Guide pratique à destinations des hôteliers. Opération éco-label européen des hébergements touristiques -

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1 Guide pratique à destinations des hôteliers Opération éco-label européen des hébergements touristiques -

2 SOMMAIRE 1. Présentation du projet : 2. Le calendrier de l opération : 3. Comment participer? 4. Les partenaires : 5. Les coûts financiers : 6. ANNEXES : Annexe N 1 : Fiches de présentation des bureaux d études retenus Annexe N 2 : Dossier de candidature Annexe N 3 : Fiche de renseignements pour AFNOR Certification

3 1. Présentation du projet Préambule : L U.MI.H.R.A a pour mission principale d assurer la défense des intérêts de l ensemble des professionnels du secteur en les informant et en les sensibilisant sur les enjeux inhérents à leur profession. Au cœur de toutes les préoccupations la problématique «environnementale» en fait partie. Informer les professionnels aquitains du secteur de l hôtellerie sur cette thématique doit leur permettrent d anticiper au mieux les contraintes et d intégrer ces nouvelles mutations dans leur stratégie globale. En ce sens une action collective sur cette thématique particulière présente l avantage, outre une diminution des frais pour chaque entreprise, de favoriser les échanges de bonnes pratiques et l émulation des participants. Contexte : Plus que n importe quelle autre forme de développement, le tourisme nécessite un environnement préservé de toute nuisance. Souvent situés dans des endroits agréables mais fragiles, les services d hébergement touristique exercent certaines contraintes sur les ressources locales et peuvent gravement les perturber. Face à ces préoccupations grandissantes exprimées à la fois par les professionnels du tourisme et les touristes eux-mêmes, l Union des Métiers et des Industrie de l Hôtellerie de la Région Aquitaine (U.M.I.H.R.A) souhaite orienter son action dans ce domaine. Dans cet objectif, en partenariat avec la mairie de Bordeaux, le Groupe AFNOR, et le Conseil Régional d Aquitaine nous souhaitons renouveler le programme d aide et d accompagnement d un panel d hôtels aquitains, à la mise en place de bonnes pratiques environnementales selon les critères de l éco-label européen des hébergements touristiques. Cela paraît aujourd hui essentiel pour garantir l adaptation des entreprises hôtelières à ces nouvelles évolutions et préoccupations. En effet, l éco-label européen, est le seul signe de qualité environnementale certifié par un organisme indépendant et valable à l échelle de l Europe, et il constitue, à ce titre, une opportunité unique pour les hôteliers de s inscrire dans une démarche environnementale.

4 Description du projet : Les objectifs du programme : Permettre aux entreprises hôtelières retenues, de mieux apprécier la dimension environnementale et la place que celle-ci peut avoir dans leur stratégie Faire qu un maximum des entreprises engagées dans l opération, puissent obtenir la certification éco-label européen des hébergements touristiques. Mettre en place, dans chaque établissement, un diagnostic permettant d identifier les actions à mener et qui permettront un retour sur investissement rapide. Valoriser le savoir-faire et le professionnalisme des hôteliers aquitains engagés dans cette démarche. Apporter un atout supplémentaire aux entreprises dans leur positionnement vis à vis de leurs marchés nationaux et européens. Faire bénéficier aux entreprises hôtelières qui seront retenues de l expertise et de l expérience des professionnels ayant participé aux éditions précédentes. La cible : Les structures hôtelières de la région aquitaine peuvent participer pour cette cinquième opération. Il est prévu de sélectionner entre dix et quinze hôtels volontaires. Méthodologie du programme : Conception générale : L objectif principal du programme est d inciter les hôteliers volontaires à s engager sur la voie des bonnes pratiques environnementales et ainsi les accompagner dans la mise en œuvre d actions pour y parvenir. Le projet prévoit que les hôteliers retenus puissent bénéficier d un suivi divisé en plusieurs phases : Diagnostic : 2 jours Accompagnement technique : 2 jours Une formation aux critères de l éco-label européen proposé par l AFNOR : 1 jour Un audit et une certification réalisée par l AFNOR, Cette opération permettra la mise en place effective d une démarche structurée et pérenne garantissant une implication réelle des hôteliers dans le temps. Il s agit d une opération exemplaire. Aujourd hui cette reconnaissance européenne connaît un essor certain hors de nos frontières.

5 Le lancement pour la quatrième année consécutive de cette opération est une opportunité pour chacun des hôteliers qui participeront ainsi que pour l image touristique de notre Région. Articulation du programme : Il est important de noter que dans cette opération l U.M.I.H.R.A est maître d ouvrage. A ce titre, elle est chargée de faire le lien entre les hôteliers retenus et les bureaux d études prestataires qui vont travailler en binôme avec eux durant le programme. Une coordination sera également effectuée avec les différents acteurs touristiques régionaux souhaitant s impliquer dans le dispositif. Un planning récapitulatif suivra la présentation des différentes étapes afin de les situer temporellement. Description des étapes du projet : Les différentes phases du projet sont détaillées ci-après. L opération collective se découpe en plusieurs étapes qui se dérouleront sur 2013 : Recensement des entreprises entrant dans la démarche Envoi du dossier de candidature aux hôteliers identifiés Mise en place d une journée de formation initiale organisée par l AFNOR, en présence des hôteliers et des bureaux d études Réalisation dans les entreprises d un diagnostic par les experts : 2 jours. Journée de restitution collective des diagnostics avec les bureaux d études et hôteliers organisée par l U.M.I.H.R.A. Accompagnement par les prestataires bureaux d études à la mise en œuvre d un plan d action : 2 jours. Accompagnement en deux temps - pour ceux qui seront prêts dans la démarche de certification : audit + certification réalisée par l AFNOR Egalement, vous serra demander d envoyer quelques photos de votre établissement avec libre de doit, qui permettront d enrichir la photothèque de l Association du Club des Ecolabellisé d Aquitaine auquel vous serez membres à la suite de votre certification. Remarque : Le (ou les) prestataire(s) (bureaux d études) qui interviendront seront tenus de participer aux rencontres collectives afin de pouvoir témoigner et faire partager leur retour d expérience sur les hôtels qu ils auront suivis.

6 Le calendrier de l opération est fixé comme suit La campagne de réalisation des diagnostics et d accompagnement devra donc se situer sur les mois de Mars et Avril La phase d audit et de certification réalisée par l AFNOR s effectuera au cas par cas, en fonction de l état d avancement du diagnostic et du plan d actions de chaque structure. 2. Comment participer? Pour participer à cette démarche il vous faut simplement nous renvoyer le dossier de candidature complet avant le Lundi 11 Février 2013 Le jury composé de l UMIHRA et de ses partenaires se réunira dans la même semaine pour sélectionner les hôtels qui participeront à l opération. Vous trouverez en annexe le dossier de candidature type à remplir et à nous renvoyer.

7 La liste des pièces constitutives du dossier est la suivante Toutes les pièces demandées comportent un modèle en annexe du dossier de candidature : Cf. Dossier de candidature Lettre de demande sur papier en-tête de l établissement datée et signée avec cachet de l entreprise Déclaration sur l honneur de conformité aux obligations sociales et fiscales Fiche de renseignements (présentation de l entreprise, descriptif du projet) à transmettre également en format informatique à l adresse : umihra@orange.fr Extrait K-bis de moins de 3 mois Relevé d Identité Bancaire Déclaration PME Déclaration des aides de minimis devis du Bureau d étude Choisi à transmettre également en format informatique à l adresse : umihra@orange.fr Cf. Annexe N 1 : Fiche de présentation des bureaux d étude Devis AFNOR pour la certification à transmettre également en format informatique à l adresse : umihra@orange.fr Cf. Annexe N 3 : fiche de renseignements à compléter et à envoyer à AFNOR Certification. Contact : Muriel Lacroix muriel.lacroix@afnor.org Chaque hôtelier devra envoyer à AFNOR Certification la fiche de renseignements complétée pour obtenir un devis à joindre au dossier. Le dossier sera adressé au plus tard le Lundi 11 février 2013 à UMIH Région Aquitaine Jérôme GUILLARD 08 rue Castelnau d Auros Bordeaux umihra@orange.fr

8 3. Les partenaires : Dans cet objectif, un partenariat s est instauré depuis 2007 avec le Conseil Régional d Aquitaine qui travaille en concertation pour le bon déroulement de cet appel à projet. Cet accompagnement se concrétise par la réalisation d objectifs, commun aux différents prestataires : Au niveau des professionnels : Permettre aux entreprises hôtelières retenues, de mieux apprécier la dimension environnementale et la place que celle-ci peut avoir dans leur stratégie Aider les professionnels de l hébergement touristique à mettre en place une démarche respectant l environnement Faire qu un maximum des entreprises engagées dans l opération, puissent aller jusqu à l obtention de la certification éco-label européen des services d hébergements touristiques Faire bénéficier aux entreprises hôtelières qui seront retenues de l expertise et de l expérience des professionnels ayant participé aux trois éditions précédentes Au niveau du territoire : Répondre à une attente croissante des vacanciers pour un tourisme responsable et citoyen Cette opération est une opportunité pour l image touristique et pour un renforcement de l implication durable des structures touristiques de l agglomération bordelaise Cela fait maintenant 2 ans que la ville de Bordeaux est partenaire de ce programme environnemental. Elle a pour objectif d augmenter la notoriété des hôteliers de la ville de bordeaux s engageant pour l appel à projet ECOLABEL Européen des Hébergements Touristiques. Le tourisme et l environnement est une priorité pour la ville de Bordeaux. La mairie de BORDEAUX en partenariat avec l UMIHRA organisera dans l année 2013, en compagnie de la presse, du Comité Départemental du Tourisme, de l Office de tourisme de Bordeaux, de l Afnor et du Syndicat de l Hôtellerie de la Gironde une remise officielle des certificats ECOLABEL aux hôteliers certifiés. AFNOR Certification est un organisme de certification qui intervient dans de nombreux secteur et notamment celui du tourisme. À travers son action régionale, il conçoit et anime avec ses partenaires des dispositifs collectifs visant à accompagner des réflexions et des initiatives régionales (guide de bonnes pratiques, sensibilisation des entreprises, expérimentation de référentiels et d outils d évaluation

9 4. Les coûts financiers : récapitulatifs Les coûts des 2 jours de diagnostic et des 2 jours d accompagnement : Estimation des coûts relatifs au diagnostic et à l accompagnement Type d action Prestataires Prestation Coût de l action Prise en charge Conseil Régional Diagnostic Accompagnement Bureaux d étude (FTC /QCS / EnviroC) Bureaux d étude (FTC /QCS / EnviroC) 2 Jours HT 2 Jours HT 80% (assiette maxi de l aide : 3000 euros) Coût à la charge de l entreprise TOTAL HT 2400 HT 600 HT Remarque : Il faut savoir que l'aide du conseil régional est une aide au conseil sur la partie diagnostic + accompagnement réalisée par les bureaux d études sélectionnés. La subvention à hauteur de 80% est calculée sur montant global avec une assiette maximum de 3000 euros. Si le professionnel ayant déjà perçu une subvention dans le cadre de l aide au Conseil sur une période de moins de 3 ans, la subvention de la Région sera ramenée à un taux de 50%. Cela veut donc dire que le Conseil Régional d Aquitaine subventionne la partie diagnostic et accompagnement à hauteur de 2400 euros soit 80% de euros. Le récapitulatif final permet de voir la part qui reste à la charge de l hôtelier. A noter, que le versement de la subvention régionale interviendra en une seule fois, au solde de l opération, justifiée par l hôtelier.

10 Le coût de l audit et de la certification à l éco-label européen «service hébergements touristiques» : Voici, les tarifs 2013 détaillés du Groupe AFNOR pour la certification éco-label européen des Hébergements Touristiques : Tarif pour 1 demandeur soit 1 site : Année 1 Admission : 1 - Frais d'admission : TPE (moins de 10 salariés) : PME (10 à 50) : Tout Etablissement : 200 HT 600 HT 1200 HT 2 - Frais d'audit : Hôtel moins de 30 chambres : Hôtel entre 30 et 99 chambres : Hôtel de 100 à 199 chambres : Hôtel de PLUS de 200 chambres : 620 HT 830 HT HT HT Ces frais d audit (hors frais de déplacement) correspondent à : - 1 jour d'audit sur site - 0,5 jour de préparation - Rédaction du rapport 3 - Redevance annuelle (droit d'usage de la marque européenne) : La première année, la redevance annuelle est calculée au prorata temporis TPE moins de 6 chambres : TPE plus de 6 chambres : PME moins de 50 chambres : PME plus de 50 chambres : Autre établissement : 100 HT 200 HT 500 HT 750 HT HT Pour les hôteliers de la ville de Bordeaux : L aide de la Ville, versée directement à l UMIHRA, servira à atténuer les frais d admission à la démarche pour les opérateurs la première année. Le montant relatif à chaque établissement dépendra donc du nombre de structures engagées.

11 Année 2 de suivi (N+1) : Année de surveillance documentaire hors site : AFNOR Certification sollicite les certifiés pour des compléments d'informations documentaires (enregistrements des données consommation eau, énergie, détergent, gestion des déchets). Les établissements contrôlés sont informés par AFNOR Certification selon le plan de contrôle défini en début d année. Le montant de ce contrôle documentaire s élève à : 200 HT Paiement de la redevance annuelle. Année 3 : Année de surveillance (N+2) : 1 - Frais d'audit : 1 jour sur site + 0,5 jour de préparation et rapport d'audit 2 - Redevance annuelle (droit d'usage de la marque européenne 5. Annexes : Cf. Dossier Annexe Annexe N 1 : Fiches de présentation des bureaux d études retenus Annexe N 2 : Dossier de candidature Annexe N 3 : Fiche de renseignement pour AFNOR certification ******