CAHIER DES CHARGES MARS

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1 25 E CHAMPIONNAT DU MONDE DE HANDBALL MASCULIN Marché relatif à l achat de prestations auprès d une Agence de Voyages Championnat du Monde de Handball 2017 CAHIER DES CHARGES MARS 2015 CO FRANCE RUE GABRIEL PERI GENTILLY CEDEX Tel: Fax:

2 TABLE DES MATIERES Préambule... 2 Le contexte... 2 Le championnat du Monde de Handball Responsabilité et objectifs du CO FRANCE Descriptif du marché... 4 Les enjeux du système de transport mis en place par le CO FRANCE Elément 1 : Conseil et assistance... 5 Elément 2 : Capacité tarifaire... 5 Elément 3 : Mode de communication... 6 Elément 4 : Commandes, Reporting... 6 Le règlement de consultation... 7 Article 1. Objet de la consultation... 7 Article 2. Condition de participation à la consultation... 7 Article 3. Durée de la mission... 7 Article 4. Calendrier de la consultation... 7 Article 5. Critères de sélection... 8 Article 6. Lot... 8 Article 7. Contenu des propositions Contenu administratif Contenu technique... 9 Article 8. Réception des offres Article 9. Questions Article 10. Confidentialité ANNEXES

3 Préambule Le contexte Le 15 décembre 2011, la Fédération Internationale de Handball (IHF) a désigné la France comme pays hôte du Championnat du Monde de Handball Masculin en La Fédération Française de Handball (FFHB) s est vu confier par contrat conclu le 1 er février 2015, la responsabilité exclusive de l organisation du Championnat du Monde de Handball masculin 2017 qui se déroulera en France du 11 au 29 janvier Pour assurer la réussite de l événement et mobiliser l ensemble des parties prenantes, la FFHB a créé le Comité d Organisation FRANCE 2017 (CO FRANCE 2017), association Loi 1901, chargée de l organisation du Championnat du Monde de Handball masculin L Assemblée Générale constitutive du CO France 2017 s est tenue le 30 novembre Le championnat du Monde de Handball 2017 Le Championnat du Monde de Handball 2017 se déroulera du 11 au 29 janvier 2017 selon le calendrier prévisionnel de compétition joint en annexe 1. A ce jour, 9 sites ont été retenus pour accueillir la compétition : - 4 sites accueilleront les matchs de phase préliminaire (phase de poules) : Nantes ; Rouen ; Metz ; Aix en Provence - 4 sites accueilleront les matchs de phase éliminatoire (1/8 ième et ¼ de finale) : Montpellier ; Albertville ; Lille ; Paris. - Paris accueillera les matchs de phase finale (1/2 finale ; finales) - Brest accueillera la «Coupe du Président» (matchs de classement concernant les équipes non qualifiées à l issue de la phase préliminaire). Responsabilité et objectifs du CO FRANCE 2017 Le comité sera en charge de piloter et de mettre en œuvre, d un point de vue national et sur chacun des sites de compétition retenus, l ensemble des opérations d organisation du Championnat du Monde de Handball masculin France La FFHB s est fixé trois objectifs majeurs pour le Championnat du Monde masculin de Handball France Qualité : Organiser une compétition au plus haut standard international Le Handball s affirme, en France et à l international, comme un des sports de salle majeurs. Le Championnat du Monde en est une vitrine privilégiée : la FFHB se doit d organiser une compétition au 2

4 niveau des plus grands événements sportifs internationaux. L excellence de l organisation devra répondre voire dépasser les attentes de toutes les populations : les joueurs, leurs délégations, les médias, les partenaires, la famille du Handball, les pouvoirs publics, les spectateurs et les téléspectateurs. Spectacle et fête populaire : Célébrer le Handball avec le grand public Le Championnat du Monde, c est la fête du Handball, attendue par la famille du Handball nationale et internationale : les licenciés, les fans, les dirigeants... Le Championnat du Monde devra impliquer et faire participer le plus grand nombre : plus qu une succession de matchs, l événement doit devenir une grande fête populaire et proposer un spectacle attractif pour tous. Ouverture et héritage : Contribuer au développement du Handball et établir de nouveaux partenariats durables. L accueil du Championnat du monde de Handball 2017 doit permettre de franchir une nouvelle étape dans le développement du Handball, en s ouvrant à d autres horizons : intéresser de nouveaux publics et les amener à s intéresser, regarder et à assister aux compétitions ; inciter de nouvelles entreprises à nouer des partenariats avec les clubs professionnels et les structures fédérales ; convaincre de nouveaux médias de relayer nos informations. L une des fonctions essentielles incombant au CO FRANCE 2017et faisant l objet de cette consultation, consiste à s assurer de la mise en place et de l optimisation tant logistique que tarifaire de l ensemble des opérations relatives au transport de différents groupes de personnes devant participer au Championnat du Monde 2017 ( Officiels ; staff du Comité d Organisation ; Invités ; Délégations participantes dans certains cas). 3

5 Descriptif du marché Les enjeux du système de transport mis en place par le CO FRANCE 2017 Le CO FRANCE 2017devra fournir un service de transport différencié selon les populations concernées. 1. «Officiels» - Il s agit d un groupe de 90 personnes dit des «Officiels» (Représentants de l IHF, arbitres, délégués techniques ). - Pour ce Groupe, le Comité d Organisation assurera la prise en charge financière et la gestion opérationnelle du transport international et national durant l événement voire en amont de celui-ci lors d événements particuliers (tirage au sort ; visites de sites ) selon les prescriptions du cahier des charges de l IHF. - Le transport international individuel de ces 90 personnes sera pris en charge selon les critères définis par l IHF (classe de voyage différenciée selon le statut du voyageur) ; Le transport national s effectuera par voie ferroviaire en 1èclasse pour les trajets inférieurs à 3h30 et par vol commercial pour les autres. NB : L annexe 2 présente une hypothèse à date de l origine géographique et des droits de transport international de ce groupe des «Officiels». 2. Staff du Comité d Organisation - Le Comité d Organisation est une structure d environ 15 personnes à date. A échéance 2017, ce nombre va augmenter de façon linéaire de manière à atteindre une cinquantaine de personne. - Pour ce Groupe, le Comité d Organisation assurera la prise en charge financière et la gestion opérationnelle du transport national (voire international de façon ponctuelle) durant la totalité du projet soit de mars 2015 à février 2017 (Transport aérien, transport ferroviaire, location de véhicules ). - Le transport de ce groupe sera pris en charge sur la base de critères (classe de voyage ; catégorie de véhicules ; plafond de dépenses ) définis par la Comité d Organisation et transmis au prestataire. 3. Délégation participantes - 24 délégations participeront à l événement. 4

6 - Le Comité d Organisation assurera la prise en charge financière et opérationnelle du transport national et local de ces délégations. - Pour cette population clé, le Comité d Organisation à décider : De recourir à un prestataire ad hoc pour assurer les liaisons inter sites par le biais de vols affrétés (Appel d Offre à venir). De recourir à un prestataire ad hoc pour assurer le transport local sur site par autocars (Appel d Offre à venir). Le cas échéant, le prestataire «Agence de voyages» sera donc sollicité uniquement pour assurer la gestion du transport des délégations en groupe par voie ferroviaire entre les sites de compétition pour des liaisons inférieures à une durée de 3h30. - Le Comité d Organisation a entamé des discussions avec la SNCF et se réserve donc le droit de traiter ces liaisons «en direct», sans recourir à l appui opérationnel du prestataire. NB : L annexe 3 présente, à titre indicatif, les liaisons qui pourraient être effectuées par les délégations par le biais de liaisons ferroviaires commerciales et confiées au prestataire. Le présent marché consiste à proposer des réponses techniques et tarifaires pouvant permettre de mener à bien, de la meilleure façon possible, les missions du CO FRANCE 2017 relatives aux opérations de transport des populations pré-citées. En lien avec le CO France 2017, le prestataire devra donc assurer les principales missions décrites ci-après. Elément 1 : Conseil et assistance Le Comité d Organisation pourra solliciter le Prestataire par téléphone, voire fax pour toute demande de renseignements, devis ou toute assistance relative au transport des populations à sa charge. Toute demande de renseignements, même non suivie de commande, sera réputée incluse dans la Prestation globale du prestataire et ne pourra donner lieu à facturation. Pour toute commande passée, et notamment dans le cas de voyages à l étranger, le Prestataire devra fournir au Comité d Organisateur l ensemble les formalités administratives requises. Elément 2 : Capacité tarifaire Le Prestataire devra proposer lors de chaque prise de commande du Comité d Organisation, la solution la plus économique possible, tout en lui proposant des alternatives de meilleure qualité. Le Prestataire s engage à faire ses meilleurs efforts pour obtenir de ses fournisseurs (compagnies aériennes, compagnies ferroviaires, location de voiture) les meilleurs tarifs qu il répercutera au Comité d Organisation. 5

7 A ce titre, le Prestataire devra fournir dans sa proposition les éléments montrant sa capacité à obtenir les tarifs les plus économiques (partenariats avec des compagnies de transport ). Elément 3 : Mode de communication Le Prestataire devra proposer au Comité d Organisation un mode de communication clair et efficace. Il précisera notamment, pour les différents types de transport concernés (aérien, ferroviaire, location de véhicules) le type et le format de document (itinéraires) qui seront transmis au Comité d Organisation et que ce dernier pourra à son tour transmettre au voyageur concerné. Par ailleurs, le prestataire désignera au sein de son personnel, dans son offre, un représentant correspondant et interlocuteur unique du Comité d Organisation, parlant couramment français et anglais pour l exécution des prestations objet du marché. Elément 4 : Commandes, Reporting Le Prestataire devra mettre à disposition du Comité d Organisation une organisation dédiée. Une procédure précise sera définie avec par le Comité d Organisation afin de préciser les modalités d engagement de commande. Le Prestataire est libre de proposer au Comité d Organisation une procédure de ce type qu il aurait d ores et déjà éprouvé. Le Prestataire devra remettre chaque mois au Comité d Organisation un rapport présentant l ensemble des factures émises (comportant le nom de la personne ayant passé la commande, les noms des voyageurs, les noms des fournisseurs, le tarif et les frais du Prestataire). 6

8 Le règlement de consultation Le CO FRANCE 2017 se réserve le droit de modifier à tout moment le présent règlement de la consultation, notamment son calendrier. Article 1. Objet de la consultation L objet de cette consultation est de s attacher les services d un prestataire pour organiser et exécuter des prestations d agences de voyage relatives aux déplacements des officiels, staff du Comité d Organisation ou Délégations participantes, dans le cadre du Championnat du Monde de Handball Le CO FRANCE 2017 précise que les besoins et données exprimés dans le présent document constituent des éléments soumis à évolution (l événement étant prévu environ deux ans après la rédaction du présent cahier des charges). Ce document présente donc les besoins prévisionnels tels qu estimés au jour de sa rédaction par le CO FRANCE 2017 et sur la base desquels les candidats sont invités à présenter leur offre. Article 2. Condition de participation à la consultation Le CO France 2017 n est pas engagé par cette consultation et ce, jusqu à ce qu un contrat soit signé par les deux parties. Le CO France 2017 se réserve le droit de sélectionner les prestataires consultés avec lesquels elle souhaite négocier et d arrêter les négociations à n importe quel moment sans que les prestataires consultés puissent prétendre à une quelconque indemnité. Le CO France 2017 se réserve le droit d accepter ou de refuser les réponses à cette consultation sans être obligé de motiver les raisons de son choix. Article 3. Durée de la mission La mission est d une durée de 22 mois. Elle débutera le 20 avril 2015 et s achèvera le 15 février Article 4. Calendrier de la consultation - 5 mars 2015 : envoi du dossier de consultation et publication sur le site de la Fédération Française de Handball - 27 mars 2015, 16h : limite de remise des offres au CO FRANCE

9 - 8 avril 2015 : convocation à un oral pour certains candidats et remise d une proposition de contrat - 16 avril 2015 : décision de la Commission d Appel d Offre du CO FRANCE avril 2015 : signature du contrat et début de la prestation Article 5. Critères de sélection Les offres des candidats seront jugées selon deux critères : La qualité de l offre qui s appréciera en fonction des paramètres suivants, sans ordre d importance et de façon non exhaustive : - La capacité du prestataire à gérer l ensemble des besoins exprimés dans ce cahier des charges. - La capacité du prestataire à mettre en place, pour cet évènement, une organisation dédiée (personnel, systèmes d information, procédures ) garantissant la qualité du service et une grande réactivité. - La capacité du prestataire à obtenir les meilleurs tarifs auprès des transporteurs - La possibilité de présenter un dispositif technique permettant au Comité d Organisation de contrôler et valider l ensemble des dépenses en temps réel, par exemple sur une interface internet. - La capacité du prestataire à présenter des suggestions de nature à améliorer le cahier des charges - Les expériences récentes effectuées par le prestataire sur des événements récents et/ou similaires. Le prix proposé pour la réalisation de la prestation sur la base des hypothèses de volume et de lieux indiquées dans le présent cahier des charges. Article 6. Lot Les candidats ne sont pas autorisés à répondre partiellement à la présente consultation en ne proposant leur service que pour une partie des éléments présentés dans ce document. Article 7. Contenu des propositions 7.1 Contenu administratif Le candidat devra fournir les pièces administratives suivantes : - Présentation de l agence. Présentation de la structure, références, expériences dans des domaines proches, études de cas précis, témoignages de clients existants ou récents. 8

10 - Le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les services objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles, - Déclaration indiquant les effectifs ainsi que l outillage, le matériel et l équipement technique dont dispose le candidat pour la réalisation de prestations de même nature, - Extrait K bis de moins de 3 mois, - Une attestation d assurance pour les risques professionnels - Organigramme de l équipe en charge du projet, en identifiant clairement le/la chef de projet, le/la responsable de chaque élément et le/la porteur/euse de chaque compétence requise pour cette mission. Avec fourniture des CV détaillés et des références de chaque membre de l équipe. - Un projet de contrat type adapté au marché concerné et à la proposition formulée par le prestataire Contenu technique Le candidat proposera au CO FRANCE 2017 en apportant les détails, précisions et illustrations de son choix, un mode de collaboration qui détaillera au minimum : L organisation proposée pour la prestation notamment : - Le détail des actions projetées afin de délivrer le niveau de service attendu par la Comité d Organisation. - Le détail des ressources techniques et outils de communication envisagés. - Le détail des ressources humaines consacrées au projet (d un point de vue quantitatif et qualitatif) au travers d un staffing plan prévisionnel illustrant de façon claire la montée en charge des ressources affectées (jours et plages horaires de disponibilité pour le projet). - Le schéma de communication/collaboration envisagé avec le Comité d Organisation. - Plus spécifiquement le mode de fonctionnement et le dimensionnement que le Prestataire estime devoir attendre du Comité d Organisation pour mener à bien sa mission. - Tout élément illustrant la capacité du prestataire à obtenir les tarifs les plus économiques (partenariats avec des compagnies de transport ). - Pour favoriser et optimiser les relations avec le CO FRANCE 2017 et avec les populations à sa charge, le prestataire est libre de faire, pour la durée qui lui semble nécessaire, une proposition «d implant» au sein du Comité d Organisation. Pour faciliter cette internalisation, le CO FRANCE 2017 est prêt à mettre à disposition des bureaux/espaces. Dans ce cas, les modalités d accueil seront à étudier et à définir précisément, étant entendu que le CO FRANCE 2017 ne participera pas à la prise en charge des frais inhérents au fonctionnement technique de la centrale de réservation (matériels administratifs, informatique ). Le modèle financier proposée pour la prestation : Les prix seront réputés comprendre toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation ainsi que tous les frais afférents à la bonne exécution de la prestation 9

11 (frais de communications téléphoniques, d usage d Internet, de télécopieur, de photocopieur..) et ce pendant toute la période du présent marché. Les prix s entendront pour le temps nécessaire à la réalisation complète de la prestation. Ils seront fermes et définitifs et ne pourront subir d augmentation entre la notification du marché et la fin de l exécution du marché. La grille tarifaire du candidat devra comprendre la totalité des coûts relatifs aux prestations. En particulier, le candidat devra présenter de façon distincte : - D une part, les coûts «centraux» de gestion du projet (dont coûts de personnel) ou coûts opérationnels (avec possibilité d identifier plusieurs paliers selon le volume d affaire généré). - D autre part les frais variables: coût par commande, coût par annulation/modification de commande, coût de livraison des billets Article 8. Réception des offres Les offres devront être placées dans une enveloppe cachetée avec la mention «Appel à Concurrence / Centrale de réservation hôtelière» avec l indication NE PAS OUVRIR. Cette enveloppe cachetée comportant deux exemplaires de l offre sera adressée à la Fédération Française de Handball 16, avenue Raspail, CS Gentilly Cedex, avant le vendredi 27 mars - 16 heures, date et horaire limites de réception du pli à la FFHB. Article 9. Questions Les questions sur la consultation peuvent être adressées par au responsable des opérations transport du CO France 2017 à l adresse suivante : alexandre.ferracci@francehandball2017.org Les réponses seront adressées à tous les candidats, sans que soit mentionné l identité du candidat ayant posé la question. Aucune question ne sera acceptée après le 20 mars 2015, 12h. Article 10. Confidentialité Le CO FRANCE 2017 attire l attention des candidats sur le caractère confidentiel de la prestation envisagée. A ce titre les candidats consultés s engagent à conserver strictement confidentielle toute information échangée avec la CO FRANCE 2017 tant lors de la consultation que de l exécution des services attendus. Chacune des parties est informée et prend acte du caractère déterminant des engagements qu elle a souscrits au titre du présent article eu égard aux conséquences dommageables que pourrait entraîner tout manquement à ses obligations. 10

12 ANNEXES Annexe 1 : Calendrier prévisionnel du tournoi Annexe 2 : Origine géographique et droits de transport des officiels Annexe 3 : Liaisons ferroviaires commerciales envisagées pour les délégations 11

13 FRANCE TH MEN'S HANDBALL WORLD CHAMPIONSHIP - MATCH SCHEDULE Date 11-Jan 12-Jan 13-Jan 14-Jan 15-Jan 16-Jan 17-Jan 18-Jan 19-Jan 20-Jan 21-Jan 22-Jan 23-Jan 24-Jan 25-Jan 26-Jan 27-Jan 28-Jan 29-Jan Jour Wednesday Thursday Friday Saturday Sunday Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday Sunday Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday Sunday Paris Group A Op. Ceremony EdF - a4 Nantes a2 - a6 EdF - a5 EdF - a6 a2 - a3 EdF - a3 a2 - a5 EdF - a2 Group A a3 - a5 a2 - a4 a4 - a5 a4 - a6 a3 - a4 a3 - a6 a5 - a6 Metz b1 - b4 b1 - b5 b1 - b6 b2 - b3 b1 - b3 b2 - b5 b1 - b2 Group B b2 - b6 b2 - b4 b4 - b5 b4 - b6 b3 - b4 b3 - b5 b3 - b6 b5 - b6 Aix c1 - c4 c3 - c6 c1 - c5 c2 - c3 c1 - c6 c1 - c3 c1 - c2 Group C c2 - c6 c2 - c4 c4 - c5 c2 - c5 c3 - c4 c3 - c5 c4 - c6 c5 - c6 Rouen d1 - d4 d3 - d6 d1 - d5 d2 - d3 d1 - d6 d1 - d3 d1 - d2 Group D d2 - d6 d2 - d4 d4 - d5 d2 - d5 d3 - d4 d3 - d5 d4 - d6 d5 - d6 Lille 1/8 & 1/4 1.A - 4.B (EF6) 3.C - 2.D (EF5) W EF5 - W EF6 (QF3) Albertville 1/8 & 1/4 3.A - 2.B (EF7) 1.C - 4.D (EF8) W EF7 - W EF8 (QF4) Montpellier 1/8 & 1/4 4.A - 1.B (EF1) 2.C - 3.D (EF2) W EF1 - W EF2 (QF1) Paris 1/8 & 1/4 2.A - 3.B (EF3) 4.C - 1.D (EF4) W EF3 - W EF4 (QF2) W QF1 - W QF2 (SF1) W QF3 - W QF4 (SF2) L SF1 - L SF2 1/2 & F W SF1 - W SF2 (FINAL) Brest 5.A - 5.B (PM1) 5.C - 5.D (PM 2) W PM1 - W PM2 President's Cup L PM1 - L PM2 6.A - 6.B (PM4) 6.C - 6.D (PM3) W PM3 - W PM4 L PM3 - L PM4 03/02/2015$

14 ANNEXE 2 : Origine géographique et droits de transport des «officiels» 1ère Affaire Eco Europe 7 50 Afrique Amérique 3 7 Asie/Océanie 3 9 Marché relatif à l achat de prestations auprès d une Agence de Voyages dans le cadre du Championnat du Monde de Handball 2017

15 ANNEXE 3 : Liaisons ferroviaires commerciales envisagées pour les délégations Poule Date Objet De A Qui Nbre Equipes Nbre pers min. Nbre pers envisagé Mode Poule A jeudi 12 janvier 2017 Retour op ceremony Paris Nantes A1; A TGV Fin poule A vendredi 20 janvier 2017 Qualifié 1/8 Nantes Paris 2A TGV Fin poule B vendredi 20 janvier 2017 Qualifié 1/8 Metz Paris 3B TGV Fin poule B vendredi 20 janvier 2017 Qualifié 1/8 Metz Lille 4B TGV Fin poule C samedi 21 janvier 2017 Qualifié 1/8 Aix Paris 4C TGV Perdant 1/8ième dimanche 22 janvier 2017 Fin compet Lille Paris L EF TGV Perdant 1/8ième dimanche 22 janvier 2017 Fin compet Albertville Paris L EF TGV Perdant 1/8ième dimanche 22 janvier 2017 Fin compet Montpellier Paris LEF TGV Perdant 1/8ième lundi 23 janvier 2017 Fin compet Lille Paris LEF TGV Perdant 1/8ième lundi 23 janvier 2017 Fin compet Albertville Paris LEF TGV Perdant 1/8ième lundi 23 janvier 2017 Fin compet Montpellier Paris LEF TGV Fin coupe Pres mardi 24 janvier 2017 Fin compet Brest Paris TGV Fin 1/4 mercredi 25 janvier 2017 Qualifié 1/2 / Fin compet Lille Paris W/LQF TGV Fin 1/4 mercredi 25 janvier 2017 Qualifié 1/2 / Fin compet Albertville Paris W/LQF TGV Fin 1/4 mercredi 25 janvier 2017 Qualifié 1/2 / Fin compet Montpellier Paris W/LQF TGV Marché relatif à l achat de prestations auprès d une Agence de Voyages dans le cadre du Championnat du Monde de Handball 2017