Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2. Marché public de services. Accords-cadres relatifs à la prestation de services informatiques

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1 Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 Marché public de services Accords-cadres relatifs à la prestation de services informatiques Appel d offres ouvert SPF Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 1

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3 Table des matières Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 3

4 1. Dérogations aux règles générales d exécution Par dérogation à l article 154 de l arrêté royal du 14/01/2013, le présent cahier spécial des charges, en son point 22, fixe le régime d amendes applicable au présent marché. Il est dérogé aux dispositions de l article 154 concernant les amendes étant donné l important préjudice pour l État belge qu entraîne une exécution tardive des services. Par dérogation à l article 19, 1 de l arrêté royal du 14/01/13, le pouvoir adjudicateur peut acquérir les droits de propriété intellectuelle nés, mis au point ou utilisés à l'occasion de l'exécution du présent marché (voir point 21 du présent cahier spécial des charges). 2. A. Dispositions générales Objet et nature du marché Le présent marché est un marché de services, il porte sur la conclusion d accords-cadres relatifs à la mise à disposition d informaticiens spécialisés bilingues (FR/NL) avec des profils différents (cf. partie B «Prescriptions techniques»). La procédure choisie est celle de l appel d offres ouvert. Il s agit d un marché à bordereau de prix (arrêté royal du 15 juillet 2011, art. 2, 1 er, 5 ). Tous les marchés fondés sur les accords-cadres seront attribués selon les conditions prévues au point 13.4 du présent cahier spécial des charges. La notification des accords-cadres n implique aucune obligation pour le pouvoir adjudicateur de commander tout ou partie des services. Les quantités estimées reprises dans le présent cahier spécial des charges sont données à titre indicatif. Ce marché comporte quatre lots. Un accord-cadre est conclu par lot. Par lot, seront admis à l accord-cadre, les 3 soumissionnaires les mieux classés pour autant qu il y ait un nombre suffisant de soumissionnaires. Les soumissionnaires doivent proposer une offre pour tous les profils demandés dans le cadre d un même lot. Sur base de l article 35 de la loi du 15 juin 2006, le Pouvoir adjudicateur peut soit renoncer à attribuer ou à conclure le marché, soit refaire la procédure, au besoin selon un autre mode. En application de l article 36 de la loi du 15 juin 2006, le Pouvoir adjudicateur a le droit, lorsque le marché est subdivisé en plusieurs lots, de ne pas attribuer certains lots ou la totalité du marché, et éventuellement, de décider que les autres lots feront l objet d un ou plusieurs nouveaux marchés, au besoin selon un autre mode. Le soumissionnaire peut remettre une offre pour un ou plusieurs lots. Il remet offre pour chacun des lots qu il a choisi. Ces offres peuvent être consignées dans un document unique dans lequel le soumissionnaire identifie toutefois clairement les différents lots. Une offre incomplète pour un lot entraîne l exclusion de l offre pour ce seul lot. Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 4

5 4. 2. Durée du contrat Accord-cadre Chaque accord-cadre prend cours le premier jour calendrier qui suit le jour où l adjudicataire a reçu la notification de la conclusion de l accord-cadre et est conclu pour une durée de quatre ans. Chaque partie peut néanmoins mettre fin de manière anticipée au contrat à la fin de la première, de la deuxième ou de la troisième année, à condition que la notification à l autre partie soit faite par envoi recommandé au moins 90 jours calendrier avant la fin de la première, de la deuxième ou de la troisième année, selon le cas. Dans ce cas, la partie qui doit subir la résiliation du contrat, ne peut réclamer des dommages et intérêts à cet effet Marchés fondés sur les accords-cadres Les marchés fondés sur les accords-cadres peuvent être passés jusqu à la fin de la période de validité de l accord-cadre concerné pour autant que le délai d exécution des marchés fondés sur l accord-cadre ne dépasse pas 6 mois après la fin de la période de validité de l accord-cadre concerné Pouvoir adjudicateur Informations complémentaires Le pouvoir adjudicateur est l Etat belge, représenté par : M. Regis MASSANT, Directeur Budget et Contrôle de Gestion SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie Rue du Progrès Bruxelles Des informations complémentaires peuvent être obtenues auprès de : M. Dirk MONS, Conseiller, Service Achat, tél. 02/ Mme Nadine WEVERBERGH, Attaché, Service Achat, tél. 02/ Fax : 02/ achat.aankoop@economie.fgov.be Session d information Pas d application. Un forum de questions réponses concernant le présent marché a été créé via le site web Ce forum Q&R sera ouvert au public du 24/09/2014 au 16/10/2014 inclus Droit d introduction et ouverture des offres Droit et mode d introduction des offres Chacun des soumissionnaires ne peut remettre qu'une offre par marché. Chaque participant à un groupement sans personnalité juridique est considéré comme un soumissionnaire. Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 5

6 En application de l article 52, 2, de l arrêté royal du 15 juillet 2011, le pouvoir adjudicateur accepte l utilisation de moyens électroniques pour l introduction des offres. Par conséquent, les offres peuvent être introduites comme suit: 1. ou bien électroniquement via l application e-tendering (voir ci-dessous pour plus d informations), 2. ou bien par lettre (un envoi recommandé est conseillé) envoyée au pouvoir adjudicateur, 3. ou bien personnellement déposées auprès du pouvoir adjudicateur Offres introduites par des moyens électroniques Lorsque des moyens électroniques sont utilisés pour l introduction de l offre, la signature électronique doit être conforme aux règles du droit européen et du droit national y correspondant relatives à la signature électronique avancée accompagnée d un certificat qualifié et valide, et réalisée au moyen d un dispositif sécurisé de création de signature (article 52, 1 er, 1 de l arrêté royal du 15 juillet 2011). Les offres qui sont introduites par des moyens électroniques, peuvent être envoyées via le site internet e- tendering qui garantit le respect des conditions de l article 52 de l arrêté royal du 15 juillet Vu que l envoi d une offre par ne correspond pas aux conditions de l article 52 de l arrêté royal du 15 juillet 2011, il n est pas admis d introduire une offre de cette manière. Si nécessaire, les attestations comme demandées dans les documents du marché, sont scannées en PDF, afin de les joindre à l offre. Certains documents à joindre qui ne peuvent pas être produits ou qui peuvent être difficilement produits par des moyens électroniques, peuvent être délivrés sur papier avant la date limite de réception. En introduisant son offre entièrement ou partiellement via des moyens électroniques, le soumissionnaire accepte que les données qui résultent du fonctionnement du système de réception de son offre, soient enregistrées. Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site : ou via le numéro de téléphone du helpdesk du service e-procurement : +32 (0) Offres non introduites par des moyens électroniques Les offres qui sont introduites sur papier et les offres qui sont libellées par des moyens électroniques mais qui ne sont pas introduites par ces moyens, sont glissées dans une enveloppe fermée. Sur cette enveloppe, il y a lieu d indiquer les mentions suivantes: le numéro du cahier spécial des charges: 2014/P27/S3/IT Support 2 la date et l heure de la séance d ouverture des offres. Cette enveloppe est glissée dans une deuxième enveloppe portant les mentions suivantes: le mot «offre» dans le coin supérieur gauche le numéro du cahier spécial des charges: 2014/P27/S3/IT Support 2 l adresse du destinataire comme indiqué ci-dessous. Les offres sont envoyées via un service postal à/ou déposées personnellement auprès de: Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 6

7 SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie R. MASSANT, Directeur Budget et Contrôle de Gestion Rue du Progrès Bruxelles Elles sont déposées en 1 exemplaire original et doivent être rédigées suivant le formulaire d offre joint au présent cahier spécial des charges. Le soumissionnaire doit également fournir une copie de son offre sous format électronique (CD-ROM, DVD, ). Au cas où les offres sont déposées personnellement, le soumissionnaire a le droit de demander un accusé de réception Modification ou retrait d une offre déjà introduite Lorsqu un soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà envoyée ou introduite, ceci doit se dérouler conformément aux dispositions de l article 91 de l arrêté royal du 15 juillet La modification ou le retrait d une offre déjà introduite est possible via des moyens électroniques qui satisfont au prescrit de l article 52, 1 er de l arrêté royal du 15 juillet 2011 ou sur papier. Afin de modifier ou de retirer une offre déjà envoyée ou introduite, une déclaration écrite est exigée, correctement signée par le soumissionnaire ou par son mandataire. L objet et la portée des modifications doivent être mentionnés de façon précise. Le retrait doit être inconditionnel. Le retrait peut également être communiqué par téléfax, ou via un moyen électronique qui n est pas conforme à l article 52, 1 er de l arrêté royal du 15 juillet 2011, pour autant que: 1 ce retrait parvienne au président de la séance d ouverture des offres avant qu il ouvre la séance 2 et qu il soit confirmé par envoi recommandé déposé à la poste au plus tard le jour avant la séance d ouverture. Remarque: pour des raisons techniques et organisationnelles, le pouvoir adjudicateur préfère que les offres soient introduites électroniquement. Le choix appartient bien entendu au soumissionnaire et en aucune façon ce choix n aura d influence sur l analyse et l évaluation de l offre Ouverture des offres La séance d ouverture des offres aura lieu au SPF Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie, Rue du Progrès 50, 1210 Bruxelles, le 04/11/2014 à 11 heures. Chaque offre doit parvenir au président de la séance avant qu il déclare la séance ouverte. Seules les offres qui parviennent au président de la séance avant qu il déclare la séance ouverte, peuvent être acceptées. Toutefois, une offre tardive est acceptée pour autant que le pouvoir adjudicateur n ait pas encore conclu le marché et que l offre ait été envoyée sous pli recommandé au plus tard quatre jours calendrier avant la date de la séance d ouverture. Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 7

8 Fonctionnaire dirigeant Le fonctionnaire dirigeant est chargé de la direction, de la surveillance et du contrôle de l exécution du marché. Le fonctionnaire dirigeant ne peut en aucun cas modifier les conditions contractuelles ou les spécifications du marché. Celles-ci sont de la responsabilité du pouvoir adjudicateur. Le fonctionnaire dirigeant (qui sera un fonctionnaire du pouvoir adjudicateur) sera désigné par le pouvoir adjudicateur dans la notification de la conclusion du marché Description du marché Voir partie B. «Prescriptions techniques» Documents régissant le marché Législation La loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services La loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services L arrêté royal du 15 juillet 2011 arrêté royal relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques L arrêté royal du 14 janvier 2013 arrêté royal établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de la publication de l avis de marché au Bulletin des Adjudications Documents du marché Le présent cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 ainsi que le formulaire d offre y annexé Conflits d intérêts Dans le cadre de la lutte contre les conflits d intérêts, en particulier afin d éviter le mécanisme du tourniquet ( revolving doors ), tel que défini dans la loi du 8 mai 2007 portant assentiment à la Convention des Nations unies contre la corruption, faite à New York le 31 octobre 2003, le soumissionnaire s abstient de faire appel à un ou plusieurs anciens collaborateurs (internes ou externes) du SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie, dans les deux ans qui suivent son/leur démission, départ à la retraite ou tout autre type de départ du SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie, d une quelconque manière, directement ou indirectement, pour l élaboration et/ou l introduction de son offre ou toute autre intervention dans le cadre de la procédure de passation, ainsi que pour certaines tâches à réaliser dans le cadre de l exécution du présent marché. La disposition qui précède ne s applique toutefois que lorsqu un lien direct existe entre les précédentes activités prestées pour le pouvoir adjudicateur par la ou les personnes concernées et ses/leurs activités dans le cadre du présent marché. Toute infraction à cette mesure pouvant être de nature à fausser les conditions normales de la concurrence est passible d une sanction conformément aux dispositions de l article 9 de la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. Concrètement, cette sanction consiste, selon le cas, soit à écarter l offre, soit à résilier le marché. Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 8

9 Offres Données à mentionner dans l offre L attention des soumissionnaires est attirée sur l article 8 de la loi du 15 juin 2006 et sur l article 64 de l arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif aux incompatibilités. Il est fortement recommandé au soumissionnaire d utiliser le formulaire d offre joint en annexe. Dans cette optique, l attention du soumissionnaire est attirée sur l article 80 de l arrêté royal du 15 juillet 2011, qui stipule : «Lorsqu aux documents du marché est joint un formulaire destiné à établir l offre et à compléter le métré récapitulatif ou l inventaire, le soumissionnaire en fait usage. A défaut d utiliser ce formulaire, il supporte l entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu il a utilisés et le formulaire.» L offre et les annexes jointes au formulaire d offre sont rédigées en français ou en néerlandais. Les documents de nature technique qui sont ajoutés à l'offre peuvent être rédigés en anglais, s'il n'existe pas de traduction en français ou en néerlandais. Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l une ou l autre annexe à son offre. Le soumissionnaire indique clairement dans son offre quelle information est confidentielle et/ou se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux et ne peut donc pas être divulguée par le pouvoir adjudicateur. Les renseignements suivants seront mentionnés dans l offre : les prix unitaires forfaitaires en lettres et en chiffres (hors TVA) le montant de la TVA la signature de la personne ou des personnes, selon le cas, ayant mandat pour signer l offre la qualité de la personne ou des personnes, selon le cas, qui signe(nt) l offre la date à laquelle la personne ou les personnes précitée(s), selon le cas, a/ont signé l offre le numéro d immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges) le numéro de compte en banque et le numéro de TVA du soumissionnaire Durée de validité de l offre Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 180 jours calendrier, à compter du jour qui suit celui de l ouverture des offres Echantillons, documents et attestations à joindre à l offre Les soumissionnaires joignent à leur offre : tous les documents demandés dans le cadre des critères de sélection et des critères d attribution (voir rubrique 13 ci-après) les statuts ainsi que tout autre document utile prouvant le mandat du (des) signataires(s). Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 9

10 Variantes Les variantes ne sont pas autorisées Prix BUDGET ET CONTROLE DE GESTION SERVICE ACHAT Prix Tous les prix mentionnés dans le formulaire d offre doivent être obligatoirement libellés en EURO. Le présent marché est un marché à bordereau de prix, ce qui signifie que seuls les prix unitaires sont forfaitaires. Le soumissionnaire est tenu de proposer un prix unitaire/heure par profil et par niveau demandé (senior, medium, suivant le cas). Sous peine de nullité de l offre, il y a lieu d utiliser le tableau de prix repris dans l annexe II. L adjudicataire est censé avoir inclus dans ses prix unitaires tous les frais possibles grevant les services, à l exception de la T.V.A. Il est demandé aux soumissionnaires de tenir compte lors de l établissement de leur prix de l objectif fédéral de réduire les coûts pour les prestations de personnel de 10% Révision des prix Pour le présent marché, une révision des prix peut seulement être appliquée pour les fluctuations des salaires et des charges sociales des collaborateurs du prestataire de services. Cette révision des prix est applicable tant en moins qu en plus et peut être appliquée à l initiative du pouvoir adjudicateur ou du prestataire de services. En cas de demande de révision des prix, cette dernière ne sera déclarée recevable que si les justificatifs du comité paritaire compétent du prestataire de services ont été joints à la demande de révision des prix. Il ne peut être appliqué qu une révision des prix par an (lors de chaque anniversaire de la conclusion des accords-cadres). Pour le calcul de la révision des prix, la formule suivante est d application: P = Po x (s x 0,80) + 0,20 (=F) S Les lettres minuscules se rapportent aux données valables à la date d application de la révision des prix. Les lettres majuscules se rapportent aux données valables 10 jours avant l ouverture des offres. P = prix révisé Po = prix de l offre s et S = indice salarial AGORIA moyenne nationale, charges sociales comprises F : partie non révisable comprenant les frais fixes et les bénéfices Responsabilité du prestataire de services Le prestataire de services assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans les services fournis. Par ailleurs, le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l exécution des services ou de la défaillance du prestataire de services. Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 10

11 La sélection Régularité des offres Critères d attribution Attribution des marchés fondés sur les accords-cadres La sélection Les soumissionnaires sont évalués sur la base des critères de sélection repris ci-après. Seules les offres des soumissionnaires qui satisfont aux critères de sélection sont prises en considération pour participer à la comparaison des offres sur la base des critères d attribution repris au point 13.3 du présent cahier spécial des charges, dans la mesure où ces offres sont régulières sur le plan formel et matériel Le droit d accès Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu il ne se trouve pas dans un des cas d exclusion figurant cidessous. Le pouvoir adjudicateur vérifiera l exactitude de cette déclaration sur l honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l offre est la mieux classée. Le pouvoir adjudicateur demandera lui-même les renseignements ou documents qu il peut obtenir gratuitement par des moyens électroniques auprès des services qui en sont gestionnaires. Critère d exclusion pour cause de constat d infraction à l interdiction du travail illégal Est exclu de l accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, tout candidat ou soumissionnaire pour lequel il est établi qu il a occupé, en tant qu employeur, des ressortissants de pays tiers en séjour illégal au sens de la loi du 11 février 2013 prévoyant des sanctions et des mesures à l encontre des employeurs de ressortissants de pays tiers en séjour illégal. Cette disposition s applique de la même manière à l égard de l entité à laquelle le candidat ou le soumissionnaire fait appel lorsque la capacité de cette entité est déterminante pour la sélection du candidat ou du soumissionnaire, selon le cas. L exclusion de la participation aux marchés publics vaut pour une durée pouvant aller jusqu à cinq ans. Premier critère d exclusion.1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit être en ordre en ce qui concerne ses obligations vis-à-vis de l Office National de Sécurité Sociale. Il est considéré comme étant en ordre en ce qui concerne les obligations précitées, s il apparaît, qu au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il : 1 a transmis à l Office National de Sécurité Sociale toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et 2 n a pas pour ces déclarations une dette en cotisations supérieure à euros, à moins qu il n ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à euros, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s il établit, avant la décision d attribuer le marché, qu il possède, à la fin du trimestre civil visé à l alinéa 2, à l égard d un pouvoir adjudicateur au sens de l article 2, 1, de la loi du 15 juin 2006 ou d une entreprise publique au sens de l article 2, 2, de la loi du 15 juin 2006, une ou des créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l égard de tiers pour un montant au moins égal, à euros près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 11

12 2. Le soumissionnaire étranger doit, au plus tard la veille de la date limite de réception des offres : 1 être en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi 2 être en ordre avec les dispositions du 1 er, s il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs..3. A quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s informer, par tous moyens qu il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire. Deuxième critère d exclusion Conformément à l article 20 de la loi du 15 juin 2006 et à l article 61, 1 er de l arrêté royal du 15 juillet 2011, est exclu de l accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le soumissionnaire qui a fait l objet d une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour: 1 participation à une organisation criminelle telle que définie à l article 324bis du Code pénal 2 corruption, telle que définie à l article 246 et 250 du Code pénal 3 fraude au sens de l article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février blanchiment de capitaux tel que défini à l article 5 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. En vue de l application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur a le droit de demander au soumissionnaire, dont l offre est la mieux classée, de fournir les renseignements ou documents nécessaires. Lorsqu il a des doutes sur la situation personnelle de ce soumissionnaire, il peut s adresser aux autorités compétentes belges ou étrangères pour obtenir les informations qu il estime nécessaires à ce propos. Troisième critère d exclusion Conformément à l article 20 de la loi du 15 juin 2006 et à l article 61, 2, 1 et 2 de l arrêté royal du 15 juillet 2011, peut être exclu de l accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le soumissionnaire: 1 qui est en état de faillite, de liquidation, de cessation d activités, de réorganisation judiciaire ou dans toute situation analogue résultant d une procédure de même nature existant dans d autres réglementations nationales 2 qui a fait l aveu de sa faillite ou fait l objet d une procédure de liquidation, de réorganisation judiciaire ou de toute autre procédure de même nature existant dans d autres réglementations nationales. Quatrième critère d exclusion Le soumissionnaire doit être en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts et taxes selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi, conformément aux dispositions de l article 63 de l arrêté royal du 15 juillet La sélection qualitative Lorsque le soumissionnaire fait appel à la capacité d autres entités et que cette capacité est déterminante pour sa sélection, il mentionne obligatoirement pour quelle part du marché il fait appel à cette capacité et quelles autres entités il propose. Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 12

13 Critères de sélection se rapportant à la compétence technique du soumissionnaire Premier critère relatif à la compétence technique du soumissionnaire Le soumissionnaire doit prouver sa compétence technique au moyen d un aperçu de l affectation annuelle de son personnel durant les 3 dernières années avec mention de la rotation des effectifs. Il doit dans cet exercice distinguer entre 2 catégories: son propre personnel (travailleurs avec un statut d employés) et les autres collaborateurs. Cet aperçu doit aussi indiquer le nombre d effectifs pour chaque lot et chaque domaine de fonction pour lesquels des consultants sont proposés. Ce nombre doit au moins être de 3 pour ce qui est des propres agents et des profils demandés. Pour se faire, le soumissionnaire complètera le tableau repris en annexe IV. Deuxième critère relatif à la compétence technique du soumissionnaire Le soumissionnaire doit démontrer qu il dispose parmi son propre personnel d au moins 3 collaborateurs avec les exigences minimales suivantes : Durée minimale de l expérience utile : o o Minimum 3 ans pour un medium Minimum 5 ans pour un senior Il doit à cet effet utiliser la liste nominative prévue à l annexe III et, pour chaque profil demandé, inscrire le nom de 3 consultants parmi ses propres effectifs. Remarque importante: Dans l hypothèse où le soumissionnaire compte faire appel à des sous-traitants : - il joindra à son offre un relevé reprenant les sous-parties du marché qu il fera exécuter par des soustraitants - il intégrera dans les documents à produire pour les critères de sélection ci-dessus, les informations relatives aux sous-traitants. Ceux-ci sont soumis aux mêmes critères d exclusion que ceux applicables aux soumissionnaires Régularité des offres Les offres des soumissionnaires sélectionnés seront examinées du point de vue de leur régularité. Les offres substantiellement irrégulières seront exclues. Seules les offres régulières seront prises en considération pour être confrontées aux critères d attribution Critères d attribution Pour le choix de l offre la plus intéressante d un point de vue économique, les offres régulières des soumissionnaires sélectionnés seront confrontées à une série de critères d attribution. Ces critères seront pondérés afin d obtenir un classement final. Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 13

14 Liste des critères d attribution Les critères d attribution, par ordre décroissant d importance, sont les suivants : 1. Prix (40%) 2. Correspondance du profil (40%) 3. Garanties offertes, contenu et qualité du SLA proposé concernant les modalités de mise en service (20%) Cotation finale Les cotations pour les critères d attribution seront additionnées. La liste des participants par lot sera établie en fonction des cotations. Par lot, seront admis à l accord-cadre, les 3 soumissionnaires les mieux classés pour autant qu il y ait un nombre suffisant de soumissionnaires après que le pouvoir adjudicateur ait vérifié, à l égard de ces soumissionnaires, l exactitude de la déclaration implicite sur l honneur et à condition que le contrôle ait démontré que la déclaration implicite sur l honneur correspond à la réalité. L évaluation des critères d attribution se fera comme suit : le critère d attribution «prix» sera évalué comme suit : le prix sera évalué sur base de la somme des prix unitaires pour un lot complet en tenant compte des coefficients de pondération indiqués dans le tableau figurant dans la partie B, point 1. La proposition régulière la moins coûteuse obtient le nombre maximum de points fixé à 40 Les autres propositions régulières obtiendront un nombre de points inférieur proportionnel, suivant la formule suivante : P = G x (PRmin / PRoffre) P = points offre G = coefficient de pondération attribué au critère «prix» (40) PRmin = prix de l offre régulière la plus basse PRoffre = prix de l offre les autres critères d attribution seront évalués sur la base suivante : 1 : acceptable avec de fortes restrictions, mais insuffisantes pour l exclusion 2 : acceptable avec moins de restrictions 3 : bon niveau 4 : haut niveau avec valeur ajoutée 5 : très haut niveau avec qualité exceptionnelle Les cotations en demi-points (par ex. 3,5) sont possibles. Le score obtenu sera transmis en points suivant le coefficient de pondération du critère suivant la formule suivante: P = G x (Seval / Smax) P = points offre Seval = score de l évaluation (1 à 5) Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 14

15 G = coefficient de pondération attribué de chaque critère Smax = score maximum (5) Documents/informations à joindre concernant les critères d attribution 2 et 3 Concernant la Correspondance du profil (critère n 2), les documents suivants sont à fournir: - Pour chacun des consultants concernés par les profils demandés, un CV doit être fourni. Tous les CV sont à regrouper par lot à l annexe V. Quant aux garanties offertes" (critère n 3), le soumissionnaire doit préciser comment il assurera le suivi de l exécution du marché, mesurera le degré de satisfaction et les actions prévues si cette mesure de la satisfaction n atteint pas les résultats souhaités. Quant au contenu et qualité du SLA proposé concernant les modalités de mise en service (critère n 3), le soumissionnaire propose un SLA (Service Level Agreement) décrivant le temps nécessaire pour proposer un consultant, les modalités de mise en service, la manière de travailler ainsi que les compensations au cas où les conditions du SLA ne seraient pas respectées Attribution des marchés fondés sur les accords-cadres Après la conclusion des accords-cadres, le pouvoir adjudicateur disposera par lot d une liste de trois participants. Pour obtenir des offres les mieux adaptées aux besoins, pour chaque marché séparé, les participants repris dans la liste du lot concerné seront mis en concurrence via une procédure négociée sans publicité. Pour chaque mise en concurrence, les participants à l accord-cadre du lot concerné sont sollicités par . En fonction des besoins spécifiques, la description du profil telle que reprise dans le présent cahier spécial des charges sera détaillée et précisée dans la demande d offre. Les participants envoient, par , leur offre au pouvoir adjudicateur dans le délai qui aura été fixé par le pouvoir adjudicateur. L offre économiquement la plus avantageuse sera déterminée en fonction des critères d attribution figurant au point et l évaluation des critères d attribution se fera de la manière décrite au point Pour le critère d attribution «prix» des marchés basés sur les accords-cadres : les prix fixés dans les accordscadres restent valables durant 6 mois. Au cas où la mise en concurrence intervient six mois ou plus après la conclusion des accords-cadres, les participants aux accords-cadres peuvent, lors de la mise en concurrence prévue au présent point, proposer un nouveau prix adapté au prix du marché. S il y a une augmentation du prix, celle-ci est plafonnée à 10 % (sur la période de 4 ans) du prix fixé dans les accords-cadres. Si une mise en concurrence a lieu plusieurs fois par an, un prix adapté peut être proposé lors de chaque nouvelle mise en concurrence. Pour la comparaison des prix des offres, le nouveau prix proposé par les soumissionnaires sera pris en considération. Le pouvoir adjudicateur formalisera l entrée en service du consultant IT par l envoi d un bon de commande au prestataire des services retenu. En fonction des besoins du Pouvoir adjudicateur, un marché basé sur un accord-cadre peut être prolongé aux conditions initiales à la demande du Pouvoir adjudicateur et avec l accord de l adjudicataire. S il n y a pas d accord entre le Pouvoir adjudicateur et l adjudicataire, une mise en concurrence entre les participants à l accord-cadre concerné sera effectuée. Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 15

16 Cautionnement Chacun des participants aux accords-cadres est tenu de constituer un cautionnement. Par lot, le cautionnement est fixé à 5 % du montant estimé du marché sur 6 mois, hors TVA. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d euro supérieure. Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires, soit en numéraire ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif. Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la législation relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d assurances satisfaisant au prescrit de la législation relative au contrôle des entreprises d assurances et agréée pour la branche 15 (caution). L adjudicataire doit, dans les trente jours de calendrier suivant le jour de la conclusion du marché, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l une des façons suivantes : 1 lorsqu il s agit de numéraire, par le virement du montant au numéro de compte du Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations [compte bpost banque n BE (IBAN), PCHQBEBB (BIC)] ou d un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de ladite Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire 2 lorsqu il s agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l Etat au siège de la Banque nationale à Bruxelles ou dans l une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d un organisme public remplissant une fonction similaire 3 lorsqu il s agit d un cautionnement collectif, par le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire 4 lorsqu il s agit d une garantie, par l acte d engagement de l établissement de crédit ou de l entreprise d assurances. Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur : 1 soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d un organisme public remplissant une fonction similaire 2 soit d un avis de débit remis par l établissement de crédit ou l entreprise d assurances 3 soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l Etat ou par un organisme public remplissant une fonction similaire 4 soit de l original de l acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire 5 soit de l original de l acte d engagement établi par l établissement de crédit ou l entreprise d assurances accordant une garantie. Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l indication sommaire de l objet du marché et de la référence des documents du marché, ainsi que le nom, le prénom et l adresse complète de l adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention bailleur de fonds ou mandataire, suivant le cas. Le délai de trente jours de calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de l entreprise de l adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoire prévus par voie réglementaire ou dans une convention collective de travail rendue obligatoire. Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 16

17 La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l adresse qui sera mentionnée dans la notification de la conclusion du marché. La demande de l adjudicataire de procéder à la réception: 1 en cas de réception provisoire : tient lieu de demande de libération de la première moitié du cautionnement 2 en cas de réception définitive : tient lieu de demande de libération de la seconde moitié du cautionnement, ou, si une réception provisoire n est pas prévue, de demande de libération de la totalité de celui-ci Réceptions Les services seront suivis de près pendant leur exécution par un délégué du pouvoir adjudicateur. L identité de ce délégué sera communiquée au prestataire de services au moment où débutera l exécution des services Exécution du marché Clause d exécution Le soumissionnaire s engage, jusqu à la complète exécution du marché, à respecter les 8 conventions de base de l OIT, en particulier : 36. l interdiction du travail forcé (conventions n 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et n 105 sur l abolition du travail forcé, 1957) 37. le droit à la liberté syndicale (convention n 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948) 38. le droit d organisation et de négociation collective (convention n 98 sur le droit d organisation et de négociation collective, 1949) 39. l interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n 100 sur l égalité de rémunération, 1951 et n 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958) 40. l âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n 138 sur l âge minimum, 1973), ainsi que l interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n 182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999). En vertu de l article 44, 1 er, 1 de l arrêté royal du 14 janvier 2013, le non-respect de cet engagement sera considéré comme une non-exécution du marché suivant les prescriptions fixées dans les documents du marché, ce qui donnera lieu à la mise en demeure de l adjudicataire, et pourra, en vertu de l article 47, 2, 1 de l arrêté royal du 14 janvier 2013, donner lieu à l application des mesures d office, en particulier à la résiliation unilatérale du marché Lieu où les services doivent être exécutés et formalités Lieu où les services doivent être exécutés Les services seront exécutés à l adresse suivante: SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie ICT Boulevard du Roi Albert II, 16 Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 17

18 1000 BRUXELLES BUDGET ET CONTROLE DE GESTION SERVICE ACHAT Vérification et réception des services exécutés Si pendant l exécution des services, des anomalies sont constatées, ceci sera immédiatement notifié à l adjudicataire par un fax ou par un message , qui sera confirmé par la suite au moyen d un envoi recommandé. L adjudicataire est tenu de recommencer les services exécutés de manière non conforme. Tous les mois, le prestataire de services envoie au pouvoir adjudicateur un listing détaillé des prestations à contrôler. Le pouvoir adjudicateur dispose d un délai de vérification de trente jours à compter de la réception du listing pour procéder aux formalités de réception et en notifier le résultat au prestataire de services Facturation et paiement Les prestations sont facturées mensuellement sur base des heures réellement prestées et sur base du prix par heure indiqué dans l offre. L adjudicataire envoie les factures (en un seul exemplaire) et le listing des prestations approuvé (exemplaire original) à l adresse suivante : SPF Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie Budget et Contrôle de gestion - Frontoffice Rue du Progrès 50, 1210 Bruxelles. Seuls les services exécutés de manière correcte pourront être facturés. Le paiement du montant dû au prestataire de services doit intervenir dans le délai de paiement de trente jours à compter de l'échéance du délai de vérification ou à compter du lendemain du dernier jour du délai de vérification si ce délai est inférieur à 30 jours. Et pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même temps, en possession de la facture régulièrement établie ainsi que des autres documents éventuellement exigés. Lorsque les documents du marché ne prévoient pas une déclaration de créance séparée, la facture vaut déclaration de créance. La facture doit être libellée en EURO Sous-traitance Pour l'exécution du marché, l'adjudicataire peut conclure des contrats de sous-traitance avec des tiers. Le soumissionnaire indiquera dans l offre la partie du marché qui sera sous-traitée ainsi que le nom et l adresse des sous-traitants en question et leurs références dans le domaine concerné. Il décrira le type de dispositions contractuelles prévues pour tous les sous-traitants concernés. Le fait que l adjudicataire confie tout ou partie de ses engagements à des sous-traitants ne dégage pas sa responsabilité envers le pouvoir adjudicateur. Celui-ci ne se reconnaît aucun lien contractuel avec ces tiers. L adjudicataire reste, dans tous les cas, seul responsable vis-à-vis du pouvoir adjudicateur Avis de marché et rectificatifs Les avis de marché et rectificatifs annoncés ou publiés au Bulletin des Adjudications ou au Journal Officiel de l Union européenne qui ont trait aux marchés en général, ainsi que les avis de marché et rectificatifs relatifs à ce marché, font partie intégrante du présent cahier spécial des charges. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte lors de l établissement de son offre. Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 18

19 Litiges Tous les litiges relatifs à l exécution de ce marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le néerlandais. Le pouvoir adjudicateur n est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l exécution de ce marché. L adjudicataire garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par des tiers à cet égard Engagements particuliers pour le prestataire de services Propriété des résultats Le prestataire de services cède au pouvoir adjudicateur tous les droits patrimoniaux de propriété intellectuelle, y compris les droits d auteur, sur les résultats du présent marché. Cette cession des droits d auteur est valable pour toute la durée des droits, en ce compris leur éventuelles prolongations, et ce pour le territoire du monde entier. Le prestataire devra donc obtenir l accord explicite et préalable de l adjudicateur avant toute utilisation ou publication de ces résultats. La rémunération de cette cession de droits est intégralement comprise dans le prix proposé. Publicité Le prestataire de services s'engage à ne faire aucune publicité de ce marché pendant le déroulement du contrat. Sécurité et caractère confidentiel Le prestataire de services exécute le marché en tenant compte de toutes les obligations en ce qui concerne la sécurité et le caractère confidentiel lié à ce marché. Il est interdit au prestataire de services et à son personnel respectif de dévoiler ou de répandre des faits dont ils auraient connaissance à la suite de l'exécution du marché. Cette interdiction reste valable aussi après la fin du marché. Le prestataire de services et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les informations dont ils ont connaissance lors de l exécution de ce marché. L'information ne peut en aucun cas être communiquée à des tiers sans la permission écrite du pouvoir adjudicateur. Le prestataire de services peut toutefois faire mention de ce marché en tant que référence. Exécution Le prestataire de services s engage à faire exécuter le marché par les personnes indiquées dans l offre, sauf cas de force majeure. Les personnes mentionnées ou leurs remplaçants sont tous censés participer effectivement à la réalisation du marché. Les remplaçants doivent être agréés par le pouvoir adjudicateur Pénalités et amendes pour retard Si le prestataire de services ne respecte pas le délai de mise à disposition indiqué dans son offre (SLA), une amende correspondant au prix par jour (1 jour = 7h36) peut être imputée par jour de travail de retard, avec un maximum de 10 jours de travail. Si pendant l exécution du marché, la prestation de service est interrompue à cause du prestataire de services et que l indisponibilité s élève à plus de 5 jours de travail, la Division ICT peut exiger un remplaçant. Après une Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 19

20 indisponibilité de 10 jours de travail, il peut être imputé par jour d interruption de travail une amende correspondant au prix par jour (1 jour = 7h36), avec un maximum de 10 jours de travail Utilisation du matériel Pendant l exécution des services, le service ICT du département reste le dépositaire de ses installations et de son matériel, y compris de l appareil qui est mis à disposition des collaborateurs de la firme pour l exécution des tâches indiquées dans le marché. Le service ICT dégage la firme de toute responsabilité pour le dommage que le personnel de la firme aurait causé involontairement pendant le travail, à moins qu il ne soit prouvé qu ils aient commis la faute intentionnellement Méthode Le personnel de la firme exécutera les tâches nécessaires suivant la méthode déterminée par le service ICT. Le personnel de la firme travaillera sous la conduite d un ou plusieurs fonctionnaires affectés par la Direction du service ICT. Le personnel de la firme suivra les directives de ce(s) dernier(s) et transmettra sur demande la documentation et les résultats de test nécessaires Moyens Afin de rendre possible la réalisation des tâches, le service ICT mettra à disposition des spécialistes de la firme, les moyens logistiques suivants : - les noms des personnes à contacter - la documentation des caractéristiques et de la méthode à suivre du service ICT, des normes à utiliser, des caractéristiques de logiciel et matériel sous la forme de manuels de l utilisateur et brochures - accès aux moyens informatiques - résultat des tests La firme doit cependant suivre les règlements et les procédures internes quant à l utilisation et l accès aux ressources et ne peut exiger des ajouts ou des changements à l environnement du service ICT. Les ressources, mises à la disposition de la firme par ICT, restent la propriété du service ICT en tenant compte du secret professionnel mentionné ci-dessus au point Horaire de travail L horaire et les conditions de travail sont identiques à ceux des agents de l ICT. Une journée de travail normale (homme/jour) consiste en prestations de 7h36, à prester entre 7h30 et 18h. Le prestataire de services est soumis à l horaire variable, appliqué au sein du SPF. Il doit se soumettre à cette réglementation qui sera transmise lors de l attribution du marché. Les prestations effectuées en dehors des heures de travail ou le week-end pourront faire l objet d un paiement majoré de 50% par rapport au prix par heure indiqué par le soumissionnaire sur le formulaire d offre. Ces prestations devront avoir été préalablement autorisées par le fonctionnaire dirigeant Personnel du prestataire de services Le prestataire de services s engage à faire exécuter le marché par la personne ou les personnes indiquées dans l offre, sauf cas de force majeure et sous réserve de la procédure prévue pour le remplacement de personnel, décrite ci-après. Remplacement de personnel à l initiative du prestataire de services Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 20

21 Le prestataire de services ne peut, lors de l exécution du marché, remplacer un agent, pour n importe quelle raison, qu après l accord écrit préalable du pouvoir adjudicateur. Le Pouvoir adjudicateur ne peut refuser le remplacement que moyennant une décision motivée. Le refus est alors irrévocable. Le Pouvoir adjudicateur n acceptera le remplacement que s il ressort de l interview que le candidat-remplaçant répond aux exigences. Cette faculté devra apparaître clairement dans le rapport que le Pouvoir adjudicateur rédigera à la suite de cette rencontre. Si le remplacement intervient après que l exécution du marché ait démarré, le prestataire assurera à ses frais le transfert des connaissances entre les 2 effectifs. Lorsque le remplacement intervient dans les 6 mois, le transfert des connaissances doit durer (au moins) 5 jours ouvrables et dans un autre cas (au moins) 10 jours ouvrables. Ce n est qu après écoulement de cette période que les prestations du candidat-remplaçant seront facturées. Remplacement de personnel à l initiative du Pouvoir adjudicateur Si l administration adjudicatrice estime que l agent proposé par le prestataire de services n est pas apte à (continuer d ) exécuter le marché, le Pouvoir adjudicateur en informera le prestataire de services par le biais d une décision motivée et demandera de proposer un remplaçant. Si le prestataire de services n est pas en mesure de proposer un remplaçant ayant au moins un profil équivalent et une qualité équivalente à ceux de la personne initialement proposée, le pouvoir adjudicateur a le droit de résilier le contrat immédiatement, entièrement ou en partie, de plein droit, sans que le prestataire de services puisse exiger des dommages et intérêts. Les dispositions précitées sont également d application pour le personnel des sous-traitants ou les personnes qu ils engagent. Cahier spécial des charges n 2014/P27/S3/IT Support 2 21