VILLE DE GUINGAMP (Côtes d'armor)

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1 VILLE DE GUINGAMP (Côtes d'armor) Marché en procédure adaptée (MAPA) Art. 28 du C.M.P I REGLEMENT DE CONSULTATION Article 1 - Acheteur et choix de la procédure Le présent marché est passé en procédure adaptée conformément à l'article 28 du code des marchés publics Acheteur : Ville de GUINGAMP 1, place du Champ au Roy GUINGAMP Adjudicataire : Madame LE HOUEROU Annie, Maire de GUINGAMP Le marché sera décomposé en deux lots distincts : - Lot 1 : Ressources humaines- Gestion financière - Lot 2 : Aide sociale Article 2 - Objet Installation et concession d utilisation de logiciels de gestion (ressources humaines/gestion financière et action sociale) avec une mise en service en octobre 2008 et la maintenance des logiciels. - La fourniture d une concession de droit d usage d un logiciel de gestion (lot 1 : ressources humaines/gestion financière lot 2 : action sociale ) pour plusieurs utilisateurs - La prestation de livraison, d installation et de mise en œuvre du logiciel sur le serveur ainsi que sur les postes des utilisateurs. - Le paramétrage et l assistance au démarrage - La fourniture des documents de recette (tous les choix en termes de caractéristiques techniques, de technologie, de méthodologie d installation, etc.. devront être justifiés). - La reprise des données du progiciel ASTRE actuellement utilisé par les services. - Les interfaces - La prestation de maintenance et d évolution du logiciel, maintenance téléphonique, par Internet, sur place.

2 Article 3 - Date de mise en publicité Publication faite le 28 juillet 2008 au moyen d une insertion dans un journal d annonces légales. Article 4 - Date limite et procédure de remise des offres La date limite de remise des offres est fixée au 10 septembre 2008 à 12 heures. par envoi recommandé avec accusé de réception à l adresse mentionnée ci-dessous. par dépôt contre récépissé (adresse mentionnée à l'article 1 er ) aux horaires suivants: du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h à l adresse mentionnée ci-dessous : Madmae La Maire de GUINGAMP BP GUINGAMP Cedex Les plis seront fermés et comprendront 2 enveloppes : - l une pour le dossier de candidature avec la déclaration sur l honneur de satisfaire aux obligations fiscales et sociales, de ne pas avoir fait l objet d interdiction de concourir, de ne pas avoir fait l objet, pendant les 5 dernières années, d une condamnation inscrite au bulletin N 2, de fournir tous les documents montrant ses capacités professionnelle - l autre pour l offre avec la documentation, l acte d engagement signé, le devis détaillé, le contrat de maintenance Les offres remises après la date et l'heure fixée ne seront pas prises en compte. Les offres doivent être conformes techniquement au cahier des charges et aux normes en vigueur et claires sur leur montant (prix en euros HT et TTC) Les offres sont valables pendant une durée de 90 jours à compter de la date limite fixée pour leur réception Une première sélection sera opérée sur la base du dossier transmis par les candidats. Dans un second temps, les candidats retenus organiseront une démonstration de leur produit dans les locaux de la Mairie de Guingamp- semaine 38-. A l issue de cette présentation, le choix définitif du candidat retenu pour chaque lot sera effectué par l adjudicataire après que la commission des marchés ait examiné le rapport d analyse des offres.

3 Article 5 - Personnes à contacter Remise de l'offre et renseignements pratiques ou d ordre administratif : Mme GEFFROY Laetitia Tél Service ressources humaines Ou Mme NICOLAS Catherine Service Finances Tél Ou Mme PUILLANDRE Elisabeth Tél Directrice CCAS Ou Société Qualité Informatique Tél : Service Informatique Article 6 - concurrence Communication avec les candidats durant la procédure de mise en Pour toute communication avec les candidats durant la procédure de publicité et de mise en concurrence (complément d'information, rejet de candidature ou de l'offre, demande de renseignement), sauf exception, l'administration utilisera la communication téléphonique ou électronique. Seule la notification du marché se fera toujours sous format papier. Article 7 - Critères de jugement des offres 1 Valeur technique (40%): Adaptation des applications proposées aux besoins du service Requêteur intégré Reprise des données 2 Conditions financières (30%): Prix de l installation et de la concession d utilisation Prix de la formation Prix de la maintenance 3 Accompagnement (20%): Formation Maintenance Assistance technique

4 4 Caractéristiques du candidat (5 %) : Références sur ce type de marchés Garanties en termes de pérennité de l entreprise 5- Délais (5%) Article 8 - Durée du marché Le présent marché ne pourra recevoir de début d exécution qu après la notification du marché. La mise en service est fixée au plus tard pour le 1 er décembre Article 9 - Règlement des différends Tout litige intervenant dans l exécution du présent contrat qui n aurait pu être réglé après tentatives de règlement amiable entre les parties, sera soumis à la juridiction du Tribunal Administratif de Rennes. Article 10 - Pénalités de retard En cas de retard dans l installation du progiciel, le titulaire encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité calculée par application de la formule suivante :P=V*R/1000 P= le montant de la pénalité V= la valeur des prestations R= le nombre de jours de retard

5 II - CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES Article 11 - Procédure de passation du marché Marché à procédure adaptée en application de l'article 28 du code des marchés publics modifié par le décret du 1 er septembre Décomposition du marché : 2 lots Lot n 1 : ressources humaines- gestion financière Lot n 2 : action sociale Article 12 - Pièces constitutives du marché Les éléments constitutifs du marché sont les suivants : - le présent dossier de consultation - le présent CCAP - le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés publics de fournitures courantes et de services (C.C.A.G F.C.S) approuvé par le décret du 27 mai 1977 modifié et édité par la Direction des journaux officiels. Ce texte n'est pas annexé au présent contrat. Les parties sont réputées le connaître. Il s'applique pour toutes les circonstances qui ne sont pas précisées dans le présent contrat ou en complément de celles qui n'y dérogent pas. - Le chapitre 7 du-dit CCAG- F.C.S relatif au stipulations spéciales aux marchés d informatiques ou de bureautique - Le cahier des clauses techniques particulières - L acte d engagement - L offre détaillée - Le contrat de maintenance Article 13 - Avance forfaitaire Il n'y aura pas de versement forfaitaire d'avance Article 14 - Prix Les travaux visés au présent marché seront effectués au prix indiqué dans l'acte d'engagement, exprimé hors TVA et TVA incluse. Le prix global est réputé ferme et définitif. Chaque candidat établira une proposition tarifaire pour un ou deux lots. Le prix proposé se divisera pour chaque lot en trois sous parties : logiciel formation maintenance.

6 Article 15 - Mode de règlement Le mode de règlement proposé est le virement par mandat administratif, après vérification de service fait, dans un délai maximum de 45 jours à compter de la réception du décompte des prestations effectuées, adressé au service acheteur, conformément à l'article 96 du code des marchés publics. La facture libellée au nom de la Ville de GUINGAMP, doit être envoyée en deux exemplaires à l'adresse indiquée sur le bon de commande Elle doit obligatoirement comporter les indications prévues par la réglementation de la comptabilité publique : - la référence au présent marché - l'intitulé de l'opération - le nom et l'adresse du service concerné - le prix hors taxe, le montant de la TVA, le prix TTC - la date de la facturation Le règlement est effectué au nom du titulaire à partir d'un RIB joint à la facture Article 16 - Attestation sur l honneur En acceptant le présent bon de commande, le titulaire atteste sur l'honneur de sa régularité au regard des dispositions des articles 43 et 44 du CMP.

7 III CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Article 17 - Objet du marché Le marché comprend : - La fourniture d une concession de droit d usage d un logiciel de gestion (lot 1 : ressources humaines/ gestion financière - lot 2 :action sociale) pour plusieurs utilisateurs - La prestation de livraison, d installation et de mise en œuvre du progiciel sur le serveur ainsi que sur les postes des utilisateurs. - le paramétrage et l assistance au démarrage. - La fourniture des documents de recette (tous les choix en termes de caractéristiques techniques, de technologie, de méthodologie d installation, etc.. devront être justifiés).la reprise des données du progiciel SDL7 de la société GFI actuellement utilisé par les services. - Les interfaces - La prestation de maintenance du progiciel, maintenance téléphonique, par Internet, sur place. Article 18 Transfert de compétences Le transfert de compétences à la société en charge de l'informatique sera réalisé par le Titulaire du Marché dans les conditions suivantes. L'installation du logiciel se fera en présence du technicien de la socité sur le site de l'hôtel de Ville. Il est entendu par transfert de compétences les éléments suivants : - Présentation de l'installation des fichiers ou de la base de données pour le logiciel. - Présentation de la configuration de tous les éléments inhérents au bon fonctionnement du progiciel. - Présentation de la configuration de la sauvegarde. - Ce transfert de compétence permettra au technicien d'appréhender le logiciel de la meilleure façon possible et facilitera le dialogue avec le prestataire pour l assistance future. Article 19 - Maintenance La maintenance annuelle proposée par le Titulaire devra comprendre : - la maintenance réglementaire, - la maintenance corrective (correction des anomalies rencontrées ), - la maintenance évolutive (nouvelles éditions), - l assistance téléphonique fonctionnelle, juridique et technique - l assistance sur site Les prestations font l objet d un contrat en matière de maintenance et d assistance complémentaire, qui précise les engagements définitifs du titulaire, lesquels devront s attacher à respecter dans toute la mesure du possible les préconisations ci-après, pour chaque prestation proposée, notamment en

8 indiquant : les informations sur les conditions de maintenance et d assistance. Le fournisseur, prestataire de service devra s engager sur les modalités d exécution et le maintien du produit dans la version livrée (à laquelle sont assimilées les versions évolutives entrant dans le cadre de la maintenance) sur une durée minimum de 5 ans. Passé ce délai, il devra informer son client de son intention d arrêter la maintenance 12 mois avant la date d échéance fixée. Le contrat devra couvrir les prestations suivantes : - la correction des bogues des produits livrés dans le cadre du présent achat et les versions suivantes qui s inscrivent dans le cadre de la maintenance, - la fourniture des nouvelles versions dans le cadre de l évolution normale des produits, en prenant en compte au maximum les demandes émanant des clubs utilisateurs. Cette fourniture peut se faire par téléchargement ou remise de support informatique, mais accompagnée d un document écrit pour signaler les nouveaux apports et les conditions de mise en exploitation. - la mise à niveau des produits pour prendre en compte les évènements connus à la date de livraison des produits, pour couvrir toutes les évolutions réglementaires ne remettant pas en cause fondamentalement les produits, - la maintenance par le biais d INTERNET, - l assistance téléphonique sur une plage minimum horaire de 9 heures à 12 H et de 13 H 30 à 18 heures, du lundi au vendredi inclus, pour fournir des renseignements, un télédiagnostic, une solution pour résoudre le problème évoqué. Le temps de réponse devra être de 4 heures ouvrables en cas d incident bloquant et 8 heures ouvrables dans les autres cas. Le nombre d interventions et le temps d intervention de la société dans le cadre de l assistance téléphonique ne seront pas limités. Le titulaire ne peut déléguer en sous-traitance la maintenance et l assistance du progiciel. Le contrat prendra effet après la mise en ordre de marche et la maintenance sera gratuite la première année d utilisation du progiciel (12 mois à compter de la mise en ordre de marche). Le prestataire devra préciser, au moment de l offre, le montant de la redevance annuelle, pour chacun des produits concernés par le contrat et les modalités d indexation ou d évolution du prix. La redevance annuelle est payée à terme à échoir, toutefois elle peut être cadrée par rapport à l année civile, au prorata temporis. Le titulaire s engage à proposer un service de dépannage et d assistance pour les progiciels fournis pendant une durée d au moins 5 ans à compter de l admission du produit. Une défaillance de la part du titulaire à assurer, dans des conditions satisfaisantes, sur place et sous les délais d intervention indiqués, l entretien et l évolution de l ensemble des produits fournis, entraîne la résiliation du marché aux torts du titulaire Article 20 - Réception et Garanties contractuelles a) DOCUMENTATION Toute la documentation sera fournie en français. b) DOCUMENTATION TECHNIQUE

9 Elle reprendra: la documentation fonctionnelle, le dictionnaire des données (M.C.D.), la description des traitements, le paramétrage du logiciel pour chacun des modules, le guide d'exploitation, le guide d'installation des postes clients, la description des informations univers livrés dans le cas de fourniture d'un outil d'infocentre pour la production de certains travaux. c) DOCUMENTATION UTILISATEUR Le manuel utilisateur sera fourni sous deux formes: Sur écran (en ligne ou contextuel), Sous format bureautique Word. d) DOCUMENT CNIL Le fournisseur devra fournir sa déclaration à la CNIL. Il indiquera les documents qu'il propose au service pour faciliter sa propre déclaration. e) PROPRIETES DES DONNEES Le fournisseur s'engage, s'il tenait en sa possession des données propres à la Ville et de CCAS de Guingamp, à n'en faire aucun usage personnel et à ne pas les diffuser. Il s'engage à les détruire lorsqu'elles ne lui sont plus nécessaires. Il s'engage à ne pas divulguer les informations sur le contenu des dossiers dont il pourrait avoir la connaissance dans le cadre de ses prestations. f) GARANTIES CONTRACTUELLES - VERIFICATION D'APTITUDE VA Elle a pour but de constater que les matériels et les logiciels livrés présentent les caractéristiques techniques qui les rendent aptes à remplir les fonctions précisées par le marché. La vérification d'aptitude sera constatée à compter de la mise en ordre de marche opérationnelle de chaque module pour une durée de TROIS (3) mois. - VERIFICATION DU SERVICE REGULIER VSR Elle a pour but de constater que les matériels et les logiciels livrés sont capables d'assurer un service régulier dans les conditions normales d'exploitation pour remplir les fonctions visée lors de la VA. La VSR sera constatée à compter de la mise en ordre de marche pour la durée d'un cycle complet permettant de vérifier toutes les fonctions des modules, soit une durée d'environ 12 mois. - NON RESPECT DES CLAUSES CONTRACTUELLES En tout état de cause, le prestataire devra procéder à des tests avant la mise en service et devra corriger gratuitement ses erreurs de conception et fournir les éléments définis dans le présent C.C.T.P. non livrés, sans limite de délai.

10 Article 21 - Planning d intervention Le prestataire proposera un calendrier en respectant les contraintes liées à la continuité de fonctionnement du service public. Avant tout commencement d intervention, l échelonnement des prestations recevra l aval des services concernés La mise en service est fixée au plus tard pour le 1 er décembre LOT n 1 : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES/ Gestion Financière Module Ressources Humaines Article 22 - Contexte Présentation de la collectivité La Ville de GUINGAMP compte environ 8000 habitants. Elle se décompose en deux entités : la Mairie et le Centre Communal d Action Sociale (CCAS). IMPORTANT : Les services sont répartis sur plusieurs sites géographiques. - Mairie : Le nombre d agents est environ 150 dont 130 titulaires. Certains services (médiathèque, services techniques, etc.) sont situés dans des locaux indépendants de la Mairie. - CCAS : Une soixantaine d agents répartis entre les services situés en Mairie et la résidence pour personnes âgées Kersalic (EHPAD). Toutes les filières sont représentées, à l exception de la filière sécurité. Présentation des utilisateurs Pour le module Ressources Humaines, le logiciel sera principalement utilisé par 6 personnes: - Le service des ressources humaines de la Mairie, qui comprend le responsable et l assistant carrières et paie et 1 secrétaire - L agent de la Mairie chargé de l informatique

11 - L agent chargé de la comptabilité, de la gestion de la paie et des carrières à la résidence Kersalic - L agent chargé de la comptabilité, de la paie et des carrières au CCAS Article 23 - Spécifications techniques Caractéristiques techniques des matériels en fonctionnement devant être équipés du progiciel «Gestion des ressources humaines» Progiciel actuellement utilisé à la Mairie et au CCAS : ASTRE de la société GFI. Caractéristiques techniques des matériels en fonctionnement devant être équipés du progiciel «Gestion des ressources humaines» La société précisera donc : - Sous quel mode (client/serveur, WEB..) fonctionne l'application sur les postes utilisateurs - Les éléments à intégrer sur le serveur de l'application (serveur WEB, technologies utilisées ) D'autre part la société devra préciser : - Les caractéristiques techniques (matériel, système d'exploitation) minimales et optimales du serveur et des postes de travail - Le débit minimal de la connexion au serveur - Les éléments prévus pour assurer la sécurité et la continuité de fonctionnement du logiciel et de la base de données : - Les procédures et volumes de sauvegarde estimés - La sécurité applicative (transactions, profils d'utilisateurs). L installation du logiciel et ses mises à jour devront pouvoir être réalisées à partir du serveur sans obligation d effectuer la même procédure sur tous les postes concernés. Article 24 - Reprise des données Les candidats devront indiquer si la solution comporte une reprise de données qui permette sans ressaisie une utilisation normale du logiciel, à savoir essentiellement : - Calcul automatique des avancements d échelon et de grade - Consultation d un historique de carrière et des données personnelles de chaque agent - Traitement des salaires en cours d année (non ressaisie des cumuls si le changement de logiciel ne s effectue pas au 1er janvier. - Transmission des déclarations annuelles avec le protocole DADS-U Un descriptif des données à reprendre pourra si besoin être transmis à chaque candidat. Dans leur offre, ces derniers devront préciser :

12 - Les données qu ils sont susceptibles de reprendre - Les informations qui ne pourront pas être reprises et leurs conséquences - Les informations manquantes à transmettre pour améliorer la reprise des données - La procédure de récupération avec la répartition des tâches, les contrôles prévus et leurs modalités. Article 25 - Spécifications fonctionnelles GESTION DE LA PAIE Permettre aux services concernés de réaliser la paie des agents et des élus dans un délai raisonnable et selon les évolutions réglementaires. - Calcul fiable des bulletins de salaire dans le cadre de la réglementation - Edition des bordereaux mensuels (URSSAF et autres) selon les nécessités de organismes concernés - Gestion des différentes catégories d agents selon leur régime de rémunération - Mise à jour simple des paramètres en fonction des modifications réglementaires (valeur du point ) ou de critères internes à la collectivité (régime indemnitaire ) - Gestion des rappels automatiques par agents et par groupes d agents selon des critères internes à la collectivité (par service, par grade ) - Maîtriser le gaspillage papier : visualisations écran simples (visualisation des bulletins de paie archivés et visualisation avant calcul des bulletins du mois en cours ), solutions en termes de dématérialisation (par exemple des bulletins de paie) - Gestion de la prime annuelle au prorata du temps de travail de la période de référence et des heures complémentaires réalisées. - Calcul automatique du taux d emploi en fonction du nombre d heures à payer et impact sur le régime indemnitaire - Possibilité de créer ou de modifier certaines rubriques pour les éléments variables - Prise en compte des jours de grève - Calcul des congés payés - Affectation d un agent à un ou plusieurs services et répartition analytique - Répercussion automatique des éléments de la carrière sur la paie, notamment dans les cas suivants : surcotisation d un agent à temps partiel ou en CPA, agent en disponibilité d office, passage à demi-traitement, versement du SFT (lien avec un fichier des enfants), etc. - Edition de la DADS-U - Basculement automatique vers le logiciel comptabilité et possibilité d appliquer différentes normes comptables (M14, M22) - Possibilité d extraction pour élaborer des tableaux de bord et dresser des constats GESTION DES CARRIERES La solution proposée devra permettre une gestion efficace et fiable de la carrière des agents de la collectivité, notamment au regard des points suivants : - Gestion des avancements : Avancements d échelon : Etablissement d un tableau annuel des avancements d échelon, avec

13 mention de la durée minimale et maximale, prise en compte automatique des positions statutaires (disponibilité ), prise en compte de la situation antérieure d un agent recruté par mutation ou détachement (saisie d un reliquat d ancienneté ), simulation des avancements d échelons pour l année N+1. Avancements de grade : Edition de la liste des agents promouvables en fonction des conditions statutaires (quotas ) et de la situation statutaire, possibilité d éditer le tableau prévisionnel d avancement pour l année N+1 - Edition des arrêtés à partir des données saisies : Arrêtés relatifs au déroulement de carrière (nomination avec reprise des services antérieurs, publics et privés, titularisation, avancements de grade et d échelon, promotion interne) et aux changements de positions statutaires (par exemple : mise en congé parental, disponibilité, mitemps thérapeutique, CLM, CLD, passage à temps partiel, détachement, CPA, retraite, etc.) Possibilité de modifier et de personnaliser les arrêtés (par exemple en intégrant le logo de la collectivité ou les fonctions de l agent) - Divers : Gestion des contrats aidés (CAE, contrat d avenir, Pacte, etc.) et des non titulaires et des apprentis. Gestion des médailles du travail : édition de la liste des bénéficiaires avec prise en compte des différents éléments déterminants (disponibilité, service militaire, etc.) Possibilité de visualiser facilement un récapitulatif de carrière par agent Edition des attestations ASSEDIC et des certificats de travail Suivi des évènements (ex : fin de temps partiel) avec système de suivi des échéances (alertes) Répercussion simple des modifications réglementaires, notamment statutaires. Dématérialisation des données protocoles HEL IOS et suivants GESTION DE LA FORMATION La solution proposée devra permettre une gestion des demandes et des actions de formation en fonction des objectifs définis par la collectivité et des demandes individuelles des agents: - Suivi des demandes des agents, des formations prévues et des actions réalisées Edition d états par service, par agent, par organisme Rappels automatiques pour les recyclages - Gestion du budget formation et édition d indicateurs de prévision et de suivi EDITION DE DONNEES ET SUIVI D INDICATEURS La solution proposée devra permettre un pilotage des ressources humaines au moyen de diverses données en facilitant la construction de tableaux de bord.

14 Elaboration du bilan social Elaboration du tableau des effectifs Outil de requête pour tous les modules afin de pouvoir extraire les données en fonction du plus grand nombre de critères. Possibilité de convertir les données sous format EXCEL et WORD afin notamment de pouvoir les agréger facilement pour obtenir des indicateurs chiffrés (taux d absentéisme ). Gestion de la masse salariale (réalisation de simulations, répartition par service ) GENERALITES Interdépendance des modules (absence de double saisie et impact automatique d un module sur l autre) Possibilité de mettre en place une gestion limitée et sécurisée des accès en consultation et en modification pour tout ou partie des différents modules Mises à jour simplifiées et rapides en fonction des évolutions réglementaires Acquisition des nouvelles versions du logiciel incluse dans la proposition Manuel d utilisation en langue française sur support papier et informatique (utilisation du logiciel et réglementation) Le produit doit permettre toutes les éditions sur les imprimantes et photocopieurs détenus actuellement par la Mairie. Le titulaire s engage à fournir à la collectivité une sauvegarde du logiciel telle qu autorisée par l article du Code de la propriété intellectuelle D une manière générale, le progiciel devra être d un accès simple et convivial en raison des divers niveaux d utilisateurs, il devra permettre de réaliser en toute sécurité les diverses opérations dans le cadre réglementaire imparti. Article 26 - Formation Les personnes qui devront être formées aux logiciels sont réparties de la façon suivante : - Le responsable des ressources humaines, l assistant carrières et paie et la secrétaire - 1 agent du service comptabilité de la Mairie en charge de l informatique$ - 1 gestionnaire du service finances - 1 agent de la résidence pour personnes âgées Kersalic - 1 agent du Centre communal d action sociale Cette liste pourra être modifiée et complétée par la Personne Publique. Les formations devront avoir lieu suite à l installation du logiciel et selon un calendrier défini par la collectivité et le Titulaire du marché. La formation devra se dérouler dans les locaux de la Mairie de GUINGAMP. Le titulaire mettra à disposition de la Personne Publique un formateur qualifié, au tarif journalier indiqué dans l acte d engagement.

15 Article 27 - Variantes Les concurrents doivent présenter une proposition entièrement conforme au dossier de consultation (solution de base). Mais ils peuvent également proposer des modifications dont les incidences devront être clairement présentées. Module 2- Gestion financière Le logiciel sera utilisé par environ 25 personnes, dont 2 utilisateurs principaux : 1 à la Mairie et 1 au CCAS. Article 28 - Spécifications fonctionnelles Cadre budgétaire - Préparation budgétaire Budget Description des Fonctionnalités Recherchées 1 - Le progiciel doit permettre une gestion multi instruction comptable Les instructions comptables suivantes doivent être gérées par le logiciel : - M14 Ville - M14 CCAS - M22 EHPAD (budget annexe) - M1/M5/M7 Syndicat mixte SMASR 2 - Pour une même instruction comptable, prise en compte de plusieurs budgets principaux intégrant ou non des budgets annexes. 3 - Historique des écritures comptables sur 4 exercices en solde, l'avant dernier exercice en historique et l'exercice en cours au niveau de la ligne budgétaire pour chaque budget 4 - Possibilité d'effectuer une simulation budgétaire en émettant plusieurs hypothèses 5 - La structure de la ligne budgétaire : - au niveau obligatoire : Chapitre, Nature, Opération, Fonction Pour la M22 : groupes I, II et III. - au niveau complémentaire (propre à chaque collectivité et à chaque budget) correspondant à une déclinaison de la nomenclature obligatoire par chapitre et article: Déclinaison de la nomenclature article Déclinaison de la nomenclature fonction Destinataires de crédits Ouverture vers AP / CP La désignation de ces critères doit être personnalisable par budget.

16 6 - Le logiciel doit être capable de transcrire la nomenclature de la Ville en nomenclature officielle en ce qui concerne la transmission des données (mandats, titres de recettes, budget et CA) 7 - Possibilité de définir par budget le contrôle budgétaire sur la ligne budgétaire. Ce contrôle budgétaire doit pouvoir donner lieu : - soit à une alarme en cas de dépassement - soit à une alarme et un blocage en cas de dépassement - soit à un blocage total suivant le paramétrage effectué par la collectivité sur ce budget. 8 - Le contrôle de disponibilité pourra s exercer au niveau du gestionnaire de crédit, du chapitre ou de l opération d investissement si le Conseil vote par opération. 9 - Saisie déconcentrée des préparations budgétaires (BP, BS, DM), sans influence sur le budget réel permettant une édition des états préparatoires comme pour un budget réel. Cette saisie déconcentrée n est autorisée qu à certains utilisateurs (code d accès) et ne donne accès qu aux lignes budgétaires dont ils ont la responsabilité. 10 Possibilité de consolider les données les préparations déconcentrées pour donner une simulation globale Possibilité de visualiser à l'écran la préparation budgétaire. Cette fonctionnalité ne doit être disponible que pour certains utilisateurs (code d accès) et ne doit donner accès qu aux lignes budgétaires de l utilisateur. Le paramétrage de l application doit permettre le rappel du budget et le réalisé de l année N-1 (montant et taux de réalisation) et de l année n-2. Pour la M22, possibilité d indiquer en commentaire tous les éléments de calcul en mesures reconductibles et en mesures nouvelles, sur deux colonnes séparées Possibilité de fournir à la demande par services, par commissions, un état d'aide à la préparation budgétaire, avec rappel des propositions initiales déjà effectuées, et rappel des budgets antérieurs et de leurs réalisations Possibilité de récupérer les saisies préparatoires approuvées pour les basculer automatiquement dans les propositions budgétaires Conservation de l historique des modifications. Possibilité d avoir un écran par ligne budgétaire où l on explique les variations Possibilité d'indiquer sur les états de propositions budgétaires, les Budgets votés les années précédentes et les résultats de leur exécution et un budget de référence Possibilité de vote du budget : - Vote par Nature (Chapitre et/ou article) - Vote par fonction - et également au niveau de la section d investissement vote par Opération. Présentation croisée des documents budgétaires. Possibilité de vote en AP/CP Au moment de la préparation du budget supplémentaire ou d'une DM, toute inscription négative doit faire l'objet d'une réserve financière sur la ligne budgétaire

17 17 - Possibilité d effectuer des réservations de crédit au niveau de la ligne budgétaire après vote du budget Pour chaque ligne budgétaire gestion des zones suivantes: - Budgets : B.P B.S. REPORTS D.M. VIREMENTS DE CREDIT - Engagé - Reste engagé - Prémandaté - Mandaté - Disponible 19 - Gestion des virements de crédits (avec libellés explicites) 20 - Gestion des décisions modificatives 21 - Interrogation possible des lignes budgétaires et des écritures sur 5 exercices Possibilité d'interroger et d'imprimer la consommation du budget et d'effectuer des comparaisons entre la prévision et la réalisation par période donnée, et sur plusieurs années (5 ans) Edition des documents définitifs des budgets conformément aux types d'instructions et de lois en vigueur et selon le type de collectivité (ville, CCAS, EPHAD, établissement, syndicat) Dans les documents budgétaires, le budget précédent dans le cadre du BP est suivant les paramètres : - égal au budget précédent N-1. - égal au budget cumulé N-1. (BP + BS + DM + Vir crédits) le budget précédent dans le cadre du BS ou DM est égal au BP + BS + DM + Vir crédits) de N 24 - Prise en compte des changements légaux au niveau des maquettes budgétaires Edition du Compte Administratif et de son résultat, avec les annexes obligatoires pour tous les budgets (M14, M22, M1/M5/M7), selon la législation en vigueur. Interrogation du Compte Administratif. Possibilité d éditer une comptabilité analytique par service pour l HEPAD.

18 26 - Edition des Balances par Section. Interrogation des Balances par Section avec alerte en cas de déséquilibre au niveau des budgets BP, BS, DM Edition de la Balance Générale. Interrogation de la Balance Générale avec alerte en cas de déséquilibre au niveau des budgets BP, BS, DM Pour les états ou interrogations, possibilité de sélectionner les différents champs d'interrogation et d'édition E : nature, opération, activités, date Exécution des dépenses 1 - Possibilité de gérer un fichier fournisseur unique au niveau de l ensemble des budgets d une collectivité si budget annexe 2 - Possibilité de paramétrer les champs d'identification des fournisseurs. Par exemple, le fichier doit pouvoir intégrer la possibilité de gérer plusieurs références bancaires, plusieurs adresses de succursales, liste des marchés passés, par n SIRET Possibilité de rechercher un fournisseur par tout ou partie de son nom. 3 - Possibilité d indiquer un code activité par fournisseur permettant d effectuer des recherches. Présence d une zone de commentaires. 4 Recherche rapide d un fournisseur ou d un tiers (même par une partie du nom). 5 - Possibilité de rendre un fournisseur inactif, même temporairement. Possibilité de rendre inactifs tous les fournisseurs non mouvementés depuis «n» années. Possibilité de rendre un compte bancaire inactif. Possibilité de purger le fichier fournisseurs. 6 - Edition du CA par fournisseur ventilé par budget Historique sur 5 ans et comparaison. 7 - Rattacher les marchés, contrats et conventions aux bons de commandes 8 - Saisie d un bon de commande directement ou par reprise d une demande d achat où chacun des éléments peut être modifié. - identification du fournisseur, désignation du délai et lieu de livraison, numération du marché, contrat, convention, code nomenclature ou opération de service, quantité, désignation sur plusieurs lignes, prix H.T., total TTC, reprise automatique des conditions d achat du fichier fournisseur avec possibilité de modification, code T.V.A., affaire suivie par, logo ville, adresse de facturation, rattachement à la ligne budgétaire, commentaire. Possibilité de saisir plusieurs lignes à imputations multiples (sur différentes lignes budgétaires) avec mandat et virement unique

19 9 - Possibilité sur un bon de commande ayant plusieurs lignes de répéter automatiquement l imputation budgétaire si celle-ci est la même Possibilité pour les commandes «Contrats» d avoir un rappel automatique chaque année à la date d échéance des contrats des éléments de la commande avec possibilité de modification 11 - La validation du Bon de commande donne lieu automatiquement à l autorisation de son édition. Possibilité, avant édition du bon : - de voir un aperçu avant impression. - d éditer un exemplaire brouillon. Possibilité pour un gestionnaire de «différer» temporairement l édition d un bon de commande Contrôle du bon de commande sur les éléments suivants : - seuil du marché selon nomenclature code des marchés (ligne par ligne) - lignes budgétaires Le contrôle doit pouvoir être paramétrable au niveau de la ligne budgétaire et de la nomenclature code des marchés (blocage ou alarme) 13 - Possibilité de paramétrer le nombre d exemplaires de bons à éditer. Les copies doivent comporter la mention «Duplicata». Possibilité de faire figurer différentes mentions (original, double ) Les autres exemplaires sont-ils personnalisables (e : «exemplaire destiné à la réception de fournitures») Edition et interrogation des engagements non mandatés ou mandatés partiellement Interrogation d'un engagement avec liste des mandats s'y rapportant Possibilité d interdiction de modifier le montant initial d un engagement selon utilisateur 17 - Possibilité de solder à tout moment un engagement (sauf pour les reports et les rattachements qui ne peuvent être soldés qu en fin d exercice comptable) 18 - Edition des engagements non soldés de fonctionnement et réouverture sur l'exercice suivant en tant que charge rattachée pour paiement de la facture à sa réception. Génération des écritures de rattachement sur l exercice en cours et des annulations sur l exercice suivant Possibilité de modifier l imputation budgétaire uniquement par le service comptable au niveau d'un engagement (avec impact sur le mandat) 20 - En matière d'investissement, gestion des crédits de reports avec intégration de ces derniers au moment de la reprise des résultats Edition des reports avant clôture du CA 21 - Suivi de la chronologie de la facture dans les différents services (délais, intérêts moratoires ) Saisie de la date d arrivée dans la collectivité (par défaut date du jour : départ du délai de mandatement) Saisie de plusieurs dates pour suivre le cheminement de la facture au sein des différents services où elle passe Mise à jour du suivi de la facture par les services avec historique.

20 23 Alerte lorsque les factures sont à n jours du dépassement de délai (liste des factures dans ce cas). Gestion des critères de dépassement Interrogation à l'écran des factures en dépassement de délai (avec visualisation du motif de non paiement) 25 - Gestion des pré-mandats Edition et interrogation prémandatements Mandatement automatique de la dette à partir des informations fournies par le logiciel gérant la dette 27 - Possibilité d'éditer des mandats d'urgence Possibilité d'annulation de mandat lors de rejet du trésorier (le cumul des bordereaux doit être modifié) 29 - transmission et de récupération des fichiers avec la trésorerie selon le protocole HELIOS Le logiciel doit permettre l'utilisation des procédures légales en matière de dépenses autorisées : - Dépenses ordinaires - Pluralité de créanciers -- Régularisation de dépenses des régisseurs d'avances - Réduction ou annulation de mandat - Compte de tiers virements internes - Mandat à imputations multiples - Mandat à références fonctionnelles multiples - Charges à rattacher par ordre de paiement - Charges à rattacher (contre-passation) 31 - Intégration de la Procédure du Rattachement des Charges à l Exercice Exécution des recettes 1 Engagement des Recettes. Saisie d un libellé repris sur les éditions pour identification de la recette engagée. 2 Le progiciel doit permettre l'utilisation des procédures légales de recettes autorisées : - Ordres de recettes ordinaires - Pluralités des débiteurs - P503 ordinaires - P503 pour recettes perçues par le régisseur de recettes - Réduction ou annulation - Compte de tiers «virements internes» - Pluralité d imputations budgétaires - Pluralités de références fonctionnelles - Produits constatés d avance - Produits à recevoir (contre-passation)

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