ORGANISATION DE COOPÉRATION ET DE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUES APPEL D OFFRES SELECTION D UN COURTIER EN ASSURANCES

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1 ORGANISATION DE COOPÉRATION ET DE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUES APPEL D OFFRES SELECTION D UN COURTIER EN ASSURANCES Date limite de réception des offres : lundi 03 février 2014 à 15h00 (heure de Paris) 1 P a g e

2 PREAMBULE L OCDE regroupe les gouvernements attachés aux principes de la démocratie et de l économie de marché en vue de : Soutenir une croissance économique durable Développer l emploi Élever le niveau de vie Maintenir la stabilité financière Aider les autres pays à développer leur économie Contribuer à la croissance du commerce mondial L OCDE partage aussi son expertise et échange des idées avec plus de 100 autres pays et économies, allant du Brésil, de la Chine et de la Russie aux pays les moins avancés d Afrique. Vue d'ensemble Date de création : 1961 Siège : Paris, France Pays membres : 34 Budget : 328 millions EUR Agents du Secrétariat : Secrétaire général : Angel Gurría Publications : 250 titres par an Langues officielles : anglais/français Suivi, analyse et prévision L OCDE est une des sources de données statistiques, économiques et sociales comparables les plus importantes et les plus fiables du monde. Outre ses activités de collecte de données, l OCDE suit les tendances, analyse et prévoit les évolutions économiques. L'Organisation étudie également les changements qui affectent la société ou l évolution de la situation concernant les échanges, l environnement, l agriculture, la technologie, la fiscalité, etc. L Organisation offre aux gouvernements un cadre leur permettant de comparer leurs expériences en matière d action publique, de chercher des réponses à des problèmes communs, d identifier les bonnes pratiques et de coordonner leurs politiques nationales et internationales. Elargissement et engagement renforcé En mai 2007, les pays membres de l'ocde ont décidé d'inviter le Chili, l'estonie, Israël, la Russie et la Slovénie à ouvrir des discussions pour l'adhésion à l'organisation et ont offert un engagement renforcé à l'afrique du Sud, au Brésil, à la Chine, à l'inde et à l'indonésie. Bien que l engagement renforcé soit distinct du processus d adhésion à l OCDE, il peut conduire, à plus long terme, à un statut de membre. En 2010, le Chili, la Slovénie, Israël et l'estonie sont devenus membres de l OCDE. En mai 2013, les pays membres ont également décidé d inviter la Colombie et la Lettonie à ouvrir des discussions d adhésion. Les discussions d adhésion continuent avec la Russie. Publications L OCDE est l un des plus grands éditeurs dans les domaines de l économie et des politiques publiques. Ses publications sont un support de choix pour la diffusion de ses travaux intellectuels, tant en version imprimée qu en ligne. Il est possible d obtenir des informations sur ces publications par le biais de la Librairie en ligne l OCDE et de SourceOCDE, bibliothèque électronique permettant de consulter des bases de données, des livres et des périodiques. 2 P a g e

3 REGLEMENT PARTICULIER DE L APPEL D OFFRES ARTICLE 1. NATURE ET OBJET DE L APPEL D OFFRES L OCDE a décidé de procéder à la présente mise en concurrence en vue de sélectionner un prestataire pour des prestations de courtier en assurances susceptible d intervenir sur l ensemble du portefeuille de l Organisation. ARTICLE 2. CONDITIONS DE L APPEL D OFFRES 2.1. Composition du dossier d Appel d Offres Le dossier d Appel d Offres comprend : a) Le présent Règlement Particulier de l Appel d Offres et son Annexe ; b) Le Cahier des Charges et ses Annexes 1, 2, 3 et 4 ; c) Les Conditions Générales minimum pour les contrats de l OCDE Offres Toutes les Offres seront considérées comme des engagements contractuels et les Soumissionnaires doivent en conséquence dater et signer l ensemble des pièces mentionnées ci-dessus y compris leur Offre financière. Les pages des différents documents devront être paraphées Durée de Validité des Offres La durée de validité des Offres est de cent cinquante jours (150) à compter de la date de remise des Offres Renseignements complémentaires Dans le cas où la rédaction du dossier d Appel d Offres présenterait une difficulté d interprétation, une demande de précisions pourra être adressée par écrit à l Organisation, à l adresse ci-dessous, au plus tard dix (10) jours calendaires avant la date limite de remise des Offres. Les réponses apportées seront portées à la connaissance de l ensemble des Soumissionnaires. OCDE Yoann UNTEREINER Appel d Offres n rue André Pascal Paris Cedex 16 France Ou par courrier électronique : yoann.untereiner@oecd.org 2.5. Acceptation et rejet des Offres Il n y a aucun engagement de l Organisation d accepter tout ou partie d une Offre. 3 P a g e

4 L Organisation se réserve le droit : REGLEMENT PARTICULIER DE L APPEL D OFFRES D accepter ou non les défauts non substantiels susceptibles d'entacher les Offres ; De rejeter les Offres reçues hors délais, sans indemnité ni justification Modification ou Annulation de l Appel d Offres L Organisation se réserve le droit de modifier ou d annuler tout ou partie de l Appel d Offres en tant que de besoin sans avoir à en justifier les raisons et sans que cela n ouvre droit à indemnisation pour les Soumissionnaires Groupements Les groupements doivent collectivement satisfaire aux exigences administratives de l Appel d Offres. Chacun des partenaires doit également satisfaire à ces exigences à titre individuel Report de la date de remise des Offres L Organisation pourra à sa discrétion proroger la date limite fixée pour la remise des Offres, auquel cas tous les droits et obligations de l Organisation et des Soumissionnaires seront régis par la nouvelle date limite, notamment l article 2.3. ci-dessus Rémunération des Offres Les Offres ne sont pas rémunérées. Aucun dégrèvement des dépenses engagées pour la préparation des réponses à cet Appel d Offres ne sera effectué par l Organisation Confidentialité L Appel d Offres et toute information, communiquée au Soumissionnaire ou à laquelle celui-ci pourrait avoir accès à l occasion de cet Appel d Offres et de la mission, sont confidentiels et sont strictement réservés à l usage de cet Appel d Offres. L Organisation se réserve le droit de demander à ce que l ensemble des documents et information fournis, quel qu en soit le support, lui soit retourné à la fin du présent Appel d Offres. ARTICLE 3. PRESENTATION, CONDITIONS DE SOUMISSION ET CONTENU DES OFFRES 3.1. Présentation et conditions de soumission Les Offres des Soumissionnaires seront entièrement rédigées en français ou en anglais et devront être soumises : Avant la date limite de remise des Offres ; En trois (3) exemplaires sous format papier plus une version reproductible CD-Rom ou clef USB ; 4 P a g e

5 REGLEMENT PARTICULIER DE L APPEL D OFFRES Sous double enveloppe d'expédition anonyme, ne devront porter sur l'enveloppe extérieure que la mention suivante : «NE PAS OUVRIR par le service courrier Appel d Offres N » A l'adresse suivante : OCDE EXD/PBF/CPG Yoann UNTEREINER / Groupe Central des Achats 2 rue André Pascal Paris Cedex 16 FRANCE La date et l heure limites de réception des Offres sont : lundi 03 février à 15h00 (heure de Paris). Les plis qui parviendraient après la date et l'heure limites indiquées ci-dessus, sous enveloppe non scellée, et/ou portant une mention quelconque permettant d'identifier ou de faire référence à la société Soumissionnaire, ainsi que les Offres ne répondant pas à l'ensemble des Prestations décrites dans le Cahier des Charges, pourront ne pas être retenus et pourront être renvoyées au Soumissionnaire. Les Offres envoyées par courrier électronique ou télécopie seront systématiquement rejetées, même si elles ont également été envoyées sous format papier. 5 P a g e

6 REGLEMENT PARTICULIER DE L APPEL D OFFRES 3.2. Contenu de l Offre Le Soumissionnaire devra fournir en trois exemplaires plus une version reproductible CD-Rom ou clef USB : Son offre ainsi que les pièces suivantes du dossier d Appel d Offres, dûment complétées, datées, signées et paraphées et comprenant : o le règlement particulier de l Appel d Offres, o l Annexe au règlement particulier de l Appel d Offres, o le Cahier des Charges, o les Conditions Générales minimum pour les Contrats de l OCDE acceptées sans modification Informations spécifiques Les éléments à fournir par le Soumissionnaire sont détaillés à l article II du cahier des charges Conditions financières Toute Offre devra indiquer ce qui est nécessaire à l exécution d un éventuel Contrat (transport, assurances, garanties). Le coût de tout élément essentiel à l exécution du Contrat et non indiqué dans l Offre sera à la charge du Soumissionnaire. En particulier, le courtier précisera dans son offre, en toute transparence, les conditions de sa rémunération pour la gestion du programme d assurance de l OCDE. Il précisera les rémunérations directe et indirecte, à savoir la rémunération pour service effectué ainsi que toute rémunération reçue des assureurs qui viendrait en complément de celle versée directement par l OCDE. Le courtier signalera en particulier les rémunérations additionnelles susceptibles d orienter le choix de placement. À ce titre, les rémunérations sur contrat et les rémunérations pour services effectués pour le compte des assureurs dans le cadre d accords spécifiques seront indiquées. ARTICLE 4. AUDITIONS L Organisation se réserve le droit d auditionner les Soumissionnaires afin de leur faire préciser le contenu de leurs Offres. 6 P a g e

7 REGLEMENT PARTICULIER DE L APPEL D OFFRES ARTICLE 5. JUGEMENT DES OFFRES Pour le jugement des Offres, une attention particulière sera portée sur les critères suivants : Qualité de la prestation proposée ; Prix proposé de la prestation objet de l Appel d Offres ; Solidité financière et de gestion du Soumissionnaire; Taille et réputation du Soumissionnaire. ARTICLE 6. INFORMATIONS AUX SOUMISSIONNAIRES Dans la mesure du possible, tous les Soumissionnaires seront informés de la suite donnée à leurs Offres. Je déclare avoir lu les termes du présent règlement et accepte de me conformer auxdits termes si (insérer ci-après le nom de l entité).... est sélectionnée pour exécuter le Contrat. Fait à : Date : Signature : 7 P a g e

8 REGLEMENT PARTICULIER DE L APPEL D OFFRES Annexe Déclaration Appel d Offres n Ce document, faisant partie intégrante de l Appel d Offres de l OCDE N , le Soumissionnaire, s engageant tant pour son compte que pour le compte de sa société, atteste sur l honneur que les conditions suivantes sont respectées : - Qu il n est pas susceptible de faire ou ne fait pas l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire et de concordat préventif, de cessation d'activité, et n est pas dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ; - Qu il ne fait pas l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle ; - Qu il ne fait pas l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l OCDE, de ses Pays Membres et de ses Donateurs ; - Qu il ne s est pas rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour sa participation à l Appel d Offres ou n'a pas fourni ces renseignements ; - Qu il ne se trouve pas en situation de conflit d'intérêts ; - Que ses salariés, ou plus généralement, toute personne affectée à la réalisation des prestations, objet de l Appel d Offres, sont employés régulièrement au sens de la législation nationale dont il dépend et qu il se conforme aux textes légaux et réglementaires en vigueur en matière de sécurité sociale et de législation du travail. Je, soussigné,. de la société., dûment habilité, comprends et reconnais que l OCDE pourrait décider de ne pas attribuer le Contrat à un Soumissionnaire qui se trouve dans une des situations ci-dessus. Je reconnais par ailleurs que l Organisation serait habilitée à résilier pour faute un contrat attribué à un Soumissionnaire qui, durant la procédure d attribution, s est rendu coupable de fausses déclarations ou d absence de fourniture des renseignements exigés ci-dessus. Le.. /.. /.. Signature 8 P a g e

9 MISSION DE CONSEIL ET D ASSISTANCE I. OBJET ET DESCRIPTION DE LA MISSION : Le présent appel d offres a pour objet une mission de Conseil et d Assistance pour la gestion de nos polices d assurance. Les opérations de courtage devront être organisées dans le cadre d une relation de confiance et de bonne entente entre le courtier et l Organisation. Au sein de l OCDE, l Unité des Services Contractualisés est l interlocuteur principal. Il centralise les demandes qui émanent des différents services de l OCDE et se place comme le point de contact exclusif et privilégié avec le courtier. Cette mission s articulera autour des axes suivants : 1. Analyse de nos polices d assurance 2. Gestion des polices, contrôle des risques et mission de conseil 3. Gestion des sinistres 4. Communication et suivi régulier 1. Analyse de nos polices d assurance Première phase des opérations de courtage, l objectif de cette mission est de faire une analyse de nos différentes polices. Il s agit également de prendre connaissance et d analyser l ensemble des informations que possède l OCDE sur ses risques et ses moyens de prévention/protection et l historique des sinistres. 2. Gestion des polices, contrôle des risques et mission de conseil Information sur l évolution du marché de l assurance et des couvertures afin d optimiser nos polices. Proposition d extension ou d ajustement de garantie en accord avec l évolution des besoins de l OCDE et dans les meilleures conditions du marché. Le courtier est notemment tenu de se conformer au Règlement financier de l OCDE, notamment en ce qui concerne les procédures d appel à la concurrence pour les polices d assurance dont le courtier a le suivi et la gestion voir annexe 4. Rédaction des contrats ou avenants entérinant toutes modifications. Établissement annuel d une synthèse des polices reprenant les garanties, capitaux et franchises. Assistance en matière de prévention et de protection, évaluation des risques et des garanties. Réponse aux interrogations en matière d assurance. Validation des clauses d assurance des baux et des contrats fournisseurs. Gestion des primes : Le courtier se charge de vérifier les montants des primes. Il s engage à reverser les primes reçues à l assureur dans les délais comptables requis afin d éviter les mises en demeure adressées par l assureur à l assuré. 9 P a g e

10 3. Gestion des sinistres Instruction du dossier, gestion intégrale et suivi complet jusqu à l aboutissement de chaque dossier. Assistance dans la rédaction des déclarations des sinistres. Participation du courtier aux réunions d expertises amiables ou judiciaires pour tout sinistre excédant ou sur la demande de l OCDE. Établissement d un rapport annuel de sinistralité. 4. Communication et suivi régulier Le courtier sera le représentant de l OCDE auprès des assureurs et reportera le résultat de tous contacts et/ou négociations. Une gestion efficace des polices passe par l organisation de réunions régulières (biannuelles) pour faire le point sur les polices et les sinistres en cours de résolution. Des réunions ponctuelles sont à prévoir à l occasion de chaque consultation / appel d offre. Procédure de suivi de chaque dossier : Le courtier devra s assurer que l OCDE est tenue informée de l évolution de chaque dossier. Le courtier s engage à répondre aux demandes de l OCDE dans les délais prévus au contrat. Le courtier identifiera une personne au sein de son organisation qui sera l interlocuteur principal de l OCDE. Il communiquera à l OCDE le nom, l adresse électronique et un numéro de téléphone pour cette personne. Le courtier mettra à la disposition de l OCDE une équipe dédiée et indiquera pour chaque police, les coordonnées du Responsable de la production, des sinistres et de la comptabilité. II. PROCEDURE SUIVIE La sélection du futur courtier de l Organisation est décomposée en 2 étapes successives. 1ere Étape : Proposition opérationnelle et identification des risques assurables. Il est demandé aux Soumissionnaires de définir la manière dont ils envisagent d intervenir pour assurer la gestion et le suivi des polices de l OCDE, dont une liste descriptive est jointe en annexe 1, ainsi que le traitement des sinistres qui pourraient survenir jusqu à leur règlement final. En particulier, le Soumissionnaire devra fournir : - Une présentation succincte de sa société, avec la description de l organisation spécifique (équipe dédiée, procédures et moyens de gestion, ) qu il compte mettre en place pour gérer le portefeuille de l OCDE. - Une description des services que sa société se propose de fournir à l OCDE afin d accomplir les missions décrites ci-dessus. 10 P a g e

11 - La description du démarrage de la mission (à compter de mai 2014). Il précisera notamment : o les actions qu il souhaite entreprendre, dès la signature du contrat, afin d être opérationnel dans les meilleurs délais, o s il souhaite, ou non, reprendre la gestion des sinistres antérieurs à mai 2014, o s il peut reprendre la gestion de l ensemble des contrats d assurance en cours (voir annexe) et ce, quelque soient les assureurs et les montants de prime. Il est par ailleurs demandé aux Soumissionnaires d identifier au sein de la liste jointe en annexe 3 les risques qui pourraient faire l objet de couvertures supplémentaires. Il est demandé aux Soumissionnaires de clairement faire apparaître ces risques selon leur ordre d importance ou leur criticité. Par ailleurs, les Soumissionnaires pourront suggérer la prise en compte de tout autre risque, en lien avec l activité d une organisation intergouvernementale telle que l OCDE, et qui ne serait pas identifié en annexe 3. À l issue de cette première étape et après évaluation de l ensemble des offres reçues, une liste courte sera établie et les candidats retenus seront amenés à travailler sur l étape 2 ci-dessous. 2eme Étape : Analyse de risques clairement identifiés L Organisation indiquera aux Soumissionnaires retenus en liste courte certaines polices spécifiques existantes pour obtenir une analyse plus approfondie de la couverture actuelle. À cet effet, l OCDE transmettra les informations pertinentes sur les polices identifiées. A ce stade, les Soumissionnaires devront indiquer dans leurs réponses révisées les propositions assurantielles qu ils estiment les plus compétitives. Par ailleurs, l Organisation transmettra aux Soumissionnaires retenus en liste courte un certain nombre de risques identifiés lors de la première étape pour obtenir une analyse approfondie des courtiers sur ces risques, des couvertures pertinentes et des propositions assurantielles correspondantes. 11 P a g e

12 ANNEXE 1 : Inventaire non exhaustif des polices de l OCDE 1. Multirisques Dommages aux biens 2. Responsabilité Civile 3. Flotte automobile 4. Tous Risques Informatiques 5. Multirisques Habitation 92 ave. H. Martin 6. Objets de valeur 7. Assistance véhicules et conducteurs 8. Tous Risques Exposition 9. Bureaux de l OCDE à l étranger a. Moscou b. Manille c. Berlin d. Mexico e. Tokyo f. Washington 1. Multirisques Dommages aux biens Date d effet : Durée : Un an avec tacite reconduction sans pouvoir dépasser 3 ans (dénonciation : préavis de 3 mois). Franchises : EUR (Tous dommages par sinistre) sauf : EUR Fonds et valeurs, Transports de fonds, Bris de glaces 12 P a g e

13 Assureur : Apériteur (65%) Co-assureur (35%) Définition des garanties : Locaux : - Bâtiments dont l OCDE est propriétaire - Bâtiments dont l OCDE est locataire Dommages : Sinistres, dommages matériels et immatériels et dommages accessoires. Surface cumulée (propriétaire locataire hors parking) : m² Contenu : EUR (valeur à neuf) Limite contractuelle d indemnité par sinistre : EUR Capitaux assurés : - Biens matériels (bâtiments et contenu) - Frais et pertes - Pertes indirectes - Honoraires d experts - Responsabilités - Frais supplémentaires d exploitation 2. Responsabilité Civile Date d effet : Durée : Un an avec tacite reconduction sans pouvoir dépasser 3 ans (dénonciation : préavis de 2 mois) Franchises :- Faute inexcusable : EUR (par victime) - Autres dommages corporels : Néant - Dommages de pollution : 380 EUR (par sinistre) - Dommages immatériels non consécutifs/rc professionnel : EUR (par sinistre) - Autres dommages matériels et immatériels : 380 EUR (par sinistre) Définition des garanties : Montant des garanties : EUR dont : - Dommages résultant d un acte de terrorisme ou d attentat : EUR - Autres dommages matériels & immatériels consécutifs ou non consécutifs : EUR 13 P a g e

14 3. Flotte automobile Date d effet : Durée : Un an avec tacite reconduction sans pouvoir dépasser 3 ans (dénonciation : préavis de 2 mois) Définition des garanties : Véhicules assurés : - 21 véhicules couverts 4. Tous Risques Informatiques Date d effet : Durée : Un an avec tacite reconduction sans pouvoir dépasser 3 ans (dénonciation : préavis de 2 mois) Franchise : 500 EUR Définition des garanties : Matériel assuré : - Matériel informatique (hors laptop) : EUR - Frais supplémentaires d exploitation : EUR - Frais de reconstitution de médias : EUR - Transport : EUR - Carence de fournisseur : EUR Commentaire : En raison d une franchise très élevée, les portables ne sont pas couverts par cette police. 5. Multirisques 92 ave. H. Martin Date d effet : Durée : Un an avec tacite reconduction (dénonciation : préavis de 2 mois) Franchise : EUR par sinistre Définition des garanties : Définition de la garantie : Valeur des biens assurés : aménagements) Assurance habitation pour la résidence du Secrétaire Général EUR (biens mobiliers, embellissements et 14 P a g e

15 6. Objets de valeur Date d effet : Durée : Un an avec tacite reconduction sans pouvoir dépasser 3 ans (dénonciation : préavis de 3 mois) Pas de franchise Définition des garanties : Définition de la garantie : Couverture des objets précieux situés dans les locaux de l OCDE ainsi qu au domicile du Secrétaire Général Valeur des biens assurés : EUR 7. Assistance véhicules et conducteurs Date d effet : Durée : Un an avec tacite reconduction sans pouvoir dépasser 3 ans (dénonciation : préavis de 2 mois) Définition des garanties : Assistance en cas de panne, incendie, vol ou accident en France ou à l étranger. 8. Tous Risques Exposition Date d effet : Durée : Un an avec tacite reconduction sans pouvoir dépasser 3 ans (dénonciation : préavis de 3 mois) Franchise : 10% du montant des dommages avec un minimum de 100 EUR et un maximum de 750 EUR Définition des garanties : Définition de la garantie : L ensemble des matériels de stand / informatique / audio vidéo / documentation et similaires utilisé par l OCDE dans le cadre de diverse manifestations organisées par l OCDE et se déroulant dans le monde entier. Montant de la garantie : A concurrence de EUR par manifestation 15 P a g e

16 9. Assurances des Bureaux de l OCDE à l étranger. a. Bureau de Moscou Date d effet : Durée : Un an avec reconduction expresse Définition des garanties : Responsabilité Civile. Dommages aux Biens (contenu assuré : EUR) et Primes : 666 EUR b. Bureau de Manille Date d effet : Durée : Un an avec tacite reconduction Définition des garanties : Responsabilité Civile. Dommages aux Biens (contenu assuré : EUR) et Primes : 52 EUR c. Bureau de Berlin Date d effet : Durée : Un an avec tacite reconduction Définition des garanties : Dommages aux Biens et Responsabilité Civile. Primes : EUR d. Bureau de Mexico Date d effet : (Dommages aux Biens et Responsabilité Civile) (Assurance automobile) Durée : Un an avec tacite reconduction Définition des garanties : automobile. Dommages aux Biens, Responsabilité Civile et Assurance Primes : EUR 16 P a g e

17 e. Bureau de Tokyo Date d effet : Durée : Un an avec tacite reconduction Définition des garanties : Dommages aux Biens et Responsabilité Civile. Primes : EUR f. Bureau de Washington Date d effet : Durée : Un an avec tacite reconduction Définition des garanties : Dommages aux Biens et Responsabilité Civile Primes : EUR 17 P a g e

18 ANNEXE 2 : SINISTRALITE Statistiques sinistres du 1 er janvier 2011 au 23 octobre 2013 : Assurance Multirisques - Dommages aux biens : Nombre de sinistres : 8 Coût total : EUR Franchise compagnie (coût OCDE) : EUR Assurance Flotte automobile : Nombre de sinistres : 15 Coût assureur : EUR Franchise assuré (coût OCDE): EUR Assurance Tous Risques Informatiques : Nombre de sinistres : 1 Coût total : EUR Franchise compagnie (coût OCDE) : 762 EUR Assurance Objets de valeur : Nombre de sinistres : 3 Coût total : EUR Franchise compagnie (coût OCDE) : 0 18 P a g e

19 ANNEXE 3 : RISQUES IDENTIFIES 1. Risques politiques : Diminution brutale des contributions (ex. : contribution non payée) : L OCDE est financée par les contributions de ses pays membres. Certains programmes de l OCDE sont exclusivement financés par les pays participants. Si un pays décide de se retirer d un programme, le budget correspondant baisse et peut mettre à mal sa pérennité. Ce risque peut également entraîner une augmentation significative des versements relatifs aux indemnités de perte d emploi pour les agents dont les postes sont financés par ce programme. Défaillance dans la réalisation de travaux de substance (étude comparative, analyse macro-économique, etc ) financés par des dons ou des contributions volontaires : Les dons ou contributions volontaires font l objet d accords entre l OCDE et le donateur. Si les conditions de cet accord ne sont pas respectées, le donateur pourrait demander le remboursement des contributions déjà versées. Diminution des dons : Au-delà des contributions des pays membres, l OCDE réalise certains travaux avec le soutien financier de donateurs. Par définition, le volume des dons est volatile d une année sur l autre. Si le volume annuel de ces dons baisse, les travaux correspondants seront affectés. 2. Risques liés à la communication : Menace pesant sur l activité de publication : L OCDE publie des rapports analytiques et statistiques. Certains travaux sont payants ou nécessitent une souscription annuelle. Les recettes générées permettent de contribuer aux coûts internes liés à l établissement de ces rapports. Il y a donc un risque lié à la variation des recettes des ventes de publications si le volume de souscription baissait ou si une partie des publications étaient rendues gratuites. Annulation brutale de conférences : L OCDE organise quotidiennement dans ses locaux des conférences pour lesquelles elle invite certains participants. En cas d annulation impromptue d une conférence, les frais de voyages et d hébergement des invités doivent être pris en charge. 19 P a g e

20 3. Risques RH : Évolution imprévue des frais liés à la santé des agents ou retraités. Compte tenu des évolutions démographiques (modification des tranches d âge les plus représentées, des répartitions nationales, etc ) ou législatives sur la prise en charge des frais de santé, l OCDE pourrait courir un risque de voir les dépenses attachées à ces frais augmenter de façon significative. Il est important de noter que les agents de l OCDE ne sont pas affiliés à la sécurité sociale française, mais bénéficient d un système autonome. Augmentation des procédures contentieuses opposant l OCDE à ses agents. Un éventuel changement des conditions contractuelles des agents pourrait avoir une incidence sur le nombre de litige opposant ces agents à l OCDE, sans qu une faute inexcusable puisse lui être reprochée. 4. Risques financiers : Retard de paiement des contributeurs : Les contributions des pays membres doivent être payées à échéance fixe. Tout retard de paiement entraîne des pressions budgétaires. Fluctuation des taux changes Risque lié aux investissements de la Caisse de prévoyance (ce fonds est investi dans des classes d actifs permettant de générer des intérêts et de financer les retraites.) Rendement négatif ou inférieur aux objectifs budgétaires des investissements réalisés. Risque de liquidité. 5. Risques informatiques : Risques liés au piratage informatique et aux cyber-attaques Risque de perte de données 20 P a g e

21 ANNEXE 4 : PROCESSUS ACHATS Les contrats et marchés pour les achats de biens ou de services n excèdent pas une durée totale de trois ans, de façon à ce que la procédure d appel à la concurrence pour les biens ou services en question soit renouvelée tous les trois ans au moins. Les contrats ne doivent pas prévoir de période ferme d engagement supérieure à 12 mois. L appel à la concurrence doit être effectué par le biais d une procédure de consultation de marché pour les achats de biens ou de services d une valeur estimée excédant / 3 ans mais n excédant pas / 3 ans, et par le biais d une procédure d appel d offres pour les achats de biens et de services dont la valeur estimée excède / 3 ans. Tous ces montants sont à considérer hors taxes. L ensemble des procédures de mise en concurrence menées pour le compte de l OCDE doivent impérativement respecter les principes d équité entre les soumissionnaires, de transparence et de recherche d offres présentant le meilleur rapport qualité-prix possible. En ce qui concerne la procédure de consultation de marché : Trois fournisseurs ou prestataires au moins sont invités à soumettre des propositions techniques et de prix, sur la base d un dossier établi par le courtier. En ce qui concerne la procédure d appel d offres : Le cahier des charges de l appel d offres est rédigé par le courtier. L appel d offres est obligatoirement lancé par l OCDE en partenariat avec le courtier. Il fait l objet d une publication pendant une période raisonnable sur le site Internet de l OCDE et, lorsque cela est approprié, par le biais d autres média. Son lancement est communiqué d office à au moins 5 fournisseurs ou prestataires principaux et potentiels identifiés par l OCDE et/ou proposés par le courtier. Dans les 2 cas, le courtier analyse les offres reçues et rédige un rapport comparatif. Il se charge des éventuelles négociations et mises au point avec l assureur retenu pour que le contrat soit conforme aux décisions prises par l OCDE et aux conditions générales minimums requises notamment la mention de la clause d arbitrage. 21 P a g e

22 Fait à : Date : Signature : Tampon de l entité : 22 P a g e

23 CONDITIONS GENERALES MINIMUM POUR LES CONTRATS DE L OCDE Les articles non exclusifs ci-dessous des conditions générales du Contrat envisagé ainsi que le document intitulé «Cahier des Charges» deviendront partie intégrante du Contrat qui sera signé entre l Organisation et le Contractant. Ces conditions générales minimum ne sont pas exclusives et des conditions additionnelles peuvent être ajoutées dans le Contrat final. En cas de contradiction entre les clauses du Contrat envisagé et celles de ses annexes, incluant les présentes conditions générales complétées, les clauses du Contrat prévaudront. ARTICLE 1. BIENS OU SERVICES Les biens ou services fournis dans le cadre du Contrat (dénommés ci-dessous : «Les Prestations») doivent être conformes aux spécifications mentionnées dans le Cahier des Charges. Il est expressément entendu que le Contractant exécutera les Prestations dans le strict respect des normes en vigueur, si aucune norme n est indiquée, les normes qui font autorité dans la profession seront les normes de référence. ARTICLE 2. PRIX Le prix facturé par le Contractant dans le cadre de l exécution des Prestations ne devra pas différer des prix indiqués par le Contractant dans son Offre, à l exception des actualisations de prix prévues dans le Contrat ou en cas de demande de l Organisation d extension de la validité de l Appel d Offres, si nécessaire. Le paiement sera effectué en Euros. ARTICLE 3. PAIEMENTS ET TAXES L Organisation étant exonérée de toutes taxes et impôts, en ce compris la taxe sur les ventes et la taxe à la valeur ajoutée (T.V.A.), le Contractant ne pourra imputer le paiement de ces taxes à l Organisation. Sur demande du Contractant, l Organisation lui fournira un certificat d exonération. Tous les autres impôts restent à la charge du Contractant quelle que soit leur nature. ARTICLE 4. RETARD D'EXÉCUTION Le Contractant effectuera les Prestations dans le respect des délais et en accord avec les termes spécifiés dans le Contrat, ceci étant un élément substantiel du Contrat. 23 P a g e

24 CONDITIONS GENERALES MINIMUM POUR LES CONTRATS DE L OCDE ARTICLE 5. ACCES AU SITE Si les Prestations faisant l objet du présent Contrat nécessitent à quelque moment que ce soit, l accès du Contractant et/ou de ses experts, employés, préposés ou mandataires aux locaux de l Organisation, ceux-ci devront se conformer à l ensemble des règles en vigueur au sein de l Organisation et notamment aux règles relatives à la sécurité. L Organisation pourra prendre toutes les mesures qu elle juge nécessaires pour en assurer le respect. ARTICLE 6. FORCE MAJEURE Aucune des deux Parties ne peut voir sa responsabilité engagée dans le cas où son retard d exécution ou tout autre manquement à ses obligations contractuelles a pour cause un cas de force majeure. La force majeure ne peut être invoquée que lorsque l événement est à la fois imprévisible, irrésistible et extérieur aux parties. De tels événements peuvent inclure, de façon non exhaustive, les émeutes, guerres, révolutions, incendies, inondations, mais en aucun cas les grèves des transports publics ni celles du Contractant lui-même. La Partie l invoquant doit notifier l autre Partie de son existence sans délai, faire son possible pour en atténuer les effets, et reprendre l exécution du Contrat aussitôt que le cas de force majeure cesse. ARTICLE 7. POUVOIRS Le Contractant déclare qu'il dispose des pleins droits et pouvoirs pour conclure le présent Contrat et qu'il détient toutes les licences, permis et autorisations et droits de propriété (notamment de propriété intellectuelle) nécessaires à l'exécution du présent Contrat. ARTICLE 8. RESPONSABILITE Le Contractant assume la responsabilité de tous les risques liés à l'exécution du présent Contrat et s'engage à indemniser l'organisation pour tous les dommages pouvant résulter de cette exécution. Le Contractant garantit l'organisation ainsi que son personnel contre toutes les réclamations judiciaires ou extrajudiciaires, débours, frais et responsabilités relatifs aux dommages causés de quelque manière que ce soit à tous tiers, du fait ou à l'occasion de l'exécution des Prestations prévues au présent Contrat. Le Contractant fera son affaire des assurances nécessaires à la couverture de ces risques y compris tous les risques relatifs à l exécution du Contrat. 24 P a g e

25 CONDITIONS GENERALES MINIMUM POUR LES CONTRATS DE L OCDE ARTICLE 9. REPRÉSENTANTS Le Contractant, ses experts, employés, préposés ou mandataires : ne seront considérés à aucun titre comme membres du personnel, préposés ou mandataires de l'organisation ; ne pourront engager l'organisation dans quelque obligation ou dépense que ce soit ; ne pourront prétendre à aucun avantage, rétribution, remboursement, exonération ou prestation qui ne soit stipulé au présent Contrat. En particulier et sans préjudice d autres restrictions, il est entendu que le Contractant, ses experts, employés, préposés ou mandataires ne peuvent en aucune manière se prévaloir du bénéfice des privilèges et immunités de l Organisation ou de son personnel ; s'interdisent de divulguer ou de faire quelque autre usage que celui prévu au présent Contrat de tout ou partie des informations ou documents qui leur seraient communiqués ou dont ils auraient connaissance à l'occasion de l'exécution du présent Contrat, y compris des résultats des Prestations. Le Contractant veille à ce que ses experts, employés, préposés et mandataires soient expressément liés par les dispositions de cette clause et les respectent. ARTICLE 10. NOMINATION D UN COORDINATEUR Le Contractant nommera un coordinateur parmi son personnel, après approbation de l OCDE. Le coordinateur coopérera activement avec les représentants de l Organisation. Pendant toute la durée du Contrat, le coordinateur consultera l Organisation aussi souvent que nécessaire et assistera à des réunions, si besoin est. L OCDE se réserve le droit de demander le remplacement de ce coordinateur si nécessaire. ARTICLE 11. PROPRIETE INTELLECTUELLE Les droits d auteur et tout autre droit de propriété intellectuelle découlant de la réalisation des Prestations, travaux ou produits réalisés au titre du présent Contrat incluant les résultats intermédiaires et finaux de ces Prestations, travaux ou produits, sont acquis à l Organisation dès la réalisation des Prestations, travaux ou produits, ou lui sont concédés, selon la théorie juridique applicable. Le Contractant s'engage à ne faire aucun usage desdits travaux, produits et de leurs résultats pour quelque raison que ce soit qui ne serait pas directement nécessaire à l exécution du présent Contrat, sans l accord préalable écrit de l'organisation. Le Contractant veille à ce que ses experts, employés, préposés et mandataires soient expressément liés par les dispositions du présent article et les respectent. 25 P a g e

26 CONDITIONS GENERALES MINIMUM POUR LES CONTRATS DE L OCDE ARTICLE 12. TRANSFERT DE DROITS ET OBLIGATIONS Le Contractant ne pourra céder à un tiers tout ou partie des droits qui lui sont conférés ou des obligations mises à sa charge par le présent Contrat ou de sous-traiter toute ou partie des Prestations, sans l autorisation préalable écrite de l'organisation. ARTICLE 13. RÉSILIATION POUR FAUTE L Organisation se réserve le droit de résilier le Contrat sans préavis ni indemnités, sans préjuger de tout autre recours que l Organisation pourrait exercer en cas de manquement aux obligations contractuelles : i) en cas de manquement total ou partiel du Contractant à ses obligations contractuelles ; ii) si le Contractant, selon l Organisation, est engagé dans des pratiques frauduleuses ou de corruption dans le cadre de l Appel d Offres ou de l exécution du Contrat. ARTICLE 14. RÉSILIATION EN L ABSENCE DE FAUTE L Organisation peut résilier tout ou partie du Contrat à tout moment par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette notification devra indiquer que la résiliation intervient en l absence de faute du Contractant, quelles Prestations ont fait l objet d une exécution, et la date à laquelle cette résiliation prendra effet. Les parties des Prestations déjà exécutées à réception de cette lettre devront être acceptés par l Organisation aux termes et prix du Contrat. Pour les parties non exécutées, l Organisation peut choisir : i) de requérir l exécution d une partie des Prestations seulement, qui sera exécutée et livrée à l Organisation selon les termes et prix du Contrat ; ii) et/ou d annuler les Prestations non encore exécutées et de régler au Contractant le montant des prestations déjà exécutées. ARTICLE 15. CLAUSE D ARBITRAGE Toute contestation relative à l'interprétation ou à l'exécution du présent Contrat qui n'aura pu être réglée par accord amiable sera soumise à un arbitre choisi d'un commun accord par l'organisation et le Contractant ou, à défaut d'accord sur ce choix dans un délai de trois mois à compter de la demande d'arbitrage, à un arbitre désigné par le Premier Président de la Cour d'appel de Paris, sur requête de l une ou l autre partie. La décision de l'arbitre sera définitive et sans appel. L arbitrage se déroulera à Paris (France). 26 P a g e

27 CONDITIONS GENERALES MINIMUM POUR LES CONTRATS DE L OCDE ARTICLE 16. CONFIDENTIALITÉ Toute information, quel qu en soit le support, communiquée au Contractant ou à laquelle le Contractant pourrait avoir accès à l occasion du contrat, est confidentielle. En conséquence, le Contractant ne pourra la communiquer à des tiers sans l accord écrit et préalable de l Organisation. ARTICLE 17. DURÉE DU CONTRAT La durée du contrat sera de 1 an, il pourrait être renouvelé 4 fois par tacite reconduction pour des périodes de 1 an, sans que la durée totale ne puisse excéder 5 ans au plus. Je déclare avoir lu les termes des présentes conditions générales minimum pour les Contrats de l OCDE et accepte de me conformer auxdits termes si (insérer ci-après le nom de votre entité)..est sélectionnée pour exécuter le Contrat. Fait à : Date : Signature : 27 P a g e