L entretien professionnel obligatoire

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1 L entretien professionnel obligatoire Levier de performance, outil RH pour une meilleure GPEC, élément essentiel de la mobilité, l entretien professionnel devient obligatoire pour toutes les entreprises janvier 2016

2 Enjeux, objectifs et réglementation Pourquoi? Accompagner le collaborateur dans son parcours professionnel Identifier ses besoins en formation et par là même répondre aussi aux besoins de l entreprise Attention : des sanctions sont prévues en cas de défaillance de l entreprise! Informations légales : Employabilité du collaborateur maintenue et/ou développée GPEC efficace Plan de formation anticipé et optimisé Pour qui? Tous les salariés et ce, quelle que soit la taille de l entreprise. Pour quand? Avant le 8 mars 2016, chaque collaborateur devra avoir eu un entretien professionnel Obligatoire tous les 2 ans Obligatoire après une période d interruption (congé maternité ) Bilan tous les 6 ans validant un suivi et des actions (formation suivie, validation d acquis, évolution professionnelle ). Comment? L entretien peut être mené par un RH, un manager ou être externalisé L entretien professionnel ne constitue PAS une évaluation du travail du collaborateur L entretien doit être suivi d un compte rendu écrit avec copie remise au collaborateur N hésitez pas à contacter votre OPCA qui pourra vous guider et vous proposer des outils pour mener à bien ces entretiens. De même, pensez à la formation des personnes qui seront amenées à conduire ces entretiens : Conduire l entretien professionnel, 2 jours l entretien professionnel p 2

3 Etape 1 - Préparation Documents préparatoires à l entretien Un document préparatoire à l entretien doit être remis au collaborateur 3 semaines avant l entretien. Ce document indispensable au collaborateur qui doit réfléchir à son projet professionnel. Il doit contenir les éléments suivants : Type d entretien Personne en charge de l entretien Informations collaborateur Bilan de la période écoulée (formations suivies, certifications acquises, bilan de compétences, actions et missions confiées ) Evolution professionnelle Et pour la personne en charge de l entretien, il est important de se préparer aussi et de se familiariser avec les supports suivants : Fiches métier Référentiels compétences Dispositifs d orientation professionnelle Passeport orientation et formation Grille pour l entretien La grille de l entretien reprend les éléments renseignés du document préparatoire (voir plus haut) en détaillant la partie «Evolution professionnelle» et en ajoutant une partie «Actions à envisager». Evolution professionnelle : projet d évolution, motivations, atouts et points de vigilance Actions à envisager : actions de formation, actions aboutissant à une certification, mobilité, CEP*, bilan de compétences *Conseil en Evolution Professionnelle Ce document sera signé par les 2 parties, fait en double exemplaire dont un remis au collaborateur. Pour la personne en charge de l entretien, bien utiliser : Fiches de suivi Tableaux de bord GPEC l entretien professionnel p 3

4 Etape 2 - Entretien Pour tous les types d entretiens, il est nécessaire de savoir écouter, s adapter, structurer chaque étape en vue de les conduire efficacement et d acquérir des techniques de questionnement propices à un recueil d informations pertinentes. Pour ce faire, la personne en charge de l entretien professionnel peut développer les savoir-faire suivants : Ecoute active Accroître son efficacité relationnelle dans les situations de communication Comprendre les bases de l écoute active Observer et choisir les canaux de communication adaptés Se synchroniser avec son interlocuteur Utiliser les outils de l écoute active pour ses entretiens professionnels Techniques de questionnement Savoir différencier question et affirmation. Se préparer à questionner et à recevoir les réponses. Questionner pour ouvrir et entretenir le dialogue. Obtenir une information précise en posant les bonnes questions au bon moment. Gérer les questions délicates qui impactent la qualité de la relation. Techniques comportementales en entretien Se fixer un objectif clair, concret et adapté. Déterminer le bon moment pour faire une proposition. Organiser ses idées et hiérarchiser les arguments. Elaborer un plan, savoir à quels concepts le collaborateur sera le plus réceptif. Formuler des demandes d amélioration accompagnées d un plan d action. Pour la personne en charge de l entretien, ces savoir-faire amélioreront en parallèle : Son éventuel management d équipe Sa communication professionnelle Son efficacité relationnelle Communication RH En dehors de la remise du document obligatoire avant et après l entretien, c est l occasion pour la fonction RH de travailler sa communication interne RH en informant l ensemble des collaborateurs de la campagne d entretiens, de ses intérêts et de son potentiel. l entretien professionnel p 4

5 Etape 3 - Suivi Etat récapitulatif (avant le 8 mars 2020) Tous les 6 ans, l entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux permet de vérifier que le salarié a effectivement bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des six dernières années. A quoi sert-il? Il permet de s assurer qu au cours de ces six dernières années, le collaborateur a : suivi au moins une action de formation, acquis un des éléments de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel...) par la formation ou par une validation des acquis de l expérience (VAE), et bénéficié d une progression salariale ou professionnelle. Un compte rendu de l état des lieux est alors rédigé durant cet entretien et une copie est remise au salarié. Dans les entreprises d au minimum 50 salariés, si le salarié n a pas bénéficié au cours des six dernières années des entretiens professionnels prévus et d au moins deux des trois actions prévues (action de formation, certification ou VAE, progression), son compte personnel de formation (CPF) est crédité à hauteur de : 100 heures s il travaille à temps plein ou 130 heures s il travaille à temps partiel POUR ALLER PLUS LOIN Support entretien professionnel CPF CEP Vidéo pédagogique par Nathalie Olivier, spécialiste RH Nos formations associées - Comprendre et appliquer la Réforme de la formation professionnelle - Conduire avec efficacité les principaux entretiens RH - Le 360 : s évaluer et progresser dans son management - Maîtriser les démarches et outils d orientation professionnelle - Conduire l entretien professionnel - Réussir vos entretiens d évaluation >> RDV sur pour en savoir plus l entretien professionnel p 5