REGLEMENT BUDGETAIRE ET FINANCIER

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1 CONSEIL REGIONAL RHONE-ALPES Délibération n DELIBERATION DU CONSEIL REGIONAL REGLEMENT BUDGETAIRE ET FINANCIER Le Conseil régional en sa réunion du 8 juillet 2010, VU le Code Général des Collectivités Territoriales, VU le budget de l'exercice 2010, VU le rapport n de Monsieur le Président du Conseil régional, VU l'avis de la commission Finances et organisation générale, APRES avoir délibéré, DECIDE I-1) d adopter le règlement budgétaire et financier ci-après annexé, I-2) que toute dérogation au règlement budgétaire et financier, hormis pour les cas expressément prévus par celui-ci, soit délibérée par le Conseil régional, I-3) que le chapitre 3 «gestion des subventions régionales» du règlement budgétaire et financier s appliquera à tous les dossiers de demande de subvention dont la décision d attribution sera prise après le 1 er janvier 2011, I-4) de déléguer à la commission permanente l adoption d un modèle-type de convention attributive de subvention, adaptée aux dispositions du règlement budgétaire et financier, I-5) d abroger les délibérations n du Conseil régional en dates des 16 et 17 décembre 2004 et n du Conseil régional en dates des 16 et 17 décembre 2004 dès l approbation du règlement budgétaire et financier, I-6) d abroger, à compter de l entrée en vigueur du chapitre 3, les délibérations suivantes : - n du Conseil régional en date du 19 juillet n du Conseil régional en dates des 25, 26 et 27 janvier n de la Commission permanente en date du 29 juin Le Président du Conseil régional Jean-Jack QUEYRANNE

2 Annexe

3 REGLEMENT BUDGETAIRE ET FINANCIER 1

4 SOMMAIRE PREAMBULE CHAPITRE 1 : GESTION BUDGETAIRE...6 I Mode de vote du budget...6 II Gestion pluriannuelle...6 II.1 Les autorisations de programme (AP) et d engagement (AE)...7 II.1.1 Modalités de gestion Le vote 2. L affectation 3. La péremption II.1.2 Les AP et les AE «dépenses imprévues»...8 II.2 Les crédits de paiement (CP) et de fonctionnement (CF)...8 II.3 Les stocks...9 II.4 Modalités d information du Conseil régional...9 III Exécution Budgétaire...9 III.1 Mouvements de crédits...9 III.2 Opérations de fin d exercice...10 III Le rattachement des charges et des produits...10 III.2.2 Les provisions...11 CHAPITRE 2 : GESTION PATRIMONIALE...12 I Suivi des immobilisations : tenue de l inventaire...12 II Amortissement...12 II.1 Champ d application...13 II.2 Durée d amortissement...13 II.3 Modalités d amortissement...13 II.4 La notion de bien de faible valeur...13 II.5 La notion de lots...13 III Neutralisation de la charge de l amortissement

5 CHAPITRE 3 : GESTION DES SUBVENTIONS REGIONALES...16 I Définition et nature des subventions régionales...16 I.1 Définition...16 I.2 Nature des subventions...17 I.3 Cas spécifiques : reversement et mandat...17 II Instruction...17 II.1 Demande de subvention...17 II.2 Complétude du dossier...18 II.3 Commencement d exécution...18 III Décision d attribution...18 III.1 Forme de la décision...18 III.2 Dépenses subventionnables...19 III.3 Montant de la subvention...20 III.4 Délai de validité des subventions...20 III.5 Conditions de mandatement des subventions...21 IV Obligations du bénéficiaire...22 IV.1 Pièces justificatives nécessaires au versement...22 IV.2 Suivi et évaluation...22 IV.3 Mention de l aide financière régionale...23 IV.4 Compte-rendu financier...23 IV.5 Obligation de transmission des comptes...23 IV.6 Restitution des aides...24 CHAPITRE 4 : TRANSPARENCE FINANCIERE...25 I Exigence de transparence à l égard des partenaires bancaires et financiers...25 II Procédures de sélection des établissements bancaires et financiers...25 III Obligations d information de la Région par ses partenaires bancaires...25 IV Modalités d information

6 PREAMBULE Le code général des collectivités territoriales stipule, dans son article L , qu avant le vote de la première délibération budgétaire qui suit son renouvellement, le Conseil régional établit son règlement budgétaire et financier. Le présent règlement comporte trois parties : - la gestion budgétaire - la gestion patrimoniale - la gestion des subventions régionales La première partie a pour objectif de décrire les règles applicables en matière de vote et d exécution du budget régional et de préciser les règles de gestion applicables à la région Rhône- Alpes en matière de gestion annuelle et pluriannuelle. Elle prend en compte les dispositions prévues par l instruction budgétaire et comptable M71. La deuxième partie a pour objectif de décrire les règles applicables en matière de gestion patrimoniale. Elle reprend les dispositions de l instruction budgétaire et comptable M71 et énonce les règles applicables par la Région. La troisième partie fixe les règles applicables en matière d attribution des aides régionales, notamment à l égard des porteurs de projet. Elle définit les règles en matière de calcul de l intervention de la région, de la caducité de la décision d octroi, du versement du financement régional et établit les principes sur lesquels s engage le bénéficiaire d une aide régionale. Elle décrit le cheminement d une demande de subvention régionale, depuis sa réception par les services jusqu aux modalités de contrôle du projet ou de l action subventionnée. Ce règlement a pour vocation de regrouper dans un document unique les règles fondamentales qui s appliquent à l ensemble des acteurs en matière de gestion. En tant que document de référence, il a pour finalité de renforcer la cohérence et l harmonie des règles budgétaires et pratiques de gestion. Il a pour objectif de faciliter l appropriation de règles par l ensemble de la collectivité en dégageant une culture commune. Il ne s apparente pas à un guide de procédures, mais en constitue la base de référence. Ce document évoluera et sera complété en fonction des modifications législatives et réglementaires, ainsi que des nécessaires adaptations des règles de gestion. Toute dérogation au présent règlement, hormis pour les cas expressément prévus par celui-ci, devra être délibérée par le Conseil régional. Le chapitre 3 s applique à tous les dossiers de demande de subvention dont la décision d attribution sera prise après le 1 er janvier Les délibérations : - n du Conseil régional en dates des 16 et 17 décembre n du Conseil régional en dates des 16 et 17 décembre 2004 sont abrogées. Les délibérations : - n du Conseil régional en date du 19 juillet n du Conseil régional en dates des 25, 26 et 27 janvier

7 - n de la Commission permanente en date du 29 juin 2007 sont abrogées à compter de l entrée en vigueur du chapitre 3. Lorsque le terme «Assemblée» est employé dans le présent règlement, il doit être entendu au sens «le Conseil régional, ou la Commission permanente si elle en a reçu délégation». 5

8 CHAPITRE 1: GESTION BUDGETAIRE I - MODE DE VOTE DU BUDGET Le budget de la Région est voté par fonction selon la nomenclature fonctionnelle de l instruction budgétaire et comptable M71. Le budget de la Région est voté au niveau du chapitre fonctionnel. Le vote par chapitre fonctionnel s applique aux autorisations de programme (AP) et aux autorisations d engagement (AE) ainsi qu aux crédits de paiement des sections d investissement et de fonctionnement. La répartition des crédits par article fonctionnel ne présente qu un caractère indicatif. Aucun article n est spécialisé. Le budget de la Région comprend également une déclinaison plus fine de la nomenclature fonctionnelle réglementaire, constituée par les lignes fonctionnelles régionales, retraçant un ou plusieurs dispositifs d intervention de la Région. Les lignes fonctionnelles régionales ne sont pas un niveau d autorisation au sens du droit budgétaire, mais constituent un niveau d information et de débat. Les crédits de paiement, en fonctionnement comme en investissement, font l objet d une présentation croisée par fonction et par nature, conformément au texte de l instruction budgétaire et comptable M71. Les réunions budgétaires sont organisées conformément aux dispositions du règlement intérieur du Conseil régional adopté lors de la réunion du Conseil régional du 21, 22 et 23 avril II - GESTION PLURIANNUELLE Conformément à l article L du Code général des collectivités territoriales, les dotations de la Région affectées : - aux dépenses d investissement comprennent des autorisations de programme et des crédits de paiement ; - aux dépenses de fonctionnement comprennent des autorisations d engagement et des crédits de paiement. Les autorisations de programme (AP) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées pour le financement des investissements. Les autorisations d engagement (AE) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées pour le financement des dépenses de fonctionnement. 6

9 Les crédits de paiement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées dans l année pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des autorisations de programme ou des autorisations d engagement correspondantes. L équilibre budgétaire de la section d investissement s apprécie en tenant compte des seuls crédits de paiement (CP) ; l équilibre de la section de fonctionnement s apprécie en tenant compte des seuls crédits de fonctionnement (CF). II.1 LES AP ET LES AE II.1.1 Modalités de gestion 1. Le vote Les enveloppes d AP et d AE sont votées par le Conseil régional, au niveau du chapitre fonctionnel, dans le cadre du budget primitif. Elles peuvent être modifiées dans le cadre des décisions modificatives. 2. L affectation Le Conseil régional, ou la Commission permanente si elle en a reçu délégation, affecte au cours de l exercice budgétaire les AP et les AE votées. L affectation matérialise la décision des élus de consacrer tout ou partie d une AP ou d une AE votée au financement d une opération identifiée et évaluée. L affectation se fait au niveau de la ligne fonctionnelle, dans les limites de l AP ou de l AE votée au niveau du chapitre. Dans quelques cas, et par délégation du Conseil régional, elle relève du Président. Ainsi, dans le cas des marchés passés selon la procédure adaptée et dans la limite du seuil fixé par le Conseil régional lors de sa réunion du 21, 22 et 23 avril 2010, l affectation des AP et des AE relève du Président par délégation. Tout engagement pluriannuel doit donner lieu à une affectation pour retracer la réalité des engagements pluriannuels dans les stocks et permettre de mesurer l impact financier des décisions prises. En matière de subvention, l affectation implique un montant, un objet et un bénéficiaire. En matière de marchés publics, l affectation implique au moins un montant et un objet. Certaines affectations peuvent être effectuées en début d exercice à partir d une estimation globale (affectations provisionnelles). 3. La péremption Pour les AP et les AE votées : le solde non affecté des enveloppes d AP et d AE votées est annulé en fin d exercice budgétaire, sauf délibération expresse. Pour les AP et les AE affectées : Les AP et les AE affectées deviennent caduques dans les conditions suivantes : 7

10 En matière de subvention, l appréciation de la caducité repose sur les délais de commencement de l opération et sur les délais de présentation de l ensemble des justificatifs permettant le versement de la subvention. Ces délais s appliquent à compter de la date de décision d attribution. Les différents cas de figure sont détaillés dans le chapitre 3 point III.4 du présent règlement. En matière de gestion directe, la durée de vie des AP/AE est définie en fonction des caractéristiques de la dépense. Cette durée est : - limitée à un exercice budgétaire lorsqu elle correspond à une affectation provisionnelle qui n a pas donné lieu à engagement ; - limitée à la durée de vie contractualisée des marchés. Le Président est autorisé à effectuer les désaffectations d AP ou d AE dans les cas suivants : - désaffectation à la suite de l application des règles de caducité ; - désaffectation totale ou partielle de crédits à la suite de l abandon notifié à la Région, total ou partiel, d une opération ; - désaffectation partielle de crédits pour une opération dont le montant justifié à l achèvement est inférieur au montant prévisionnel de la subvention affectée ; - désaffectation partielle de crédits à la suite de la minoration du coût d une opération dans le cas de marchés. II Les AP et les AE de «dépenses imprévues» L instruction budgétaire et comptable M71 prévoit un mécanisme de «dépenses imprévues» pour les seules AP ou AE. Ces AP ou AE de «dépenses imprévues» peuvent être votées par le Conseil régional lors du Budget primitif ou d une décision modificative pour faire face à des évènements imprévus, dans la limite de 2% des dépenses réelles de chaque section. En cas de survenue d un événement imprévu, le Conseil régional, ou la Commission Permanente si elle en a reçu délégation, peut affecter ces AP et ces AE à des opérations rendues nécessaires par cet événement. Les AP et AE sont alors imputées sur les chapitres budgétaires concernés. En l absence d affectation au cours de l exercice, ces AP ou AE sont obligatoirement annulées en fin d exercice. Les crédits de paiement n entrant pas dans le champ du mécanisme de «dépenses imprévues», les CP et CF nécessaires, au cours de l année, à la couverture de ces AP ou AE proviennent de redéploiements ; ces mouvements entrent le cas échéant dans le plafond des mouvements de crédits entre chapitres (cf. point III.1 du présent chapitre). II.2 LES CP ET LES CF Les crédits de paiement et les crédits de fonctionnement inscrits au budget d un exercice permettent de procéder, au cours de cet exercice, à la liquidation et au mandatement des dépenses engagées dans le cadre respectivement des AP et des AE. 8

11 En fin d exercice, les enveloppes de CP ou de CF votées mais non mandatées sont annulées. II.3 - LES STOCKS Le stock des AP et des AE représente l encours d AP et d AE affectées pour leur partie non mandatée lors des exercices précédents. Il est constaté à chaque fin d exercice. II.4 - MODALITES D INFORMATION DU CONSEIL REGIONAL Conformément à l article L du Code général des collectivités territoriales, un bilan de la gestion pluriannuelle de la Région est présenté par le Président du Conseil régional à l occasion du vote du compte administratif. Ce bilan s appuie sur une présentation de l annexe et du ratio de couverture des engagements pluriannuels, prévus par l instruction budgétaire et comptable M71. L annexe comprend notamment des informations sur l état des stocks d AP/AE affectées non mandatées au terme de l exercice. Les informations fournies permettent en particulier de calculer le ratio de couverture des AP/AE affectées non mandatées au terme de l exercice par les crédits de paiement mandatés au cours de l exercice. Ce ratio donne en nombre d années le rythme de couverture des stocks d AP/AE affectées non mandatées par les crédits de paiements annuels. Il permet par conséquent d apprécier la capacité d engagement pluriannuel de la Région. III - EXECUTION BUDGETAIRE III.1 MOUVEMENTS DE CREDITS Mouvements d AP et d AE Les enveloppes d AP/AE étant votées par chapitres fonctionnels, le Président peut effectuer des mouvements d AP ou d AE entre articles ou entre lignes fonctionnelles au sein d un même chapitre. Une nouvelle délibération du Conseil régional est en revanche nécessaire, par la voie d une décision budgétaire modificative, pour modifier le montant voté au niveau d un chapitre ou pour procéder à des virements entre chapitres fonctionnels. La gestion des mouvements d AP/AE se traduit donc de la façon suivante : Virements d AP et d AE Décision Limites Entre chapitres fonctionnels Conseil régional par décision modificative Entre articles fonctionnels au sein d un même chapitre fonctionnel Entre lignes fonctionnelles au sein d un même chapitre fonctionnel Président Dans la limite du montant inscrit sur le chapitre fonctionnel 9

12 Mouvements de crédits de paiement Les crédits de paiement CP/CF étant votés par chapitres fonctionnels et aucun article n étant spécialisé, le Président peut effectuer des mouvements de CP ou de CF entre articles ou entre lignes fonctionnelles au sein d un même chapitre. Une décision modificative est en revanche nécessaire pour modifier le montant voté au niveau d un chapitre ou pour procéder à des virements entre chapitres fonctionnels. Toutefois, de façon à améliorer l exécution du budget, le Président peut, conformément au texte de l instruction budgétaire et comptable M71, procéder à des mouvements de crédits de chapitre à chapitre (hors dépenses de personnel) dans la limite de 5 % des dépenses réelles de chacune des sections du budget. Cette autorisation donnée au Président est renouvelée chaque année à l occasion du vote du budget. Ces mouvements de crédits font l objet d une décision expresse du Président qui doit être transmise au Préfet pour être exécutoire dans les conditions de droit commun prévues par l article L du Code général des collectivités territoriales. Cette décision doit également être notifiée au comptable et le Président doit informer le Conseil régional de ces mouvements de crédits lors de sa plus proche séance. La gestion des mouvements de CP/CF se traduit donc de la façon suivante : Virements de CP et de CF Décision Limites Entre chapitres fonctionnels Conseil régional par décision modificative Entre articles fonctionnels au sein d un même chapitre fonctionnel Entre lignes fonctionnelles au sein d un même chapitre fonctionnel Président sur autorisation du Conseil régional Président Dans la limite de 5% des dépenses réelles de chacune des sections. Dans la limite du montant des crédits inscrit sur le chapitre fonctionnel III.2 OPERATIONS DE FIN D EXERCICE III Le rattachement des charges et des produits Les opérations de rattachement des charges et des produits à l exercice concourent à l enrichissement de la description patrimoniale des comptes. Appliqué conformément au principe comptable d indépendance des exercices, l ensemble de ces écritures, passées en fin d exercice, donne une vision plus sincère et plus juste de la réalité du résultat de la section de fonctionnement, issu de la différence entre les dépenses correspondant à des services faits et des recettes correspondant à des droits acquis au cours de l exercice considéré. 10

13 La procédure de rattachement consiste à intégrer dans le résultat annuel toutes les charges correspondant à des services faits et tous les produits correspondant à des droits acquis au cours de l exercice considéré qui n ont pu être comptabilisés en raison, notamment pour les dépenses, de la non réception par l ordonnateur de la pièce justificative. Certaines particularités liées au traitement des charges à caractère financier conduisent à distinguer les intérêts courus non échus (ICNE) des autres charges et produits. Le rattachement des charges ne peut être effectué que si les crédits nécessaires ont été inscrits au budget. Le principe de rattachement peut faire l objet d aménagements lorsque les charges et les produits à rattacher ne sont pas susceptibles d avoir une incidence significative sur le résultat de l exercice. III.2.2- Les provisions Le provisionnement permet de constater une dépréciation, un risque ou d étaler une charge, en application du principe de prudence contenu dans l instruction budgétaire et comptable M71. L instruction budgétaire et comptable M71 ne prévoit pas de provisions réglementées. La décision de provisionner appartient donc toujours au Conseil régional, ainsi que la modification et la reprise de la provision ; elle porte sur la nature de la provision à constituer, sur son montant ainsi que sur l emploi qui peut en être fait. On distingue généralement deux catégories de provisions : - Les provisions pour risques et charges : elles permettent de couvrir des risques et des charges que des événements survenus rendent probables quant à leur objet mais dont la réalisation et/ou le montant restent incertains (contentieux, garanties d emprunt, ) ; - Les provisions pour dépréciation des éléments d actifs : elles permettent de faire apparaître le plus fidèlement possible la situation des éléments d actif inscrits au bilan, en constatant un amoindrissement de la valeur des éléments d actif résultant de causes dont les effets ne sont pas irréversibles (dépréciation de terrain, ). 11

14 CHAPITRE 2 : GESTION PATRIMONIALE L instruction budgétaire et comptable M71 vise à produire une image fidèle de l état du patrimoine régional et de l effort d investissement et apporter plus de rigueur dans la valorisation et le suivi de ce patrimoine. L objectif est également de réserver et d anticiper les moyens budgétaires nécessaires à l entretien lourd ou au renouvellement de ce patrimoine. La gestion de l inventaire est de la responsabilité de l ordonnateur ; celui-ci est chargé plus spécifiquement du recensement des biens et de leur identification. L inventaire a une finalité différente de la tenue de l état de l actif par le comptable public (Payeur régional) et du fichier des immobilisations, documents comptables justifiant les soldes des comptes apparaissant à la balance et au bilan. L application de l instruction budgétaire et comptable M71 implique donc la tenue régulière d un inventaire du patrimoine régional et la pratique de l amortissement. Le Président, en sa qualité d ordonnateur, est autorisé à traiter toutes les questions relatives à la gestion de l inventaire comptable et procéder aux ajustements comptables nécessaires pour mettre à jour l inventaire comptable et l ajuster à l état de l actif du payeur. I SUIVI DES IMMOBILISATIONS : TENUE DE L INVENTAIRE L obligation imposée par l instruction budgétaire et comptable M71 porte sur les biens acquis à compter du 1 er janvier 2005, c est-à-dire : - les biens corporels (subdivisions des comptes par nature 21, 22, 23 et 24) - les biens incorporels (subdivisions du compte par nature 20, notamment les subventions d investissement versées) - et les immobilisations non financières (subdivisions des comptes par nature 26 et 27) car elles constituent les éléments destinés à servir de façon durable l activité de la collectivité. L inventaire comptable de la Région est mis à jour en fonction des acquisitions et des cessions en section d investissement : un numéro d inventaire comptable est attribué au bien concerné par un mandatement, sur un compte par nature de la classe 2 (acquisition, travaux, ). Il permet une identification et un suivi de l immobilisation dans sa consolidation comme dans sa dépréciation, de l entrée dans le patrimoine de la Région jusqu à sa sortie (cession, réforme, échange ). Ces numéros sont communiqués au Payeur régional pour lui permettre de tenir à jour l actif de la Région au bilan. II AMORTISSEMENT Selon l instruction budgétaire et comptable M71, l amortissement est défini comme étant la réduction irréversible, répartie sur une période déterminée, du montant porté à certains postes du bilan. L amortissement pour dépréciation est la constatation comptable d un amoindrissement de la valeur d un élément d actif résultant de l usage, du changement de technique ou de toute autre cause. 12

15 La sincérité du bilan et du compte de résultat de l exercice exige que cette dépréciation soit constatée. II.1 - Champ d application L obligation d amortissement s applique aux immobilisations acquises, reçues en affectation ou au titre d une mise à disposition à compter du 1 er janvier Elle s applique également au patrimoine bâti valorisé au 1 er janvier 2005, ainsi qu aux matériels de transport - ferroviaire et parc automobile - dont la Région est actuellement propriétaire. Elle ne concerne pas les terrains, les œuvres d art, les participations et avances versées. II.2 - Durée d amortissement Les durées d amortissement sont fixées par catégorie de biens, en fonction de leur rythme de dépréciation technique et en référence aux barèmes préconisés par l instruction budgétaire et comptable M 71. En annexe du présent chapitre figure le tableau des durées d amortissement retenues par le Conseil régional. Ces durées s appliquent à l ensemble des acquisitions effectuées depuis le 1 er janvier 2005, mais aussi aux matériels de transport (parc automobile et ferroviaire) acquis avant 2005 ainsi qu au bâti propriété de la Région ou affecté à la Région avant Pour le cas particulier des lycées transférés en 1986, la mise en œuvre de l amortissement s effectue à partir d une durée résiduelle moyenne de 15 ans. II.3 - Modalités d amortissement Le mode d amortissement retenu est de type linéaire. L amortissement est calculé à partir du début de l exercice suivant la date de mise en service du bien ou suivant le mandatement de la subvention. Il court jusqu à la fin du dernier exercice, même si le bien est cédé ou réformé en cours d année. II.4 - La notion de bien de faible valeur Conformément à l instruction budgétaire et comptable M71, le Conseil régional a la faculté de définir un coût budgétaire unitaire en dessous duquel les immobilisations acquises au cours de l exercice sont amorties en totalité sur un an, au cours de l exercice suivant. Ce seuil est fixé à TTC afin de garantir un suivi minimal des dépenses concernées. Un numéro d inventaire unique est attribué par catégorie de bien, pour l ensemble des acquisitions d une année. Cette règle n est pas appliquée pour les achats de biens scolaires, puisque ceux-ci font l'objet de cessions individualisées aux établissements scolaires. II.5 - La notion de lots Le lot se définit comme une catégorie homogène de biens dont le suivi comptable individualisé ne présente pas d'intérêt, puisque ayant, à la fois, une même durée d'amortissement et une même imputation comptable, et acquis par le biais d'une commande unique. Le principe de lot 13

16 est appliqué dès lors que les trois conditions sont remplies. Un numéro d'inventaire est attribué par lot. Cette commodité ne doit pas faire obstacle à la possibilité par la suite de procéder à une sortie partielle au sein d'un lot. Pour la valoriser, la méthode dite du "coût moyen" est utilisée consistant artificiellement à donner la même valeur à chaque élément du lot. III - NEUTRALISATION DE LA CHARGE DE L AMORTISSEMENT Les dotations aux amortissements se traduisent par des écritures d ordre budgétaire, constituées par une charge de fonctionnement et une recette d investissement, pour faire face au renouvellement du patrimoine régional. Ces écritures participent ainsi à la sincérité du budget. Pour les subventions d'équipement versées par la Région, celles-ci ne participant pas de l enrichissement du patrimoine régional, à l'exception de celles à destination des établissements publics locaux d'enseignement (E.P.L.E.) et de celles permettant à la S.N.C.F. d'acquérir du matériel ferroviaire, la charge de leur amortissement est neutralisée. Conformément à l instruction budgétaire et comptable M71, et en vertu du principe d équilibre général du budget, le choix de la neutralisation peut être opéré chaque année par la collectivité qui présente l option retenue dans le budget. 14

17 DUREES D AMORTISSEMENT Nature de la dépense Instruction budgétaire et comptable M71 Durée retenue Subventions aux personnes de droit public 15ans maxi 15 ans Subventions aux personnes de droit privé 5 ans maxi 5 ans Subventions de type ferroviaire (SNCF) Voir matériel ferroviaire 25 ans Biens de faible valeur (moins de TTC) 1 an 1 an Frais d études non suivies de réalisation 5ans maxi 1 an Frais de recherche et de développement 5 ans maxi 5 ans Frais d insertion si pas de projet d investissement ensuite 5 ans maxi 1 an Barème indicatif Immobilisation incorporelle : logiciels 2 ans 2 ans Autres immobilisations incorporelles et droit brevets 5 ans Bâtiments - Lycées transférés en à 30 ans 30 ans 15 ans Agencements et aménagements de bâtiments (installations électriques et 10 à 20 ans 15 ans téléphoniques, instal. de chauffage ) Installation de voirie 20 à 30 ans 20 ans Plantations 15 à 20ans 15 ans Bâtiments légers 10 à 15 ans 15 ans Matériel de transport ferroviaire Durée la + appropriée 25 ans Autre matériel de transport (véhicules) 5 à 10 ans 5 ans Matériel technique lourd scolaire 6 à 10 ans 10 ans Autre matériel technique lourd Id. 10 ans Matériel technique léger scolaire Id. 5 ans Autre matériel technique léger Id. 5 ans Matériel technique ferroviaire 10 ans Mobilier scolaire 10 à 15 ans 10 ans Autre mobilier 10 à 15 ans 10 ans Matériel informatique 2 à 5 ans 3 ans Téléphonie/matériel de bureau électrique/électronique 5 à 10 ans 10 ans Autres immobilisations corporelles (cuisine, montgolfière, armoire forte, ) 10 ans Terrains, œuvres d art Non amortissables Participations, avances Non amortissables 15

18 CHAPITRE 3 : GESTION DES SUBVENTIONS REGIONALES Les dispositions du présent chapitre concernent les seules subventions versées par la Région Rhône-Alpes pour des opérations d investissement ou de fonctionnement. Ces règles peuvent être adaptées, par délibération, pour l attribution de subventions dans le cadre de la gestion des fonds européens. I - DEFINITION ET NATURE DES SUBVENTIONS REGIONALES I.1 - Définition Une subvention régionale est un concours financier volontaire et versé à fonds perdus à une personne physique ou morale, dans un objectif d intérêt général et régional. Pour pouvoir prétendre bénéficier d une subvention, le tiers demandeur doit être à l initiative du projet ou de l action. L aide régionale ne doit pas donner lieu à contrepartie directe pour la collectivité. Une subvention régionale ne peut être attribuée à un tiers qui n en a pas fait expressément la demande. Sur le plan comptable, elle s impute sur les comptes par nature 657 (en fonctionnement) et 204 (en investissement), subdivisés selon la catégorie juridique ou économique du bénéficiaire. Elle se distingue : - de la contribution obligatoire, qui est une contribution de la Région au fonctionnement courant d un organisme, rendue obligatoire par un texte législatif ou règlementaire (dotation de fonctionnement des lycées, indemnité compensatrice forfaitaire versée aux entreprises (contrats d apprentissage, ), imputée sur les comptes par nature 655, - de la participation, qui est une contribution contractuelle de la Région, telle celle versée aux organismes de regroupement dont elle est membre, celle versée au titre de la coopération décentralisée, et imputée sur les comptes par nature 656, - des bourses accordées par la Région, imputées sur le compte 6513, - des prix accordés par la Région, imputés sur le compte Si l initiative émane de la collectivité régionale pour répondre à un besoin, le cadre applicable sera celui de la commande publique (code des marchés publics), et non celui de l aide volontaire à un projet ou une action. Toutefois, la demande de financement peut s inscrire dans le cadre d un appel à projets lancé par la Région ; cette dernière fixe alors un certain nombre d objectifs et définit un cadre général, une thématique. 16

19 Seul le Conseil régional, ou par délégation la Commission permanente, peuvent autoriser l attribution de subventions. I.2 - Nature des subventions Les subventions accordées par la Région peuvent être de trois ordres : - subventions d investissement - subventions d exploitation (aide à un organisme dont le programme annuel d activité présente un intérêt régional avéré) - subventions spécifiques (portant sur une action déterminée) Les deux dernières catégories sont des subventions de fonctionnement. I.3 Cas spécifiques : reversement et mandat Conformément à l article L , second alinéa, du Code général des collectivités territoriales, il est interdit à tout groupement ou à toute association, œuvre ou entreprise ayant reçu une subvention d'en employer tout ou partie en subventions à d'autres associations, œuvres ou entreprises, sauf lorsque cela est expressément prévu dans la convention conclue entre la collectivité territoriale et l'organisme subventionné. Par ailleurs, la Région ne peut pas mandater un organisme pour attribuer et verser des subventions régionales, en son nom et pour son propre compte, autrement que dans le cadre des champs d intervention prévus par l article L du Code général des collectivités territoriales (bourses d'action sanitaire et sociale, aides accordées en matière d'emploi, d'apprentissage et de formation professionnelle continue, aides complémentaires à des aides nationales ou communautaires gérées par l organisme mandaté, ou d autres dépenses énumérées par décret), et à condition que l organisme mandaté soit doté d un comptable public. Toutefois, l'attribution et le paiement des dépenses relatives à la rémunération des stagiaires de la formation professionnelle peuvent être confiés à un organisme doté d'un comptable public ou habilité par l'etat. Par conséquent, en amont de la décision d attribution, la Région peut confier à un tiers l'instruction des demandes et la préparation des décisions d'attribution des aides. Pour ces différents cas, les obligations réciproques devront être retracées dans une convention spécifique entre les parties. II - INSTRUCTION II.1 Demande de subvention Toute demande de subvention se matérialise par la constitution d un dossier qui est instruit par les services de la Région. Ce dossier comprend au minimum les pièces suivantes : - lettre de demande de subvention signée par la personne habilitée à engager l organisme, - document autorisant le représentant de l organisme à solliciter une subvention (délibération, procès-verbal d assemblée générale, ), - documents d identification du demandeur, notamment le numéro de SIRET (statuts, extrait Kbis, copie de la déclaration en Préfecture pour une association, ), 17

20 - régime de TVA auquel est soumis l organisme demandeur, - note descriptive de l opération ou du programme d activité pour lequel le concours financier est sollicité, - budget prévisionnel global de l exercice au cours duquel la subvention est sollicitée, - comptes de l exercice précédent, - compte-rendu financier en cas de renouvellement de la demande de subvention portant sur un même objet, - R.I.B. Pour les subventions d investissement ou spécifiques de fonctionnement : - calendrier prévisionnel de réalisation, - plan de financement, précisant les co-financements, et détail du coût de l opération. La Région peut demander toute autre pièce nécessaire à l instruction de la demande. II.2 - Complétude du dossier Une demande de subvention ne peut pas être présentée au Conseil régional, ou à la Commission permanente si elle en a reçu délégation, pour décision d attribution tant que le dossier de demande de subvention n a pas été déclaré complet par les services instructeurs. Le dossier est déclaré complet par un courrier adressé par les services instructeurs de la Région au demandeur. Lorsque le dossier de demande de subvention est incomplet, les services instructeurs de la Région réclament par courrier au demandeur les pièces complémentaires. Celui-ci est tenu de les fournir dans un délai fixé dans le courrier, et qui ne pourra en tout état de cause excéder deux mois. Tout dossier de demande de subvention non complété dans le délai fixé sera considéré par la Région comme retiré. II.3 - Commencement d exécution La décision attributive de subvention doit en principe intervenir avant tout commencement d exécution de l opération à subventionner. La date de réception du dossier complet constitue le point de départ de la recevabilité des pièces justificatives nécessaires au versement de la subvention. Si, à titre exceptionnel, la date de commencement de l opération est antérieure à la date de réception du dossier complet, l Assemblée peut, par dérogation expresse, retenir la date de commencement effectif de l opération. Toutefois, la date retenue par l Assemblée ne pourra en aucun cas être antérieure de plus de 6 mois à la date de réception du dossier complet de demande de subvention. III - DECISION III.1 Forme de la décision La décision d attribution prend la forme d une délibération. Ainsi, la Région n est pas engagée juridiquement tant que la délibération d attribution de subvention n a pas été prise et est devenue exécutoire. 18

21 La décision d attribution de subvention sera notifiée au demandeur de subvention obligatoirement par le biais d un arrêté ou d une convention attributive de subvention, fixant les conditions d octroi, selon les modalités précisées ci-après. Conformément à l article 10 de la loi n du 12 juillet 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, et le décret n du 6 juin 2001 pris pour l application de l article 10 et relatif à la transparence des aides octroyées par les personnes publiques, une convention attributive de subvention entre la Région et les organismes de droit privé bénéficiant de subvention(s) régionale(s) devra être conclue dès lors que le montant annuel dépasse la somme de L utilisation du modèle-type de convention attributive de subvention adopté par la commission permanente doit être privilégiée. En deçà du seuil de pour les organismes de droit privé, ou lorsqu il s agit d organismes publics, la mise en œuvre d une convention attributive de subvention devra être privilégiée dès que des obligations réciproques s imposent entre les parties. Pour les autres cas, la décision attributive de subvention prendra la forme d un arrêté attributif de subvention, qui sera notifié au bénéficiaire par la Région. III.2 - Dépenses subventionnables Les coûts à prendre en considération comprennent exclusivement des coûts occasionnés par la mise en œuvre du projet ou de l'action : ils doivent être liés à l objet du projet ou de l action, nécessaires à sa réalisation, raisonnables selon le principe de bonne gestion, engendrés pendant le temps de sa réalisation, dépensés par le demandeur et identifiables et contrôlables. L objet de la subvention régionale peut être réalisé : - par des moyens externes à l organisme subventionné, auquel cas les dépenses subventionnables seront justifiées par des factures établies à l ordre du bénéficiaire de la subvention, - par des moyens internes à l organisme subventionné, le plus souvent des dépenses de personnel. Il s agit alors de «coûts internes» ou de frais de structure. Les coûts internes sont considérés comme les frais liés directement ou exclusivement (frais de personnel, fluides ) à une opération ou un programme déterminé subventionné mais non justifiés par une facturation spécifique adressée au bénéficiaire. Ils doivent être fondés sur des coûts réels et liés à la mise en œuvre de l opération, et ne sont pas destinés à permettre de participer financièrement au fonctionnement général d un organisme si l objet de la subvention est la réalisation d une action ou d un projet spécifique. Ils peuvent être éligibles dans les conditions suivantes : - dans la limite maximum de 50 % de la totalité de la dépense subventionnable, - sans plafond, lorsque la nature de l opération ou du programme financé implique pour sa mise en œuvre de recourir essentiellement à des coûts internes. 19

22 Dans les deux situations, leur valorisation exacte s effectuera à partir des déclarations du bénéficiaire. Un mécanisme de prise en charge forfaitaire peut être prévu dans certaines situations ou pour des dispositifs particuliers. Certaines dépenses ne peuvent être subventionnables et donc prises en compte dans les dépenses éligibles, notamment les frais financiers et judiciaires, la charge de la dette, les impôts et taxes, les provisions et dotations aux amortissements,... Les frais engagés par les bénévoles constituent des dépenses qui peuvent être subventionnables. Dans certaines situations ou pour des dispositifs particuliers, une délibération peut exclure de l assiette éligible d autres types de dépenses. III.3 - Montant de la subvention Le plancher minimum de subvention est fixé à 500, sauf délibération expresse de la Commission Permanente. Le montant de la subvention est calculé par rapport au coût TTC des dépenses subventionnables, sauf dans les cas suivants : - pour les collectivités territoriales, si l opération est éligible au FCTVA (subvention d investissement), - pour les bénéficiaires assujettis à la TVA, et récupérant la TVA. Le montant de la subvention est calculé à partir d un taux appliqué à un total de dépenses subventionnables. La Région pourra toutefois par délibération expresse du Conseil régional, ou de la Commission permanente si elle en a reçu délégation, choisir le forfait ou le barème lorsque ceux-ci seront plus adaptés. III.4 - Délai de validité des subventions L opération pour laquelle une subvention régionale est attribuée doit être effectivement réalisée dans des délais fixés par le Conseil régional. Ces délais s appliquent au bénéficiaire d une subvention à compter de la délibération d attribution. Ils correspondent au délai maximum accordé au bénéficiaire pour produire à la Région (date de réception à la Région) : - les pièces permettant de constater le commencement de l opération ; - l ensemble des justificatifs permettant le mandatement du solde de l opération. Les bénéficiaires ont 12 mois (un an) pour justifier du commencement de leur opération. Ils ont ensuite, pour présenter les pièces justifiant l achèvement de l opération et permettant le versement du solde de l opération : - 24 mois (2 ans) pour une subvention de fonctionnement, - 36 mois (3 ans) pour une subvention d investissement. 20

23 Par dérogation, pour des dispositifs ou des opérations le justifiant, l Assemblée pourra délibérer la mise en œuvre d un régime optionnel : pour une subvention de fonctionnement : la justification de démarrage de l opération pourra être exigée dans un délai de 9 mois ; la justification d achèvement de l opération pourra être exigée plus tôt (18 mois) ou plus tard (36 mois) que le régime de base. pour une subvention d investissement : la justification d achèvement de l opération pourra être exigée plus tôt (24 mois) ou plus tard (60 mois) que le régime de base. une variante pourra être mise en œuvre, pour des actions de courte durée : ce régime prévoit la seule transmission des justificatifs permettant le mandatement du solde de l opération, dans un délai de 18 mois pour une subvention de fonctionnement et de 24 mois pour une subvention d investissement. A l expiration de ces délais, la fin de validité de la subvention (caducité) sera confirmée au bénéficiaire. Une procédure de restitution sera engagée pour les sommes déjà versées mais qui n auront pas été justifiées. La subvention sera annulée, de manière totale ou partielle, de façon automatique. A titre très exceptionnel, des délais d exécution pourront être prorogés par la commission permanente sur la base d un dossier motivé déposé par le bénéficiaire avant l échéance du délai. Les délais de caducité des décisions d attribution relevant d un régime dérogatoire adopté avant l entrée en vigueur du présent règlement sont maintenus. III.5 - Conditions de mandatement (de versement) des subventions Le mandatement des subventions n est pas automatique : il s effectue obligatoirement sur demande écrite du bénéficiaire et sur présentation de pièces justificatives mentionnées dans les conventions ou arrêtés attributifs de subvention. En outre, en cas de co-financement pour travaux ou équipements, le bénéficiaire de la subvention devra produire la ou les décisions d engagement du ou des co-financeurs. Les subventions peuvent être versées en une ou plusieurs fois (avance, acompte(s) et solde). Dans un objectif de simplification de gestion et de rationalisation des moyens, le versement unique pourra être privilégié pour des montants de subvention faibles. Lorsque le versement de la subvention s effectue en une seule fois, celui-ci intervient au terme de l opération (règle du service fait). Lorsqu une avance est versée au commencement de l action subventionnée, le montant du premier acompte doit en tenir compte ; le versement du premier acompte demandé se fera donc sur la base de la justification de dépenses réalisées, qui doivent intégrer les dépenses correspondant au montant de l avance déjà versée. 21

24 Subventions d investissement pour travaux : - des acomptes jusqu à hauteur de 90 %, au vu du montant cumulé des dépenses effectuées. Un acompte ne peut être inférieur à 20 % - le solde, au vu de l attestation d achèvement et des dépenses réellement payées Subventions pour équipements : - des acomptes jusqu à hauteur de 90 %, au vu du montant cumulé des dépenses effectuées. Un acompte ne peut être inférieur à 20 % - le solde, au vu et en fonction des dépenses réellement payées Pour ces deux catégories de subvention, une avance de 30 % maximum peut être versée (respectivement au démarrage des travaux ou au vu de la dépense engagée). Toutefois, pour une subvention supérieure à , le montant maximal de l avance qui peut être versée est ramené à 10 %. Subventions de fonctionnement : - une avance de 50 % maximum au vu d un budget prévisionnel. Toutefois, pour une subvention supérieure à , le montant maximal de l avance qui peut être versée est ramené à 20 %. - le solde en une fois au vu et en fonction des dépenses réellement payées s il s agit d une subvention spécifique ou au vu d un récapitulatif comptable s il s agit d une subvention d exploitation. Au regard de la situation du bénéficiaire, un système d acomptes peut être mis en place. Les acomptes sont alors versés au vu et en fonction des dépenses réellement payées pour une subvention spécifique ou selon des modalités définies dans l arrêté ou la convention attributive de subvention pour une subvention d exploitation. Le solde ne peut être inférieur à 10 %. Un acompte ne peut être inférieur à 20 %. Pour les subventions d exploitation, le versement selon un rythme mensuel est à privilégier. Les modalités de versement sont alors adaptées et précisées dans le cadre d une convention conclue entre la Région et le partenaire subventionné. Subventions pour études : - des acomptes, jusqu à hauteur de 90 %, au vu du montant cumulé des dépenses effectuées (pas d acompte à moins de 20 %) - le solde, au vu de l étude et de documents attestant de son coût effectif Une avance de 50 % maximum peut être versée au vu du budget prévisionnel présenté. Toutefois, pour une subvention supérieure à , le montant maximal de l avance qui peut être versée est ramené à 20 %. Les modalités de mandatement prévues par une délibération antérieure restent en vigueur. Des dérogations aux modalités de mandatement définies ci-dessus pourront être expressément délibérées par le Conseil régional pour toute une politique ou tout un dispositif, notamment dans un objectif de simplification de gestion et de rationalisation des moyens. IV - OBLIGATIONS DU BENEFICIAIRE 22

25 IV.1 - Pièces justificatives nécessaires au versement Le bénéficiaire d une subvention est tenu de fournir les pièces justificatives énoncées dans l acte attributif de subvention (arrêté ou convention). Celui-ci distingue : - la liste des pièces qui sont nécessaires au paiement, et donc transmises au Payeur régional conformément au décret du 25 mars 2007 relatif à la liste des pièces justificatives des dépenses publiques locales, - les pièces nécessaires à la Région pour vérifier que la réalisation de l action ou du projet est conforme à l objet et aux conditions énoncés dans l acte attributif de subvention. IV.2 - Suivi et évaluation Conformément au Code général des collectivités territoriales (article L , premier alinéa), toute association, œuvre ou entreprise ayant reçu une subvention peut être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l a accordée. Dans cet esprit, la Région effectuera un suivi régulier de la réalisation du projet ou de l action subventionnée, et s assurera de la conformité de ses caractéristiques par rapport à l acte attributif de subvention (arrêté ou convention). Un contrôle, sur pièce ou sur place, pourra être exercé en cours de réalisation ou après achèvement de l opération subventionnée. Le bénéficiaire s oblige à accepter le contrôle technique et financier portant, selon les cas, sur la réalisation de l investissement, du projet ou de l action, ou sur l utilisation de la subvention de fonctionnement allouée. La Région pourra mettre en place un dispositif d évaluation des projets qu elle subventionne. IV.3 - Mention de l aide financière régionale Le bénéficiaire d une aide régionale devra obligatoirement mentionner le concours financier de la Région. Il s agit d une condition de versement de la subvention. A titre exceptionnel, lorsque la mention du concours financier n est manifestement pas adaptée à l objet du financement, cette obligation pourra être levée, sous réserve de la production par le bénéficiaire d une justification dûment acceptée par les services de la Région. IV.4 - Compte-rendu financier Conformément à la loi n du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, notamment son article 10, et son décret d application n du 6 juin 2001, un mécanisme de vérification de l utilisation des fonds publics versés aux personnes morales de droit privé est prévu par la production et la transmission au financeur d un compte-rendu financier de l opération financée dans un délai de six mois à compter du versement du solde de la subvention. Ce document participe à l évaluation de l opération subventionnée et à la vérification de l utilisation des fonds régionaux. Il permet de mesurer l importance de ceux-ci au regard des autres produits et de l ensemble des charges définitives, dont les coûts internes, ainsi que d apprécier les écarts avec le budget prévisionnel. Il est accompagné d un bilan qualitatif de l opération. 23