Palet System Guide station chargeur

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2 INDEX 1. Connexion via le Web Menu général Gestion des expéditions Créer une expédition Matières dangereuses : Documents : Rechercher des expéditions Transmission Impressions Positions en attentes Positions transmises Impression / Bordereaux Tracing / Historique Administration : Destinataire Support Support en ligne [email protected] Page :2/19

3 1. Connexion via le Web Pour se connecter sur la station Palet System : Cliquer sur Espace Client Entrer votre code d accès et votre mot de passe : Nom utilisateur : Code utilisateur indiqué par le remettant dans la fiche expéditeur Mot de passe : mot de passe indiqué par le remettant dans la fiche expéditeur. Cf chapitre 8 pour le paramétrage du client chez le remettant. Tout chargeur qui doit consulter le Tracing doit être impérativement codifié dans la base de l adhérent Palet System. L adhérent Paletsystem doit donc impérativement saisir les expéditions en indiquant le code expéditeur ou l indiquer dans le fichier d importation (compte de facturation) [email protected] Page :3/19

4 2. Menu général 4 options : Gestion des Expéditions Impressions Tracing Administration Support [email protected] Page :4/19

5 2. Menu général (suite) Gestion des Expéditions o Créer une expédition : saisie d une expédition et édition des étiquettes palettes et du récépissé. o Rechercher, pour les positions non transmises. Possibilité de modifier, supprimer, bloquer ou débloquer des positions non transmises. o Transmission : Edition de bordereaux définitifs et transmission des consignations au remettant Palet System. Impression o Positions en attentes : permet d imprimer les étiquettes, les récépissés des positions non transmises. o Positions transmises : permet d imprimer les étiquettes, les récépissés des positions transmises. o Bordereaux : permet de réimprimer les bordereaux de transmission. Tracing o Historique : permet de consulter l historique de vos expéditions : Consignations Pointages plateforme Remontées d information Récépissés émargés Administration o Destinataire : création des coordonnées de vos destinataires (peut être enrichi lors de la saisie de l expédition) Support o Support en ligne : permet de télécharger un outil pour que nous puissions prendre la main à distance sur votre PC, avec votre autorisation d accès [email protected] Page :5/19

6 3. Gestion des expéditions 3.1 Créer une expédition Le caractère * indique les champs obligatoires à renseigner Réf Expéditeur : indiquer votre référence (no BL, no commande), = Critère de recherche de la consultation de l historique des expéditions et des récépissés émargés. Code expéditeur : pas modifiable, c est toujours le nom du chargeur par défaut Code destinataire : si code destinataire saisi, saisir ou choisir son code avec, si pas de code saisir directement ses coordonnées dans les champs suivants. Cocher la case «enregistrer destinataire» pour créer son code au fur et à mesure. Dans la fiche destinataire on peut indiquer des instructions spéciales en automatique qui seront reprises automatiquement lors de la saisie d une expédition pour ce destinataire. Un doute sur le code postal et/ou la localité? Cliquer sur la loupe à côté de la ville pour vérifier la correspondance Code Postal / Ville. 1 ere Plateforme : choisir impérativement la première plateforme qui vous aura été indiquée par votre interlocuteur PALET SYSTEM [email protected] Page :6/19

7 Produit : choisir les produits autorisés : Palet System 4-10 Astre City Solution Astre City Palet Voir la définition et l utilisation de ces produits avec votre interlocuteur PALET SYSTEM. ½ Pal : indiquer si votre expédition concerne une ½ palette. Nb Pal : indiquer le nombre de palettes de l expédition = nombre d étiquettes à éditer. Pal (Eur) : indiquer le nombre de palettes Europe contenues dans l expédition Pal SOL : indiquer le nombre de palette SOL. Il est important de tenir compte des palettes gerbées. Poids : indiquer le poids en Kg M.Plancher : mètres de plancher de l expédition pour indication aux tractionnaires et aux livreurs. Délai garanti : indiquer Oui si votre expédition est en délai garanti. Sinon indiquer Non. Acquit : indiquer si un acquit suit la marchandise. Douane : indiquer si un document de douane suit la marchandise. Type de Palette Sol : indiquer le nombre de palette par dimension. Date Arrivée Plateforme : indiquer la date et heure d arrivée sur la première plateforme ou la choisir sur le calendrier. L horaire d arrivée est paramétré par votre interlocuteur PALET SYSTEM. Rendez-vous : indiquer la date de rendez-vous ou la choisir sur le calendrier livraison se fera selon la carte des délais., par défaut la Forcer : permet de forcer un rendez-vous, même si le plan de transport ne le permet pas en théorie. Cela doit être fait en accord avec votre interlocuteur Palet System. Infos Livraison Rendez-vous à heure fixe ou livraison dans une plage horaire < ou = à 1h30 Demande d appel téléphonique pour confirmer la date de rendez-vous demandé Demande d appel téléphonique pour prise de rendez-vous Téléphone à communiquer N commande à communiquer Livraison à une date fixe (délai économique) [email protected] Page :7/19

8 Particularités Service Premium : à cocher sur vous souhaitez un suivi privilégié et particulier de votre expédition par Palet System. Dans ce cas, un coût supplémentaire vous sera facturé pour ce service complémentaire. Impression sur plateforme : indiquer sur quelle plateforme doivent être imprimées les étiquettes si le chargeur et le remettant n étiquettent pas chez eux.. Instruction Spéciale : indiquer toutes les informations nécessaires pour le bon déroulement de l expédition. Saisir : Permet de valider la page de la saisie et d enregistrer votre expédition. Vous pourrez ensuite imprimer directement les étiquettes et le récépissé si vous le souhaitez Matières dangereuses : Cliquer sur le deuxième onglet de la fenêtre de saisie Saisir le code ONU ; le logiciel vous proposera un ou plusieurs choix avec la description correspondante à ce code. Sélectionner celui qui vous convient. Vous pouvez indiquer le nombre et type d emballage, le poids. Ajouter un document ex : consignes de sécurité. (cf page 9 : insérer un document) Vous pouvez saisir autant de références de matières dangereuses que nécessaire en cliquant sur. Consulter votre interlocuteur PALET SYSTEM pour les marchandises autorisées dans le réseau [email protected] Page :8/19

9 3.1.2 Documents : Cliquer sur le troisième onglet de la fenêtre de saisie Vous pouvez ajouter des documents scannés sur votre poste nécessaire au bon déroulement du transport de l expédition (acquit, formulaires, douane, factures, BL etc.). Ceci permet à chaque intervenant dans la chaine du transport de pouvoir rééditer ces documents en cas de perte. Cliquer sur, rechercher le document à insérer depuis votre PC et double cliquer pour l importer sur Palet System. Une fenêtre s ouvre sur Palet System avec le nom du fichier importé. Vous pouvez lui attribuer un numéro de document (numéro de facture par exemple) et le nombre de pages total de ce document. Vous avez la possibilité de saisir un commentaire complémentaire qui permet de décrire plus précisément l objet de ce document. Sélectionner le type de document importé dans la case Choisir un type. Ceci permet de spécifier le type de document importé (acquit, douane, factures, BL, etc.). Puis choisir les droits d accès : réseau : tous les adhérents du réseau auront accès à ce document. tous : visible par le réseau et les clients Possibilité d ajouter autant de documents que nécessaire en cliquant sur Ajouter un nouveau document A tout moment, vous avez la possibilité de supprimer un document en cliquant sur Annuler le document [email protected] Page :9/19

10 3.2. Rechercher des expéditions Vous pouvez visualiser, modifier, supprimer, bloquer les positions non transmises. (non éditées sur bordereau de groupage définitif et non consignées au remettant). Toute position transmise ne peut plus être modifiée ou supprimée. Plusieurs critères de recherches sont à votre disposition : par donneur d ordre, remettant, livreur, réf expéditeur, numéro de récépissé, pays, département, date de départ par jour ou tranches, par date arrivée plateforme par jour ou tranches. Vous pouvez en combiner plusieurs afin d affiner votre recherche. Une fois votre sélection faite, cliquer sur Rechercher. Modifier une position en bout de ligne cliquer sur modifier. La fenêtre de saisie s affiche et vous pouvez procéder aux modifications nécessaires et enregistrer. Si modification du nombre de palettes, pensez à ré éditer et coller toutes les étiquettes directionnelles ainsi que le récépissé. Supprimer une position en bout de ligne cliquer sur supprimer. La fenêtre de saisie s affiche et vous pouvez cliquer sur Supprimer, une confirmation de suppression vous sera demandée par sécurité. Bloquer une position cocher la case placée devant la ligne de la position et cliquer sur Exécuter. Un petit cadenas s affichera. Débloquer une position cocher la case placée devant la ligne bloquée et cliquer sur Exécuter ; la position est libérée et le petit cadenas disparait. Bloquer ou débloquer en masse vous pouvez cocher plusieurs positions en cliquant case par case, ou la totalité des positions en cochant la case placée dans la ligne bleue placée à gauche des titres de colonne. N oubliez pas de cliquer sur Exécuter pour valider votre action. Si modification du nombre de palettes, pensez à éditer et coller les étiquettes directionnelles ainsi que le récépissé [email protected] Page :10/19

11 3.3 Transmission Permet de transmettre toutes les positions saisies, non encore transmises à votre prestataire PALET SYSTEM. Saisir les critères de sélection souhaités (1ere Plateforme par exemple) et cliquer sur Rechercher. Décocher les positions que vous ne souhaitez pas transmettre, si nécessaire et cliquer sur le bouton Exécuter. Il faut impérativement transmettre vos expéditions et imprimer les bordereaux définitifs avant le passage du chauffeur PALET SYSTEM qui procède à l enlèvement de vos marchandises. Toute expédition transmise ne sera plus modifiable [email protected] Page :11/19

12 4. Impressions 4.1 Positions en attentes Pour éditer : Cocher la case en face des expéditions souhaitées. Dans le menu déroulant Actions sélectionner les éditions que vous souhaitez : Impression des étiquettes Impression des récépissés Impression des étiquettes et récépissés Cliquer sur le bouton Exécuter pour afficher les éditions souhaitées. 4.2 Positions transmises Vous pouvez imprimer : tous types d impression (étiquettes, récépissés) pour les positions confirmées (transmises) Afin de réduire l affichage de votre sélection, vous pouvez indiquer les critères de recherche suivants : Donneur d ordres, Remettant, Livreur, 1ére plateforme, Référence expéditeur, Numéro de récépissé Palet System, Code postal ou département de destination, Périodes (date départ ou arrivée 1ère PF), Cliquer sur le bouton Rechercher pour visualiser les expéditions afin d imprimer les étiquettes, les récépissés. 4.3 Impression / Bordereaux Vous permet de réimprimer vos bordereaux en cas de besoin : recherche par plateforme et par date. Sélectionner par la coche le(s) bordereau (x) et cliquer sur Exécuter [email protected] Page :12/19

13 5. Tracing / Historique Tracing, permet de consulter l historique des expéditions : Consignation Pointages plate forme entrée et sortie Remontées d information des livreurs Récépissés émargés [email protected] Page :13/19

14 Saisissez les critères de recherche souhaités pour trouver vos ou votre expédition(s). Le champ «Référence client» permet d indiquer votre propre référence expédition chargeur (no de BL, commande, etc.). Onglet Exportation : vous permet d exporter le résultat de la recherche sous Excel [email protected] Page :14/19

15 Pour masquer ou afficher les critères de recherche Cliquer sur le numéro de récépissé pour visualiser le détail. Cliquer sur une colonne pour trier le tableau Tableau récapitulatif de vos expéditions. Cliquez sur le numéro de récépissé pour avoir le détail du tracing de l expédition. Le bouton indique d un récépissé est disponible. Cliquez sur ce bouton pour le visualiser directement. Le bouton indique d un récépissé n est pas disponible. Cliquez sur ce bouton pour le visualiser directement [email protected] Page :15/19

16 Cliquer sur les signes pour avoir plus de détail, ou sur les onglets Page :16/19

17 Cliquer sur l onglet : Détails code barres pour visualiser le pointage PF de chaque palette de l expédition. Cliquer sur le bouton : Récépissé émargé pour visualiser le récépissé [email protected] Page :17/19

18 6. Administration : 6.1 Destinataire Vous permet de codifier vos destinataires, afin d éviter de saisir les adresses complètes lors de la saisie. Vous pouvez également les modifier ou supprimer. Au lieu de codifier les destinataires à l avance, vous avez la possibilité de les enregistrer lors de la saisie des expéditions au fur et à mesure. (cocher case enregistrer destinataire) Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton Cliquer sur le bouton pour visualiser le destinataire. pour modifier le destinataire. pour supprimer le destinataire. Le bouton en haut de page permet de créer de nouveaux destinataires. Remplir votre nouvelle fiche expéditeur puis cliquer sur Créer pour enregistrer la saisie. Instructions spéciales : reprises en automatique lors de la saisie d une expédition pour ce destinataire [email protected] Page :18/19

19 7. Support 7.1 Support en ligne En cas d incident avec le logiciel d exploitation station chargeur PALET SYSTEM, ce lien permettra d établir une connexion à distance avec le service informatique [email protected] Page :19/19