CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

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1 CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Personne publique : Ville d Athis-Mons Place du Général de Gaulle ATHIS MONS Objet de la consultation : Achat d un Logiciel Informatique de Gestion des Effectifs (LIGE) MAPA XXXX DOCUMENT INTERMEDIAIRE Procédure soumise au Décret n du 1 er août 2006 portant code des marchés publics modifié par les Décrets n du 26 avril 2010, n du 30 décembre 2009, n du 27 novembre 2009, n du 02 septembre 2009, n du 19 décembre 2008, n du 19 décembre 2008, n du 17 décembre Marché à procédure adaptée, passé en application de l article 28 du code des marchés publics. COPIE NON-CONFORME POUR ILLUSTRATION SEULEMENT Date et heure limites de remise des offres : Le dimanche XXXX 2012 à XX heures 00 délai de rigueur REDACTEUR : SRDFMC CONSEIL 1/20

2 TABLE DES MATIERES 1. SIGLES UTILISES PREAMBULE PRESENTATION GENERALE DU MARCHE Objet du marché Durée du marché Garantie et Maintenance Livrables Documentation technique et descriptif à produire Précision supplémentaires à fournir Calendrier récapitulatif du projet DESCRIPTIF DU LIGE Généralités Services utilisateurs Droits d utilisateurs Répartition des postes Environnement technique Bases de données Stratégie de sécurité DESCRIPTIF DE L ONPE Généralités Services utilisateurs Descriptif technique DESCRIPTIF DES USAGES SERVICES Le service de la petite enfance Le service de la coordination enfance restauration et scolarité Le service de la régie unique Le service des retraités ANNEXES : SYNOPTIQUE DES USAGES SERVICES Coordination enfance restauration Régie unique /20

3 1. SIGLES UTILISES Dans le présent document, les sigles suivant sont utilisés : LIGE : Logiciel Informatique de Gestion des Effectifs LIGE est un progiciel de gestion globale des effectifs dédié aux services administratifs des collectivités locales pour les secteurs de l enfance, de la petite enfance, du périscolaire, de l extra scolaire et des retraités. La fourniture comprend l installation, le suivi de la mise à jour et la formation des effectifs. 58 postes de travail sont à équiper. ONPE : Outil Numérique de Pointage des Elèves Destiné à remplacer le pointage via bornes et codes barres, l ONPE est un outil s appuyant sur un matériel de type tablette numérique à écran tactile (digital ou par pointeur), élémentaire, robuste, sécurisé et peu onéreux permettant le pointage de liste d effectifs à l écran. Ces pointages alimentent LIGE. Une quantité de 20 exemplaires seront à livrer. MCI : Module de Courriel Intégré Le MCI permet des échanges E/S avec l environnement LIGE. Il intègre des fonctionnalités de courriel moderne. Des fonctions comme le publipostage, l envoi de SMS, l impression/acquisition réseau sont également vivement requises. Sa disponibilité sur un poste est une fonction de la configuration utilisateur. Il peut donc être activé/désactivé par des administrateurs. PF : Portail Familles Le portail famille est un espace web donnant accès à un compte client sécurisé de communication entre la mairie entre la mairie et ses usagers pour les secteurs de l enfance, la petite enfance et périscolaire. Les informations saisies par les parents sont destinées à alimenter LIGE de manière dynamique. Il intègre des outils modernes de paiement en ligne. Il permet aussi de communiquer les documents et les informations nécessaires aux inscriptions diverses. PR : Portail retraités Le portail retraité est un espace web donnant accès à un compte client sécurisé de communication entre la mairie et ses retraités. Les informations saisies par les utilisateurs sont destinées à alimenter LIGE de manière dynamique. Il intègre des outils modernes de paiement en ligne. 2. PREAMBULE Le présent marché concerne la fourniture, l installation d un progiciel de gestion des activités de l enfance, de la petite enfance, du périscolaire, de la régie unique et des retraités pour la mairie d Athis-Mons située dans le département de l Essonne (91). Présentation Ville à insérer Athis-Mons souhaite actualiser la solution informatique destinée à cette gestion administrative des effectifs en se dotant à la fois d un logiciel dédié à ces services (ci-après nommé LIGE) et d un outil digital de pointage (ci-après nommé ONPE). LIGE est destiné à supplanter le progiciel Concerto de la société Arpège en service à ce jour. Les améliorations attendues sont détaillées suivant cette référence dans le seul but d illustrer les 3/20

4 lacunes rencontrées actuellement. Il est donc important de comprendre le marché comme une amélioration de l existant avec des attentes reposant sur une expérience concrète. Il appartiendra donc au candidat de s assurer que la solution proposée correspondent non-seulement aux fonctionnalités présentes ce-jour, mais aussi que chaque service bénéficiera des améliorations attendues. Nous invitons donc chacun à s assurer que leur logiciel soit au minimum équivalent à cette référence. L ONPE doit-être vu comme le résultat d une recherche de solutions plus aboutie là où l expérience met en lumière une fiabilité perfectible. Il s agît impérativement d une solution entièrement numérique, tablette digital ou autre, délivrant les services de toute saisie intermédiaire ou de toute autre opération manuelle. Dans ce présent cahier technique, sous la forme envisagée, l ONPE n est qu une proposition. Il appartiendra ainsi au candidat de démontrer la viabilité de la solution proposée dans le respect du présent cahier. L approche retenue dans ce cahier privilégie l identification des besoins plutôt que la description des fonctionnalités nécessaires. Les portails destinés à communiquer avec les usagers, Portails Familles (PF) et Portails Retraités (PR) pourront être fusionnés au sein d une même application à la condition que le cloisonnement des espaces soit suffisamment robuste et explicite dès l entrée dans l un des domaines. 3. PRESENTATION GENERALE DU MARCHE 3.1. Objet du marché Le présent marché a pour objet la fourniture, l installation, le transfert des données, la formation des utilisateurs, le support technique, la garantie et la maintenance d un logiciel de gestion des activités scolaires, périscolaire, extrascolaire de la petite enfance, des sports et de la jeunesse et des retraités. Il comporte également la fourniture d une solution de pointage digitale (ou autre) pour les services de l enfance, de la petite enfance (crèches collectives, haltes garderie) et son manuel utilisateur. Ce marché est unique. Il ne comprend qu un seul lot Durée du marché La fourniture du logiciel doit intervenir dans les trois mois à compter de l ordre de service. Les formations débutant dès la livraison en s étalant du 5 mars au 15 août L ONPE doit être livré dans les 6 mois à compter de la date d attribution du marché. La mise en service effective de LIGE et de l ONPE est prévue début septembre Il appartiendra au candidat de proposer un calendrier adéquat pour la migration des données. La bascule étant du type «Full Switch». Une phase de démonstration de LIGE est nécessaire. Un (1) poste devra être au minimum installé dans chaque service à compter du 5 mars Ces postes peuvent servir d étalon aux modalités de transfert de la base de données Garantie et Maintenance LIGE devra être garanti jusqu à la date anniversaire de la livraison. La maintenance commencera à compter de l expiration du délai de garantie. La partie Software de l ONPE devra être garanti jusqu à la date anniversaire de la livraison. La maintenance commencera à compter de l expiration du délai de garantie. Le matériel ONPE peut soit faire l objet d une maintenance par déperdition de parc (quantités annuelles contractualisées 4/20

5 à vingt (20) exemplaires) soit par gestion de flotte (taux de disponibilité contractualisé à soixantequinze pourcents (75%)). La maintenance sera facturée annuellement à terme à échoir. La reconduction se fera par simple courrier du Maire Livrables Les livrables concernent le Progiciel, le matériel répondant aux attentes pour l ONPE et la documentation technique. Cinquante-huit (58) postes de travail sont à équiper et 20 tablettes ONPE à livrer. Les quantités livrées peuvent faire l objet d une facturation par article ou d une licence site à nombre de poste illimités Documentation technique et descriptif à produire Le candidat devra fournir : Un dossier démontrant la valeur technique de l offre LIGE et éventuellement un dossier décrivant les caractéristiques techniques du progiciel. Un dossier décrivant les solutions proposées pour l ONPE avec le détail technique du matériel Le bordereau des prix En cas d absence d un de ces trois documents, l offre du candidat sera déclarée incomplète et irrecevable Précision supplémentaires à fournir Le soumissionnaire indiquera si LIGE contient dans sa version de base un langage de requêtes normalisé tel SQL. Le soumissionnaire proposera une offre de prix pour la réalisation des portails PF et PR comportant l utilisation de moyens de paiement en ligne. La personne publique pourra choisir cette possibilité jusqu à la datte anniversaire du marché. Le soumissionnaire indiquera qu elles sont les évolutions prévues pour ses produits, les ressources mise en œuvre dans ce but et les perspectives de développement de ses logiciels Calendrier récapitulatif du projet xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx Fin des délais questions Remise des offres Attribution du marché 1 er démonstrateur LIGE Migration des données Date limite livraison ONPE Fin des formations Mise en service opérationnel Fin de garantie/ Début de la maintenance Opérationnelle 4. DESCRIPTIF DU LIGE 4.1. Généralités 5/20

6 En tant que progiciel de dématérialisation des services, LIGE comprend des solutions modernes adaptées aux attentes de différents services. Il s intègre dans une chaine de traitement de l information complexe ou chaque service privilégie ses propres outils. Il comporte donc une série de passerelles vers d autres progiciels et favorise les E/S vers les logiciels de bureautiques courants tels que Microsoft Word, Microsoft Excel ou OpenOffice. Au vu des nombreux aspects de la gestion des effectifs, LIGE doit être un outil ergonomique, simple à l utilisation et intuitif notamment dans la plage des fonctions de base. Il doit à la fois pouvoir être pris en main par du personnel non-spécialiste et offrir à l utilisateur averti des possibilités de traitements affinés. LIGE nécessite de nombreux échanges avec le public ou entre services. Ces échanges se font aujourd hui par courrier également totalement dématérialisé. LIGE se doit donc d offrir des facilités pour le courriel que ce soit par des modules d échange de donnés vers des logiciels comme Microsoft OUTLOOK ou via un Module de Courriel Intégré (MCI). Un portail pour les usagers (PF/PR) doit pouvoir faciliter la communication entre les utilisateurs et les services de la mairie. Son accès est sécurisé, individuel, dynamique (temps réel) et propose des fonctionnalités de paiement en ligne, de transfert de documents, d actualisation des coordonnées avec la possibilité de faire des inscriptions ou préinscriptions sur certaines activités. La gestion d effectifs variables et la coordination des moyens, demande l édition quotidienne de tableaux différents et de documents rapports. LIGE se doit d intégrer des fonctionnalités facilitant l édition récursive de ce type de document, via par exemple l édition automatisée et éditable de Planning et de tableaux de bord mettant en évidence les informations pertinentes. La gestion des effectifs doit pouvoir faciliter la gestion de ressources humaines et le transfert d information vers les logiciels de gestion de personnel (CIRIL RH). LIGE doit proposer un module d analyse statistique complet et facilement configurable permettant le Reporting et la gestion à long terme des services. Des indicateurs pertinents et des alertes mails à l intention des grands-utilisateurs seraient une évolution naturelle par rapport à l existant Services utilisateurs Cinq (5) services utilisent LIGE. Il appartient au candidat d expliciter sa solution en fonction de la structure des services Le service de la petite enfance Ce service assure la gestion globale des effectifs en crèches collectives, crèches familiales et haltes garderies. Il gère les demandes de places en crèche, les places disponibles, les effectifs au jour le jour, les plannings et les indemnités journalières des assistantes maternelles Le service de la coordination enfance restauration et scolarité Ce service assure gestion globale des affaires scolaires : service d accueil, activités périscolaires (accueils du matin et soir), le temps du midi, les accueils de loisirs, l étude, les activités spécifiques de l été (centres de vacances, séjours et stages) en lien avec les services de la jeunesse et les espaces sociaux. Il coordonne et gère également la restauration, de l inscription à la fréquentation au jour le jour ainsi que le suivi des inscriptions scolaires Le service de la régie unique Ce service gère la facturation des services. Il est dans une relation client/fournisseur avec les autres services. Il constitue la relation principale entre la mairie et ses usagers Le service des retraités 6/20

7 Ce service assure la gestion globale des besoins des retraités Le service des sports Le service des sports gère l accueil des enfants aux activités sportives Droits d utilisateurs La bonne gestion des droits d utilisateurs est une attente essentielle. L ensemble des informations à disposition des opérateurs doit pouvoir être cloisonnées selon trois (3) niveaux : Niveau 1 : Accès total aux informations en lecture et saisie illimitée Niveau 2 : Accès partiel aux informations et possibilité de saisie égale ou inférieure Niveau 3 : Accès partiel aux informations pour consultation. Niveau 0 (Grand utilisateurs) : accès à des tableaux de bord, des indicateurs (alertes mail) ou des rapports de synthèses permettant le suivi à long terme des services. LIGE devra être aisément paramétrable pour des utilisateurs formés. Cette possibilité est désignée ci-après «création de requêtes» Répartition des postes Cinquante-huit (58) postes sont concernés par LIGE. Droits d'utilisateurs Service Nbr de postes Niv 1 Niv 2 Niv 3 Petite Enfance AAA A V C Enfance BBB S D F Retraités CCC G H J Régie unique DDD K L Total XXX X Y Z 4.5. Environnement technique (paragraphe rédigé sans le soutient du service informatique une aberration!) Les services municipaux sont équipés de postes architecturés en client légers sous systèmes d exploitation Windows7 64bits. Le réseau interne LAN est dédié aux collectivités locales. Il est de type Ethernet 100 base T ou fibre optique pour les services décentralisés. Les postes sont reliés via un protocole TCP-IP pour accéder aux ressources de serveurs d applications ORACLE, Windows 2003 SE ou Windows 2008 TS Le parc d imprimantes et de combinés imprimante/scanner de marques variées est organisé en réseau propre à chaque site. LIGE doit pouvoir communiquer avec les logiciels de bureautique courant tels que le pack Microsoft Office, Open Office et les logiciels de gestion administrative Ciril RH et Ciril Finance. 7/20

8 Figure 1 : Environnement technique de LIGE LIGE peut-être une solution du type FULL WEB Tableau 1: Passerelles LIGE 4.6. Bases de données LIGE traite des bases de données évoluant avec le temps qui peuvent comporter de à entrées. Ces données sont fusionnées et peuvent être traitées/visualisées indifféremment par chaque service en fonction des droit spécifiques à l utilisateur. Un historique de cinq années est conservé en accès directe pour chaque service. 8/20

9 LIGE comporte un outil de recherche et de traitement moderne des doublons de type MiL 1. La création de requêtes par l utilisateur impacte la base de données avec les critères de sécurité adéquats. Un grand nombre de documents originaux devant être traitées, transmis et conservés tout au long de la chaîne de traitement, LIGE intègre des compatibilités server facilitant la gestion rapide de fichiers d images pouvant être volumineux au fil du temps. Le titulaire du marché devra informer les services informatiques de la Mairie des évolutions du système de gestion de base de données et des évolutions consécutive du progiciel Stratégie de sécurité Il est recommandé d organiser LIGE autour d une installation centralisée sur le réseau de la Mairie. Une passerelle asynchrone servant à assurer les mises à jour avec le site de l éditeur ou du titulaire. En aucun cas, des mises à jour ne pourront être installées sans que le titulaire ne se porte garant de leurs fiabilités. Enfin, LIGE devra être en conformité avec les recommandations de la Commission Nationale de l Informatique et des Libertés (CNIL). 5. DESCRIPTIF DE L ONPE 5.1. Généralités L Outil Numérique de Pointage des Elèves est un matériel de type tablette à écran tactile 2 muni d un logiciel de pointage. L ONPE est destiné à faciliter la gestion des présences pour facturation ultérieure au sein des établissements scolaires, périscolaires et extrascolaires ainsi que des crèches collectives en supprimant le traitement manuel des données entre l encadrant chargé du pointage (ci-après nommé le pointeur) et les services administratifs de la coordination enfance restauration et scolarité et de la petite enfance. Il combine donc à un matériel une application logicielle simple qui restreint son utilisation à cette seule fonction. Ainsi, si le support matériel de base en est muni, le logiciel ONPE désactive les fonctionnalités matérielles courantes du support tel que le sont les communications WiFi, Bluetooth ou port infrarouge. Seuls les transferts via un câble sont autorisés. Dans le cas ou l ONPE est muni d un système d exploitation évolué tel que des systèmes Windows CE ou Androïde, au démarrage système, le logiciel se lance en restreignant toutes autres fonctionnalités via un mot de passe administrateur robuste. Ce mot de passe est propre à chaque tablette. Il est fourni et initialisé par le titulaire et transmis aux services informatique. L ONPE s appuis donc sur un matériel élémentaire, robuste, sécurisé et peu onéreux. La gestion et l entretien du parc peuvent se faire par déperdition de parc avec minimas annualisés ou gestion de flotte avec un taux de disponibilité de 75% 3. Il appartient au candidat de faire des propositions justifiées allant dans le sens de la fiabilité et du coût total d exploitation Services utilisateurs 1 Man In the Loop 2 Ou tout autre solution équivalente 3 Le taux de disponibilité n est pas une garantie constructeur. C est un service qui maintient le parc en service quel que soit le type de panne suivant des quantités définies par le taux. 9/20

10 Deux (2) services utilisent l ONPE sur plusieurs sites. Les demandes par site sont identiques et ne diffèrent que par la nature des objets pointés. Il appartient au candidat d expliciter sa solution en fonction du service Les crèches municipales et haltes garderies Ces services assurent l accueil en crèches des enfants. Il gère les places disponibles, les effectifs au jour le jour et les indemnités journalières des assistantes maternelles Les établissements de restauration, de la scolarité, des études, du périscolaire et de l extrascolaire Ces services assurent l accueil scolaire, de la demi-pension et des activités péris et extrascolaires Descriptif technique Dans le cas des établissements scolaires, le travail de pointage d élèves est en général une activité réalisée en conditions stressantes : chahut, bousculades et sous-effectifs sont les contraintes récurrentes que vivent les pointeurs. Lisibilité et nombre de clicks par fonction sont donc des facteurs essentiels qui seront à la base de la consultation. Le pointeur doit trouver là un outil pratique, facile d accès, simple et attrayant. Il est permit de jouer sur l aspect graphique de l application pour augmenter son attrait à l intention du pointeur. Le candidat doit cependant avoir conscience, que le terme «Pointeur» ne désigne pas obligatoirement une personne jeune, en bonne santé et bénéficiant d une vue et d une dextérité parfaite. L ergonomie est primordiale. L ONPE a donc au minimum un écran de sept pouces (7inches) de diagonale au format 16/9 ou 4/3 permettant d afficher 25 lignes sur sa plus grande longueur avec un minimum de 26 caractères par lignes. Il bénéficie d une résolution d écran égale ou supérieure à 150dpi (environ 800x600 pixels au format 4/3). Les touches, boutons ou zones cliquables ne pourront être inférieure à 8mm, valeur mesurée à l écran. Nous fournissons ci-dessous à titre d exemple quelques recommandations pour l interface pointeur en établissement scolaire. Il appartiendra au candidat de fournir une solution également adapté au pointage des activités en crèche collective. Au démarrage (1 seule session par ONPE): l'application se lance automatiquement et l'écran est verrouillé sur la page d'accueil. le mot de passe est propre à la station et diffère du mot de passe administrateur Toutes les connections wifi, casque audio sont désactivées hors USB Toutes les bascules entre programme sont verrouillées L'administrateur seul peut retourner sur l'os via un mot de passe robuste En connexion USB et programme tournant : la tablette est reconnue comme un périphérique de stockage Les dossiers sont synchronisés via un ODB tel qu Oracle ou MySQL Des dossiers d'archivage masqués sont requis pour tous les listings : Pointage, liste de référence du jour, horaires des personnels (1dossier vérouillable propre à chaque pointeur) La liste de pointage est dans un format Léger et transportable (par exemple au format *.txt* avec matrice d'import Excel fournie pour traitement sur des postes non-lige le cas échéant). Elle est générée et traitée par LIGE La tablette est équipée d'une application mettant en forme les listes de pointages en E/S le rapatriement de la station à LIGE se fait via mail 10/20

11 Figure 2 : schématique écran ONPE et gabarit des touches (pour impression en 75dpi) 11/20

12 L écran représenté ci-dessus comporte trois colonnes : Une première colonne affichant en continu la liste des sections Une deuxième colonne affichant la liste des classes de la section Une troisième colonne avec la liste des élèves inscrits à la demi-pension (respectivement à la garderie du matin/du soir/à l activité périscolaire) Les points remarquables sont : L affichage n est pas simultané mais en cascade Par exemple, en cliquant sur la section choisie, le Pointeur affiche la liste des classes correspondantes en deuxième colonne (attention : les chiffres peuvent être substitués par des lettres). De même, quand il sélectionne une classe, la liste des élèves s affiche dans une liste déroulante dans la troisième colonne Une case d affichage des saisies persistantes et centrée sur la ligne de touché concatène les entrées afin de réduire le trajet visuel du pointeur La liste d élèves est générée par LIGE et sera retournée avec sa colonne de pointage Cette liste est quotidienne nécessitant son envoi automatique quel que soit la disponibilité des services administratifs LE MCI peut-être le gestionnaire d expédition Les noms longs et les homonymes sont rendus apparents (ici respectivement case défilante et nom surlignés en bleu) L exemple illustré ici est calculé pour un écran de diagonale de 7 pouces en 150dpi au format 4/3 ACCEUIL Download Listing Pointage élèves Pointage personnels Administra teur Figure 3 : Exemple d'interface de démarrage 6. DESCRIPTIF DES USAGES SERVICES Nous présentons ici les grandes lignes d action de l utilisation du progiciel Concerto en service aujourd hui au sein de la commune. Le candidat sera attentif aux lacunes mises à jour par les utilisateurs au fil du temps ainsi qu aux améliorations attendues. La valeur des offres sera enrichie par les propositions qui pourront être faîte afin de diminuer les temps de gestion administrative, 12/20

13 raccourcir les cycles vers une gestion en temps réels, automatiser des processus récursifs et faciliter la prise en main de fonctionnalités complexes. Cette partie du CCTP inclus nombre de répétitions. Celles-ci ne sont là que pour éliminer les doutes quant à la transversalité des attentes d un service à l autre. L énumération n en est cependant pas exhaustive Le service de la petite enfance Crèche familiale Cette structure accueille et gère les places des enfants gardés par des assistantes maternelles. Pour ce faire elle établie un contrat avec la famille et établie une fiche famille dans laquelle sont répertoriées les informations importantes ainsi que la typologie du contrat. Une fiche par Assistante Maternelle (ci-après nommé AM) est également crée répertoriant les informations relatives à la personne, son agrément l accueil d enfant comprenant le nombre de place autorisées. Un extrait de la fiche enfant est remit à l AM comprenant l amplitude horaire pour chaque enfant pour la semaine. La gestion des effectifs se fait donc manuellement au niveau des AM par le remplissage d une fiche d information propre à chaque enfant. Cette fiche court par quinzaine et répertorie les heures contractualisées, les heures réelles de garde ainsi que les motifs d absences. C est donc quinze jours d informations qui sont vérifiées puis saisies dans Concerto. Les vérifications portent notamment sur la validité de la fiche enfant mentionnant les heures contractualisées avec la famille qui peuvent varier dans cet intervalle. Les heures complémentaires d accueil sont alors facturées à la famille sur une base dwe H ± 0.5 [h] Ce mode de suivi implique la gestion d une fiche par enfant et par quinzaine soit environ deuxcents contrats et 6500 fiches à traiter (± variables). Un portail famille (PF), sur lequel les familles pourraient directement actualiser les informations, permettrait au service d en prendre connaissance en temps réel. Ceci favoriserait la diminution des temps de latence dans le traitement et la transmission des informations, diminuant par effet direct les temps de traitement correctif. Le PF est donc un atout pour la qualité du service. En cas d absence de l AM, l enfant doit être replacée sur une AM ayant de la disponibilité. Cette gestion des absences est aujourd hui un exercice complexe pour le service : les applicatifs dédiés de Concerto ne sont pas exploitées soit suite à des carences en formation, soit en raison d une complexité trop grande rendant difficile son utilisation au quotidien. Le processus est donc entièrement manuel et réalisé sur fichier Excel. Un planning permettant de coordonner les replacements des enfants. Actuellement, Concerto propose un planning de gestion des effectifs pour les AM, mais ce document n étant pas éditable, il se révèle donc inapproprié pour un suivi au quotidien. L intuitivité et la disponibilité de modules d auto-formation pour les personnels sont des atouts de LIGE. Objectifs LIGE : - Des plannings crées automatiquement et éditables - Le suivi des personnels volants et fixes - Le suivi automatique des congés enfant 13/20

14 - Un tableau de bord récapitulatif accessible rapidement gérant les alertes - Une automatisation du replacement des enfants en fonction des disponibilités AM (MiL) - Des pointages en temps réel - Un suivi des assurances civiles et une alerte notifiant l arrivée à échéance du contrat - Un suivi des certificats médicaux et des ordonnances avec la possibilité d intégrer aisément une version scannée des documents dans le dossier famille - L édition d un courrier de relance automatique pour les familles (le MCI est un atout dans la qualité de suivi des communications service/famille) - Le suivi intégré et complet des familles recomposées - Des modes de consultation de la DB 4 transverse - Une conservation des données dans le système sur plus de 5 ans - Répondre aux bilans CAF et conseil général Crèches collectives et halte garderies Cette structure accueille et gère l accueil des enfants en structures d accueil. L utilisation et les objectifs LIGE sont les même que pour les crèches familiales, excepté que les familles pointent dans ces structures d accueil et qu il n y a pas la gestion des indemnités des AM. Au niveau des crèches collectives et haltes garderies, le pointage est fait actuellement sur badgeuse et est destiné à être remplacé par l ONPE Coordination de la petite enfance La coordination de la petite enfance accueille et gère les demandes de places, les préinscriptions, les listes d attente et les places disponibles en crèche familiale et haltes garderies. Pour ce faire elle établie un contrat avec la famille et établie une fiche famille dans laquelle sont répertoriées les informations importantes ainsi que la typologie du contrat. Un champ Observation permet d ajouter certaine informations à prendre en compte. Les contrats offrent la possibilité d une gestion variable selon les jours, les horaires et leurs congés. Ceci impacte la gestion des accueils d enfants au niveau des crèches. Actuellement, au vue des difficultés rencontrées dans l édition des tableaux extraits sous Concerto, Excel reste l outil de travail du service pour la gestion des listes d attentes, des résultats de commission d attribution des places en crèches ou de l ordonnancement de listes en fonction d un besoin spécifique. La gestion des places disponibles par structure est gérées en lien avec les informations récoltées auprès des directrices de crèches. Pour les commissions d attributions de places en crèche, le service de la coordination croise et met en relation les deux tableaux. La présence d un outil de création/gestion de requêtes dans un langage connu des services voir intuitif est indispensable pour LIGE. Au niveau des crèches collectives, le pointage fait sur badgeuse est destiné à être remplacé par l ONPE. Le service doit également pouvoir répondre aux demandes de bilan de la CAF. LIGE est donc un outil communiquant avec CIRIL RH. Objectifs LIGE : - Possibilité d éditer toute liste et tableaux extraits du système - Un langage de requêtes puissant et intuitif - Des modes de consultation de la DB transverse - Un suivi des places disponibles au jour le jour et par zone géographique 4 Data Base (base de données) 14/20

15 - La mise en corrélation des données concernant place disponibles et commission d attribution - Des plannings crées automatiquement et éditables - Le suivi des personnels volants et fixes - Un tableau de bord récapitulatif éditable, accessible rapidement et gérant les alertes - L édition de courriers de suivis générés automatiquement pour les familles (le MCI est un atout dans la qualité de suivi des communications service/famille) - Un module de statistique et de Reporting intégrant les taux d occupations par établissement, la présence effective par heure au cours de l année scolaire - Une conservation des données dans le système sur plus de 5 ans. - Répondre aux bilans CAF et Conseil Général 6.2. Le service de la coordination enfance restauration et scolarité Ce service qui gère l accueil des enfants de 3 à 12 ans pour le périscolaire, le temps du midi, les loisirs, l étude et la restauration. Dans chaque service, le secrétariat saisit les informations contenues dans le contrat établit avec la famille directement dans Concerto. Cette fiche répertorie les donnés importantes ainsi que la typologie du contrat et le régime spécial pour la restauration. Une édition est alors réalisée pour les services de la restauration et les services de l Accueil de Loisir sans Hébergement (ALSH) et/ou l école. Toute actualisation subséquente doit alors être répercutée simultanément dans chaque service. Les familles actualisant généralement les fiches enfant auprès des services de proximité, l information peut prendre du temps à être intégrée dans la base. Le PF est donc un atout pour la qualité du service ; tout comme la centralisation commune des donnés et la compatibilité avec des outils de bureautiques courants tel Microsoft Excel. Des capacités à gérer les préinscriptions sont également nécessaires. LIGE doit introduire cette capacité. Quotidiennement, les directeurs des services accueillant les enfants transmettent par téléphone le nombre présent à l accueil du matin (garderie). Les animateurs ayant pointés les enfants sur des listes mise à jour par le directeur de l établissement. Le logiciel doit pouvoir mettre en corrélation les effectifs enfants en fonction des équipes présentes et pointer les incohérences en fonction des règles d encadrement de la ville. Une fois en classe, lors de l appel, les enseignants identifient les enfants qui seront présents à la demi-pension. Ces informations sont transmises par le directeur d établissement aux services de la coordination afin de déterminer les effectifs présents en restauration. Ces listing servent à évaluer le besoin en personnel encadrant et le nombre nécessaire de repas. La gestion automatisée des personnels volants et fixes et un atout pour LIGE. Des aides à la décision en temps réel sont un plus. Des listing sont alors établis et transmis aux services de restauration qui serviront à identifier les enfants absents par pointage. Ces pointages sont aujourd hui interprétés manuellement par le directeur de l établissement, ce qui constitue une perte de temps tout en étant source d erreurs. L ONPE est une solution à ce problème. Il évolue cependant dans un environnement ou toutes ses interfaces ne sont pas des systèmes LIGE ; les Directeurs devant par exemple être capable de vérifier les pointages avant leur transmission. L ONPE doit donc offrir une passerelle ascendante et descendante vers des logiciels plus courants tels Microsoft Excel ou autre tableur du marché afin de permettre la gestion aléatoire sur site. La gestion planifiée des repas se fait avec une avance de 4 semaines. Un facteur correctif est introduit chaque jour en fonction de la base statistique et de la fréquentation réelle. Des repas 15/20

16 supplémentaire peuvent alors être commandés. Le taux maximum admissible des pertes repas est fixé pour la mairie d Athis-Mons à 5%. Un outil fiable d aide à la décision doit pouvoir faciliter le maintient ou le dépassement de cet objectif tout en libérant les services d une gestion planifié aléatoire et lourde. Cette gestion des repas intègre les régimes alimentaire spéciaux. Les listings des enfants lors des journées d accueils de loisirs sont au nombre de trois (3) et correspondent chacun à une formule de fréquentation des services d accueil : une pour la journée d accueil, une autre pour la demie journée et une dernière pour les repas. Ces listes peuvent contenir chacune jusqu à lignes. Au niveau des personnels encadrant, la gestion se fait au niveau des Directeurs des sites d accueil sous tableur Excel avant d être repris par les services de l enfance, vérifiés puis transmis à la CAF. LIGE doit pouvoir communiquer avec le système CAF (CIRIL). Idéalement, l abandon d une gestion multi-systèmes serait un atout. LIGE est donc aussi un outil accessible à distance sur licences illimitées ou flottantes. Il doit être possible aux utilisateurs de formaliser des outils et des tableaux de données spécifiques. La facturation des familles est alors générée avec un croisement des données avec le système CAF pour les taux applicables aux familles et celui du Trésor Publique pour les impayés (respectivement CIRIL RH (retour OCRE) et CIRIL FINANCE). Ces échanges vers des serveurs de données sensibles demandent une gestion des droits utilisateurs fine idéalement modifiables rapidement par les administrateurs. Objectifs LIGE : - Possibilité d éditer toute liste et tableaux extraits du système - Un suivi prévisionnel des effectifs à 30 jours - Un suivi en temps réel - Des alertes immédiatement visibles sur la fiche de chaque famille en cas de non respect de l une des obligations d inscription - Un outil de coordination temps réel paramétrable (requêtes) - Un tableau de bord récapitulatif éditable, accessible rapidement et gérant les alertes - Un outil de communication intégré permettant la transmission rapide des résultats (le MCI est un atout dans la qualité de suivi des communications entre services) - Des plannings crées automatiquement et éditables - Le suivi des personnels volants et fixes - La mise en corrélation des équipes d encadrement avec les effectifs accueillis - Le suivi automatique des spécificités sanitaire des enfants (régimes spéciaux etc.) - L exportation de ces données spécifique vers l ONPE - Une gestion complète des familles recomposées incluant les gardes alternées - Un module de statistique et de Reporting - Des modes de consultation de la DB transverse - Un module de gestion des documents originaux scannés avec transmission rapide par courriel (un MCI intégrant des fonctionnalités de gestion des documents scannés raccourcit les temps de recherche et de transmission d une information parfois critique) - Un mode d alerte Famille en cas d indisponibilité des services ou de grèves via mail et SMS 6.3. Le service de la régie unique Ce service a pour mission de gérer le suivi des facturations. Dans un premier temps, le service actualise les listes des enfants qui fréquentent les structures, particulièrement pour celles qui n ont pas Concerto et ne peuvent réaliser leur saisie directement. LIGE est donc aussi un outil accessible à distance sur licences illimitées ou flottantes. Ces saisies sont nombreuses et d autant plus fastidieuse (et donc source d erreur) que les champs à remplir sont parfois mal adaptés, redondant ou trop nombreux. LIGE doit donc permettre le paramétrage des 16/20

17 champs via une requête administrateur sans que cela soit une source d erreur lors de la réutilisation ultérieure de la fiche par un autre service. Ces listes sont transmises aux services en début de chaque mois. Le pointage effectué via code barre aujourd hui génère de trop nombreuses erreurs en raison du mode de lecture optique. Le traitement de ces erreurs consume du temps service qui pourrait-être consacré à l amélioration du service. L ONPE dans sa forme optimale est donc un facteur important dans l accroissement de la qualité service. La facturation est faîte à plus trois (3) semaines. Les paiements étant faits sur le site de la régie unique. L introduction de modes de paiements en ligne via les portails PF et PR serait un avantage pour le service et les familles. La gestion des bordereaux de paiement papier étant d autant plus lourde à gérer que ceux-ci sont nombreux. La régie unique coordonnant la facturation de nombreux services, la possibilité pour chaque service de suivre l état de la facturation serait un plus. Le MCI peut être un atout pour améliorer cette situation par la transmission automatique d états de facturation sur simple requête courriel du service demandeur. Un accès à distance du progiciel pour les services décentralisés est une autre option (niveau d utilisateur 3). Objectifs LIGE : - Éditions ou alerte pour des familles créancières - La gestion des champs obligatoires à saisir - Editions de la dernière mise à jour de la base - Paiement en ligne - Lecture OMR sur facture - Statistiques 6.4. Le service des retraités Cette structure gère les différents services dispensés aux retraités de la commune. Ceux-ci sont : - Les repas à domicile - Les repas chez Camille - Les repas à l ESAT - Les animations diverses - Les petits travaux - Le transport adapté - Les séjours retraités - Le service de téléalarme - Les repas de quartier Les retraités sont informés et inscrits par le biais du fichier de la liste électorale et le logiciel Logiclic. Ce mode d enregistrement représente la plupart des inscrits, le reste des inscriptions sont réalisées directement au service des retraités. Toutes les informations sur les usagers sont tirées de fichiers DBase, ou «Base Access», avec lequel une interface serait souhaitée. Une compatibilité de LIGE avec DBASE serait un atout. Les inscriptions aux activités à lieu à l inscription et est valide pour la période donnée. Le calcul du QF est réalisé par le service de la régie unique. Pour les repas à Domicile, un tableau est édité chaque mois pour gérer les livraisons et actualisé lors des activités. La livraison effective des repas est alors pointée par le livreur. Les personnes livrées seront ainsi facturées, par le biais du logiciel concerto. Un ONPE mobile et la gestion des préinscriptions amélioreraient la qualité du service. Le candidat pourra faire une proposition dans ce sens. 17/20

18 Pour les repas chez Camille et à l ESAT, le pointage est identique à la demi-pension chez les scolaires et nécessiterait les mêmes avancées via un ONPE et un accès décentralisé en consultation des listings. Pour les petits travaux, un agent de la ville reçoit une fiche d intervention et demande l émargement de l utilisateur afin d ordonner la facturation sur Concerto. Ces Facturations sont spécifiques avec différents types de travaux et un nombre d heures variables. Cependant aujourd hui Concerto se révèle mal adapté à cette tâche car le référencement des paramètres travaux est inadapté. LIGE doit pouvoir être aisément paramétrable via un langage intuitif ou déjà connu des utilisateurs afin de permettre au service de s adapter à la grande variabilité des tâches à suivre. Un ONPE mobile améliorerait la qualité du service. Le candidat pourra faire une proposition dans ce sens. Ces interventions représentent en moyenne l édition 1500 factures par ans. Un suivi des travaux et un bilan sont réalisés par le service nécessitant des outils statistiques et de reporting. Le transport adapté est géré de manière identique aux petits travaux. Une application permettant de gérer un planning avec la possibilité d éditer des tableaux de bord au jour le jour et automatiquement serait un plus. Les repas de quartier sont une activité ponctuelle. L inscription se fait via le service des retraités, à la mairie annexe ou même par téléphone. Sous Concerto, au moment de la facturation, la diversité des sources d inscription rendait cette gestion difficile. LE PR serait un atout en permettant de canaliser les inscriptions de manière centralisé. L accès décentralisé du logiciel pour les servies annexe ou l automatisation d importation de fichier Tableurs via un MCI apporterait un plus en diminuant drastiquement le nombre d opérations récursives dans la chaine de traitement des inscriptions. Objectifs LIGE : - Un outil de communication intégré permettant la transmission rapide d inscriptions enregistrées par des sites décentralisés (le MCI est un atout dans la qualité de suivi des communications entre services) - Une interface avec le logiciel Logiclic - Une passerelle vers DBASE ou Base Access - Un PR centralisant les inscriptions aux activités - Un langage de requête puissant et intuitif 7. ANNEXES : SYNOPTIQUE DES USAGES SERVICES Ces diagrammes décrivent dans leur ensemble les flux de donnés dans la chaine de traitement de l information au sein de deux services ayant des modes de gestion comportant des particularités. Ils ne constituent nullement des documents exhaustifs ou de travail pour le candidat mais peuvent servir à une prise en main plus aisée Coordination enfance restauration 18/20

19 + Planning encadrant vacataires encadrant Services coordination Facturation ALSH Liste des encadrant FAB REPAS Evaluation statistique ±5% + Régimes spéciaux Fiche enfant LISTE ACCUEIL DIRECTEUR LISTE DP a Listings activités périscolaires ABS + Badgeuse Badgeuse Facturation Appels professeurs Présence journée b Présence ½ journée c + a+b+c actualisé 1/mois CAF + Corrélation des donnés Amélioration souhaitées vers ONPE Réalisé sous Excel transfert sous LIGE souhaité Fonctionnalité d analyse Concerto Traitement donnés 19/20

20 7.2. Régie unique 1/mois Liste des élèves non-admissibles 1/mois Liste élèves Liste des élèves admissibles Liste Elèves présent DP/j Liste des élèves présents en DP/m 3 semaines Facturation + Liste de pointage Gestion de facturation (CIRIL RH /FINANCE) + Corrélation des donnés Amélioration souhaitées vers ONPE Réalisé sous Excel transfert sous LIGE souhaité Fonctionnalité d analyse Concerto Amélioration souhaitées pour LIGE 20/20