C est parti La PRC : de la théorie à la pratique

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1 C est parti La PRC : de la théorie à la pratique DOSSIER Sommaire du dossier C est parti : La PRC, de la théorie à la pratique 12 Questions à Gaëtan Frocrain, chef de projet PRC au GIE Agirc-Arrco 14 De l accueil à la collecte des informations La PRC : un nouveau concept 15 Trois questions à Sylvie Mathieu, responsable de l unité animation réseau Cicas et Résidents hors de France au GIE Agirc-Arrco 17 Tout dans la «corbeille» : Renouveler ses pratiques 18 Questions à Viviane Liétard, directeur de gestion retraite, AG2R-Isica 20 Dossier réalisé par la direction des systèmes d information et la communication Octobre 2006, la PRC entre en production. Étape après étape, après de longs mois de gestation, la première brique de l usine retraite s installe dans le paysage informatique de la retraite complémentaire. 12 RETRAITE COMPLÉMENTAIRE agirc-arrco - 4 e trimestre 2006

2 Fin octobre, la plate-forme de la retraite complémentaire, la PRC, est mise sur orbite. Le lancement effectué, la mise en production se fait étage par étage, avec quelques toussotements parfois, mais au final, pour l essentiel, ça marche. Chacun dans les institutions de retraite complémentaire va s approprier petit à petit ce nouvel outil sur lequel s est penché pendant de longs mois le GIE Agirc-Arrco. Une histoire se termine, une autre commence. La PRC, définie par Daniel Lefebvre, directeur des systèmes d information de l Agirc et de l Arrco, comme étant «l outil de coordination, d information, de liquidation et de productivité de la retraite complémentaire», est la première des IMAGES.COM/CORBIS huit briques principales qui composent l usine retraite, briques qui finiront de s emboîter à horizon L usine retraite, c est, rappelons-le, d abord une volonté et une décision, celles des partenaires sociaux de doter le monde de la retraite complémentaire d un système informatique à la hauteur des enjeux. Avec trois objectifs : offrir le service global attendu et simplifier les démarches pour les entreprises, les salariés et les retraités, optimiser les coûts de gestion et répondre aux besoins croissants de productivité liés à la montée en charge du nombre des liquidations jusqu en 2010 (1). L usine retraite, c est aussi une organisation complexe et des compétences, diverses et pointues, qui se mobilisent pour concevoir une architecture d ensemble et mettre au point un mode opératoire tout a fait original, sur le thème du «Travailler ensemble». L usine retraite, c est enfin, des heures et des heures de travail pour converger, désimbriquer la retraite et la prévoyance, construire ces briques qui permettront d échanger des données, de communiquer de manière plus réactive et efficace, de s adapter tous en même temps aux évolutions de toute nature. L instauration du droit à l information des actifs par la réforme des retraites de 2003 (2) en est une parfaite illustration. Cœur de l «usine retraite», la PRC est indissociable de la mise en œuvre du service global. Un démarrage progressif Octobre 2006, une histoire s achève. Celle démarrée en juin 2004, avec le lancement du chantier «PRC». Des comités de projet sont dès l origine constitués dans les fédérations et dans les institutions. Le programme est d envergure et le planning très serré, avec une entrée en production programmée à l automne Recette et intégration par Systalians La phase de validation fonctionnelle qui s est déroulée durant plus de six mois, a permis de fiabiliser d une part l application PRC mais aussi son intégration avec l outil allocataire GICR. Pour cela, Systalians a sélectionné des scénarios fonctionnels, en accord avec le CIN et le GICR, représentant la majorité des cas métiers. Le déroulement de ces scénarios, Tout au long du chantier, les contraintes du calendrier ont pesé lourd. D où un découpage par livraisons successives, notamment celles des trois bases fédérales, socle de la PRC (se reporter au graphique p. 16 et article p. 17), la base «Localisation», la base «Chômage» et la base «Aura». Des phases de tests, d itérations (3) et de recettes (4) ont précédé le démarrage, dans le but de livrer une version stable et dans les temps : «un exercice difficile», commente Gaëtan Frocrain, chef de projet PRC à la DSI Agirc-Arrco. À cet égard, la phase de recettage de la PRC et d intégration commencée en juin 2006 par Réunica-Systalians avec le logiciel allocataire du GICR a été déterminante (cf. encadré ci-dessous). Octobre 2006, enfin, la PRC entre en production. Une nouvelle histoire commence. Grâce à l implication des informaticiens du CIN, qui travaillent sur le projet depuis plus de deux ans, et celle des institutions sans lesquelles rien n aurait été possible, la livraison de la plateforme s est faite dans les temps. Un calendrier progressif de démarrage a été établi pour notamment contrôler la montée en charge de la plate-forme, qui devrait s accélérer avec la mise en production de la PRC-Cicas à partir du 15 décembre 2006, les Cicas étant à l origine de près de 60 à 65 % des dossiers de retraite. Le 30 d octobre 2006, le groupe AG2R a le premier initié des processus de retraite, suivi de Réunica Bayard, PRO BTP et Apicil début novembre. Le groupe AG2R 1) Avec des actes de gestions à l horizon 2010 de + 55 % en Arrco et + 83 % en Agirc, par rapport à ) Loi du 21 août Lire La retraite complémentaire Agirc-Arrco n 10. 3) Répétition des tests jusqu à obtention du résultat attendu. Le début d une itération donne lieu à livraison d un sous ensemble cohérent. 4) La «recette» consiste à accepter et à valider, après différentes étapes de tests, la réception d un produit matériel ou logiciel. adapté au périmètre de chaque livraison des deux logiciels, a permis de déceler plus de 500 non conformités corrigées à ce jour. Cette phase de qualification, très novatrice dans les relations CIN/groupes, s est révélée être d une très grande efficacité. Elle se poursuivra en 2007 sur les versions majeures prévues pour la PRC et l application allocataire du GICR. RETRAITE COMPLÉMENTAIRE agirc-arrco - 4 e trimestre

3 Comment s est passé le démarrage? Gaëtan Frocrain Les applications PRC mettent en jeu de nombreuses fonctionnalités : leur qualification a nécessité plus de temps que prévu. Tous les groupes ont néanmoins débuté l exploitation de leur plate-forme PRC pour pouvoir répondre aux collectes de droits initiées depuis le 30 octobre Sur les 4 premières périodes, le taux de réponse à ces collectes était de 92,5 % avant 24h. À quel rythme la plate-forme monte-t-elle en charge? Fin novembre, il y avait dossiers Questions à Gaëtan Frocrain, chef de projet PRC au GIE Agirc-Arrco ouverts par jour sur la PRU dont 60 % ouverts par les Cicas. À cette date, les institutions ouvraient 80 processus par jour sur la PRC alors que nous en escomptions 360. La montée en charge s est donc faite plus lentement que prévu! Mais avec l arrivée progressive des Cicas sur la plate-forme à partir du 15 décembre, les institutions vont traiter davantage de dossiers. Si les groupes supportent cet afflux croissant de dossiers, ce sera gagné! Quel est le calendrier pour l année 2007? L arrêt des créations de processus PRU* aura lieu en mars 2007, lorsque le dernier Cicas aura basculé sur la PRC. Les groupes de protection sociale auront jusqu au 1 er octobre 2007, date d arrêt définitif de la plate-forme Arrco, pour liquider les dossiers sur la PRU et les mettre en paiement. Parallèlement, nous centralisons toutes les demandes d évolutions de la PRC qui seront ensuite étudiées. Nous allons prochainement proposer un calendrier de réalisation. Enfin, au 1 er octobre 2007, de nouvelles fonctionnalités de la PRC seront livrées pour assurer la continuité du service : la révision des dossiers PRU sur la PRC et le traitement des réversions des allocataires dont les droits personnels ont été liquidés avec la PRU. * Ouverture de dossiers via la PRU. La PRC, au cœur du service global a effectué une mise en production en deux temps. Les liquidateurs «référents» PRC qui avaient participé aux recettes ont testé la PRC en production pendant deux semaines sur le site de gestion de Chartres. «Cela nous a permis de bénéficier, une fois encore, d un très bon accompagnement du CIN par téléphone», commente Viviane Liétard, directeur de la gestion retraite AG2R-Isica. Puis, chacun sur son site a pu faire bénéficier les autres de son expérience et remonter les éventuelles difficultés. «Car aujourd hui, il s agit de mettre en place la gestion des incidents pour avoir une traçabilité et une «journalisation» des erreurs, et d offrir un accompagnement en fournissant des dossiers d exploitation», souligne Gaëtan Frocrain. Une hot-line, avec un interlocuteur unique, est opérationnelle au CIN pour formaliser les fiches d incidents traités par les unités «production» et «conceptionréalisation». «La correction de ces incidents est prioritaire», explique Gaëtan Frocrain. Pour suivre cette mise en production, des périmètres avaient été définis afin d assurer la qualité de service attendue dans les services de retraite. Les groupes ont donc commencé par traiter les liquidations de droits directs Arrco. Ils ont procédé ensuite aux pré-liquidations et liquidations de droits directs pour l ensemble des salariés et accédé, à la fin de l année, au traitement de l ensemble des Les dates charnières du chantier La planification du projet : juin à septembre 2004 Les spécifications : septembre 2004 à mars 2005 La livraison des spécifications d interface : 31 mars 2005 La mise en production de la base chômage : 1 er juillet 2005 Le démarrage des tests techniques d échanges (itération 1) : 9 décembre 2005 Le démarrage des tests de collecte des droits et la processus (y compris les réversions). «Ce démarrage progressif permet de contrôler la montée en charge des flux échangés et surtout de vérifier les hypothèses techniques, au cours de la mise en place de la plate-forme, et de corriger les anomalies. Ainsi, la fiabilisation des applications s effectue plus sereinement», explique Gaëtan Frocrain. Étapes essentielles, le démarrage de la PRC et sa mise en production progressive symbolisent cette nouvelle ère informatique dans laquelle la retraite complémentaire a choisi d entrer. D autres pages s écriront au fur et à mesure de la construction de l usine retraite. Jusqu à la fin de son déploiement en mise en production de la base de localisation (itération 2) : 16 février 2006 Le démarrage des tests de mise en paiement (itération 3) : 12 juillet 2006 La mise en production de la base Aura : 12 septembre 2006 Le démarrage de la mise en production dans les groupes : 30 octobre RETRAITE COMPLÉMENTAIRE agirc-arrco - 4 e trimestre 2006

4 De l accueil à la collecte des informations La PRC : un nouveau concept Autant qu un nouvel outil, la PRC est un concept : avec au bout du compte le développement d un service global, plus facile d accès, pour les futurs retraités et qui implique une nouvelle coordination entre les institutions. Éclairages. L ancienne coordination Arrco au moment de la liquidation Ce n est qu au moment de la retraite que le regroupement des périodes et des points est mis en œuvre. Ancienne coordination Agirc La PRC repose sur un socle de données centralisées. Dans un souci de performance et de prise en compte du volume croissant des dossiers à traiter, deux référentiels ont été créés. L un relatif aux «entreprises», la base Aura (1), l autre aux «individus», la base Localisation (2), pivot de la PRC. S y ajoute la base Chômage, disponible depuis juillet Cette redéfinition du système était nécessaire pour répondre aux exigences du nouveau processus de coordination impliquant des changements sur la façon même d échanger les données avec les institutions. Elle a permis d intégrer de 1) La base Aura résulte de la migration des anciennes bases FEA (Arrco) et Saga (Agirc). 2) La base Localisation reprend les données de l ancien FCI (fichier central des identifiants). Le dossier du cadre est transmis d institution en institution tout au long de sa carrière. Les nouvelles technologies et la PRC La nouvelle architecture mise en place pour la PRC est basée sur les standards actuels utilisés sur Internet, ce qui garantit la pérennité de la solution. L utilisation des Webservices permet à des applications hétérogènes de dialoguer à distance via un réseau, indépendamment des plates-formes et des langages sur lesquelles elles reposent, et sans remise en question des systèmes d information d origine. Dans le cadre de la PRC, on peut ouvrir des dossiers sans intervention humaine grâce aux services Web, et les groupes peuvent intégrer la PRC dans le cadre d une interlocution globale du client, aussi bien dans le domaine de la retraite que dans celui de la prévoyance. RETRAITE COMPLÉMENTAIRE agirc-arrco - 4 e trimestre

5 Les objectifs de la base Localisation - Certifier les identifiants des participants Agirc et Arrco ; - Regrouper des comptes de participants correspondant au même individu pour faciliter les recherches ; - Garantir l unicité de service pour les cadres ; - Déterminer les institutions qui sont sollicitées afin de reconstituer les carrières et les droits pour liquidation et information ; - Apporter un support à la mise à jour de la base chômage pour certifier les identifiants non certifiés des attestations Assédic. nouveaux outils : la «dématérialisation» qui consiste en une numérisation ou codification des pièces du dossier, «l archivage électronique» qui permet un stockage centralisé de chaque pièce et leur visualisation à partir de n importe quel poste de travail ou encore «le transfert des droits» en mode quasi instantané. Cette architecture, évolutive, de la PRC repose sur des technologies web services (voir encadré p. 15). Ce qui ouvre de nouvelles possibilités d échanges avec les autres partenaires de la sphère sociale dans le cadre du service global. Elle met en œuvre le principe d interopérabilité, une nécessité dans le concept de droit à l information des actifs. De fait, les institutions pourront fin 2007 consulter, outre les bases de données du CIN, celles gérées par la Cnav et PRO BTP (3) pour le compte du GIP Info retraite, et rééditer un document archivé, à la demande d un participant, ou rectifier telle ou telle information. Une nouvelle coordination Avec la PRC et les nouvelles procédures mises en place, l unicité de service est entièrement respectée. Jusqu alors les cadres pouvaient déposer une seule demande de retraite complémentaire au titre des régimes Agirc et Arrco, désormais, ils bénéficieront d un processus unique de liquidation, géré par un seul groupe (4). Liquidations ou pré-liquidations : concrètement, comment ça se passe? D abord on initie le dossier puis on l étudie. Deux applications, disponibles sur la PRC, permettent de le faire. 16 RETRAITE COMPLÉMENTAIRE agirc-arrco - 4 e trimestre 2006

6 L initialisation du dossier de retraite s effectue à partir d un point d accueil banalisé, tout futur retraité pouvant se rendre dans le bureau de son choix, Cicas ou service d accueil d un groupe de protection sociale, pour engager une demande de pré-liquidation (l équivalent sur la PRU de l évaluation) ou de liquidation de ses droits à retraite complémentaire. L ouverture d un processus de retraite sur l application d accueil déclenche systématiquement une collecte des droits par le CIN qui permet d éditer les réponses des institutions à cette collecte sur un relevé de carrière à valider (RCV), dans un délai de moins de 48 heures. Les «demandes de droits» sont envoyées à toutes les institutions d affiliation du participant, repérées grâce aux informations contenues dans la base de Localisation (voir encadré p. 16). Le RCV est enrichi le cas échéant des périodes de chômage manquantes présentes dans la base Chômage. Le relevé de carrière, édité, est ensuite envoyé au futur retraité qui sera amené à présenter à un bureau d accueil les pièces justificatives en sa possession (5). Elles seront numérisées ou codifiées. Facilité des démarches pour le futur retraité mais aussi économies de gestion et d archivage pour les institutions. Entre temps, la collecte des droits aura permis au CIN, en fonction des règles de détermination du groupe d instruction (6), de désigner celui qui assurera la liquidation de la retraite. L instruction est ensuite effectuée par le centre de gestion du groupe désigné compétent et se termine par la mise en paiement de l allocation ou l information sur les droits à retraite. C est à ce stade que le gestionnaire peut compléter les trous de carrière, par le calcul des périodes non inscrites dans les fichiers des groupes ou par l envoi de demandes de droits complémentaires. Et s appuyer sur les bases Aura et Chômage qui lui faciliteront la tâche. 3) Fait référence au «collecteur». 4) Se reporter à la fiche pratique p ) Il peut aussi y apporter les justificatifs supplémentaires qui lui ont été demandés au cours de l instruction ou obtenir des renseignements sur l état d avancement de son dossier. 6) Instruction Agirc-Arrco DRE du 24 juillet Trois questions à Sylvie Mathieu, responsable de l unité animation réseau Cicas et Résidents hors de France au GIE Agirc-Arrco Quel est l apport de la PRC pour les Cicas? À la différence de la PRU et de la PRU-Cicas, deux outils qui n offraient pas les mêmes Sylvie Mathieu fonctionnalités, la PRC est un outil commun qui vaut pour les institutions et les Cicas. En plus de récupérer les éléments de carrière Arrco et Agirc, l application d accueil de la PRC permet de demander et mettre à disposition en temps réel des éléments dans la base d archivage fédérale. Les Cicas pourront également visualiser les carrières Ircantec, spécificité de la PRC pour répondre aux besoins des Cicas et à ceux des plates-formes téléphoniques qui gèrent ce type de dossiers. La centrale d éditique, constituée au groupe Malakoff, imprime les documents nécessaires : reconstitution de carrière à valider, lettre d accompagnement, demande de retraite complémentaire, Du coup, la gestion, la maintenance du matériel dans les Cicas s en trouvera allégée et les coûts d impression optimisés. Qu est ce qui change dans la relation client? Les futurs retraités peuvent être reçus dans n importe quel point d accueil. Avec la mise à disposition d un agenda national partagé, la prise de rendez-vous par les Cicas s effectuera directement par téléphone et non plus par envoi d un courrier de convocation. Aussi est-il plus facile pour la personne de donner ses disponibilités et nous enregistrerons moins d annulations ou de reports de rendez-vous. Quelle organisation a été mise en place pour le déploiement de la PRC? L hébergement informatique des Cicas se fait sur un seul et même serveur. Fin novembre 2006, tous les écrans plats et les scanners étaient déployés dans les cent Cicas. Des formations ont ensuite été dispensées à plus de 180 personnes, à charge pour elles de les démultiplier au sein de leurs équipes. RETRAITE COMPLÉMENTAIRE agirc-arrco - 4 e trimestre