SiR. Guide du suppléant et du remplaçant. Système informatisé de Remplacement. Service des ressources humaines

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1 Service des ressources humaines Secteur dotation, rémunération et avantages sociaux Personnel enseignant et personnel professionnel SiR Système informatisé de Remplacement Guide du suppléant et du remplaçant Service des ressources humaines

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3 Table des matières Introduction Inscription au système SiR Le système SiR par Internet Accueil Révision ou annulation des affectations Courriels de confirmation d annulation Horaire du suppléant et du remplaçant Heure à laquelle ne pas vous appeler temporairement Corps d emploi Lieux de travail Dates de non disponibilité Profil Information du profil Mise à jour de l adresse courriel Changement du mot de passe Changement du numéro de téléphone Le système SiR par téléphone Le système SiR vous appelle Écouter l offre de tâche Écouter une annulation de tâche Téléphoner au système SiR Revoir ou annuler une tâche Changer votre numéro de téléphone Revoir ou modifier l heure à laquelle ne pas vous appeler temporairement Revoir ou modifier vos dates de non disponibilité Modifier votre mot de passe ou réenregistrer votre nom Annexe 1 Aide mémoire Conclusion... 31

4 Introduction Accessible par téléphone ou par Internet et disponible 24 heures par jour et 7 jours par semaine, le Système informatisé de Remplacement SiR est une application de gestion des absences du personnel et de recherche automatisée de suppléants et de remplaçants. Les suppléants et les remplaçants trouveront, dans ce document, l information leur permettant : De s inscrire au système SiR D accéder au système De revoir ou d annuler des affectations De consulter leur horaire De consulter les lieux et les emplois pour lesquels ils veulent faire de la suppléance ou du remplacement De visualiser et mettre à jour leur profil Rappel : avant d utiliser le système SiR, vous devez d abord vous inscrire (réf. : section 1). Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 3

5 1 Inscription au système SiR Avant d utiliser le système SiR, vous devez d abord vous y inscrire en procédant comme suit : 1. Composez le numéro de téléphone Entrez au clavier téléphonique votre code d utilisateur suivi de l étoile (*). Remarque : votre code d utilisateur correspond à votre matricule de paie sans les zéros du début (consultez votre relevé de salaire). 3. Entrez au clavier téléphonique votre mot de passe (NIP) suivi de l étoile (*). Remarque : votre mot de passe (NIP) est votre date de naissance (AAAAMMJJ) 4. Dites votre prénom et votre nom et appuyez sur l étoile (*). Appuyez sur le 1 pour accepter l enregistrement. Appuyez sur le 2 pour enregistrer votre prénom et votre nom à nouveau. Appuyez sur le 9 pour quitter le système SiR. 5. Si vous le souhaitez, vous pouvez entrer un nouveau mot de passe de 4 à 9 chiffres, suivi de l étoile (*). Notez que le mot de passe doit être différent du code d utilisateur. Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 4

6 2 Le système SiR par Internet Pour accéder au système SiR par Internet, entrez d abord l adresse suivante dans votre navigateur 1 : La page suivante s affiche : Sur la page d accès, à droite, inscrivez votre code d utilisateur 2 et votre mot de passe et cliquez ensuite sur le bouton. Remarques : 1. Sur la page d accès, le lien «Mot de passe oublié?» permet à l utilisateur qui a oublié son mot de passe de le recevoir à nouveau par courriel. Veuillez noter que vous devez être inscrit au système (réf. : section 1) pour utiliser cette option. 2. Au besoin, consultez les capsules vidéo mises à la disposition des utilisateurs, en cliquant sur le lien qui se retrouve dans l encadré à gauche 1 Navigateurs supportés par la CSMB : Internet Explorer et Mozilla Firefox 2 Correspond à votre matricule de paie sans les zéros du début (consultez votre relevé de salaire) Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 5

7 2.1 Accueil Sur la page d accueil, le suppléant ou le remplaçant retrouve des messages qui se rapportent à ses activités. Notez que les suppléants et les remplaçants doivent en tout temps maintenir à jour leur dossier de candidature en accédant au site de candidature en ligne, accessible par la page d accueil du système SiR ou directement à l adresse suivante : Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 6

8 2.2 Révision ou annulation des affectations Voici comment réviser ou annuler des affectations dans le système SiR : 1. Dans le menu principal, cliquez sur l activité Revoir les affectations. Voici un exemple de la fenêtre qui s affiche : 2. Révisez les paramètres suivants : Afficher en format : Sélectionnez le format désiré (voir les exemples plus bas). Chercher du à : Numéro de tâche : Si la période est laissée en blanc, toutes les affectations seront affichées (excepté si un numéro de tâche est inscrit). Permet de revoir une affectation en particulier. 3. Cliquez sur le bouton. Les affectations s affichent au bas de l écran. Voici deux exemples : Affectations en format liste Affectations en format calendrier Pour consulter les détails d une affectation, cliquez sur le lien du numéro de tâche de l affectation. Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 7

9 Voici un exemple de la fenêtre qui s affiche lorsque l on clique sur le lien du numéro de tâche d une affectation : Pièce(s) jointe(s) Peuvent être consultées en cliquant sur le lien des documents. 4. Pour annuler l affectation, sélectionnez un motif d annulation et cliquez sur le bouton. Le message de confirmation La tâche a été annulée sera affiché en haut de l écran de la liste de tâche et la mention Annulée sera inscrite sous le numéro de tâche de l affectation. Remarque : Si une tâche a déjà débutée, le bouton ne sera plus visible. Vous ne serez pas en mesure d annuler. Dans ce cas, avisez le personnel administratif de l établissement où vous êtes affecté. 5. Pour quitter sans annuler l affectation, cliquez sur le bouton. Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 8

10 2.2.1 Courriels de confirmation d annulation Lorsqu une affectation est annulée, le suppléant ou le remplaçant reçoit un courriel de confirmation. Voici un exemple : Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 9

11 2.3 Horaire du suppléant et du remplaçant Les suppléants et les remplaçants peuvent consulter leurs périodes de disponibilité dans la semaine en cliquant sur l activité Horaire Général du menu principal. Voici un exemple de la fenêtre qui s affiche : Remarque : Veuillez vous assurer de maintenir à jour vos périodes de disponibilité en accédant au site de candidature en ligne, accessible par la page d accueil du système SiR ou directement à l adresse suivante : Vous devez vous rendre dans la section «Disponibilité» et cocher les journées de la semaine pour lesquelles vous êtes disponible. Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 10

12 2.4 Heure à laquelle ne pas vous appeler temporairement Pour revoir ou modifier l heure avant laquelle vous ne voulez pas que le système vous appelle temporairement, procédez comme suit : 1. Dans le menu principal, cliquez sur l activité Horaire Ne pas appeler temporaire. Voici un exemple de la fenêtre qui s affiche : 2. Inscrivez l heure selon le format indiqué, soit hh :mm, où hh correspond aux heures et mm, aux minutes. Notez que l heure doit être entrée sur une base de 12 heures, suivie du code am ou pm. 3. Cliquez sur le bouton. Attention : contrairement à ce qui est spécifié à la remarque 1, vous ne devez pas changer votre numéro de téléphone dans le système SiR. Accédez plutôt au site de candidature en ligne à l adresse Si vous changez votre numéro de téléphone dans le système SiR, ce changement ne sera pas conservé car le numéro de téléphone sera effacé le soir même. Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 11

13 2.5 Corps d emploi Pour revoir les corps d emploi pour lesquels vous avez choisi de faire de la suppléance ou du remplacement, il suffit de cliquer sur l activité Horaire Corps d emploi du menu principal. Voici un exemple de la fenêtre qui s affiche : Remarque : Pour mettre à jour les corps d emploi pour lesquels vous avez choisi de faire de la suppléance ou du remplacement, accédez au site de candidature en ligne à l adresse Vous devez vous rendre dans la section «Emploi» et cliquez sur le lien «Ajouter un emploi postulé» Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 12

14 2.6 Lieux de travail Pour revoir les lieux de travail où vous avez choisi de faire de la suppléance ou du remplacement, il suffit de cliquer sur l activité Horaire Lieux de travail du menu principal. Voici un exemple de la fenêtre qui s affiche : Remarque : Pour mettre à jour les lieux de travail où vous désirez faire de la suppléance ou du remplacement, accédez au site de candidature en ligne à l adresse Vous devez vous rendre dans la section «Disponibilité» et cocher les territoires qui vous intéressent. Pour sélectionner plus d un territoire, veuillez garder la touche CTRL de clavier enfoncée et cliquer avec la souris. Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 13

15 2.7 Dates de non disponibilité Pour revoir ou modifier vos dates de non disponibilité, vous devez aller dans l onglet «Horaire» et sélectionner l activité «Date de non disponibilité». Si vous prévoyez vous absenter pour une longue période, procédez comme suit : 1. Accédez au site de candidature en ligne à l adresse 2. Dans l onglet «Disponibilité», changez la date dans la case «Disponible à compter du». Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 14

16 2.8 Profil L option Profil vous permet de : Visualiser l information de votre profil Mettre à jour votre adresse courriel Changer votre mot de passe Quant à votre numéro de téléphone, il doit être changé sur le site de candidature en ligne à l adresse Si vous changez votre numéro de téléphone dans le système SiR, ce changement ne sera pas conservé car le numéro de téléphone sera effacé le soir même. Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 15

17 2.8.1 Information du profil La fenêtre profil sert à visualiser votre statut SiR et votre adresse. Pour changer votre adresse, accédez au site de candidature en ligne à l adresse Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 16

18 2.8.2 Mise à jour de l adresse courriel Pour changer votre adresse courriel, accédez au site de candidature en ligne à l adresse et changez l information dans l onglet «Identification». Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 17

19 2.8.3 Changement du mot de passe Pour changer votre de mot de passe, procédez comme suit : 1. Entrez votre mot de passe actuel. 2. Entrez un nouveau mot de passe de 4 à 9 chiffres, différent du code d utilisateur. 3. Entrez une deuxième fois le nouveau mot de passe. 4. Cliquez sur bouton. Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 18

20 2.8.4 Changement du numéro de téléphone Pour changer votre numéro de téléphone, accédez au site de candidature en ligne à l adresse et changez l information dans l onglet «Identification». Remarque : si vous changez votre numéro de téléphone dans le système SiR, ce changement ne sera pas conservé car le numéro de téléphone sera effacé le soir même. Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 19

21 3 Le système SiR par téléphone Comme suppléant ou remplaçant, vous pouvez : Être appelé par le système SiR pour une offre de tâche ou suite à l annulation d une tâche Appeler le système SiR pour revoir ou annuler une affectation ou consulter votre dossier Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 20

22 3.1 Le système SiR vous appelle Le système SiR appelle les suppléants et les remplaçants aux heures suivantes : Tâches du jour Tâches futures Jours de la semaine À compter de 5h 16h à 22h00 Samedi Aucun appel 9h à 22h00 Dimanche Aucun appel 9h à 22h00 Jours de congé Aucun appel 9h à 22h00 Lorsque que vous recevez un appel du système SiR : Vous pouvez mettre le système en attente jusqu à 2 minutes, en appuyant sur la touche dièse (#) Si quelqu un d autre répond et qu il doit vous retrouver avant que vous preniez l appel ou que vous avez besoin de temps pour trouver vos codes d accès, le système peut être mis en attente pendant environ deux minutes. Après ce délai, si aucun code d accès n est entré, le système se déconnecte et enregistre le résultat de l appel comme étant sans réponse. Vous devez vous identifier pour accéder au système 1. Entrez votre code d utilisateur 3 suivi de l étoile (*). 2. Entrez votre mot de passe suivi de l étoile (*). 3 Correspond à votre matricule de paie sans les zéros du début (consultez votre relevé de salaire) Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 21

23 3.1.1 Écouter l offre de tâche Lorsque que vous recevez un appel du système SiR pour une offre de tâche, procédez comme suit : 1. Identifiez-vous (réf. : section 3.1). 2. Ensuite : APPUYEZ SUR LE 1 pour écouter une offre de tâche APPUYEZ SUR LE 2 pour entrer une heure temporaire pour ne pas vous appeler APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter APPUYEZ SUR LE 1 pour entendre la description de la tâche APPUYEZ SUR LE 2 pour refuser la tâche (sans avoir entendu les détails). Dans ce cas, entrez le motif du refus (voir plus bas) suivi de l étoile (*) APPUYEZ SUR LE 1 pour accepter la tâche. Prenez en note le numéro de la tâche à laquelle vous êtes assigné. APPUYEZ SUR LE 2 pour réentendre la tâche APPUYEZ SUR LE 3 pour refuser la tâche; entrez le motif du refus (voir plus bas) suivi de l étoile (*) APPUYEZ SUR LE 1 pour confirmer le motif APPUYEZ SUR LE 2 pour entrer un nouveau motif APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter APPUYEZ SUR LE 1 pour entrer une heure APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter APPUYEZ SUR LE 1 si vous ne voulez pas recevoir d appel avant le lendemain APPUYEZ SUR LE 2 pour en entrer une heure plus tôt APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter APPUYEZ SUR LE 1 si l heure entrée est en avant-midi APPUYEZ SUR LE 2 si l heure entrée est en après-midi MOTIFS DE REFUS 01-Maladie 02-Obligations familiales 10-Accepté une tâche d'un établissement qui n'utilise pas SiR 20-Autre motif Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 22

24 3.1.2 Écouter une annulation de tâche Lorsque que vous recevez un appel du système SiR pour une annulation de tâche, procédez comme suit : 1. Identifiez-vous (réf. : section 3.1). Vous allez entendre «L affectation suivante est annulée» suivi des détails de la tâche. 2. Ensuite : APPUYEZ SUR LE 1 pour écouter un avis d annulation APPUYEZ SUR LE 2 pour entrer une heure temporaire pour ne pas vous appeler APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter APPUYEZ SUR LE 1 pour entrer une heure APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter APPUYEZ SUR LE 1 pour réentendre l affectation annulée APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter APPUYEZ SUR LE 1 si vous ne voulez pas recevoir d appel avant le lendemain APPUYEZ SUR LE 2 pour en entrer une heure plus tôt APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter APPUYEZ SUR LE 1 si l heure entrée est en avant-midi APPUYEZ SUR LE 2 si l heure entrée est en après-midi Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 23

25 3.2 Téléphoner au système SiR Le système SiR est disponible 24 heures par jour et 7 jours par semaine. Pour y accéder par téléphone, procédez comme suit : 1. Composez le Entrez votre code d utilisateur 4 suivi de l étoile (*) 3. Entrez votre mot de passe suivi de l étoile (*) MENU PRINCIPAL 1 Revoir ou annuler votre affectation (réf. : section 3.2.1) 3 Changer votre numéro de téléphone - NE PAS UTILISER CETTE OPTION; consultez la section Revoir ou modifier l heure à laquelle ne pas vous appeler temporairement (réf. : section 3.2.3) 5 Revoir ou modifier vos dates de non disponibilité - NE PAS UTILISER CETTE OPTION; consultez la section Modifier votre mot de passe ou réenregistrer votre nom (réf. : section 3.2.5) 9 Quitter 4 Correspond à votre matricule de paie sans les zéros du début (consultez votre relevé de salaire) Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 24

26 3.2.1 Revoir ou annuler une tâche Pour revoir ou annuler une affectation, procédez comme suit : 1. Accédez au système (réf.: section 3.2). 2. Dans le menu principal, APPUYEZ SUR LE Écoutez les affectations; elles sont verbalisées en ordre chronologique de date. 4. Ensuite : APPUYEZ SUR LE 1 pour réentendre l assignation de cette tâche APPUYEZ SUR LE 2 pour annuler la tâche assignée APPUYEZ SUR LE 8 pour entendre l assignation d une autre tâche APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter APPUYEZ SUR LE 1 pour confirmer; entrez le motif de refus (voir plus bas) suivi de l étoile (*) APPUYER SUR LE 9 pour quitter sans annuler APPUYEZ SUR LE 1 pour confirmer le motif APPUYEZ SUR LE 2 pour changer le motif APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter MOTIFS DE REFUS 01-Maladie 02-Obligations familiales 10-Accepté une tâche d'un établissement qui n'utilise pas SiR 20-Autre motif Remarque : Si une tâche a déjà débutée, vous ne pourrez plus y avoir accès, ni l annuler. Si vous avez accepté une tâche par erreur, veuillez contacter l école le plus rapidement possible ou nous contacter au au poste Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 25

27 3.2.2 Changer votre numéro de téléphone Pour changer votre numéro de téléphone, accédez au site de candidature en ligne à l adresse et changez l information dans l onglet «Identification». Remarque : si vous changez votre numéro de téléphone dans le système SiR, ce changement ne sera pas conservé car le numéro de téléphone sera effacé le soir même. Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 26

28 3.2.3 Revoir ou modifier l heure à laquelle ne pas vous appeler temporairement Pour revoir ou modifier l heure avant laquelle vous ne voulez pas que le système vous rappelle temporairement, procédez comme suit : 1. Accédez au système (réf. : section 3.2). 2. Dans le menu principal, APPUYEZ SUR LE Ensuite : APPUYEZ SUR LE 1 pour entrer une heure APPUYEZ SUR LE 2 pour supprimer votre heure pour ne pas vous rappeler APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter APPUYEZ SUR LE 1 si vous ne voulez pas recevoir d appel avant le lendemain APPUYEZ SUR LE 2 pour en entrer une heure plus tôt APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter APPUYEZ SUR LE 1 si l heure entrée est en avant-midi APPUYEZ SUR LE 2 si l heure entrée est en après-midi Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 27

29 3.2.4 Revoir ou modifier vos dates de non disponibilité Consulter la section 2.7 pour plus de détails à ce sujet. Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 28

30 3.2.5 Modifier votre mot de passe ou réenregistrer votre nom Voici comment modifier votre mot de passe ou l enregistrement de votre nom par téléphone, avec le système SiR : 1. Accédez au système (réf. : section 3.2) 2. Dans le menu principal, APPUYEZ SUR LE Ensuite : APPUYEZ SUR LE 1 pour modifier votre mot de passe APPUYEZ SUR LE 2 pour réenregistrer votre nom APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter Écoutez votre nom. Ensuite : APPUYEZ SUR LE 1 pour le réentendre APPUYEZ SUR LE 2 pour le réenregistrer APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter Entrez un nouveau mot de passe de 4 à 9 chiffres, différent du code d utilisateur, suivi de l étoile (*). Ensuite : APPUYEZ SUR LE 1 pour confirmer le nouveau mot de passe APPUYEZ SUR LE 8 pour l entrer à nouveau APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter APPUYEZ SUR LE 1 pour accepter l enregistrement APPUYEZ SUR LE 2 pour l enregistrer de nouveau APPUYEZ SUR LE 9 pour quitter Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 29

31 Annexe 1 Aide mémoire Voici un résumé du travail à faire : Travail Quand Commentaires Inscription au système Première étape à faire, avant d utiliser le système SiR Référence : section 1 ou visualisez la capsule vidéo Inscription au système SiR, accessible à l adresse Mise à jour de votre mot de passe Occasionnellement Référence : sections ou 3.4 Visualisation des messages À chaque accès au système SiR Consulter la page d accueil du système SiR (réf. : section 2.1) Mise à jour de votre demande d emploi Lorsque survient un changement : à votre disponibilité aux lieux de travail (territoires) où vous acceptez d effectuer de la suppléance ou du remplacement emplois postulés à vos coordonnées, soit le numéro de téléphone pour vous appeler ou votre adresse électronique Accédez au site de candidature en ligne à l adresse suivante : Notez que le numéro de téléphone ne doit pas être mis-à-jour dans le système SiR puisque les changements ne seront pas conservés (effacés le soir même). Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 30

32 Conclusion Ce document se voulait un guide permettant aux suppléants et aux remplaçants d utiliser le Système informatisé de Remplacement SiR pour accepter, revoir ou annuler les offres d affectations à des tâches. Pour toutes autres questions à ce sujet, contactez l équipe SiR du Service des ressources humaines de la Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys en écrivant à l adresse SiR@csmb.qc.ca ou en appelant au (514) Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources humaines 31