Comment améliorer la performance de la paie?

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1 Comment améliorer la performance de la paie? La performance est aujourd hui un enjeu majeur des cabinets Le 67 e Congrès de l ordre des experts-comptables, qui s est tenu à Paris début octobre, a mis en évidence l évolution récente de la profession et la nécessité de s adapter aux mutations en cours. Au cours des 5 dernières années, la profession comptable a connu des bouleversements majeurs dont les impacts n ont pas fini de se faire sentir : libéralisation des règles de communication (publicité/démarchage) ; plus forte concurrence (intégration des AGC, ouverture du capital, autorisation des filiales et des actes de commerce ) ; tension sur les prix, baisse de la rentabilité ; évolution de la relation avec les clients (négociation des prix, demande d offre globale ou de prestations à plus forte valeur ajoutée, plus grande volatilité ) ; changement de comportement des collaborateurs (génération Y, difficulté à recruter ). Déjà, certains cabinets ressentent les conséquences de ces changements dans leur quotidien pour s adapter à ce nouvel environnement. Les cabinets sont aujourd hui à la recherche de nouvelles méthodes, de nouvelles organisations pour améliorer leur performance. Il faut réinventer les cabinets afin de les adapter aux nouvelles règles du jeu et faire face aux grands défis qui attendent la profession. Une démarche de performance est l occasion de revisiter l organisation du cabinet pour la rationaliser, de repenser les métiers avec un autre regard, d harmoniser les méthodes de travail, de remettre à plat le fonctionnement souvent hérité de longues années d habitudes. C est l occasion de redonner du sens aux missions du cabinet : celui de l utilité pour le client.

2 Comment améliorer la performance du cabinet? La performance opérationnelle correspond à l efficacité du cabinet sur ses activités, ses métiers, sa production. Dans un métier où le principal facteur de production est humain, l optimisation de la production s appuie nécessairement en partie sur la recherche de gains de temps. D une manière générale, l optimisation de la production conduit à (re)définir l organisation de la production de manière plus efficace et efficiente (comment arriver au même résultat en y passant moins de temps). Deux phases successives sont nécessaires pour atteindre cet objectif : la chasse aux pertes de temps ; la mise en place de bonnes pratiques. L amélioration de la performance passe notamment par la suppression des tâches inutiles. Une tâche est inutile si elle consomme des ressources (du temps, des consommables, des frais ) sans augmenter la valeur apportée au client. L amélioration des performances consiste à ne garder, dans le processus de production, que ce qui est utile à la satisfaction du client et que ce dernier est donc prêt à payer. Par différence, les actions inutiles peuvent être supprimées sans que la qualité de la mission et la satisfaction du client n en soient altérées. L analyse de la production d un cabinet révèle souvent l existence de nombreuses pertes de temps. En les réduisant, des économies de temps, mais aussi d énergie, seront immédiatement réalisées, augmentant de facto la performance du cabinet. Pour réduire ou supprimer les dysfonctionnements venant alourdir les processus de production, augmenter les coûts et les délais, faire perdre du temps aux collaborateurs, réduire la rentabilité du cabinet, retarder la livraison des dossiers au client il faut commencer par «repérer» ces pertes de temps. Pour cela, le cabinet devra passer au scanner chacune de ses activités (on parle souvent de processus métiers ou de processus opérationnels) afin de détecter toutes les tâches inutiles.

3 L amélioration de la performance du cabinet : application à l activité paie Comme nous venons de le voir, pour supprimer les pertes de temps il faut passer chaque activité du cabinet au scanner. L activité paie ne fait évidemment pas exception. La problématique de la paie se révèle, en effet, souvent complexe pour un cabinet. Connaissant la complexité folle de cette activité, la question qui se pose est : comment réduire le temps passé sur les dossiers sans entrer dans une zone de risques? En pratique, chaque cabinet doit analyser ses process de production de la paie afin d identifier les sources d économies possibles. Toutefois, nous avons listé quelques premières pistes de réflexion pour apporter un premier éclairage. Pour bien analyser l organisation de la paie, il convient de distinguer différentes étapes dans la mission : l organisation de l activité, le paramétrage, la maintenance ; la collecte/saisie des données ; la production proprement dite ; la restitution au client. Enfin, et ce n est pas la moindre des difficultés rencontrées sur le terrain, il convient de s intéresser de près aux règles de facturation et au calcul de la rentabilité de cette activité. Revenons sur ces différents points. L organisation de l activité, le paramétrage, la maintenance Dans un cabinet, l organisation de l activité, le paramétrage, la maintenance constituent des passages obligés de l activité paie. En effet, la paie est une activité industrielle (enfin qui devrait l être!) et comme dans toute activité industrielle, le «réglage des machines» s avère un rouage essentiel. En matière de paie, l évolution incessante de la réglementation impose un suivi et une maintenance permanents (ce qui n est pas le cas en comptabilité) : suivi légal, suivi conventionnel, paramétrage et adaptation des plans de paie cette activité, particulièrement chronophage, constitue des temps fixes incompressibles. Pour gagner en efficacité, il convient de s interroger sur les moyens de réduire ces temps non directement liés à la production mais pourtant incontournables. Une des pistes pour réduire le temps consacré à ces paramétrages que les nouvelles technologies rendent possibles consiste à externaliser cette partie de la production. En effet, en bénéficiant du savoir-faire d un prestataire extérieur sur cette dimension de la mission, on réduit les pertes de temps, et notamment pour les cabinets qui ne comptent que quelques dossiers par convention collective et sont contraints de maintenir un grand nombre de conventions.

4 La collecte/saisie des données La collecte des données, comme toute phase de production nécessitant des interactions entre le cabinet et le client, doit être organisée avec la plus grande attention. En matière de paie, la collecte des données est un élément essentiel de la performance de l activité (tout comme en matière comptable, d ailleurs). Or cette collecte/saisie des données est rarement bien organisée alors qu elle constitue un gisement de productivité pour le cabinet. Alors que nombre de cabinets se préoccupent d améliorer l efficacité de leur production, ils négligent assez souvent la phase préalable de collecte, qui est pourtant tout à fait essentielle. De la collecte dépend souvent le bon déroulement de la phase de production. À l inverse, une collecte mal organisée génère de nombreux dysfonctionnements de production. À titre d exemple, les pratiques en la matière ont bien évolué sur les dernières années, en raison notamment des nouvelles technologies. Ainsi, une étude de la profession comptable/adp Micromégas de 2006 indiquait que 40 % des collectes de données se faisaient par téléphone ou par fax. La même étude, réalisée en 2012, constate que 20 % des collectes de données se font encore par téléphone ou par fax, alors que 70 % se font par mail. Une bonne organisation de la collecte des données est absolument essentielle pour réduire le risque d erreur, gagner du temps, augmenter la rentabilité de l activité paie. Si l on classe les méthodes de collecte des données par ordre décroissant de performance, on peut mentionner les méthodes suivantes : la saisie directe par le client sur un portail de paie dédié ; la transmission des données par mail à l aide d un tableau Excel normalisé par le cabinet et importable directement dans le logiciel de paie du cabinet ; la transmission des données par mail dans un tableau Excel préparé par le client, mais non normalisé ; la transmission des données par mail, avec les informations intégrées dans le corps du mail ; la transmission par fax ; la transmission par téléphone ; sans oublier l inénarrable client qui envoie un fax avec les variables de paie et passe un coup de fil deux jours après pour modifier les informations transmises par fax, ce qui oblige le cabinet à refaire le bulletin! Pour gagner en efficacité sur cette phase de collecte, il convient de privilégier les premières solutions présentées dans la liste ci-dessus et d éduquer les clients!

5 La production proprement dite La production du bulletin comprend différentes étapes : la production proprement dite ; la supervision ; la gestion des événements de paie ; les déclarations sociales. La mise en place de méthodes et d outils de production et de révision permet d améliorer considérablement l efficacité du cabinet. En effet, la standardisation des pratiques permet : de sécuriser la production ; qu un collaborateur souffrant soit très rapidement remplacé par un collègue qui utilise les mêmes outils ; d accélérer la révision par l uniformisation des pratiques et des outils. Dans une activité industrielle, la question de la production des bulletins pose inévitablement la question de l outil. Là encore, le développement des technologies a permis l émergence de solutions nouvelles. Parmi les questions qu un cabinet doit se poser sur la production des bulletins, il y a nécessairement les solutions multimodales, c est-à-dire l adaptation des solutions de production à chaque catégorie de clients. En effet, tous les bulletins du cabinet ne doivent pas forcément être produits avec les mêmes méthodes, les mêmes outils, les mêmes solutions. Prenons un exemple. Une étude récente (La Profession Comptable et ADP Micromégas, septembre 1012) montre que le traitement de la paie d un dossier avec un seul salarié nécessite une durée moyenne de l ordre de 11 heures par an. Comment rentabiliser cette mission? À l inverse, un dossier qui compte 10 paies sera certainement bien rentabilisé par le cabinet. Grâce à ces deux cas, on comprend bien que la solution de production de la paie la plus performante n est pas nécessairement la même. Dans le premier cas, il faudrait variabiliser les coûts en externalisant la production des bulletins et des déclaratifs, alors que dans notre deuxième exemple la production interne semble la plus efficace. Pour finir sur l outil, la meilleure solution est la solution sur mesure par rapport aux particularités du dossier. Il n existe pas de solution universelle et notamment pour les cabinets qui n ont pas de pôle dédié important (moins de 5 collaborateurs).

6 La facturation/la rentabilité Parmi les dimensions essentielles de la performance de l activité paie, la facturation figure évidemment en bonne place. En effet, cette dernière doit être étudiée avec la plus grande attention car elle conditionne la rentabilité globale de l activité et la rentabilité individuelle de chaque dossier. En matière de facturation de la paie, les pratiques des cabinets ont évolué. Du forfait global, nombre de cabinets sont passés au forfait par bulletin puis, peu à peu, les cabinets se mettent à facturer à l acte. Les actes sont de plus en plus différenciés (entrées, sorties, maladies, attestations ). Le cabinet doit impérativement mettre au point un tarif à l acte adapté aux différentes situations en tenant compte de critères tels que : le prix de marché ; la taille de l entreprise ; la complexité de la convention collective ; la complexité des pratiques de l entreprise ; les modes de collecte des données Nous aurons l occasion de revenir dans une prochaine newsletter sur les pratiques des cabinets en matière de facturation de la paie.

7 Pour finir Pour finir, chaque cabinet doit décortiquer ses propres modes de production afin de les améliorer. À titre d exemples, voici quelques questions pratiques à se poser pour trouver des pistes d amélioration : Avez-vous calculé le temps passé sur les différentes étapes de production du bulletin? Avez-vous identifié le temps global passé sur l année pour la mise à jour des conventions collectives? Avez-vous un système de suivi des événements de paie (entrée, sortie, maladie ) vous permettant de les tracer et de les facturer? Avez-vous un tarif différencié selon le nombre de bulletins? Facturez-vous séparément les événements de paie? Facturez-vous un tarif différent selon que le secteur d activité du client est simple ou complexe? Votre outil de production de la paie est-il adapté à tous vos dossiers? Tous vos dossiers de paie sont-ils rentables? Comment gérer les dossiers non rentables? Comment réduire les coûts fixes de production (maintenance informatique, maintenance légale et conventionnelle, paramétrages, formation )? Cet article mériterait de nombreux développements complémentaires. Sur toutes les questions de la performance de la production de la paie, ADP Micromégas peut vous aider. N hésitez pas à prendre contact avec nous pour réfléchir ensemble aux meilleures pratiques pouvant être adaptées à votre cabinet.