EXTENSION GESTION CONGÉS - PLANNING-BIBLIO CAHIER DES CHARGES

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1 EXTENSION GESTION CONGÉS - PLANNING-BIBLIO CAHIER DES CHARGES Extension Gestion congés - planning-biblio Page 1 17/06/2013

2 Sommaire 1. Généralités Initialisation Administrateur Agent Responsable planning Jours fériés, vacances, etc Connexion Congés et récupérations Implantation Congés annuels et RTT Récupération Crédits, débits Absences statutaires Interface Workflow Validation congés Validation crédit d heures récupération Divers...7 Extension Gestion congés - planning-biblio Page 2 17/06/2013

3 1. Généralités 1 Application type LAMP ; Extension de l'application Biblio-Planning déjà existante ; Deux bibliothèques physiques Belle-Beille et Saint-Serge, devant être gérées de manière distincte pour leurs plannings et congés (2 plannings de service public, deux chefs d équipe/responsable de planning distincts + congés) ; Volumétrie : environ 50 ETP - entre 50 et 60 agents à gérer ; Gestion des congés et récupération des agents, au 1/4 d heure près ; Adossée avec interaction à gestion des plannings des bureaux d accueil afin de permettre aux responsables de planning de gérer heure par heure les agents présents. 2. Initialisation 2.1. ADMINISTRATEUR La création des comptes agents se fait par l'administrateur de l'outil ou toute personne ayant les droits ad hoc ; Cette création se fait à partir du LDAP de l'université d'angers (les agents Bu y sont repérables en tant que tels) ; La fiche agent créée permet d'enregistrer la quotité/quantité de travail hebdomadaire de l'agent (en plus de son nombre hebdo de service public à réaliser, déjà présent dans Planning Biblio) ; Les fiches agent peuvent être supprimées ; leur supression entraîne la suppression des enregistrements de congés liés à l'agent ; 2.2. AGENT L agent saisit en septembre son planning prévisionnel hebdomadaire de présence (heure de début de matinée, fin de matinée, début d après midi, fin d après midi pour chaque jour de présence), conforme à sa quotité de travail - sur 5 jours, 4,5 jours, 4 jours, etc ; Une grille allégée est prévue pour la période juin-août. Illustration 1 : Exemple de planning prévisionnel annuel 2.3. RESPONSABLE PLANNING Le responsable de planning valide une fois par an la grille saisie en septembre par l'agent ; 1 Les saisies d'écran ici proposées le sont à titre d'illustration. Elles reposent le plus souvent sur l'actuelle application de gestion des congés utilisée à la BUA, et à l'interface de laquelle les agents sont maintenant habitués. Extension Gestion congés - planning-biblio Page 3 17/06/2013

4 Cette grille est modifiable en cours d'année, éventuellement, par le seul responsable de planning JOURS FÉRIÉS, VACANCES, ETC L'application permet l implantation en début d'année et à tout moment des jours fériés et autres jours non travaillés, qui ne seront pas décomptés des crédits temps des agents ; Les dates (début et fin) de période de planning hebdomadaire (horaires normaux et horaires réduits) sont renseignées en début d'année ; 3. Connexion La connexion à l'application se fait par l'intermédiaire du CAS de l'ua ; Cette connexion donne à l'agent un accès authentifié à ses propres données et, possiblement, en fonction du rôle (droits d'accès) qui lui est octroyé, aux autres outils de l'application ; Des comptes hors LDAP/CAS peuvent être créés manuellement en tant que besoin : ils ont par ailleurs le même fonctionnement que les comptes standards. 4. Congés et récupérations 4.1. IMPLANTATION CONGÉS ANNUELS ET RTT La responsable administrative implante en septembre un crédit d heures de congés conforme à la quotité de travail de l agent pour la période allant du 1er septembre année n au 31 août année n+1 ; Le reliquat de cette période est maintenu dans un compte à part jusqu au 31 décembre de l année n+1 puis s il subsiste, annulé automatiquement au 1er janvier n+2 ; 4.2. RÉCUPÉRATION Les récupérations du samedi ou autre doivent rester comptabilisées à part, ne pouvant faire l objet d un dépôt sur Compte épargne temps ; Ce solde doit être annulé automatiquement au 31 août ; Le débit de ces heures se fait lors d une demande de congés (cf. 4.3) CRÉDITS, DÉBITS Le compte «crédit» de l'agent est débité par créneau minimal d'un ¼ d'heure, sur demande saisie par l agent ; L agent saisit la date et l heure du début de sa période de congé et la date et l heure de la fin de sa période de congé ; Cette saisie se fait via outils type calendrier «pop-up» sur date et horaires pour faciliter les saisies et éviter les heures de format ; Le système confronte les éléments de la demande au planning de présence hebdomadaire type de l'agent et calcule le nombre d heures demandées. Ces heures Extension Gestion congés - planning-biblio Page 4 17/06/2013

5 seront décomptées après validation ; Illustration 2 : Exemple de formulaire de saisie de demande de congés Lors d une demande de congé, l application débite en priorité : entre le 31 août et le 31 décembre, le reliquat du compte de l année précédente ; les crédits récupération ; les crédits de congés de l année en cours, le choix entre les deux dernières options pouvant être laissé à l'agent ABSENCES STATUTAIRES L agent saisit dans l application ses absences de droit. Le responsable de planning doit pouvoir saisir ou modifier ces données en l absence de l agent. Une typologie de ces autres absences doit être proposée lors de la saisie (maladie, enfants malade, formation, réunion, etc.) Ces absences ne doivent pas être débitées sur les comptes d heures de congé ou de récupération. 5. Interface Après connexion, un cartouche fait apparaître dans le bandeau supérieur idéalement (ou dans un menu dédié en seconde intention), le récapitulatif en temps réel des congés pris/restants récupérations prises/restantes pour l'agent ; Illustration 3 : Exemple de cartouche personnalisé par agent Extension Gestion congés - planning-biblio Page 5 17/06/2013

6 Un tableau récapitulatif permet à chaque agent de visualiser son bilan de congés personnel ; Illustration 4 : Exemple de bilan personnalisé (congés) Un tableau récapitulatif permet à chaque agent de visualiser son bilan de récupérations ; Illustration 5 : Exemple de bilan personnalisé (récupérations) Les tableaux récapitulatifs des années précédentes sont conservés et accessibles en visualisation ; Les tableaux sont imprimables. 6. Workflow 6.1. VALIDATION CONGÉS L agent saisit une demande de congé après identification cassifiée ; Sa demande apparaît dans le tableau récapitulatif de l'agent avec une indication et/ou un code couleur : «En traitement» ; Un mail prévient le responsable de planning du dépôt d'une demande de congés ; Lorsque la demande est validée par le responsable de planning, l agent reçoit p ar mail un accusé de validation ; Une copie de cet accusé de validation est envoyée à la responsable administrative et au chef de section de chaque bibliothèque ; Extension Gestion congés - planning-biblio Page 6 17/06/2013

7 Si la demande est refusée par le responsable de planning (une zone de saisie permet au responsable d'indiquer les motifs du refus), l agent reçoit par mail un accusé de refus ; Ce mail contient les éléments d'explication saisis par le responsable dans la zone ad hoc ; Le statut de la demande dans le tableau récapitulatif de l'agent passe en indication et/ou un code couleur : «Refusé» ; 6.2. VALIDATION CRÉDIT D HEURES RÉCUPÉRATION L agent saisit une demande de crédit d heures de récupération la semaine où les heures supplémentaires ont été effectuées, après identification cassifiée. Une zone de note permet de rattacher les heures saisies à un événement particulier (date du samedi, formation, déplacement, réunion...) ; Sa demande apparaît dans le tableau récapitulatif de l'agent avec une indication et/ou un code couleur : «En traitement» ; Un mail prévient le responsable de planning du dépôt d'une demande de crédit de récupération ; Lorsque la demande est validée par le responsable de planning, l agent reçoit p ar mail un accusé de validation ; Le statut de sa demande dans le tableau récapitulatif de l'agent passe en indication et/ou un code couleur : «Accordé» ; Une copie de cet accusé de validation est envoyée à la responsable administrative et au chef de section de chaque bibliothèque ; Si la demande est refusée par le responsable de planning (une zone de saisie permet au responsable d'indiquer les motifs du refus), l agent reçoit par mail un accusé de refus ; Ce mail contient les éléments d'explication saisis par le responsable dans la zone ad hoc ; Le statut de la demande dans le tableau récapitulatif de l'agent passe en indication et/ou un code couleur : «Refusé» ; 6.3. DIVERS Un code couleur par type d'absence permet de distinguer les absences dans les différents affichages, y compris lors de l'insertion d'un agent dans les plannings biblio ; Extension Gestion congés - planning-biblio Page 7 17/06/2013