Questionnaire de balisage Coûts et pratiques d affaires gestion immobilière

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1 Questionnaire de balisage Coûts et pratiques d affaires gestion immobilière Le 21 avril 2004

2 Introduction KPMG a été mandaté, au nom de Hydro-Québec, Direction Immobilier, pour effectuer une analyse comparative relative à ses activités de gestion du parc de bâtiments administratifs (bureau / industriel) auprès d entreprises comparables en Amérique du Nord. À cet effet, nous sollicitons la participation de votre entreprise. Le balisage vise à obtenir de l information comparative sur divers aspects du domaine immobilier : Indicateurs financiers relatifs à la gestion de votre service immobilier pour 2003; Indicateurs non financiers relatifs à la gestion de votre service immobilier pour 2003; Informations relatives aux pratiques d affaires. Vous pouvez compléter ce questionnaire et nous le retourner par courrier électronique, ou nous pouvons également le compléter avec vous lors d un entretien téléphonique. Les noms des entreprises participantes seront divulgués mais les résultats seront présentés de façon à respecter le caractère confidentiel des informations obtenues. Un rapport sommaire des résultats du balisage sera transmis aux participants. Au nom d Hydro-Québec et en notre nom, merci de votre collaboration. 2

3 Informations générales Nom de votre entreprise : Nom de la personne à contacter : Position : Téléphone : Courrier électronique : PROFIL DE VOTRE ORGANISATION Informations sur le nombre d employés Nombre d'employés total : Nombre d'occupants (incluant employés permanents, temporaires, contractuels et consultants ayant accès à un poste de travail) : Nombre d'occupants utilisé aux fins du calcul des différents ratios, si différent du nombre d'occupants ci-haut : Informations sur la superficie locative (superficie utilisable d'un espace à bureaux majorée de sa quote-part des superficies communes d'étage et des superficies communes d'immeuble réf.: BOMA) Mètres carrés totaux administrés : o Location : % M 2 o Propriétaire : % M 2 Répartition des mètres carrés par catégorie : o Bureau : % M 2 o Autres catégories : % M 2 Répartition des mètres carrés par localisation : o Centres urbains : % o Régions: % Est-ce que la gestion immobilière de votre organisation évolue au sein d un centre de services partagés? Oui Non Les services d'aménagement sont-ils fournis par des entreprises externes? Oui Non Votre unité administrative a-t-elle une certification Qualité? (ISO, Qualimètre, etc.) Si oui, laquelle? Oui Non 3

4 Mesure de certains indicateurs financiers pour 2003 Coût d occupation par mètre carré Coût d'occupation (somme A, B, C) $ - $ par M 2 Mètre carré M 2 Les coûts d occupation se composent des coûts d exploitation, d immobilisation et des frais généraux. Pourriez-vous nous en donner la répartition? Catégories selon B.O.M.A A. Coût d'exploitation 1 $ % Entretien sanitaire (1) - Entretien et réparations intérieures (2) - Services publics (3) - Entretien et réparations extérieures (4) - Sécurité (5) - Gestion d'immeuble (6) - Total partiel du coût d'exploitation selon $0 0.0% Frais BOMA de location (7) - Total coût d'exploitation $ % Quelle est la proportion de main-d œuvre par rapport aux coûts totaux d exploitation? 1 Les définitions de chaque catégorie de coûts marquée d'une parenthèse ( ) se retrouvent en annexe. B. Coût d immobilisation $ % Amortissement - Frais financiers - Taxes - Autres (veuillez définir) - Total coût d'immobilisation $0 0.0% C. Frais généraux $ % Informatique (8) - Comptabilité financière (9) - Environnement (10) - Ressources humaines (11) - Autres (veuillez définir) - Total frais généraux $0 0.0% 4

5 Coût d occupation par mètre carré (suite) Est-ce que votre organisation calcule cet indicateur d une différente façon? Oui Non Si oui, quel est le résultat de votre indicateur? Coût d'occupation (somme A, B, C) $ - $ par M 2 Mètre carré M 2 Quels sont les éléments différenciateurs? Coût d occupation par occupant (Veuillez utiliser le coût d occupation calculé à l étape précédente) Coût d'occupation (somme A, B, C) $ - $ par occupant Nombre d occupants Occupants Coût d aménagement par occupant Coût d'aménagement (D) $ - $ par occupant Nombre d occupants Occupants Coût d aménagement (D) Ressources (Nombre) Internes Externes $ % Planification: objectifs d'entreprise, programme annuel / triennal, - Coordination: gestion de projets; identification et responsabilisation des intervenants - Conception: propositions, plans préliminaires et d'exécution - Réalisation: - travaux d'aménagement et de déménagement - travaux (majeurs); rénovation, construction Ameublement: gestion, fourniture et réparation - Autres : signalisation, plaquette de nom, etc. - Total coût d aménagement $0 0.0% - 5

6 Mesures de certains indicateurs non-financiers pour 2003 Mètres carrés par occupant Superficie locative 1 totale (propriétés et locations) = M 2 = - M 2 /occupant Nombre d'occupants Occupants Taux d'inoccupation Superficie locative 1 inoccupée M 2 x % Superficie locative 1 totale M 2 (propriétés et locations) Taux de déménagement («churn rate») Nombre d'occupants déménagés dans une année = x 100 = - % Nombre d'occupants Ratio d'utilisation des postes de travail Postes de travail utilisés x % Nombre total de postes de travail aménagés 1 Superficie utilisable d'un espace à bureaux majorée de sa quote-part des superficies communes d'étage et des superficies communes d'immeuble réf.: BOMA 6

7 Informations relatives aux pratiques d'affaires 1. L'entretien et l'exploitation du parc immobilier A. Quelle est la proportion des dépenses d entretien engagées auprès de fournisseurs internes et externes (sous-contractants, impartition)? Externes % Internes % 100 % B. Quel type de travaux impartissez-vous en matière de travaux d entretien et d exploitation de votre parc immobilier? C. Quel est le pourcentage de vos dépenses affectées à l'entretien préventif et correctif? Préventif % Correctif % 100 % 2. L'aménagement A. Le marché immobilier Nord Américain privilégie de plus en plus des espaces de travail aménagés de façon homogène (postes identiques, ameublement modulaire, cloisons, etc.). Appliquez-vous cette pratique dans votre organisation? Oui Non Si oui, quel en est le pourcentage d'application (% postes de travail)? % 7

8 B. Votre organisation applique-t-elle le principe des «Pôles d'occupation»? Cette pratique vise à regrouper dans un même immeuble les unités d'une même division dans le but de faciliter les mouvements de personnel au moment de réorganisations, à l'intérieur d'une même division, tout en réduisant sensiblement les coûts rattachés aux déménagements. Oui Non C. Quelle est l'allocation de l'espace moyen par poste de travail dans votre organisation? M 2 Poste de travail M 2 /poste de travail 3. Quelles sont les orientations et les principes qui sous-tendent votre stratégie immobilière (localisation, catégories de bâtiments, propriété vs. location, durée moyenne des baux, etc.)? 4A. Quel est le nombre de baux gérés par votre entreprise? 4B. Nombre d'employés affectés à la gestion des baux (négociation, analyse, renouvellement, etc.) 5. Nombre d employés affectés au paiement des loyers? 6A. Quel est le nombre de comptes de taxes gérés par votre entreprise? 6B. Nombre d employés affectés au paiement des taxes? 7. Facturation du coût du parc immobilier à des clients internes : A. Est-ce que vous refacturez à des clients internes les coûts de votre parc immobilier? Oui Non Explications: Commentaires Avez-vous des commentaires sur l information balisée et/ou sur le questionnaire en particulier? Nous vous remercions de votre participation. Le rapport sommaire des résultats du balisage vous sera transmis prochainement. 8

9 Définitions (1) Dépenses d entretien sanitaire (2) Dépenses d entretien et de réparations intérieures (3) Dépenses de services publics (4) Dépenses d entretien et de réparations extérieures (5) Dépenses de sécurité (6) Dépenses de gestion d immeuble Comprend les salaires, les avantages sociaux de la main-d'œuvre et du personnel de supervision, les contrats en sous-traitance, les équipements et fournitures, l'enlèvement des déchets et matières recyclables pour maintenir la salubrité intérieure et la propreté d'un bâtiment. Comprend l'entretien planifié et correctif et les travaux de remplacement d'équipement. Cet item porte sur les systèmes CVAC (chauffage, ventilation, air climatisé) et électriques, la plomberie, la protection incendie, la structure, la toiture, l'enveloppe du bâtiment, les ascenseurs et les autres composantes propres au bâtiment. Comprend les salaires, les avantages sociaux de la maind œuvre et du personnel de supervision, les contrats de maintenance, les équipements, les fournitures et pièces, les véhicules des équipes de maintenance, les coûts reliés à l'environnement. Dépenses pour l'achat d'énergies destinées au chauffage, à la climatisation, à l'éclairage et aux services du bâtiment tels que : électricité, gaz, mazout, eau refroidie, vapeur. Comprend aussi le coût facturé de l'eau potable et d'égout. Dépenses pour le déneigement des stationnements, l'entretien paysager, l'entretien planifié et correctif et les travaux de remplacement pour tous les équipements extérieurs au bâtiment incluant les stationnements sans frais. Comprend les salaires, les avantages sociaux de la main-d œuvre et du personnel de supervision, les contrats de maintenance et de services, les équipements, les fournitures et les pièces. Dépenses pour assurer la sécurité du bâtiment et des occupants. Comprend l'entretien et l'exploitation des systèmes d'alarme contre l'intrusion, les contrats de télésurveillance de panneaux d'alarme incendie et les systèmes de contrôle d'accès. Comprend les salaires, les avantages sociaux de la main-d œuvre et du personnel de supervision, les contrats de maintenance et de services, les équipements, les fournitures et les pièces. Dépenses directement reliées à l'administration des bâtiments. Comprend les salaires, les avantages sociaux pour les gestionnaires, les secrétaires et les assistants gestionnaires d'immeubles, les honoraires professionnels ou de gestionnaire, l'informatique, les frais généraux de bureau, les frais de déplacement et de formation du personnel. (7) Frais de location Dépenses relatives aux loyers et autres frais non inclus au bail. (8) Dépenses reliées à l'informatique (9) Comptabilité financière (10) Dépenses reliées à l environnement (11) Ressources humaines Dépenses incluant les coûts de bureautique, le développement d'applications, l'entretien et le support des systèmes, les télécommunications. Dépenses relatives aux activités de planification et contrôle financiers telles: gestion budgétaire, analyses financières, coût de revient, facturation (interne/externe), états financiers, plans d'affaires, tableaux de bord, etc. Comprend les coûts relatifs à l'implantation et la maintenance d'un système de gestion environnementale (ex: ISO 14001), audits internes et externes, inspections environnementales, revues de direction, comité de pilotage, etc. Dépenses relatives aux services de recrutement et dotation du personnel, gestion des programmes de rémunération, avantages sociaux, relations de travail, formation et perfectionnement, etc. 9