REPUBLIQUE DU NIGE PROGRAMME D ACTIONS COMMUNAUTAIRES PHASE 3 (PAC3)

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1 REPUBLIQUE DU NIGE PROGRAMME D ACTIONS COMMUNAUTAIRES PHASE 3 (PAC3) MANUEL DE PROCEDURES SIMPLIFIE DE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE ET DE PASSATION DES MARCHES A L USAGE DES COMMUNES

2 République du Niger MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 Programme d Actions Communautaires SOMMAIRE Rédigé le : 02/12/2 013 Révisé le : I. OBJECTIFS DU MANUEL II. GESTION BUDGETAIRE III. GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE IV. PASSATION DES MARCHES V. ANNEXES

3 I. OBJECTIFS DU MANUEL SIMPLIFIE

4 République du Niger MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 Programme d Actions Communautaires OBJECTIFS DU MANUEL Rédigé le : 02/12/2 013 Révisé le : Le présent manuel de procédures formalise quelques procédures de gestion financière et comptables et de passation des marchés dans le but de les simplifier à l usage des communes. Il a pour objectifs : Fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère financier et comptable ; Présenter les modèles de documents essentiels à la bonne gestion des ressources mises à la disposition de ces communes ; Décrire les procédures d'exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer au sein de la structure et définir les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents ; Utiliser de façon optimale, pour une meilleure efficacité des actions engagées, l'ensemble des moyens mis en œuvre tels que : - le dispositif institutionnel ; - le personnel ; - le matériel ; - les ressources financières. Maîtriser la connaissance des actions engagées et par conséquent comparer les moyens mis en œuvre aux résultats techniques obtenus ; Renforcer ainsi les capacités des agents et cadres directement impliqués dans l exécution des plans d actions et budgets financés dans le cadre du PAC3 ; Renforcer les capacités des communes en matière de passation des marchés.

5 II. GESTION BUDGETAIRE

6 République du Niger MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 GESTION BUDGETAIRE Programme d Actions Communautaires DEFINITION Rédigé le : 02/12/2 013 Révisé le : 2.1 DEFINITION La gestion budgétaire est le processus de gestion regroupant : - La planification ; - L élaboration du budget ; - L exécution et le suivi du budget. Le budget est un plan annuel des activités futures établi sur la base d hypothèses d exploitation. Il est exprimé principalement en termes financiers (prévisions), mais il incorpore souvent beaucoup de mesures quantitatives non financières. 2.2 PRESENTATION DU BUDGET Le Programme d Investissement Annuel (PIA) doit être adapté au budget annuel de la structure qui comprend d'une part l'apport du PAC3 (allocation budgétaire définie par le PAC3 suivant le nombre de bénéficiaires et autres critères définis dans le manuel d exécution) et d'autre part la contribution des bénéficiaires qui pourra être en numéraire, en matériaux ou en main d'œuvre suivant les actions retenues. Le CDAP s'assure de l'éligibilité des actions souhaitées mais également que celles-ci s'intègrent bien dans le plan de développement du département. 2.3 ELABORATION DU PROGRAMME DE TRAVAIL ET DU BUDGET ANNUEL Le PAC3 introduira, au niveau des collectivités territoriales, des mécanismes de planification participatifs, permettant à tous les acteurs locaux (conseils communaux, commissions spécialisées communales) de jouer un rôle actif dans le développement local. La Direction Régionale de l Aménagement et du Développement Communautaire du Ministère de l Aménagement du Territoire, du

7 Développement Communautaire, de l Urbanisme et l Habitat en collaboration avec le PAC3 supervisera la production d un Manuel de Planification Communal, dont les principaux aspects sont les suivants : Diagnostics participatifs de villages sédentaires et de campements nomades homogènes (le regroupement des bénéficiaires ayant été préalablement identifié en fonction d un certain nombre de critères sociologiques, écologiques, géographiques et économiques) ; Hiérarchisation des besoins locaux, en fonction d axes prioritaires qui reflètent les orientations stratégiques régionales et nationales ; Intégration des priorités dans un plan de développement communal (PDC) tri-annuel, instrument d orientation stratégique du développement local à moyen terme, prévu par la législation en vigueur, permettant de traduire les priorités en un ensemble cohérent d objectifs et en des stratégies et projets. Le PDC, préparé par les organes communaux et approuvé par le Conseil Communal (CC), comporte les éléments suivants : le profil socio-économique et institutionnel de la commune, comportant les principales potentialités et contraintes ; les objectifs et axes prioritaires de développement communal ; les projets prioritaires, en distinguant : les actions publiques (infrastructures ou services collectifs, généralement mais non exclusivement au niveau du chef lieu de la commune) ; les actions des organisations de base (actions productives intervillages, villages, groupements ou associations de producteurs de base). Etudes de pré-faisabilité technique des projets, avec estimation des coûts et l obtention d un visa d éligibilité de la part de la structure déconcentrée concernée ; Etablissement d un plan d investissement annuel (PIA), élaboré par le CC, assisté par les services déconcentrés de l Etat et les représentants des ONG locales, constitue une formulation préliminaire de projets individuels, avec une estimation de leurs coûts, leur priorisation et sélection, à la

8 lumière des opportunités de financement existantes. Le PIA se limite à un tableau comportant l ensemble des investissements programmés (parmi lesquels ceux qui seront soumis au financement du PAC3), et constitue la base technique nécessaire pour la préparation du Budget communal ; Etablissement d un budget annuel, qui est à la fois : un instrument de mise en cohérence de l ensemble des dépenses (d investissement et de fonctionnement) et des recettes de la commune ; un outil autorisant l engagement des dépenses par l organe exécutif (le maire de la commune), le budget doit être approuvé par la tutelle (autorités administratives locales, préfet). La préparation d une Convention entre la commune et le PAC3, instrument de : contractualisation des relations entre la commune concernée et le PAC3 pour l exécution du PIA ; soutien des acteurs non institutionnels dans l exercice de la maîtrise d ouvrage déléguée ; préparation à la gestion transparente des infrastructures réalisées avec le FIL. 2.4 EXECUTION DU BUDGET Une fois le PIA approuvé, une convention de cofinancement est établie et signée entre la CRC et la Commune sur la base des micro projets adoptés par le CDAP. Après réception des dossiers de micro-projets approuvés, la CRC transmet le dossier à la CNC pour transfert des fonds dans les comptes bancaires ouverts à cet effet par les Communes concernées. Le transfert des fonds se fait immédiatement pour les micro-projets ne nécessitant pas une procédure de passation de marchés. Pour les micro-projets nécessitant la passation de marchés, le transfert est effectué après signature du contrat. Un micro-projet est exécuté conformément aux dispositions d un Accord de Subvention de Contrepartie, devant être conclu entre la CRC concernée ou la Commune concernée, selon le cas, pour le compte du Gouvernement, et le

9 Bénéficiaire, à des conditions décrites plus en détail dans le MEP et le PGE et jugées satisfaisantes par l'ida et le FIDA ; lesdites conditions comprennent, entre autres, les dispositions suivantes : le Bénéficiaire est tenu de contribuer, en espèces ou en nature, au financement d au moins 5% du coût estimatif du micro-projet, et d au moins 10% du coût estimatif des micro-projets se rapportant aux AGR; le Bénéficiaire est tenu : d exécuter le micro-projet avec la diligence et l efficacité requises, selon des méthodes environnementales, d ingénierie, financières et administratives adéquates ; de tenir des écritures appropriées permettant de rendre compte, conformément à des pratiques comptables acceptables, des opérations, des ressources et des dépenses relatives au micro-projet ; tous les marchés de fournitures et de travaux et tous les contrats de services de consultants devant être financés sur les fonds de la Subvention de Contrepartie sont passés conformément à des procédures assurant des résultats efficaces et économiques et conformément aux dispositions de l'annexe 3 de l Accord de Don IDA, et lesdites fournitures et lesdits travaux et services servent exclusivement à l'exécution du micro-projet. 2.4 CONTROLE DE L EXECUTION DU BUDGET Tout effort pour établir un budget est vain si l on n y adjoint pas la fonction de contrôle permettant de déceler les écarts éventuels entre les prévisions et les réalisations. Le contrôle budgétaire exige trois séries d interventions : Pour la prévision, l établissement d un programme précis en vue d atteindre dans un délai donné un résultat déterminé ; Au cours de l exécution, l étude systématique et permanente des perturbations susceptibles de modifier les prévisions du programme ; Périodiquement, opérer des ajustements nécessaires pour atteindre l objectif défini, en dépit des variations intervenues dans les facteurs de décision.

10 L objectif du contrôle consiste en la recherche d écarts éventuels entre les prévisions et les réalisations. Les résultats du contrôle de l exécution du budget dépendent de son efficacité, sa fréquence et sa rapidité. Aussi est-il nécessaire de procéder au contrôle budgétaire de manière quotidienne avant l émission d une demande d engagement. La CRC ou la Commune, pour le compte de l entité recevant la Subvention de Contrepartie, et ladite entité en sa qualité propre, ont le droit : d inspecter, seul ou conjointement avec l IDA, si l IDA en font la demande, les fournitures, chantiers, travaux, installations et constructions compris dans le micro-projet, leur fonctionnement, et tous documents et écritures y afférents ; d obtenir tout renseignement que le Gouvernement, l IDA peut raisonnablement demander concernant l administration, l exploitation et la situation financière des micro-projets ; de suspendre ou de résilier le droit qu a un Bénéficiaire d utiliser les fonds de la Subvention de Contrepartie au cas où ledit Bénéficiaire manquerait à l une quelconque des obligations lui incombant en vertu de l Accord de Subvention de Contrepartie.

11 III. GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE

12 République du Niger MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE Programme d Action Communautaire GENERALITES Rédigé le : 02/12/2 013 Révisé le : 3.1 GENERALITES La gestion financière et comptable des communes est basée sur des règles simplifiées, avec des modèles de documents adaptés et peu nombreux pour assurer aussi bien une bonne gestion des ressources et activités par les responsables des structures, qu un meilleur suivi par les structures hiérarchiques au niveau régional et national. Les communes ouvriront un compte bancaire auprès d une institution bancaire commerciale. Les communes sélectionnées auront accès à des instruments financiers leur permettant de faire des investissements dans le domaine du développement communal. Cependant, pour être éligibles, les communes devront remplir un certain nombre de conditions initiales basées sur leur capacité de planifier, programmer et exécuter un Plan de développement communal. Chaque commune doit posséder un Plan de Développement Communal réalisé suivant une démarche participative et extraire les actions prioritaires contenues dans ce Plan afin de réaliser un Plan d'investissement Annuel (PIA) qui sera soumis au CDAP ou à l'autorité de tutelle pour les communes. Aucun micro-projet proposé n'est admis à recevoir un financement dans le cadre d une Subvention de Contrepartie sur le produit du Don des micro -projets à moins que le Comité d Approbation du Projet et les CRC ou les Communes, selon le cas, n'aient respectivement établi, sur la base d'une évaluation menée conformément aux dispositions de l accord de don IDA, FEM ;aux directives du MEP, que le micro-projet en question satisfait aux critères d'admissibilité indiqués ci-après et plus en détail dans le MEP selon lesquels, notamment :

13 le micro-projet proposé est lancé par une OC qui remplit les critères d admissibilité spécifiés dans le MEP, et ladite OC est admissible à bénéficier de Subventions de Contrepartie ultérieures si elle mène à son terme le micro-projet d une manière jugée satisfaisante par le Gouvernement, l IDA etle FEM le micro-projet proposé se rapporte à l une des activités menées dans les domaines spécifiées à titre d exemple dans la Partie C de l Annexe 2 de l Accord de Don et décrites plus en détail dans le MEP ; le financement du micro-projet proposé est entièrement couvert par la somme de la Subvention de Contrepartie et de la Contribution du Bénéficiaire. L instruction des dossiers de demandes de Subventions de Contrepartie présentées par des OC suit les procédures suivantes : le micro-projet est identifié et évalué par les Communes, à travers le processus d évaluations participatives des besoins des communes visé dans la Partie A du Projet ; le micro-projet proposé est approuvé par le Comité d Approbation du Projet pertinent, sur la base d une évaluation technique de sa compatibilité avec les PDC visés dans la Partie A du Projet et avec les politiques et normes du Gouvernement applicables à la santé, l éducation, les transports, l environnement et l agriculture, selon les cas ; le micro-projet approuvé conformément aux dispositions de l accord de don IDA, ensuite examiné par la CRC pertinente ou la Commune pertinente, selon le cas, sur la base du respect des critères d admissibilité et des directives et procédures financières, de passation des marchés et environnementales stipulées dans le PME La CRC, la Commune ou l entité recevant la Subvention de Contrepartie, selon le cas, exerce les droits qui lui sont conférés par l'accord de Subvention de Contrepartie de manière à préserver ses intérêts et ceux de l IDA et du FEM et à réaliser les objectifs du Projet et, à moins que l IDA, le FEM n'en conviennent autrement, ne modifie ni n'abroge l'accord de Subvention de Contrepartie ou l'une quelconque de ses parties, ni n'y fait dérogation ni n'aliène substantiellement les droits et obligations y afférents.

14 République du Niger MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE Programme d Action Communautaire MOBILISATION DES RESSOURCES Rédigé le : 02/12/2 013 Révisé le : 3.2 MOBILISATION DES RESSOURCES Dans le cadre du Programme, les comptes désignés sont destinés à financer les activités des communes. Les principes retenus pour la mobilisation des fonds destinés à financer les dépenses éligibles conformément aux dispositions des Accords de financement sont les suivants : Principes Le Programme d Investissement Annuel (PIA) doit être adapté au budget annuel de la structure qui comprend d'une part l'apport du PAC3 (allocation budgétaire définie par le PAC3 suivant le nombre de bénéficiaire et autres critères définis dans le manuel d exécution) et d'autre part la contribution des bénéficiaires qui pourra être en numéraire, en matériaux ou en main d'œuvre suivant les actions retenues. Une fois le PIA approuvé, une convention de cofinancement est établie et signée entre la CRC et la Commune sur la base des micro projets adoptés par le CDAP. Après réception des dossiers de micro-projets approuvés, la CRC transmet le dossier à la CNC pour transfert des fonds dans les comptes bancaires ouverts à cet effet par les Communes concernées. Le transfert des fonds se fait immédiatement pour les micro-projets ne nécessitant pas une procédure de passation de marchés. Pour les micro-projets nécessitant la passation de marchés, le transfert est effectué après signature du contrat. Chaque Commune bénéficiant du Fonds d'investissement Local du PAC3 recevra une Dotation Indicative Financière (DIF) triennale. Cette dotation sera

15 débloquée en DIF annuelles, en fonction des résultats de l évaluation de la performance Demande de transfert de fonds de la commune à la CRC. Lettre de demande de fonds de transfert de fonds ; Preuve de versement de la contribution de la commune ; Engagement de la commune à n utiliser les fonds que pour le micro projet objet de la convention ; Copie de la convention ; Copie du micro projet ; Copie du marché ou de contrat pour les infrastructures socio économiques ; Arrêté de mise en place d une commission d achat d animaux pour les micros projet d embouche ou de reconstitution du cheptel ; Liste des bénéficiaires.

16 République du Niger MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE Programme d Action Communautaire DECAISSEMENTS & JUSTIFICATION DES FONDS Rédigé le :02/1 2/2013 Révisé le : 3.3 DECAISSEMENTS Les principes généraux de décaissements décrits ci-après doivent faire l objet d une harmonisation dans toutes les communes afin de faciliter la tâche à la Coordination régionale dans le cadre du suivi de l exécution et de la consolidation des données Décaissements par banque Dans la mesure où les communes peuvent disposer d un compte auprès d une banque commerciale, les procédures de décaissement par banque seront applicables. Dans cette hypothèse, les comptes ne seront destinés à recevoir que les fonds de la CNC et la contribution des bénéficiaires et fonctionneront selon le principe de double signature (maire et receveur municipal). Les personnes chargées d exécuter la dite procédure sont les responsables des communes Modalités de décaissement et de justification de fonds Modalités de décaissement Il existe plusieurs types de décaissement au niveau des communes. Il s agit de : Avance de fonds sur présentation d un TDR: il s agit des cas des activités ci-après les missions et déplacements ; les ateliers et formations : les prestations de la main d œuvre (main d œuvre pour la confection de banquettes) ; l achat d animaux :

17 Règlement des prestataires sur présentation d une facture. Il s agit des marchés de : Travaux ; Fournitures ; Services Modalités de justification Justification de l avance de fonds Dans un premier temps (avant l activité) - Copie du chèque ayant servi au décaissement (signature du titulaire du TDR sur la copie) - TDR, visée par le receveur et approuvé par le maire Dans un second temps (après l activité) les pièces à fournir: Pour les missions et déplacements : - L état nominatif émargé - L ordre de mission (avec visa d arrivé et de départ au verso sur la feuille de déplacement) - La facture ou reçu certifiés par le bénéficiaire, acquittés du fournisseur - Le reçu du reversement du reliquat (éventuel) - Le rapport technique ou de mission, Le rapport financier Pour les ateliers et formations : - Les états nominatifs émargés - L ordre de mission (avec visa d arrivé et de départ au verso sur la feuille de déplacement) - La facture ou reçu (certifiés par le bénéficiaire, acquittés du fournisseur) - Le reçu du reversement du reliquat (éventuel) - La liste de présence des participants - Le rapport de la formation - Le rapport financier Pour les prestations de la main d œuvre (récupération de terre) - Les états nominatifs émargés - Le rapport financier Pour l achat d animaux : - L arrêté de création du comité d achat - Les états nominatifs émargés des bénéficiaires - Le rapport financier - Le reçu du reversement du reliquat (éventuel) - Le PV d achat des animaux - Le certificat de contrôle vétérinaire - Le certificat de contrôle sanitaire Justification d un règlement de prestataire Travaux Avance de démarrage - - La Copie de chèque - - La Facture de l avance de démarrage - - La Caution bancaire de l avance - - La Lettre de demande de l avance

18 Facturation - Copie de chèque - Le décompte certifié des travaux faits L'attachement des travaux - Le PV d'implantation des travaux - L'ordre de service - Le contrat de travaux - La lettre de notification d'adjudication - Le PV d'analyse des offres - Le PV de dépouillement des offres - L'avis d'appel d'offre afférent A LA RECEPTION PROVISOIRE - Le PV de réception provisoire A LA RESTITUTION DE LA RETENUE DE GARANTIE - La caution bancaire de retenue de garantie A LA RECEPTION DEFINITIVE - Le PV de réception définitive FOURNITURES Avance de démarrage - Copie de chèque - La Facture de l avance de démarrage - La Caution bancaire de l avance - La Lettre de demande de l avance Facturation - Copie de chèque - La facture certifiée des fournitures faites - Le PV de réception/le bordereau de livraison Le contrat de fourniture - La lettre de notification d'adjudication - Le PV d'analyse des offres Le PV de dépouillement des offres - L'avis d'appel d'offre y afférent SERVICES: CONTRAT DE CONSULTANT Avance de démarrage - Copie de chèque - La Facture de l avance de démarrage - La Caution bancaire de l avance - La Lettre de demande de l avance Facturation - Copie de chèque - La facture certifiée des services faits - Le PV/Le bordereau de réception - Le Contrat de consultant - La Lettre de notification d adjudication - Le PV d analyse des offres - Le PV de dépouillement des offres - L avis d appel d offre afférent LES ACHATS SIMPLES L achat direct Pour les achats inférieurs au seuil minimum

19 Copie du chèque ayant servi au règlement (signature et cachet du fournisseur sur la copie) Facture certifiée par le bénéficiaire, visée par le maire et acquittée par le fournisseur Bon de livraison signé par le bénéficiaire du matériel Procès verbal de réception du matériel dressé par le comité d achat Bon de commande Pro forma du matériel La demande de proposition de prix Les pièces justificatives des dépenses seront enregistrées dans un journal de banque comprenant les rubriques ci-après : Le n d ordre d enregistrement ; La date de l opération ; L objet de la dépense ; Le montant en entrée (recettes) ; Le montant en sortie (dépense) ; Le bénéficiaire. Toutes les pièces de dépense sont signées par le responsable de la commune avant paiement. Les pièces seront classées par ordre chronologique dans un classeur et un numéro d ordre manuel est attribué et inscrit sur la pièce de manière lisible.

20 République du Niger MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE Programme d Action Communautaire DECAISSEMENTS Rédigé le :02/1 2/2013 Révisé le : Tenue du livre journal banque et classement des documents comptables Tenue du livre journal de banque Le receveur tient obligatoirement le livre journal de banque afin d enregistrer toutes les transactions en recette et en dépenses et suivre la situation de la trésorerie. - Tenue quotidienne du livre journal et de façon chronologique. - Arrêté mensuel du livre-journal - Elaboration des états de rapprochement bancaire - Elaboration de la fiche de suivi d exécution des microprojets Classement des documents Les communes doivent conserver un classement adéquat de toutes pièces comptables dans les bonnes conditions. Ces états mensuels élaborés par le comptable de la commune sont transmis à la CRC au plus tard quinze jours après la fin de chaque mois.

21 IV. PASSATION DES MARCHES

22 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 PASSATION DES MARCHES Programme d Actions Communautaires MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/201 3 Révisé le : 4.3 PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES COMMUNAUTAIRES Généralités Le projet PAC3 financera des micros projets réalisés à l échelon des communes et des communautés. Ces micro projets intègrent une large gamme d activités allant des infrastructures socioéconomiques (ISE), des activités génératrices de revenu (AGR) et des actions de gestion durable des terres (GDT). En raison de leur nature axée sur la demande et de la faible envergure des travaux et des biens à acquérir, la passation des marchés est placée sous l entière responsabilité des communes sous la supervision des CRC. Toutefois, les communes peuvent déléguer la maîtrise d ouvrage aux communautés à la base ou à des institutions partenaires. Les marchés passés par les communes seront basés sur les Directives simplifiées de passation des marchés et de décaissement pour les investissements à participation communautaire (février 1998). La CNC, les CRC et les structures étatiques partenaires (Génie rural, hydraulique, Equipement, Inspection des services, BEEEI, etc.) assureront les mandats suivants: - Formation des acteurs locaux aux techniques de passation de marchés ; - Traduction des outils et documents en langue locale pour faciliter leur appropriation par les communautés ; - Appui conseil après une évaluation des capacités de la commune ciblée pour permettre à cette dernière d assurer son autonomie à moyen terme - Contrôle du respect des procédures de passation des marchés et de gestion des fonds; - Contrôle de qualité des investissements et de la prise en compte des mesures de sauvegarde environnementales et sociales; -

23 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 Programme d Actions Communautaires PASSATION DES MARCHES MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/2013 Révisé le : Le contrôle de l exécution devra se faire conjointement par les communes bénéficiaires, et par les Contrôleurs Internes Régionaux à travers des contrôles fréquents Principales étapes de la procédure de passation des marchés communautaires La procédure relative aux marchés communautaires suivantes : doit suivre les étapes Préparation de microprojet Le microprojet sera identifié et une fiche technique sera élaborée contenant les plans techniques, administratifs et financiers et un formulaire d appel de fonds sera rempli. Ces documents peuvent être préparés par les bénéficiaires euxmêmes, par les consultants locaux qu ils auront embauchés ou par des ONG. Les documents et les formulaires utilisés pour la préparation du microprojet et les rapports de faisabilité (plans de microprojet) se trouvent en annexe au MEP Approbation de microprojet et Signature des Accords Les microprojets sont approuvés à partir des documents de préparation présentés au CDAP qui étudiera les documents et choisira ceux répondant aux critères d éligibilité et pouvant être financés avec les fonds du PAC3. Une fois les microprojets approuvés, le bénéficiaire signera une convention de cofinancement spécifiant l engagement du PAC3 à verser les fonds et celui des bénéficiaires à les utiliser conformément aux buts convenus. La convention de cofinancement précisera aussi comment le suivi de l exécution du microprojet se fera et les sanctions qui s imposeront en cas de détournement de fonds Transfert de Fonds sur les comptes des Bénéficiaires Immédiatement après réception des dossiers de microprojets approuvés, le personnel de la CRC transmet le dossier à la CNC pour transfert des fonds sur les comptes des Communes concernées.

24 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 PASSATION DES MARCHES Programme d Actions Communautaires MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/201 3 Révisé le : Le transfert des fonds se fait immédiatement pour les microprojets ne nécessitant pas une procédure de passation de marchés. Pour les microprojets nécessitant la passation de marchés, le transfert est effectué après signature du contrat Passation de Marchés pour les micros projets Les Bénéficiaires peuvent commencer le processus de passation de marchés dès qu ils auront signés le contrat (convention de cofinancement) avec le PAC2. Les différentes méthodes qui peuvent être utilisées sont : - Appel d offres national ; - Appel d Offres Local ; - Consultation restreinte des fournisseurs (demande de cotation); - Entente directe - Exécution en Régie ; APPEL D OFFRES OUVERT (National ou local) pour les marchés de travaux ou de fournitures Les différentes étapes du processus de passation de marchés par Appel d Offres National ou local et plus spécifiquement les différents chemins critiques allant de la définition des besoins au contrôle des travaux sont les suivantes : - le lancement de l avis d appel d offres - la réception et l ouverture des plis - l évaluation des offres (analyse technique et financière des offres) - l attribution du marché (ou adjudication) ; - l exécution du contrat ; - suivi des travaux.

25 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 PASSATION DES MARCHES Programme d Actions Communautaires MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/20 13 Révisé le : Le lancement de l appel d offres - La publicité de l avis d appel d offres La publicité dont devrait faire l objet tout appel d offre ouvert doit : a) faire l objet d une large diffusion ; b) être connue des entrepreneurs suffisamment tôt avant la date limite de remise des offres. Des dispositions doivent être prises pour qu un grand nombre d entreprises soient informées. Ceci est une question d équité et d éventuels soumissionnaires ne doivent pas être écartés par la rétention de l information. Pour le cas d appel d offres restreint, l avis de présélection est parfois publié pour la présélection des demandes d agrément. Dans ce cas, les dossiers d appel d offres sont communiqués aux seuls candidats sélectionnés. - Contenu de l avis d appel d offre L avis d appel d offre doit être sobre univoque, ne pas donner lieu à plusieurs interprétations. Il doit être de lecture facile, précis et ne prêter aucune confusion. En effet, les dangers et les conséquences d un appel d offre mal présenté peuvent conduire à une insuffisance d interprétation qui peut pénaliser les soumissionnaires (souvent très avertis). Les éléments clés que doit comporter tout appel d offre sont indiqués ci-dessous: - Présentation de l appel d offres ; - Les types et formes d appels d offres (local, national, ouvert, restreint) ; - La catégorie des entreprises pouvant soumissionner ;

26 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 PASSATION DES MARCHES Programme d Actions Communautaires MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/201 3 Révisé le : - Le lieu où se feront les travaux ; - Le type des travaux ; - Le lieu où l on peut consulter et / ou retirer le dossier d appel d offres - Le coût du dossier ; - Le lieu et la date du dépôt des offres ; - La date et l heure de l ouverture des plis ; - L origine du financement ; - Les critères de qualification ; - Réception et Ouverture des plis : - Réception Pour éviter toute forme d irrégularité (dépôt après délai, communication des offres de certains à d autres), la réception des offres est effectuée par le Maître d ouvrage ou son délégué. Les plis doivent être reçus au plus tard à l heure précise de la date indiquée dans la note d appel d offres. a) Un récépissé est remis à l entrepreneur ; b) Un numéro d ordre doit être porté sur l enveloppe ainsi que l heure et la date du dépôt. Cela permet à la commission ad hoc d adjudication des marchés de savoir que l enveloppe a été remise dans le délai exigé. - Ouverture des Plis L ouverture de plis ou dépouillement est faite en séance publique par la commission Passation des Marchés en présence des représentants des soumissionnaires qui le souhaitent. Cette commission d ouverture est mise en place par le Maître d ouvrage ou son délégué conformément aux textes en vigueur. Il est dressé un procès verbal de la séance d ouverture signé par tous les membres de la commission présents à cette séance. Une liste de présence de tous les soumissionnaires ou leurs représentants est établie et signée. Aucune

27 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 Programme d Actions Communautaires PASSATION DES MARCHES MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/2013 Révisé le : offre n est rejetée à cette séance d ouverture à l exception de celle arrivée en retard, c'est-à-dire après l heure limite de dépôt indiquée dans le DAO. Les originaux des offres sont paraphés par la commission afin de les authentifier. Cet acte a pour avantage d empêcher tout remplacement de ces pièces après ouverture des plis. Après ouverture, un procès verbal est établi et signé par la commission. Une liste de présence de tous les participants y compris les représentants des entrepreneurs ou des soumissionnaires est annexée au procès verbal d ouverture des plis. - Méthode de l analyse des offres (évaluation des offres) L évaluation des offres est faite par une commission technique mise en place par un arrêté du maître d ouvrage. - L examen préliminaire des offres La commission technique vérifie la conformité ou non des pièces administratives demandées y compris la caution de soumission si elle est requise dans le dossier d appel d offres. Les pièces essentielles à fournir sont généralement les suivantes : Autorisation d exercer en cours de validité de l entreprise ou du fournisseur (registre de commerce, agrément). Cette pièce permet de savoir si le candidat est autorisé à exercer le métier ou pas. Il existe deux types d agréments : a) l agrément régional pour les tâcherons b) l agrément national pour les entreprises Attestation de la situation fiscale : c est une pièce qui permet de vérifier si le candidat est en règle vis à vis des services des impôts ou pas. Cette pièce n est valable qu en son original et pour l objet indiqué. Attestation de la CNSS et de l Inspection du travail : c est une pièce qui permet de vérifier si le candidat verse régulièrement les cotisations sociales de son personnel à la CNSS, ainsi que la régularisation de leur

28 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 Programme d Actions Communautaires PASSATION DES MARCHES MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/2013 Révisé le : statut à l inspection du travail (uniquement dans le cadre d un appel d offres national). Attestation de non faillite (pas nécessaire dans le cadre d un appel d offres local) ; D autres pièces peuvent être demandées selon les exigences du maître d ouvrage. - L examen technique des offres Cette étape consiste à la vérification de la conformité des éléments techniques demandés dans le DAO à savoir les spécifications techniques des équipements/fournitures, la note d organisation du chantier, le planning, la liste des moyens matériels (véhicule de liaison, un camion benne, une bétonnière, un vibreur, une citerne d eau, etc.), la liste du personnel clé à affecter au chantier (un directeur de travaux, un chef de chantier, etc.). D autres pièces peuvent être demandées selon les exigences du maître d ouvrage tel qu une autorisation de fabricant, un service après vente, etc. - L examen financier des offres Correction des offres Financières : Il s agira de procéder à la vérification d éventuelles erreurs contenues dans les offres financières, de les corriger avant de rentrer dans l analyse proprement dite. Dans ce travail préliminaire la commission aura à analyser ou à vérifier 4 éléments : Vérification des quantités portées par les soumissionnaires : cette opération consiste à vérifier si le soumissionnaire a porté les mêmes quantités que celles contenues dans le cadre du devis estimatif ou du bordereau du dossier d appel d offres ; Vérification de l expression du bordereau des prix unitaires de chaque Soumissionnaire : l opération consiste à vérifier si les prix unitaires exprimés en lettres correspondent à leur expression en

29 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 Programme d Actions Communautaires PASSATION DES MARCHES MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/2013 Révisé le : chiffres. Dans le cas contraire, on ne tiendra compte que du prix exprimé en lettres ; Vérification du report des prix unitaires sur le cadre du devis Quantitatif : il s agit de voir si les prix unitaires indiqués dans le bordereau des prix sont bien ceux portés sur le devis estimatif. En cas de contradiction, les prix du bordereau priment sur ceux du devis estimatif ; Vérification des opérations horizontales et verticales : c est la dernière opération qui consiste à la simple vérification arithmétique des calculs notamment la vérification du montant de chaque rubrique du devis (P.U x Quantités) et celle du montant global (addition des montants de toutes les rubriques du devis) et à la correction des offres. Classement des offres selon le critère de la moins disance : C est l opération qui consiste à classer les offres conformes pour l essentiel en commençant par le moins disant, c est-à-dire l offre dont le prix est le plus bas ; Vérification des conditions de qualification à posteriori : Le soumissionnaire présentant l offre la moins disante fait l objet d une évaluation sur la base des critères de qualification juridiques, techniques et financiers énoncés dans le DAO, tels que : a) l expérience : avoir réalisé un ouvrage similaire à la satisfaction du maître d œuvre, ou livré des fournitures similaires ; b) Disponibilité des moyens financiers suffisants pour exécuter le marché Si le soumissionnaire moins disant satisfait aux critères de qualification, il est retenu comme adjudicataire provisoire. A défaut, il est procédé à l évaluation des qualifications des autres Soumissionnaires classés. Si à l issue de cette vérification à postériori aucun fournisseur/entrepreneur ne remplit les conditions de qualification, il est relancé un nouvel appel d offres. Un appel d offres peut être relancé par insuffisance d offres suite à un processus régulièrement conduit. Deux options se présentent face à cette situation :

30 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 Programme d Actions Communautaires PASSATION DES MARCHES MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/2013 Révisé le : 1. Proroger le délai de dépôt des offres en intensifiant la publicité : si à l issue de cette prorogation le nombre d offres reçues est toujours inférieur à trois (3), la commune doit : a. Introduire une demande de dérogation pour continuer le processus auprès de la CNC via la CRC lorsque le nombre d offres est 2; b. Porter la publicité à l échelon national dans le cas où il s agit d une seule offre reçue dans le cadre d un appel d offres local et revoir le DAO en cas d appel d offres national. 2. Vérifier les conditions de participation indiquées dans le DAO et corriger ce dernier afin de favoriser la concurrence.

31 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 PASSATION DES MARCHES Programme d Actions Communautaires MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/2013 Révisé le : CONSULTATION RESTREINTE (Demande de cotation) Cette méthode est utilisée pour les marchés d un montant supérieur à 500 dollars US, soit FCFA et inférieur ou égal à la contre valeur de dollars US, soit FCFA. La méthode consiste à comparer au moins trois (3) devis obtenus auprès d entrepreneurs ou fournisseurs qualifiés différents après un avis écrit pour garantir l obtention de prix compétitifs. Cette méthode convient pour des travaux de génie civil simples de faible valeur ou de biens standards disponibles sur les marchés. Le dossier type de demande de cotation sera utilisé. Il comprend les pièces suivantes: La lettre de demande de cotation ; Les instructions aux fournisseurs ; Le modèle de cotation ; Le bordereau descriptif et quantitatif ; Le modèle de lettre de marché ; Le modèle de tableau de comparaison des offres ENTENTE DIRECTE La procédure de passation de marchés par entente directe c est-à-dire sans appel à la concurrence (fournisseur ou entrepreneur unique) est mise en œuvre dans le cadre du Projet. Quelles que soient les raisons qui motivent l usage de la procédure d entente directe, l accord préalable de la CNC ou des Bailleurs de fonds selon les cas est exigé. Cette procédure est utilisée dans les cas suivants : - Un marché de fournitures ou de travaux attribué conformément à des procédures jugées acceptables par la CNC peut être reconduit pour l acquisition de fournitures supplémentaires de nature analogue à condition qu il soit établi à la satisfaction de cette dernière qu un nouvel appel à la concurrence n apporterait aucun avantage comparatif et que les prix obtenus lors de la reconduction du marché sont au moins les mêmes ou raisonnables ; - Le fournisseur initial peut être reconduit lorsque les achats supplémentaires ont trait à du matériel normalisé ou des pièces détachées devant être compatibles avec le matériel déjà en service. Dans cette configuration, il faut que le matériel initial donne satisfaction, que d une

32 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 Programme d Actions Communautaires PASSATION DES MARCHES MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/2013 Révisé le : - - manière générale la quantité des nouvelles fournitures soit inférieure à celle des fournitures déjà achetées, et que le prix offert soit raisonnable. Il faut en outre avoir étudié les avantages que présenterait le choix d une autre marque ou d une autre source d approvisionnement et avoir rejeté cette solution pour des raisons jugées acceptables par la CNC ; - Par dérogation à la règle de l appel d offres, les marchés peuvent être négociés par entente directe. Dans ce cas, la négociation ne doit porter ni sur l objet, ni sur la consistance du marché, elle doit concerner la qualité de la prestation, le prix et le délai de livraison. Les marchés négociés par entente directe peuvent donner lieu à une mise en concurrence. Dans ce cas, la personne responsable du marché engage directement les discussions qui lui paraissent utiles avec au moins trois candidats et attribue le marché au prestataire présentant les conditions les plus avantageuses ; - le matériel demandé fait l objet de droits exclusifs et ne peut être fourni que par un seul fabricant ; - L entreprise responsable de la conception du procédé a besoin d acheter des intrants essentiels à un fournisseur particulier pour pouvoir garantir l exécution du marché - en cas d urgence impérieuse justifiée par des circonstances imprévisibles et pour satisfaire des besoins résultant d une situation de conflit grave ou d une catastrophe naturelle (sécheresse, famine, intempérie, incendie, séisme, accident, épidémie, invasion acridienne ou aviaire, ouvrage effondré ou menacé d effondrement) dont les conséquences exigent une réparation immédiate. Les marchés correspondant à ces prestations doivent se limiter strictement aux besoins nécessaires pour faire face à la situation d urgence.

33 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 Programme d Actions Communautaires PASSATION DES MARCHES MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/2013 Révisé le : EXECUTION EN REGIE La régie est la méthode d acquisition des biens et services conduite directement par le bénéficiaire. Elle est exécutée dans le cadre de l acquisition des animaux, d achat des plants et la réalisation des ouvrages HIMO. Le maître d ouvrage s organise en collaboration avec les bénéficiaires par la création d un comité d achat. Le comité d achat est chargé de : Cas d achat d animaux : - effectuer les achats au choix ou en lieu et place des bénéficiaires ; - veiller au déparasitage systématique ou à la vaccination des animaux achetés - distribuer les animaux aux bénéficiaires préalablement identifiés à travers un processus de ciblage contre émargement de l état nominatif prévu à cet effet ; - établir un procès verbal de l opération ; le comité d achat comprend au moins cinq (5) membres dont deux (2) représentants du maître d ouvrage, deux (2) représentants des bénéficiaires et un (1) représentant du service d élevage. Pour effectuer les achats, le comité adresse une demande de fonds à l ordonnateur à travers les termes de référence. La liasse complète doit contenir les reçus d identification et d achat des animaux. Cas des travaux HIMO (récupération des terres dégradées, fixation des dunes, traitement des koris, aménagement d espaces pastoraux) : La réalisation des ouvrages est effectuée par une main d œuvre locale organisée en équipe sous la supervision du comité de gestion et l encadrement des structures partenaires (ONG ou services techniques).le règlement des ouvrages réalisés est fait à travers une demande de fonds établie par le chef de chantier avec l appui de la structure partenaire. La demande soutenue par un TDR est certifiée par le comité de gestion avant d être adressée au maître d ouvrage. La justification des fonds obtenus se fera sur la base d un état de paiement émargé par tous les participants aux travaux HIMO avec pointage.

34 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 Programme d Actions Communautaires PASSATION DES MARCHES MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/2013 Révisé le : Cas d achat des plants : Le maître d ouvrage signe une convention de production et plantation de plants jugés rigoureux sur la base d un prix négocié avec le groupement de pépiniéristes. Le règlement se fera en fonction des modalités de paiement définies dans la convention sur présentation d une facture et d un bon de livraison des plants dûment signé SEUILS APPLICABLES Les différents seuils applicables dans le cadre des marchés communautaires sont explicités dans le tableau ci-dessous : Méthodes de passation de Seuils marchés Appel d offres > $US ou FCFA national Appel d offres local >10000 $US mais $US > FCFA mais Consultation restreinte Entente directe >500 $US $US soit de FCFA à FCFA 500 $US achat sur simple facture ou tout autre montant en cas d exclusivité FCFA Exécution de micro- projets Les Bénéficiaires exécuteront les micro-projets avec l assistance d entrepreneurs et fournisseurs sélectionnés à partir de procédures de passation de marchés acceptables par la CNC ou la CRC. Conseils et assistance peuvent être offerts par des services techniques ou ONG spécialisées dans les activités respectives. Les entrepreneurs présentent directement leurs demandes de paiement aux administrateurs des Bénéficiaires concernés (Communes).

35 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 Programme d Actions Communautaires PASSATION DES MARCHES MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/2013 Révisé le : Paiement des Entrepreneurs et Fournisseurs Les Communes paient les entrepreneurs et fournisseurs à partir des comptes bancaires sur lesquels la CNC aura déposé les fonds. Le contrat entre les Bénéficiaires et les entrepreneurs ou fournisseurs spécifiera les termes de paiement. Les Communes, valideront techniquement les factures adressées par les entrepreneurs ou prestataires de services et les feront suivre à la CRC accompagnées d'une demande de paiement signée du Maire. Les factures et les demandes de paiement devront être saisies dans la comptabilité de la Commune Vérification technique à posteriori Le Bénéficiaire a la responsabilité de s assurer que les travaux sont faits et les marchandises et services livrés comme convenu. Les CRC et/ou la CNC sont responsables de l envoi de personnel technique sur le terrain pour la vérification des coûts et prix et de la réception des marchandises, ainsi que de la préparation d un bref rapport standard pour chaque type d activité. Le rapport présente les résultats, la qualité, les problèmes rencontrés et les suggestions faites pour l amélioration d autres micro-projets similaires. Cet examen pourrait impliquer une entrée en contact avec les entrepreneurs et fournisseurs. En outre, des audits technique et environnemental seront organisés respectivement par l Inspection générale des services du Ministère de tutelle et le Bureau d Etudes Environnementales et d Evaluation des impacts (BEEEI) et au besoin par des bureaux d études privés. Des revues seront aussi faites par les missions de supervision de la Banque Mondiale et du gouvernement en collaboration avec le personnel de la CNC Contrôle Financier A Posteriori. Le Bénéficiaire s assurera que les fonds réservés pour les micro-projets sont utilisés comme convenu. En outre, les auditeurs recrutés par la CNC visiteront chaque Commune et leurs banques après achèvement des travaux et réception des marchandises afin de vérifier l utilisation correcte des fonds. Le coût de ces auditeurs, normalement les frais de déplacement et environ deux jours de

36 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 Programme d Actions Communautaires PASSATION DES MARCHES MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/2013 Révisé le : travail, sera financé par la CNC ou la CRC sur les fonds de projet. Les missions de la Banque Mondiale, et du Gouvernement examineront les rapports des auditeurs. Les rapports influenceront la continuation de l appui aux communes concernées et la reformulation du programme. Ce contrôle financier se fera en plus de l audit financier annuel habituel des comptes du projet et ne remplacera en aucun cas le suivi et la supervision habituels Assistance Technique aux Bénéficiaires Le processus précédent est basé sur une approche dans laquelle les bénéficiaires prennent la responsabilité d exécuter leurs microprojets, y compris la passation des marchés de travaux et fournitures. Dans certaines situations, les microprojets sont complexes ou il n existe personne dans les villages avec l éducation adéquate pour (i) gérer la passation des marchés, (ii) le paiement des entrepreneurs et (iii) superviser les travaux, un appui technique/de gestion pourrait être apporté par un cabinet de consultants privé ou une ONG. Le CDAP et/ou la CRC mettra en contact la firme de consultants/ong et les Bénéficiaires, mais ce sont les Bénéficiaires qui signeront le contrat avec la firme/ong.

37 République du NIGER MANUEL DE PROCEDURES Réf: PAC3 PASSATION DES MARCHES Programme d Actions Communautaires MARCHES COMMUNAUTAIRES Rédigé le 02/12/2013 Révisé le : Classement et archivage des documents de passation des marchés Pour toute procédure de passation de marchés d'acquisition de biens et services, la Commune conservera et classera chronologiquement les originaux des différents documents utilisés datés par marché. Ces documents sont, sans que cette liste soit limitative : - Termes de référence, lettre d invitation ou DAO, demande de non objection ; - Publicité nationale ou internationale ; - Non objections ; - Procès verbaux (séance d'ouverture des plis techniques ou financiers, réception des marchandises ou du travail effectué, etc.) ; - Rapport d'évaluation signé et daté des offres reçues ; - Offres non retenues ; - Contrat du marché signé et daté ; - Notification ; - Les éléments de règlements des marchés - etc. Les CRC doivent veiller à l archivage des copies de tous les documents de passation des marchés.