIRCULATION TITULAIRE : Agent Technique ou administratif LOCALISATION : 2 agents à la porte d'entrée principale 1 agent à l'entrée côté hôpital du parking «visiteur» 1 agent à l'entrée «livraison» 1 agent entre l'entrée côté hôpital du parking «visiteur» et l'entrée «livraison» IDENTIFICATION : Brassards SECURITE MISSION : ASSURER LA SECURITE AUX ENTREES ET DANS L'ENCEINTE DE L'HOPITAL 1. SE POSITIONNER au poste sélectionné par le représentant de la direction des services économiques et logistiques. 2. INTERDIRE l'accès à l'hôpital sauf : - aux pompiers et secours - aux ambulances - aux urgences hors plan blanc - aux officiels (maire, préfet,...) 3. VEILLER au respect des sens de circulation dans l'enceinte de l'établissement (cf. Règles d'accès et de circulation pendant le déroulement du plan blanc) Talkie walkies Règles d'accès et de circulation pendant le déroulement du plan blanc Représentation des sens de circulation dans l'enceinte de l'hôpital pendant le déroulement du plan blanc

39 Page 39 / 42 FICHE REFLEXE n 32 : RESPONSABLE CUISINE ET MAGASIN TITULAIRE : Responsable cuisine et magasin LOCALISATION : Cuisine MISSION : Organisation de la cuisine pour assurer les repas issus des personnes hospitalisées et du plan blanc Relatives à la cuisine 1. RAPELER le personnel nécessaire (2 cuisiniers et 2 femmes de service). 2. ENVOYER les consignes au personnel (cf. Fiches techniques de collations et repas lors d'un plan blanc). 3. A l'issue du plan blanc, RÉALISER LE BILAN des ressources employées (nombre de repas servis, durée de réquisition du personnel,...) Relatives au magasin et aux approvisionnement Approvisionnement, à la demande, en matériel nécessaire à la restauration et au nettoiement. Fiches techniques de collations et repas lors d'un plan blanc

40 Page 40 / 42 FICHE REFLEXE n 33 : DIÉTÉTICIENNE TITULAIRE : Diététicienne ou aide hôtelière LOCALISATION : Cuisine, services de soins et zone d'accueil du plan blanc MISSION : Evaluation du nombre de collations et de repas à distribuer dans l'ensemble de l'établissement 4. EVALUER le nombre de collations / repas à servir aux victimes du plan blanc. 5. AJUSTER le nombre de repas à servir aux patients hospitalisés. 6. AIDER à la préparation et à la distribution des collations. 7. PREVOIR collations pour les familles et les impliqués

41 Page 41 / 42 FICHE REFLEXE n 34 : AGENT DE LA LINGERIE TITULAIRE : Agent de la lingerie LOCALISATION : Lingerie MISSION : Approvisionner à la demande les service ayant besoin de linge D'après les stocks de linge disponible, répondre autant que possible aux demandes des agents.

42 Page 42 / 42 FICHE REFLEXE n 35 : INFORMATICIEN TITULAIRE : Informaticien LOCALISATION : Service informatique MISSION : Garantir le bon fonctionnement des liaisons informatiques et téléphoniques 1. S'ASSURER que les liaisons informatiques et téléphoniques fonctionnent. 2. DÉPANNER les utilisateurs si besoin.