Stratégie et Organisation Achat

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1 Stratégie et Organisation Achat Contexte, Enjeux et Bénéfices de la démarche d accompagnement à la définition d une organisation achats au sein d un Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) 1 OVEUS, marque d ACIES Consulting Group

2 Contexte, Enjeux et Bénéfices de la démarche Contexte et enjeux La mutualisation de la fonction achats a pour objectif de faire du groupement hospitalier de territoire (GHT) l échelon pertinent pour la mise en œuvre d une politique et d une organisation des achats des établissements membres. La fonction achat fait partie des domaines confiés à l établissement support (art. L I-3 du CSP) et comprend les missions suivantes : L élaboration de la politique et des stratégies d achat de l ensemble des domaines d achat en exploitation et en investissement La planification et la passation des marchés Le contrôle de gestion des achats Les activités d approvisionnement, pharmaceutiques à l exception des produits Cette démarche a pour objectif de mutualiser la fonction achat au niveau du GHT au plus tard le 1er janvier Pour accompagner ce processus et dans la logique déployée depuis 2011 dans le cadre du programme PHARE, il est demandé l élaboration d un plan d actions achats unique pour l ensemble du GHT, au plus tard au 1er janvier L objectif est la convergence des marchés au 31 décembre Le plan d actions achats a vocation à décliner les pistes majeures de gain par domaine d achat et les axes forts à privilégier en termes d efficience des processus. A terme, il s agit pour l établissement pilote de couvrir l ensemble du processus d achat, de la phase de recensement et programmation des besoins à la phase d exécution. Dans ce cadre, le GHPHL (Groupement des Hôpitaux Publics de la Haute Loire) a lancé un appel d offres pour être accompagner par un cabinet de conseil spécialisé dans la définition et la mise en œuvre d une nouvelle organisation achats adaptée aux évolutions règlementaires. A l issue du processus d analyse des offres, le choix s est porté sur Ovëus. 2

3 Approche Le projet s est déroulé en deux phases, un premier temps visant à établir l état des lieux de la fonction achats et un second temps de préconisations avec la mise en œuvre d un plan d actions achats et la définition de l organisation cible. Notre approche sur ce projet était d accompagner individuellement chaque établissement du GHT (5 établissements) pour ensuite mener les mêmes actions au niveau GHT avec la création d un comité de pilotage réunissant l ensemble des établissements, en tenant compte des informations, des attentes et des pratiques de la communauté achats à créer. Ces données ont ensuite fait l objet d une compilation puis d analyses croisées afin d établir la cartographie des achats, des processus et des pratiques. 3

4 Démarche Nous avons dans un premier temps conduit la démarche préconisée dans le cadre du programme PHARE (DGOS) pour chaque établissement permettant d identifier pour chacun les axes de progression achats et d élaborer leur plan d actions achats. Pour disposer d une vision consolidée des achats au niveau du GHT, nous avons réalisé une cartographie des dépenses avec la mise en œuvre d une segmentation achat commune. A partir de ces données d analyse du portefeuille achat nous avons pu identifier les différentes opportunités de travail conjoint au niveau du GHT, selon les critères suivants : Convergence des besoins et / ou potentiel de convergence Convergence et / ou divergence des fournisseurs actifs Impact de la mutualisation sur l achat Solutions disponibles (groupements) au niveau régional et / ou territoriale et adéquation au besoin Une fois identifiés, les dossiers pouvant faire l objet d une collaboration au niveau des établissements composant le GHT ont fait l objet de différentes réunions de travail réunissant les principaux acteurs (acheteurs, prescripteurs et utilisateurs) des 5 établissements. Au-delà de la mutualisation des dossiers d achats, nous avons étudié les opportunités de synchronisation, de mutualisation et de coordination des moyens et des ressources au niveau du GHT. Enfin, l ensemble de la démarche intègre les orientations de la loi de santé visant à la mutualisation des moyens et des ressources fonctionnelles dans le cadre de la constitution des GHT. 4

5 Les résultats Construction d une solution validée par l ensemble des établissements. Les 5 établissements disposent désormais d une vision et d une trajectoire commune à moyen terme visant à la mise en place d une organisation achats cible coordonnée par deux établissements. Les principales missions de la nouvelle organisation sont : Déploiement d une politique achats unique Synchronisation et coordination du processus achats Mutualisation (mise en commun) des activités associées à la fonction achats Mise en place d un tableau de bord unique 5

6 À propos de nous OVËUS, la marque de Conseil en Management et Performance des Organisations d ACIES Consulting Group, acteur historique du conseil en recherche et financement de l innovation. OVËUS accompagne ses clients dans leurs projets d'optimisation et de transformation, en les aidants à concevoir et mettre en œuvre des solutions adaptées visant à accroitre leur performance. Nos expertises métiers : Nous proposons aux acteurs de l ensemble des secteurs d'activités (publics et privés) une approche structurée qui conjugue l utilisation de méthodes robustes, un benchmarking des meilleures pratiques et l expertise de nos consultants. Au-delà de notre parfaite maitrise du contexte et des enjeux du programme PHARE, notre principale différence réside dans l association des compétences achats et des compétences métiers (pharmacien, biologiste, informaticien, ). Une alliance unique de savoir-faire qui renforce notre valeur ajoutée et notre légitimité pour conduire le changement auprès des directions générales et opérationnelles. Nos dernières références hospitalières CH de Ravenel CH de Bischwiller ARS Midi Pyrénées CH Edouard Toulouse CH Rouffach CH du Valvert CH Pierrefeu CH Emile Roux CH de Brioude CH Yssingeaux CH de Langogne CH Pierre Galice de Langeac CH Craponne sur Arzon CH Auch en Gascogne CH Mirande CH Vic-Fezensac GHT Haute Savoie Nord GHT GHPHL GHT Métropole Savoie GHT Auch en Gascogne Pour toutes informations complémentaires et retours d expériences Guillaume CARLIER, directeur Tél Mobile