Le développement des compétences en point de mire. L Institut national d administration publique et la formation professionnelle des agents publics.

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1 034» ENQUETE Auteur FGFC Rédactrice Yves Gorges Photos Christof Weber Le développement des compétences en point de mire. L Institut national d administration publique et la formation professionnelle des agents publics. L institut national d administration publique (INAP) est le partenaire des administrations de l Etat et des communes pour la formation professionnelle des agents publics, présentés par M. Romain Kieffer, chargé de direction de l INAP. WWW PLUS D INFOS

2 » 035 Monsieur Kieffer, quelles sont les missions de l Institut national d administration publique («INAP»)? L Institut national d administration publique (INAP) institué par la loi du 15 juin 1999 est issu de l Institut de formation administrative dont la création remonte à l année La loi du 15 juin 1999 a confié à l INAP la mission principale de promouvoir la formation professionnelle du personnel de l Etat et des communes. La formation professionnelle vise, bien entendu à la fois la formation pendant le stage ou pendant le service provisoire que la formation continue du personnel de l Etat et des communes. Le cadre des missions de l INAP élargi par la loi du 18 décembre 2009 confie à l INAP d une part l organisation du contrôle de la connaissance des trois langues administratives au moment du recrutement des fonctionnaires et des employés de l Etat et des communes et d autre part le droit d assurer des prestations de service pour les institutions du Grand-Duché de Luxembourg. Cette dernière mission permet à l INAP de proposer à toute institution publique des formations qui peuvent également viser un public cible autre que les fonctionnaires et employés. Je cite l exemple de la formation pour les élus locaux que l INAP organise en collaboration étroite avec le SYVICOL ou encore les formations de préparation aux concours communautaires organisées (EPSO) ensemble avec le Ministère des Affaires étrangères et européennes. Quels sont vos défis actuels mais aussi vos visions? Au cours de l année 2015, l INAP devra relever plusieurs défis. Les plus importants sont étroitement liés à la mise en œuvre de la réforme dans la fonction publique. En effet, il s agira pour l INAP de réorganiser en profondeur la formation pendant le stage pour le secteur étatique. Cette réorganisation concerne à la fois la formation générale et le suivi de l organisation de la formation spéciale dans les administrations. Je voudrais signaler dans ce contexte que les discussions concernant la formation pendant le service provisoire pour les carrières du secteur communal sont encore en cours au niveau du Ministère de l intérieur au sein de la commission centrale. Par ailleurs, l INAP aura à accompagner le processus de changement dans le cadre de la réforme par des mesures de formation dans les différents domaines et législations de la fonction publique (statut, traitements des fonctionnaires, organisation etc.) Un autre grand défi sera l organisation de la conférence des Directeurs des instituts et écoles d administration en octobre 2015 dans le cadre de la Présidence luxembourgeoise de l Union Européenne. «L INAP accompagne le processus de changement dans l administration publique» L INAP est au centre d une politique de formation continue du Gouvernement qui se veut proche des administrations et proche des agents de l Etat et des communes. Il s agit en effet de promouvoir les compétences professionnelles des agents étatiques et communaux. Il nous importe de mettre ces derniers dans la possibilité d adapter et de parfaire leurs connaissances professionnelles et de pouvoir les ajuster aux plus récents acquis de la gestion administrative. Notre double «En 2014, agents communaux on suivi 250 séminaires de formation continue sur mesure»

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4 » 037 but est d optimiser le fonctionnement de l administration publique en interne et d améliorer ainsi que de perfectionner les relations avec les citoyens. Dans cette optique, la formation professionnelle des agents de l Etat et des communes est un élément essentiel pour faire progresser l administration. Elle constitue un des «Les entretiens vont amener à un dialogue régulier dans l intérêt d une meilleure communication» éléments clés de toute réforme administrative. Toutes les actions futures de l INAP doivent tendre dans cette direction. L INAP continuera par conséquent à promouvoir d un côté l idée des plans de formation dans les administrations permettant de proposer des formations ciblées sur les besoins spécifiques des agents et des services. De l autre côté nous estimons développer encore d avantage les cycles de compétences dans les nombreux domaines incombant à l administration publique : le management, l organisation, la communication, la modernisation de l Etat et la simplification administrative, l accueil et l encadrement du public, la diversité et l égalité des chances, l évolution des législations, des sciences admi nistratives et des technologies de l information et de la communication, etc. Pour le futur, il me tient encore tout particulièrement à cœur de mettre en œuvre des mesures permettant d enraciner plus fortement l INAP dans le paysage administratif des communes et de faire en sorte que les responsables communaux perçoivent l INAP comme un instrument indispensable pour le développement des compétences de leurs agents. Comment voyez-vous l organisation interne des services publics au Luxembourg? L organisation interne est un élément essentiel pour le bon fonctionnement d un service et doit être considérée en lien étroit avec la gestion des ressources

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6 » 039 «Nous sommes à l écoute des besoins de formation des administrations de l Etat et des communes» humaines. En effet, je pense que le développement de l organisation est une condition préalable au développement efficace du personnel. En fait, la structure du personnel doit être déclinée de l organisation interne d un service. Dans ce contexte l organigramme joue un rôle déterminant dans la mesure où celui-ci doit tout d abord définir l organisation des services qui sont étroitement liés aux missions et attributions de l administration. Les structures ainsi définies regroupent des postes avec des missions spécifiques et pour l exercice desquels des compétences particulières sont requises. Le projet de réforme dans la fonction publique tient compte de ces considérations et met l accent non seulement sur la fixation d objectifs mais également sur l organisation interne en ce qu il préconise la mise en place systématique d organigrammes dans les administrations publiques. Tous les aspects en relation avec l organi sation des services doivent bien évidem ment constituer une préoccupation majeure pour les directions des administrations. D ailleurs, l INAP offre dans le cadre de son programme annuel de formation continue des séminaires en relation avec le développement de l organisation interne. Quelles sont vos expériences pour le secteur communal? L INAP est appelé depuis 1999 à veiller à l organisation de la formation pendant le service provisoire et de la formation continue des fonctionnaires et des employés communaux. En effet, dans le cadre de la formation pendant le service provisoire, l Institut met en place et veille au bon déroulement des différents cycles de formation. Je pense que la grande majorité des responsables communaux estiment que les fonctionnaires en service provisoire sont mieux habilités à exercer leurs missions après avoir passé les formations à l Institut. Il ne reste pas moins que le temps d absence de plusieurs semaines des agents en question de leur lieu de travail cause problème surtout dans les administrations communales à effectif réduit. En ce qui concerne la formation continue, l INAP a ouvert à partir de l année 2000 son catalogue de formation continue à l ensemble des agents communaux. «Le développement systématique de l organisation est une condition préalable au bon fonctionnement des services» Par la force des choses ces formations revêtaient un caractère général qui n était pas très axé sur les besoins spécifiques des agents communaux. L Institut a essayé de remédier dans les années passées à cet état des choses et a organisé en séminaires de formation continue spécifiques pour les agents communaux avec au total participants du secteur communal. Toutefois, l INAP devra encore plus sensibiliser les délégués à la formation du secteur communal à contribuer au recensement des besoins spécifiques dans leurs administrations respectives et à participer au projet des plans de formation. Dans ce contexte, un support de la part des associations membres de la FGFC pourrait être envisagé.

7 040» ENQUETE Quelques chiffres clés Les plans de formation Formation générale plus de stagiaires du secteur de l État formés depuis 1983 plus de fonctionnaires en service provisoire du secteur communal formés depuis 2001 Formation continue séminaires organisés en 2014 dont 250 séminaires sur demande spécifique des administrations communales participants aux séminaires dont participants du secteur communal participants du secteur communal pour les 250 formations sur mesure Equipe pédagogique Formation générale : 119 formateurs et formatrices dont 101 du secteur public et 18 du secteur privé Formation continue : 218 formateurs et formatrices dont 123 du secteur public et 95 du secteur privé Equipe administrative Une équipe de 24 collaborateurs dont 3 cadres supérieurs 10 responsables de formation (dont 4 à mi-temps) 4 assistants de formation 7 agents d accueil et d encadrement Afin de pouvoir assurer dans l administration publique un développement systématique des compétences professionnelles efficiente et de qualité, la mise en place d une démarche visant à proposer des actions de formation qui répondent de façon précise aux besoins et aux demandes de formation spécifique des administrations et services du secteur public est indispensable. L INAP a développé une méthode permettant aux administrations de l Etat et des communes de mieux pouvoir détecter, identifier et analyser les besoins de formation continue et de pouvoir les regrouper dans des plans de formation qui peuvent revêtir un caractère pluriannuel. Cette méthode est déployée dans les administrations et les différentes étapes sont accompagnées et suivies par l INAP avec les directions des administrations. Elle comprend les étapes suivantes : 1. Définition des objectifs de l administration et des compétences requises. 2. Identification et analyse des besoins de formation nécessaires pour répondre aux compétences requises. 3. Etablissement d un éventail de formations et de priorités de formation. 4. Elaboration d un plan de formation. 5. Mise en œuvre des formations sur mesure prévues dans le plan de formation. 6. Evaluation du processus et mise en œuvre des connaissances acquises en formation. A l heure actuelle 34 administrations de l Etat et 4 administrations communales appliquent cette méthode. Infrastructure 22 salles d instruction dont 7 salles pour la formation générale 11 salles pour la formation continue 4 salles informatiques Institut national d administration publique 35, rue de Bonnevoie Luxembourg Tél. : (+352) Fax : (+352) formationstage@inap.etat.lu Site :

8 » 041 En attente de la mise en œuvre de la réforme dans le secteur public, surtout l introduction de l évaluation, nous prônons l absence d une culture de communication dans tout le secteur. Quels sont vos pensées dans ce contexte précis? Je pense que pour toute organisation publique, la communication tant interne qu externe est un élément primordial duquel dépend le degré de satisfaction tant des agents occupés par cette organisation que des citoyens concernés par les services fournis. En fait, toute administration devrait disposer d un plan de communication interne qui règle les relations de travail et le flux d information dans les services. Par ailleurs, un dialogue régulier entre le chef de service et ses collaborateurs contribuerait à renforcer la communication interne. Le projet de réforme de la fonction publique prévoit d ailleurs l introduction d entretiens de développement professionnel qui contribueront certainement à l installation d un dialogue régulier et à une meilleure communication dans les administrations. Dans ce contexte, l INAP propose depuis de longues années des séminaires spécifiques dans le cadre du cycle de compétences dédié à la communication interne. Dans notre FGFC mag, nous avons revendiqué la création d un «centre d information psycho-social» pour le service communal. À notre avis, l INAP pourrait être associé à ce projet. Quel est votre avis? Je suis d avis qu il faudrait tout d abord définir de façon précise les attributions et les missions d un tel centre. La détection de problèmes psychologiques causés par un environnement de travail difficile est bien évidemment un défi qu il s agit de relever dans toute l administration publique. Un deuxième défi constitue bien évidemment l accompagnement et le conseil des personnes touchées par ces problèmes. Voilà pourquoi je suis d avis que des psychologues de travail devraient être chargés de l accompagnement et du suivi de ces personnes. Je ne vois pas l INAP dans un rôle d acteur clé dans ce domaine mais plutôt comme un instrument fournissant, par des formations précises et ciblées des connaissances et des compétences nécessaires pour éviter un tel phénomène où pour le détecter. L INAP offre depuis plusieurs années des formations continues dans les domaines de la gestion et de la résolution de conflits, de la médiation, de l amélioration des relations interpersonnelles, de la motivation ou encore du harcèlement Et pour conclure L INAP en tant qu organisme chargé de promouvoir la formation professionnelle des agents de l Etat et des communes se doit d être à l écoute des administrations et des agents publics. Le fait que non moins de 60 % des formations continues offertes chaque année pour les administrations de l Etat constituent des projets de services spécifiques liés à des besoins et des demandes de formation spécifiques est la preuve que l INAP est à proximité des administrations et des agents. Je souhaite que dans un future proche, un bilan aussi positif puisse être présenté dans le cadre de la formation continue des administrations et agents des communes. L INAP fera tout son possible pour atteindre cet objectif. Monsieur Romain Kieffer, nous vous remercions pour votre chaleureux accueil et vos réponses concises.