Gestion des données sur les dépenses

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1 Gestion des données sur les dépenses

2 Pourquoi cette présentation? Les fournisseurs, les analystes de l industrie et la presse spécialisée portent une très grande attention à l importance des données organisationnelles. Les vendeurs de systèmes ont indiqué que les systèmes pourraient simplifier la prise de décision fondée sur les données en matière de dépenses organisationnelles. Cette présentation portant sur la Gestion des données sur les dépenses vise à clarifier la fonction que peuvent remplir les données sur les dépenses au sein d une organisation et les démarches que celle-ci peut faire pour mieux mettre à profit ses données. Bien que les entreprises reconnaissent l importance des données organisationnelles, l abondance de l information fait en sorte qu il est difficile de savoir par où commencer. 2

3 Qu est-ce que la Gestion des données sur les dépenses (GDD)? La Gestion des données sur les dépenses (GDD) se définit comme : le processus de regroupement, de tri et d analyse des données sur les dépenses de l entreprise en vue de réduire les coûts et d améliorer le rendement opérationnel le processus de transformation des données en intelligence économique un processus continu comparativement à un procédé ponctuel 3

4 4 Qu est-ce que la Gestion des données sur les dépenses?

5 En quoi la GDD est-elle avantageuse? Elle offre un meilleur aperçu du montant des dépenses de l organisation, en précisant auprès de quels fournisseurs elles ont été faites et pour quels produits/services Une étude a montré que les organisations qui font appel activement aux stratégies de la GDD ont obtenu les résultats suivants 1 : une réduction de 2 % à 12 % des coûts grâce à un approvisionnement bien pensé une baisse de 50 % des dépenses non contractuelles une baisse de 20 % à 70 % des niveaux d inventaire une réduction de 5 % à 50 % des coûts d inventaire la mise en place d éléments redondants ou inutiles réduite de 20 % Elle offre des moyens d évaluer et de comparer le rendement des entrepreneurs La GDD dote les entreprises du sens des affaires nécessaire à l identification des possibilités d économies tangibles, à la prise de décision éclairée et à l élaboration de stratégies commerciales de premier ordre. 5 1 Aberdeen Group, Spend Data Management: Unlocking Value Across the Extended Enterprise, novembre 2003

6 6 Les étapes clés de la GDD

7 La gestion des données peut être un processus complexe qui exige beaucoup de temps et elle requiert l approbation de la haute direction dès le départ. En règle générale, les projets de Gestion des données sur les dépenses relèvent de la responsabilité du service d approvisionnement, surtout si ce service est centralisé au sein de l organisation. Le fait de répondre aux questions suivantes peut faciliter l élaboration d une stratégie de gestion et d analyse des données : Pourquoi les données sur l approvisionnement et les déplacements sont-elles importantes? Qui s intéressent aux données sur l approvisionnement et les déplacements? Que tentez-vous de faire au moyen de l analyse des données? En quoi la production de rapports contribue-t-elle à l atteinte des objectifs du programme et à la création d une valeur pour l organisation? 7

8 Définir les objectifs et les buts (suite) En vue de vendre le concept à la haute direction, il est impératif de faire ressortir la stratégie sous-jacente à la consolidation des données. Il y a eu lieu de présenter des faits et des chiffres pertinents pour votre auditoire Coûts unitaires, % des ventes, % des revenus, coût par personne Il est important d effectuer des analyses comparatives pour illustrer les progrès. Le choix des fournisseurs ou des catégories de fournisseurs à inclure dans le processus de la GDD est également un facteur important. La GDD devrait être envisagée dans le cas : des fournisseurs privilégiés ou ceux auxquels on recourt très souvent (en fonction du nombre de transactions ou du volume de dépenses) des catégories de dépenses importantes 8

9 9 Étape 2. Obtenir les données de toutes les sources

10 Obtenir les données de toutes les sources (suite) Il est inutile de réinventer la roue. Utilisez des applications qui vous sont familières et avec lesquelles vous êtes à l aise Tirez parti de l avantage des rapports d anomalies générés par les émetteurs de cartes puisqu ils mettent rapidement en relief les dépenses non conformes aux politiques de l entreprise en matière d approvisionnement Microsoft Excel est un outil puissant qui permet de simplifier la consolidation et la manipulation des données sur les dépenses en les transformant en information utile. Voici un exemple de consolidation de données simple illustrant le nombre de fournisseurs par catégorie de dépenses et le total des dépenses par catégorie. 10

11 Étape 3. Assurer l intégralité et l exactitude des données Une organisation se doit d avoir une vue d ensemble des dépenses de l entreprise afin de prendre des décisions éclairées et d élaborer des stratégies efficaces. L information critique est souvent répartie entre plusieurs systèmes et unités et elle peut être personnalisée pour répondre à des besoins précis liés à un emplacement ou à une tâche particulière : Différentes composantes de l organisation se dotent d une nomenclature ou de numéros d éléments différents pour les articles commandés C est particulièrement le cas des organisations ayant récemment procédé à des fusions et acquisitions il faut créer un système de classification utile ou une nomenclature qui fonctionne bien pour toute l organisation. Pour l avenir, les entreprises devraient adopter une méthodologie normalisée pour l appellation des fournisseurs, ainsi que des pièces et articles qu elles achètent pour simplifier le processus de la GDD et produire des données crédibles : Cette norme devrait être adoptée par toutes les parties intéressées. 11

12 12 Étape 4. Analyser les données

13 13 Analyser les données (suite)

14 Analyser les données en vue de réduire le nombre de fournisseurs Une analyse poussée peut entraîner une réduction du nombre de fournisseurs et une consolidation du volume des dépenses. Le tableau ci-dessus montre que chaque fournisseur dans la catégorie des photocopieurs réalise en moyenne des ventes d environ $ par année. Si le nombre de fournisseurs était réduit d un tiers, le volume de ventes du reste des fournisseurs augmenterait de 50 %, accroissant ainsi le pouvoir d achat de l organisation et ses possibilités de négocier de meilleurs prix et services. Parmi les autres aspects dont on doit tenir compte en consolidant la liste de fournisseurs figurent le service à la clientèle, les politiques de retour de marchandises, les délais de livraison, les conventions de niveau de service et la capacité d un fournisseur à présenter et à livrer des produits et services novateurs. 14

15 Analyser les données en vue de réduire le coût moyen des transactions Les organisations peuvent décider d approfondir leur analyse d une catégorie revêtant une importance particulière. 15

16 Déterminer le mode de présentation des données Déterminer la période de production de rapports la plus commode pour votre auditoire annuelle / trimestrielle / mensuelle Déterminer la granularité des rapports unité d affaires / emplacement vue d ensemble 16

17 Faire état des résultats à la haute direction À mesure que les activités de la GDD sont rodées, on peut soumettre à la haute direction des résultats illustrant les tendances suivantes : Coûts unitaires % de ventes, % de revenus Renouvellement des stocks Coût par personne (CPP) Prix moyen des billets (PMB) Coût par transaction (CPT) Coût par kilomètre (CPK) Coût des nuitées à l hôtel Le fait de présenter des résultats à la haute direction permet de : faire état de tous les progrès, notamment au titre des économies réalisées par l organisation stimuler le soutien continu à la Gestion des données sur les dépenses La Gestion des données sur les dépenses peut procurer à l organisation une valeur accrue et une différence concurrentielle. 17

18 Conclusion La Gestion des données sur les dépenses est un processus continu important qui aide les organisations à réduire leurs coûts et à améliorer leur rendement opérationnel. Des données complètes et exactes sont nécessaires à des prises de décision judicieuses. Des objectifs clairs, l approbation de la haute direction et la communication constante des progrès réalisés sont essentiels au bon fonctionnement de la GDD. 18