Cahier des Clauses Techniques Particulières C.C.T.P.

Transcription

1 MARCHE PUBLIC INFORMATIQUE Communauté de Communes du Volvestre Direction Générale des Services 34 avenue de Toulouse CARBONNE Tél: FOURNITURE ET MAINTENANCE D UN LOGICIEL DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DE COMPTABILITE Date et heure limites de réception des offres 13 septembre 2013 à 12 Heures Cahier des Clauses Techniques Particulières C.C.T.P. Page 1 sur 14

2 Sommaire ARTICLE 1 OBJET DE LA CONSULTATION... 3 ARTICLE 2 DOCUMENTS CONTRACTUELS... 3 ARTICLE 3 PRÉSENTATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR Description de la collectivité Nombre d agents susceptibles d utiliser le logiciel... 4 ARTICLE 4 ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE DU MARCHE... 4 ARTICLE 5 DURÉE DU MARCHÉ ET DÉLAIS D EXÉCUTION Durée du marché Délais d exécution... 5 ARTICLE 6 EXIGENCES TECHNIQUES La sécurité La facilité d utilisation (ergonomie) La disponibilité... 5 ARTICLE 7 DETAIL DES FONCTIONNALITES SOUHAITEES Fonctionnalités spécifiques à la partie Gestion des ressources humaines Fonctionnalités spécifiques à la partie gestion financière ARTICLE 8 INTERFACES ARTICLE 9 DOCUMENTATION TECHNIQUE ARTICLE 10 PRESTATIONS DE MAINTENANCE Durée de la maintenance Etendue des prestations de maintenance Modalités d intervention ARTICLE 11 FORMATION ARTICLE 12 HÉBERGEMENT ARTICLE 13 REPRISE DES DONNEES ARTICLE 14 RECUPERATION DES DONNEES EN FIN DE MARCHE ARTICLE 15 REUNION DE LANCEMENT Page 2 sur 20

3 ARTICLE 1 OBJET DE LA CONSULTATION Le présent marché a pour objet pour objet la fourniture et la maintenance d un logiciel de gestion des ressources humaines et de comptabilité. Le présent document définit la consistance et les spécifications techniques des prestations à réaliser. Ces prestations sont : a. La concession des droits d usage pour le nombre d utilisateurs défini à l article 3 du présent document, b. L installation, l assistance au démarrage et le paramétrage du logiciel comprenant l intégration des données et les interfaces, c. la formation des utilisateurs, d. la maintenance, e. L hébergement selon le système full web. ARTICLE 2 DOCUMENTS CONTRACTUELS Les documents contractuels constitutifs du marché sont, par ordre de priorité décroissante : - un acte d engagement auquel est annexé un cadre de décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF), - le présent cahier des clauses techniques particulières (CCTP), - un mémoire technique fourni par le prestataire, dont le contenu est précisé à l article 5-2 du règlement de consultation - le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés publics de techniques de l'information et de la communication (CCAG-TIC approuvé par l arrêté interministériel du 16 septembre 2009), consultable sur le site internet - ARTICLE 3 PRÉSENTATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR 3.1 Description de la collectivité La Communauté de Communes du Volvestre est un Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI) regroupant 28 communes et plus de habitants sur les cantons de Carbonne, Rieux-Volvestre et Montesquieu-Volvestre (Haute-Garonne). La Communauté de Communes est compétente en matière de : - de développement économique : gestion de la zone d activités Activestre à Carbonne, Animation économique du Volvestre, aide à l implantation d entreprises, Page 3 sur 20

4 - d aménagement du territoire : politique de l habitat et de l habitat social, Schéma de Cohérence Territoriale, Pays du Sud Toulousain, aide aux porteurs de projets, assistance aux communes, - d aménagement et d entretien de la voirie : travaux d investissements et d entretien des voiries communautaires, - de collecte et de traitement des Ordures Ménagères : collecte des OM, collecte sélective, déchetterie, quai de transfert, - d actions en faveur de la petite enfance : création, aménagement et gestion des crèches, création et animation d un relais d assistantes maternelles Site Internet : La Communauté de Communes compte 101 agents (données janvier 2013) et 26 contractuels (données janvier 2013) dont : 38 agents et 9 contractuels au titre du budget principal 63 agents et 17 contractuels au titre du budget petite enfance 3.2 Nombre d agents susceptibles d utiliser le logiciel Le nombre d agents susceptibles d utiliser le logiciel qui fait l objet du présent marché est : 6 La qualification et les fonctions de ces agents sont : Responsable finances/comptabilité Assistante comptable / régisseur Assistante comptable Responsable gestion ressources humaines Assistante gestion ressources humaines Directrice Générale des Services ARTICLE 4 ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE DU MARCHE Serveur : Virtualisé sous Citrix Xen Le candidat retenu peut utiliser au choix un environnement Windows 2003 avec licence TSE ou un environnement Windows 2008 R2. Postes de travail : fonctionnent tous sous Windows 7 32 bits avec Office 2010 Certains postes sont virtualisés sous Citrix Xen et sont des terminaux légers Logiciel de gestion des RH et de comptabilité utilisé actuellement : AFI Logiciels bureautiques utilisés : word, excel La collectivité ne dispose pas de service informatique, les prestations sont externalisées. ARTICLE 5 DURÉE DU MARCHÉ ET DÉLAIS D EXÉCUTION 5.1 Durée du marché La durée du marché est de 5 ans à compter de la réception du logiciel telle qu elle est définie aux articles 6-2 et 6-3 du présent document, dont une année de garantie et 4 années de maintenance-actualisation. Page 4 sur 20

5 5.2 Délais d exécution La date contractuelle de mise en ordre de marche est laissée à l initiative des soumissionnaires qui doivent l indiquer à l article 4 de l Acte d engagement. Cette date contractuelle de mise en ordre de marche doit cependant intervenir dans un délai maximum de 30 jours à compter de la notification du marché. Conformément à l article 4-1 du CCAP, l'installation et la mise en ordre de marche du logiciel sont réalisées par le titulaire. Dès la notification du marché et jusqu à la date contractuelle de mise en ordre de marche, le titulaire ou les personnes habilitées par lui auront librement accès aux locaux de la communauté de communes durant les heures réglementaires d ouverture, afin de pouvoir réaliser les prestations d installation. ARTICLE 6 EXIGENCES TECHNIQUES 6.1 La sécurité La sécurité du système doit être constamment conforme à la dernière version en cours du référentiel général de sécurité (RGS), pris en application de l'ordonnance n du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives ainsi qu'entre les autorités administratives. 6.2 La facilité d utilisation (ergonomie) L application proposée doit être simple, facile d utilisation et dotée d une ergonomie conviviale. L ergonomie s apprécie au vu, notamment : - de l apprentissage rapide de l application, - de la limitation du nombre d erreurs possibles (contrôles de saisie, listes déroulantes, double confirmation pour les opérations de validation ou de suppression de fichiers, réversibilité de la saisie de données en cas d erreur etc), - de l attrait général de l interface (couleurs, icônes etc). 6.3 La disponibilité Conformément à l article 12 du présent document relatif à l hébergement, la disponibilité exigée pour l accès au logiciel est : 24h/24, 7j/7, 365j/an, hors plages d indisponibilité planifiées. ARTICLE 7 DETAIL DES FONCTIONNALITES SOUHAITEES Fonctionnalités spécifiques à la partie Gestion des ressources humaines Gestion des collectivités : Possibilité de gérer plusieurs collectivités ou établissements Base de données code INSEE communes Page 5 sur 20

6 Indication N SIRET, APE, URSSAF, IRCANTEC, CNRACL, RAFP, ASSEDIC, BCR, AGENT COMPTABLE, TYPE COMPTA (M14 ) Indication temps de travail dans la collectivité avec date d effet Base de données statutaires : Cadres d emplois Grades et échelons Echelles de rémunération (IM et IB) Mises à jour automatique des données statutaires par envoi d un CD Rom, ou par connexion sur un site internet sécurisé, ou par avec fichier à décompresser. Veille juridique avec actualités de la fonction publique (territoriale, état, Hospitalière) Gestion des agents : Dossier complet de l agent : Identification (nom, prénom, adresse, n sécurité sociale, photo d identité) Données générales Coordonnées bancaires Type de recrutement (stagiaire, mutation, auxiliaire, contrat aidé, détachement, ) Date d entrée dans la collectivité Date de sortie de la collectivité Si CDD date début et date de fin (alerte) Caisse de retraite Identification conjoint (et hors conjoint) Identification enfants (mariage et hors mariage) Nombre enfants à charge Gestion supplément familial de traitement avec alerte Historique DADS-U (Déclaration annuelle des données sociales unifiées) Historique carrière comprenant l intégralité du contenu des arrêtés, actes ou contrats Date acte Qualité agent (stagiaire, titulaire, contractuel, contrat aidé ) Catégorie d acte (type arrêté : nomination, changement d échelon ou de grade- CDD : saisonnier, occasionnel, remplacement titulaire ) Filière Cadre d emploi Grade avec indication de la date d effet Fonction Service d affectation Catégorie Echelle de rémunération Echelon Indice brut-indice majoré Date de nomination dans l échelon avec indication du reliquat d ancienneté éventuel Nouvelle bonification indiciaire Durée de travail (temps complet, temps non complet avec indication du nombre d heures hebdomadaires) Temps partiel Prise en compte des durées de services avec affichage pour calcul avancement d échelon, de grade, promotion interne et prise en compte des droits acquis pour la retraite Page 6 sur 20

7 Possibilité de saisie d historique de carrière antérieure dans un autre structure avec indication du nom de l établissement, la nature de l emploi, le nom et le n de caisse de retraite, les périodes d emploi (services effectués dans le privé) Répartition analytique Indication de la répartition de la paye par service % emploi ou nombre d heures mensuel dans le ou les services Rédaction des arrêtés (sur modèle pré-défini) selon les informations saisies en module carrière Fiche salarié : Indication du taux horaire et éventuellement % du SMIC Type de bulletin Nombre heures Gestion automatique des cotisations et contributions rétroactives CNRACL Indication du lien comptable Gestion des calendriers pour la gestion des absences Autres modules Calcul automatisé des reclassements Situation militaire (périodes) Services antérieurs fonction publique avec périodes et durée de service Commentaires divers Expérience professionnelle Niveau d études et diplômes Sanctions disciplinaires Commission Administrative Paritaire Possibilité de saisie de la note par année Calcul des conditions et possibilités d avancement d échelon au minimum etn au maximum Calcul des avancements de grade et de promotion interne Possibilité de gestion des rubriques automatiques pour chaque agent Mutuelle Garantie maintien de salaire Primes et toutes indemnités afférentes au régime indemnitaire Heures supplémentaires Gestion Compte Epargne Temps : Gestion globale du CET Edition des états de jours épargnés à destination des agents Suivi du nombre de jours épargnés et pris au cours de l année Gestion du Droit Individuel à la Formation : Gestion globale du DIF Edition des états d heures prises et acquises Suivi du nombre de jours ou heures pris et acquis au cours de l année Gestion de la paie : Page 7 sur 20

8 Gestion des rubriques de paye Gestion des types de bulletin Gestion des fournisseurs Gestion des pré-mandats Gestion des états périodiques de charges Gestion mutuelle Taux AT Paie suivant les positions statutaires avec rappels automatisés (individuel ou collectif), rappels automatisés sur cotisations en cas de changement de taux Saisie des variables en individuel Gestion automatisée du ½ traitement (maladie ordinaire, longue maladie ou longue durée) avec possibilité de modification manuelle Gestion automatisée de la disponibilité d office pour raisons médicales Gestion automatisée de tout acte en lien avec la carrière Edition bulletins de salaire Edition mensuelle des totaux de la paye et réédition possible en fonction des périodes existantes (mensuel, annuel ) Historique complet des bulletins de salaire avec consultation historique et réédition possible des bulletins de salaire des mois antérieurs, édition de l historique paye sous forme de tableaux Liaison hopayra (création, gestion, listage et encodage des virements sur support magnétique) Liaison Xémélios Norme SEPA (Single Euro Paiement Area» ou «espace unique de paiement en euro» pour permettre l harmonisation européennes des moyens de paiement Périodicité des états au choix (états cotisations, états salaires et différentes cotisations) Etat de fin d année Edition des nets imposables à destination des agents Procédure DADS-U Etats statistiques à la demande par extraction, édition de listing et de fichiers au format EXCEL Edition étiquettes agents avec adresses Edition des fiches individuelles agents récapitulant par mois les salaires, détail des charges et variables sur tout l exercice Calcul et édition de la répartition des salaires (prix de revient) soit par agent, soit par service, soit cumulé pour l ensemble de la collectivité (choix multiples) Possibilité de saisie de variables en masse (exemple : prime annuelle) Gestion automatique du supplément familial pour des situations spécifiques (garde alternée, versement à l ex-conjoint en faisant masse éventuellement des enfants de ce-dernier) Gestion des demi-traitements : calcul automatique des deux tiers si l agent a trois enfants (ou plus) à charge Editions de charges (conformité des états fournis avec les formulaires officiels fournis par les organismes sociaux) Mise en place des profils types par cadre d emplois et statut (titulaire, non-titulaire) actualisés au fur et à mesure des mises à jour Simulateur de salaire selon profils types prédéfinis Dissociation du mandatement des charges de personnel (patronal et salarial) et des nets à payer Possibilité de traiter les saisies des variables (heures sup, astreintes etc.) par services et par lots. Page 8 sur 20

9 Gestion du bilan social : Extraction des données de base des différents modules présents Listage de contrôle Alimentation automatiques des fichiers EXCEL de la Direction Générale des Collectivités Locales (DGCL). Simulation budgétaire : Prise en compte des avancements des agents Prise en compte des départs à la retraite Prise en compte des recrutements éventuels Gestion prévisionnelle de la masse salariale en terme de nombre de points d indice et coût. Gestion de l absentéisme : Gestion des positions : activité, détachement, position hors cadre, disponibilité, service national, congé parental Gestion des calendriers temps complet, temps partiel, temps non complet avec génération automatique des jours fériés Suivi des congés maladie ordinaire-longue maladie-longue durée, maternité, mitemps thérapeutiques Suivi des congés exceptionnels Suivi des accidents de travail avec ou sans arrêt de travail Suivi des maladies professionnelles Suivi des absences syndicales, Suivi des absences pour services non fait Suivi des congés légaux, de formation, des ARTT Saisie des absences individuelles. Module Gestion des actes : Possibilité d éditer ou de rééditer les actes intéressant la carrière (recrutement, titularisation, avancement d échelon, contrats de travail.) au format WORD et prise en compte automatique par le module gestion de la paie Possibilité d éditer un récapitulatif de la carrière de l agent Module Formation : Suivi des inscriptions aux formations par agent Suivi des formations obligatoires statutaires en dissociant les différents types de formation (intégration, professionnalisation premier emploi, perfectionnement, préparation aux concours et examen professionnels ) Synthèse de formation par agents et par service Page 9 sur 20

10 7.2 Fonctionnalités spécifiques à la partie gestion financière Les fonctionnalités décrites ci-dessous devront obligatoirement faire partie de l offre de base du candidat. Celui-ci pourra toutefois proposer des modules complémentaires qu il jugerait intéressant dans le cadre d une ou de plusieurs variantes. La récupération des données antérieures est exigée. La solution devra réintégrer 5 à 10 ans de données financières existantes. Adaptation aux nomenclatures budgétaires et comptables applicables aux collectivités locales : Logiciel adapté à la nomenclature budgétaire et comptable M 14 applicable aux communes et aux EPCI de même strate Logiciel adapté à d autres nomenclatures comme la M4 pour la gestion des services publics à caractère industriel et commercial Attribution à chaque gestionnaire d une enveloppe budgétaire constituée d un ensemble de lignes d imputation définies par nature de dépense et de recette. Mise à jour automatique des plans comptables Intégration complète du Protocole d Echange Standard permettant de générer directement la télétransmission des données comptables, signées électroniquement avec l intégration des pièces jointes numérisées. Système d alerte : Possibilité de paramétrer des niveaux de dépassement de crédits propres à la collectivité, au-delà du simple contrôle réglementaire Mise en place d une action pour chaque niveau de contrôle (blocage, alerte etc). Gestion comptable : Traitement de tous les évènements de l achat de son opportunité à son ordonnancement : Gestion des dépenses - Bons de commande La saisie des bons de commande déconcentrée et permettant la saisie du prix unitaire, du compte budgétaire ligne à ligne, la répartition analytique. Bascule automatique en engagement d un BDC validé. Possibilité de faire apparaître différentes mentions paramétrables (original, joindre un RIB si mention absente sur la facture ) Page 10 sur 20

11 Possibilité de permettre l envoi de bons de commande dans un circuit de validation dématérialisé. Le processus informatique devra intégrer la gestion des absences d un membre de la chaîne de validation, la traçabilité et l information sur le cheminement procédural pour les services émetteurs et le service comptabilité. - Engagements Le module engagement doit permettre la saisie, le suivi, le contrôle des crédits disponibles (en valeur et %), l'interrogation d un engagement et la visualisation des mandats correspondants, le contrôle des crédits disponibles lors de la passation d une commande, la vérification de l'état des engagements et des restes engagés, l'enregistrement d un engagement à imputation multiple. Dès la mise en œuvre d une procédure d engagement, un paramétrage doit rendre possible le blocage au niveau analytique par article en cas de dépassement de crédits. Ce blocage ne devra pouvoir être déverrouillé que par le service comptabilité. - Suivi des factures Ce module doit permettre la saisie déconcentrée des factures arrivées et de permettre l envoi leur dans un circuit de validation dématérialisé. Lors de la saisie de la facture, il est impératif d avoir le lien avec l engagement et l établissement d un pré-mandatement. - Délais de Paiement Les délais de paiement portent sur le suivi et le calcul des intérêts moratoires. Le service doit pouvoir réaliser l'édition d un état des délais de paiement. - Mandatement des dépenses La liquidation, le mandatement, la gestion des rejets, l'annulation et la ré-imputation sont des fonctionnalités indispensables à la gestion du mandatement des dépenses. Le service doit pouvoir consulter les mandats en attente, la réduction, l'annulation et les modifications des mandats émis avec une édition des documents correspondants, en l'occurrence les pré mandats automatiques pour des dépenses régulières (EDF, loyers ) la gestion des avoirs partiels ou globaux, l'édition des pièces légales (mandats, de réduction et d annulation, bordereau journal, certificats de paiement). Suivi et consultation des créanciers. Page 11 sur 20

12 Consultation des historiques par imputation, par fonction, par compte analytique, par tiers, par chapitre et par date Classement et recherche des RIB Gestion des recettes - Engagement des recettes La solution proposée doit permettre l'engagement des recettes dans les mêmes conditions que celui des dépenses. - Titres de recettes La liquidation, le mandatement, le rejet, l'annulation et ré-imputation ainsi que l'édition des titres de recettes directes, P503 et les bordereaux journaux sont des fonctionnalités indispensables à la gestion des titres de recettes. Consultation des historiques par imputation, par fonction par compte analytique, par tiers, par chapitre et par date. Gestion des tiers Ce module doit permettre de consulter un tiers en débit et ou crédit avec toutes opérations s y rattachant tels que mandats, titres pour un établissement et tous les établissements confondus avec une possibilité d édition. De mettre en place un historique des consommations par tiers sur plusieurs années. Une mise à jour du fichier tiers doit être envisageable: possibilité de rendre un tiers inactif même temporairement, de rendre inactifs tous les tiers non mouvementés depuis «n» années Les tiers peuvent être créés lors de la saisie de tous les mouvements sans qu il soit nécessaire de quitter une application; de gérer plusieurs références bancaires; d effectuer des recherches sur une partie du nom Traitements de fin d'exercice Ouverture et clôture d'exercice Rattachement des charges et des produits Rattachement ICNE Les gestionnaires doivent avoir la possibilité d éditer, par service, un état des engagements non soldés. L'état des engagements non soldés en fin d'année doit Page 12 sur 20

13 permettre la génération automatisée des mandats et titres de rattachement, ainsi que leur contrepassation au début de l'exercice suivant. Cet état doit aussi permettre le report des restes à réaliser. Télétransmission comptable des mandats et des titres de recettes pour le Trésor Public Préparation et télétransmission des informations budgétaires et comptables (budgets, mandats et titres, ) vers les services du Trésor Public. Gestion budgétaire et financière Gestion du budget principal et des budgets annexes (M14 et M49) Une gestion multi instructions comptables ainsi qu'une gestion multi budgets pour un même organisme doit être possible. Le module de préparation budgétaire doit permettre des simulations multiples et paramétrables (par service gestionnaire, par compte analytique, par fonction et sous fonction, par nature, par opération, ) sans influencer le budget réel. Possibilité de fournir, à la demande, un état d aide à la préparation budgétaire avec les propositions initiales effectuées, des budgets antérieurs et leurs réalisations. Lors de la phase de la préparation budgétaire, il doit être possible d appliquer un coefficient de majoration ou de minoration sur chaque imputation budgétaire mais aussi d indiquer sur les états de propositions budgétaires, les budgets votés les années précédentes ainsi que les résultats de leur exécution. Possibilité d effectuer et enregistrer plusieurs simulations de budgets. Les saisies préparatoires validées doivent être basculées de manière automatique en propositions budgétaires définitives Gestion du budget et de ses différentes étapes (BP, BS, DM) Possibilité d'effectuer une présentation des budgets par nature, fonction, opération en investissement, compte analytique, AP/CP, rubriques complémentaires... pour le vote, l exécution et le suivi. La présentation des documents et états budgétaires doit pouvoir se faire de manière croisée (présentation multi critères). Les maquettes budgétaires proposées devront être conformes à l instruction budgétaire et comptable en vigueur par rapport au seuil démographique, de l importance de l EPCI et permettre toute mise à jour suivant l évolution de la législation. Le plan comptable général présenté dans la solution devra être strict, différencier les opérations réelles, d ordre, mixte et prévoir un système d alerte. Les comptes miroirs seront liés ( ), de même que les reports de résultats au centime en lien avec l affectation des résultats et la gestion des RAR. Le transfert ou la saisie du montant des crédits votés pour le BP, BS, DM est indispensable ainsi que la saisie des virements internes dans une zone distincte des décisions modificatives. La solution permettra d interroger les comptes budgétaires et les écritures sur plusieurs exercices, d effectuer des comparaisons entre la prévision et la réalisation par période donnée (mois, trimestre ) et sur plusieurs années ainsi que l édition automatique des documents budgétaires définitifs conformément aux instructions comptables en vigueur. La récupération des inscriptions budgétaires générées par d autres applications (charges de personnel, dépenses d investissement générées par les marchés publics etc) devra être possible. Page 13 sur 20

14 Calcul automatique des ratios financiers obligatoires. Compte administratif Le service financier doit être en mesure d effectuer une simulation et une édition du CA conformément aux instructions comptables (balances par section, balance générale, états annexes ) Le système proposera un modèle pré-rempli de délibération du compte administratif, d affectation du résultat et de RAR. Analyse financière Possibilité de réaliser des analyses transversales permettant des croisements possibles entre nomenclature nature (compte, opération), affectation (destinations et fonctions) et exercices comptables Valorisation des informations en les restituant sous forme de tableaux ou de graphiques et possibilité d export dans les outils bureautiques standards. Gestion de la dette et des immobilisations Reprise des données de la dette Gestion des taux Edition du tableau prévisionnel d amortissement de la dette Récapitulation par prêteurs (BP et CA) Récapitulation par catégories de dettes (BP et CA) Edition de l état de la dette (BP) État de la dette hors emprunt reçu durant l exercice (C.A.) Emprunts obligataires (B.P.) État des instruments de couverture du risque financier (B.P.) Tableau récapitulatif des lignes d emprunts composant la notion de référence (B.P.) État des crédits de trésorerie (B.P.) et autres états obligatoires. Mandatements automatique des échéances d'emprunts à partir de l'interface dette. Calcul et mandatement automatique des ICNE. Intégration des tableaux d emprunts de manière automatique ou manuelle. Simulation d emprunts avec des paramètres définis tels qu annuités constantes, amortissements constants, taux fixe Page 14 sur 20

15 transfert dans le logiciel de comptabilité des mandatements des échéances et des inscriptions budgétaires Reprise des données de l inventaire et des amortissements Ce module doit intégrer les fonctionnalités d enregistrement des immobilisations, de gestion de l inventaire comptable et de l'état de l'actif. Il doit également permettre de créer un fichier des biens à amortir à partir du mandatement, de créer une table des durées et taux d amortissement en corrélation avec les biens concernés (rapprochement automatique), le calcul et le mandatement automatique des amortissements avec possibilité d arrondir l annuité d amortissement à l euro inférieur, la régularisation étant effectuée sur la dernière annuité), la gestion des travaux en cours (enregistrement des comptes 23, transfert automatisé en 21, gestion des frais d étude) ainsi que les restitutions courantes (liste des immobilisations, simulation des amortissements, édition de tous les états légaux entre autre un état s inspirant de la balance réglementaire des comptes du grand livre du compte de gestion, état paramétrable par sélection année d acquisition, par imputation ). Gérer les subventions transférables affectées aux éléments d actif selon les mêmes principes. Inscription budgétaire des cessions d immobilisations Edition des plans d amortissement, de l état des immobilisations, de l état des amortissements, de l état des inventaires Production des fichiers indigo inventaire Récupération automatique des immobilisations en saisie de l inventaire Transfert dans le logiciel de comptabilité des mandatements des échéances et des inscriptions budgétaires. Gestion du FCTVA et de la TVA L application permettra l alimentation d un document type de demande de paiement du FCTVA (Fonds de Compensation de la TVA) document émanant des services de la Préfecture. Y apparaitront l article, les libellés précis et les modalités de gestion des opérations (BDC, marché ), la destination, les montants HT et TTC des mandats d investissement. Le système doit pouvoir gérer, ai sein d un budget soumis à la TVA, des lignes spécifiques pour la saisie HT/TVA. Il doit être à même de produire des états déclaratifs trimestriels de la TVA déductibles et de la TVA due (CA3) Tableaux de bord, balances budgétaires et outils d aide à la décision Page 15 sur 20

16 L application doit disposer de fonctionnalités permettant l utilisation de requêtes multiples et intuitives intégrant des fonctions de tri, de filtre et d export en vue d élaborer des études rétrospectives et prospectives financières en y incluant certains ratios comme l épargne brute, nette, le fonds de roulement, le besoin de financement Tableaux de bord multicritères, statistiques et états divers: sélection par chapitre, article, opération, service, fonction, tableau de bord de suivi pluriannuel, tableau de bord avec bornage infra annuel et de date à date, graphiques associés Consultation et édition globale ou sélective, de balances budgétaires des comptes dépenses et recettes par chapitre, nature, service Possibilités d'export vers logiciels bureautique Restitution et mise à disposition d un certain nombre d états paramétrables, exportables et transformables en fichiers de sortie OpenOffice.org, Microsoft Office, en fichiers texte brut et en fichiers PDF. Gestion analytique L ensemble des fonctionnalités du logiciel liées à la préparation, l exécution et la gestion budgétaire devra être compatible avec la mise en place d un système d information de type comptabilité analytique (ventilation des dépenses et recettes par centres de coût paramétrables à plusieurs niveaux, ventilation des charges indirectes ). Dématérialisation PES Dématérialisation des pièces comptables (mandats, titres et bordereaux...) ainsi que des pièces justificatives. Outil conforme au Protocole d'echange Standard V2, dans le cadre de la mise en place d'hélios. Intégration des visas électroniques (gestionnaires, élus). Interface avec autres applications Interface avec le logiciel de gestion des ressources humaines pour le transfert des écritures de paie et leur ventilation comptable Interface avec les logiciels utilisés dans la collectivité, dont Technocarte, Marco. En option : Interface permettant la lecture des CD Rom Visu DGFiP fournis par le Direction des Finances Publiques concernant les taxes directes locales. Page 16 sur 20

17 ARTICLE 8 INTERFACES Le logiciel doit pouvoir échanger automatiquement des informations avec d autres solutions, notamment avec l application Hélios du trésor public. Une interface doit être possibel avec les logiciels utilisés dans la collectivité, dont Technocarte et Marco (marchés publics). En option : Interface permettant la lecture des CD Rom Visu DGFiP fournis par le Direction des Finances Publiques concernant les taxes directes locales Le logiciel doit présenter une solution pour exporter ou lier ses informations vers un site, service ou serveur «WEB». Si un accès distant est à envisager et si le logiciel ne dispose pas d un service de consultation en ligne, un VPN est à disposition. ARTICLE 9 DOCUMENTATION TECHNIQUE Conformément à l article 5 du CCAP, le titulaire livre, avec le logiciel, une documentation technique en langue française indiquant les modalités de leur mise en fonction. Il en est de même à chaque livraison de mise à jour ou de nouvelle version de logiciel. Le prix de cette documentation technique est inclus dans le prix du marché. Cette documentation technique donne la composition et les caractéristiques du matériel du logiciel, ainsi que leurs procédures courantes d'utilisation. Elle doit être transmise au plus tard à la livraison du logiciel, de chaque mise à jour ou nouvelle version le cas échéant. Cette documentation doit notamment comporter un guide précis et documenté relatif à l exportation et à la reprise des données par le prestataire suivant. ARTICLE 10 PRESTATIONS DE MAINTENANCE 10.1 Durée de la maintenance Les prestations de maintenance prennent effet pour une durée de 4 ans à compter de expiration de la période de garantie contractuelle prévue à l article 7 du CCAP Etendue des prestations de maintenance Le présent marché comprend les prestations de tierce maintenance applicative telles que définies à l article 31-1 du CCAG-TIC. Ces prestations visent à permettre le maintien en condition opérationnelle du logiciel à titre préventif, ou correctif. Par «préventif», on entend les mesures d'entretien exécutées pour éviter la survenance d'anomalies. Par «correctif», on entend les mesures consistant à corriger les anomalies. Le présent marché comprend aussi des prestations de maintenance évolutive au sens de l article 31-1 précité du CCAG-TIC, c'est-à-dire des prestations visant à faire évoluer ou à Page 17 sur 20

18 adapter une ou plusieurs applications, afin d'intégrer de nouvelles fonctions, d'en améliorer le fonctionnement ou de prendre en compte de nouvelles dispositions législatives ou règlementaires. Ces prestations de maintenance évolutive se limitent, dans le présent marché, à la livraison des mises à jour qui sont apportées au logiciel ainsi qu à la livraison des nouvelles versions, dans les conditions définies aux articles 5-1 et 11-1 du CCAP Modalités d intervention Le titulaire assurera sur site les réparations nécessaires au bon fonctionnement du logiciel. Les pièces détachées et autres fournitures, les frais de déplacement et main-d œuvre sont compris dans le prix de maintenance indiqué dans les documents du marché et ne feront l objet d aucune facturation en supplément. En cas de fonctionnement défectueux d un quelconque élément faisant l objet du marché, le titulaire procèdera, durant la période de garantie, à une remise en état de l appareil dans les mêmes conditions que durant la période de garantie contractuelles, stipulées à l article du CCAP et rappelées ci-après : La demande d intervention est adressée au titulaire par télécopie ou par message électronique, ou par téléphone avec confirmation ultérieure par télécopie ou par message électronique dont la réception doit être attestée par un accusé de réception électronique. A compter de cette demande d intervention, le titulaire est tenu par un délai maximum d intervention. fixé à : 24 heures. L'intervention inclut le diagnostic de la panne et la remise en état du logiciel. La période d'intervention du titulaire s'étend pendant les jours ouvrables, du lundi au vendredi de 9h00 à 12h et de 13h30 à 17h. La garantie de temps de rétablissement (GTR) exigée, à compter du début de l intervention est au maximum de 8 heures, week-ends compris. Passé ce délai, le titulaire doit fournir, à titre provisoire ou définitif, un matériel de remplacement. En cas de dépassement du délai de rétablissement ou de remplacement, le titulaire encourt la pénalité prévue à l article 11.2 du CCAP. Si le titulaire a proposé, dans le mémoire technique prévu à l article 5-2 du règlement de consultation, des délais d intervention ou de rétablissement plus courts, ce sont ces délais qui s appliquent. ARTICLE 11 FORMATION Le titulaire s engage à assurer la formation des agents utilisateurs de la solution logicielle, dont le nombre est précisé à l article 3 du présent document, afin de leur permettre une bonne appropriation de ses conditions de mise en œuvre et d utilisation. Le ou les journées de formation se tiendront toutes dans les locaux de la communauté de communes. Une formation d une durée minimale de 16 h par agent utilisateur est réalisée selon les modalités proposées par le titulaire dans son mémoire technique. Page 18 sur 20

19 Les dates de ces formations seront fixées conjointement par les parties, suivant le planning définitif prévu à l article 15 du présent document. En tout état de cause, elles devront intervenir avant le délai contractuel de mise en ordre de marche prévu à l article 4 de l acte d engagement. En cas de désaccord sur les dates de formation, elles seront fixées par ordre de service du pouvoir adjudicateur notifié par courrier, télécopie ou mail dans un délai d au moins sept jours francs. Dans cette hypothèse, le pouvoir adjudicateur respectera la durée et le nombre de jours de formation prévus par le titulaire dans son mémoire technique, et les formations auront lieu durant les jours et heures ouvrables de la communauté de communes. ARTICLE 12 HÉBERGEMENT Le marché comprend la mise à disposition d un hébergement sur un espace privé à compter de la réception des prestations : le système fonctionnera en option full web et ne nécessitera pas l installation d un serveur au siège de la communauté de communes. La disponibilité exigée pour l accès aux applications en ligne est : 24h/24, 7j/7, 365j/an, hors plages d indisponibilité planifiées. Le candidat précisera sa gestion des indisponibilités et son mode de communication en la matière. L offre devra être dimensionnée pour répondre aux flux actuels et aux évolutions futures (ex : la bande passante doit permettre un débit en rapport avec les besoins actuels et avec les évolutions prévisibles). Le candidat indiquera son estimation de bande passante relative aux besoins de la communauté de communes, garantissant performance et évolutivité. Toutefois, en application de l article du règlement de consultation, une variante de type hébergement local sur le serveur, dont les spécificités sont décrites à l article 4 du présent document est acceptée. Les variantes proposées par le candidat ne sont pas obligatoirement présentées avec son offre de base. En conséquence, une variante déposée sans offre de base sera acceptée. ARTICLE 13 REPRISE DES DONNEES Le titulaire sera chargé de la reprise des données, durant la période d installation prévue à l article 4-1 du CCAP. Pour l accomplissement de ces prestations, le titulaire pourra accéder, dès la notification du marché, aux services administratifs de la communauté de communes durant les heures réglementaires d ouverture. Il pourra se faire communiquer toutes informations et documents nécessaires, notamment par voie téléphonique et électronique. Les données à reprendre et à migrer proviennent du logiciel AFI. ARTICLE 14 RECUPERATION DES DONNEES EN FIN DE MARCHE Page 19 sur 20

20 Le titulaire s engage, en fin de marché, à extraire et remettre l ensemble des bases de données contenues dans le logiciel au pouvoir adjudicateur sur un support informatique dans un format non propriétaire. A défaut, l article A du CCAG-TIC s applique. ARTICLE 15 REUNION DE LANCEMENT Une réunion de lancement aura pour objet d arrêter le planning définitif de mise en œuvre du projet ainsi que l exécution des tâches à réaliser durant la phase d installation. Elle se tiendra au siège de la communauté de communes, 34 avenue de Toulouse à Carbonne (31390). Sa date sera fixée par le pouvoir adjudicateur, après consultation du titulaire, postérieurement à la notification du marché. Lors de cette réunion, le titulaire désignera un chef de projet qui sera le correspondant privilégié de la communauté de communes durant toute l exécution du marché. A ce titre, il sera destinataire de toutes les correspondances que la communauté de communes adressera au titulaire et devra travailler de concert avec les personnes en charge du suivi de ce dossier pour la Communauté de Communes, afin d'appliquer les décisions prises par elle, organiser les interventions et les réunions, suivre les interventions et suivre l exécution du marché. Le compte rendu de cette réunion est à la charge du titulaire qui doit le transmettre au chef de projet de la communauté de communes au plus tard 8 jours après sa tenue. A défaut, le planning définitif sera arrêté par un ordre de service du pouvoir adjudicateur. Page 20 sur 20