Guide général. Janvier Optimiser vos déplacements professionnels

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1 Janvier 2013 Optimiser vos déplacements professionnels

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3 Préambule Le présent guide est le point d entrée de la boîte à outils «mobili pro» mise en place par le Grand Angoulême à destination des structures souhaitant s engager dans une démarche d optimisation des déplacements professionnels liés à leur activité. Il présente l organisation à mettre en place par les établissements ainsi que les outils d aide à la décision à disposition. Il décrit en particulier le tableur mobili pro, outil central de la démarche, en guidant l utilisateur dans sa prise en main et sa manipulation à chaque étape. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 3

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5 Sommaire Préambule... 3 Glossaire Contexte et enjeux Des parcs de véhicules et des déplacements professionnels de plus en plus regardés Des enjeux forts pour les territoires La nécessité de disposer d outils et le projet «mobili pro» Présentation de la boîte à outils et de la démarche «mobili pro» Présentation générale Description des outils Périmètre des déplacements Les grandes étapes de la démarche et le rôle des outils Guide d utilisation du tableur Ouverture du tableur Navigation L onglet «Menu» L onglet «Préparation du projet» L onglet «Diagnostic» L onglet «choix des actions» L onglet «Synthèse plan d action» L onglet «Suivi» Liste de contacts utiles ANNEXES Zoom taxes projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 5

6 Glossaire VAE 2RM VP VUL VU ES VE VH BOM Véhicule de fonction Véhicule de service LLD LCD LMD TVS TCO IK PRK CEE Vélo à Assistance Electrique Deux Roues Motorisé Véhicule Particulier (citadine, berline ) Véhicule Utilitaire Légers (moins de 3,5 tonnes) Véhicule Utilitaire (plus de 3,5 tonnes) Engin Spécial ou véhicule métier Véhicule Electrique Véhicule Hybride Benne à Ordures Ménagères Le véhicule de fonction est attribué à une personne et peut être utilisé pour des déplacements personnels. Il constitue ainsi un avantage en nature Le véhicule de service est strictement limité aux déplacements professionnels pendant les horaires de travail, ce véhicule étant nécessaire à l exercice de la mission. Il ne constitue donc pas un avantage en nature. Location Longue Durée Location Courte Durée Location Moyenne Durée Taxe sur les Véhicules de Société Total Cost of Ownership (coût total de possession) Indemnité Kilométrique Prix de Revient Kilométrique Certificat d Economie d Energie projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 6

7 1. Contexte et enjeux 1.1. Des parcs de véhicules et des déplacements professionnels de plus en plus regardés La «voiture» est aujourd hui un outil de travail de plus en plus utilisé par les entreprises. Par le passé, les entreprises ont eu plutôt recours au régime des Indemnités Kilométriques (IK) 1. Aujourd hui, les véhicules d entreprise se sont fortement développés, si bien qu ils représentent plus de 40% des immatriculations de voitures particulières, dont plus de la moitié en location longue durée 2. En 2010, on compte plus de 6 millions de véhicules d entreprise, représentant plus d un cinquième des véhicules du parc français 3. Si le nombre de véhicules est en augmentation croissante, y compris les véhicules de fonction, la question du TCO (Total Cost of Ownership) ou «coût de possession» est de plus en plus prégnante ; les flottes représentent en effet souvent le deuxième poste de dépenses après les salaires dans les entreprises (OVE). Sont examinés non seulement les coûts directs liés aux véhicules (loyer, assurance, carburant, pneumatiques, entretien, etc.), mais aussi indirects liés au comportement du conducteur (impact de la conduite sur la consommation, l usure, la sinistralité, etc.) ainsi que les coûts périphériques (personnel dédié, etc.). On note également un intérêt de plus en plus marqué pour la notion de Total Cost of Mobility (TCM) qui prend en compte la mobilité globale des collaborateurs de l entreprise, y compris différents éléments jusqu ici éparpillés (indemnités kilométriques, billets d avion et de train, trajets en taxis, location de voitures, coût des parkings de l entreprise, ) afin de développer une vraie stratégie de mobilité. L impact environnemental est lui aussi de plus en plus regardé, les règlementations européennes et nationales devenant de plus en plus exigeantes et la fiscalité, incitative (bonus/malus, TVS ). De même que le risque routier : ainsi 64 % des accidents mortels au travail (accidents de mission ou de trajet) ont pour origine les accidents de circulation (CNAMTS). Quelques nouvelles formes de mobilité encore timides font ainsi leur apparition : covoiturage, autopartage, multimodalité, substituts à la voiture de fonction. Mais les entreprises ont tout intérêt à s appliquer à mieux maîtriser les déplacements professionnels et les impacts associés, car des marges de progression significatives peuvent y être trouvées Des enjeux forts pour les territoires Sur le territoire du Grand Angoulême, 50,5% des émissions de gaz à effet de serre (GES), évaluées à TeqCO2, sont liées aux transports. Diagnostic territorial des émissions de GES de la COMAGA 0,5% des émissions proviennent des services de transport (STGA principalement) et 50% des «autres transports» : fret routier en majorité, mais aussi déplacements en voiture des résidents (voir graphique). On note à cet égard, une croissance importante de l usage de l automobile sur l agglomération, avec véhicules de plus par jour par rapport à 2002 (+10%). Source : Présentation à la Journée Climat organisée par la COMAGA, 20 février Remboursement aux collaborateurs du kilométrage professionnel effectué avec sa voiture personnelle. 2 Source : Observatoire du Véhicule d Entreprise (OVE), avril Source : SOeS. Chiffres au 1 er janvier 2010 projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 7

8 1.3. La nécessité de disposer d outils et le projet «mobili pro» Depuis le début des années 2000, l ADEME accompagne les entreprises et les administrations dans la mise en place de démarches d optimisation des déplacements liés au travail dans le cadre de Plans de Déplacements (PDE/PDA). L évaluation nationale menée en 2009 montre un nombre de PDE en croissance nette depuis la précédente évaluation de 2005, mais une diminution du nombre de nouvelles démarches, ainsi que des disparités régionales fortes. En Poitou-Charentes, l état des lieux des PDE dressé en 2012 confirme que les démarches sont en augmentation, avec une croissance moyenne de 5% par an et plus de personnes concernées pour 108 PDE recensés. Près de 60% des démarches sont en phase opérationnelle (mise en œuvre des actions et suivi) et 16% en phase projet, mais 25% sont «dormants» et à la recherche d un second souffle. L enquête révèle par ailleurs que l axe domicile-travail est le plus souvent traité (98% des démarches), contrairement à l axe déplacements professionnels qui reste peu couvert (19% des cas) mettant en évidence le manque d outils méthodologiques en la matière. Face à ce constat, le Grand Angoulême a créé un service de conseil en mobilité sur l agglomération en 2011 pour conforter l accompagnement des démarches PDE/PDA. Par ailleurs, en tant que partenaire du projet européen Climatlantic portant sur la création d une stratégie commune de réduction des émissions de GES sur l espace atlantique et pilote de l axe «mobilité», il a décidé de lancer un projet visant à structurer une démarche de «management des déplacements professionnels» sur son territoire. Ce projet a débouché sur la création d une démarche et d une «boîte à outils», inspirée des outils supports de la charte «Objectif CO2» développée par l ADEME pour les transporteurs ( intitulée «mobili pro». La boîte à outils «mobili pro» est mise à disposition des structures souhaitant s engager dans une démarche d optimisation des déplacements professionnels liés à leur activité, ainsi que des conseillers en mobilité des collectivités ou toute structure locale en relation avec les entreprises sur le thème de la mobilité (CCI, ADEME ).. Elle comprend : le présent guide général de la démarche ; le tableur «mobili pro» qui permet de structurer et de suivre la démarche au sein des établissements ; un recueil de fiches actions fournissant une aide à la décision complémentaire. Ces outils sont libres de droit. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 8

9 2. Présentation de la boîte à outils et de la démarche «mobili pro» 2.1. Présentation générale La boîte à outils et la démarche «mobili pro» s adressent à tout type de structure générant des déplacements professionnels : petite ou grande entreprise, publique ou privée, administration, collectivité, organisation mono ou multi-sites. L objectif est d apporter une aide méthodologique pour structurer et suivre la démarche d optimisation des déplacements professionnels au sein de l établissement, dans ses étapes successives : définition du périmètre du projet et collecte des données nécessaires à la réalisation d un état des lieux initial des déplacements professionnels, en termes d usage, de coûts et d impacts ; évaluation des enjeux par rapport à des indicateurs de performance environnementale (émissions de CO2), économique (budget déplacements), voire sociale (accidents de mission) ; choix d une stratégie d actions d amélioration, par rapport aux gains potentiels, aux coûts de mise en oeuvre, au sein d un large vivier de solutions possibles ; formalisation d un plan d action spécifique à la structure sur 3 ans et choix des objectifs associés ; actualisation des données et suivi des indicateurs clés et de la réalisation des objectifs dans le temps. Les outils ont été conçus pour être utilisés de façon semi-autonome par les établissements, dans le cadre d un accompagnement par les conseillers en mobilité des collectivités ou toute structure locale en relation avec les entreprises sur le thème de la mobilité (CCI, ADEME ). La boîte à outils «mobili pro» se compose : d un tableur, outil central de la démarche, permettant à l établissement de saisir les informations sur le projet (périmètre ), de compiler les données clés sur les déplacements professionnels, de sélectionner des actions/solutions et des objectifs pour réaliser des simulations et formaliser un plan d action et enfin de mesurer la performance du management des déplacements professionnels dans sa structure et son évolution dans le temps en fonction des actions mises en place, ainsi que l écart aux objectifs fixés ; d un recueil de fiches action, ayant vocation à constituer une aide à la décision supplémentaire, en permettant aux établissements de disposer d une information détaillée sur les différentes actions et solutions susceptibles d être mises en place pour optimiser les déplacements professionnels, les modalités de mise en œuvre et les gains potentiels pouvant être attendus ; du présent guide, permettant d aider le chef de projet dans la conduite de la démarche en interne, dans ses étapes successives (mobiliser les équipes et la Direction, collecter les données, mener la concertation, valider les actions ), et d utiliser l outil comme support d aide à la décision (réaliser un diagnostic et simuler des actions), d engagement (formaliser le plan d action) et de pilotage (suivi des indicateurs) ; d un modèle de fiche action personnalisable, que les établissements peuvent compléter lors de la phase de formalisation des actions, afin de préciser les porteurs internes, le calendrier et les étapes de mise en œuvre des actions, les modalités de financement, etc. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 9

10 2.2. Description des outils Structure et fonctionnalités du tableur Le tableur «mobili pro» a été structuré de façon à respecter le cheminement logique de la démarche d optimisation des déplacements décrit dans la partie suivante, à savoir : 1. PREPARATION DU PROJET 2. DIAGNOSTIC 3. CHOIX DES ACTIONS 4. SUIVI Une attention particulière a été portée à l ergonomie du tableur dans son ensemble, afin de faciliter son utilisation et favoriser son appropriation (navigation intuitive). La navigation s effectue par le biais de menus et boutons suivant le cheminement logique précédent. L affichage en plein écran permet de cacher les barres d outil. Des formulaires ont été créés afin de faciliter la saisie des informations ou la sélection des actions, à l aide de cases à cocher permettant de filtrer les résultats. Des liens et/ou listes déroulantes sont disponibles dans les onglets pour revenir au menu principal ou faciliter la navigation dans l onglet. A chaque étape l utilisateur peut visualiser le résultat de sa saisie dans l onglet correspondant, revenir en arrière pour modifier une saisie, imprimer la page de résultats et enregistrer l avancement, grâce à une configuration automatique. Enfin, à chaque étape clé l utilisateur peut éditer une fiche de synthèse : Etape «diagnostic» : fiche de synthèse présentant l état initial des déplacements professionnels sous forme d indicateurs clés, de tableaux et de graphiques ; Etape «choix des actions» : fiche de synthèse du plan d action présentant les actions sélectionnées, les objectifs retenus, les indicateurs de suivi, les gains potentiels, les coûts des solutions et les recettes potentielles ; Etape «suivi» : fiche de synthèse de l avancement du plan d action permettant de visualiser les objectifs et le réalisé (sous forme de graphiques) et fiche de suivi des indicateurs sous forme de tableaux et graphiques permettant de visualiser leur évolution entre l état initial et l année considérée. Trois versions du tableur sont disponibles : Excel 2007, Excel 2010 et Libre Office 3.5. En effet, l outil contient des macros qui ne sont pas compatibles entre logiciels et entre les versions d un même logiciel. A noter que l outil version Excel 2010 ne pourra pas fonctionner sur Excel De même, aucune version Excel ne pourra être utilisée sur Libre Office. Le recueil des fiches action Le recueil des fiches action qui accompagne le tableur présente 32 solutions de façon détaillée : description de la solution, impacts sociaux, économiques et environnementaux, avec une estimation chiffrée des gains potentiels sur le plan économique et des émissions de CO2 évitées, domaine d application, modalités de mise en œuvre (et estimatifs de coûts), modalités de suivi. Ces solutions sont regroupées selon 3 grands axes d intervention, identifiés par un code couleur spécifique et déclinés en catégories d actions (dont la liste figure ci-après) : Axe 1 - Véhicules Axe 2 - Conducteurs / Comportements Axe 3 - Organisation / Management projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 10

11 Chacune de ces actions / solutions est reprise dans la partie «choix des actions» du tableur où l établissement à la possibilité de sélectionner des actions et solutions, définir ses objectifs, évaluer les gains économiques et en termes d émissions de CO2 évitées, estimer le coût et le temps de retour sur investissement, en s aidant des indications chiffrées figurant dans les fiches correspondantes. N Fiches action / solutions AXE 1. VEHICULES FA 1.1. Politique éco-responsable de renouvellement du parc 1 Définition d'une Car Policy éco-responsable et adaptée à l'usage 2 Remplacement des véhicules anciens en propriété 3 Changement de catégorie de consommation/émission des véhicules 4 Remplacement par des véhicules équipés de la technologie Stop & start FA 1.2. Equipement de la flotte en véhicules "propres" 5 Véhicules hybrides 6 Véhicules électriques FA 1.3. Amélioration de la maintenance du parc 7 Mise en place d'un outil de suivi de maintenance 8 Utilisation de lubrifiants moteur à économie d'énergie 9 Pneumatiques basse résistance 10 Gonflage des pneumatiques FA 1.4. Amélioration du suivi du parc 11 Organisation de la remontée d'informations 12 Mise en place d'un système de suivi et de reporting complet 13 Télématique embarquée AXE 2. CONDUCTEURS / COMPORTEMENTS FA 2.1. Promotion des bonnes pratiques & bons réflexes 14 Mise en place d'une politique déplacement éco-responsable 15 Mise en place d'outils d'information et de sensibilisation FA 2.2. Mise en place d'un programme d'éco-conduite 16 Première formation à l éco-conduite 17 Formations régulières à l éco-conduite 18 Système de management de la performance éco-conduite FA 2.3. Prévention du risque routier 19 Formation à la sécurité routière AXE 3. ORGANISATION / MANAGEMENT FA 3.1. Optimisation des trajets 20 Logiciels de planification et d'optimisation des rendez-vous et tournées 21 Outils d'aide à la navigation et d'optimisation des itinéraires FA 3.2. Optimisation de la taille du parc et mutualisation des véhicules 22 Diminution du parc par la mutualisation/mise en pool des véhicules 23 Mise en place d'un système de gestion du pool informatisé pour optimiser les usages 24 Recours à un système d'autopartage en substitution des véhicules de l'entreprise FA 3.3. Recours aux modes alternatifs au véhicule individuel (et à l'avion) 25 Acquisition d'un parc de vélos / VAE de service 26 Mise à disposition de titres de transport en commun ou abonnements de service 27 Recours prioritaire au train pour les déplacements de moyenne et longue distances 28 Développement du covoiturage professionnel FA 3.4. Promotion des réunions à distance 29 Développement de l'usage de l'audio-visio-webconférence FA 3.5. Optimisation de l'ensemble des déplacements liés à l'activité 30 Mise en place d'un système de management de la mobilité 31 Elaboration d'un plan de mobilité (PDE/PDA) pour les trajets domicile-travail des salariés, les visiteurs Collaboration avec les transporteurs pour optimiser les flux entrées sorties des livraisons projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 11

12 Le modèle de fiche action personnalisable Le modèle de fiche action personnalisable est fourni en version traitement de texte afin de pouvoir être utilisé et modifié librement par l établissement. La formalisation du plan d action peut en effet prendre la forme de fiches, une par action ou solution, avec une adaptation possible de la charte graphique par l établissement et notamment une identification des actions par des codes couleur correspondant à chaque axe d intervention (véhicules, conducteurs/ comportement, organisation/management). Le format de fiche vierge comprend plusieurs champs à renseigner par l établissement ou pouvant être adaptés : nom et n de fiche, contexte et enjeux, objectifs et modalités de mise en œuvre, descriptif des étapes, objectifs, moyens et calendrier associés, portage de l action, périmètre, points de vigilance, coûts et gains escomptés, indicateurs de suivi et modalités de collecte Périmètre des déplacements Les «déplacements professionnels» considérés s entendent au sens large comme l ensemble des déplacements liés à l activité, à l exception des déplacements domicile-travail (et lieu de travail déjeuner) et des déplacements liés à des activités de transport spécialisées (activités principales de transport de biens ou de personnes pour lesquelles l outil «Objectif CO2 Les transporteurs s engagent» est plus adapté). Sont pris en compte : les déplacements effectués avec les véhicules du parc de l établissement (véhicules de fonction/statutaires, véhicules de service ou de pool), l usage des véhicules personnels pour des trajets professionnels, les déplacements en mission moyenne et longue distances (train, avion) et autres déplacements professionnels (transports en commun, taxi, véhicule de location ). Les déplacements peuvent concerner toutes les catégories de personnels : cadres, agents, employés, techniciens, ouvriers, Les motifs peuvent être des réunions, formations, conférences/séminaires, visites de sites, d installations, de clients, fournisseurs, patients, en passant par des interventions (maintenance ) ou tournées (ramassage, distribution ). L échelle géographique peut être locale (ville, agglomération), départementale, régionale, nationale ou internationale, et concerner des sites internes (structure multisites) ou externes. La démarche et l outil «mobili pro» sont plus adaptés à l optimisation des déplacements de type relationnels (réunions, visites clients ) qu à des activités métier spécialisées (ramassage des ordures ménagères, interventions sur chantiers, entretien des espaces verts, logistique interne ). Ces activités sont en effet généralement assez contraints et/ou peuvent nécessiter l utilisation de véhicules spécifiques (camions, véhicules réfrigérés, engins spéciaux ). Elles peuvent être intégrées dans le périmètre du projet afin de mettre en perspective les enjeux (comme le prévoit la conception du tableur), mais requièrent le plus souvent une approche «métier» à part. On notera d ailleurs qu une segmentation des véhicules a été introduite dans le tableur afin couvrir l ensemble du périmètre : vélos/vélos à assistance électrique (VAE), 2 ou 3 roues motorisés (2/3RM), véhicules particuliers (VP : citadines, berlines ), véhicules utilitaires légers (VUL <3,5Tonnes, y compris modèles société ou véhicules fiscaux), véhicules utilitaires (VU > 3,5T), véhicules et engins spéciaux (ES). Toutefois, les actions et solutions proposées sont centrées sur les deux segments principaux que sont les véhicules particuliers et véhicules utilitaires légers. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 12

13 2.4. Les grandes étapes de la démarche et le rôle des outils La démarche d optimisation des déplacements professionnels est structurée en quatre grandes étapes décrites ci-dessous et reprises dans le tableur «mobili pro». 1. Préparation du projet Cette phase vise à mettre en place l organisation-projet au sein de l établissement. Elle est indispensable au bon déroulement de la démarche. Ses objectifs sont multiples : Impliquer les décisionnaires Des décisions structurantes peuvent prises à différents niveaux, qui ont un impact sur le management des déplacements professionnels : politique d affectation des véhicules, d usage des véhicules personnels pour les déplacements professionnels et de remboursement des frais kilométriques, politique en matière de choix des véhicules et de gestion du parc, politique déplacement et priorisation des modes de transport en fonction de la destination et/ ou du motif, services mis à disposition pour limiter ou optimiser les déplacements (visio-conférence ), etc. Par ailleurs, le management des déplacements professionnels, en raison du poids qu ils peuvent peser tant sur le budget de la structure, que sur son bilan environnemental ou encore sur l accidentologie et les conditions de travail, a un lien direct avec la politique développement durable (ou RSE) et la performance globale de la structure. En conséquence, la Direction Générale doit être impliquée très amont du projet ainsi que les décisionnaires des différents services/directions : directions métier, ressources humaines, développement durable, moyens généraux/parc automobile, contrôle de gestion/comptabilité, communication, informatique, Un comité de pilotage peut être mis en place avec pour mission d intervenir aux étapes clés de validation : définition du périmètre du projet, hiérarchisation des enjeux, priorisation des actions et validation du plan d action. Désigner un chef de projet et constituer une équipe projet Il convient également de désigner un chef de projet qui aura pour rôle de piloter le projet en interne dans ses différentes étapes et d assurer l interface entre les différents services/directions pour faciliter la remontée et la redescente des informations, ainsi que la concertation et la prise de décision. Il pourra s entourer d une équipe projet, par exemple sous forme de comité technique, constituée de représentants opérationnels des services/directions concernés et qui aura pour mission d organiser la collecte des données, analyser les résultats du diagnostic, identifier les pistes d action, évaluer leur faisabilité et formaliser le plan d action. Le chef de projet (avec l aide éventuelle d un assistant) devra pouvoir dégager du temps pour prendre en main les outils (guide, tableur et recueil des fiches action), collecter les données et les saisir dans le tableur, s approprier les différentes actions / solutions pour les présenter en interne, réaliser des simulations, renseigner le plan d action et réaliser a minima un reporting auprès de la structure d accompagnement (le conseil en mobilité). Définir le périmètre et initialiser le projet Le choix du périmètre du projet est important car il détermine le champ de la collecte des données ; les retraitements éventuels à prévoir ainsi que les services et entités à associer. Le périmètre doit être défini par rapport à la typologie des déplacements pris en compte et aux différents sites intégrés à l analyse pour les entités multi-sites. La partie «Préparation du projet» du tableur contient un formulaire spécifique permettant de renseigner ce périmètre afin d offrir une traçabilité dans le temps en cas de changement de chef de projet. Il est également nécessaire dans ce cadre de définir l année de l état projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 13

14 des lieux initial des déplacements professionnels (qui devra être saisie dans le tableur), sachant que le tableur est configuré de façon à suivre un cheminement logique séquentiel, à savoir : si l année de l état des lieux = N, la 1 ère année du plan d action est l année N+1. Enfin, cette phase d initialisation du projet est également l occasion de recenser en interne les politiques, projets et actions préexistants en lien avec les déplacements professionnels et d analyser leur degré de maturité. La partie «Préparation du projet» du tableur contient un formulaire spécifique permettant de renseigner cette situation initiale par rapport à une typologie simplifiée d actions structurantes. 2. Réalisation du diagnostic La première étape du projet proprement dit consiste à réaliser un état des lieux initial des déplacements professionnels. La partie «Diagnostic» du tableur permet d identifier les données nécessaires à cet état des lieux. Une fois saisies dans l outil, une fiche de synthèse présentant les indicateurs clés peut être éditée automatiquement (voir partie suivante pour plus de précisions). Les données à collecter portent à la fois sur : les parcs de véhicules, leur usage, les coûts associés, l usage des véhicules personnels et le remboursement d indemnités kilométriques, les autres déplacements en mission (train, avion, ), les accidents de mission. Ces données sont généralement dispersées entre plusieurs services (gestionnaire de parc, atelier, moyens généraux/logistique, ressources humaines, contrôle de gestion, comptabilité ) ou centralisées au niveau des sièges et non des établissements. Par ailleurs, certaines données ne sont pas forcément saisies sous forme informatique (carnets de bord des véhicules, ordres de mission, ) ou nécessitent des retraitements (échelle géographique, temporalité, ). A noter que le tableur ne permet pas gérer les approches multi-sites. Les données saisies doivent être consolidées au préalable sur le périmètre considéré ou être saisies séparément pour chaque site en enregistrant une version spécifique du tableur. La phase de collecte et de consolidation des données peut donc s avérer longue et doit être bien préparée. En effet, ces données alimentent le diagnostic et permettent de simuler les gains (environnementaux et économiques) des actions en fonction des objectifs fixés par l organisme. La robustesse du diagnostic initial ainsi que l aide à la décision que pourra fournir l outil et la possibilité de suivre dans le temps l impact des actions dépendent donc de la complétude et de la fiabilité des données collectées. Un certain nombre de données sont par ailleurs indispensables pour que la démarche et l utilisation de l outil aient du sens comme le kilométrage réalisé sur le périmètre des déplacements considérés et la consommation de carburant du parc. Pour faciliter la collecte des informations, plusieurs éléments sont disponibles dans la partie suivante consacrée à l utilisation du tableur aux différentes étapes. Une aide à l interprétation des résultats est également fournie. A ce stade cependant, un appui de la structure d accompagnement (conseil en mobilité) peut être utile. Par ailleurs, les résultats devront être largement partagés au sein de la structure (opérationnels et décideurs), afin de : valider les constats, faciliter la compréhension des résultats et leur appropriation, hiérarchiser les enjeux, identifier les marges de manœuvre et les pistes d action. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 14

15 3. Choix des actions Cette étape a pour but de : définir une stratégie d action pour optimiser les déplacements professionnels au vu du diagnostic établi, sélectionner les solutions les plus pertinentes sur la base des coûts et gains potentiels associés, de leur complexité de mise en œuvre et de la situation propre à l établissement, instruire les actions, fixer les objectifs sur la durée du plan d action, à savoir 3 ans, rédiger les fiches action, afin de fixer un calendrier de mise en œuvre, définir les principales étapes, évaluer précisément les gains et coûts associés, définir les porteurs (responsables), les modalités de financement, etc. définir le schéma d articulation entre les différentes actions. La partie «Choix des actions» du tableur permet d accéder à des formulaires de choix des actions pour chacun des 3 grands axes d intervention identifiés (Véhicules, Conducteurs/Comportements, Organisation/Management). Sur la base des actions et solutions sélectionnées, des tableaux permettent de saisir des objectifs sur 3 ans, de simuler les gains et les coûts associés à chaque solution et d éditer une fiche de synthèse du plan d action. Le recueil des fiches action fournit une aide à la décision supplémentaire indispensable en précisant le domaine de pertinence des actions, les coûts et les gains potentiels associés et en présentant un descriptif complet de la solution, illustré par des retours d expérience. Cette étape de choix des actions et de définition du plan d action doit être menée en concertation avec les équipes opérationnelles des services/directions concernés dans un premier temps puis validée in fine par les responsables et la Direction Générale. Une réunion de travail peut par exemple être organisée, avec comme supports le recueil des fiches action et le tableur pour réaliser des simulations, afin de passer en revue les différentes actions et solutions envisageables, éliminer les moins pertinentes, prioriser les autres, identifier les conditions de mise en œuvre et désigner des porteurs (responsables) pour instruire les actions retenues. C est ensuite aux porteurs de définir les objectifs à 3 ans pour chaque action/solution et d évaluer les coûts et gains pouvant être saisis dans le tableur pour formaliser le plan d action, puis de rédiger les fiches action correspondantes (sur la base du modèle de fiche action personnalisable). A noter que cette étape peut également faire l objet d une concertation plus large avec les utilisateurs afin de tenir compte de l acceptabilité des actions et de définir les mesures d accompagnement adéquates. 4. Mise en œuvre, suivi et pérennisation Cette dernière étape consiste à mettre en œuvre les actions selon le calendrier défini et à suivre la réalisation des objectifs et les résultats dans le temps. La partie «Suivi» du tableur a été conçue pour permettre : d une part d actualiser les données sur les déplacements professionnels d année en année sur toute la durée du plan d action et d analyser l évolution des principaux indicateurs afin de réaliser un reporting et/ou une communication auprès des collaborateurs, d autre part, de suivre l avancement de la mise en œuvre des actions et de mesurer l écart aux objectifs via la saisie des objectifs atteints, afin, le cas échéant, de définir des actions correctives. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 15

16 Cela nécessite donc de réitérer le travail de collecte de données effectué pour la réalisation de l état des lieux initial auprès des services concernés. De fait, l organisation de la remontée des informations et leur centralisation sont des actions incontournables à inclure dans les plans d action pour garantir ce suivi et plus généralement pérenniser la démarche dans le temps (les données requises dans le tableur peuvent servir de base aux cahiers des charges). De même la désignation d un «mobility manager» (ou référent mobilité) et l inscription dans les politiques internes de l établissement sont des conditions incontournables pour éviter l essoufflement de la démarche et intégrer le management des déplacements professionnels dans le fonctionnement même de la structure. Récapitulatif La démarche à suivre par l établissement peut être au final représentée de la façon suivante. Le schéma met en lumière le rôle potentiel des différents outils et de la concertation à chaque étape (où le conseiller en mobilité pourra également intervenir). Etape 1 Préparation du projet Etape 2 Réalisation d un diagnostic Etape 3 Choix des actions Etape 4 Mise en œuvre et suivi - Impliquer la Direction et les services - Désigner un chef de projet et constituer une équipe projet - Définir le périmètre et préparer la collecte Légende Tableur Guide général Recueil fiches actions Modèle de fiche Concertation - Collecter et consolider les données - Saisir les données dans le tableur - Dresser un état des lieux des déplacements professionnels - Identifier les enjeux, marges de manœuvre et pistes d action - Choisir et valider les actions potentielles - Définir les objectifs - Instruire les actions et rédiger les fiches action - Formaliser et synthétiser le plan d action - Mettre en œuvre les actions - Actualiser les données et suivre la réalisation des objectifs - Réaliser un reporting et COM sur les actions - Mettre en place des actions correctives si besoin et pérenniser projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 16

17 3. Guide d utilisation du tableur Cette partie vise à guider l utilisateur dans la prise en main et l utilisation du tableur à chaque étape Ouverture du tableur Lors de l ouverture du tableur, plusieurs messages peuvent apparaitre : Version Excel 2010 / 2007 Il est important de cliquer sur le bouton «Activer la modification» puis sur «Activer le contenu» et sur «Continuer» pour permettre l utilisation du tableur. Version Libre Office A l ouverture du tableur il faut cliquer sur OK pour activer l utilisation des macros. Il faut ensuite suivre le chemin suivant : Outils, Options, LibreOffice, Sécurité, Sécurité des macros et cocher «Niveau de sécurité faible» : projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 17

18 Version Excel 2010 / 2007 Pour mémoire, par défaut l affichage est en plein écran. Il est possible de repasser en mode normal (affichage de la barre d outils et des menus) en appuyant sur la touche Echap. Version Libre Office L affichage est par défaut en plein écran mais s active qu au premier clic sur un bouton. Il est possible de repasser en mode normal (affichage de la barre d outils et des menus) en appuyant sur la touche Echap Navigation Boutons et liens L utilisateur est guidé à l aide de boutons de navigation dont les intitulés explicites indiquent l action pouvant être effectuée : Retour Menu (pour retourner directement au Menu principal) Impression (ouverture de la fenêtre de paramétrage d impression, la configuration de mise en page étant déjà optimisée automatiquement) Enregistrer (ouverture de la fenêtre d enregistrement) Editer une fiche de synthèse (aux étapes clés) La navigation dans le tableur doit s effectuer par le biais des boutons en suivant les différentes étapes et en utilisant les différents formulaires de saisie. Toutefois, les onglets sont affichés en bas de l écran, afin de permettre l accès à tout moment aux éléments saisis et enregistrés dans les onglets : Les derniers onglets sont des onglets de calcul et ne sont pas modifiables. Formulaires Des formulaires ont été intégrés afin de simplifier la saisie des données pour l utilisateur (partie «préparation du projet») et la sélection des actions (partie «choix des actions») et d obtenir un visuel plus agréable qu un tableur. Les données saisies sont automatiquement intégrées dans l onglet correspondant. Dans les formulaires comportant des cases à cocher à choix unique (une seule réponse possible), il est possible de cocher et décocher les cases pour modifier une sélection. Seule la dernière case cochée sera prise en compte, toutefois, à l affichage il est possible que les cases précédemment apparaissent toujours cochées mais «grisées». Zones de saisie Les zones de saisie (hors formulaires), en particulier dans la partie «diagnostic») sont sur fond blanc. Les cellules grisées sont quant à elles verrouillées afin d éviter toute erreur de saisie qui pourrait déstabiliser l outil et aboutir à des résultats faussés. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 18

19 3.3. L onglet «Menu» L onglet «Menu» correspond au menu principal sur lequel le tableur s ouvre automatiquement. Le but de cet onglet est de faciliter la navigation dans le tableur et de guider l utilisateur étape par étape. Bouton «Présentation de l outil» : Ce bouton affiche l onglet «présentation de l outil». ce dernier présente de manière concise l objectif du tableur, les différents onglets, rappelle les conditions d utilisation (mode d affichage, de navigation, zones de saisie, ) et donne accès aux hypothèses qui seront utilisées dans les calculs. Bouton «1 Préparation du projet» : Ce bouton donne accès aux différents formulaires de saisie permettant de renseigner la fiche identité de l établissement, de décrire les déplacements professionnels caractéristiques de l établissement, de définir le périmètre du projet (sites, nombre de salariés et déplacements pris en compte, année de l état initial et autres données nécessaires à l initialisation de la démarche). Bouton «2 Diagnostic» : Ce bouton affiche l onglet correspondant où devra être saisi l ensemble des données consolidées, relatives au parc de véhicules, à l usage des véhicules personnels et aux déplacements en mission, et qui permettra d éditer une fiche de synthèse du diagnostic. Bouton «3 Choix des actions» : Ce bouton affiche un nouveau menu permettant d accéder aux formulaires de choix des actions pour chacun des 3 grands axes identifiés «Véhicules», «Conducteurs/comportements» et «Organisation/management». Sur la base des actions sélectionnées, les tableaux permettant de saisir les objectifs, simuler les gains et les coûts associés à chaque action, seront affichés dans l onglet ce qui permettra également d éditer une fiche de synthèse du plan d action. Bouton «4 Suivi» : Ce dernier bouton affiche un nouveau menu permettant d accéder : d une part aux onglets de saisie des données pour les années N+1, N+2 et N+3 (sur le même format que l onglet «diagnostic») et d éditer une fiche de suivi des indicateurs, d autre part aux onglets de saisie de l avancement des actions (% effectivement réalisé par rapport aux objectifs fixés) et d éditer la fiche de suivi du plan d action correspondante L onglet «Préparation du projet» Cet onglet comprend 4 formulaires. L activation du bouton «Préparation du projet» de l onglet «Menu» donne accès automatiquement à ces formulaires. La navigation entre les formulaires se fait à l aide des boutons «suivant» ou «précédent» présents dans chacun d eux. Dans certains formulaires, il est possible de rédiger des commentaires dans les zones prévues à cet effet (encadrés sur fond blanc). A noter que pour aller à la ligne dans ces zones, il faut appuyer simultanément sur CRTL + Entrée (précisé dans le formulaire). projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 19

20 Présentation des formulaires : Formulaire 1 «Identité de l établissement» : ce formulaire permet de renseigner la raison sociale, l adresse, l activité principale, le code NAF ainsi que les coordonnées du chef de projet afin de constituer la fiche identité du projet, Formulaire 2 «Description des déplacements professionnels» : ce formulaire se présente sous forme de cases à cocher (selon des typologies prédéfinies) et de zones de commentaires et permet de recenser l ensemble des déplacements professionnels caractéristiques de l établissement : activités génératrices de déplacements, catégories de personnels amenés à se déplacer, motifs des déplacements, échelle géographique des déplacements, destinations et modes de transport utilisés. Formulaire 3 «Périmètre du projet» : ce formulaire permet à l établissement de définir le périmètre du projet ; il peut concerner l ensemble des déplacements précédents ou une partie seulement. Pour cela, l utilisateur doit cocher l une des deux propositions correspondantes (voir ci-dessous). Dans le cas où une partie seulement des déplacements professionnels serait concernée, l utilisateur doit compléter le formulaire «Détail du périmètre du projet» qui s affiche automatiquement, puis valider. Dans tous les cas, il doit ensuite renseigner : o les sites et les effectifs concernés par le projet ; si plus de 3 sites sont concernés, l utilisateur doit cliquer sur le bouton «Ajouter», une feuille Excel «Sites» apparait alors dans laquelle il peut renseigner à la suite, les autres sites concernés. Il faut ensuite cliquer sur le bouton «Valider» pour enregistrer cette liste ; l effectif total des sites concernés par le projet est ensuite calculé automatiquement et sera utilisé dans le calcul de plusieurs indicateurs clés (ex. kilométrage moyen, budget déplacement moyen ou émissions moyennes de CO2 par salarié), il est donc important de renseigner cette partie ; o l année de l état des lieux initial ; cette donnée est obligatoire, elle permet d incrémenter automatiquement les années dans les différents onglets. L année doit être renseignée au format AAAA (par exemple, pour l année 2012, il faut saisir 2012 et non 12). o le nombre de jours ouvrés, qui permet de calculer des indicateurs journaliers (par exemple le trajet moyen journalier), o le budget de fonctionnement de l établissement, au format nombre sans espace et les décimales séparées par une virgule ; cette donnée est nécessaire pour évaluer par la suite la part du budget déplacement rapporté au budget de la structure. Formulaire 4 «Politiques, projets, actions» : ce formulaire se présente sous forme de cases à cocher (selon des typologies prédéfinies) ; il a pour but de renseigner l état initial et le niveau de maturité des politiques, projets et actions dans l établissement en matière de management des déplacements professionnels (existence d une politique déplacement, politique véhicule, de vélos ou VAE de service, ). Des renseignements complémentaires sur les PDE/PDA (Plans de déplacement Entreprises/Administration) éventuels, la formation à l éco-conduite et l utilisation de systèmes de visio-web-audio-conférence peuvent également être fournis ; à noter que ces éléments permettent de constituer le dossier du projet mais ne sont pas utilisés directement dans le tableur. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 20

21 Au moment de la validation du dernier formulaire, la fenêtre «Enregistrer sous» apparait alors et un nouveau nom de fichier «Déplacements professionnels Etat des lieux Année» est automatiquement proposé. L utilisateur peut alors choisir le répertoire dans lequel il souhaite enregistrer le fichier. Les informations saisies sont automatiquement intégrées à l onglet «Préparation du projet». Lors de la saisie initiale, les formulaires ne contiendront aucune donnée. Après enregistrement d une première saisie, si l utilisateur souhaite apporter des modifications, il sera possible d y revenir par le menu principal, les formulaires apparaîtront alors pré-remplis avec les données déjà saisies qui pourront être modifiées. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 21

22 3.5. L onglet «Diagnostic» Présentation générale de l onglet L onglet «Diagnostic initial» se présente comme suit : Année de l état des lieux, automatiquement renseignée Boutons d accès direct aux différentes rubriques du tableau de saisie Edition automatique de la fiche de synthèse du diagnostic Les cellules blanches sont à renseigner par l utilisateur. Les cellules grisées sont verrouillées Cet onglet a pour but de dresser un état des lieux des déplacements professionnels pour l année initiale. Il est structuré autour de 4 rubriques : le parc de véhicules (informations générales sur le parc et son utilisation : nombre de véhicules, typologie, utilisation, nombre de conducteurs ; caractéristiques détaillées du parc : motorisation, puissance fiscale des véhicules, âge moyen, kilométrage annuel, consommation de carburant, émissions de CO2 des véhicules, mode de gestion/affectation, mode de financement, usage des véhicules de pool et budget automobile par poste) ; l utilisation des véhicules personnels dans le cadre des déplacements professionnels (nombre de véhicules/collaborateurs concernés, kilométrage remboursé, répartition en fonction de la puissance fiscale des véhicules, montant des indemnités kilométriques) ; les autres déplacements en mission (en train, avion : nombre de voyages, kilométrage estimé et coûts associés, ainsi que les autres modes : location de voiture, taxi, transports en commun ) ; les accidents de mission (nombre d accidents, nombre de journées d arrêt de travail, avec une mise en perspective par rapport aux accidents de trajet). Ces données sont à renseigner par l utilisateur de la façon la plus complète possible en accord avec le périmètre défini précédemment. Seule la date est, elle, renseignée automatiquement à l aide des formulaires de préparation du projet. La qualité du diagnostic dépendra de la complétude et de la fiabilité des données saisies. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 22

23 A noter qu une segmentation des véhicules a été introduite afin de disposer de données à un niveau suffisamment fin : vélos/vélos à assistance électrique (VAE), 2 ou 3 roues motorisés (2/3RM), véhicules particuliers (VP) : véhicules à moteur, construits et conçus pour le transport de personnes, ayant au moins 4 roues, comportant, outre le siège du conducteur, 8 places assises au maximum et dont le poids total en charge autorisé (PTAC) est inférieur à 3,5 tonnes. Ex. : Clio, C3, Mégane, C4 véhicules utilitaires légers (VUL, <3,5T) : véhicules généralement conçus et construits pour le transport de marchandises ayant un PTAC inférieur ou égal à 3,5 tonnes. A noter que les véhicules de société (ou véhicules fiscaux) dérivés de véhicules particuliers (2 places) sont également considérés comme des véhicules utilitaires légers. Exemple : Clio société, Kangoo, Berlingo véhicules utilitaires (VU, > 3,5T) : véhicules conçus pour le transport de marchandises diverses (en lien avec l activité de l établissement), de plus de 3,5 tonnes. véhicules et engins spéciaux (ES). Ce dernier segment a été isolé. Il est en effet assez spécifique des véhicules et engins métier utilisés par les collectivités (bennes à ordures ménagères, balayeuses ) ou le secteur du BTP, qui nécessitent une approche spécifique (la consommation de certains véhicules, comme les balayeuses, est par exemple mesurée en litres/heure et non en litres/100km). C est pourquoi, ils sont traités séparément. Il peut être souhaitable des les intégrer dans le périmètre du projet afin de mettre en perspective les enjeux, mais il est recommandé, pour la suite de la démarche de les traiter séparément. Il est possible par exemple d enregistrer deux fichiers «diagnostic», le premier tenant compte des véhicules et engins spéciaux et le second les excluant (il suffit d enregistrer le fichier après saisie sous un autre nom et de supprimer les données correspondantes dans l onglet «diagnostic»). Cela permettra par la suite de disposer d une vision plus fine des indicateurs de diagnostic sur les autres segments de véhicules, qui risquent dans le cas contraire d être «écrasés» par les véhicules et engins spéciaux si ceux-ci représentent un poids important dans le parc de véhicules, les coûts et les émissions de CO2 associées. Véhicules et engins spéciaux LES ENGINS DE TRAVAUX PUBLICS Le Code de la Route classe le matériel de travaux publics en deux catégories : - Catégorie I : Matériels à caractère routier prédominant (ex : camions à benne basculante, bétonnières sur camion, balayeuse mécanique sur camion ). Toutes les règles du Code de la Route leur sont applicables. - Catégorie II : Matériels sans caractère routier prédominant (ex : tractopelle, pelle mécanique, niveleuse automotrice, rouleau compacteur, moto basculeur, chargeur, balayeuse autoportée non immatriculée, tondeuse autoportée non immatriculée ). Ces engins font l'objet de dispositions particulières : ces engins ne font pas l'objet d'une réception par le service des mines et ne sont donc pas immatriculés ; la conduite d un engin automoteur de la catégorie II n est pas soumise à l obligation de permis de conduire. LES ENGINS SPECIAUX Les engins spéciaux sont des engins servant à l'élévation, au gerbage ou au transport de produits de toute nature, à l'exclusion du transport de personnes et dont la vitesse ne peut excéder par construction 25 km/h (ex : chariot élévateur ). Ces engins qui se déplacent exceptionnellement sur les voies ouvertes à la circulation font l objet des mêmes dispositions particulières que le matériel de travaux publics de catégorie II (cf. ci-dessus). LES TRACTEURS ET MICRO TRACTEURS Les catégories de permis exigées pour la conduite des tracteurs, à savoir B, E(B), C ou E(C), sont définies en fonction du P.T.A.C. du véhicule et, le cas échéant, de sa remorque. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 23

24 Aide à la collecte et à la saisie des données Pour faciliter la collecte et la saisie des données, une aide et des éléments de référence sont fournis ciaprès. L établissement pourra également se tourner vers le conseiller en mobilité si nécessaire. Remarques générales : Les informations doivent être saisies au format nombre sans espace pour les milliers, et les décimales séparées par une virgule. Elles doivent porter sur l année de référence de l état initial. Si une donnée n est pas disponible par segment de véhicules par exemple, l utilisateur peut soit la ventiler suivant des clés de répartition comme le nombre de véhicules par segment, soit l affecter en totalité au segment le plus représentatif de son parc. Pour chaque grande rubrique, un espace «commentaires» est prévu ainsi qu un tableau récapitulatif permettant à Merci d indiquer pour chaque type de données, le format des données et les sources utilisées, les directions/services concernés, les Type de données Format des données / Direction/services Traitement à réaliser / Difficultés l utilisateur de spécifier pour chaque type de données, la source utilisée et le format des données disponibles, les Directions/services concernés ainsi que les traitements réalisés et les difficultés rencontrées. L objectif est de faciliter la traçabilité des données (notamment pour l actualisation à réaliser tous les ans) ainsi que le transfert éventuel en cas de changement du chef de projet. PARC DE VEHICULES Les données sur le parc de véhicules peuvent être collectées auprès du gestionnaire de parc, du service technique, de l atelier à partir des listings disponibles (tableur, base de données des véhicules, logiciel de gestion de parc, reporting loueur). Il est possible qu à cette occasion des retraitements soient nécessaires (périmètre géographique, segmentation véhicules ) et que les fichiers nécessitent d être réactualisés. La phase de collecte peut ainsi être l occasion pour les services concernés de mettre à jour les informations et de réfléchir à se doter d outils plus performants. Nombre de conducteurs Puissance fiscale Kilométrage (annuel) Consommation de carburant (annuel) Il s agit d une donnée indispensable, qui permettra ensuite de définir un certain nombre d objectifs et de réaliser un suivi des actions (par ex. formation à l éco-conduite, à la sécurité routière ) La répartition des véhicules en fonction de leur puissance fiscale prend en compte uniquement les véhicules à moteur thermique. Les véhicules électriques sont à exclure (puissance fiscale de 1 CV). Cette donnée est en effet utilisée pour le calcul des émissions de CO2, si les données sur les consommations de carburant ne sont pas assez fiables. Il s agit d une donnée indispensable ; elle est en effet utilisée dans le calcul de nombreux indicateurs. Elle permet d analyser les lois de roulage, le trajet moyen mais également d estimer les consommations moyennes par véhicule. Il est important également de pouvoir disposer d une segmentation par type de motorisation (pour les véhicules thermiques notamment entre véhicules essence et véhicules diesel) afin que l indicateur de consommation moyenne ait du sens. Ces données peuvent être issues de relevés kilométriques réalisés lors de la prise carburant ou de relevés périodiques des compteurs. Pour permettre la saisie de l ensemble des informations (kilométrage total, répartition par tranche kilométrique et kilométrage en fonction de la motorisation) il est indispensable d avoir les données de kilométrage par véhicule. Si aucun relevé périodique n est réalisé, le kilométrage annuel peut être estimé à partir du kilométrage total affiché au compteur divisé par l âge du véhicule. Mais cela signifie que la méthode de remontée des données devra évoluer pour permettre un suivi ultérieur de l évolution du kilométrage annuel. Cette donnée est indispensable ; elle est utilisée pour évaluer les émissions de CO2 (méthode plus fiable qu à partir du kilométrage et de la puissance fiscale des véhicules qui nécessite des estimations intermédiaires) et pour réaliser les simulations de gains en CO2 et gains économiques dans la partie «choix des actions» du tableur. En effet, une majorité des gains issus des actions porte sur des consommations et coûts en carburant évités. Plusieurs sources peuvent être utilisées : reporting lié aux cartes carburant, stations privatives, comptes clients chez un fournisseur, factures reçues Il peut arriver que la consommation en litres ne figure pas sur les factures, dans ce cas une estimation peut être réalisée à partir du coût facturé et du prix moyen du litre de carburant, disponible sur le site du Ministère. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 24

25 PARC DE VEHICULES (suite) Emissions de CO2 Mode de gestion/ affectation Véhicules de pool Il s agit ici de données constructeurs (cycle NEDC). Cette information est disponible sur la carte grise de chaque véhicule pour les véhicules mis en circulation après Le comparateur véhicules de l ADEME peut également être utilisé : Trois modes de gestion ou d affectation des véhicules sont distingués : affectation à des personnes (véhicules de fonction permettant une utilisation privée ou véhicules de service affectés à une seule personne, avec possibilité éventuelle de remisage à domicile) affectation à des services (véhicules de service partagés entre plusieurs utilisateurs d un même service ou d une même direction) véhicules en pool (véhicules de service mutualisés plus largement entre plusieurs services et généralement gérés via un système de réservation). Dans le cas de véhicules affectés à des tournées par exemple, les véhicules pourront être rattachés à l une ou l autre des deux premières catégories en fonction du nombre d utilisateurs, mais le plus souvent le nombre d utilisateurs étant restreint à 1 ou 2, il est recommandé de les rattacher à la première catégorie. Les informations concernant le nombre de prêts, d utilisateurs, le trajet moyen et le kilométrage peuvent être issues des carnets de bord des véhicules ou de logiciels de réservation, mais sont toutefois souvent incomplètes et rarement saisies au format informatique, faute de système de réservation performant. Les modes de financements des véhicules identifiés sont : Mode de détention/ financement l achat (au comptant ou à crédit) la Location Longue Durée (LLD), avec ou sans fleet management la Location avec option d achat (LOA) ou Crédit-bail la Location courte durée (LCD) (nombre de locations) Location moyenne durée (nombre de locations) (LMD) Pour les trois premiers modes, la donnée à renseigner est le nombre de véhicules concernés. Pour la LCD et la LMD, la donnée à renseigner est le nombre de locations pendant l année. Les kilométrages de ces locations sont à intégrer dans les kilométrages totaux du parc par segment. Dépenses liées au parc De manière générale, les données sur les dépenses liées au parc automobile peuvent être demandées au service financier ou au service comptabilité. Il peut s avérer difficile de segmenter certains postes de coûts (données globalisées), dans ce cas deux choix sont possibles : ventiler les coûts en fonction de clés de répartition comme le nombre de véhicules par segment, l affecter en totalité au segment le plus représentatif. Loyers / amortissements : cette donnée peut porter sur les amortissements pour les véhicules en propriété et sur les loyers pour les véhicules en LLD. Dans le cas de véhicules anciens il est probable que les amortissements soient nuls. Entretien, maintenance : Les coûts de maintenance et d entretien prennent en compte l ensemble des coûts, qu il s agisse de maintenance préventive ou curative. Ils peuvent être établis sur la base de factures disponibles auprès des services techniques ou ateliers. Pour les coûts de remise en état pouvant intervenir en fin de contrat, dans le cas de la location longue durée, il est possible de lisser les coûts sur la durée du contrat pour ne pas introduire de distorsion dans l analyse de la répartition des dépenses par poste. Taxes (TVS, TVA, ) : ces données sont disponibles dans les relevés d impôt/déclaratifs (cf. annexe pour voir la liste des taxes possibles). Assurance : il convient ici de renseigner le montant des primes d assurance et franchises Coût des parkings : cette donnée est importante à renseigner (amortissement et frais d entretien dans le cas de parkings en propriété, location dans le cas contraire), les coûts étant souvent sous-estimés et les actions visant à optimiser la taille du parc permettant également de gagner sur ce poste. Les coûts sont toutefois souvent globalisés entre parkings réservés aux véhicules de l entreprise, aux véhicules personnels des collaborateurs et aux visiteurs. Dans ce cas, des clés de répartition peuvent être utilisées : coût moyen/place x nombre de véhicules en parc. Il est important également de tenir compte des frais liés au personnel affecté à la gestion du parc. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 25

26 USAGE DES VEHICULES PERSONNELS Les données liées à l utilisation des véhicules personnels (indemnités kilométriques ou IK, puissance fiscale des véhicules et kilométrage remboursé) sont généralement disponibles auprès du service des ressources humaines. Elles peuvent être extraites des ordres de mission, notes de frais... DEPLACEMENTS EN MISSION Nombre de voyages (train, avion, locations de voitures, taxi, transport en commun ) et coûts associés Kilométrage Ces données peuvent être obtenues auprès du service des ressources humaines ou d autres services support (à partir des ordres de mission, notes de frais, de la plateforme de réservation ou de l agence de voyage) Un travail de consolidation / retraitement peut être nécessaire pour ventiler les données par mode de transport (train, avion ), ou exclure les frais de restauration, hôtellerie Ces derniers peuvent, si l établissement le juge nécessaire, être inclus dans la rubrique «autres frais». Cette donnée peut être estimée à l aide du site Distance City et de la liste des originesdestinations : ; elle est importante pour permettre le calcul d un certain nombre d indicateurs (kilométrage total des déplacements professionnels, répartition par mode et émissions de CO2 associées) ACCIDENTS DE MISSION Nombre d accidents de mission et journées d arrêts de travail Les accidents de mission concernent les accidents survenus dans le cadre de déplacements professionnels. Les accidents à renseigner portent uniquement sur des accidents ayant fait l objet de journées d arrêts de travail. Le nombre d accidents de trajet (dans le cadre des trajets domicile-travail) peut également être renseigné dans la ligne correspondante afin de permettre une mise en perspective. Ces données sont disponibles auprès du service des ressources humaines (reprises dans le Bilan Social). L employeur a l obligation de déclarer ces accidents à l Assurance Maladie. Les circonstances de l accident sont enregistrées et doivent permettre de ventiler les accidents par mode de transport. Edition d une fiche de synthèse du diagnostic Suite à la saisie des données, l utilisateur a la possibilité d éditer une fiche de synthèse du diagnostic en appuyant sur le bouton «Editer une fiche de synthèse» figurant en haut à droite de l onglet de saisie. Le formulaire ci-contre apparaît. Ce formulaire permet à l utilisateur de choisir la méthode de calcul des émissions de CO2 pour les déplacements en véhicules et en avion. Pour les véhicules, les émissions de CO2 peuvent être calculées : soit à partir des consommations en carburant, soit à partir du kilométrage, de la motorisation et de la puissance fiscale des véhicules. Le choix de la méthode est laissé à l appréciation de l établissement en fonction de la fiabilité respective des données sur les consommations ou les kilométrages. A noter qu à fiabilité égale, la méthode basée sur les consommations de carburant est à privilégier car plus précise. Pour les déplacements en avion, les émissions de CO2 peuvent être calculées : soit à partir du kilométrage réalisé et du type de trajet, soit à partir du nombre de voyages et du type de trajet. Comme précédemment, le choix de la méthode est laissé à l appréciation de l établissement en fonction de la fiabilité respective des données sur le kilométrage et le nombre de voyages. Mais à fiabilité égale, la méthode basée sur le kilométrage est à privilégier car plus précise. A noter que si aucun déplacement n a été fait en avion, la case «non concerné» doit être cochée. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 26

27 Après validation, l onglet «Synthèse Diagnostic» s affiche. Il présente de la façon la plus visuelle possible un ensemble d indicateurs de synthèse et de performance caractérisant l état initial des déplacements professionnels, sous forme de données consolidées, ratios clés (par salarié, par kilomètre) et de graphiques. Ces indicateurs ont été choisis pour permettre à l établissement d analyser sa situation initiale et d identifier les principaux enjeux (segments de véhicules ou modes de transport prépondérants dans le bilan, importance des enjeux liés à l accidentologie, au budget déplacements et aux émissions de CO2). Version Excel 2010 / 2007 L utilisateur a la possibilité de copier des éléments graphiques (en cliquant sur le bouton droit de la souris et en sélectionnant copier), pour les utiliser dans d autres documents (par exemple une présentation). Version Libre Office Dans cette version de l outil, l onglet est entièrement verrouillé et les graphiques ne peuvent donc pas être sélectionnés ou copiés. L utilisateur devra effectuer une capture d écran pour intégrer ces éléments dans une présentation par exemple. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 27

28 La liste des indicateurs figure ci-dessous. Indicateurs de synthèse du diagnostic INDICATEURS DE SYNTHESE PARC DE VEHICULES Nombre de véhicules dans le parc et nombre moyen de véhicules motorisés par salarié Répartition du parc de véhicules par segment et en fonction de la motorisation Puissance fiscale moyenne des véhicules particuliers et véhicules utilitaires légers Age moyen des véhicules par segment et répartition du parc par tranche d âge Kilométrage total des véhicules et kilométrage moyen par véhicule Répartition du kilométrage par segment et par tranche de kilométrage Trajets moyens journaliers estimés par segment Consommation totale de carburant (essence, diesel) Répartition du parc par segment et mode de gestion/affectation Données d usage des véhicules de pool par segment (kilométrage moyen par véhicule et par an, trajet moyen, nombre moyen de prêts par véhicule et par jour ouvré, nombre d utilisateurs moyen par véhicule) Répartition du parc par segment et mode de financement/détention UTILISATION DES VEHICULES PERSONNELS Nombre de véhicules ou collaborateurs concernés Puissance fiscale moyenne des véhicules Kilométrage total remboursé AUTRE MODES UTILISES Nombre de voyages, kilométrage et trajet moyen pour chacun des modes : avion, train, location de voiture, taxi, transports en commun ACCIDENTOLOGIE Nombre d accidents de mission et de journées d arrêt de travail et nombre d accidents de trajet COMPTE DEPLACEMENTS* Montant et répartition des dépenses par poste et par segment INDICATEURS DE PERFORMANCE PERFORMANCE ECONOMIQUE Part du budget déplacement rapporté au budget de la structure et budget déplacement moyen par salarié Répartition modale du budget déplacement Coût moyen par véhicule et par an et prix de revient kilométrique moyen par segment PERFORMANCE SOCIALE Nombre moyen d accidents de mission par salarié et par kilomètre PERFORMANCE ENVIRONNEMENTALE Kilométrage total lié aux déplacements professionnels et kilométrage moyen par salarié Répartition modale du kilométrage Part des véhicules à motorisation alternative Emissions totales de CO2 liées aux déplacements professionnels et émissions moyennes par salarié Emissions moyennes du parc par segment et par km Répartition moyenne des émissions et répartition par segment projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 28

29 *Le compte déplacements reprend l ensemble des dépenses liées aux déplacements et se présente sous la forme suivante : Dépenses ( ) 1. PARC DE VEHICULES DE L ENTREPRISE (y compris véhicules de pool) Loyers / amortissements Entretien, maintenance Assurance Taxes Coût du carburant Coût des locations (courte et moyenne durée) Coût des parkings (loyers/amortissements, ) Frais divers (péage, stationnement, amende ) Autres (frais de personnel ) 2. VEHICULES COLLABORATEURS (IK) 3. DEPLACEMENTS EN MISSION ET AUTRES FRAIS Train Avion Location de voiture Taxi Transport en commun Autres (péages, parkings ) TOTAL % 98% 41% 26% 0% 0% 30% 0% 0% 0% 0% 1% 1% 1% 0% 0% 0% 0% 0% 100% Aide à l interprétation des indicateurs Pour aider à l interprétation des indicateurs, des éléments sont fournis ci-dessous. PARC DE VEHICULES Nombre de véhicules Motorisation Puissance fiscale Age Environ 10% des grandes entreprises et entreprises de taille moyenne (>250 salariés) ont plus de 200 véhicules en parc et 30% plus de 100 (d après CEGEDIM, 2012). Dans les villes moyennes le ratio observé est d environ 4,5 véhicules pour habitants (FMVM) 4. Le nombre moyen de véhicules par salarié va fortement dépendre du secteur d activité et de la politique d affectation de véhicule de l établissement. De même que la répartition par segment de véhicules. Le parc roulant français est aujourd hui composé à 61% de véhicules diesel, contre 38% pour l essence. 5 Cette situation est la conséquence d une politique fiscale jusqu à présent plus avantageuse mais qui tend à disparaître. Par ailleurs, le diesel est de plus en plus décrié pour les effets des particules sur la santé, particulièrement en zone urbaine. Un choix en faveur du diesel qui n apparaît pas en outre forcement adapté pour certains établissements ayant de faibles roulages (le diesel est reconnu pour n être rentable qu à partir de km/an). Au niveau du parc roulant français, la répartition des véhicules selon les puissances fiscales est de 44% de moins de 5 CV et de 46% entre 6 et 7 CV 6. L analyse de cet indicateur peut notamment être intéressante pour vérifier que la puissance des véhicules est bien adaptée aux besoins et usages (trajet moyen journalier, kilométrage annuel ). L âge des véhicules a une influence directe sur les coûts d entretien, la consommation de carburant et les émissions de polluants voire de CO2. Selon la Fédération des Maires des Villes Moyennes 7, l âge moyen des véhicules dans les collectivités est de 8,5 ans ; elle préconise une durée moyenne de détention de 4 à 6 ans pour limiter les coûts d entretien et les sur-consommations. Un étude de l OVA sur plus de 1000 répondants indique 7 entreprises/collectivités sur 10 gardent leurs véhicules entre 2 et 4 ans 8. Pour les entreprises faisant appel à la location longue durée, la durée moyenne des contrats est de 39 mois, soit 3,25 ans. 4 Fédération des Maires des Villes Moyennes. Gestion - Optimiser les services et les moyens des villes moyennes, Véhicules de moins de 15 ans au 1 er janvier Selon le comité des constructeurs français d automobiles, données FMVM, op. cit. 8 OVE. Le Mobiscope. Rapport OVE sur les mobilités de demain. Avril projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 29

30 PARC DE VEHICULES (suite) Kilométrage Le kilométrage moyen du parc roulant français en 2010 est de km/an pour les VP et de km/an pour les VUL 9. Selon le SNLVLD 10, le kilométrage annuel moyen des véhicules en LLD se situe autour de km/an. L analyse du trajet moyen journalier et du kilométrage moyen annuel par véhicule est intéressante pour permettre d évaluer la compatibilité potentielle avec l usage de véhicules électriques, l intérêt ou non d une gestion en LLD ou du choix entre essence et diesel, ou encore pour identifier les véhicules roulant très peu et potentiellement mutualisables entre plusieurs utilisateurs pour accroître leur rentabilité (ex. véhicules de < 6000km/an) L analyse de la consommation moyenne peut permettre d identifier les surconsommations éventuelles dues à l âge des véhicules, au profil de conduite des conducteurs ou encore servir d indicateur de contrôle de la fiabilité des données kilométriques ou de consommation globale. A titre de comparaison, on trouvera ci-dessous des données de référence sur la consommation moyenne (théorique et réelle) du parc français en circulation en fonction des puissances fiscales : Consommation de carburant Classe de puissance administrative Consommation moyenne théorique Véhicules essence (litres/100 km) Véhicules diesel (litres/100 km) 5 CV et moins 6,9 6 6 à 10 CV 8, CV et plus 10,6 9,8 Source : ADEME. Etude panel Carburant consommation de carburants des ménages Mode de gestion/ affectation L analyse du mode de gestion/affectation des véhicules permet de déterminer le taux de véhicules mutualisés par segment (entre collaborateurs d un même service ou direction et/ou entre plusieurs services/ directions) pour évaluer notamment les marges de progrès en la matière. Véhicules de pool Ce focus sur les véhicules de pool permet d analyser leur taux d utilisation et d évaluer si le pool est utilisé de façon optimale, notamment via le nombre de prêts/véhicule.jour (afin de vérifier qu ils sortent bien au moins une fois par jour, voire davantage) ou encore le nombre moyen d utilisateurs par véhicule pour savoir s ils sont suffisamment mutualisés (sachant que pour un service d autopartage, le seuil de rentabilité est autour de 15 utilisateurs par véhicule). NB. Concernant les vélos/vae de service, il faut tenir compte de l effet de saisonnalité. Un ratio de 0,5 prêt/vélo.jour équivaudra donc à environ 1 sortie par jour par vélo pendant les 5-6 mois d utilisation. Mode de détention/ financement Comme indiqué précédemment l analyse du mode de détention par segment pourra être confrontée aux roulages moyens annuels ainsi qu au prix de revient kilométrique des véhicules (voir ci-après) afin de s assurer que les solutions retenues, notamment entre achat et LLD, sont bien pertinentes. Sachant que d autres critères entrent en ligne de compte dans le choix : capacité de financement, compétences et ressources en interne pouvant être affectées à la gestion du parc, présence de véhicules spécifiques (ex. des collectivités) USAGE DES VEHICULES PERSONNELS Conducteurs kilométrage et puissance fiscale des véhicules Le recours aux indemnités kilométriques (IK) relève souvent d un choix économique. Il s agit généralement de la seule alternative perçue à la mise à disposition d un véhicule tout en offrant de la souplesse au collaborateur pour organiser ses déplacements. Pour autant ce système présente plusieurs inconvénients. Il y a tout d abord les coûts directs liés au remboursement d indemnités kilométriques (qui dépendent des barèmes appliqués) et dont le contrôle est difficile pour l entreprise, sans oublier le fait qu au-delà de km/an l entreprise paye désormais une TVS annuelle sur ces véhicules. Ensuite, l entreprise n a pas la maîtrise des véhicules utilisés (notamment en termes de sécurité mais aussi de performance environnementale : les véhicules détenus par les particuliers sont souvent plus anciens que les véhicules d entreprise et il s agit généralement de modèles familiaux, surdimensionnés par rapport aux usages et donc plus consommateurs/polluants d où l intérêt de l indicateur sur la puissance fiscale des véhicules utilisés, qui pourra être comparée à celle des véhicules du parc). En outre, l usage des véhicules personnels pour les déplacements professionnels ne permet pas d inciter au report modal pour les trajets domicile-travail puisque le collaborateur est alors «contraint» de venir en voiture, avec de fait des coûts cachés en termes d occupation de places de parking. 9 Les comptes des transports en Premiers résultats. SOeS. Mars Syndicat National des Loueurs de Véhicules en Longue Durée projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 30

31 DEPLACEMENTS EN MISSION ET AUTRES MODES UTILISES Voyages, kilométrage par mode Cette partie permet d analyser notamment la part respective des déplacements en mission effectués en train ou en avion. Le trajet moyen peut être intéressant à analyser pour savoir si les trajets sont plutôt régionaux, nationaux ou internationaux et évaluer éventuellement les marges potentielles de report de l avion vers le train. COMPTE DEPLACEMENTS La répartition du compte déplacement par poste de dépense, notamment entre le parc de véhicules, les indemnités kilométriques et les déplacements en mission permet de hiérarchiser les enjeux entre ces 3 postes ; le zoom sur les dépenses liées au parc permet également d analyser le poids relatifs des différents postes de coût, y compris par segment de véhicules et par exemple d identifier des surconsommations ou surcoûts d entretien. Selon l OVE, les 4 postes de coût les plus importants pour les véhicules particuliers d entreprise sont la dépréciation et les frais financiers (37% + 6%), les charges fiscales et sociales (22% - TVS, avantages en nature et amortissements non déductibles), l entretien et l assurance (21%), le carburant (15%) ; pour les véhicules utilitaires légers, la répartition est un peu différente : dépréciation et frais financiers (44% + 6%), charges fiscales et sociales (1%), entretien et assurance (24%), carburant (24%) 11. PERFORMANCE ECONOMIQUE Prix de revient kilométrique (PRK) L analyse du prix de revient kilométrique par segment de véhicule permet notamment d analyser dans quelle mesure les choix en matière de financement/détention des véhicules sont pertinents, ou de suivre l impact du vieillissement des véhicules sur les coûts kilométriques. Il est également possible par ce biais d effectuer des comparaisons entre le PRK des véhicules du parc et le PRK lié au remboursement d indemnités kilométriques, sachant que l interprétation des résultats, en cas d avantage pour ces dernières, devra rester prudente en raison des inconvénients et coûts cachés liés à cette solution (comme indiqué précédemment). Au contraire, il convient de veiller à ce que le barème de remboursement des indemnités kilométriques ne soit pas incitatif. 11 TCO Scope OVE. Mai 2012 projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 31

32 PERFORMANCE ENVIRONNEMENTALE Part des véhicules à motorisation alternative La loi LAURE impose 20% de véhicules «propres» (électrique, GPL et GNV) lors du renouvellement des parcs des collectivités et administrations 12. La circulaire 13 du Premier ministre, mise en ligne le 7 décembre 2012, impose que 25% des nouveaux véhicules doivent être électrique ou hybride et que tout nouveau véhicule à usage urbain sera électrique. Cette circulaire s adresse à tous les services de l Etat et ses opérateurs. Les émissions de CO2 liées aux déplacements professionnels sont calculées sur la base des facteurs d émission de l outil Bilan Carbone de l ADEME et : des consommations de carburant pour le parc de véhicules, lorsque celles-ci sont disponibles, afin d évaluer les émissions réelles et non théoriques (données constructeurs) ; en moyenne l écart entre consommations théoriques et réelles étant d environ 17% selon l ADEME ; à défaut, du kilométrage (et éventuellement des puissances fiscales des véhicules), pour les parcs, les trajets effectués avec les véhicules personnels et les trajets en train, avion, Emissions de CO2 liées aux déplacements Par ailleurs, les émissions calculées prennent en compte l ensemble des gaz à effets de serre ; elles sont donc mesurées en équivalent CO2 (géqco2) et intègrent non seulement la phase de combustion (ou d utilisation), qui représente en général 85% des émissions, mais également les phases amont (raffinage, transport du carburant ). A titre de comparaison, le tableau ci-dessous présente les émissions moyennes réelles du parc français en circulation en géqco2/km, tandis que l encadré de droite présente les émissions moyennes du parc de véhicules d entreprises, en circulation sur la base des données constructeurs. Moyenne des émissions (cycle NEDC) des véhicules d entreprise : 139gCO2 pour les VUL et 115gCO2 pour les VP Source : OVE, TCO Scope, mai 2012 Emissions en géqco2/km Puissances fiscales Essence Diesel De 3 à 5 CV De 6 à 10 CV CV et plus Moyenne des véhicules du parc français en circulation 213 Source : ADEME. Base Carbone Hypothèses : phases d amont et de combustion, pour le parc français en circulation 12 Décret no du 17 août 1998 pris pour l'application de l'article L. 8-B du code de la route. 13 Circulaire du 3 décembre 2012 portant sur la mise en œuvre du plan de soutien à la filière automobile par les services de l'etat et ses opérateurs. Lien projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 32

33 3.6. L onglet «choix des actions» L onglet «Choix des actions» correspond au menu de choix des actions et se présente comme suit : Accès aux formulaires de choix des actions pour chacun des axes Cet onglet permet d accéder aux formulaires de choix des actions, pour chacun des 3 grands axes «Véhicules», «Conducteurs/comportements» et «Organisation/management», via les boutons correspondants, identifiés par une couleur spécifique. Pour chaque axe, un formulaire (voir ci-contre) apparaît avec l ensemble des actions et solutions pouvant être sélectionnées. La liste reprend les actions et solutions présentées dans le recueil des fiches action accompagnant le tableur. L utilisateur peut choisir autant d actions puis de solutions qu il le souhaite. Il a également la possibilité d ajouter une action personnalisée pour chaque axe en cochant la case «Autre solution» figurant en bas de chaque formulaire. Les boutons situés en bas du formulaire («Tout cocher» et «Tout décocher») permettent de faciliter la sélection/déselection des solutions afin de faciliter les simulations et/ou le choix des actions. Lorsque la liste a été validée, via le bouton prévu à cet effet, l onglet de choix des objectifs (voir copie d écran ci-après) correspondant à l axe étudié apparaît (ex. «Actions Axe Véhicules») ; il contient alors uniquement les actions et solutions sélectionnées (la sélection dans le formulaire permettant de filtrer l affichage des actions/solutions). Version Excel 2010 / 2007 L utilisateur peut, à tout moment, revenir au menu de choix des actions, en cliquant sur le lien «retour Choix des actions» figurant en haut de l onglet, afin de modifier sa sélection. Version Libre Office Dans cette version de l outil, si l utilisateur souhaite revenir au formulaire de choix des actions pour ajouter ou supprimer certaines solutions, les actions et solutions déjà sélectionnées précédemment n apparaitront pas automatiquement et devront être re-sélectionnées. En revanche, les informations saisies dans les onglets (tableaux des solutions) ne seront pas impactées et donc toujours disponibles. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 33

34 Présentation générale des onglets de choix des objectifs Liste déroulante contenant la liste des actions choisies pour cet axe (version Excel) Accès direct à l action choisie dans la liste déroulante Ces onglets permettent à l établissement de : définir les objectifs qu il souhaite se fixer pour les trois années à venir pour chacune des solutions sélectionnées, estimer les gains annuels en CO2 associés (au terme des 3 ans) ainsi que les gains économiques (voir détail ci-après). Version Libre Version Excel 2010 / 2007 Office La navigation à l intérieur de l onglet est facilitée par la liste déroulante présente en haut à gauche, qui reprend la liste des actions sélectionnées. Elle sert à accéder directement à une solution dans l onglet, sans avoir à utiliser l ascenseur ou la molette de la souris. Pour cela, il suffit de choisir l action dans la liste déroulante et de cliquer sur le bouton «Accéder à la solution» à droite de la liste. Le curseur se placera directement au niveau de la solution choisie. De manière générale, la saisie dans cet onglet se fait dans les cellules sur fond blanc, les cellules grisées étant verrouillées (calculs automatiques). Dans cette version de l outil, la navigation d une solution à l autre doit se faire à l aide de l ascenseur à droite de l écran ou de la molette de la souris. De manière générale, la saisie dans cet onglet se fait dans les cellules sur fond blanc, les cellules grisées étant verrouillées (calculs automatiques). Configuration standard Pour la majorité des solutions, quatre tableaux «standardisés» sont présentés (voir copie d écran cidessus) : Situation initiale Dans ce tableau figure un certain nombre de données, rapatriées automatiquement du diagnostic initial (cellules grisées), permettant de disposer de chiffres clés caractéristiques de la situation initiale et susceptibles d être impactés par l action. Par exemple, pour la solution «remplacement des véhicules anciens en propriété», on trouvera un rappel du nombre de véhicules en parc, du pourcentage de véhicules de plus de 10 ans, avec la consommation de carburant totale. Dans ce tableau, l utilisateur a la possibilité d indiquer également si la solution est déjà appliquée dans l établissement, auquel cas il doit préciser (cellules sur fond blanc), le nombre de conducteurs, véhicules, concernés (ex. nombre de conducteurs ayant déjà reçu une première formation à l éco-conduite). Lorsque cette donnée est disponible dans le diagnostic, elle est rapatriée automatiquement (ex. nombre de véhicules mutualisés ou vélos/vae de service). projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 34

35 Objectifs Ce deuxième tableau permet à l établissement de saisir les objectifs qu il souhaite se fixer pour la mise en œuvre de la solution pour les 3 années à venir (N+1, N+2 et N+3). Par ex. pourcentage de véhicules électriques introduits dans le parc. A noter qu il s agit d objectifs cumulés (l objectif N+1 correspond par exemple à la situation initiale + les nouveaux conducteurs formés en N+1, et de même pour les années suivantes). La dernière colonne, qui correspond à l objectif cumulé en N+3, permet d obtenir «l objectif cible» utilisé ensuite pour le calcul des gains au terme du plan d action. Gains environnementaux Ce tableau permet d estimer automatiquement les gains potentiels en carburant et les gains en termes d émissions de CO2 évitées en découlant, sur la base de l objectif renseigné pour l année N+3 et d une hypothèse de gain unitaire. Pour cela, l établissement doit tout d abord valider l hypothèse de gain unitaire (colonne sur fond blanc, ex. pourcentage de consommation évitée par véhicule, dans le cas du remplacement des véhicules anciens par de nouveaux véhicules, voir copie d écran ci-dessous). Un rappel de l hypothèse de gain retenue dans le recueil des fiches action figure dans le tableau (colonne en grisé) ; il peut s agir d une fourchette ou d une valeur absolue. Dans le premier cas, l utilisateur doit obligatoirement saisir l hypothèse de gain retenue sur la base de la fourchette fournie (et des éléments détaillés figurant dans la fiche action correspondante) et de sa propre Ex de saisie par l utilisateur Ex de calcul automatique en l absence de saisie utilisateur situation ; dans le cas présent, si les véhicules remplacés sont des véhicules diesel, le gain unitaire sera quasiment nul, et d environ 1% s il s agit de véhicules essence. Dans le second cas, le gain est calculé automatiquement sur la base de la valeur par défaut indiquée, mais l utilisateur a la possibilité, s il le souhaite, de rentrer une autre hypothèse s il la juge plus pertinente. Dans ce cas le calcul prend uniquement en compte cette dernière. Les émissions de CO2 évitées sont ensuite calculées automatiquement à partir de la consommation évitée de diesel et d essence (sur la base des données initiales du diagnostic) et des facteurs d émissions précisés dans l onglet «hypothèses» de la présentation de l outil 14. Le pourcentage indiqué au final correspond à la part des émissions évitées par rapport au total des émissions de CO2 calculé lors du diagnostic initial. Le calcul des gains tient compte de la situation initiale. Les gains calculés sont des gains nets qui concernent uniquement les cibles nouvelles concernées. Par exemple, dans le cas de la formation à l éco-conduite, les gains sont calculés sur la base de l objectif en N+3 de conducteurs formés, après déduction du nombre de conducteurs ayant déjà suivi une formation à l éco-conduite (situation initiale). Par ailleurs, le calcul du gain tient compte l'impact initial des actions déjà mises en œuvre. Pour rependre l'exemple de la formation à l éco-conduite, la consommation de carburant issue du diagnostic à partir de laquelle les gains liés au plan d action sont calculés, a déjà été impactée par les formations suivies. Le gain est donc calculé à partir des consommations moyennes des conducteurs n'ayant pas suivi les formations. 14 Sources des facteurs d émissions : Base Carbone de l ADEME disponible sur Internet et Bilan Carbone v7 projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 35

36 Gains économiques et temps de retour sur investissement Ce tableau permet d estimer automatiquement les gains économiques potentiels pouvant découler des gains en carburant précédents. Selon les solutions, d autres gains économiques peuvent également être estimés ; ils peuvent porter sur les différents postes du budget déplacement de l établissement : les coûts liés au parc de véhicules (hors carburant) dans leur globalité (ex. mutualisation/mise en pool permettant de supprimer certains véhicules), certains postes de coût spécifiques comme l entretien (ex. introduction de véhicules électriques), ou la TVS (taxe sur les véhicules de société), les indemnités kilométriques ou IK (ex. recours aux modes alternatifs, covoiturage ), le budget voyages (ex. développement de la visio-conférence) L intitulé de la colonne est alors selon les cas «Véhicules», «Entretien», «IK», «TVS» Comme pour les gains environnementaux, l établissement doit au préalable valider l hypothèse de gain unitaire (colonne sur fond blanc, ex. pourcentage de gain sur les coûts d entretien par véhicule, dans le cas de l introduction de véhicules électriques), sur la base de l hypothèse de gain figurant dans le tableau (colonne en grisé), des éléments détaillés figurant dans la fiche action correspondante et de sa propre situation. Le gain économique correspondant est ensuite calculé automatiquement à partir du gain unitaire et du nombre de véhicules ou du nombre de kilomètres concernés (objectif N+3) par exemple (ex. kilomètres en avion dans le cas du report sur le train). Le total qui s affiche dans l avant dernière colonne agrège les gains économiques précédents et les gains liés aux économies de carburant, le cas échéant. Le pourcentage indiqué correspond au gain économique total rapporté au budget déplacement de l établissement calculé dans le diagnostic. La partie coût de la solution permet à l établissement de renseigner le surcoût lié à la mise en œuvre de la solution. Il peut s agir d un surcoût unitaire (par exemple, un surcoût par véhicule, comme le surcoût à l achat d un véhicule hybride par rapport à un véhicule thermique équivalent) ou du coût complet lié à la solution (par exemple, coût d une plateforme de covoiturage). Des indications utiles sont disponibles en commentaires (voir cicontre) dans les cellules correspondantes pour chacunes des solutions et sont issues du recueil des fiches action. Au-delà, l établissement devra s appuyer sur des devis pour évaluer le surcoût effectif. L utilisateur peut choisir de saisir le coût net ou brut, certaines solutions pouvant en effet faire l objet de subventions. Le choix est à faire en fonction de ce que l établissement souhaite afficher dans la synthèse du plan d action. Sachant que s il s agit d un coût «brut» (ex : surcoût lié à l achat des véhicules électriques bonus non déduit), une colonne spécifique a été prévue (4.6) pour lui permettre d indiquer les recettes correspondantes (ex. bonus, CEE ) Le coût total de la solution (dans le cas de la saisie d un surcoût unitaire) est ensuite calculé automatiquement sur la base par exemple du nombre de véhicules ou de conducteurs concernés par la solution (objectif N+3) et rapporté aux gains économiques totaux, pour calculer un temps de retour sur investissement. Le coût obtenu vient également incrémenter automatiquement le calcul du coût total du plan d action (voir la partie «onglet synthèse du plan d action»). L utilisateur peut également renseigner les recettes potentielles (subventions, bonus, certificats à économie d énergie - CEE ) pour chaque solution celles-ci apparaîtront automatiquement dans la synthèse. 5 Commentaires Pour chaque solution, l établissement a toujours la possibilité de rajouter des commentaires pour faciliter la compréhension des actions envisagées. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 36

37 Solutions spécifiques Pour les solutions présentant des gains indirects, ou non directement quantifiables, des tableaux simplifiés sont proposés (ex. définition d une Car Policy éco-responsable). L établissement a la possibilité de renseigner les objectifs afin de permettre un suivi dans le temps et peut rajouter des commentaires sur la solution envisagée. Cependant, les tableaux de calcul des gains ne sont pas affichés. Pour certaines solutions, le type de solution retenu peut être précisé, comme par exemple pour la mise en place d outils d information et de sensibilisation : Intranet Déplacements professionnels Campagne de sensibilisation aux bonnes pratiques Communication sur les indicateurs de performance des déplacements Une croix (X) doit être placée dans la case située au-dessus du type de solution retenu, pour la sélectionner. Si la solution retenue ne figure pas parmi celles proposées, l utilisateur a la possibilité de préciser la (ou les) solution(s) concernée(s) en-dessous de la case «Autre» Les indicateurs proposés par défaut peuvent être directement renseignés ou modifiés par l établissement. Le coût de la solution peut également être indiqué dans les cases correspondantes. L ensemble de ces éléments peut ainsi être repris dans la synthèse du plan d action. A noter enfin que la plupart des tableaux standards (voir partie précédente) permettent une segmentation par type de véhicules. Or, pour les solutions de l axe «Organisation/management», les tableaux ont dans certains cas dû être adaptés pour tenir compte des autres modes (train et avion). Pour les actions personnalisables «Autre», prévues pour chacun des axes, les tableaux de saisies sont simplifiés. L indicateur et les objectifs retenus sont à renseigner par l établissement et le format est libre (nombre, pourcentage, texte court ). Les gains environnementaux, économiques et le coût de la solution peuvent également être complétés par l établissement s il le souhaite. Les gains en CO2 doivent être renseignés en kgeqco2, et pour faciliter cette saisie, l utilisateur peut se référer à l onglet «hypothèses» où figure l ensemble des facteurs d émissions et des données sources utilisés dans le tableur. Pour aller plus loin L ADEME met à disposition la BASE CARBONE qui référence l ensemble des facteurs d émissions. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 37

38 Aide au remplissage des tableaux De manière générale, avant de renseigner les tableaux, l établissement est invité à se reporter aux fiches action correspondantes où figurent des éléments d aide à la décision et des indications détaillées sur les gains unitaires et le coût des différentes solutions. Pour faciliter le remplissage et la compréhension de certains tableaux, des indications supplémentaires sont fournies ci-après. NB. Pour mémoire, des informations figurent également en commentaire des cellules. Onglet «Actions axe Véhicules» FA Véh. 1 Politique éco-responsable de renouvellement du parc 2 3 Remplacement des véhicules anciens en propriété Changement de catégorie de consommation/émission des véhicules FA Véh. 2 Equipement de la flotte en véhicules "propres" 6 Véhicules électriques FA Véh. 3 Amélioration de la maintenance du parc 7 Mise en place d'un outil de suivi de maintenance Objectif : Le pourcentage à renseigner porte sur l ensemble des véhicules du parc (non sur les véhicules de plus de 10 ans, même si leur part est rappelée dans la situation initiale) Coût de la solution : le surcoût éventuel est lié au financement du renouvellement «accéléré» des véhicules Objectif : Le pourcentage à renseigner porte sur l ensemble des véhicules du parc (et non sur les véhicules de plus de 6 CV et plus, même si leur part est rappelée dans la situation initiale) Gains environnementaux : les émissions de CO2 évitées tiennent compte des émissions dues à la production d électricité pour la recharge des véhicules (25g CO2 par km, ce taux pourra être actualisé lors de la publication de l ACV de l ADEME prévue fin 2012). Coût de la solution : Dans le cas de l achat du véhicule et de la batterie, le surcoût potentiel à prendre en compte correspond au différentiel de coût à l achat par rapport à un modèle thermique équivalent, bonus écologique éventuellement déduit ; la durée de vie théorique de la batterie étant de 8 ans et la durée de détention des véhicules préconisée de 4 à 6 ans, il est possible de considérer que la batterie n aura pas à être remplacée sur cette période. Dans le cas d un achat avec location de la batterie, le surcoût potentiel correspond au différentiel de coûts par rapport à un modèle thermique équivalent, bonus déduit, plus le surcoût annuel lié à la location de la batterie (par exemple sur la durée du plan d action, soit 3 ans). Le coût lié à l installation des prises/bornes de recharge est dans les deux cas à intégrer (voir indications figurant dans la fiche action). Gains économiques : le calcul de ces gains intègre le coût de la recharge du véhicule (environ 2 /100km). Coût de la solution : Le coût à renseigner est le coût estimé par véhicule (c est-à-dire le coût complet de la solution rapporté au nombre de véhicules concernés par la solution). Le coût annuel des licences peut être intégré (par exemple sur la durée du plan d action, soit 3 ans). Onglet «Actions axe Conducteurs» Dans cet onglet, les tableaux de saisie sont de manière générale assez explicites. Le remplissage des tableaux se fait conformément aux instructions figurant dans la partie précédente. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 38

39 Onglet «Organisation / Management» FA Orga. 1 Optimisation des trajets Logiciel de planification et d'optimisation des rendezvous/tournées Outils d'aide à la navigation et optimisation des itinéraires FA Orga. 2 Optimisation du parc et mutualisation des véhicules Coût de la solution : Le coût à renseigner est le coût estimé par véhicule (c est-à-dire le coût complet de la solution rapporté au nombre de véhicules concernés par la solution). Le coût annuel des licences et abonnements peut être intégré (par exemple sur la durée du plan d action, soit 3 ans). Situation initiale : Le nombre de véhicules «mutualisés» indiqué correspond aux véhicules gérés en pool (interservices) ou affectés à des services (et partagés entre plusieurs utilisateurs). Objectif : L objectif doit correspondre à la part des véhicules mutualisés (en pool ou affectés à des services) sur l ensemble du parc. Gains économiques : la fourchette de gain indiquée correspond aux retours Diminution du parc par la d expérience disponibles qui suggèrent que la mise en pool/mutualisation mutualisation/mise en pool des véhicules permet de réduire de 15 à 20% les coûts liés au parc des véhicules (suppression de véhicules) et les indemnités kilométriques (utilisation des véhicules de pool en substitution des véhicules personnels). Le gain effectif (qui se calcule en % des coûts des véhicules et des IK) doit être ici adapté en fonction des objectifs spécifiques de l établissement et de l impact supposé de l action (part des véhicules supprimés par rapport au nombre total de véhicules par segment). Recours à un système d'autopartage en substitution des véhicules de l'entreprise FA Orga. 3 Recours aux modes alternatifs au véhicule individuel (et à l avion) 25 Acquisition d'un parc de vélos / VAE de service Objectif : on suppose ici que l objectif poursuivi est la suppression de véhicules, à exprimer en pourcentage, même si elle n intervient qu à terme, après une phase de test. Gain environnemental : on considère que le recours à l autopartage pour des usages professionnels n a pas d impact sur le kilométrage ; en revanche, il peut permettre un gain en consommation et donc d émissions de CO2, en fonction du type de véhicules utilisés : véhicules équipés du Stop&Start : gain unitaire de 5% véhicules hybrides : gain unitaire de 15% véhicules électriques : gain unitaire de 94% ; véhicules thermiques : gain unitaire nul, sauf si les performances environnementales des véhicules en autopartage sont meilleures que celles des véhicules de l entreprise (gains unitaires à calculer sur la base de la FA 3). Coût de la solution : le surcoût éventuel au km est la différence entre le PRK 15 autopartage et le PRK véhicules de l entreprise. Dans le cas du service d autopartage Mobili Volt du Grand Angoulême, le PRK autopartage est égal à 0,93 / km (hypothèses : 20km et 3h en moyenne par trajet ; 4 trajets par semaine, un coût du service de 10 / mois et 6 / heure) Gains économiques : Les gains économiques sont calculés à partir des objectifs renseignés (part des véhicules supprimés). Pour le segment véhicules particuliers, l établissement peut également saisir un pourcentage de gain sur les IK, qui est automatiquement pris en compte dans le calcul du gain total. Situation initiale : la situation initiale servant à calculer l impact de la solution tient compte du kilométrage et de la consommation de carburant liés au parc de véhicules et à l utilisation des véhicules personnels (IK). Gain environnemental : le calcul tient compte des kilomètres évités (par le report sur le vélo/vae) à la fois pour les véhicules du parc et pour les véhicules personnels (IK). Dans les deux cas, c est à l établissement de saisir l hypothèse de gain correspondante (% km évités). Gains économiques : l établissement a la possibilité d indiquer le pourcentage éventuel de véhicules supprimés grâce à la solution. Le gain total intègre ainsi : les économies de carburant (à partir de la consommation évitée), les économies sur les IK sur la base du % km évités et les coûts évités par la suppression de véhicules en parc 15 Prix de revient kilométrique projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 39

40 FA Orga. 3 Recours aux modes alternatifs au véhicule individuel (et à l avion) 26 Mise à disposition de titres de transport en commun ou abonnements de service FA Orga. 3 Recours aux modes alternatifs au véhicule individuel (et à l avion) 27 Recours prioritaire au train pour les déplacements de moyenne et longue distances Situation initiale : comme précédemment, la situation initiale tient compte du kilométrage et de la consommation de carburant liés au parc de véhicules et à l utilisation des véhicules personnels (IK). Gain environnemental : le calcul tient compte des kilomètres évités (par le report sur les transports en commun) pour les véhicules du parc et pour les véhicules personnels (IK). Dans les deux cas, c est à l établissement de saisir l hypothèse de gain correspondante (% km évités). Gains économiques : l établissement a la possibilité d indiquer le pourcentage éventuel de véhicules supprimés grâce à la solution. Le gain total intègre ainsi : les économies de carburant (à partir de la consommation évitée), les économies sur les IK sur la base du % km évités et les coûts évités par la suppression de véhicules en parc Situation initiale : la situation initiale tient compte du kilométrage et de la consommation de carburant liés au parc de véhicules et à l utilisation des véhicules personnels (IK). Objectif : la reconfiguration du tableau (segmentation par type de véhicule et par mode de transport) permet d exprimer les objectifs en % des kilomètres (effectués en avion, avec des véhicules de l entreprise ou des véhicules personnels/ik) reportés sur le train. Gain environnemental : l utilisateur doit préciser le % des kilomètres effectués avec des véhicules personnels (IK) ainsi évités pour permettre un calcul des gains différencié par rapport aux véhicules de l entreprise. Gains économiques : les coefficients de gain indiqués tiennent compte des indications figurant dans la fiche action sur le différentiel de prix moyen kilométrique entre l avion et le train et entre la voiture et le train. Pour ce dernier en particulier, l établissement a intérêt à saisir une hypothèse de gain correspondant à sa propre situation (PRK des véhicules et des IK). 28 Favoriser le recours au covoiturage professionnel Objectif : l objectif s exprime en pourcentage de déplacements réalisés en covoiturage. Cette donnée permet le suivi de la solution mais n est pas utilisée pour le calcul des gains. Gain environnemental : le calcul tient compte des kilomètres évités (du fait des trajets effectués en covoiturage) pour les véhicules du parc et pour les véhicules personnels (IK). Dans les deux cas, c est à l établissement de saisir l hypothèse de gain correspondante (% km évités), en tenant compte du nombre d occupants moyen par véhicule. Coût de la solution : Le coût à renseigner (dans la ligne total) est le coût complet de la solution. Le coût annuel des licences et abonnements peut être intégré (par exemple sur la durée du plan d action, soit 3 ans). Gains économiques : l établissement a la possibilité d indiquer le pourcentage éventuel de véhicules supprimés grâce à la solution. Le gain total intègre ainsi : les économies de carburant (à partir de la consommation évitée), les économies sur les IK sur la base du % km évités et les coûts évités par la suppression de véhicules en parc projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 40

41 FA Orga. 4 Promotion des réunions à distance 29 Développer l'usage de l audio-visio-webconférence Objectif : l objectif s exprime en pourcentage de déplacements concernés par le covoiturage. Cette donnée permet le suivi de la solution mais n est pas utilisée pour le calcul des gains. Gain environnemental : le calcul tient compte des kilomètres évités pour les véhicules du parc, les véhicules personnels (IK), l avion et le train. Dans chacun des cas, c est à l établissement de saisir l hypothèse de gain correspondante (% km évités). Les émissions de CO2 sont calculées sur la base des facteurs d émission de chacun des modes (avion, train) et des émissions moyennes du parc et des véhicules personnels. Coût de la solution : Le coût à renseigner (dans la ligne total) est le coût complet de la solution. Le coût annuel des licences et abonnements peut être intégré (par exemple sur la durée du plan d action, soit 3 ans). Gains économiques : l établissement a la possibilité d indiquer le pourcentage de gain sur le budget véhicules (hors carburant) lié à la suppression éventuelle de véhicules grâce à la solution. Le gain total intègre ainsi : les économies de carburant (à partir de la consommation évitée), les économies sur les IK et sur le budget voyages (avion, train) sur la base du % km évités, ainsi que les coûts évités par la suppression de véhicules en parc. FA Orga. 5 Optimisation des autres déplacements lies a l'activité et management 31 Elaboration d'un plan de L indicateur par défaut est «l étape d avancement du projet». Par exemple, mobilité (PDE/PDA) pour les en N+1, il est possible de saisir «Diagnostic». Pour faciliter la lecture il convient trajets domicile-travail des de saisir des mots courts. Si l utilisateur le souhaite l indicateur peut être salariés, les visiteurs modifié. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 41

42 3.7. L onglet «Synthèse plan d action» A l issue de la saisie des objectifs, il est possible d éditer une fiche de synthèse du plan d action en cliquant sur le bouton/lien «Retour Choix des actions» situé en haut de l onglet. Une fois revenu au menu de choix des actions, un bouton/lien à droite de l onglet «Editer Fiche de synthèse Plan d action» permet d éditer la fiche de synthèse. L onglet «Synthèse plan d action» s affiche alors. Il se présente comme suit : Liste des actions / solutions sélectionnées Indicateur Etat initial Objectif N+3 Gains CO2 Gains économiques Coût de la solution Recettes potentielles Synthèse consolidée par axe Cet onglet récapitule les actions et solutions choisies, et pour chacune d elle : l indicateur de suivi de l action, l état initial (situation initiale) par segment de véhicules ou mode de transport, l objectif fixé (année N+3) par segment de véhicules ou mode de transport, les gains environnementaux (émissions de CO2 évitées) les gains économiques, les coûts et les recettes éventuelles liées aux solutions. Les actions et solutions sont regroupées dans 3 types de tableaux : le 1 er synthétise les actions et solutions dont les objectifs sont segmentés par types de véhicules, le 2 ème porte sur les actions et solutions dont les objectifs sont segmentés par modes de transport (ex. recours au train, visio-audio-web-conférence), le dernier référence les actions et solutions dont les objectifs et indicateurs sont personnalisables ou non directement quantifiables (ex. mise en place d une politique de déplacement) projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 42

43 Deux boutons/liens sont ensuite à disposition de l utilisateur, permettant de : retourner à l onglet «Choix des actions» afin de modifier les actions sélectionnées et/ou d effectuer d autres simulations, «valider le plan d action» : Afin de figer définitivement le plan d action, Le bouton «valider le plan d action» permet d afficher la fenêtre «Enregistrer sous» qui génère automatiquement le nom de fichier «Déplacement professionnel Plan d action Année initiale». L utilisateur peut alors choisir le répertoire dans lequel il souhaite enregistrer le fichier L onglet «Suivi» L onglet de «Suivi» est accessible en cliquant sur le bouton/lien «Retour Choix des actions» puis «Retour Menu». Il se présente comme suit : Liste déroulante : choix de l année de suivi Accès au Menu Actualisation des données pour l année choisie Accès à l onglet de suivi du plan d action Cet onglet permet de gérer le suivi du plan d action durant les 3 années de sa mise en oeuvre. A partir de cet onglet, il est possible d accéder (via les boutons correspondants) : d une part aux onglets de saisie/actualisation des données pour les années n+1, n+2 et n+3 (sur le même format que l onglet «diagnostic») et au suivi des indicateurs, d autre part aux onglets de saisie de l avancement des actions (% effectivement réalisé par rapport aux objectifs fixés) et au suivi du plan d action. Pour ces deux actions, une liste déroulante (incrémentée automatiquement sur la base de l année de l état initial saisie dans le formulaire de préparation du projet) permet de sélectionner l année concernée. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 43

44 Onglets «Données N+1» / «Données N+2» / «Données N+3» Après sélection de l année, l activation du bouton «Actualisation des données» de l onglet «Suivi» fait apparaitre l onglet «Données Année sélectionnée». Cet onglet est le même que l onglet «Diagnostic initial» et se présente comme suit : Année sélectionnée Bouton d accès direct aux différentes parties du tableau de saisie Editer la fiche de suivi des indicateurs Prix du carburant / coûts à actualiser Nouvelle rubrique par rapport à l onglet «Diagnostic initial» : Données générales L utilisateur devra remplir l ensemble des champs sur son périmètre pour la nouvelle année. Les données liées au prix du carburant (essence et diesel) doivent être actualisées chaque année afin de permettre le suivi des indicateurs. A noter qu une nouvelle rubrique apparaît («5. Données générales») dans laquelle doivent être actualisées les données suivantes (saisies pour l année de l état initial via le formulaire de préparation du projet) : nombre de salariés, nombre de jours ouvrés, budget de fonctionnement Ces données permettront de suivre les indicateurs clés (ex. nombre de véhicules par salarié) d année en année. Suite à la collecte et à la saisie des données, l utilisateur pourra éditer une fiche de suivi des indicateurs à partir du bouton/lien figurant en haut à droite de l onglet de saisie. Onglet «Suivi des indicateurs» Cet onglet est alimenté par la saisie des informations dans les onglets «Données N+1» / «Données N+2» / «Données N+3». Il reprend l ensemble des chiffres clés et des indicateurs de performance de la fiche de synthèse du diagnostic et permet une comparaison avec l année en cours. projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 44

45 Onglet «Suivi plan d action» Après être retourné à l onglet de suivi par le biais du bouton/lien «Retour Suivi», l activation du bouton «Suivi plan d action» fait apparaitre l onglet correspondant qui se présente comme suit : Accès au suivi de chaque année Objectif fixé dans le plan d action (%) % effectivement réalisé Cet onglet permet de suivre le plan d action de l état initial jusqu à l année N+3. Il reprend les objectifs définis dans le plan d action (ex : % de conducteurs formés au cumul en N+1, N+2, N+3) et l utilisateur a la possibilité de saisir le réalisé (ex : % de conducteurs effectivement formés en N+1, N+2, N+3) pour chaque action/solution et chaque segment. La navigation dans l onglet est facilitée par l existence de 3 boutons situés en haut de l onglet et qui permettent d accéder directement à l année considérée. Une fois la saisie du réalisé effectuée, une fiche de synthèse du suivi du plan d action peut être éditée par le biais du bouton/lien prévu à cet effet en haut de l onglet. Onglet «Synthèse suivi du plan d'action» La fiche de synthèse du suivi du plan d action reprend les informations saisies dans l onglet précédent et permet de visualiser sou forme de graphiques «radars» l écart entre les objectifs fixés et le réalisé pour chaque solution et pour chaque segment de véhicule comme illustré ci-dessous. Véhicules particuliers Véhicules utilitaires AXE VEHICULES Objectif Réalisé AXE VEHICULES Objectif Réalisé 1 Définition d'une Car Policy éco-responsable et adaptée à l'usage 30% 25% 1 Définition d'une Car Policy éco-responsable et adaptée à l'usage 40% 20% 2 Remplacement des véhicules anciens en propriété 20% 20% 2 Remplacement des véhicules anciens en propriété 30% 5% 3 Changement de catégorie de consommation/émission des véhicules Changement de catégorie de consommation/émission des véhicules 30% 30% 3 Changement de catégorie de consommation/ émission des véhicules Véhicules particuliers AXE VEHICULES Définition d'une Car Policy éco-responsable et adaptée à l'usage Objectif Réalisé 3 Changement de catégorie de consommation/ émission des véhicules Véhicules utilitaires légers (< 3,5 T) AXE VEHICULES Définition d'une Car Policy éco-responsable et adaptée à l'usage Objectif Réalisé 2 Remplacement des véhicules anciens en 2 Remplacement des véhicules anciens en projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 45

46 4. Liste de contacts utiles Sébastien BOURCIER Ingénieur Mobilité ADEME Poitou Charentes 60 rue Jean Jaurès CS POITIERS Cedex Tél. : sebastien.bourcier@ademe.fr Célinda RIBEYRE, Conseillère en mobilité GrandAngoulême 25 bd Besson Bey, Angoulême Cedex Tél. : c.ribeyre@grandangouleme.fr Boris LE JOLLY Chargé de mission plan climat GrandAngoulême 25 bd Besson Bey, Angoulême Cedex Tél. : b.lejolly@grandangouleme.fr projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 46

47 5. ANNEXES 5.1. Zoom taxes TVS (Taxes sur les Véhicules de Sociétés) Il s agit d une taxe annuelle due par toutes les sociétés possédant ou utilisant des voitures particulières. Le montant de la TVS dû chaque année, est déterminé en fonction des émissions de CO2 ou de la puissance fiscale et du nombre des véhicules. Deux barèmes existent et dépendent de l année de mise en circulation : Les véhicules taxés selon les émissions de CO2 (véhicule dont la première mise en circulation intervient à compter du 1er juin 2004 et qui n'étaient pas possédés ou utilisés par la société avant le 1er janvier 2006) Taux d'émission de carbone Tarif applicable par gco2 (en grammes par kilomètre) (en euros) Inférieur ou égal à 50 0 Supérieur à 50 et inférieur ou égal à Supérieur à 100 et inférieur ou égal à Supérieur à 120 et inférieur ou égal à 140 5,5 Supérieur à 140 et inférieur ou égal à160 11,5 Supérieur à 160 et inférieur ou égal à Supérieur à 200 et inférieur ou égal à ,5 Supérieur à Taux au 1er octobre 2011 Les autres véhicules sont taxés en fonction de la puissance fiscale Puissance fiscale (CV) Tarif applicable (en euros) Inférieure ou égale à De 4 à De 7 à De 11 à Supérieure à Taux au 1er octobre 2011 Cas des véhicules possédés ou pris en location par les salariés ou les dirigeants bénéficiant du remboursement des frais kilométriques. Le barème ci-dessus est modulé en fonction du nombre de kilomètres remboursés par la société : Nombre de kilomètres remboursés par la société Coefficient applicable au tarif liquidé (en %) De 0 à De à De à De à Supérieur à projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 47

48 TVA Voitures Particulières Véhicule utilitaire / de société (2 places) Achat Non récupérable Récupérable (autofinancement ou achat à crédit) Location Non récupérable Maintenance Non récupérable Récupérable Carburants Péages autoroutiers Vente Non récupérable si essence normale ou sans plomb. Récupérable à 80% sur diesel et E85. Récupérable à 100% si GPL/GNV. Récupérable si la dépense est nécessaire à l'exploitation de l'entreprise (déplacements professionnels ) Pas de TVA (car TVA à l'achat non déductible) Assurance Pas de TVA Pas de TVA Ce tableau concerne le secteur privé - Source : OVE Bonus - Malus Evolution du bonus-malus à compter du 1 er août 2012 Récupérable (au fur et à mesure des loyers et des redevances) Non récupérable si essence normale ou sans plomb. Récupérable en totalité si diesel, E85, GPL ou GNV. Récupérable si la dépense est nécessaire à l'exploitation de l'entreprise (déplacements professionnels ) TVA sur le prix de vente si TVA à l'achat récupérée. Taux d émission de CO2 (en grammes par kilomètre) Montant du bonus du 1er janvier au 31 juillet 2012 (en euros) Montant du bonus du 1er août au 31 décembre 2012 (en euros) 0 à 20 g à 50 g à 60 g à 90 g à 105 g g à 135 g 0 0 Taux d émission de CO2 (en grammes par kilomètre) Montant du malus g et 140 g g et 145 g g et 150 g g et 155 g g et 175 g g et 180 g g et 185 g g et 190 g g et 200 g Plus de 200 g Zoom - Véhicules hybrides électriques : les véhicules émettant moins de 110 grammes de CO2/km sont éligibles au bonus : du 1er janvier au 31 juillet 2012 : euros du 1er août au 31 décembre 2012 : euros (l aide ne peut excéder 10% du coût d acquisition, sans pouvoir être inférieure à euros) projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 48

49 Autres taxes Plafonnement des amortissements des VP Taxe additionnelle à la taxe sur les certificats d immatriculation pour les véhicules d occasion Carte grises : différentes selon les régions. Taxe à l essieu Pour aller plus loin Crea-fil Rhône Alpes (organisme d accompagnement à la création d entreprise). FAQ sur les achats de véhicules (aspects financiers et fiscaux). Document de synthèse réalisé par le Réseau Grand Ouest sur l intégration du Développement durable dans les achats de véhicules propres et les problématiques de mobilité La TVS et ses évolutions : Site du gouvernement Le bonus-malus au 1 er janver 2013 : Site du gouvernement projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne 49

50 Réalisé par pour le compte du GrandAngoulême dans le cadre du projet européen Climatlantic, avec le concours financier de l ADEME et de l Union Européenne