Utilisation de l outil de comparaison XLAB - BFC

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1 Utilisation de l outil de comparaison XLAB - BFC But : Pointer de manière rapide les différences existant entre XLAB et BFC Comment procéder : Les historiques BFC sont disponibles sur les machines de communication le 1 er lundi de chaque mois Afin de limiter au maximum les écarts entre les 2 bases au moment du pointage il est fortement conseillé de procéder comme suit : Le vendredi précédent le 1 er lundi de chaque mois faire : Lancer un transfert vers la délégation puis un retour intégrer et traiter au maximum les mouvements qui se trouvent dans les boites de communication : Intégration commande factures / Intégration des rejets et traitement Conseil : Créer un dossier sur votre bureau «pointage août», dans ce dossier vous enregistrerez l outil de comparaison qui se trouve à l adresse suivante : l export xlab et l historique BFC) exporter l état de comparaison XLAB BFC qui se trouve dans xlab : traitement / état divers / comparaison xlab-bfc : commande d achat Cliquer sur exporter, indiquer en nom de fichier par exemple «xlab août.csv», dans Type choisissez «All Files» et enregistrer l état dans votre dossier «pointage août» Les étapes qui suivent peuvent être faites ultérieurement. Récupérer l historique BFC : HISTO_CMD, l enregistrer dans votre dossier «pointage août» et le nommer par exemple «BFC août» Ouvrir l outil de comparaison qui comporte 2 feuilles (regarder en bas), o une feuille BFC dans laquelle vous copierez historique BFC «BFC août» o une feuille XLAB dans laquelle vous copierez votre export xlab «xlab août.csv» o cliquer ensuite sur comparaison XLAB BFC o Une fenêtre s ouvre cliquez sur supprimer o Attendre, 2 feuilles vont se créer : une comparaison commande et une autre synthèse des anomalies Mise en page de la feuille comparaison commande : Vous pouvez sortir le tableau en A4 ou A3 Supprimer les colonnes ligne XLAB - ligne BFC Dans mise en page : Mettre en format paysage Supprimer le marges de droite, de gauche d en haut et d en bas Réduire à 65% de la taille normale

2 Comment interpréter les écarts : La plupart des écarts sont dus au fait que xlab et bfc ne sont pas reliés en temps réel Observation Explication fréquentes Action à effectuer La commande date d avant la clôture de l année n-1 et le service fait total date également de n-1 la colonne Commandé BFC ne comporte aucun montant et il est indiqué absente dans BFC dans la colonne de droite La commande a été transférée à BFC après la date de l historique BFC La commande a été rejeté mais n a pas été traité Le mois prochain cette différence disparaîtra Traité le rejet le mois prochain la différence disparaîtra La colonne écart commande comporte un écart de centimes La colonne écart commande comporte un écart Dans la colonne écart facture vous avez un chiffre positif Dans la colonne écart engagé vous avez un chiffre positif Solde 0 = non soldée 1= soldée écart = 1 la commande est soldée dans xlab mais pas dans BFC écart = -1 la commande est soldée dans BFC mais pas dans xlab Vous avez utilisé les remises dans xlab, l arrondis xlab n est pas le même que l arrondi BFC Vous avez ajouté une ligne après la date de l historique BFC ou après une ligne de commentaire (les n de ligne ne se suive pas) ex : port La facture a été transmise à BFC mais n est pas encore dans l historique, il s agit en principe d un transfert effectué après la date de l historique BFC ou un rejet non intégré, en principe cela génère également un écart de solde (1) Il peut également s agir d une facture en doublon dans xlab Le service fait a été saisi dans xlab mais n est pas dans BFC vérifier que le service fait a été transmis avant la date de l historique à BFC Si la colonne facturée BFC est égale à 0 c est que la facture n a pas encore été saisie dans BFC Si la colonne facturée BFC est égale à la colonne facturé XLAb Si facturé xlab = fact bfc Aucune action Vérifier avec votre gestionnaire en DR que BFC est correct Le mois prochain cette différence disparaîtra Aucune : quand la facture sera saisie dans BFC la commande sera également soldée la différence disparaîtra le mois prochain Remarquer la commande pour que l indication solde reparte A priori il faudra solder la commande dans xlab

3 Procédure d utilisation Outil de Comparaison XLAB BFC version 2.0 Cette outil, réalisée par la DSI en collaboration avec la Délégation Régionale Côte d azur, compare les données issues des états historiques BFC avec les nouveaux exports de la version 8.0 d Xlab. L outil de comparaison est constitué de deux macros Excel, une faisant la comparaison des commandes d achat et l autre des commandes de missions. Environnement de travail Créez un répertoire de travail nommé par exemple «Comparaison XLAB-BFC » dans lequel vous créerez un sous répertoire par type de donnée à comparer. Vous pouvez créer, par exemple, un sous répertoire nommé «Commandes achat» et un autre nommé «Commandes mission». Dans chacun des sous répertoires, vous copierez tous les fichiers de travail nécessaire à la comparaison. Pour les commandes d achat, vous aurez besoin des fichiers suivants : Outil Comp_CDE_XLAB_BFC_02.xls ; HISTO_CMD_XXXX_XXXX.csv : fichier de données BFC à comparer ACHAT_XLAB_XXXX_XXXX.csv : fichier de données XLAB à comparer. Pour les commandes de mission, vous aurez besoin des fichiers suivants : Outil Comp_MIS_XLAB_BFC_02.xls ; HISTO_MIS_XXXX_XXXX.csv : fichier de données BFC à comparer MISSION_XLAB_XXXX_XXXX.csv : fichier de données XLAB à comparer. Première Etape : Récupération des données de la base XLAB Faire une extraction des données de la base XLAB du laboratoire courant par les nouveaux exports de la version 8.0 d XLAB. 1 - Procédure d extraction pour les commandes d achat : Lancez XLAB version 8.0, Allez au menu Gestion courante/traitements/etats divers, choisissez l option Comparaison Xlab-BFC : commande d achat. Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 1

4 La fenêtre Comparaison Xlab-BFC : Commande d achat s ouvre. Sélectionnez l organisme de gestion sur lequel vous désirez faire l export et cliquez sur le bouton <Exporter>. La fenêtre Nom du fichier d impression s affiche. Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 2

5 Sélectionnez dans le champ Type la valeur «All Files (*.*)», dans le champ Nom du fichier, saisissez par exemple ACHAT_XLAB suivi du numéro du laboratoire (Code Unité XLAB) et de l année de l exercice avec comme suffixe obligatoirement.csv. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider. Vous obtenez alors le fichier de données XLAB à comparer nommé, dans notre exemple, ACHAT_XLAB_6543_2008.csv. 2 - Procédure d extraction pour les commandes de mission : Lancez XLAB version 8.0, Allez au menu Gestion courante/traitements/etats divers, choisissez l option Comparaison Xlab-BFC : Mission. La fenêtre Comparaison Xlab-BFC : Mission s ouvre. Sélectionnez l organisme de gestion sur lequel vous désirez faire l export et cliquez sur le bouton <Exporter>. La fenêtre Nom du fichier d impression s affiche. Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 3

6 Sélectionnez dans le champ Type la valeur «All Files (*.*)», dans le champ Nom du fichier, saisissez par exemple MISSION_XLAB suivi du numéro du laboratoire (Code Unité XLAB) et de l année de l exercice avec comme suffixe obligatoirement.csv. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider. Vous obtenez alors le fichier de données XLAB à comparer nommé, dans notre exemple, MISSION_XLAB_6543_2008.csv. Deuxième Etape : Récupération du fichier historique laboratoire des commandes de BFC Copiez le fichier contenant l historique laboratoire des commandes BFC de votre laboratoire dans le même répertoire que le fichier de données XLAB. Dans notre exemple, on copiera, dans le répertoire Comparaison XLAB-BFC /Commandes achat, le fichier HISTO_CMD_0020_6543.csv et dans le répertoire Comparaison XLAB-BFC /Commandes mission, le fichier HISTO_MIS_0020_6543.csv pour le laboratoire 6543 de la DR20. Si le fichier contenant l historique laboratoire des commandes BFC ne date pas de Janvier 2008 passez directement à la troisième étape sinon vous devez reformater certaines colonnes de montants. Pour cela : Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 4

7 Ouvrez ce fichier sous EXCEL. Sélectionnez les colonnes MtCommandéHTBFC, MtFacturéHTBFC, MtengagéBFC. Avec la fonction Remplacer du menu Edition, remplacez le «.» par rien et le caractère espace par rien également sur ces 3 colonnes. Enregistrez vos modifications et sortez d EXCEL. Troisième Etape : Utilisation de l outil de Comparaison Xlab-BFC 1 Comparaison des commandes d achat : Ouvrez le fichier Excel nommé Outil Comp_CDE_XLAB_BFC_02.xls. Ce fichier contient 2 feuilles de calcul BFC et XLAB. Dans la feuille nommée BFC, copiez l ensemble du contenu du fichier historique laboratoire dans notre exemple HISTO_CMD_0020_6543.csv. Dans la feuille nommée XLAB, copiez l ensemble du contenu du fichier de donnée XLAB dans notre exemple ACHAT_XLAB_6543_2008 à partir de la deuxième ligne de la feuille pour ne pas effacer le nom des entêtes de colonnes. Dans la barre de menu EXCEL, Ouvrez le menu Comparaison XLAB BFC et lancez la commande Comparaison Commandes Achat. Au message suivant, cliquez sur le bouton <Supprimer> puis patientez jusqu à ce que le tableau «fiche de synthèse» se crée. Vous obtenez en résultat deux nouvelles feuilles de calcul : COMPARAISON_COMMANDES ; SYNTHESE DES ANOMALIES. La feuille COMPARAISON COMMANDES contient uniquement les commandes d achat qui ont des différences entre XLAB et BFC. Pour chaque commande d achat, sont affichés les montants commandés, Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 5

8 facturés, engagés ainsi que l indicateur de solde d XLAB et de BFC. Pour chaque type de montant, l écart entre les valeurs XLAB et BFC est calculé comme suit ECART = MontantXLAB MontantBFC. Le solde égal à 0 signifie que la commande n est pas soldée alors que la valeur 1 signifie que la commande est soldée. La feuille SYNTHESE DES ANOMALIES totalise les écarts, par type de montant, en montant et en nombre de mouvement. Les montants et quantités figurants dans le tableau concernent uniquement les commandes présentes dans Xlab et dans BFC. 2 Comparaison des commandes de mission : Ouvrez le fichier Excel nommé Outil Comp_MIS_XLAB_BFC_02.xls. Ce fichier contient 2 feuilles de calcul BFC et XLAB. Dans la feuille nommée BFC, copiez l ensemble du contenu du fichier historique laboratoire dans notre exemple HISTO_MIS_0020_6543.csv. Dans la feuille nommée XLAB, copiez l ensemble du contenu du fichier de donnée XLAB dans notre exemple MISSION_XLAB_6543_2008 à partir de la deuxième ligne de la feuille pour ne pas effacer le nom des entêtes de colonnes. Dans la barre de menu EXCEL, Ouvrez le menu Comparaison XLAB BFC et lancez la commande Comparaison Mission. Au message suivant, cliquez sur le bouton <Supprimer> puis patientez jusqu à ce que le tableau «fiche de synthèse» se crée. Vous obtenez en résultat deux nouvelles feuilles de calcul : COMPARAISON_MISSION ; SYNTHESE DES ANOMALIES. La feuille COMPARAISON MISSION contient uniquement les commandes de mission qui ont des différences entre XLAB et BFC. Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 6

9 Pour chaque commande de mission, sont affichés les montants mission et facturés. Pour chaque type de montant, l écart entre les valeurs XLAB et BFC est calculé comme suit ECART = MontantXLAB MontantBFC. La feuille SYNTHESE DES ANOMALIES totalise les écarts, par type de montant, en montant et en nombre de mouvement. Les montants et quantités figurants dans le tableau concernent uniquement les commandes présentes dans Xlab et dans BFC. Outil de comparaison XLAB-BFC V2.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 7