PROJETS : Quelle démarche de gestion des risques?

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1 PROJETS : Quelle démarche de gestion des risques? Rémi Bachelet Ce cours est disponible Cours distribué sous licence Creative Commons, selon les conditions suivantes : Source des images indiquées au-dessous ou en cliquant sur l image Image : Source Rémi Bachelet École Centrale de Lille Cité Scientifique BP 48 F Villeneuve d Ascq Cedex Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 1

2 Entreprendre un projet c est prendre des risques, rencontrer des surprises, mauvaises pour la plupart. «Un projet? C est des crasses et des ennuis les uns après les autres» Comment vivre au milieu de ces incertitudes, se mettre en situation de les gérer plutôt que les subir? Les excuses du genre : «C est pas ma faute c est l autre qui n a pas assuré» «Un problème inattendu nous a fait prendre du retard» «C est vraiment trop injuste!».. sont de plus en plus mal acceptées Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans Image citation : Source2

3 Quelle démarche de gestion des risques? 1/ Identifier 2/ Prioriser 3/ Prévenir 4/ Suivre Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 3

4 1/ Identifier les risques Une démarche en trois temps Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 4

5 Identifier les risques Identifier les objectifs fondamentaux Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 5

6 Identifier les risques Identifier les ressources nécessaires Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 6

7 Identifier les risques Indisponibilité des ressources? Attention à une confusion fréquente : Les risques menacent les ressources, pas les objectifs! Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 7

8 Identifier les risques Exemple des domaines impliqués (cf techniques de l'ingénieur AG 1 100). Techniques, mais aussi Commercial, marketing Personnel Satisfaction des financeurs, actionnaires Concurrents Environnement Délais de livraison Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 8

9 Exemples de risques Stratégiques / fondamentaux» Projet impossible à financer» Compétences nécessaires introuvables» Pas de client ou pas d accord clair du client» En contradiction avec l éthique Marketing» Le projet ne sert à personne (client mal défini, pas impliqué, pas d'étude de marché ou étude de marché bâclée, trop cher à acheter ) Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 9

10 Exemples de risques Juridiques (convention) Financier» Pas de convention signée» Clauses impossibles à satisfaire» Convention non valide» Besoin sous-estimés (consultants, achats externes, recettes arrivant trop tard / règlements) Sécurisation» Vol de matériel» Vol/fuites de données Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 10

11 Exemples de risques Management» Management inadéquat» Défaillance de membres de l'équipe, de consultants» Dossier de montage / planning non réalisable Achats / sous-traitance» Cahier des charges mal défini» Livraison non suivie» Bons de commande mal gérés Temps de mise au point après prototypage» En informatique : débogage» Attention erreur classique! Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 11

12 Exemples de risques Technologiques» Pas d'innovation» Technologies incompatibles Livraison au client (informatique : phase de recette)» Pas de documentation» Modalités de livraison non précisées» Pas de capacité de maintenance/appropriation Risques physiques Empoisonner quelqu un, faire brûler la rez, faire sauter un labo, s électrocuter => Plan de Prévention des Risques à établir Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 12

13 Utilisation d une carte conceptuelle pour analyser un projet complexe Carte réalisée sous Freemind Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 13

14 Identifier les risques : un bilan Transversalité : de nombreux domaines interviennent Travail d'équipe => Capacité de remise en question et d'écoute des autres, des consultants Image : Source Exploiter les outils de gestion de projet déjà existants (PERT, budget, arborescence des tâches, organigramme, dossiers ). Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 14

15 2/ Prioriser Il est impossible de traiter tous les risques démoralisation, dispersion Mais Quelles sont les priorités? Un concept-clé, la criticité Criticité = gravité * fréquence Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 15

16 Comment prioriser? Fréquence Gravité Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 16

17 Comment prioriser? Fréquence Risques de gravité Gravité Image : Source Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 17

18 Comment prioriser? Fréquence Risques de fréquence Gravité Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 18

19 Comment prioriser? Fréquence Risques négligeables Gravité Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 19

20 Comment prioriser? Fréquence Risques intolérables Gravité Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 20

21 Typologie : quelle gestion des risques? Les risques de fréquence ne se gèrent pas : Ce sont des problèmes qui doivent être résolus Fréquence Le domaine de gestion des risques est ici! Les risques intolérables ne se gèrent pas ii faut abandonner / changer de projet Il faut vivre avec Les risques négligeables ne se gèrent pas : On s en fiche Gravité Les risques de gravité ne se gèrent pas Image : Source Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 21

22 Exemple de matrice de risques Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation Image : Source 22

23 Comment prioriser? Les ressources critiques sont à la fois : Névralgiques (fréquence) Vulnérables (gravité) Criticité = gravité * fréquence Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 23

24 Loi de Pareto La criticité obéi à la loi de Pareto. 20% des causes sont responsables de 80% des impacts Trouver les causes à traiter en priorité Image : Source1 Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 24

25 3/ prévenir Plan de prévention = "Mitigation plan" Il existe deux types de stratégies de réduction des risques : - Réduire leur gravité => protection - Réduire leur fréquence => prévention.. Ou les deux à la fois.. Image : Source Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 25

26 3/ prévenir Plan de prévention = Réduire le risque par des dispositifs : Techniques (sécurité, Poka Yoke) Juridiques (clauses contractuelles) Organisationnels (réaffectations de membres de l équipe) Financiers (réserve de 5% d imprévus) En somme, on ne dit plus «Faut-il prendre des risques?», mais Quels risques faut-il prévenir, faut-il prendre?. Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 26

27 Application en entreprise Un dispositif complet Organisation : réunion, jalons, définition des responsabilités Outils : feuilles de calcul Un aperçu du système Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 27

28 Prévenir Réactivité Proactivité Qui s'occupe du suivi de chaque risque? Optimiser le ratio (coût d'un sinistre / coût de la prévention) Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 28

29 Prévenir : Exemple de plan d action Exemple basique de fiche-type (xls) de gestion des risques ici Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 29

30 Plans d action défaillants Florilège «on va terminer cette tâche avant la date prévue» Pourquoi avoir un planning si on ne le respecte pas? «on va travailler dur», «on va être sérieux» Sympa, mais concrètement. c est quoi? Pas de priorisation Plan fouillis, pas trié par criticité Risque mal identifié = impossible à traiter Deux risques à la fois Formulation floue Consultant compétent non consulté Risque identifié et prioritaire mais pas de plan d action Au secours! Ou alors : pas de responsable du suivi du risque Pas de mise à jour du plan alors qu il est obsolète Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 30

31 Psychologie du joueur Le locus de contrôle (..) Les "locus de control externe" (..)des sportifs mettant leur performance sur le compte de la famille, de la chance ou de la superstition. Les "locus de control interne", eux, se sentent entièrement responsable de leur succès ou défaite. (Marie DURU-BELLAT Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 31

32 Le locus de contrôle L'origine des risques varie : risques endogènes et exogènes Lors d un sinistre : Qui est responsable? Comment réagir vite et efficacement? Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 32

33 Variante : mieux calculer la Criticité.. Prendre en compte la facilité de détection du problème Criticité = gravité * occurrence * détection Le problème le plus dangereux est celui qu on ne détecte pas à temps.. Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 33

34 4/ Suivre les risques Mettre à jour le plan de suivi des risques À intervalles réguliers (RdC) À chaque événement majeur pour le projet. Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 34

35 Risk Management Plan Système de gestion des risques utilisé par une entreprise (confidentiel). Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 35

36 Autres erreurs classiques Loi de Brooks "ajouter des participants à une tâche en retard la retarde encore plus«quelles sont les taches critiques? Mettre des personnes de confiance dessus. Mettre les personnes peu fiables sur des taches bien identifiables, ciblées et dont l'échec ne sera pas bloquant. Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 36

37 .. Disponible également : une fiche-type de gestion des risques. Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 37

38 Merci de votre attention! Rémi BACHELET Ecole Centrale de Lille Utilisation ou copie interdites sans citation 38