DOSSIER LOGISTIQUE Quelques explications sur l organisation du Forum

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Clementine Latour
il y a 6 ans
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1 3 & 4 OCTOBRE DOSSIER LOGISTIQUE Quelques explications sur l organisation du Forum MERCI DE LIRE L INTÉGRALITÉ DE CE DOCUMENT AVANT DE COMMENCER VOTRE INSCRIPTION

2 LE SOMMAIRE 1 Planning général 2 Livraisons des marchandises 3 Montage des stands 4 Ouverture du Forum 5 Démontage des stands & retour marchandises

3 PLANNING GÉNÉRAL 01 Jeudi 28 septembre Vendredi 29 septembre Samedi 30 septembre Dimanche 1 er Lundi 2 Mardi 3 Mercredi 4 Jeudi 5 LIVRAISONS MARCHANDISES (HORS VÉGÉTAL SERRE CHAUDE) LIVRAISONS MARCHANDISES (VÉGÉTAL SERRE CHAUDE UNIQUEMENT) MONTAGE DES STANDS & INSTALLATION DES EXPOSANTS LIVRAISONS MARCHANDISES OUVERTURE DU FORUM GAMM VERT DÉMONTAGE DES STANDS ET REPRISE DES MARCHANDISES Du jeudi 28 septembre au samedi 30 septembre 2017 (8h-18h) Livraison des marchandises hors végétal serre chaude ATTENTION : les marchandises qui doivent être exposées sur les îlots Gamm vert devront impérativement être livrées entre jeudi 28 et vendredi 29 septembre matin. Du dimanche 1 er (8h-18h) au lundi (8h 12h) Livraison des marchandises (végétal serre chaude uniquement) MONTAGE DES STANDS & INSTALLATION DES EXPOSANTS Du vendredi 29 septembre au lundi (8h-18h) A votre arrivée sur site, présentez-vous au commissariat général pour émarger et récupérer les documents nécessaires à votre installation et à votre participation. OUVERTURE DU FORUM GAMM VERT Mardi 3 (14h-18h) La soirée de gala Gamm vert se déroulera le mardi à 20h30. Toutes les informations pratiques vous seront transmises à l issue de votre inscription à cette soirée sur le site dédié. Mercredi 4 (8h-18h) DÉMONTAGE DES STANDS & REPRISE DES MARCHANDISES PAR LES TRANSPORTEURS Mercredi 4 (18h-22h) Jeudi 5 (8h-18h) ATTENTION : deux pics d affluence sont à prévoir le jeudi entre 8h et 11h et entre 14h et 15h. Trafic des transporteurs ralenti.

4 LIVRAISONS DES MARCHANDISES 02 Le plan d accès livraison ainsi que le Pass vous permettant l accès au site (à transmettre à votre transporteur), sont disponibles dans la rubrique «Infos Pratiques» du site d inscription. La réception de vos marchandises s effectuera sous contrôle de Gamm vert S.A entre le jeudi 28 et le samedi 30 septembre hors végétal serre chaude entre le dimanche 1 er (08h 18h) et le lundi 2 (08h 12h) uniquement pour le végétal serre chaude IDENTIFICATION DE VOS MARCHANDISES Les marchandises devront être palettisées et identifiées (selon le modèle d étiquette de livraison qui vous sera envoyée prochainement - voir ci-dessous) ATTENTION : veillez à bien séparer les marchandises que vous mettrez sur votre stand de celles destinée aux îlots Gamm vert. Le non-respect de cette règle fera l objet d une facturation forfaitaire de 500 HT. MODÈLE D ÉTIQUETTE QUI VOUS SERA ENVOYÉE Pour l identification de vos palettes/colis, des étiquettes comportant votre numéro de stand vous seront envoyées par mail au plus tard le 18 septembre Identique au libellé de société validé à l inscription Affecté par Gamm vert Numérotez les palettes/colis ; ex : 1/5

5 MONTAGE DES STANDS 03 Pour rappel, le montage des stands par les exposants s effectuera comme suit : Vendredi 29 septembre Samedi 30 septembre Dimanche 1 er de 8h à 18h Lundi 2 Le non-respect de ces horaires fera l objet d une facturation forfaitaire de 250 HT. PRÉSENTATION SUR SITE À votre arrivée, vous devrez vous présenter au commissariat général pour émarger et récupérer : le plan du salon et l emplacement de votre stand, le/les badge(s) de l ensemble de vos représentants présents sur le Forum, les tickets de restauration commandés (dîner de gala et/ou déjeuner). PROCESS À SUIVRE LORS DE VOTRE INSTALLATION Votre marchandise sera déposée directement sur votre stand ou en réserve dans le Hall 2.1. Dans ce dernier cas, des transpalettes seront mis à disposition dans la zone de stockage. Merci de les remettre à leur emplacement rapidement afin de ne pas créer d attente. L implantation de votre stand s effectuera par vos soins. Vos palettes et emballages à conserver pour la reprise devront être déposés sur votre emplacement dans la réserve par vos soins. Il est défendu de stocker ou de présenter des matières inflammables et/ou dangereuses dans le Hall 2.1 (espace exposition et réserve). RESTAURATION Aucun point de restauration n est prévu durant la période de montage.

6 OUVERTURE DU FORUM 04 QUELQUES INFORMATIONS PRATIQUES L enlèvement de la protection de la moquette de votre stand sera effectuée le mardi 3 à 12h. Ne la retirez pas avant cette date pour protéger au maximum votre moquette. Veillez à ne pas endommager les cloisons (pas de punaise ni de colle, ne pas laisser de scotch à l issue du Forum). RESTAURATION PENDANT LE FORUM Des tickets vous seront remis sur place en fonction du nombre de repas commandés. SÉCURITÉ Nous vous rappelons qu il est obligatoire de prévoir lors du montage et du démontage : des chaussures de sécurité, des gants de protection. En cas d incident ou d accident, Gamm vert S.A. se dégage de toute responsabilité. DÎNER DE GALA : MARDI 3 OCTOBRE Vous devrez présenter vos tickets à l entrée. En cas d oubli, l accès vous sera refusé. En cas de perte, l édition d un nouveau ticket fera l objet d une nouvelle facturation : DÉJEUNER : MERCREDI 4 OCTOBRE Le déjeuner se fera en 2 services. Votre horaire de déjeuner sera indiqué sur votre ticket ; merci de bien vouloir respecter le créneau horaire attribué. En cas d oubli de ticket l accès vous sera refusé. En cas de perte, il sera nécessaire de se rendre au commissariat général pour récupérer un nouveau ticket qui fera l objet d une nouvelle facturation : 80 HT PAR TICKET 40 HT PAR TICKET

7 DÉMONTAGE DES STANDS & RETOUR MARCHANDISES 05 Le démontage des stands des exposants débutera le mercredi à partir de 18h et pas avant! à partir de 18h REMBALLAGE DES MARCHANDISES Si vous avez des palettes/cartons stockés dans le Hall 2.1 (réserve), merci de les enlever le mercredi 4 avant 21h et les mettre sur votre stand. Des transpalettes sont à votre disposition en réserve. Merci de les ranger rapidement à leur emplacement d origine après utilisation de façon à fluidifier le trafic. Préparez, regroupez et disposez vos palettes/colis sur votre stand, de façon propre et organisée. Aucun matériel (rouleaux de film / scotch / cutter) ne pourra vous être fourni. Veillez à correctement identifier toutes vos palettes/colis pour que nos équipes les remettent à votre transporteur selon le modèle d étiquette qui vous sera distribuée. ATTENTION : tout objet et/ou emballage qui ne serait pas correctement palletisé et identifié sera automatiquement mis au rebut. MODÈLE D ÉTIQUETTE QUI VOUS SERA REMISE Indiquez l adresse pour le retour de vos marchandises + la date de reprise + nom du transporteur s il y a lieu RETOUR DES MARCHANDISES L enlèvement de vos marchandises par vos soins ou par votre transporteur devra s effectuer : le mercredi 4 jusqu à 22h le jeudi 5 entre 8h et 18h Au-delà de cet horaire, les marchandises seront considérées comme : soit perdues, soit cédées à titre gracieux à convenance de GVSA.

8 DÉMONTAGE DES STANDS & RETOUR MARCHANDISES 05 CESSION DES MARCHANDISES Si vous ne souhaitez pas reprendre vos produits, plusieurs choix s offrent à vous, nous vous prions de nous en faire part avant le 18 août VOUS SOUHAITEZ NÉGOCIER AVEC LES STRUCTURES DU RÉSEAU GAMM VERT? Merci de nous informer de l aboutissement des échanges, afin que GVSA puisse contrôler l enlèvement par la structure. La facturation se fera directement du fournisseur vers la structure. VOUS SOUHAITEZ LAISSER LA MARCHANDISE À TITRE GRACIEUX? Merci de conditionner proprement votre marchandise sur des palettes et de coller l étiquette «retour marchandises» qui vous sera remise en précisant la cession à titre gratuit. ABANDON DES MARCHANDISES Si non reprises et non cessibles, les marchandises seront mises au rebut. Une participation forfaitaire au frais de mise au rebut de 400 HT par palette sera appliquée! PROPRETÉ DES STANDS Votre stand devra être laissé dans le même état de propreté dans lequel nous l avons mis à votre disposition : propre, sans trace de colle, sans aucun déchet plastique, bouteille ou autre déchet. Tous les déchets devront être jetés dans les bennes prévues à cet effet. Tout stand non vidé ou encombré de déchets fera l objet d une facturation forfaitaire de 500 HT pour rangement et nettoyage.

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