Manuel DELISprint pour la Suisse

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1 Manuel DELISprint pour la Suisse Version 1.0 _ After Sales, DPD (Suisse) SA, Buchs ZH

2 Table des matières 1 Introduction Installation pour utilisateur isolé Ouverture du fichier de configuration pendant l installation Ouverture du fichier de configuration dans la version Demo Installation en réseau Répertoire d installation Profils d utilisateurs Configuration des imprimantes Importation du carnet d adresses Saisie des étiquettes à code barres Clôture de fin de journée Version utilisateur isolé Version en réseau Support technique Annexe: Polycopié DELISprint...13 After Sales Manuel DELISprint pour la Suisse (FR) Page 2 sur 13

3 Modifications par rapport à la version précédente Paragraphes ayant été modifiés dans la présente version: Version 1.0 _ After Sales Manuel DELISprint pour la Suisse (FR) Page 3 sur 13

4 1 Introduction Le logiciel d impression d étiquettes à code barres DELISprint a été conçu afin de simplifier la procédure d envoi de colis. Avec DELISprint, créer des étiquettes est un jeu d enfant. 2 Installation pour utilisateur isolé Lancez l installation de DELISprint en cliquant sur le fichier «DELISprint_Setup.exe» et en sélectionnant «Utilisateur isolé» comme type d installation. Remarque: il faut installer la version utilisateur isolé avant d installer la version en réseau. Veuillez vous reporter au paragraphe 3 pour les indications relatives à l installation en réseau. Cliquez sur «Suivant» jusqu à ce que le programme vous demande le fichier de configuration puis vous passer au paragraphe Ouverture du fichier de configuration pendant l installation Le IT Businessdesk de DPD vous envoie un fichier de configuration ayant une extension en KNF: DPDKonf_XXXX_XXXXXX_XXX.KNF Enregistrez ce fichier sur votre ordinateur, dans le même répertoire que celui d où vous avez lancé l installation de DELISprint. Lorsque le programme a besoin du fichier de configuration pour continuer, ouvrez le répertoire dans lequel vous l avez enregistré et sélectionnez-le pour terminer l installation. After Sales Manuel DELISprint pour la Suisse (FR) Page 4 sur 13

5 2.2 Ouverture du fichier de configuration dans la version Demo Le IT Businessdesk de DPD vous envoie un fichier de configuration ayant une extension en KNF: DPDKonf_XXXX_XXXXXX_XXX.KNF Enregistrez ce fichier sur votre ordinateur, dans le même répertoire que celui dans lequel vous avez enregistré la version Demo de DELISprint. Pour importer le fichier de configuration, cliquez sur «Configuration - Lire le fichier de configuration» dans le menu. Lorsque le programme a besoin du fichier de configuration pour continuer, ouvrez le répertoire dans lequel vous l avez enregistré et sélectionnez-le pour terminer l installation. 3 Installation en réseau Vous devez toujours commencer par installer la version de DELISprint pour utilisateur isolé. Veuillez vous reporter au paragraphe 2 pour les indications nécessaires. La configuration en réseau permet à plusieurs utilisateurs d utiliser le programme simultanément. Si le IT Businessdesk de DPD vous a envoyé un fichier de configuration en réseau pour DELISprint, vous devrez saisir un mot de passe pour vous connecter en tant qu administrateur à l ouverture de DELISprint. Le mot de passe administrateur de DELISprint est «secret». 3.1 Répertoire d installation Le programme s installe par défaut dans les répertoires suivants: Windows XP et Windows 7 32 bits C:\Programme\DELISprint\ Windows 7 64 bits C:\DPD\ After Sales Manuel DELISprint pour la Suisse (FR) Page 5 sur 13

6 L installation entraîne la création des sous-répertoires suivants: \Exemple \Données \Import \Configuration \Outils Pour que plusieurs utilisateurs puissent travailler simultanément avec DELISprint, il faut que les sous-répertoires «Données» et «Configuration» soient stockés dans un répertoire accessible à tous les utilisateurs. Ceux-ci doivent également disposer du droit de lecture et d écriture dans les répertoires concernés. Remarque: l utilisation simultanée de DELISprint par plusieurs collaborateurs n est recommandée qu à partir d un réseau ayant une vitesse d au moins 100 Mb/s! Ouvrez ensuite le fichier «DelisPrint.ini» dans le répertoire d installation. À la ligne 6, modifiez la valeur du «DBPath» en indiquant le nouveau chemin d accès. 3.2 Profils d utilisateurs Le mot de passe administrateur de DELISprint est «secret». La version en réseau prévoit trois profils: Opérateur de saise Gestionn de fin de journée Track & Trace Profil «saisie»: permet de créer et d imprimer les étiquettes à code barres qui doivent ensuite être transmises à la personne en charge de la clôture des envois. Profil «clôture de fin de journée»: permet de créer et d imprimer les étiquettes à code barres et autorise à faire la clôture de fin de journée. Profil «Track & Trace»: sert à assurer le suivi des colis dans l historique des colis et à consulter les documents de livraison. After Sales Manuel DELISprint pour la Suisse (FR) Page 6 sur 13

7 4 Configuration des imprimantes En cliquant sur «Configuration Configuration» «Configuration de l imprimante» dans le menu, vous pouvez modifiez les paramètres d impression. L imprimante qui apparaît est l imprimante définie par défaut dans Windows. Vous avez aussi bien la possibilité de sélectionner l imprimante pour les étiquettes que l imprimante pour les rapports. Sélectionnez aussi le format d étiquettes: A4 (4 étiquettes par page) ou 98x150 mm (1 étiquette par page). 5 Importation du carnet d adresses Pour importer des données dans le carnet d adresses DELISprint, les adresses doivent avoir été créées sous la forme d un fichier Excel CSV et avoir été formatées correctement. Remarque: les adresses doivent avoir été créées sous la forme d un fichier CSV pour être importées. Pour gérer des adresses, cliquez sur «Données Adresses». Vous pouvez ensuite importer les adresses en cliquant sur «Ensemble des données Importer». After Sales Manuel DELISprint pour la Suisse (FR) Page 7 sur 13

8 Vous pouvez créer un nouveau format de données et l adapter à votre exportation. Sélectionnez le nom d un format et indiquez dans le champ «Configuration» les nom, adresse 1, pays, NPA, localité, etc. de votre document CSV. Vous pouvez intégrer seulement les colonnes du fichier CSV que vous avez besoin d importer. Pour les colonnes inutiles sélectionnez «Indéfini». Une fois les modifications prises en compte, terminez en cliquant sur «OK» pour démarrer l importation. Sélectionnez le répertoire dans lequel vous avez enregistré le fichier CSV puis cliquez sur le fichier correspondant. After Sales Manuel DELISprint pour la Suisse (FR) Page 8 sur 13

9 Les données sont ensuite vérifiées. Les données incomplètes ou ne pouvant être traitées par DELISprint s affichent dans un rapport d erreurs. Vous pouvez alors demander au programme d importer toutes les données qui sont correctes ou d interrompre l importation pour pouvoir modifier les données du fichier CSV. 6 Saisie des étiquettes à code barres Dans la barre de menu, cliquez sur «Nouveau» pour créer une nouvelle étiquette à code barres. Cherchez les données du destinataire dans le carnet d adresses que vous avez créé ou saisissez manuellement l adresse du destinataire. Sélectionnez la formule d envoi du colis. Vous pouvez ensuite enregistrer l étiquette ou l imprimer directement. L étiquette ainsi créée s affiche alors dans la liste des commandes. Dans la liste des commandes, vous pouvez à nouveau avoir accès à vos envois en cliquant sur la ligne concernée avec le bouton droit de la souris. After Sales Manuel DELISprint pour la Suisse (FR) Page 9 sur 13

10 7 Clôture de fin de journée En clôturant les envois, vous générez un récapitulatif de tous les colis saisis dans la liste des commandes. Cette clôture générée automatiquement par DELISprint vous permet de sauvegarder vos données et de transférer la responsabilité des colis au chauffeur-livreur de DPD. Les données sont transférées à DPD pendant leur impression, ce qui permet à DPD de disposer de toutes les informations nécessaires à l acheminement des colis (adresse, informations sur les colis). 7.1 Version utilisateur isolé Une fois tous les colis correctement saisis dans DELISprint, cliquez sur «Fermer». Sélectionnez maintenant les documents que vous souhaitez imprimer. En général, il s agit seulement de la «liste normale + Remboursements». Confirmez en cliquant sur «OK» pour lancer la clôture. Si vous souhaitez imprimer le journal récapitulant l ensemble des colis saisis, répartis par formule d envoi, sélectionnez également «Impression du journal». Si DPD doit se charger des formalités douanières pour certains colis devant être acheminés à l étranger, sélectionnez en plus «Impression de la liste Export Handling». After Sales Manuel DELISprint pour la Suisse (FR) Page 10 sur 13

11 7.2 Version en réseau Une fois tous les colis correctement saisis dans DELISprint, cliquez sur «Bloquer impr.». Tous les colis saisis dans la liste des commandes apparaîtront alors en vert, ce qui signifie que les expéditions sont prêtes pour la clôture de fin de journée par la personne en charge de cette clôture. Remarque: chaque utilisateur de DELISprint ayant saisi des expéditions doit effectuer ce transfert! Toutes les données d envoi saisies sont ainsi transmises à la personne en charge de la clôture de fin de journée. Une fois toutes les données d envoi saisies puis transmises, l utilisateur ouvre une nouvelle session en se connectant avec le profil «personne en charge de la clôture de fin de journée». Remarque: veuillez vous reporter au paragraphe 3.2 pour de plus amples informations sur les profils d utilisateurs de DELISprint. L utilisateur en charge de la clôture de fin de journée voit la liste de tous les colis et de tous les utilisateurs dans sa liste des commandes. Cliquez maintenant sur «Fermer». After Sales Manuel DELISprint pour la Suisse (FR) Page 11 sur 13

12 Sélectionnez maintenant les documents que vous souhaitez imprimer. En général, il s agit seulement de la «liste normale + Remboursements». Confirmez en cliquant sur «OK» pour lancer la clôture. Si vous souhaitez imprimer le journal récapitulant l ensemble des colis saisis, répartis par formule d envoi, sélectionnez également «Impression du journal». Si DPD doit se charger des formalités douanières pour certains colis devant être acheminés à l étranger, sélectionnez en plus «Impression de la liste Export Handling». 8 Support technique Veuillez vous adresser à l IT Businessdesk de DPD pour toute question sur DELISprint ou en cas de problèmes techniques. Horaires d assistance: du lundi au vendredi de 9 h à 17 h Hotline: businessdesk@dpd.ch After Sales Manuel DELISprint pour la Suisse (FR) Page 12 sur 13

13 9 Annexe: Polycopié DELISprint Ce diagramme récapitule les principales fonctions de DELISprint. Imprimez-le et découpez-le en suivant les pointillés. After Sales Manuel DELISprint pour la Suisse (FR) Page 13 sur 13