Externaliser la conservation des archives publiques :

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1 Externaliser la conservation des archives publiques : réglementation, conseils, cas pratiques Stéphanie Roussel, Hélène Zettel Bureau de l archivage numérique, des normes et référentiels Service interministériel des Archives de France

2 Qu est-ce que l externalisation? Tiers-archivage : prise en charge par un prestataire spécialisé de la conservation des archives d un client et fourniture des services associés (communication, restitution, etc.) Périmètre des prestations de conservation externalisée Jusqu en 2008, pas de cadre légal ni réglementaire spécifique pour les archives publiques

3 Cadre juridique de l externalisation des archives publiques Un cadre légal et réglementaire spécifique aux archives publiques art. 5 de la loi du 15 juillet 2008 décret d application du 17 septembre 2009 repris dans le Code du patrimoine : art. L212-4 et R à 31

4 Cadre juridique de l externalisation des archives publiques (2) Code du patrimoine, art. L II. La conservation des documents d'archives publiques procédant de l'activité des personnes visées à l'article L qui n'ont pas encore fait l'objet de la sélection prévue aux articles L et L est assurée par ces personnes sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des archives. Lesdites personnes peuvent, après en avoir fait la déclaration à l'administration des archives, déposer tout ou partie de ces documents auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet par ladite administration. Le dépôt fait l'objet d'un contrat qui prévoit les conditions de sécurité et de conservation des documents déposés ainsi que les modalités de leur communication et de leur accès, du contrôle de ces documents par l'administration des archives et de leur restitution au déposant à l'issue du contrat.

5 Cadre juridique de l externalisation des archives publiques (3) Qui externalise? Les producteurs d archives publiques Quoi? Des archives publiques, courantes et intermédiaires Auprès de qui? «Des personnes physiques ou morales agréées à cet effet» Comment? Sous le contrôle scientifique et technique des Archives de France

6 La procédure d agrément des tiers archiveurs : le rôle du SIAF Code du patrimoine, art. R à 31 phase 1 : instruction sur pièce phase 2 : visite sur place => arrêté publié au Journal officiel de la République accordé à une personne (physique ou morale) pour un site donné. Tout changement doit être immédiatement signalé à l administration des archives et peut rendre l arrêté caduque. durée : 5 ans pour l agrément papier, 3 ans pour l agrément numérique, renouvelables sur instruction

7 La procédure d agrément des tiers archiveurs : le rôle du SIAF (2) Code du patrimoine, art. R à 31 Conservation sur le territoire national et dans des locaux assurant des conditions de conservation satisfaisantes Conformité aux normes : pour le papier et la pour le numérique Procédures en matière de sécurité et de confidentialité Personnel qualifié et politique de conservation matérielle des archives Maîtrise des pratiques archivistiques de base

8 La procédure d agrément des tiers archiveurs : le rôle du SIAF (3) En octobre 2016 : - 30 prestataires et 74 sites agréés pour le papier - 13 prestataires et 31 sites agréés pour le numérique

9 Cas particulier : les données de santé à caractère personnel Cadre juridique : le Code de la santé publique, art. L et R à 16-1 agrément spécifique pour les «données de santé à caractère personnel»

10 Cas particulier : les données de santé à caractère personnel (2) Qui externalise? «Les professionnels de santé ou les établissements de santé ou la personne concernée» Quoi? «des données de santé à caractère personnel», au statut public comme privé Auprès de qui? «personnes physiques ou morales agréées à cet effet»

11 Cas particulier : les données de santé à caractère personnel (3) Conséquences sur l agrément Papier : agrément du MCC vaut pour l hébergement de données de santé à caractère personnel sur support papier Numérique : agrément accordé par le ministère de la Santé, après instruction par l Agence des systèmes d information partagés de la Santé (ASIP Santé) Une procédure en cours de modification

12 Comment mener une démarche d externalisation? Responsabilité du producteur d archives informer le détenteur du contrôle scientifique et technique : déclaration de dépôt à l administration des archives rédiger un cahier des charges en s appuyant sur les exigences requises pour le contrat de dépôt s informer sur les prestataires agréés (liste disponible sur le site des Archives de France) rédiger un contrat de dépôt le transmettre à la personne chargée du CST de l État avant signature

13 Comment mener une démarche d externalisation (2)? Rôle du service d archives publiques conseil et aide à la rédaction du cahier des charges validation du contrat de dépôt en tant que détenteur du contrôle scientifique et technique de l État visa des bordereaux d élimination

14 Point d attention : le contrat de dépôt Doit obligatoirement contenir (art. R et 22): Nature et le support des archives déposées Description des prestations réalisées et des moyens mis en œuvre Dispositifs de communication matérielle, d accès et de restitution des archives Conditions de recours à des sous-traitants Polices d assurance Durée du contrat et conditions de renouvellement

15 Merci! site des Archives de France : ernalisee-des-archives/ contacts : helene.zettel@culture.gouv.fr stephanie.roussel@culture.gouv.fr