Newsletter Édition spéciale Salon des Maires et des Collectivités Locales intercommunalité au cœur des enjeux territoriaux

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1 La Newsletter 100% collectivités locales Édition spéciale Salon des Maires et des Collectivités Locales intercommunalité au cœur des enjeux territoriaux Fusion, mutualisation, décentralisation, autant d actions qui conduisent les intercommunalités à repenser le système d information de leur territoire Fusionner ses données Actualités numériques Outils stratégiques et organisationnels Modernisation des services publics Emergence des plateformes de gestion mutualisées à l échelle du territoire Que ce soit pour gérer les marchés publics, les cimetières ou tout simplement pour créer un site internet intercommunal, les actions menées par les intercommunalités offrent des perspectives intéressantes pour les collectivités de petite taille qui n ont pas la capacité de supporter les infrastructures de stockage et d archivage conséquentes alors que les besoins vont croissants avec l émergence de l administration électronique.

2 fusion, mutualisation : les intercommunalités se réorganisent Conscient des changements et des évolutions nécessaires lors des rapprochements intercommunaux, JVS-Mairistem vous accompagne tout au long de votre projet d intégration de la reprise de vos données jusqu à la création de base unique pour une mise en place opérationnelle très rapide. Témoignage de Mme Albert, Responsable du pôle ressources et moyens au sein de la Communauté de Communes du Centre Tarn (81) «Comportant un peu plus de habitants, la Communauté de Communes du Centre Tarn est née au 01/01/2013 de la fusion des Communautés de Communes du Réalmontais et du Montredonnais. Animés par la réforme de rationalisation de la carte intercommunale, nous avons dû fusionner et regrouper les données des deux entités pour n en former qu une. Déjà expérimentés sur les solutions de gestion Horizon et Millésime, nous souhaitions sans aucune hésitation renouveler notre confiance auprès de notre partenaire informatique JVS-Mairistem, présent à nos côtés depuis une dizaine d années. Pour aboutir au projet de fusion, JVS-Mairistem a procédé sans difficulté à la reprise et à la fusion de nos deux entités comptables et budgétaires tout en conservant l accès aux historiques des opérations financières pour chacune des deux anciennes collectivités. La reprise et la fusion des tiers nous a permis de faire un bon tri sur les fournisseurs caduques dont nous nous ne servions plus. Ainsi, que ce soit pour la gestion financière ou la gestion du personnel, nous disposons d une base unique, épurée et actualisée. Nous nous sommes très vite habitués à ce nouveau mode de fonctionnement tout en sachant qu en cas de besoin, nous pouvions compter sur l aide et l efficacité du service assistance qui nous rappelle, grâce à notre contrat prioritaire, dans la journée.» La mise en œuvre Gestion financière La reprise de toutes les données comptables et budgétaires, quel que soit l éditeur des logiciels existants La création d une nouvelle entité et d une base de données unique La mise à disposition d un accès aux historiques des opérations financières pour chacune des collectivités fusionnées La reprise des tiers et la suppression assistée des doublons avec mise en conformité au PES V2 La reprise des biens et des amortissements Gestion du personnel La reprise des données liées à la gestion de la paie et des Ressources Humaines, quel que soit l éditeur du logiciel existant La reprise des agents La création d une nouvelle entité et d une base de données unique La reprise des historiques des bulletins de paie La reprise des historiques des arrêtés de carrière Analysez et pilotez votre gestion comptable en créant des espaces budgétaires par service ou compétence Proposez aux agents et services décentralisés un accès distant aux applications On-Line Décentralisez certaines saisies telles que les bons de commandes et engagements, la préparation budgétaire, la rédaction des marchés publics, la saisie des absences par les agents,... Le PES V2 : l ère de la dématérialisation La prochaine échéance liée à l utilisation du protocole PES V2 invite les collectivités à anticiper ce changement dès à présent pour ne pas subir l effet de masse engendré par l approche de la date butoir. Partenaire informatique privilégié des collectivités et intercommunalités, JVS-Mairistem est à vos côtés pour vous proposer un programme d accompagnement conçu par nos services vous assurant une mise en production réussie. Passez à la dématérialisation complète en télétransmettant les bordereaux et les pièces justificatives Signez et validez par l intermédiaire de circuits hiérarchisés tous vos échanges dématérialisés grâce au parapheur électronique Automatisez la transmission de vos flux comptables directement depuis votre logiciel Comptabilité On-Line grâce au Tiers de Télétransmission Simplifiez l archivage, la recherche et l indexation des pièces justificatives numérisées depuis une interface unique de Documents Témoignage Mme Daugeron, Secrétaire générale de la Communauté de Communes des Terroirs d Angillon (18) Il y a encore peu de temps, la Trésorerie et la Communauté de Communes des Terroirs d Angillon communiquaient encore par courrier. Depuis Juin 2013, la CCTA est passé au tout numérique en intégrant le protocole PES V2 déployé en France depuis 2008 par les services des finances publiques. «D abord largement conseillée par notre Trésorerie, l anticipation du passage au PES constituait pour nous une priorité au vu du travail en amont que cela nécessite. La communauté de communes souhaitait en premier lieu dématérialiser ses mandats et ses titres. Conscients de l expertise qu il aurait fallu pour réaliser le passage avec nos propres moyens, nous avons opté pour l accompagnement JVS-Mairistem, dédié à l utilisation du PES V2. Avant, lorsque l on nous parlait de PES V2, c était du chinois! Tableaux de Bord On-Line Toutes vos statistiques territoriales en un clic! Simulation budgétaire On-Line Construisez des projections scénarisées afin de préparer et d ajuster vos prochains budgets Aujourd hui, la formation, accompagnée de fiches pratiques par thématique nous a aidé à assimiler plus rapidement les procédures d utilisation. Organisée d abord par une réunion de cadrage avec les services de la DRFIP puis par étapes avec la mise en conformité de notre fichier de tiers et le test du flux, cette formation nous a permis d être autonomes face aux différentes fonctionnalités liées à la télétransmission. Phase de test pleinement réussie, nous prévoyons une mise en production réelle dans les prochains mois.» A distance, signez et validez électroniquement tous types de documents tout en fluidifiant les prises de décisions grâce aux circuits hiérarchisés ixchange On-Line Sécurisez et automatisez la transmission de vos données dématérialisées depuis vos logiciels On-Line s Un référentiel numérique unique pour archiver et rechercher rapidement tous les documents reçus et transmis par l intercommunalité Une analyse territoriale efficace La gestion comptable d une intercommunalité nécessite une organisation interne adaptée aux objectifs stratégiques territoriaux. Un accès facilité aux données des tableaux de bord est primordial pour informer les élus et responsables de services instantanément. Pour vous aider à maitriser votre gestion budgétaire et comptable, le logiciel «Tableaux de Bord» permet aux décideurs publics d accéder aux ratios, représentations graphiques et autres indicateurs de leur choix en quelques clics. Que ce soit pour analyser l évolution comptable, financière, structurelle, fiscale ou des données relatives à la dette, cet outil permet à tout moment un reporting complet sur la situation financière de l intercommunalité. Synchronisées en temps réel avec toutes les applications de gestion financière, les données sont intégrées dans le module afin d obtenir des états de synthèses automatisés, personnalisables et exportables vers Office, par exemple, pour permettre une présentation rapide de quelques statistiques pertinentes via un PowerPoint. Proposez aux élus et responsables d accéder à distance au logiciel de gestion des Tableaux de Bord Préparez sereinement votre prochain budget en réalisant des projections scénarisées La Newsletter JVS - page 2 La Newsletter JVS - page 3

3 Partage d expérience Mme Marilyne DAVID, Secrétaire Générale de la Communauté de Communes du Bocage Gatinais (77) «Issu du constat des nombreux échanges impliquant la participation de différents interlocuteurs, On-Line Services est la solution de mobilité que nous attentions pour permettre aux services et agents décentralisés, d accéder et de travailler à distance sur les applications On-Line. Accessible 24h/24 depuis un poste relié à Internet, chaque logiciel peut maintenant être consulté, en fonction des droits d utilisateurs, par les élus s ils le souhaitent. Très simple d utilisation, la solution est directement hébergée par JVS-Mairistem qui s occupe de la maintenance et de la sécurité de nos données en automatisant les sauvegardes. Nous n avons rien à faire! Très complète et interopérable, la technologie On-Line Services nous permet d être déjà prêts pour nos futurs projets de mutualisation.» On-Line Services Toutes vos applications métiers et bureautiques disponibles depuis une interface Web unique A distance, signez et validez électroniquement tous types de documents tout en fluidifiant les prises de décisions grâce aux circuits hiérarchisés Faciliter les modes de travail à distance L accès aux solutions de gestion à distance permet aux agents éloignés géographiquement de travailler sur des outils communs, interconnectés. Avec les dernières fusions d EPCI, ces solutions deviennent incontournables pour préserver l efficacité des services dans le cadre d une décentralisation. Pour les intercommunalités composées de plusieurs sites géographiques, JVS-Mairistem propose des solutions permettant à tous les agents ainsi qu aux élus de se connecter aux différentes applications métiers, afin de faciliter le travail à distance, et donc la mobilité. Demandes d achats Web Décentralisez et gagnez 30% d efficacité sur le traitement des demandes de tous les services Un référentiel numérique unique pour stocker et rechercher rapidement tous les documents reçus et transmis par l intercommunalité Accessible de manière sécurisée 24h/24, cette solution ne nécessite aucun matériel particulier, il suffit d être équipé d un ordinateur et d une connexion Internet. JVS-Mairistem assure l archivage et la sauvegarde des données quotidiennement : les contraintes techniques sont totalement prises en charge. Personnalisable en fonction des besoins de l intercommunalité, cette solution offre un véritable espace numérique de travail, permettant de simplifier les projets d équipe et les échanges inter-administrations. Signez et validez par l intermédiaire de circuits hiérarchisés tous vos échanges dématérialisés grâce au Parapheur Electronique Décentralisez la saisie des demandes d achats par les responsables communaux et intercommunaux Référencez et stockez depuis une base unique tous vos documents entrants et sortants depuis une Gestion Electronique de Documents (GED) afin de faciliter leur consultation par les agents décentralisés et mobiles Favorisez l intégration et la collaboration des agents à travers un portail Intranet intuitif Proposez aux agents de saisir en ligne leurs demandes d absences et de congés pour plus de rapidité et de fluidité Mutualisez les traitements administratifs tels que l édition des bulletins de paie, l édition des factures d eau ou d ordures ménagères Décloisonnez l activité des services à travers des outils de partage (agenda, carnet d adresse, messagerie,...) et d animation interne Portail Agents Dématérialisez les demandes d absences de vos agents et simplifiez leur traitement par le service RH Intercommunalités : véritables Relais de Services Publics Le Relais de Services Publics est un enjeu primordial pour les Intercommunalités : assurer un service de proximité performant et facilitateur de démarches d insertion sociale et professionnelle, fait partie intégrante de leur mission. Grâce à ce service, les usagers peuvent, en un lieu unique, obtenir des informations, un accompagnement et effectuer les démarches administratives auprès de différents organismes tels que Pôle Emploi, la CAF, la CPAM, etc. Pour la mise en place de ce service de proximité, JVS-Mairistem propose des solutions Face aux contraintes juridiques et à la rigueur qu impose la gestion des marchés publics, les Intercommunalités peuvent être porteuses d optimisation et d homogénéisation de ce type de procédures. professionnelles pour suivre et gérer les demandes des usagers de manière efficace et optimisée. Grâce au logiciel Gestion des Demandes, vous ne perdez plus de temps lors du traitement des demandes récurrentes, vous utilisez directement les courriers-types mis à votre disposition. GéreR les marchés publics efficacement JVS-Mairistem vous simplifie les démarches d achats publics en proposant une plateforme accessible de manière sécurisée depuis Internet. Elle permet aux collectivités de dématérialiser l ensemble des procédures, tout en étant accompagnées par un assistant en ligne. Au-delà des économies réalisées, l intercommunalité favorise ainsi une homogénéisation des pratiques sur son Territoire, efficace et fiable. Signez et validez par l intermédiaire de circuits hiérarchisés tous vos échanges dématérialisés grâce au Parapheur Electronique Proposez aux responsables communaux et intercommunaux de saisir de manière décentralisée les demandes d achats Rédigez et publiez les marchés publics pour le compte de vos communes en leur proposant des prestations de services Externalisez la gestion des marchés publics en nous confiant la prise en charge de la chaine complète des marchés Créez un site Internet afin de publier par exemple les offres d emploi du département Dématérialisez et organisez tous les documents entrants et sortants par service afin de faciliter les recherches transversales Gestion des demandes On-Line Un tableau de bord complet pour centraliser les multiples sollicitations internes et externes tout en maîtrisant le pilotage des priorités Un référentiel numérique unique pour stocker et rechercher rapidement tous les documents reçus et transmis par l intercommunalité La Newsletter JVS - page 4 La Newsletter JVS - page 5

4 Une gestion optimisée des tâches RH Afin de permettre un allègement administratif pour les services de Ressources Humaines, l automatisation de certaines tâches est la solution optimale pour les Intercommunalités. Le «Portail Agent» et les différentes applications de gestion des Ressources Humaines, permettent de simplifier toutes les démarches de gestion du personnel : absences, congés et même évolution de carrière. Grâce à une automatisation des validations, le responsable est alerté dès réception de la demande d absence, favorisant ainsi fluidité Proposez l accès au Portail Agents depuis votre Portail Intranet Collaboratif intercommunal Automatisez la gestion des absences et des heures supplémentaires grâce aux badges de pointage Moderniser l accès aux services publics sur tout le Territoire Véritable enjeu de modernité, l accès à l administration intercommunale via internet renforce la relation entre les usagers et les mairies et accroit leur satisfaction grâce à des services plus accessibles et plus efficaces. Une initiative trop rarement développée dans les petites collectivités, amenant de nombreuses intercommunalités à prendre le relais. et rapidité des échanges. Le gain de temps se confirme à moyen et à long terme. Les validations étant prises en charge directement par les applications de gestion du personnel, c est l ensemble du service Ressources Humaines qui voit sa charge de travail administratif allégée. C est donc un vrai gain d efficacité. Portail Agents Dématérialisez les demandes d absences de vos agents et simplifiez leur traitement par le service RH Décloisonnez l activité des services à travers des outils de partage (agenda, carnet d adresse, messagerie,...) et d animation interne Disponibles depuis un portail intercommunal de services ou directement depuis le site Internet Intercommunal, les télé-services peuvent être mutualisés de façon à proposer, depuis une interface unique, tous les services souhaités pour toutes les communes. La solution comprend les outils nécessaires au traitement et au suivi des demandes effectuées sur le web. Intégrant le paiement en ligne sécurisé, vous pouvez à tout moment proposer à vos usagers ce mode de règlement pour les prestations de votre choix (ordures ménagères, eau, assainissement, cantine, activités périscolaires). Créez en quelques semaines le site Internet de votre structure intercommunale Optimisez les temps de traitement et recevez les demandes directement dans vos logiciels métiers JVS- Mairistem pour éviter les ressaisies Proposez le paiement en ligne et la consultation des factures depuis Internet Portail Citoyens Proposez des services de proximité aux citoyens de votre territoire et traitez directement les demandes depuis vos applications On-Line tout en permettant aux familles de réserver et de payer leurs prestations en ligne Site Internet Créez et publiez votre site Internet en 4 semaines! Les solutions pour faciliter la gestion des registres Le respect de nombreux dispositifs règlementaires impose une gestion rigoureuse des registres de l intercommunauté. La tenue manuelle des registres n est plus envisageable, puisque chronophage et plus du tout en phase avec les exigences actuelles. De la préparation des séances à la gestion des votes, en passant par l édition et la diffusion électronique des documents en Préfecture, «Registre On-Line» est une solution administrative complète permettant de simplifier les échanges décisionnels intercommunaux. Registres On-Line Gérez les registres intercommunaux sans vous soucier des contraintes réglementaires, préalablement intégrées A distance, signez et validez électroniquement tous types de documents selon des circuits de validation hiérarchisés Décloisonnez l activité des services à travers des outils de partage (agenda, carnet d adresse, messagerie,...) et d animation interne Les données liées aux cimetières ne sont que très rarement informatisées, et ne sont donc accessibles aux citoyens qu en se rendant au guichet de la collectivité. Le site «cimetière-de- France» propose maintenant un annuaire d information et de référencement gratuits. La mise en conformité des documents est désormais automatisée, ce qui permet d alléger considérablement les tâches administratives des agents gestionnaires. Cet outil a été conçu pour répondre parfaitement aux enjeux d organisation et d optimisation d une intercommunalité. simplifier la gestion des cimetières Gestion des Archives Documentaires On-Line Classez et archivez tous les documents issus de vos applications On-Line Un référentiel numérique unique pour stocker et rechercher rapidement tous les documents reçus et transmis par l intercommunalité «Cimetière de France» met à votre disposition une plateforme Web permettant le référencement et la publication des renseignements liés aux différents cimetières d un Territoire. Plans d accès, horaires d ouverture, règlements, personnel à contacter, vous maitrisez la communication de vos informations publiques. Le logiciel Cimetière On-Line, doté d une représentation cartographique avancée, vous aide à coordonner l ensemble des opérations funéraires de vos cimetières intercommunaux. Cimetière-de-France Informez en ligne les citoyens du territoire depuis un outil de communication moderne totalement gratuit Cimetière On-Line Une solution unique pour gérer toutes les opérations funéraires des sites territoriaux depuis une cartographie intuitive Signez et validez par l intermédiaire de circuits hiérarchisés vos décisions intercommunales grâce au Parapheur Electronique Classez et archivez numériquement tous les documents issus de vos applications On-Line Publiez et partagez avec les différents services les documents liés aux délibérations intercommunales depuis un Portail Intranet unique Référencez et stockez depuis une base unique tous vos documents entrants et sortants depuis une Gestion Electronique de Documents (GED) afin de faciliter les recherches transversales Numérisez et intégrez les plans des cimetières depuis une solution de gestion spécialisée Mutualisez la gestion des cimetières à l échelle intercommunale en proposant une plateforme Web accessible par toutes les communes du territoire La Newsletter JVS - page 6 La Newsletter JVS - page 7

5 PERMETTRE À CHAQUE COMMUNE D ÊTRE PRÉSENTE SUR INTERNET En 2012, 48 millions d internautes français consultent des sites régulièrement. Ce sont autant d e-citoyens qui souhaiteraient retrouver leurs municipalités sur le net. Cependant, par manque de moyens financiers et humains, les petites et moyennes collectivités ne sont pas visibles sur Internet. La solution à cette problématique peut être la mutualisation des services. Pour ré- propose de mettre en place un site Internet Intercommunal, grâce auquel chaque citoyen retrouve la présentation et l actualité de sa municipalité. Rapide à mettre en œuvre, chaque commune dispose d une interface simplifiée permettant l animation et la mise à jour des informations sans connaissance informatique particulière. Le site Internet permet à la fois de renforcer l image de l intercommunalité auprès des citoyens, de bénéficier d une notoriété technologies qui permettront par la suite de mettre en place des services en ligne à l échelle intercommunale. Partage d expérience Mme Caroline CLOWEZ, Chargée de l accueil et de la gestion des abonnés au sein du SIAEP de Rabastens (81) «La mise en place d un site Internet était pour nous l une des priorités pour informer nos abonnés en offrant un service en ligne, disponible 24H/24. Au-delà de l enjeu de modernité et de l amélioration du service rendu aux usagers, le site Internet nous a permis de réduire de manière conséquente le nombre d appels entrants pour des simples demandes de renseignements, nous laissant plus de temps pour l accueil physique et les tâches administratives liées à la gestion des abonnés. La publication d articles est simple et rapide, ce qui nous permet d animer de façon régulière notre site sans y consacrer trop de temps. Toutes les informations essentielles sont en ligne : règlement, tarifs, qualité de l eau, actualités, tout est mis en oeuvre pour satisfaire les besoins d information de nos abonnés. Pour être certains de publier des articles attractifs et pratiques pour les abonnés, nous consultons les statistiques de fréquentation ainsi que le nombre de lectures des articles mis en ligne. Créée selon la charte graphique existante de notre intercommunalité, la solution site Internet proposée par JVS-Mairistem répond en tous points à nos exigences et nous convient parfaitement tant au niveau du rendu visuel que de la simplicité d administration et d animation.» Site Internet Créez et publiez votre site Internet en 4 semaines! Portail Citoyens Proposez des services de proximité aux citoyens de votre territoire et traitez directement les demandes depuis vos applications On-Line tout en permettant aux familles de réserver et de payer leurs prestations en ligne. discussion avec les citoyens en publiant vos ligne mutualisés à l échelle intercommunale tels que la demande de ren- l inscription à la crèche, consultation des factures par Internet JVS-Mairistem 7, espace Raymond Aron CS Saint-Martin sur le Pré Châlons-en-Champagne Cedex Tel : Fax : contact@jvs.fr Directeur de la publication Service communication JVS-Mairistem communication@jvs.fr Responsable Intercommunalités Rachel Esnault, rachel.esnault@jvs.fr Vous souhaitez témoigner? Contactez-nous à communication@jvs.fr Conception et réalisation : 361 degrés de communication Châlons-en-Champagne Document édité à exemplaires Contactez-nous pour découvrir une gamme de logiciels et de services spécialement conçus pour les besoins de la nouvelle intercommunalité.