Guide du bénévole Comité de loisirs du parc Jean-Guyon.

Transcription

1 Guide du bénévole Comité de loisirs du parc Jean-Guyon Approuvé par le C.A. du comité de loisirs du parc Jean-Guyon, le 17 février 2010 Modification approuvé en C.A. le 21 février 2012

2 Sommaire 1 Notre philosophie Notre organigramme ou liste des membres du C.A Notre mode de fonctionnement La formation Notre code de déontologie (règle de bonnes conduites, règle d or)... 5 Annexe A... 7 parcjeanguyon@hotmail.com Page 2 de 9

3 1 Notre philosophie Nous croyons que le sentiment d appartenance des citoyens au parc contribue au bienêtre collectif. En ce sens, nous nous efforçons d accroître ce sentiment en organisant des activités de loisirs sporadiques (fête populaire, activité de financement, atelier ) tout en favorisant les activités déjà en place au parc (pétanque, fers, scouts, soccer) qui font connaître le parc aux citoyens et leur donne l occasion d échanger, de partager et de se connaître. Le respect de l autre Les bénévoles doivent se respecter entre eux. Ils doivent être solidaires face à ce qu ils vivent et ne doivent pas dénigrer un membre de l équipe. Ils doivent aussi être solidaires quant à la mission du comité. Lorsqu ils sont témoins d intervention inadéquate, ils doivent en parler à la présidente ou à l ensemble des membres lors des réunions du C.A. Le positivisme Les bénévoles doivent faire preuve d optimisme et de positivisme face aux évènements. La bonne humeur est une des valeurs du comité. Les bénévoles doivent penser surtout à proposer une solution. La confidentialité et la discrétion Les bénévoles peuvent recevoir le vécu des autres membres de l équipe. Ils doivent respecter toutes les confidences qui leur sont faites par les autres bénévoles. La discrétion des discussions à l intérieur du groupe est aussi une marque de respect face au comité. parcjeanguyon@hotmail.com Page 3 de 9

4 2 Notre organigramme ou liste des membres du C.A. L organigramme étant sujet à changement, nous le fournirons sur demande pour assurer la validité de l information qu il contient. 3 Notre mode de fonctionnement. Nous demandons à chaque membre du C.A. d être présent à la majorité des réunions 1 du conseil d administration et de participer activement à l organisation d au moins un évènement au cours de l année. Il se doit de respecter ses engagements lorsqu il confirme sa présence à moins d un motif raisonnable. Le nombre de réunion est d environ 10 par année. On organise une dizaine d évènements annuellement. (Voir en annexe une grille d activité annuelle type). Les personnes qui veulent faire partie du C.A. doivent être au fait de notre mission et en accepter les tenants et aboutissants qui régissent la portée de nos actions. Aussi, ils n ont pas l obligation d avoir une adresse de courriel, mais doivent accepter le fait que la plupart de nos communications internes se font via ce mode donc il se peut que des informations leur parviennent condensées et moins rapidement s ils n ont pas ce moyen de communication. Les tâches d un bénévole non membres du C.A. peuvent varier selon les activités. Celui-ci n a aucune obligation quant au nombre de fois qu il doit être présent à nos activités durant l année par contre il doit se présenter lorsqu il confirme qu il le fera et à l heure qu il a été convenu. On demande aussi à nos bénévoles de se rendre sur place par leurs propres moyens. Les tâches à faire demande parfois une certaine capacité physique (montage et démontage de table, gonfler des ballons, faire de la barbe à papa, etc.). Le Comité fourni le ou les repas si l activité se déroule pendant les heures le dîner ou de souper. 4 La formation. Le Centre d action bénévole Aide 23 offre de la formation aux bénévoles de notre organisme. La formation est donnée gratuitement. Le RLCB donne aussi de la formation gratuitement aux organismes qu il représente. (Voir en annexe une grille d activité annuelle type). 1 Une réunion par mois (10 réunions) est organisée le premier mardi de chaque mois. Par contre, certaines de celles-ci sont facultatives selon la charge de travail du comité. En début d année, et selon les dates des événements, certaines réunions sont ciblées comme ayant une importance capitale pour la tenue des événements. On demande au membre d être présent à une majorité de celles-ci pour s assurer que le quorum soit atteint. Par contre, même lors des réunions facultatives, s il y a quorum, des décisions peuvent se prendre et on la même porté que lors des réunions obligatoires. parcjeanguyon@hotmail.com Page 4 de 9

5 5 Notre code de déontologie (règle de bonnes conduites, règle d or) En se dotant d un code de déontologie, notre organisation vie à assurer aux bénévoles, un milieu de vie sécuritaire, agréable et encadrant ainsi qu un support dans l exercice de leurs fonctions. Droits des bénévoles : Droit d être respecté comme personne ainsi que dans ses limites; Droit de se ressourcer et de prendre des moments d arrêt lorsqu il en ressent le besoin; Droit d être soutenu dans ce qu il vit, de partager son vécu et d avoir la collaboration d autres personnes dans son bénévolat; Droit de bénéficier d un milieu de vie agréable, de qualité et confortable; Droit à une formation de qualité et à des moyens d améliorer ses compétences; Droit d être consulté et de s impliquer dans les visées de l organisation; Droit d être valorisé et reconnu dans son rôle. Responsabilité des bénévoles : Offrir un service de qualité empreint de nos valeurs; Respecter le cheminement de la personne et croire en son potentiel; Respecter les pratiques et les conduites attendues décrites dans ce document ainsi que ceux décrits dans le code d éthique et les règlements généraux; Participer si possible aux diverses activités de formation dans le but d actualiser et d augmenter ses connaissances et ses expériences; Respecter les règles de fonctionnement inhérentes à un milieu de vie agréable et à la cohésion au sein de l équipe; Respecter en tout point la philosophie et la mission de l organisation. Responsabilité de la présidente: Offrir la formation de base et continue de qualité à ses membres Offrir le support nécessaire aux membres de l équipe; Reconnaître et encourager le travail des membres; Maintenir une bonne gestion des relations humaines au sein de l équipe; Être à l affût des besoins de la communauté afin d offrir des activités qui répondent à leur besoin; S assurer de la qualité des services offerts aux usagers; Reconnaître les droits et les responsabilités des bénévoles. parcjeanguyon@hotmail.com Page 5 de 9

6

7 Grille horaire des activités 2011 Annexe A Date de l activité Type d activité Janvier Activité 12 janvier Réunion du Comité Préparation de la grille d activité 2011 Préparation de la fête d hiver 20 janvier Formation Aide 23 Une représentation efficace Février 1er février Formation Aide 23 Comment vendre son organisme, un choix payant 9 février Réunion du Comité Préparation de l AGA 13 février Événement Fête d hiver 26 Février Atelier Chocolat Mars 2 mars Réunion du Comité Préparation demande subvention RLCB, ville, caisse populaire, députés, etc 14 mars AGA Assemblée Générale Annuelle 24 mars AGA - RLCB AGA RLCB 26 mars Atelier Scrapbooking Avril 1er avril Administration Demande de subvention RLCB, ville, deputes, etc. 7 avril Rencontre avec le RLCB Attribution des subventions 13 avril Réunion du Comité Préparation du marché aux puces parcjeanguyon@hotmail.com Page 7 de 9

8 Mai 11 mai Réunion du Comité Les règlements de commandites 28 ou 29 mai Événement Marché aux puces et fête d été (en cas de pluie) Juin 8 juin Réunion du Comité Préparation fête d été Juillet 13 juillet Réunion du Comité Le plan stratégique 20 juillet Événement Fête champêtre de la Ville Yogi l ours 23 Juillet Événement Fête d été 2010 Août Septembre 14 septembre Réunion du Comité Préparation fête des artisans 25 septembre Atelier Bijoux Octobre 12 octobre Réunion du Comité facultative 23 octobre Atelier Danse Novembre 12 novembre Evénement Journée des artisans 27 novembre Atelier Maquillage parcjeanguyon@hotmail.com Page 8 de 9

9 Décembre Décembre Rencontre informelle Souper de Noël des membres du Comité 2012 atelier 22 janvier Atelier 26 février Atelier 25 mars Atelier 29 avril Atelier Peinture vaisselle Origami Chocolat Peinture sur tissus Page 9 de 9