Le magazine des Utilisateurs des progiciels de gestion SAP. L évènement annuel de l écosystème SAP par le Club des Utilisateurs SAP Francophones

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1 Trimestriel - Juin 2011 Le club des Utilisateurs SAP Francophones n 11 Le magazine des Utilisateurs des progiciels de gestion SAP Convention USF 2011 à Strasbourg L évènement annuel de l écosystème SAP par le Club des Utilisateurs SAP Francophones page 4 A lire : Influencer SAP page 6 Le GT Formation apprend comment apprendre page 13 La Commission CRM en pleine mobilité page 14

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3 l usf n 11 Le magazine des Utilisateurs des progiciels de gestion SAP édito Le 22 mars dernier le nouveau Conseil d Administration de l USF m a renouvelé sa confiance à la présidence de l Association et je l en remercie. L USF va bien entendu continuer de se développer afin de mieux encore vous servir et vous être utile. Le temps passé au sein de l association, que ce soit en «simple» auditeur ou plus encore si vous êtes investi au sein d une Commission ou d un Groupe de Travail, doit être plus que jamais, du temps gagné, utile pour vous et pour votre entreprise. Dans cette optique, l ouverture entamée ces derniers mois à des communautés d utilisateurs non ERP va continuer. Je pense tout particulièrement à la communauté des utilisateurs BO qui s est aujourd hui recréée avec succès au sein de l USF au travers de la Commission Business Objects. Je pense aussi aux Commissions régionales avec l ouverture prochaine, après la région Grand Ouest qui est un grand succès et a permis de valider la pertinence du modèle, de deux nouvelles régions, dont la Commission Grand Est qui sera officiellement lancée lors de la convention USF à Strasbourg. Les relations privilégiées avec d autres associations du secteur informatique vont également perdurer. Ainsi, les travaux entamés il y a plus d un an avec le CIGREF sur les bonnes pratiques commerciales avec l éditeur SAP viennent de déboucher sur la publication d un livre blanc que vous pouvez vous procurer sur demande, ce livre étant strictement réservé aux seuls membres de l USF ou du CIGREF. Autre exemple d ouverture vers d autres associations, nous aurons le plaisir d accueillir lors de notre prochaine convention, qui se déroulera à Strasbourg les 5 et 6 octobre prochain, Alain Juillet, qui est notamment le Président du CDSE, le Club des Directeurs de Sécurité des Entreprises, ainsi que Eric Wies, administrateur du CLUSIF, le club de la Sécurité de l Information Français. En effet le fil conducteur des plénières, au-delà de tous les sujets d actualité SAP qui seront bien évidemment largement abordés (HANA, mobilité, on demand ) sera cette année centré sur la prévention des risques de tous types et le rôle que doit jouer le système d information en ce domaine. Bien entendu, la Convention USF 2011, point de rencontre incontournable de l écosystème SAP francophone, sera comme chaque édition, l occasion unique d échanger entre pairs à travers cette année plus de 80 ateliers de retour d expériences clients. Nouveauté majeure à Strasbourg, ville européenne par excellence, un parcours d ateliers internationaux sera animé par d autres associations d utilisateurs SAP venus de quatre pays européens voisins. J espère vous y retrouver très nombreux et je vous donne donc rendez-vous à Strasbourg, les 5 et 6 octobre prochain! Bonnes vacances estivales à toutes et à tous. Enjeux Convention USF 2011 : La prévention des risques conduit-elle à une vision critique de la modernité? page 4 Influencer SAP page 6 Décryptage & Actualités ASUG page 8 Retours d expérience Vaste projet de dématérialisation chez AIR FRANCE / KLM page 9 Comment l ADP gère des masses de données RH dans SAP page 10 Commissions Compte rendu d activité de la Commission Corporate Consolidation & Reporting... page 12 Le GT Formation apprend comment apprendre page 13 La Commission CRM en pleine mobilité... page 14 Vie des Commissions page 15 Ce magazine se veut être le reflet de la notion «d échanges et de partages» chère à notre esprit, n hésitez donc pas à nous faire partager vos avis et remarques : USF 64, rue du Ranelagh PARIS Tél. : Fax : contact@usf.fr Le club des Utilisateurs SAP Francophones Claude MOLLY-MITTON Président de l USF L USF n 11 - Juin p. 3

4 Enjeux Enjeux Enjeux par Norbert Spiteri, InterPresse LA PRÉVENTION DES RISQUES CONDUIT-ELLE À UNE VISION CRITIQUE DE LA MODERNITÉ? Thème central de la Convention USF 2011 à Strasbourg, la prévention des risques soulève de nombreuses questions qui dépassent le cadre des seules préoccupations (1) des informaticiens. Malgré les progrès techniques constants, le monde semble plus fragile : risques financiers, écologiques, naturels, informatiques, sanitaires Ces risques sont autant de sources de menaces réelles ou supposées qui entretiennent les angoisses individuelles et collectives. S agit-il d une montée des risques ou d une perception exagérée des menaces? «Le 20 ème siècle est celui de la peur» affirmait Albert Camus. Il semble que ce début du 21 ème siècle, pourtant libéré des grandes idéologies destructrices, confirme cette prophétie. Le discours apocalyptique masque de réelles menaces qui favorisent la montée de l irrationnel, l absence de vision à long terme, voire l aveuglement. Pourtant, la fragilité de la planète, les grands équilibres énergétiques et bien d autres menaces touchant à la sécurité, ne sont plus à démontrer. La prévention des risques devient alors l un des enjeux de nos sociétés modernes, mais encore faudrait-il penser les catastrophes par une approche rationnelle qui ne conduise pas au rejet systématique du rôle de l innovation technologique. Associé régulièrement à la prévention des risques, le principe de précaution est souvent mis en avant. Lorsqu on interrogeait Woddy Allen sur sa croyance en l au-delà, il répondait «Je n y crois pas, mais au terme de ma vie, lorsque je serai obligé de plier mes bagages j emporterai quand même une petite laine avec moi on ne sait jamais.» Sage précaution. Au-delà de cette boutade, il existe un autre principe à privilégier, celui de la responsabilité. Comme l a souvent prouvé, Catherine Estivelle, célèbre alpiniste qui nous fera l honneur de sa présence, ses succès ne sont pas dûs au hasard. Si elle réussit, c est qu elle sait mesurer les risques et que sa préparation, son expérience et son expertise lui permettent d anticiper et de maitriser le danger. Elle sait pourtant qu elle ne peut tout prévoir car l imprévisible ne peut être exclu. Dans un tout autre registre, l exemple récent de la catastrophe nucléaire de Fukushima est intéressant à évoquer : on pourrait affirmer qu il aurait suffit que les ingénieurs responsables de la centrale respectent les recommandations de l Agence internationale pour l énergie atomique (AIEA) en construisant une digue de plus de 5 mètres, pour que l accident nucléaire ne se produise pas. À l opposé, on pourrait tout autant considérer que le danger pour l humanité est tel, puisque le risque-zéro n existe pas, qu il serait plus prudent de renoncer au nucléaire civil. Ainsi, les deux positions sont dorénavant au cœur des débats dans toute la planète. Outre les arrières pensées politiques qu il serait naïf d ignorer, on remarque que du côté de l Allemagne le principe de précaution a été adopté, tandis qu en France, on privilégie l autre voie qui consiste à vouloir tirer des enseignements de cette catastrophe pour tenter de résoudre la défaillance par une nouvelle technique et par des politiques strictes en matière de gestion des risques et de la conformité (GRC). En réalité, la peur entraîne la perte de confiance en la technologie. Les défaillances techniques et l absence de responsabilité apparaissent alors comme irrémédiables. Mais à partir de quel seuil un risque peut être considéré comme maîtrisable ou au contraire comme impossible à surmonter? (1) Elles seront examinées à la faveur des menaces véhiculées par Internet : vulnérabilité des sites web, cyber-attaques, malwares p. 4 - Juin L USF n 11

5 Convention USF ] 2011 L évènement annuel de l écosystème SAP par le Club des Utilisateurs SAP Francophones LES 5 et 6 OCTOBRE 2011 Palais des Congrès de Strasbourg Prévenir et appréhender les risques pour votre entreprise : quel rôle pour votre SI? ateliers plénières exposants Réservez vos dates, rendez-vous les 5 & 6 octobre, venez nombreux! Pour en savoir plus, consultez notre site dédié à cet évènement : Le club des Utilisateurs SAP Francophones

6 Enjeux Enjeux Qu en est-il concrètement de la stratégie d influence de l USF vis-à-vis de SAP? Enjeux par Claude Molly-Mitton, Président de l USF INFLUENCER SAP Si l USF était une marque commerciale, on pourrait résumer ses missions par la baseline marketing suivante «Etudier, Partager, Réfléchir, Eduquer et Influencer». Concentrons-nous sur le dernier de ces objectifs, «l influence», concept en France bien trop souvent connoté négativement et associé à des actions obscures. Ne parle-t-on pas en français de «trafic d influence»? Or l influence peut parfaitement s exercer de façon noble et devient une discipline indispensable pour faire face à l hypercompétition mondiale dans laquelle nous vivons tous aujourd hui. Si le 20 ème siècle a plutôt été le siècle de la propagande (politique, guerrière, médiatique, publicitaire et commerciale ) il est fort à parier que le 21 ème siècle sera davantage celui de l influence positive, à travers notamment le foisonnement des outils de communication collaboratifs et la facilité de tout savoir et faire savoir, le vrai comme le faux, quasi instantanément, notamment grâce à Internet. La littérature anglo-saxonne et, dans une moindre mesure, française regorge de recherches et de références sur l influence et montre clairement que ces pratiques sont très diverses : communication d influence, publicité, bluff dans une négociation, lobbying (assimilé à tort à l influence, alors qu il n en n est qu une des pratiques), opération d influence militaire... Parmi les multiples définitions de l influence, plus ou moins justes et précises, je retiendrai celle du dictionnaire historique de la langue française (Alain Rey, 1993) : «l influence, c est une action lente et continue sur une personne ou sur une chose qui produit un effet à distance». L USF, par essence même de son existence, mène une politique d influence vis-à-vis de SAP. Et plus l USF grandit, plus il intègre les différents types de clients SAP (en taille d entreprise, en secteur d activités, en variété d utilisations de produits ), plus il devient par nature influent. Ses travaux quotidiens, menés au sein de toutes ses Commissions, ses Groupes de Travail, participent à influencer SAP. Ses livres blancs sont devenus un facteur d influence important et reconnu. Sa convention annuelle, rendez-vous principal de l écosystème SAP est bien entendu un autre vecteur d influence. Mais l influence que peut exercer l USF, seul, à son niveau français, trouve parfois ses limites, face à un éditeur, non pas allemand, non pas européen, mais bel et bien mondial. C est pourquoi l USF participe activement à tous les travaux menés par le SUGEN, réseau mondial regroupant les 14 principaux clubs d utilisateurs SAP de par le monde. L USF, à travers la sollicitation directe de plusieurs de ses Commissions et de leurs animateurs, participe ainsi actuellement à la totalité des travaux pilotés ou simplement coordonnés au sein du SUGEN : Une initiative pour influencer les évolutions de l outil Solution Manager à laquelle participe actuellement 11 des 14 clubs (dont l USF) ; Un «Global Special Interest Group» sur la finance (6 clubs, dont l USF, y participent actuellement). Un «Global Special Interest Group» ou GSIG, consiste en la mise en réseau directe de Commissions ou Groupes de Travail de plusieurs clubs utilisateurs volontaires adressant le même sujet ; Un GSIG sur SAP PI (13 clubs dont l USF). Exemple de travaux d influence et de résultat concret : après un an de travail, 160 besoins / demandes d amélioration ont été identifiées collectivement 60 de ces besoins seront inclus dans le standard SAP ; Un GSIG sur EPM qui vient tout juste d être lancé et qui sera coordonné par la Commission Corporate Consolidation et Reporting de l USF ; p. 6 - Juin L USF n 11

7 Enjeux Enjeux Le coté Vision est assuré par deux supports : Un charter (c est-à-dire une étude précise sur un sujet, mais limitée dans le temps) sur HANA qui vient d être lancé lors de la dernière réunion du SUGEN qui a eu lieu à Orlando mi-mai en marge du SAPPHIRE américain ; Et un charter sur le nouveau modèle de licences de SAP. Tout ceci concourt évidemment à influencer SAP, dans une logique le plus souvent «gagnant / gagnant» où les utilisateurs poussent l éditeur à améliorer ses produits en fonction des attentes et des besoins de ses clients, ce qui se révèle la plupart du temps, bénéfique pour SAP. Mais le SUGEN avait aussi lancé des travaux (sous la forme d un charter) directement sur le sujet de l influence long terme de SAP. Ce charter vient d être clos lors de la réunion d Orlando car il a débouché sur un résultat concret qui mérite d être ici précisé, le «programme d influence de SAP». Ce programme d influence est d ailleurs présenté par SAP lui-même sur son site web ( sap.com/influence). Il est donc le résultat direct des travaux menés par le SUGEN sur le «Long Term Charter». Annoncé quelque peu en avance de phase par SAP ( ), ce programme vient d être officiellement adopté après discussion par le SUGEN, seulement lors de la récente réunion d Orlando. L influence sur SAP y est structurée à travers trois canaux schématisés ci-après : Les SAP Customer Advisory Councils qui existent depuis des années, directement pilotés par l éditeur, et auxquels quelques clients participent déjà depuis longtemps ; Une vraie nouveauté : un accès généralisé aux roadmaps ( qu on peut donc découvrir désormais très aisément même si elles restent encore quand même assez générales (et pour l instant uniquement en anglais). On peut aussi, et c est nouveau, les critiquer et les commenter. SAP doit encore, c est évident, les rendre à l avenir plus lisibles et plus précises (et il s y est d ailleurs engagé), mais cet accès libre et aisé pour tout client SAP à toutes les roadmaps produits est un point d avancée majeure, directement issu des travaux menés par le SUGEN, qui mérite d être souligné. Pour le coté Innovation, l USF participe déjà de fait, via la Commission Corporate Consolidation et reporting, au Customer Engagement Inititaive (CEI). Nos travaux sur l influence sur la Business Intelligence directement avec les labs SAP lancés récemment vont également être reliés, au moins en partie, à ce programme. J aurai l occasion de revenir sur ces travaux dans quelques mois lorsque nous aurons avancé avec SAP. Enfin, le coté Improvement (Amélioration) est composé principalement d une idée nouvelle, déjà en place discrètement en test depuis quelques mois, notamment pour les clients allemands, la «Idea Place». Il s agit d un portail collaboratif regroupant les bonnes idées venant de clients ( ideas). L Idea Place vient en fait remplacer le Process de Development Request. L USF, comme tous les autres clubs d utilisateurs SAP, jouera dans ce processus de l Idea Place un rôle clé dont les contours exacts et les process sont en cours de finalisation en liaison directe bien entendu avec SAP. Nous aurons donc largement l occasion de revenir dans les prochains mois sur ce sujet qui préoccupe nombre d entre nous, principalement à travers le relais et le travail des Commissions et des Groupes de Travail de l USF. Bonne «influence»! Source SUGEN / SAP L USF n 11 - Juin p. 7

8 Décryptage & Actualités Décryptage & Actualités ASUG Par Gianmaria Perancin, Vice-président Relations Internationales de l USF. Depuis 2 ans, l USF propose un service d accès au site de l ASUG, le club des utilisateurs SAP de l Amérique du Nord (USA & Canada). L ASUG comporte plus de adhérents, soit 40 fois le nombre d inscrits à l USF : cela signifie autant de chances en plus de pouvoir trouver des retours d expérience utiles pour nos projets et nos applications dans tout type de solution métier et industries. Le retour enthousiaste des adhérents USF qui l utilisent régulièrement, démontre tout l intérêt et l utilité de ce service souhaité par Jean Leroux, ancien Président de l USF et par Alain Reverchon, ancien Vice-président Relations Internationales. L accès au site est gratuit et compris dans les frais d adhésion à notre association, grâce au partenariat scellé entre l ASUG et l USF : il vous donne accès à tous les documents, les webcasts, les audio-conférences... qui sont liés aux différentes communautés et groupes d intérêts spécifiques propres à l ASUG. Il suffit de vous enregistrer sur le site ASUG selon la procédure indiquée dans le livret d accueil à l USF et vous aurez la possibilité d étendre votre périmètre de recherche d informations à une des plus grandes communautés SAP du monde entier, une de plus influentes vis-à-vis de l éditeur et qui est par conséquent très aux faits des dernières nouveautés en terme de roadmaps logiciels et de solutions les plus récentes. Il est important de signaler que vous n engagez pas votre entreprise vis-à-vis de l ASUG : tout se passe par l intermédiaire de l USF, qui joue son rôle «fédérateur» entre nos adhérents et la communauté SAP nordaméricaine. En conclusion : l USF vous ouvre la voie pour accéder et vous confronter à l écosystème SAP des Etats-Unis et du Canada. Vous n avez qu à maîtriser l Anglais pour un embarquement immédiat vers un voyage qui étendra le quotidien de votre dimension SAP. Qu attendez-vous donc? Let s go!

9 Retours d expérience Retours d expérience VASTE PROJET DE DÉMATÉRIALISATION CHEZ AIR FRANCE / KLM TÉMOIGNAGE Simon Lescarcelle, Directeur des Systèmes d information financiers. Partenaire : Itesoft Dès 1999, Air France a investi dans un système intégré SAP. Ainsi, les services comptables, les services achats et le contrôle de gestion utilisent un seul et même système SAP partout dans le monde. En conséquence, tous les achats sont enregistrés dans SAP et toutes les factures sont également traitées dans SAP, quel que soit le système informatique d approvisionnement. Malgré ce système très performant, Air France a dû faire face à un problème de taille. Devant gérer de plus en plus de gros volumes de facturés fournisseurs, soit plus de 1 million de factures fournisseurs par an, Air France s est heurté à la complexité croissante de son processus de gestion de ces documents. C est pourquoi dès 2004, après la stabilisation de la mise en œuvre de SAP, le groupe s est orienté vers une solution de dématérialisation des factures. Les objectifs de ce projet consistaient à optimiser les processus de comptabilité au sein des différentes entités du groupe en France puis à l international, réduire les tâches de saisie et améliorer la qualité de l information intégrée au système de gestion SAP. La solution adoptée Le projet, baptisé Staff, s articule en trois étapes majeures : Étape 1 - Staff 1 : Dématérialisation en interne des factures, numérisation simple et indexation automatique des factures fournisseurs pour intégration des images au sein de la solution GED IBM, Content Manager. Les images sont ainsi accessibles pour tout utilisateur, depuis les transactions SAP. Après un appel d offre lancé auprès des principaux acteurs du marché, Air France choisit la solution ITESOFT.FreeMind for Invoices, plus adaptée aux exigences du groupe notamment parce que leur outil était complètement intégré à SAP à travers des connecteurs et avec le même référentiel des données de base. Il était important que le référentiel de SAP soit le même que celui employé dans le processus de dématérialisation. Par ailleurs, la volonté du prestataire d accompagner les équipes d AIR France dans cette démarche, ainsi que la proximité des équipes, renforcèrent cette décision. Étape 2 - Staff 2 : Dématérialisation en interne des factures, numérisation «intelligente» des factures, c està-dire avec une reconnaissance automatique des caractères. Avec la solution de lecture automatique de documents (LAD) FreeMind for Invoice d ITESOFT, Air France teste l automatisation du traitement des factures fournisseurs en les associant aux bons de commande correspondants, quand ils existent dans SAP. En l absence d un bon de commande, Air France doit créer une base de données spécifique à chaque fournisseur et une gestion du référentiel, procédé plus long et plus coûteux. Étape 3 : Dématérialisation externe des échanges avec les tiers, lancée en 2007, qui consiste en échanges structurés (EDI, XML) ou non structures (PDF, TIF, JPEG) en vue le plus possible d une complète dématérialisation des factures vis-àvis des tiers (fournisseurs et clients) i.e. dématérialisation fiscale. La Compagnie organise un nouvel appel d offre et opte pour une plateforme aérienne orientée métier. À cet effet, Air France s associe à IATA (Association internationale du transport aérien) offrant une solution complète d e-invoicing. IATA avait lancé dès 2003, cette offre de dématérialisation sur le marché américain et souhaitait en 2007 se positionner sur le marché européen. L association offre un service de dématérialisation complet et opérationnel. Elle propose ainsi à l ensemble des fournisseurs de l adhérent, tous les canaux possibles de dématérialisation à savoir : - un service de dématérialisation de factures papier qui consiste à collecter depuis des boites postales, puis a transmettre les factures par une solution de scanning avec un raccord sur Staff2 ; Suite page 10 L USF n 11 - Juin p. 9

10 Retours d expérience Retours d expérience - un service de dépôt de fichiers PDF de factures sur un site web par les fournisseurs ayant valeur fiscale avec un raccord sur Staff2 ; - un service de saisie directe et complète sur un site web des factures par les fournisseurs ayant valeur fiscale, et des services d échanges structurés des factures (EDI, XML) ayant tous aussi valeur fiscale. À ce jour, plus d 1 million de factures sont dématérialisées au sein du groupe Air France. Les résultats sont tout à fait probants et la solution est à présent en cours de déploiement chez KLM. Concrètement, le projet Staff 1 a duré 6 mois et a permis de réduire le cycle d approbation de 15 jours en moyenne à 24h. La première brique pilote du projet Staff 2, testée sur une dizaine de fournisseurs, a permis de valider des gains de productivité et d étendre le déploiement, notamment en le couplant à la systématisation de l usage d un bon de commande. Quant au projet de dématérialisation des échanges avec les tiers, toujours en cours, et initialement lancé sur la Métropole, il est maintenant déployé dans 15 pays principalement en Europe, USA, Mexique et Canada. Les solutions de dématérialisation constituent donc pour Air France un véritable moteur d efficience car elles permettent de réduire le coût moyen de traitement, de diminuer le délai de traitement par facture, et de coupler les données comptables et les images numériques des factures. «Les gains sont importants, précise Simon Lescarcelle, Directeur des Systèmes d information financiers... Et, surtout, la réduction des activités de saisie libère du temps pour les comptables qui peuvent ainsi travailler sur des tâches à plus grande valeur ajoutée, comme la relation fournisseur, le suivi des comptes, ou tout autre reporting pertinent». Pour Air France, la dématérialisation des factures constitue avant tout un enjeu économique. La finalité est la même : disposer d un moyen de régler ses factures à temps, tout en réalisant des économies sur leur coût de traitement. COMMENT L ADP GÈRE DES MASSES DE DONNÉES RH DANS SAP TÉMOIGNAGE Karine Moussaceb, Expert au Centre de compétences SAP/RH. Partenaire : Winshuttle. Créée en 1945, Aéroports de Paris (ADP) gère et exploite l ensemble des plates-formes aéroportuaires en Ile de France dont les deux principales, sont celles des aéroports de Paris- Orly et Paris-Charles de Gaulle. Aéroports de Paris est le 2 ème groupe aéroportuaire européen en termes de chiffre d affaires aéroportuaire et le 1 er groupe européen pour le fret et le courrier. Aéroports de Paris emploie plus de collaborateurs dans le monde et compte près de 175 compagnies aériennes clientes dont les acteurs majeurs du transport aérien. En 2009, son chiffre d affaires s est élevé à plus de 2 milliards et demi d euros et le nombre de passagers accueillis sur ses plates-formes à plus de 80 millions. Le système d information des ressources humaines (SIRH) d Aéroports de Paris gère quotidiennement des masses de données complexes relatives à la gestion et l administration de l activité RH. Pour relever ce défi, se côtoient des outils, des interfaces et des applications diverses capables d adapter les traitements des données selon les besoins des utilisateurs. C est d abord à travers l introduction dès 2005, d une solution SAP- ZADIG, garantissant la gestion des modules dédiés à l administration, la paye, la gestion du temps, l organisation, la mobilité interne ou encore les compétences maniées par 500 utilisateurs répartis en central et en local. On retrouve également de nombreux outils satellites tels qu Oracle, Foederis pour la formation ou encore Rflex pour le recrutement externe. C est aussi, le déploiement d un site Intranet chargé de renseigner les salariés sur les congés payés ou encore sur les contingents d absence. C est enfin, le module «Bureau du Manager» qui permet aux 130 responsables d avoir accès à des informations précises et en temps réel sur leurs équipes. Il est apparu difficile dans cet environnement d optimiser les processus, p Juin L USF n 11

11 Retours d expérience Retours d expérience de s adapter aux exigences des utilisateurs et de fournir des services constants. Le SIRH a donc recherché une solution, capable de prendre en compte les spécificités de chacun de ses utilisateurs et d apporter une solution d optimisation du traitement des données Ressources Humaines, plus riche et plus conviviale sur le plan fonctionnel. La solution retenue Pour tenter de s extraire d un mode de gestion du système informatique éclaté, Aéroports de Paris a fait le choix de l offre Winshuttle. En effet, TransactionSHUTTLE permet d harmoniser les processus notamment en facilitant l exécution des opérations de création, de maintenance et de synchronisation de données, tout en communiquant avec les autres systèmes déjà en place. L occasion est très vite donnée à Aéroports de Paris de tester cette solution en direct. La première utilisation a eu lieu en août 2009 avec la création de 65 scripts de sousmodèles HR : la paye, l organisation. Véritable outil de chargement de données en masse, la solution Winshuttle, permet une reproduction pas à pas du transactionnel. Chaque script reprend une transaction et une fonctionnalité (créer, copier, supprimer), associé à un fichier Excel portant les données. Par ailleurs, cette solution permet de réaliser des actions séparées entre le central et le local. Ainsi le scripteur se charge de construire le mapping tandis que le runner lance le chargement. Le résultat se traduit immédiatement par un gain de temps et une facilité d utilisation pour les utilisateurs. En janvier 2010, une nouvelle demande de la DRH parvient au centre de compétences SAP/RH car un nouveau référentiel appelé «fonctions», permettant de caractériser et définir le salarié, est créé. Le salarié peut ainsi consulter son profil sur l intranet ou sur le réseau RH et les managers peuvent également accéder à cette information sur la fiche administrative. L objet «fonction» devant être relié au module organisation et gestion administrative, il devenait utile de faire appel une nouvelle fois à la solution Winshuttle pour assurer une intégration complète entre ces différents modules. À cette fin, le SIRH a simplement construis 3 scripts Winshuttle : le référentiel fonction et les liens famille et sous-familles de fonctions par la transaction PPO2 (Mode expert) ; et le lien postefonction par la transaction PP02 avec en arrière plan, la création d une nouvelle occurrence de l infotype affectation. Le dernier script a permis, quant à lui, d effectuer le chargement des nouvelles données et la mise à jour des dossiers individuels sans développement spécifique. Cette opération a permis en moins de 4 heures d assurer l intégration complète sur les postes et autant de dossiers administratifs. Le résultat est immédiat : gain de temps, meilleure efficacité et transparences des processus. En effet, sans cette solution, il aurait fallu au SIHR de 2 à 3 semaines pour développer, tester, comparer une solution identique. L automatisation des saisies De plus, la solution Winshuttle rationalise et automatise les processus de gestion des ressources humaines pour une plus grande efficacité. L exemple est donné dans le cadre du programme de formation des utilisateurs de SAP/RH au sein d Aéroports de Paris. Ce programme implique une mise à jour des jeux de données, effectuée tous les 2 ans, cette opération mobilisait une personne pendant 15 jours, sachant que 5 mn était nécessaire pour saisir une embauche et qu il fallait en saisir 140 embauches types. Grâce à Winshuttle, le traitement de la saisie s est simplifié et a permis de réduire le temps de saisie. Sept secondes suffisent maintenant! Après 18 mois d utilisation, le résultat de SIRH est sans appel. La solution offre de nombreux avantages. Tout d abord, l accès à des fonctionnalités pratiques et utiles avec un compterendu et des messages détaillés, clairs et exploitables. Ensuite, une autonomie de l utilisateur à la conception et à l exploitation du script, offrant la possibilité de modifier le script jusqu au résultat probant. «La solution Transaction SHUTTLE permet une grande réactivité en réponse aux besoins formulés par la DRH. Maintenant, nous pouvons répondre de façon positive à chacune de leurs demandes» précise Karine Moussaceb, Expert au Centre de compétences SAP/RH. Suite à cette expérience réussie, Aéroports de Paris envisage de se doter prochainement de la solution Forms Winshuttle. L USF n 11 - Juin p. 11

12 Commissions Commissions COMPTE RENDU D ACTIVITÉ DE LA COMMISSION CORPORATE CONSOLIDATION & REPORTING Interview de Xavier Lebeault (VINCI), Président de la Commission Corporate Consolidation & Reporting Notre dernière réunion plénière du 11 mars a été l occasion d exposer les travaux des Groupes de Travail Best Practices et RoadMap et de fixer les priorités du GT Diffusion de l Information. Le GT Best Practices a réalisé une enquête auprès de 20 groupes membres de l USF à propos de l organisation du support de l administration fonctionnelle. Même s il est difficile de tirer un mode de fonctionnement «modèle» du fait de la diversité des organisations, il semble se dessiner une tendance quant au rattachement de ces équipes en charge de la maintenance, l assistance maitrise d ouvrage et la maîtrise d œuvre des solutions applicatives EPM aux DSI, probablement liée au développement des centres de compétence SAP dans les DSI, à l assimilation de «l expertise métier» de ces équipes à une compétence informatique et que leurs attributions s inscrivent parfaitement dans les processus ITIL. Le GT RoadMap,dans une quête de formalisation d un processus de développement entre l USF et SAP, a initié ses travaux en Il a réussi à valider un schéma de développement applicable à une nouvelle version avec SAP en Juin 2010 (voir schéma ci-après). Il est maintenant entré dans une phase de mise en œuvre de ce schéma à travers la tenue d ateliers communs USF / SAP sur les thèmes jugés prioritaires par les membres de l USF. Deux ateliers se sont Deux ateliers se sont déjà tenus sur déjà tenus SAP BO IC le 19 Mai (Workflow & Monitoring) et SAP BO FC (Historisation) le 9 juin et un troisième se tiendra le 26 Juillet sur SAP BO EA (Performance & Monitoring du nouvel Add-in EPM). Ces premiers ateliers suivent la même structure, une présentation par SAP du thème dans sa globalité, une revue des demandes priorisées par l USF, une discussion en présence des représentants du développement SAP (Solution Manager, Product Manager) pour définir les solutions possibles. La prochaine étape sur chacun des thèmes sera la présentation par SAP de l étude de faisabilité des demandes et une présentation du planning de développement. Nous sommes conscients de bénéficier dans ce contexte précis, de la présence en France du centre R&D implanté à Levallois-Perret. Cette démarche préfigure et illustre ce qui se dessine au niveau du SUGEN en matière d influence des clubs utilisateurs sur la stratégie produits de SAP. p Juin L USF n 11

13 Commissions Commissions LE GT FORMATION APPREND COMMENT APPRENDRE Dans le droit-fil des travaux menés par le GT Formation en 2010, qui concernaient plus particulièrement la pérennisation d un dispositif de formation post-déploiement et qui a fait l objet d un livre blanc, nous avons souhaité réfléchir sur de nouveaux dispositifs d apprentissage intégrant les nouvelles technologies, telles que le e-learning ou rapide learning voire les wikis. Ce thème a été choisi en relation avec de vraies difficultés rencontrées par de nombreuses entreprises pour organiser des sessions en présentiel lorsque la mise en place de solutions SAP date depuis un certain nombre d années. Il est quasiment impossible en effet, de constituer des groupes de taille suffisante qui puissent justifier des formations traditionnelles, à moins d attendre de réunir un minimum de personnes (huit ou dix par exemple) et dans ce cas, de risquer d être en déphasage par rapport aux attentes légitimes des utilisateurs. Nous sommes donc arrivés à la conclusion qu il fallait étudier les modalités d usage des nouvelles technologies de formation en ligne, repérer les outils disponibles, connaître les avantages et les inconvénients et établir un questionnaire pour disposer d un retour d expériences. L idée étant d évaluer également le bien-fondé et les limites de ces modes de formation sans la présence physique d un instructeur et aussi dans quels cas et dans quelles conditions ils pourraient s appliquer. Cela implique d étudier quels sont les contenus à mettre en ligne, la nature de l information à délivrer qui correspond au besoin des agents et enfin dans quel contexte : son poste de travail habituel ou dans une salle de formation qui puisse l isoler de ses tâches journalières. Dans le cas du Rapide Learning, on peut, bien entendu, imaginer que ces personnes puissent avoir accès malgré tout à un instructeur par téléphone pour maintenir un contact moins déshumanisé lorsqu elles butent sur un point particulier. Reste que les coûts associés à ces pratiques de formation méritent d être analysés et relativisés car le service rendu en termes de reactivité est indiscutable. Comme on peut l imaginer, ce travail de réflexion est chronophage même si tous les membres du GT sont néanmoins convaincus, à l image des précédents travaux qui ont conduit au livre blanc, que le bénéfice pour chacun est indéniable. Les échanges sont riches et profitables. Nous sommes à ce titre très demandeur d adhérents qui auraient des expériences en la matière et qui seraient prêts à partager sur les outils SAP. En toile de fond, nous L e-learning conservons à l esprit que le e-learning ne constitue ne supprime pas la formation pas la réponse miracle à la présentielle, formation. Mettre en place c est un dispositif du e-learning accessible complémentaire depuis son poste de travail, rend souvent la formation inopérante sans oublier aussi l aspect négatif de ces formations, lorsque la couche pédagogique n est pas suffisante. Il ne faut pas perdre de vue les modalités d évaluation dans ce type de formation, le sujet des platesformes LMS (Learning Management System) fait donc partie de la réflexion. En réalité, l e-learning ne supprime pas la formation présentielle, c est un dispositif complémentaire qui présente des avantages comme le rythme d apprentissage modulable, la diffusion en masse de contenus ou l individualisation des parcours. Or, persistent également des limites «organisationnelles» et des contraintes financières indéniables. Le temps passé à les construire est important et on se heurte régulièrement aux réticences des utilisateurs qui considèrent, à tort ou à raison, que ce ne sont pas de vraies formations. L USF n 11 - Juin p. 13

14 Commissions Commissions LA COMMISSION CRM EN PLEINE MOBILITÉ Par Philippe Payoux, Président de la Commission CRM et par Charles Lucas, Vice-président de la Commission CRM Thème notoirement à la mode dans les NTIC au sein des entreprises, la mobilité reste un sujet à la fois séduisant et complexe à mettre en œuvre, dans le cadre d applications liées à SAP. La Commission CRM s est tout naturellement penchée sur le sujet qui, par nature, touche à des populations en situation de mobilité. Elle a donc organisé récemment une plénière pour tenter d aborder tous les aspects de la mobilité et pas seulement ceux qui sont associés à l offre SAP CRM mobile qui intègre les technologies de Sybase. Le but étant d examiner les différentes facettes de la mobilité, ce que cela apporte d une manière générale à un commercial pour gérer sa clientèle, le fait de pouvoir passer des commandes, consulter la fiche client que l on s apprête à rencontrer et contrôler ses objectifs. Autre élément important, pour des personnes géographiquement très dispersées, celui d espaces collaboratifs destinés à échanger de multiples informations qui sont, la plupart du temps, transmises par téléphone et qui peuvent être obtenus plus facilement à travers un accès aux applications, via des Smartphones. En effet, dans les nouvelles offres CRM de SAP, on voit se profiler des applications basées sur des réseaux sociaux qui constituent des plates-formes d échanges d informations non structurées, hors du champ habituel des processus ERP. Lors de notre réunion du 26 mai dernier, nous avons notamment bénéficié de deux retours d expériences particulièrement enrichissants. Le premier concernait un projet abouti des Salins du Midi visant à mettre en place des formulaires PDF qui peuvent être remplis de manière déconnectée afin de planifier son travail et de pouvoir se reconnecter au système à un autre moment plus favorable. Certains sont confrontés quelquefois à des contextes où l on ne peut pas toujours bénéficier d un accès WIFI ou d une connexion 3G en permanence et dans ce cas, cette formule de travail en différé présente de multiples avantages. Le second retour concernait On voit se profiler la société SPIR qui a choisi de des applications repositionner et revaloriser le basées sur des rôle de ses commerciaux dans réseaux sociaux leur démarche de vente. Une application a été spécifiquement développée par EOZEN pour iphone et ipad autour de l organisation des rendez-vous, du compte rendu d activité et de la gestion des contacts clients et prospects, le tout communiquant avec le module SAP CRM. Au-delà des fonctionnalités de pure gestion de l activité commerciale, l ipad est utilisé en plus comme outil de présentation et de prise de commande par les clients directement sur l appareil. Ces derniers peuvent en effet signer numériquement la commande qui s enregistre automatiquement sur SAP, avec la souplesse et la fluidité inhérentes aux tablettes, comparées aux PC portables. Au cours de cette plénière SAP a présenté en avant-première les annonces faites au SAPPHIRE concernant les évolutions de l offre de mobilité relative à la nouvelle plate-forme 2.0 de SUP (Sybase Unwired Platform) qui s appuie sur HTML5. SAP a également évoqué l arrivée de nouvelles applications interopérables avec Business Suite et Business By Design. p Juin L USF n 11

15 Commissions Commissions VIE DES COMMISSIONS Par Elysabeth Blanchet Votre implication est la force de l USF. Nos indicateurs sur la vie des Commissions, concernant votre participation aux plénières et Groupes de Travail, sont au beau fixe depuis le début d année et nous vous en remercions. Nous en profitons pour saluer une nouvelle fois tous les bénévoles actifs : Présidents et Viceprésidents, animateurs de Groupe de Travail qui ont une responsabilité opérationnelle d animation et d organisation, pour leur investissement personnel. Nouvelle Cartographie : Les Commissions évoluent, des Groupes de Travail se créent, d autres disparaissent : mettez-vous à jour en consultant la nouvelle cartographie dans l espace de la bibliothèque : essentiels/cartographie_des_commissions_et_ groupes_de_travail La Commission SRM, devient la Commission Achat et se réunira au quatrième trimestre. Nous vous informerons très prochainement de la date ; La première Commission Business Objects, vient de lancer un tout nouveau Groupe de Travail sur la BI 4.0. Damien Poulain du CEA en sera le porteur ; Un nouveau Groupe de Travail vient de voir le jour au sein de la Commission Supply Chain : le GT Sous-traitance. Vendredi 16 Septembre : GT Solution Manager de 9h30 à 17h30. Mardi 20 Septembre : Plénière Technologie de 9h à 18h. Mercredi 21 Septembre : Plénière Supply Chain de 9h30 à 17h. Jeudi 22 Septembre : Plénière HR de 9h30 à 17h. Vendredi 23 Septembre : Plénière CRM de 9h à 17h. Le Livre blanc sur les pratiques commerciales avec l éditeur SAP, vient de paraître! Réalisé en partenariat avec le CIGREF, ce Livre Blanc est exclusivement réservé aux entreprises membres de l USF et du CIGREF Recevez votre exemplaire en adressant votre demande auprès de Colette Cattin : colette.cattin@usf.fr Et surtout, réservez vos dates pour la Convention 2011! Agenda pour la rentrée 2011 Programmez, dès maintenant, vos rendez-vous USF pour le mois de septembre en consultant les ordres du jour des réunions qui vous intéressent sur l agenda du site. Jeudi 8 Septembre : Plénière Commission Business Objets de 9h à 17h. Mardi 13 Septembre : Plénière BI SAP de 9h à 18h. Jeudi 15 Septembre : GT Finance à 9h30. L USF n 11 - Juin p. 15

16 NOUVEAU livre blanc Les Livres Blancs à votre disposition L USF réalise pour vous des études pour répondre à vos problématiques métiers! Retrouvez-les sur le site internet Parus précédemment : n Livre Blanc - Montée de version ECC6 n Livre Blanc - BI n Livre Blanc - Support Utilisateurs Parus en 2010 : n Livre Blanc - BI volume 2 n Livre Blanc - Compétence Utilisateurs n Livre Blanc - SAP Solution Manager n Livre Blanc - SAP au sein du Service Public n Livre Blanc - Pratiques commerciales avec SAP «L USF» le magazine du Club des Utilisateurs SAP Francophones. Edité par l USF - 64, rue du Ranelagh Paris. Directeur de publication : Claude Molly-Mitton Rédacteur en chef : Norbert Spitéri Coordination : Laure Mazuel et Elysabeth Blanchet Conception graphique : Crédits photos : Fotolia et USF Impression : Imprimerie NPC Toute reproduction totale ou partielle d un article du magazine «L USF» est soumis à l accord préalable du Club Utilisateurs SAP Francophones. Vous désirez qu un sujet soit abordé dans le magazine, n hésitez pas à nous en informer. Vous désirez témoigner de votre expérience, faites nous la partager. Le club des Utilisateurs SAP Francophones