Application des outils Lean et Six- Sigma dans le cadre d un laboratoire central automatisé

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1 Application des outils Lean et Six- Sigma dans le cadre d un laboratoire central automatisé Ph. Biol. Catherine Fillée Prof. Marianne Philippe 1

2 Choix du projet Projet en 2 parties : Etude de l impact du lead time du laboratoire dans le processus de prise en charge des patients dans un centre de traitement ambulatoire. CTA : Impact importante des dysfonctionnements au sein du laboratoire dans la prise en charge globale du patient 2 filières du laboratoire impliquées : biochimie hématologie Value stream mapping sur un scope défini : échantillons urgents processés 24h/24 au laboratoire central automatisé Scope élargi au laboratoire : biochimie hématologie coagulation marqueurs cardiaques Analyse globale du flux (préanalytique analytique postanalytique) 2

3 Projet Lean : Première phase Conclusions Importance du préanalytique dans le lead time global du laboratoire: Hématologie : phase préanalytique = 94 % du processus Biochimie : phase préanalytique = 70 % du processus Amélioration Aide d un sweeper pour collecter les échantillons de biochimie One piece flow versus batch flow 3

4 Proposition d amélioration avec le sweeper As-Is : «Batch» To be : Pull 4

5 Proposition d amélioration avec le sweeper Comparison before/after improvement 100,0 TAT p < 0,001 Before optimisation After optimisation 80,0 Preanalytical Step p < 0,001 60,0 minutes Analytical step 40,0 Collect Centrifugation NS 20,0 p < 0,001 p < 0,001 Sorting p < 0,001 NS 5 0,0 T421/T422 T422/T424 T424/T426 T426/T427 T427/T429 T421/T427 T421/T429

6 Value stream mapping des échantillons urgents au sein du laboratoire central automatisé 6

7 Projet et objectifs Projet : Optimisation des flux d échantillons urgents (biochimie, marqueurs cardiaques, COFO et hémostase) de la phase pré-analytique à la validation du résultat. Scope : Réduire les TAT des demandes d analyses urgentes (analyse approfondie du pré-analytique des échantillons des 4 filières). Objectifs et KPI (Key performance indicator) : Atteindre un TAT (de la réception des cartouches de pneumatique à la mise à disposition du résultat dans Medical Explorer) de : TAT Biochimie (indicateur : potassium) : P90 de 85* min à < 45 min TAT Marqueurs cardiaques (indicateur : troponine) : P90 de 63* min à < 45 min TAT COFO (indicateur : hémoglobine) : P90 de 32* min à < 20 min TAT hémostase (indicateur : INR) : P90 de 51* min à < 45 min Rendre le travail plus serein dans le Corelab * Données janvier

8 Phase de formation et d analyse Janvier 2010 à mai

9 Plan : Analyse VSM actuel Collecte des données TAT en continu Volumes d échantillons et répartition sur le nychtémère OEE (Overall equipment effectiveness) pour les automates Niggles : participation du personnel Objectivation des zones de «stockage» d échantillons Diagrammes «spaghetti» Analyse des appels téléphoniques 9

10 TAT 2:24:00 TAT Potassium 10h-17h Spaghetti 2:09:36 1:55:12 1:40:48 TAT 1:26:24 1:12:00 0:57:36 TAT K 10h TAT K 17h Cible 45 min Cible 60 min 0:43:12 0:28:48 0:14:24 0:00:00 11/1 18/1 23/1 28/1 5/2 12/2 19/2 26/2 5/3 12/3 19/3 26/3 2/4 9/4 16/4 Reception of samples Date /4 30/4 7/5 14/5 21/5 31/5 7/6 14/6 Echantillons réceptionnés au CGL le Nombre de demandes réceptionnées Tranche horaire

11 Plan : Analyse VSM actuel Pour chaque flux d échantillons : Identification des étapes du processus (manuel/automatisé) Identification des zones de «stockage» d échantillons Transport des échantillons Flux d informations Volumes d échantillons par tranche horaire, URG/Non URG Temps d attente Temps incompressibles 11

12 Flux biochimie Fournisseur Clinicien Client Clinicien 315 dem/h Encodage Réception Tri primaire Centrifugation Préanalytique Tri secondaire 9m 5m 5.5m Analytique Validation Pneumatique 60 % Télélift 25 % Pedibus 15 % Transmission manuelle Transmission informatique 12

13 VSM actuel Fournisseur Clinicien Client Clinicien Encodage Réception Tri primaire Centrifugation Préanalytique Tri secondaire Analytique Validation Biochimie Temps global : Valeur ajoutée : Gaspillage : % M. Cardi. Hémostase COFO 13 Temps attente/stock Process avec valeur ajoutée Temps global : Valeur ajoutée : Gaspillage : % Temps global : Valeur ajoutée : Gaspillage : 0 85 % Temps global : Valeur ajoutée : Gaspillage : 0 93 %

14 Modifications - Améliorations 1. Réorganisation du préanalytique Un flux unique dédicacé au Corelab Une zone unique de centrifugation (coagulation/biochimie/marqueurs cardiaques) Une zone unique pour le tri des échantillons = Zone tampon Une équipe unique pour le traitement préanalytique: équipe mixte (4 flux) 8 tours de collectes des échantillons/heure (sweeper) 2. Nouvelle architecture du Corelab Simplification et diminution des transports Table de tri organisée en «supermarché» 3. Réorganisation de l activité préanalytique Régulation du chargement des automates de biochimie basé sur un nombre de tubes maximum à l entrée 4. Rédaction de nouvelles procédures de travail 14

15 Architecture du Corelab As Is To be Preanalytic Centrifugation 15

16 Table préanalytique : Organisation en supermarché 16

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18 Résultats 3 mois de recul 18

19 Résultats 19

20 3:21:36 2:52:48 2:24:00 1:55:12 1:26:24 0:57:36 0:28:48 0:00:00 20 Evolution du TAT Potassium (P90 en minutes) Tout 7h-9h 9h-11h 11h-13h Objectif TAT P90 en minutes 10/5 12/5 14/5 16/5 18/5 20/5 22/5 24/5 26/5 28/5 30/5 1/6 3/6 5/6 7/6 9/6 11/6 13/6 15/6 17/6 19/6 21/6 23/6 25/6 27/6 29/6 1/7 3/7 5/7 7/7 9/7 11/7 13/7 15/7 17/7 19/7 21/7 23/7 25/7 27/7 29/7 31/7 2/8 4/8 6/8 8/8 10/8 12/8 14/8 16/8 18/8 20/8 22/8 24/8 26/8 28/8 30/8 1/9 3/9 5/9 7/9 9/9 11/9 13/9 15/9 17/9 19/9 21/9 Date Linéaire (Tout) Linéaire (7h-9h) Linéaire (9h-11h) Linéaire (11h-13h)

21 2:52:48 2:24:00 1:55:12 1:26:24 0:57:36 0:28:48 0:00:00 Evolution du TAT Troponine (P90 en minutes) Tout 7h-9h 9h-11h 11h-13h Objectif T A T P 9 0 e n m in u t e s 0 /5 2 /5 4 /5 6 /5 1 8 /5 0 /5 2 /5 4 /5 6 /5 2 8 /5 3 0 /5 1 /6 3 /6 5 /6 7 /6 9 /6 1 /6 3 /6 5 /6 7 /6 1 9 /6 1 /6 3 /6 5 /6 7 /6 2 9 /6 1 /7 3 /7 5 /7 7 /7 9 /7 1 /7 3 /7 5 /7 7 /7 1 9 /7 1 /7 3 /7 5 /7 7 /7 2 9 /7 3 1 /7 2 /8 4 /8 6 /8 8 /8 0 /8 2 /8 4 /8 6 /8 1 8 /8 0 /8 2 /8 4 /8 6 /8 2 8 /8 3 0 /8 1 /9 3 /9 5 /9 7 /9 9 /9 1 /9 3 /9 5 /9 7 /9 1 9 /9 2 1 /9 Date Linéaire (Tout) Linéaire (7h-9h) Linéaire (9h-11h) Linéaire (11h-13h)

22 1:55:12 1:40:48 1:26:24 1:12:00 0:57:36 Evolution du TAT Hémoglobine (P90 en minutes) HB Tout HB 7h-9h HB 9h-11h HB 11h-13h Objectif Linéaire (HB Tout) Linéaire (HB 7h-9h) Linéaire (HB 9h-11h) Linéaire (HB 11h-13h) TAT P90 en minutes 10/5 12/5 14/5 16/5 18/5 20/5 22/5 24/5 26/5 28/5 30/5 1/6 3/6 5/6 7/6 9/6 11/6 13/6 15/6 17/6 19/6 21/6 23/6 25/6 27/6 29/6 1/7 3/7 5/7 7/7 9/7 11/7 13/7 15/7 17/7 19/7 21/7 23/7 25/7 27/7 29/7 31/7 2/8 4/8 6/8 8/8 10/8 12/8 14/8 16/8 18/8 20/8 22/8 24/8 26/8 28/8 30/8 1/9 3/9 5/9 7/9 9/9 11/9 13/9 15/9 17/9 19/9 21/9 22 0:43:12 0:28:48 0:14:24 0:00:00 Date

23 Conclusions Travail d équipe Implication du plus grand nombre Propositions sur base d informations chiffrées Appel à la créativité de chacun Mais surtout motiver, expliquer, encadrer, coacher au quotidien pour assurer la pérénnité du projet et des mesures prises Merci A chaque membre du groupe «Lean» (Pascale, Laurence, Daphné, Christiane, Louis, Pascal, Stéphane) pour son implication, sa motivation, ses idées créatives A notre sponsor pour la confiance qu il fait au groupe et ses conseils sages et judicieux A chaque membre du personnel pour ses remarques très positives ou un peu moins 23