Championnats du monde de LUTTE 2017 CONSULTATION TRANSPORTS

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1 Championnats du monde de LUTTE 2017 CONSULTATION TRANSPORTS Date limite de réception des candidatures : Le jeudi 20 octobre 2016 à 17h 1. Préambule La Fédération Française de Lutte et disciplines associées (FFLDA) est une association loi 1901 reconnue d utilité publique, fondée en Elle a pour but la pratique de l activité sportive LUTTE en ses différents styles, ainsi que les disciplines sportives qui lui sont associées. La FFLDA a principalement 3 missions : 2. Règlementer et diriger la pratique de la lutte olympique dans ses 3 styles (lutte féminine, lutte libre et lutte gréco romaine) et des disciplines associées (gouren, sambo, grappling). Assurer le développement et la promotion des fonctions éducatives, sociales et culturelles de la lutte et des disciplines associées. Concourir à la formation des cadres (diplôme d entraîneur, d arbitres, grades). Cadre : l événement Dans le cadre de son projet fédéral 2013/2017, la FFLDA a souhaité candidater à un événement Mondial d envergure durant cette période. Avec un dossier bien construit, la United World Wrestling (UWW, fédération internationale) a donc logiquement accordé l organisation des Championnats du monde de lutte seniors 2017 à notre fédération. Ils auront lieu à l AccorHôtels Arena (Paris, Bercy) du 21 au 26 août Cet événement est piloté par le comité d organisation (CO) créé pour l occasion, selon les trois axes directeurs suivants : Offrir tout d abord aux athlètes de tous les pays des conditions d accueil et d organisation idéales, car les athlètes doivent rester au cœur de nos préoccupations. Offrir à notre fédération internationale (UWW) un environnement exceptionnel, une scène unique pour promouvoir dans les meilleures conditions notre sport a. Les championnats du monde de lutte 1

2 auprès des décideurs du mouvement olympique international, des médias, des partenaires et du grand public. Paris est la 1ère destination touristique au monde et nous devons nous appuyer sur cet atout majeur pour mettre en valeur notre sport. Enfin et prioritairement, permettre le développement de notre sport grâce à cet événement qui doit laisser un héritage. b. Cahier des charges de l événement Dans le cadre du cahier des charges imposé par la UWW, le comité d organisation a à sa charge le transport des populations étrangères accréditées. L organisateur doit mettre à la disposition des officiels et des participants des moyens de transport facilitant les arrivées et les départs entre les gares de Paris intramuros, les aéroports (Charles de Gaulle, Orly et Porte Maillot pour les navettes en provenance de l aéroport de Beauvais) et les lieux d hébergement. Les transferts de personnes accréditées auront lieux toute la semaine. Lors de ces arrivées ou départs, des officiers de liaison du comité d organisation seront présents. Des navettes doivent également être prévues plusieurs fois par jour entre le lieu de, les lieux d entraînements et les lieux d hébergement pour les personnes accréditées. A titre indicatif et selon les dernières estimations réalisées, les populations accréditées (environ personnes sur la semaine) se répartiraient de la manière suivante : Délégations sportives (athlètes, entraîneurs, médical, chef de délégation) : Leur transport devra être assuré par des navettes (bus ou minibus) entre les hôtels et le site de. La répartition des délégations sportives sera réalisée entre 14 hôtels parisiens (voir la liste des hôtels et la carte de répartition en annexe). Les trois styles olympiques de Lutte (Greco-Romaine, Féminine et Libre) étant répartis sur la semaine de, la présence des délégations sportives variera selon les jours (voir calendrier des épreuves et estimation des populations en annexe). Délégations complémentaires : Certaines populations, comme les arbitres UWW (environ 50 personnes) devront bénéficier d un moyen de transport (bus Cette prise en charge doit s effectuer 2 jours avant la, pendant la et 1 jour après la, soit du 19 au 27 août

3 ou minibus) attribué spécialement à leur emploi du temps. Les arbitres UWW seront présents pendant toute la durée de la et seront logés dans le même hôtel (à définir). Des cas particuliers (autres officiels, fans, invités) seront également à prendre en compte. 3. Membres du comité exécutif et du Bureau de l UWW (40 personnes environ) pour lesquels des moyens spécifiques devront être fournis pour la durée de l événement : Voitures avec chauffeurs à la disposition permanente du Président de l UWW, du Secrétaire Général, des délégués techniques et des délégués à l arbitrage, minibus disponibles selon les emplois du temps pour le reste des membres. Les membres de l UWW seront logés dans le même hôtel (à définir) et seront présents pendant toute la durée de la. CONSULTATION a. Temporalité Au plus tard le 20 octobre 2016 à 17h : Réception des réponses complètes, avec une description précise de la proposition d accompagnement Au plus tard le 28 octobre 2016 : Le Comité d Organisation annoncera le candidat choisi Entre novembre 2016 et septembre 2017 : Activation du dispositif Cette consultation est divisée en quatre lots. Les candidats devront répondre à tous les lots afin de maîtriser au mieux l organisation des transports sur l événement. b. Rémunération Le Comité d Organisation ne versera aucune indemnisation aux participants à la consultation. Le candidat retenu sera réglé, pour chacune des phases à hauteur de : 30 % à réception du bon de commande validé par le Comité d Organisation En partant de ces éléments, le comité d organisation a donc décidé de lancer une consultation sur la gestion des transports des différentes populations accueillies lors de l évènement, selon le calendrier suivant : 3

4 4. 70 % à la fin de chaque phase validée par le Comité d Organisation Candidature Chaque candidat devra proposer une offre comprenant : Une lettre de candidature sur papier en-tête Une présentation de la société en quelques lignes Une présentation d expériences passées dans le domaine visé par la consultation Une proposition d accompagnement intégrant obligatoirement les 4 lots cidessous Une proposition financière forfaitaire hors taxe, détaillant : - les différentes étapes de l accompagnement ainsi que le volume horaire estimé - Une fourchette de prix moyen de prise en charge par personne et par jour Le prestataire coordonnera les opérations suivantes en matière de transport des populations à la charge du Comité d Organisation : Rédaction de la politique «Transport» du Comité d Organisation (CO) Présentation pour validation aux instances de pilotage du CO et de l UWW Gestion des relations avec les autres fonctions impactées du CO (Hébergement, Sécurité, Compétition, Aménagement, Bénévoles, etc.) Rédaction des Cahiers des Charges par type de transport (bus, VL ) Organisation du processus de sélection des prestataires : Consultations, assistance dans la sélection, etc. Gestion de la contractualisation avec les prestataires 2ème LOT : Phase 2 - Planification opérationnelle Mise au point des plans de transport par population Gestion des interactions avec les autorités publiques (demandes d autorisation particulières, escortes) Identification des besoins (volumes, fiches de postes, plannings) en ressources bénévoles. 3ème LOT : Phase 3 - Pré-Opérations 1er LOT : Phase 1 - Planification fonctionnelle 4

5 Rédaction des règlements et procédures Tests et repérages 4ème LOT : Phase 4 - Opérations Gestion et coordination de l ensemble des opérations transport pendant l événement Suivi et vérification post évènement de la facturation des différents prestataires transport Rédaction d un compte rendu et d un bilan de fin de mission Les candidats seront libres de compléter les lots ci-dessus par d autres propositions, à condition de rester dans l esprit visé par les 3 axes directeurs. 5. Modalités de remise des candidatures Les éléments de présentation de la candidature devront être adressés complets, en français : 6. Par mail : parislutte2017@fflutte.org Par courrier postal : Comité d organisation des championnats du monde seniors , rue Louis Pergaud Maisons Alfort cedex En mains propres contre décharge, au siège du comité d organisation des championnats du monde seniors 2017, du lundi au vendredi de 9h à 17h Modalités de sélection des candidatures Les critères suivants contribueront au choix final : Les tarifs proposés ainsi que la sécurisation du budget engagé La clarté de la proposition dans les 4 phases proposées ci-dessus La cohérence de la proposition au regard des objectifs visés par le CO en matière de service aux populations L argumentaire venant appuyer les propositions faites L expérience d autres grands évènements dans le même secteur L offre économiquement la plus avantageuse sera privilégiée, toutefois l ensemble des critères de sélection ci-dessous participeront au choix du Comité d Organisation. 5

6 Le Comité d Organisation se réserve le droit de négocier avec les 3 candidats arrivés en tête du classement. Les candidats présélectionnés seront susceptibles de présenter leur réponse en détails lors d un entretien. Le choix du candidat retenu sera notifié par courrier électronique. Si toutefois aucun candidat n était retenu, une nouvelle consultation pourrait être lancée. 7. Renseignements techniques complémentaires Contact : Mme Laura KECHEMAIR Adjointe au Directeur des Opérations Comité d organisation des Championnats du Monde de lutte 2017 Tél : / Mail : l.kechemair@fflutte.org 6

7 8. Annexes Remarque : tous les éléments suivant sont basés sur des estimations Hôtels sélectionnés : Hors délégations Carte des hôtels sélectionnés avec estimation des populations par hôtel : 7

8 Estimation du nombre de personnes (délégations sportives hors UWW et officiels) par jour : SEJOUR AOUT 2017 Jour V S D L M M J V S D arrivée pesée départ arrivée pesée Greco-romaine Féminine Libre Population estimée départ arrivée pesée départ Remarque : Ces estimations ne tiennent pas compte des deux populations : Délégations complémentaires et membres du Comité Exécutif et Bureau de l UWW L M : Epreuves Lutte Greco-Romaine (arrivée le samedi et départ le mercredi) M J : Epreuves Lutte Féminine (arrivée lundi et départ vendredi) V - D : Epreuves Lutte Libre (arrivée mercredi et départ dimanche) 8