Actes. Simplifier la télétransmission des Actes soumis au contrôle de légalité pour les Collectivités Territoriales

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1 Actes Simplifier la télétransmission des Actes soumis au contrôle de légalité pour les Collectivités Territoriales Thierry ERHET FRANCK, DSI du Conseil Général des Yvelines François FOUILLET, DSI de la communauté de communes de Parthenay

2 Contrôle de légalité : contexte Les actes des collectivités sont soumis à un contrôle de légalité 8 millions d actes par an (délibérations, arrêtés, contrats, marchés ) lettres d observation recours au TA producteurs (mairies, CR, CG, Lycée, Collèges) 350 contrôleurs (préfecture, sous préfecture) Le processus manuel est lourd Rematérialisation de l acte lorsque la collectivité est informatisée Transfert à la préfecture par la Poste ou par porteur Tampon sur les actes Retour à la collectivité par la poste ou par porteur

3 Le périmètre du projet ACTES Tous les actes : délibérations, arrêtés, contrats, conventions, marchés, actes budgétaires avec une montée en charge progressive, en commençant par les actes les plus simples Pour trois premiers flux de transaction : Dépôt d un acte Emission d un accusé de réception Annulation d une transmission Des conventions locales et modulables sur les conditions pratiques de la télétransmission (périmètre, nomenclature, calendrier de mise en œuvre )

4 Actes : fonctionnement général Dispositif «tiers» de télétransmision Collectivité A Collectivité B Collectivité C Dispositif «tiers» de télétransmision Dépôt nomalisé des actes Accusé de reception Serveurs du Ministère de l Intérieur Préfecture A Préfecture B

5 Actes : le tiers de télétransmission homologués - Liste des tiers de télétransmission homologués au 1 février 2007 le dispositif dénommé «Fournisseur d accès sécurisé transactionnel» (FAST) dans sa version le dispositif «ixbus» (société SRCI) dans sa version 1.4. le dispositif «OK-ACTES» (société OMNIKLES) le dispositif «S2low» (ADULLACT) dans sa version 1.1 le dispositif «XLegales» (société FORSUP) dans sa version 1.0 le dispositif «Demat-Aube» (Conseil général de l Aube) utilisant la version 1.4 du dispositif ixbus le dispositif «Stela» (SICTIAM) dans sa version 1.0 le dispositif «Local Trust Actes» (société ATEXO) dans sa version 1.0 le dispositif «Secur CG 57» (Conseil général de Moselle) utilisant la solution du dispositif OK-ACTES

6 Collectivité A Non équipée de logiciels métiers Actes : le tiers de télétransmission Télétransmission par l intermédiaire d un portail web Serveur de preuve Validation Horodatage Archivage Serveur de Préfecture + Collectivité B Équipée de logiciels métiers Télétransmission automatisée par le logiciel métier

7 Collectivité A Non équipée de logiciels métiers Saisie des actes sous Word Saisie des caractéristiques des actes sur le navigateur Web Actes : le tiers de télétransmission Télétransmission par l intermédiaire d un portail web Serveur de preuve Validation Horodatage Archivage Démonstration à partir de la solution commercialisée par CDC CEE Serveur de Préfecture ontrole.asp

8 Démonstration : solution CDC CEE

9 Démonstration : solution CDC CEE

10 Démonstration : solution CDC CEE

11 Actes : le tiers de télétransmission Saisie des caractéristiques des actes (Et éventuellement des actes) au sein du logiciel métier Collectivité B Équipée de logiciels métiers + Serveur de preuve Télétransmission automatisée par le logiciel métier Validation Horodatage Archivage Serveur de Préfecture

12 Editeur Qualifiable Ville de Nice DBX Convergence Applications Organdia Digitech JVS Mairistem Sesin Microsoft TSI Ulys Soft Informatique Segilog Brest métropole océane Exemples de logiciels métiers compatibles avec Fast Applicatio Logiciel Version n Statut eprocédure v Actes Labellisé Gestion DSCL 78 Actes Labellisé Gesact v7.0 Actes Labellisé Actes-Office Leddia Airs Delib KGED Pos-Actes Modèles de document Office Dotelec Délibérations Telios Déliberation VIPTR01 v2.0 v2.0 v2.1f v5.7f v v1.2 v v v8.0 Actes Actes Actes Actes Actes Actes Actes Actes Actes Actes Labellisé Labellisé Labellisé En cours En cours En cours En cours En cours En cours En cours

13 2 modes de signature pour les collectivités Télétransmission avec avec signature de de l élu l élu (schéma tout tout électronique) Télétransmission sans sans signature de de l élu l élu (schéma mixte mixte :: papier papier et et électronique) Visualisation des actes en attente de signature Saisie de l acte Transmission de l acte (électronique) Agent Visualisation des actes signés Signature électronique de l acte Tiers de confiance

14 2 modes de signature pour les collectivités Télétransmission avec avec signature de de l élu l élu (schéma tout tout électronique) Télétransmission sans sans signature de de l élu l élu (schéma mixte mixte :: papier papier et et électronique) Signature de l acte Saisie et impression de l acte Transmission de l acte (électronique) Agent Archivage de l acte (papier) Tiers de confiance

15 Ce qu il faut faire Etre équipé d un accès à internet Choisir un tiers de télétransmission : Choisir une autorité de certification (signature électronique) Si application de gestion des délibération, alors interface nécessaire avec le tiers et avec Actes Signer une convention avec la préfecture ou souspréfecture

16 Besoins d archivage Aujourd hui L archivage papier est réalisé par les Collectivités Territoriales Demain Impossible de demander aux Collectivités d archiver elles-même leurs documents Les Collectivités devront pouvoir transférer aux Archives Départementales leurs documents dématérialisés Nécessite la mise en place d une plateforme et des mécanismes permettant : Le versement d un lot d archives Le stockage et la conservation des informations archivées La consultation et la restitution des archives

17 Archivage : schéma global Envoi de la télétransmission Archives Départementales Service TdT Envoi des documents à la Préfecture Envoi des documents Validation Horodatage Archivage Préfecture Collectivité Territoriale Transmission de l'accusé de réception Validation et horodatage

18 Archivage : schéma global La Collectivité envoie des documents (actes) au service Tiers de télétransmission (TdT) pour transmission à la Préfecture TdT vérifie la validité des signatures associées et horodate les informations envoyées TdT les envoie à la Préfecture et transmet l'accusé de réception en retour TdT envoie l'ensemble de la télétransmission aux Archives Départementales

19 CONTEXTE : Le contrôle de légalité Opérationnel depuis 2001 (avec FAST, décembre 2003) : Délibérations, Arrêtés de la DRH (avancements, contrats) Signature électronique : 5 communes signent électroniquement leurs actes : l original est électronique Obligation du Département : archivage par FAST non pérenne Environnement des collectivités territoriales pilotes CT1 Environnement du Ministère de l'intérieur Pref. Versailles CT2 CT... CT... FAST Serveur des préfectures Hébergé au MISILL Sous-Pref. St-Germain Sous-Pref. Rambouillet

20 CONTEXTE Archivage du sommier de l'epasqy 1 : tenue d'un sommier pour enregistrer l'intégralité des mouvements fonciers Standard d échanges DAF/DGME :Modélisation d une partie du processus d archivage (transfert, communication, élimination, avis de modification, restitution) Durée de conservation et sort final : identiques pour le papier et l'électronique un S.I. d archivage complet : P A P I E R N U M. A E Gestion matérielle? Salles de stockage SAN Plate-forme AE?? données descriptives Gestion Documentaire (projet en cours) Plate-forme AE U T I L I S A T E U R S 1 : Etablissement public d'aménagement de la ville nouvelle de Saint-Quentin-en-Yvelines

21 Préfecture Mode de fonctionnement 5 - Acceptation XML acc Envoi au contrôle de légalité Accusé Réception F.A.S.T. XML Trans. ZIP 1 - transfert 6 - Avertissement # 2- Contrôle XML # Trans. PDF # Sig. # XML Trans. PDF # Sig. # # 4 stockage (métadonnées et fichiers) 3 - Accord + cote (+ indexation) (+ communicabilité) Données Descriptives Collectivité territoriale Archiviste

22 Aspects Juridiques Selon le cabinet Caprioli 1, l archivage doit répondre aux exigences suivantes : Identification Intégrité Confidentialité Accès et Pérennité de l information 1 : CAPRIOLI & Associés Société d avocats, contact@caprioli-avocats.com

23 Aspects juridiques : IDENTIFICATION Un contrat tripartite CG78 / CDC / Préfecture permet : de définir les conditions et modalités de transfert des archives, de clarifier les rôles et responsabilités de chacun. Une convention de dépôt DAD / Collectivités définit la nature et les conditions d archivage.

24 Aspects Juridiques : INTEGRITE Les documents ne sont jamais modifiés (pas de changement de format). Tous les transferts sont adossés à une vérification d intégrité. Tous les documents sont stockés avec une trace d intégrité. Tous les mouvements sur les documents sont tracés.

25 Aspects Juridiques : CONFIDENTIALITE Les transferts via internet sont chiffrés. L accès aux modules de contrôle des versements, d indexation et de communicabilité est restreint. La communicabilité est totalement gérée (documents et données descriptives).

26 Aspects Juridiques : ACCES et PERENNITE Les documents sont stockés avec leur données descriptives. Les documents sont actuellement stockés à l identique sur 2 sites séparés et sur 2 supports différents sur chaque site. Intégration (2007) dans l outil de gestion documentaire global de la DAD.