Grille d autodiagnostic des qualités managériales et des forces essentielles à l attraction et la rétention du personnel et à la qualité des soins

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1 Grille d autodiagnostic des qualités managériales et des forces essentielles à l attraction et et à la qualité des 1. Si vous aviez à vous définir comme hôpital magnétique, quels éléments mettriez-vous en avant? 2. Quels sont les éléments qui selon vous sont indispensables à l attractivité d une institution (selon votre expérience passée ou actuelle?) 1

2 Force 1 Eléments d appréciation Elément essentiel Qualité du leadership infirmier Il y a un leader infirmier fort, visible, qui prend des risques et suit une philosophie cohérente lors de la prise de décisions concernant le département infirmier. Il/elle est source de soutien, de représentation et de défense de l équipe. Exemples : Il/elle développe un plan stratégique audacieux et proactif pour le recrutement du infirmier anticipant les vacances de postes Il/elle utilise des moyens de communication novateurs pour sensibiliser les candidats à l engagement Il/elle développe et communique l esprit institution attractive, suscite l enthousiasme pour la profession et l appartenance à l institution Il/elle formule des attentes élevées au dès l engagement Il/elle organise des programmes de mentorat infirmiers dans les unités spécialisées Les cadres et responsables d unité participent aux formations continues ayant pour thème la rétroaction constructive, la gestion des conflits, le rôle de coach, les habiletés relationnelles, la résolution de problèmes, la délégation des tâches, Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que la qualité du leadership infirmier est un point fort dans votre établissement? 2

3 Force 2 Eléments d appréciation Elément essentiel Structure organisationnelle La structure organisationnelle est horizontale et favorise la prise de décisions au niveau de l unité. L organigramme est en adéquation avec les activités, les objectifs et les missions de l établissement. Il est régulièrement mis à jour et connu de tous. La représentation infirmière au comité de direction est claire La direction infirmière est sur pied d égalité avec les autres directions de l institution avec les pouvoirs décisionnels qui en découlent Les cadres du niveau intermédiaire représentent le niveau tactique de prise de décisions (stratégique tactique opérationnel) La structure hiérarchique permet la prise de décisions au niveau de l unité Des conseils constitués d infirmières provenant de toutes les unités et de tous les shifts et intégrant d autres professionnels favorisent une approche intégrative des Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que la qualité de la structure organisationnelle est un point fort dans votre établissement? 3

4 Force 3 Eléments d appréciation Elément essentiel Style managérial L organisation et les cadres infirmiers adoptent un style de gestion participatif. Le feedback provenant des équipes est encouragé, valorisé et pris en considération à tous les niveaux de l organisation. Les leaders infirmiers sont visibles, accessibles et formés à communiquer efficacement avec leurs équipes Un diagnostic interne et externe est réalisé préalablement à toute réflexion sur les objectifs et choix stratégiques Au sein de chaque département ou service, les responsables précisent les choix stratégiques retenus dans les domaines qui les concernent et identifient les moyens nécessaires à leur réalisation Les objectifs, les choix stratégiques et les moyens nécessaires à leur mise en œuvre sont connus des membres du. Une communication ouverte est assurée avec les équipes : tours quotidiens, mémos, réunions d équipes, cahier de communication, conversations face-à-face Chaque année, le management utilise des enquêtes de satisfaction du pour développer de nouveaux objectifs de gestion Un soutien est apporté à la flexibilité des équipes pour favoriser l équilibre vie privée / professionnelle Les indicateurs d insécurité au travail sont identifiés (violence, menaces, harcèlement, ) et des mesures adéquates sont prises L intérêt des supérieurs à l égard de la qualité de vie au travail contribue à la revalorisation du lieu de travail. Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que le style managérial est un point fort dans votre établissement? 4

5 Force 4 Eléments d appréciation Elément essentiel Politiques et programmes de Les modèles de dotation d équipe sont créatifs et flexibles. Les équipes sont impliquées dans le développement des politiques de gestion du. Des opportunités intéressantes et nombreuses de développement sont proposées dans le domaine clinique et dans la gestion. Diffusion des politiques de Charge de travail et dotation en Horaires de travail Les prises d initiative et de créativité, individuelles et collectives, sont encouragées Les politiques du peuvent être consultées sur internet par thème (accès facile par sujet et par politique) Évaluation quotidienne et prospective de la charge de travail adéquation des ressources en aux be (NHPPD) Richesse de la dotation d équipe: 70% infirmières /30% autres membres de l équipe ; 90%/10% dans les unités spécialisées L'équipe mobile est uniforme, d'organisation valorisée au sein de l'institution et non pas une structure d'éviction de personnes jugées peu compétentes Adoption d horaires de travail flexibles et originaux ; o aux schémas classiques (matin, après-midi, nuit) sont ajoutés des horaires particuliers (blocs de 12 heures consécutives 7h-19h ; blocs de 4 heures 7h- 11h, 11h-15h, 15h-19h, 19h-23h ; blocs de 6 heures 07h-13h) o adoption d horaires spéciaux pour les WE : 2 shifts de 12 heures o appel à un groupe d infirmières «à la demande» o un schéma conçu pour deux semaines et adopté par l équipe peut être reproduit de façon cyclique pour une période de 6-12 mois (prévisibilité des horaires) 5

6 Evaluation des compétences Valorisation et reconnaissance des compétences L accompagnement des nouveaux engagés Chaque année, le département communique son plan annuel pour définir la contribution du département infirmier aux objectifs de l institution. Chaque unité définit sur cette base son propre plan et mentionne les indicateurs qui permettront d évaluer l atteinte des objectifs Evaluation annuelle ou bisannuelle de la performance des employés, comprenant une auto-évaluation et une évaluation par les pairs. L outil utilisé incorpore les critères jugés prioritaires pour l organisation (satisfaction du patient, performance budgétaire). Les compétences sont récompensées et leur amélioration constitue la base des programmes de formation permanente + vérification régulière des programmes de formation permanente et des qualifications Les performances collectives sont communiquées régulièrement Adoption d un programme d échelle clinique : permet la reconnaissance de l expertise et des contributions de valeur assurées par les infirmières La compensation professionnelle et financière est envisagée par l attribution d échelons cliniques, l utilisation d incitatifs au recrutement, de programmes de reconnaissance, d avantages sociaux et d incitatifs de rétention La valorisation de la multiplicité culturelle ou linguistique pour l approche personnalisée des patients a un effet favorable sur l intégration des infirmières appartenant à une minorité culturelle. L accueil des nouveaux engagés est spécialement préparé (mot de bienvenue, information relative à l organisation générale de l hôpital et à la philosophie de l établissement, formation aux techniques propres à l institution, annuaire de personnes ressources). Le cadre assure la présentation de la nouvelle engagée auprès de sa future unité et se rend disponible pour cette première rencontre. Chaque programme d intégration est bâti sur mesure, selon le profil professionnel individuel de l infirmière, ce qui nécessite une évaluation préalable de ses compétences. 6

7 L accompagnement d une infirmière ressource à travers le processus d adaptation à la nouvelle unité de travail joue un rôle essentiel dans l intégration des nouvelles infirmières à la culture de l unité de. Un parrainage est souvent instauré entre une infirmière «experte» et la nouvelle engagée afin de faciliter la socialisation à l unité et le transfert de compétences Des groupes de soutien sont instaurés autour de thématiques propres aux nouvelles engagées : stratégies d adaptation, choc de la réalité au travail, processus de négociation. Dans certains cas, un carnet «format de poche» est établi par les infirmières expérimentées pour faciliter l intégration des nouvelles engagées (mini-bottin téléphonique, calcul du débit d un soluté, table de conversion, analyses sanguines, ) Le document d évaluation des compétences à acquérir est d emblée présenté aux nouvelles engagées. Ce document est validé pour assurer une mesure objective de la performance Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que les politiques de sont un point fort dans votre établissement? 7

8 Force 5 Eléments d appréciation Elément essentiel Modèles de professionnels Les modèles de apportent aux infirmières responsabilité et autorité pour dispenser des de qualité. Les infirmières sont responsables de leur propre pratique et de la coordination des. Des équipes interdisciplinaires (médecin, infirmière de pratique avancée et travailleur social) assurent les services de consultation et d éducation ( palliatifs, par exemple) Développement d itinéraires cliniques et soutien apporté par des coordinateurs expérimentés qui effectuent le lien entre les professionnels des diverses disciplines impliquées dans le processus, les patients et la famille Maintien d une relation thérapeutique avec le patient (flexibilité dans le mode de dispensation des selon les ressources et les be du patient); on retrouve ainsi simultanément plusieurs modes de prestation des dans un même établissement Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que les modèles professionnels de sont un point fort dans votre établissement? 8

9 Force 6 Eléments d appréciation Elément essentiel Qualité des Délivrer des de grande qualité est une priorité organisationnelle, et les leaders infirmiers sont responsables du développement d un environnement dans lequel des d un niveau élevé de qualité sont procurés aux patients. Les infirmières sont convaincues de la qualité de leur approche et de leurs. Les pratiques de reposent sur des pratiques scientifiques (EBN) Travail actif des conseils infirmiers Prix obtenus pour des avancées au niveau de la qualité des Activités de recherche en infirmiers qui débouchent sur des publications (spécifiques selon les activités de l institution : psychiatrie, oncologie, ) Mise en place d un programme d évaluation du déclin fonctionnel des personnes âgées Les infirmières participent aux réunions de planification relatives aux admissions et aux sorties de patients Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que la qualité des est un point fort dans votre établissement? 9

10 Force 7 Eléments d appréciation Elément essentiel Amélioration de la qualité des Des processus d évaluation et d amélioration de la qualité permettent de monitorer et d améliorer la qualité des délivrés dans l organisation. Des collaborations actives entre infirmières et médecins visent l amélioration de la qualité : enregistrement de résultats de, benchmarking, évaluation des donnés en comparaison avec les standards et la recherche fondée sur les preuves La communication et la discussion des résultats de l évaluation avec l ensemble des acteurs sont organisées Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que l amélioration de la qualité des est un point fort dans votre établissement? 10

11 Force 8 Eléments d appréciation Elément essentiel Consultation et ressources Des experts reconnus, et particulièrement des infirmières cliniciennes (ou de pratique avancée) sont disponibles pour un soutien et une consultation des pairs dans et hors du département ou de l institution. Des infirmières cliniciennes (ou de pratique avancée) sont disponibles en gériatrie, de plaie, diabète, gestion de la douleur, arrêt cardiaque, traumatismes et problèmes orthopédiques et offrent des consultations formelles et informelles Des conseillers en éthique aident les infirmières lors de consultations ou de débriefings pour les problèmes éthiques rencontrés lors de leur pratique Participation de l hôpital à des programmes d amélioration des résultats patients (hôpital sans tabac, utilisation d aiguilles sûres, participation au système national d enregistrement des erreurs de médication, mise sur pied d un comité infirmier de pratique thérapeutique pour évaluer les pratiques et les normes) Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que les ressources sont un point fort dans votre établissement? 11

12 Force 9 Eléments d appréciation Elément essentiel Autonomie Les infirmières sont autorisées et incitées à exercer une pratique autonome, cohérente et consistante par rapports aux normes de pratique. Un jugement indépendant est exercé au sein des équipes interdisciplinaires. Les infirmières sont autorisées et incitées à exercer une pratique autonome. Exemples concrets : étude conduite par une infirmière sur l utilité des bas thrombo-emboliques et des compressions séquentielles en réadaptation. La philosophie institutionnelle appuie les principes de partenariat, équité, responsabilité (grande responsabilisation des infirmières par rapport à leur pratique) Des lieux de rencontre et de discussion sont prévus, afin d'y aborder les questions de coordination et d'intégration entre les différentes fonctions de l'unité de. Les infirmières participent activement à la révision des pratiques et à la simplification des processus en développant une approche patientèle (selon les be) plutôt qu une approche organisationnelle (routine, actions systématiques ex. relevé des paramètres ou frictions). Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que l autonomie est un point fort dans votre établissement? 12

13 Force 10 Eléments d appréciation Elément essentiel L institution et la Communauté La présence de la communauté est établie par des programmes ouverts sur l extrahospitalier ; l hôpital est perçu comme une force positive qui intègre les citoyens. Des services particuliers sont proposés aux populations vulnérables et dans le besoin o Centre de primaires / centrale téléphonique de conseil o Infirmières de santé publique pour les communautés dans le besoin Examens de dépistage gratuits pour les indigents (mammographies, dosages PSA et colonoscopies) Intégration de patients victimes d erreurs médicales dans les programmes d amélioration de la qualité Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que l intégration de la communauté est un point fort dans votre établissement? 13

14 Force 11 Eléments d appréciation Elément essentiel Les infirmières comme éducateurs Les infirmières intègrent l enseignement dans tous les aspects de leur préceptorat et de leur mentorat. Elles assurent non seulement l éducation des patients, mais agissent également en précepteurs ou mentors à l égard des infirmières nouvellement engagées, des étudiantes infirmières ou de toute personne ayant moins d expertise clinique qu elles-mêmes. Soutien à l éducation du patient par des vidéos standardisées Une infirmière chargée de l éducation anti-tabac auprès des patients fumeurs (programme poursuivi après la sortie du patient) Programmes de mentorat et d accompagnement pour les étudiants en infirmiers et les infirmières débutantes Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que l éducation et la formation sont un point fort dans votre établissement? 14

15 Force 12 Eléments d appréciation Elément essentiel Image des infirmiers Les autres acteurs de santé estiment les infirmiers comme essentiels à la qualité des délivrés. Les infirmières sont reconnues à chaque niveau comme part intégrante de la capacité de l institution de délivrer des de qualité. Promotion de l image de la profession par un programme annuel de reconnaissance de l excellence Soutien aux publications infirmières et diffusion sur le Web Publication d essais lors de la semaine de l infirmière Les infirmières sont reconnues dans l institution pour leur expertise et les possibilités de consultation Remise d un prix de reconnaissance de l excellence en infirmiers Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que l image des infirmiers est un point fort dans votre établissement? 15

16 Force 13 Eléments d appréciation Elément essentiel Relations interdisciplinaires Le respect mutuel au sein de toutes les disciplines résulte en des relations interdisciplinaires positives. Des réunions multidisciplinaires sont régulièrement organisées afin de clarifier les rôles et de répartir adéquatement les tâches entre membres de l équipe selon leurs qualifications Des formations ad hoc sont ensuite mises sur pied afin de préparer les professionnels qui assureront des tâches d un niveau de complexité supérieur ou pour lesquelles ils sont insuffisamment formés Diffusion d une culture de «non-sanction» qui facilite le reporting des erreurs médicales afin d améliorer le rapport statistique des événements adverses Les ordres médicaux sont informatisés Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que les relations interdisciplinaires sont un point fort dans votre établissement? 16

17 Force 14 Eléments d appréciation Elément essentiel Développement professionnel Une grande valeur est accordée à la croissance le et professionnelle et au développement. Des programmes de reconnaissance clinique sont en place ainsi que des ressources pour soutenir le développement des compétences cliniques. L orientation, la formation continue, l éducation formelle, et le développement de carrière sont valorisés. Liens étroits et formels avec les instituts de formation et les universités Participation à des congrès et sessions de formation multiples Mise à disposition d une bibliothèque riche et actualisée Création d un Conseil de recherche incluant diverses disciplines La formation permanente est soutenue financièrement : crédits accordés pour des cours et remboursement des frais d inscription Indices de récompenses sous forme de badges, de cadeaux au logo de l institution, d une célébration annuelle des diplômés Stimulation des infirmières à s affilier auprès d organismes professionnels représentant leur spécialité Quel exemple ou marqueur pourriez-vous donner qui montre que le développement professionnel est un point fort dans votre établissement? Source : Magnet Recognition Program : Health Care Organizations Instructions and Application Process Manual 17

18 3. Selon la structure de la grille d analyse, fournir, dans la mesure du possible, des informations ou indicateurs concrets sur: l organigramme de l institution la «formalisation» de la culture institutionnelle (charte du département, ) la politique de recrutement du et les moyens mis en œuvre (part du budget, collaboration avec professionnels du marketing, moyens publicitaires, contrats d engagement, guide d entretien) le programme d intégration des nouveaux engagés les programmes de formation destinés aux cadres la liste des comités dans lesquels siègent des infirmiers les modes de communication utilisés dans l institution les indicateurs de climat social (enquêtes de satisfaction du ) et leur utilisation par la direction les facilités accordées au pour l équilibre famille / travail la façon dont sont répartis les effectifs : - ratio infirmières / ensemble de l équipe infirmière - combinaison de l équipe : infirmières spécialisées, non spécialisées, soignant, aides - ratio équipe infirmière/patients - ratio temps plein / temps partiel - heures supplémentaires - utilisation de l équipe mobile - pourcentage d appel aux intérimaires + coût - absentéisme - taux de turnover l évaluation de la charge de travail les schémas horaires en cours dans l institution les documents d évaluation du la grille salariale adoptée dans l institution et les avantages en espèces et en nature offerts au les itinéraires cliniques ou modes de coordination de la liste des protocoles de et activités de recherche en cours les indicateurs propres à l évaluation de la qualité des et à son amélioration (structure responsable de la qualité des, composition, travaux en cours, collaboration avec d autres institutions hospitalières ou des centres de recherche, participation à des programmes nationaux de qualité des, ) la présence d infirmières de référence 18

19 l ouverture de l institution à la communauté extra-hospitalière / l intégration de la communauté dans l hôpital les programmes d éducation du patient les indicateurs de la valeur du soin infirmier dans l institution les indicateurs de bonnes relations entre les professionnels de disciplines différentes (groupes de concertation, formations destinées à plusieurs professionnels, formes de collaboration, ) les statistiques liées au développement professionnel : types de formation proposés, fréquence, incitants, prise en charge financière, évaluation, reconnaissance, facilités accordées pour la poursuite des études 19

20 Mesures de résultats Procédez-vous à l enregistrement des résultats suivants? Si oui, pourriez-vous précisez en annexe, sous quelle forme (périodicité, méthode d enregistrement ou outil) et quelle utilisation faites-vous des mesures effectuées? Quadrant du balanced scorecard Intégration et changement Utilisation clinique et résultats Indicateurs oui/non Si oui, détails en annexe n 1. utilisation des techniques d information 2. collecte de données sensibles aux interventions infirmières 3. développement et utilisation d itinéraires cliniques 4. coordination des 5. intégration hospitaliers - communautaires 6. nombre d heures consacrées à des tâches infirmières vs tâches non-infirmières 1. escarres, 2. chutes (ou approximation par les blessures causées par les chutes : fractures, hématomes, blessures à la tête, décès) 3. infections nosocomiales 4. erreurs de médication, erreurs de traitement, 5. tentatives de réanimation qui se soldent par un échec 6. mortalité 7. prise en charge de la douleur 1. oui/non 2. oui/non 3. oui/non 4. oui/non 5. oui/non 6. oui/non 1. oui/non 2. oui/non 3. oui/non 4. oui/non 5. oui/non 6. oui/non 7. oui/non 20

21 Satisfaction du patient Performance financière 1. à l égard de l information et de l éducation, 2. à l égard des infirmiers (attention aux be des patients, disponibilité, rapidité de l intervention, partage d informations, compétence, techniques, coordination et communication avec les autres professionnels, préparation à la sortie, ) 3. à l égard de la prise en charge de la douleur 4. à l égard des en général 1. ratio infirmières / ensemble de l équipe infirmière 2. combinaison de l équipe : infirmières spécialisées, non spécialisées, soignant, aides 3. expérience infirmière 4. ratio équipe infirmière/patients 5. heures de par jour patient pondéré selon le case-mix 6. heures infirmières par jour patient pondéré selon le case-mix 7. richesse de la dotation infirmière 8. absentéisme 9. taux de turnover 10. ratio temps plein / temps partiel 11. heures supplémentaires 12. taux d accidents du travail et de blessures 13. pourcentage d appel aux intérimaires + coût 14. utilisation de l équipe mobile 1. oui/non 2. oui/non 3. oui/non 4. oui/non 1. oui/non 2. oui/non 3. oui/non 4. oui/non 5. oui/non 6. oui/non 7. oui/non 8. oui/non 9. oui/non 10. oui/non 11. oui/non 12. oui/non 13. oui/non 14. oui/non 21