Une visite inspirante à la pharmacie du Centre Hospitalier de Valenciennes

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1 hict visite Une visite inspirante à la pharmacie du Centre Hospitalier de Valenciennes Le 22 août 2014, une équipe de hict a traversé la frontière franco-belge pour visiter le Centre Hospitalier de Valenciennes. Bien que Valenciennes puisse être une ville française moins connue en Belgique, l hôpital est avec près de 2000 lits l un des plus grands acteurs en France. La visite avait pour but de renforcer l approche unique de hict pour des projets d optimisation pour les pharmacies comme une solution personnalisée pour l hôpital entier. Qualité et sécurité comme but La visite a été guidée par Etienne Cousein, chef de service secteur de médicaments, qui termine actuellement son doctorat en efficacité et sécurité du processus de médication. Etienne Cousein a partagé avec passion la genèse de la pharmacie hospitalière de haut niveau dans le CH de Valenciennes. Il a expliqué en une phrase l objectif du projet: «Nous sommes mécontents de l erreur de 10% dans le processus de médication courant dans les hôpitaux, nous voulons obtenir des taux d erreur appliqués dans l industrie de l aviation de 1 sur 1 million.» En quelques heures, nous avons eu la chance de voir en détail comment cet objectif a été transformé en processus, systèmes, comportement et culture. Approche graduelle À la fin de 2006, le CH de Valenciennes a commencé à penser à l'automatisation et à des doses unitaires (unidoses). Trois ans plus tard, en 2009, le robot de pharmacie (Swisslog) était opérationnel eta commencé la livraison de quelques 40 lits avec des anneaux de médicaments spécifiques au patient. Maintenant, 500 des 900 patients en phase aiguë sont fournis chaque 24h par les systèmes automatisés de la pharmacie hospitalière. En outre, les patients de long séjour sont fournis hebdomadairement avec 7 anneaux par patient. Outre le robot central, une armoire Pyxis, pilotée par logiciel, est installée à chaque étage. Cette forme de personnalisation pour les différents départements avec comme extrêmes les unidoses de la pharmacie d'une part, et d autre part tout traitement manuel dans l unité de soins - est la puissance du modèle tel que réalisé à Valenciennes.

2 La sécurité des patients et l optimisation À Valenciennes le point de départ n'était pas la mise en œuvre d'un robot de la pharmacie ou des économies de personnel. L'objectif était et est la sécurité des patients et un soutien optimal du processus de soins. Ce choix a plusieurs conséquences. Ainsi, le projet d'automatisation de la pharmacie n'est pas un projet de la pharmacie seulement, mais est réalisé pour, par et avec l'hôpital complet. Les médecins et les infirmières sont impliqués pour optimiser le processus de médicaments dans le cadre des processus de soins. Puisque l'automatisation n'était pas un but en soi le résultat n'est pas une automatisation complète de tous les quartiers. Par exemple peu d automatisation, mais un soutien décentralisé intensif par la pharmacie pour les soins intensifs. D autres exemples sont les pharmaciens qui font des réconciliations de médicament dans les urgences et l utilisation d un système d'aide à la décision clinique lors du contrôle de la prescription, pour assurer la sécurité de la gestion des médicaments. En conséquence, le projet n'a pas abouti à des économies élevées d'etp, mais de nouveaux rôles ont été mis en œuvre pour les différents types de personnel avec d'autres tâches, tous visant l'amélioration de la qualité du processus des médicaments. TIC en tant que conducteur Le projet informatique d'un nouveaux Système d Intégration Hospitalier (SIH) et la prescription médicale électronique (PME) en parallèle a été un moteur important pour atteindre les résultats escomptés du projet de la pharmacie. La nouvelle pharmacie axée sur la qualité exige des pharmaciens d'avoir accès à toutes les données des patients. L information du dossier de soins infirmiers et du dossier médical est importante dans la surveillance des médicaments des patients. L'intégration réussie des différents acteurs de la santé demande des solutions informatiques parfaitement alignées et personnalisées. En outre, un tel changement nécessite l'engagement de toutes les personnes impliquées avec le patient, à apprendre à utiliser les nouveaux outils. Ce projet n'aurait pas réussi s il n'avait pas été soutenu par l'ensemble de l'hôpital. Différents degrés d'automatisation Déterminants importants pour le degré d'automatisation de chaque quartier sont: la variabilité dans les prescriptions le temps entre l'administration et la prescription Plus grande est la variabilité dans les médicaments prescrits par patient et par jour, au plus tard les anneaux de médicaments doivent être créés afin de tenir compte de tous les changements. S il y a trop de changements dans les prescriptions, l armoire décentralisée sera utilisée fréquemment et doit être placée au plus près des soignants. La personnalisation aux différents processus de soins demande une adaptation de temps de rotation du processus de médicaments. Le délai entre la prescription et l'administration peut varier considérablement entre les unités: de prescrire des jours à l'avance (gériatrie) à l'administration avant de prescrire (bloc opératoire). Au plus court le temps entre la prescription et l administration, au moins appropriée est la solution du robot qui reste encore toujours lent. À Valenciennes, les premiers exemples des différentes solutions sont mis en œuvre.

3 Le processus des unidoses en détail Le processus des unidoses commence déjà à la réception du médicament dans la pharmacie. Les blisters sont placés dans des conteneurs fermés avec une étiquette RFID. Lorsque ces conteneurs sont placés dans le robot, le robot identifie le médicament à base de l'étiquette RFID. Ensuite, les blisters sont découpés en doses unitaires (unidoses) par le robot et emballés dans des sacs qui sont automatiquement stockés. Lorsque le robot reçoit la commande de faire une prescription particulière, les sacs sont «cueillis» et reliés à un anneau. Ensuite une étiquette avec le nom du patient, les moments d'administration, et d'autres informations utiles est ajoutée à l'anneau. Un anneau moyen pour un patient pour une journée se compose de 12 à 14 unidoses. Les médicaments pas emballés, tels que les grandes bouteilles de sirop, les ampoules ou les pommades, doivent encore être ajoutés manuellement. Ces médicaments sont pris hors du carrousel (Rotomat) par le personnel de la pharmacie et placés à côté de l'anneau de médicaments dans la boîte pour le patient. Comme avec l'anneau de médicaments, une étiquette avec le nom du patient est ajoutée à la médication non-emballée. Ceci sera complété par un code à barres pour fermer le cercle de médicaments complètement avec la lecture des codes à barres au chevet du patient.

4 Services aigus La pharmacie du CH de Valenciennes a deux robots Swisslog qui ont presque le même contenu. Ce doublement offre une capacité suffisante pour fournir tous les anneaux de médicaments. Les robots travaillent 4 à 5 heures par jour pour créer les anneaux de médicaments pour 500 patients. Ensuite, ces robots coupent les blisters et stockent les unidoses toute la journée. Dans la matinée, le robot commence le découpage et le stockage des sacs sur un côté du robot. Vers midi, le processus de préparation commence et les anneaux de médicaments sont créés pour les soins aiguës de l'autre côté du robot. Un second tour de la préparation commence en fin d'après-midi pour absorber les changements dans les prescriptions et pour traiter les nouvelles admissions. Au cours de la journée, les retours sont proposés au système et pendant la nuit, ils sont automatiquement stockés par le robot. Si la pharmacie travaillait avec un seul robot, il devrait préparer les anneaux jusqu'à 10 heures par jour, ce qui pourrait problématiser le coupage et le stockage des nouveaux médicaments en temps opportun. Unités de soins de long séjour Le robot prépare les médicaments pour une semaine entière à la fois. Ainsi, il y a sept anneaux de médication créés par patient. Le flux des médicaments dans le robot est, évidemment, le même que pour les services aigus. Dans ces départements des médicaments supplémentaires sont mis à la disposition du personnel infirmier dans les armoires. Les soins intensifs Le robot ne peut offrir le soutien souhaité pour les services de soins intensifs (urgences, bloc opératoire, soins intensifs). Dans ces cas des armoires décentralisées sont utilisées. Ces armoires sont connectées au système d'information ce qui permet au pharmacien de voir quel médicament il doit ajouter à quelle armoire. Dans ce cas-là seulement la partie de l intégration du logiciel du projet entier est mise en œuvre.

5 Personnel Autrefois les pharmaciens étaient seulement dédiés à vérifier la commande sur papier avec quelques techniciens. Les départements étaient fournis en vrac par la pharmacie en cas de besoin. Il n y avait pas de suivi et les infirmières au département devaient préparer les médicaments par patient. Actuellement, la pharmacie travaille avec 10 pharmaciens et 16 assistants. Quatre pharmaciens sont dédiés à vérifier et à analyser les prescriptions électroniques dans la matinée et deux dans l'après-midi. Comme support les pharmaciens ont un accès complet à la DSE. Trois techniciens de pharmacie assurent la livraison des unidoses, leur emploi principal étant de vérifier la cohérence entre les prescriptions et l anneau de médicaments, le numéro de la chambre du patient et si il y a des sacs vides ou endommagés sur l anneau. Un à deux techniciens de pharmacie sont chargés de l'alimentation quotidienne des armoires décentralisées. Dans l'avenir, la pharmacie souhaite s agrandir et 6 à 8 pharmaciens seront les bienvenus pour suivre de près les patients dans le service et pour vérifier et, si nécessaire, ajuster les prescriptions en consultation avec les médecins et les infirmières. En plus des pharmaciens, un personnel technique est ajouté à la pharmacie pour prendre soin du fonctionnement du robot et des TIC. Les principales leçons apprises pendant cette visite: Choisissez une optimisation entre processus de soins et solution avec une personnalisation par type de soins (aigu, long séjour,...) et une solution personnalisée pour chaque unité de soins. Une solution robotique ne doit pas être un but en soi. Développez pour l'optimisation des soins et impliquez les infirmières et les médecins. L automatisation de la pharmacie n'est pas un projet isolé, mais un projet pour l'ensemble de l'hôpital. Implantez progressivement. Ne visez pas à développer une solution pour l'ensemble de l'hôpital à la fois. Commencez avec un service et suivez le processus de très près Fixez des objectifs clairs, mais ne vous accrochez pas à une vision trop stricte de la solution à l'avance. La sécurité du patient et le processus de soins sont une orientation pour atteindre une solution optimale Le TIC est un facteur très important pour le succès de l'optimisation du processus de pharmacie, car toutes les informations du patient doivent être intégrées Finalement, les solutions retenues par le CH de Valenciennes ne conviennent pas nécessairement à tous les hôpitaux, ni sont abordables pour tous. Le CH de Valenciennes est un grand hôpital et en tant que tel cet hôpital ayant les capacités et les ressources pour réaliser un tel exemple. Néanmoins, les grands comme les petits hôpitaux peuvent apprendre et s'inspirer de l'approche choisie à Valenciennes. Nous concluons avec notre gratitude à Etienne Cousein pour la façon inspirante avec laquelle il a partagé son chef-d'œuvre avec nous. Au nom de hict, Jan Verstraete, Peter Deboutte et Rianne Welvaarts Vidéo liée: EZELSTRAAT 69 B BRUGGE BELGIUM PHONE: RPR/RPM: INFO@HICT.COM