Risques de responsabilité relatifs aux médias électroniques pour les conseillers financiers

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1 Aon Risk Solutions/Conseillers en gestion des risques Risques de responsabilité relatifs aux médias électroniques pour les conseillers financiers Janvier 2015

2 Introduction À l ère de Facebook et de Twitter, un nombre croissant de conseillers financiers profitent de la facilité qu offrent les médias sociaux en ce qui a trait à la diffusion d annonces publicitaires, à la communication avec les clients et à la gestion de leurs affaires. Cependant, de nombreux conseillers ne savent pas précisément quel contenu peut être publié, et l utilisation de technologies et de méthodes en perpétuelle évolution pour attirer des clients peut les exposer à de nouveaux risques et amplifier ceux qui les guettent déjà. L utilisation des médias sociaux augmente les risques liés aux technologies et à la sécurité de l information ainsi que les risques d exposition à des virus, à des logiciels malveillants, à l atteinte à la vie privée, ou au téléchargement d applications non autorisées. En outre, l utilisation des médias sociaux peut entraîner des risques pour la marque, la réputation, la réglementation et le contentieux des affaires civiles pour les conseillers financiers, ainsi qu un besoin accru de diligence en matière de protection de la propriété intellectuelle, de violation des exigences réglementaires et de divulgation inappropriée. Dans le monde numérique, une information envoyée au moyen d un gazouillis, d un message, d un courriel ou d une autre plateforme électronique, peut très difficilement être rappelée. Par conséquent, les conseillers financiers qui utilisent les médias sociaux feraient bien de mettre en œuvre des stratégies de gestion des risques et de limiter leur exposition à la responsabilité civile. Ils pourraient y parvenir, dans une certaine mesure, en contractant une assurance. Cependant, les polices d assurance responsabilité civile générale et d assurance responsabilité professionnelle ne prévoient pas une couverture suffisante pour ce qui est des risques liés à l utilisation des médias sociaux. La garantie la plus complète pour ces risques est consentie par les polices d assurance responsabilité relative aux médias électroniques et d assurance responsabilité des risques cybernétiques.

3 Potentiel de réclamations civiles En utilisant les médias sociaux dans le cadre de leurs activités professionnelles, les conseillers doivent être conscients du risque d un certain nombre de responsabilités civiles auquel ils pourraient s exposer. La nature informelle et la grande portée des communications qui se déroulent sur les plateformes de médias sociaux augmentent le potentiel de réclamations en diffamation ou d autres délits civils touchant le préjudice au caractère d un particulier ou d une entreprise (diffamation écrite, diffamation orale, dénigrement de produit). Il n est pas difficile pour une personne qui allègue faire l objet d une diffamation d établir la responsabilité du défendeur; elle doit seulement montrer que l intimé a publié une déclaration concernant le demandeur qui, de façon littérale ou implicite, a le potentiel de nuire à la réputation de l individu ou de l entreprise. Un défendeur peut opposer une défense fondée sur un motif justifiable (p. ex., vérité, opinion, immunité relative ou communication responsable sur des questions d intérêt public), mais son intention en publiant ladite déclaration a peu d importance. envoyer des annonces publicitaires à leurs clients, inciter les destinataires à se renseigner sur de nouveaux produits ou, de manière générale, transmettre des renseignements sur des placements, étant donné le risque que les investisseurs se fondent sur les renseignements fournis pour prendre des décisions de placement d une manière non envisagée. La vaste portée des médias sociaux peut aussi entraîner la publication par un conseiller de renseignements sur les placements à un public non visé. Si, en raison de cette information, les investisseurs subissent des pertes, le conseiller peut faire face à une réclamation pour fausse déclaration négligente, ce qui, même si elle est sans fondement, risque fortement de mener à des frais juridiques importants. Enfin, l utilisation des médias sociaux pour la diffusion de publications de tiers peut exposer les conseillers à des allégations de plagiat, de violation du droit d auteur ou d appropriation illicite d idées. Des responsabilités civiles supplémentaires peuvent incomber aux conseillers qui utilisent les médias sociaux pour Risques à la réputation et à la protection des renseignements personnels L utilisation des médias sociaux expose également les conseillers à des problèmes de protection des renseignements personnels et de transparence, qui n existent pas dans la même mesure dans les formes traditionnelles de communication. La responsabilité relative à la protection des renseignements personnels peut être engagée si des renseignements personnels sur un client sont publiés par l entremise des médias sociaux. Une telle situation peut se produire si un message est publié par inadvertance ou dans le cas d un accès non autorisé à une plateforme de médias sociaux ou d infection de la plateforme par un virus ou un logiciel malveillant. La communication avec les clients au moyen des médias sociaux plutôt qu en personne peut également entraîner une violation de la vie privée du client. Lorsque vous utilisez une plateforme de médias sociaux, il faut être conscient du risque que des commentaires ou un contenu affiché par des tiers sur le site du conseiller soient attribués au conseiller lui-même. En outre, le fait de partager un gazouillis ou d aimer les messages de tiers peut être perçu comme une approbation de leur contenu. Outre les responsabilités civiles susmentionnées, les conseillers risquent de nuire à leur réputation si ces messages ou commentaires sont erronés ou inappropriés. 1 Risques de responsabilité relatifs aux médias électroniques pour les conseillers financiers

4 Risques liés à la conformité juridique et réglementaire Une autre considération dont doivent tenir compte les conseillers financiers utilisant les médias sociaux est le respect des exigences réglementaires et législatives. Aux États-Unis, la Financial Industry Regulation Authority (FINRA) et le Federal Financial Institutions Examination Council (FFIEC) ont publié des lignes directrices sur l utilisation des médias sociaux et la gestion des risques. En outre, la FINRA a commencé à surveiller l utilisation des médias sociaux par les conseillers et les cabinets de courtage, et à effectuer des vérifications ponctuelles visant à réduire leur mauvais usage. Au Canada, les organismes de réglementation ont adopté le même principe et, en 2011, l Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM) a également publié un avis sur les règles et une note d orientation concernant l utilisation des médias sociaux. Les lignes directrices soulignent que, quelle que soit l évolution des divers médias sociaux, leurs utilisateurs doivent respecter la conformité avec les exigences réglementaires et les lois sur les valeurs mobilières. Elles rappellent également aux utilisateurs leur responsabilité en matière de tenue des livres, qui exige la conservation des communications relatives aux transactions des clients. Les conseillers doivent être conscients que toute «recommandation» envoyée à partir d une plateforme de médias sociaux doit également répondre aux exigences de conformité établies par l OCRCVM et savoir que les contenus statiques, comme les profils électroniques, les billets de blogue ou les renseignements publiés sur les sites Web nécessitent vraisemblablement une approbation préalable. La nature de plus en plus dynamique et décontractée de la communication sur les médias sociaux ajoute un nouvel élément de difficulté au respect de ces règlements et d autres exigences légales. Nouvelle Loi canadienne anti-pourriel La nouvelle Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) est entrée en vigueur le 1er juillet Elle aura une incidence financière sur les conseillers et leurs institutions, en raison de la mise en place d une interdiction de base contre l envoi de «messages électroniques commerciaux» (MEC) sans le consentement du destinataire, sauf si ces messages sont envoyés selon des conditions très précises 1. Le consentement pour l envoi de MEC sera exigé, à l exception des : MEC envoyés entre famille et amis (liés par le mariage, la common law ou toute relation juridique parent-enfant, ou en cas d une communication bidirectionnelle voulue entre les individus) MEC envoyés au sein d organisations ayant déjà des liens professionnels ou entre elles MEC sollicités ou envoyés en réponse à des plaintes, à des demandes d information ou à des demandes MEC envoyés en raison d une obligation légale ou pour faire valoir un droit. Au nombre des sanctions, des amendes allant jusqu à un million de dollars pour les particuliers et dix millions de dollars pour les sociétés peuvent être imputées en cas de violation de la LCAP. En outre, les dispositions de la loi entreront en vigueur le 1er juillet 2017, date à laquelle les particuliers pourront intenter des poursuites privées pour violation de la loi. Les conseillers devront prendre les mesures nécessaires pour passer en revue les pratiques actuelles de communication électronique et s assurer qu elles sont en conformité avec la LCAP. Si possible, le consentement explicite devrait être obtenu des contacts du conseiller quant à la réception de bulletins, d alertes de blogue ou de site Web, ou de tous autres abonnements à des communications informationnelles du conseiller. 2 Risques de responsabilité relatifs aux médias électroniques pour les conseillers financiers

5 Exemples de cas de responsabilité des médias Voici des exemples de procédures juridiques récentes qui illustrent le potentiel de responsabilité civile résultant de l utilisation des médias sociaux : En 2010, un représentant autorisé d une société de courtage immobilier en Colombie-Britannique a fait face à une procédure disciplinaire et était passible d une amende pour avoir autorisé la publication d une publicité mensongère sur des sites Web dont il a la garde. L intimé n a pas signalé ses adjoints sans permis, les répertoriant plutôt comme des «membres de l équipe», ni n a vérifié si les noms des membres de l équipe et du titulaire de permis de la firme de courtage paraissaient sur toutes les publicités en ligne 2. Dans une action récente entendue par un tribunal canadien, une grande société ouverte a lancé une demande en diffamation contre un site Web de placement pour la publication d articles diffamatoires la concernant. Le site Web était utilisé comme une ressource d information par un grand nombre d investisseurs et réputé pour la publication d articles d auteurs renommés, décrits comme des experts financiers ou du placement. Le site Web avait autorisé la parution d articles par un tiers qui alléguait que ladite société ouverte faisait face à un certain nombre de problèmes, dont la corruption de ses cadres. Ces problèmes n existaient pas, et l on a soupçonné qu il s agissait d une manœuvre visant à faire baisser le cours des actions de la société pour que l auteur puisse profiter d une vente à découvert. Un règlement de la poursuite a finalement été conclu avant que l affaire ne soit entendue par le tribunal. En 2011, la Cour suprême de Colombie-Britannique a tenu une personne responsable de diffamation pour avoir publié des propos mensongers sur une société minière dans un forum en ligne du site Web d une entreprise de placement. Cette personne avait publié son commentaire sous un pseudonyme et allégué que ladite société fournissait aux investisseurs des informations trompeuses et était engagée dans des activités frauduleuses. La cour a accordé des dommages-intérêts généraux de $. Elle a également estimé que l intimé avait un motif malséant de publier son message sur un site Web destiné à la communauté de placement 3. Dans ce cas, le propriétaire du site Web n a pas été désigné comme défendeur. Cela est probablement dû à l absence d un lien entre le site et l auteur du message, ainsi qu au besoin du demandeur d être en bons termes avec le propriétaire du site pour supprimer les messages et découvrir la véritable identité du coupable. Toutefois, dans une affaire similaire mettant en cause une société de placement et son employé, l employeur peut également être désigné comme défendeur et faire face à une réclamation directe pour négligence dans la supervision. Il n est pas rare que les demandeurs nomment une société comme partie défenderesse supplémentaire dans une action intentée contre l un de ses employés, étant donné qu une société a souvent une plus grande capacité à payer les dommages-intérêts qui lui sont infligés. 3 Risques de responsabilité relatifs aux médias électroniques pour les conseillers financiers

6 Recommandations pour la gestion des risques de responsabilité relative aux médias électroniques Les conseillers qui utilisent les médias sociaux pour communiquer des renseignements à leurs clients devront désormais prendre les mesures nécessaires pour s assurer que leurs sources sont fiables, que les renseignements en question sont corrects et que des avertissements ou avis de non-responsabilité appropriés sont inclus. Les plateformes de médias sociaux doivent être surveillées périodiquement et des politiques et procédures devront être établies pour maîtriser le contenu qui est publié. La mise en œuvre de mesures de sécurité appropriées, telles que les logiciels de cryptage et la restriction de l accès à l information, sont également essentielles pour prévenir une violation de la vie privée par voie électronique. C est aussi dans l intérêt d un conseiller de transférer, autant que possible, ces risques en contractant une assurance. Cependant, les polices d assurance responsabilité civile générale et d assurance responsabilité professionnelle ne fourniront pas une couverture suffisante aux conseillers en matière de risques liés à l utilisation des médias sociaux. La couverture la plus complète accessible pour ces risques est prévue par les polices d assurance responsabilité relative aux médias électroniques et les polices d assurance responsabilité des risques cybernétiques. Les polices d assurance responsabilité relative aux médias électroniques sont conçues dans le souci de protéger les particuliers ou les entreprises, ainsi que leurs employés, contre les réclamations découlant de la communication d information. Elles prévoient une couverture pour un grand nombre des risques mentionnés dans le présent document, y compris la couverture contre les réclamations découlant de : La diffamation ou toute autre action délictuelle se rapportant au dénigrement ou à l atteinte au caractère, à la réputation ou aux sentiments d une personne ou d une organisation L invasion, la contrefaçon ou l atteinte aux droits de la vie privée ou la publicité, y compris la divulgation publique de faits privés La violation du droit d auteur, la tromperie commerciale, le plagiat, le piratage ou l appropriation illicite d idées Un acte négligent, une erreur, une omission, une fausse déclaration, une déclaration trompeuse ou une présentation inexacte de faits dans le contenu d une communication ou d une information par ou avec l autorisation de l assuré La transmission par négligence d un virus informatique ou d un code malveillant Une police d assurance des risques cybernétiques est recommandée pour bénéficier de la couverture la plus complète et se protéger contre les violations de la vie privée et des données pouvant résulter de l utilisation des médias sociaux. La communication d information en ligne, l établissement d une présence sur les médias sociaux et l invitation des clients à visiter différents sites Web ou plateformes de médias sociaux augmentent le risque de problèmes liés aux virus et aux logiciels malveillants, ce qui entraîne la compromission possible des renseignements personnels des clients ou de l information de nature délicate de l entreprise. Cette police inclut une garantie contre les réclamations découlant de : Une cyberattaque entraînant la transmission de données frauduleuses ou non autorisées visant à modifier, à altérer, à endommager, à détruire, à supprimer, à enregistrer ou à transmettre sans autorisation des données stockées dans un système informatique L accès frauduleux d une personne au système informatique de l assuré L abus par une personne de son autorisation d accéder au système informatique de l assuré À ce jour, une assurance contre les réclamations découlant de la distribution de communications non sollicitées est limitée, et les amendes et sanctions ne sont pas couvertes par une police d assurance responsabilité relative aux médias électroniques. Par conséquent, il est fortement recommandé que les conseillers veillent à faire preuve de prudence en prenant les mesures nécessaires pour respecter la LCAP. REMARQUES : 1. Les blogues ou billets sur un site de médias sociaux qui ne sont pas envoyés directement vers une adresse électronique ne sont pas visés par la nouvelle loi. 2. Morrison (Re), 2010 CanLII (BC REC) 3. Farallon Mining ltée. c. Arnold, 2011 BCSC 1532 (CanLII). 4 Risques de responsabilité relatifs aux médias électroniques pour les conseillers financiers

7 Préparé par Jerusha Figlarz Courtier Coordonnées À l échelle nationale Brad R. Lorimer Vice-président principal et directeur national tél. : brad.lorimer@aon.ca Marie-Frédérique Senécal Vice-présidente principale et directrice de courtage nationale tél : marie-frederique.senecal@aon.ca À l échelle régionale Vancouver Catherine Richmond, LL. B., CRM Vice-présidente principale et directrice régionale tél. : catherine.richmond@aon.ca Calgary Desiree Money, CAAC, CRM Vice-présidente et directrice tél : desiree.money@aon.ca Montréal Catherine Lanctot, B.A. Vice-présidente et chef d équipe tél : catherine.lanctot@aon.ca Toronto Jerusha Figlarz, B.Sc., CRM Courtier tél : jerusha.figlarz@aon.ca Denise Hall Vice-présidente principale et directrice, Ontario tél : denise.hall@aon.ca Aon Risk Solutions/Conseillers en gestion des risques Risques de responsabilité relatifs aux médias électroniques pour les conseillers financiers 5

8 À propos d Aon Aon plc (NYSE : AON) est le principal fournisseur mondial de services de gestion des risques, de courtage d assurance et de réassurance, et de consultation et d impartition en capital humain. Par l entremise de plus de employés dans le monde, de ses ressources mondiales de premier ordre et de ses compétences techniques, Aon s unit pour aider ses clients dans plus de 120 pays à atteindre les résultats escomptés au moyen de solutions novatrices et efficaces visant la gestion des risques et des effectifs. Aon a été nommée à maintes reprises meilleur courtier au monde, meilleur intermédiaire en assurance, meilleur intermédiaire en réassurance, meilleur gestionnaire de captives et meilleur cabinet conseil en avantages sociaux par de multiples sources dans son secteur. Pour en savoir plus au sujet d Aon, visitez le site Pour en savoir plus sur le partenariat mondial d Aon avec le club Manchester United, visitez le site www. aon.com/manchesterunited. Aon Reed Stenhouse Cette publication contient des renseignements généraux et ne vise pas à fournir un aperçu des garanties. L information n est pas destinée à constituer des conseils juridiques ou professionnels. Reportez-vous au libellé de la police d assurance pour vous familiariser avec les modalités, conditions, exclusions et limitations réelles de l assurance. Pour obtenir des renseignements plus précis sur la façon dont nous pouvons vous aider, communiquez avec Aon Reed Stenhouse Inc.