REFERENTIEL D AMENAGEMENT DES ESPACES DE BUREAU DE LA MAIRIE DE PARIS

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1 REFERENTIEL D AMENAGEMENT DES ESPACES DE BUREAU DE LA MAIRIE DE PARIS V2. 3/23/ / 7

2 SOMMAIRE DU REFERENTIEL INTRODUCTION PREAMBULE POURQUOI UN REFERENTIEL D AMENAGEMENT DES ESPACES DE BUREAU? P. LES OBJECTIFS DU REFERENTIEL D AMENAGEMENT DES ESPACES DE BUREAU P. L ELABORATION DU REFERENTIEL D AMENAGEMENT DES ESPACES DE BUREAU P. CONTENU P. MODALITES D APPLICATION P. GUIDE METHODOLOGIQUE DE CONDUITE D OPERATIONS D AMENAGEMENT P. GUIDE PRATIQUE DE CONCEPTION DES ESPACES DE BUREAU P. V2. 3/23/ / 7

3 INTRODUCTION PREAMBULE 1. POURQUOI UN REFERENTIEL D AMENAGEMENT DES ESPACES DE BUREAU? La collectivité parisienne a pris pleinement conscience de l importance des espaces de travail en tant qu outil pour accompagner l évolution de ses missions et pouvoir garantir des conditions de travail favorables pour l ensemble du personnel. L immobilier est aujourd hui reconnu comme une ressource qui concourt à l amélioration des situations de travail et contribue à préserver le bien être au travail. L homme est au cœur du dispositif de production et c est en lui donnant les moyens nécessaires pour la réalisation de son travail qu il devient performant. Aussi l espace doit être adapté à l activité au même titre que l organisation du travail. Les techniques d information et de communication sont aussi un facteur d évolution des méthodes de travail et doivent être prises en compte car elles modifient aussi la façon de travailler. A contrario l immobilier a un coût qu il convient de connaître et maîtriser. Ressource Outil de travail au service de chacun Lieu de vie et d échange Support de l organisation des activités Poste de coût Immeuble (loyers, charges) Aménagement Exploitation 1/3 des charges des services généraux Structurer l immobilier pour conjuguer humain, organisation et économie La Mairie de Paris a souhaité disposer d un référentiel pour l aménagement des espaces de bureau qui lui permette de disposer d une vision stratégique de son immobilier administratif et d en assurer la gestion opérationnelle. Ce document est complémentaire aux autres outils de connaissance et gestion de son parc immobilier administratif que sont : - les grands principes du Schéma Directeur des Implantations Administratives, le SDIA ; - les Contrats de Partenariat Immobilier (les CPI) passés avec chaque direction ; - les bases de données concernant les occupations et les coûts de l immobilier administratif, - la refonte de la gestion des sites dans la perspective du développement d implantations partagées entre les directions. V2. 3/23/ / 7

4 Ce référentiel d aménagement des espaces de bureau définit d une part les attentes et grandes orientations de l administration parisienne concernant l aménagement et, d autre part, apporte des éléments de cadrage pour leur mise en œuvre. L élaboration du présent référentiel a été menée en cohérence avec d autres démarches menées à la Mairie, notamment en termes de ressources humaines, telles que la prévention des risques psycho-sociaux et la mise en place du schéma directeur d accessibilité pour l accueil des travailleurs handicapés. 2. LES OBJECTIFS DU REFERENTIEL D AMENAGEMENT DES ESPACES DE BUREAU Il n existe pas une solution unique d organisation des espaces de bureau, mais un panel de possibilités à disposition de l aménageur, la conception des aménagements de bureau consistant en la recherche de la solution la mieux adaptée à chaque situation. Fort de ce constat, la Mairie de Paris souhaite mettre en avant quatre principes fondateurs structurant tous les futurs aménagements de bureau. Le but est d apporter une nouvelle vision des espaces de travail de la collectivité parisienne qui prennent en compte les spécificités métiers, la qualité des conditions de travail et la maîtrise des coûts. Au-delà de la prise en compte intrinsèque des contraintes physiques des bâtiments et du respect des règlementations et des règles de l art, tout nouvel aménagement d espace de bureau devra s inscrire dans les quatre principes fondateurs suivants : - La fonctionnalité : Créer des espaces adaptés aux activités. - L équité : Offrir à terme à chaque agent un environnement de travail équivalent quelle que soit sa Direction d appartenance. - La modularité : Faciliter l adaptation des espaces aux besoins (évolution des services) - La transversalité : Favoriser les échanges et la communication. Ce référentiel d aménagement des espaces de bureau est destiné à guider la mise en œuvre de tout projet d aménagement selon les quatre principes fondateurs susvisés. Il fixe des repères communs en matière d aménagement, par le biais d objectifs partagés. Il permet de sécuriser les projets d aménagement en répondant aux besoins des services, en intégrant les objectifs de qualité des aménagements, mais aussi en fiabilisant les délais de réalisation et les budgets grâce à une formalisation des dispositifs de mise en oeuvre. De plus, ce document met en relief les interactions entre les espaces, les organisations, le management et le travail effectué : en conséquence, chaque projet conduit à s interroger sur ces éléments afin de structurer les espaces en fonction des évolutions à prévoir. V2. 3/23/ / 7

5 Garantir à chacun des conditions de travail optimales, équitables, et maintenables dans le temps Améliorer les conditions de service au public Moderniser l administration parisienne Partager les compétences et les savoirs, accélérer l intégration des nouveaux agents, garantir la continuité du service Traduire, dans l immobilier administratif, les engagements de la Mairie Encadrer l évolution des coûts tout en garantissant un environnement de travail de qualité Les enjeux du référentiel Disposer d un socle commun permet de mieux se comprendre, partager la méthode et les fondamentaux des espaces de travail, de gagner du temps, (certaines questions ayant été résolues), et de s attacher à décliner les principes communs en fonction de la spécificité du service concerné. 3. L ELABORATION DU REFERENTIEL D AMENAGEMENT DES ESPACES DE BUREAU Compte tenu des interactions entre espace, organisation et activité réelle, l aménagement de l espace de travail concerne autant les décideurs intéressés à garantir l efficacité de la structure, que l agent qui y remplit ses missions, ou l encadrement qui doit organiser le travail. Aussi, a-t-il été nécessaire de construire ce document d aide à la conduite de projet d aménagement avec les directions occupantes, l encadrement et les représentants du personnel. De la même manière, chaque projet d aménagement nécessite la participation de plusieurs directions et d acteurs aux compétences différentes. En conséquence, le présent référentiel d aménagement a été élaboré en collaboration avec les directions support, DILT, DPA, DRH, DSTI et DPP, et en lien avec des directions «utilisatrices». V2. 3/23/ / 7

6 CONTENU Le présent référentiel d aménagement est organisé en deux documents : - Un guide méthodologique qui permet de bien comprendre les différentes étapes de constitution d un projet d aménagement, le rôle des différents acteurs, les points essentiels permettant de se donner les chances de faire un projet le plus adapté possible aux besoins des futurs occupants. Ce guide décrit le déroulement d un projet d aménagement, de l émergence du besoin à la réalisation. - Un guide pratique pour l aménagement des espaces de bureau. Il déroule autour des quatre principes fondateurs (équité, modularité, fonctionnalité, transversalité) les modalités de mise en œuvre concrète du projet. Il explique comment transcrire dans les faits ces principes généraux. Il fournit également des éléments techniques de base pour concevoir un projet d aménagement au travers de fiches «repères» et dont l intérêt est de mettre en avant comment accroître la qualité de vie au bureau. Il s agit d éléments simplifiés par rapport à ceux utilisés par les professionnels intervenant directement dans l aménagement (DILT, DPA, bureau d études, maître d œuvre, entreprises de travaux ). Ceux-ci pourront se référer à un autre document plus technique en cours d élaboration : il concerne les recommandations concrètes à ne pas oublier lors de l aménagement de tous les espaces d un bâtiment administratif, y compris les locaux techniques (bureaux et espaces support mais aussi les accueils, les douches et vestiaires, la sûreté des bâtiments, la signalétique ). Mise à jour Ce référentiel d aménagement est un document vivant qui est susceptible d évoluer. Il est mis à jour pour tenir compte des retours d expérience des projets réalisés, des évolutions des métiers et des outils des agents de la Mairie, et des évolutions des normes et règlementations. Le Département de la Stratégie de l Immobilier Administratif (DSIA) est le correspondant unique pour toute question concernant ce document d aide à la conduite de projet d aménagement et son actualisation. V2. 3/23/ / 7

7 MODALITES D APPLICATION Le référentiel d aménagement des espaces de travail du parc immobilier administratif s'intègre dans la démarche globale d'élaboration, de validation, de mise en œuvre d'un projet d aménagement et de financement. Il concerne tout acteur d un projet. Il est l outil de base qui définit le travail des équipes techniques d une opération. Il s applique aussi bien pour la création d une nouvelle implantation que pour les évolutions d aménagements existants. Il est applicable pour tout immeuble d activités tertiaires des services centraux ou déconcentrées Il permet : o d aider à la décision concernant l entrée ou la sortie du parc administratif de biens immobiliers, o d évaluer les immeubles du parc existant dans le cadre de sa gestion globale LIMITES D APPLICATION Tous les projets sont différents les uns des autres et se fondent sur un diagnostic préalable. Le référentiel d aménagement est destiné à structurer et enrichir la réflexion pour concevoir un projet, il ne se substitue en aucun cas au processus de conception du projet. Attention : un aménagement est un compromis entre les souhaits et les contraintes techniques et fonctionnelles. Le référentiel d aménagement propose une méthodologie et des objectifs à partager. Il repose sur une démarche de partenariat entre les différents acteurs de chaque projet. Il prévoit ainsi des étapes d analyse des besoins et de concertation pour intégrer les objectifs, contraintes et spécificités du service concerné. V2. 3/23/ / 7