L AUDIT SOUS TOUTES SES COUTURES

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1 L AUDIT SOUS TOUTES SES COUTURES La journée de l Audit organisée par l EHESP Conseil, en collaboration avec le cabinet Houdart, s est déroulée sur le campus de l EHESP à Rennes le mardi 9 juillet Elle a été l occasion d aborder la méthodologie de l Audit en présence de plus de 80 futurs cadres dirigeants de la fonction publique hospitalière et d Etat. Maître Houdart et sa collaboratrice, Madame Jeune, ont expliqué la méthodologie de l Audit devant un parterre d élèves directeurs d hôpital, directeurs d établissement sanitaire, social et médico-social, directeurs des soins, inspecteurs de l action sanitaire et sociale, attachés d administration hospitalières et ingénieurs hospitaliers. Cette journée, rythmée par de nombreux échanges entre les intervenants et l auditoire, a permis aux élèves fonctionnaires de bénéficier de connaissances opérationnelles via l étude de cas pratiques leur permettant ainsi de réaliser, dans le cadre de leurs futurs métiers, des audits structurés à la méthodologie éprouvée. Elle a aussi été l occasion pour des élèves partis en mission de faire part de leurs expériences de terrain et de leur vision du rôle de chef de mission. Discours d ouverture d Emmanuelle Juan, Présidente de l EHESP Conseil Les pièges à éviter Succomber au syndrome du «donneur de leçon» en voulant à tout prix imposer sa vision aux équipes auditées et en ne les écoutant que d une oreille est tentant lorsque l on réalise un audit. La qualité première d un auditeur est, pourtant, de savoir prendre du recul sur sa pratique et sur sa

2 vision des choses. Il se doit d adopter une démarche compréhensive, pour reprendre les termes de Max Weber, et s attacher ainsi à imputer un sens et des motivations à l action qu il étudie. Seule une telle posture fondée sur l écoute de l autre permet de tirer le meilleur parti de ses rencontres avec les équipes sur place. Un autre écueil serait d utiliser la même méthodologie d une mission à une autre. Or, c est bien sur ce point qu il faut être vigilant : la méthodologie de l audit n est ni unique, ni figée. Elle se doit d être sans cesse renouvelée afin d être pleinement adaptée à la situation et ainsi d être déployée en fonction des enjeux et des circonstances donnés. C est sans doute là que réside une des principales forces de l auditeur : savoir s adapter. Il n existe pas de modèle unique de l audit mais bien une recherche constante de la méthode la plus adaptée à chaque situation. Tout est donc affaire de circonstances et de contexte local. Une méthodologie de l audit éprouvée L audit, du latin «audire» (entendre), est avant tout un art de l écoute et une pratique ancienne qui se fondait sur l oralité, peu de gens sachant lire et écrire à l époque. Aujourd hui, lorsque l on se réfère à l audit, on pense d emblée à une technique d optimisation et d amélioration des performances et des choix stratégiques d un établissement. Un audit peut être structuré en 5 phases : 1- Détermination et compréhension de l objet de l audit, 2- Collecte des informations, 3- Analyse, 4- Elaboration de préconisations et de conseils, 5- Accompagnement dans la mise en œuvre, phase facultative dont la réalisation dépend de chaque situation donnée. La première phase est une phase d écoute et de compréhension du périmètre de la mission. Elle permet de reformuler l objet de l audit. La seconde est davantage axée sur le recueil des données sur le terrain. Il est indispensable à ce moment-là de tenir un historique de l ensemble des éléments remis par les équipes auditées. Le troisième moment, centré sur l analyse, vise à confronter in concreto une situation à des contraintes légales, réglementaires, politiques, sociales, financières, médicales et organisationnelles. L avant dernière étape consiste à établir la faisabilité de l opération et à déterminer les modalités de leur mise en œuvre. Si la faisabilité n est pas établie, il convient de formuler une ou plusieurs propositions alternatives. Enfin, le dernier temps dépasse le cadre de l audit et vise à accompagner le client dans la mise en œuvre des opérations. Toutes ces étapes constituent le phasage de l audit et ce n est qu en le respectant qu un audit pourra être mené à terme sans encombre.

3 L auditeur : une profession réglementée pour un gage d indépendance et de discrétion Au-delà des typologies de l audit et du processus global à suivre lors de l exécution d un audit, il faut avoir à l esprit que l auditeur se doit de se conformer à des règles déontologiques. Qu il s agisse des experts comptables ou des avocats, de nombreux corpus juridiques 1 encadrent le métier d auditeur. Le non-respect de ces règles peut entraîner l application de sanctions à son endroit. Parallèlement à ces outils réglementaires, il est possible de mettre en place des outils en interne. EHESP Conseil a souhaité mettre l accent sur cette démarche en se dotant d une charte qualité afin de garantir la qualité de ses prestations. C est sans doute parce qu être auditeur n est pas un métier à proprement parler les règles en matière de responsabilité et d indépendance sont propres à chaque profession qu il est si difficile d en définir les contours avec précision. Pour autant, cette journée de l Audit organisée par l EHESP Conseil, en collaboration avec le cabinet Houdart, fut riche en enseignements et aura permis d améliorer les connaissances en la matière des élèves fonctionnaires de l EHESP. La journée de l Audit contribuera à donner envie aux futurs cadres dirigeants de la fonction publique hospitalière et d Etat d être toujours plus nombreux à réaliser des missions d audit au sein de structures sanitaires, sociales et médico-sociales! Ateliers de cas pratiques animés par Maître Houdart et Madame Jeune 1 Pour les experts comptables il s agit du décret n du 30/03/2012 et pour les avocats du décret du 12/07/05 qui encadre les règles déontologiques de cette profession.

4 Regards croisés de participants à la journée de l Audit Comment les outils présentés lors de la journée de l audit vont-ils vous aider dans vos futures missions? Les élèves partant en missions dans les établissements de santé ont une responsabilité importante vis-à-vis du commanditaire. Ils doivent réaliser un audit des organisations ou une analyse prospective en un temps restreint tout en ayant une démarche professionnelle et opérationnelle. L objectif est d élaborer des préconisations utiles et applicables dans la structure. Pour cela, il est indispensable que l équipe, et en particulier le chef de mission, travaille en amont et pendant la mission en se basant sur des outils d auditeurs. A cela, s ajoute la nécessité d avoir un phasage précis de la mission incluant la dimension calendaire (étapes de la mission, rendu du rapport, restitution aux équipes et à la direction). Cette formation permet aux adhérents, missionnés ou futurs missionnés, de développer leurs compétences dans ce domaine. Les cas pratiques ainsi que les retours d expérience des élèves l après-midi m ont permis d appréhender les outils de l audit et de comparer différentes approches. Les missions et les équipes ne se ressemblent pas et cela a un impact tant sur le contenu de la mission que sur les méthodes privilégiées ou encore le positionnement du chef de mission. Ces outils et méthodologie sont-ils adaptés à l hôpital public? Les hôpitaux publics doivent faire face à des problématiques d organisation importantes qui peuvent toucher des domaines aussi variés que les urgences, les blocs, les secrétariats médicaux ou encore plus largement l accueil des patients. Il est donc essentiel : - De mener une réflexion alliant une analyse précise de la situation donnée (personnel, équipements à disposition, etc.) afin d établir un diagnostic du problème, - D analyser les enjeux afin de formaliser des préconisations, - D accompagner les établissements dans leur démarche de changement. Quentin Mouronval EDH Chargé du recrutement EHESP Conseil Kathia Barro EDH Chargée de la prospection EHESP Conseil

5 La méthodologie de l audit et les outils d analyse permettent de formaliser cette démarche au sein des hôpitaux. Je ne pense pas que l on doive exclure une méthode de travail sous prétexte qu elle n émane pas directement de l hôpital public. Les directeurs d hôpital doivent intégrer ce type de démarche permettant de mener une réflexion sur l établissement afin de rationnaliser les structures et d améliorer les organisations de travail. Pourquoi l EHESP Conseil a développé ces journées de formation? L EHESP Conseil a mis en place ce type de journées afin de professionnaliser l ensemble des élèves envoyés en missions. Les établissements de santé nous font confiance et font appel à l EHESP Conseil pour la qualité de nos prestations et pour la diversité de ses membres. C est, dans ce contexte, que l association met en place une politique de professionnalisation de ses adhérents et missionnés. Notre but est de former les élèves fonctionnaires aux outils de l audit en leur permettant d appliquer ce qu ils ont appris sur le terrain. Qu avez-vous retenu de cette journée de formation à la méthodologie de l audit? C était une journée très riche! La présentation de Maître Houdart le matin m a donné une vision précise de l organisation-type d une mission et de l approche à adopter. Conduire un audit suppose de respecter une certaine déontologie et d être capable de conserver son indépendance. Il est indispensable de connaître les méthodes de conduite d un audit mais il faut avant tout savoir évaluer au mieux le contexte de l établissement et cerner le périmètre de la mission. Les circonstances et la compréhension des besoins sont les fils rouge d une mission d audit. Car adapter chaque audit à la situation de l établissement c est déjà promouvoir le changement. Quentin Mouronval et Kathia Barro