GESTION DE PROJET APPLIQUÉE À LA CONDUITE D'OPÉRATION

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1 Ministère de l Équipement, des Transports et du Logement GESTION DE PROJET APPLIQUÉE À LA CONDUITE D'OPÉRATION Centre d Études, sur les Réseaux, les Transports, l Urbanisme et les Constructions Publiques Repères méthodologiques Juin 000 Direction Générale de l Urbanisme, de l Habitat et de la Construction

2 Sommaire Avant-propos Présentation Phase 1 - Montage de Sous-phase L'initialisation de la conduite d'opération Sous-phase 1. - Les études d'opportunité Sous-phase Les études de préfaisabilité Phase - Programme Sous-phase.1 - Les études de faisabilité Sous-phase. - Le pré-programme Sous-phase.3 - Le programme Phase 3 - Conception Sous-phase place du maître d'œuvre Sous-phases 3. à place des autres acteurs Sous-phase Suivi des études Sous-phase Suivi des procédures Sous-phase Consultation des entreprises Phase 4 - Travaux Sous-phase Préparation de chantier Sous-phase 4. - Travaux Phase Sous-phase Sous-phase Sous-phase Suivi du parfait achèvement Planning général Opérations neuves Etat avec concours N Nom de la tâche 1 1 Montage de Programme 3 3 Conception de l'ouvrage 4 4 Réalisation, travaux Tri Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri Tri 3 Tri 4 Tri 1 Tri Tri 3 Tri 4 Tri 1

3 Avant-propos Depuis plusieurs années, la Direction générale de l urbanisme, de l habitat et de la construction travaille avec le Centre d études sur les réseaux, les transports, l urbanisme et les constructions publiques sur l amélioration des pratiques du conducteur d opération du ministère. Pour développer son professionnalisme, le conducteur d'opération doit apprendre à rationaliser et formaliser son activité. Le développement des méthodes de gestion de projet appliquées à cette mission y contribue fortement. Un premier ouvrage, paru en 1996 a décrit les principes de ce mode de travail : identification des acteurs du projet, découpage et organigramme des tâches, analyse de risques, élaboration de planning, de scénarios, processus de validation, revues de projet, regroupés autour des grandes activités structurantes d un projet : cadrer, prévoir, réagir, valider, clore et communiquer. Le présent ouvrage décrit de manière opérationnelle la déclinaison de la gestion de projet appliquée à une conduite d opération la plus large possible. Il permet de se situer tout au long d une opération et aide également au pilotage du projet, à plusieurs niveaux possibles. De nombreux s l ont déjà utilisé, dans sa version provisoire, pour bâtir localement un référentiel de la mission, une assistance à la contractualisation ou la répartition des actions entre les agents d une organisation constructions publiques. Ce guide marque une étape importante dans l amélioration des pratiques. Il est un outil précieux pour s'engager dans les démarches qualité, pour rédiger un manuel qualité et organiser les procédures d'auto-contrôle. Enfin, il constitue également une invitation à décliner ces méthodes de gestion de projet sur d'autres objets que le bâtiment public : les stations d'épuration, l'aménagement, par exemple, mais aussi sur d'autres missions comme la maîtrise d'œuvre, conformément aux exigences de qualité exprimées dans le plan de modernisation de l'ingénierie publique. Le chef du de la qualité et des professions, Claude ALLET 1

4 Présentation 1. Les principes Les repères méthodologiques sont des outils destinés à fournir des points de repère au conducteur d opération pour organiser et rationaliser sa mission. Ils comprennent des check-lists de jalon; situées à des points sensibles de la vie d une opération, leur vocation est de vérifier que toutes les conditions sont réunies pour poursuivre. Les repères méthodologiques ont été élaborés à partir des éléments de méthode livrées avec le logiciel PICP.. Le contenu L architecture du document consiste en un découpage d une opération en phases et sous-phases. Les repères méthodologiques déclinent, en termes d organisation des actions et des productions, la méthode de gestion de projet appliquée à la conduite d opération. Il s agit de structurer une démarche, mais pas " d écrire " le métier dans toutes ses composantes. Ainsi, les repères méthodologiques ne traitent pas tout du quotidien de la conduite d opération (la gestion administrative, la rédaction et la gestion des contrats,...). Ils ne proposent pas une assistance sur le plan technique ou juridique mais une démarche prévoyant la prise en compte de ces aspects. La trame des repères méthodologiques présentés ici a été conçue à partir d un modèle de planning pour des opérations neuves de 30 à 50 M avec maîtrise d ouvrage Etat, qui est un des nombreux modèles proposés dans l application PICP. Il appartient à l utilisateur d adapter la méthode aux données et au contexte de ses opérations, de la compléter par toute information qui lui paraît nécessaire et de l enrichir par les acquis d une réflexion sur le métier au sein des unités CP.

5 3. La structure des repères méthodologiques Trois niveaux d approche coexistent. Ils sont traduits par des contenus différenciés : l approche globale : formulée essentiellement en termes d enjeux et d objectifs, elle introduit les phases, sous-phases et tâches. Elle établit le lien entre la gestion de projet et la conduite d opération, l approche " métier ", les actions à conduire : c est l identification (à partir de l organigramme des tâches du modèle Etat pour des opérations neuves avec concours), des actions à conduire (symbolisées par ) et des productions à fournir par le conducteur d opération (symbolisées par ) pour atteindre les objectifs, ainsi que l identification de quelques facteurs de réussite pour ces tâches, l approche qualité, conformité de la démarche, du produit : ce sont les check-lists de jalon (symbolisés par ). Ils reprennent les principaux produits de la phase et les points à vérifier pour la poursuite de l opération et proposent, le cas échéant, une démarche de validation. 4. La forme La présentation du document en deux colonnes permet au conducteur d opération d annoter et donc de s approprier ce document. 3

6 Planning phase 1 N Nom de la tâche 1 1 Phase 1 : Montage de 1.1 Initialisation de la conduite d'opération Premiers contacts : identification de la demande Identification de la maîtrise d'ouvrage Contractualisation d une mission de conduite d'opération 6 1. Etudes d'opportunité Collecte des données existantes Analyse de l'existant et études complémentaires Validation de l'opportunité du besoin Etudes de préfaisabilité Identification des principales options Préfaisabilité des principales options Choix d'une option préférentielle et de son budget Décision de lancement de place d'autorisations de programme Opérations neuves Etat avec concours 000 Tâche normale Jalon Tâche récapitulative Tâche critique Jalon critique M A M J J A S O N D J M A 4

7 Phase 1 - Montage de l opération Les objectifs et la démarche : Le but de cette phase est de : permettre au maître d ouvrage de prendre la décision de lancer - ou de ne pas lancer - une opération, en disposant du maximum d informations objectives sur : - l opportunité : la justification, la pertinence de l opération par rapport au problème, aux besoins et à l environnement... - la faisabilité générale : le choix de la bonne solution au regard du ou des besoins, des coûts admissibles, des autres contraintes... Pour le conducteur d opération qui assure un public, cette phase est un moment privilégié d échange avec le maître d ouvrage et de consultation interne des s sur des objectifs généraux qui élargissent le cadre strict de l opération à la réflexion sur la " fonction " d intérêt général liée au projet. Cette phase a aussi pour but d'organiser et de "sécuriser " le projet, en analysant les difficultés probables, de façon à les anticiper et à définir une stratégie adaptée. Sous-phase L initialisation de la conduite d opération Premiers contacts : identification de la demande Identification de la maîtrise d ouvrage Contractualisation d'une mission de conduite d'opération Sous-phase 1. - Les études d opportunité Collecte des données existantes Analyse de l existant et études complémentaires Validation de l opportunité du besoin exprimé Sous-phase Les études de préfaisabilité Identification des principales options Préfaisabilité des principales options Choix d une option préférentielle et de son budget Décision de lancement place des autorisations de programme CHECK-LIST DE JALON : ce qui est indispensable pour prendre la décision de lancement..16 Bibliographie

8 Sous-phase L initialisation de la conduite d opération Montage de Initialisation de la conduite d opération Etudes d opportunité Etudes de préfaisabilité Cette sous-phase vise principalement à : Détecter et analyser les besoins exprimés Analyser et comprendre ce qui a conduit à l expression de la demande et des besoins, (la) ou les intentions du maître d ouvrage, ses motivations, l avancement des réflexions qui ont pu être menées avant la demande de conduite d opération,... détecter les caractéristiques globales du problème : les bénéficiaires concernés, la nature des demandes et les différentes attentes,... procéder à des visites de sensibilisation d équipements similaires pour commencer à acquérir une culture et identifier les points à risques ou de vigilance. Repérer l environnement de l opération Évaluer les principales composantes de l environnement physique, urbain, social, ses évolutions : les données existantes sur une échelle pertinente par rapport au projet, les principales contraintes ou difficultés pressenties (diagnostic territorial, sol, monuments classés, projet politique, ), repérer les acteurs impliqués et ceux susceptibles de l être : l organisation de la maîtrise d ouvrage, les relations internes à la maîtrise d ouvrage et avec les autres acteurs directs et indirects, identifier le réseau de compétences internes et les partenaires externes mobilisables : les s de la DDE (siège, subdivision), le CETE, les partenaires associés (Architecte - conseil, SDA, ), les autres s de l Etat, dont l avis doit être sollicité, ou qu il serait opportun d associer très en amont à la réflexion. Préciser les objectifs de la maîtrise d ouvrage ormuler, classifier, hiérarchiser : les objectifs " politiques ", les objectifs opérationnels et quantitatifs, les objectifs de coûts, de délais,... 6

9 Montage de Evaluer la pertinence d une mission de conduite d opération ou d autres interventions de la DDE Vérifier la cohérence de la mission potentielle avec les orientations nationales, la stratégie locale en matière de conduite d opération et d ingénierie publique, les ressources disponibles, les enjeux territoriaux, consulter les s internes de la DDE (subdivision, aménagement, ADS, transports urbains, ) sur l opportunité de la conduite d opération, évaluer la plus-value qui peut être apportée au maître d ouvrage, l intérêt d une conduite d opération, si nécessaire, proposer que d autres s de la DDE interviennent sur une prestation (études d urbanisme, aménagement de voirie,...), identifier les projets "sensibles" : alerter la hiérarchie suffisamment tôt si des points à risque sont repérés quant au positionnement du sur l opération, ouvrir un dossier " conduite d opération" (fiche d objectifs préliminaires pour assurer l historique et la traçabilité de l opération). Remarque : l organigramme des tâches de cette phase propose de contractualiser une mission en sous-phase d initialisation, quelques semaines après le lancement de la collecte des données. Il faut en effet, dans la plupart des cas, disposer d éléments suffisamment précis et fiables pour prendre une décision. Le moment le plus opportun pour contractualiser avec le maître d ouvrage est, bien entendu, lié aux spécificités de l opération et du contexte... Se positionner par rapport à la demande Présenter les missions susceptibles d être apportées par la DDE, proposer et contractualiser la prestation de conduite d opération, dès que les conditions d une intervention sont réunies. 7

10 Premiers contacts : identification de la demande Identification de la maîtrise d ouvrage 1 inalités Ces tâches visent à identifier les principaux éléments du projet, l environnement et son contexte, dès les premiers contacts avec le maître d ouvrage. Elles permettent d identifier le maître de l ouvrage au sens de la loi MOP, les acteurs associés et la structure du maître d ouvrage. Recueil d informations générales (mémoire de la cellule, consultation des s du siège, de la subdivision, des s extérieurs, analyse des premiers éléments de coût...). Examen des orientations nationales, de la stratégie locale, des enjeux territoriaux. Première liste des points à risques. Note d information de la hiérarchie ; analyse conjointe de la demande. Réunion initiale avec le maître d ouvrage et présentation de la mission de conduite d opération. Compte-rendu de la réunion. ormulation des objectifs de l opération dans une fiche d objectifs préliminaires. Note soumise à la validation du maître d ouvrage. 3 Quelques facteurs de réussite Des objectifs et des besoins réels identifiés ; il est important de décoder rapidement l intention du maître d ouvrage, une réunion initiale où le maître d ouvrage n a pas déjà arrêté certaines options ; une bonne préparation de la réunion doit permettre au conducteur d opération de présenter la mission de conduite d opération et de sensibiliser le maître d ouvrage aux enjeux des réflexions préalables ; au minimum, il devra s assurer de la réalité et de la qualité de ces réflexions, et transmettre le point de vue de l Etat au maître d ouvrage. Il devra aussi au cours de cet entretien faire un point de la situation en terme d opportunité et de faisabilité, une identification précise du maître d ouvrage au sens de la loi MOP ; il importe que le conducteur d opération se fasse préciser très en amont le fonctionnement des différentes composantes de la maîtrise d ouvrage, notamment quand celle-ci comporte plusieurs niveaux de responsabilités 8

11 Montage de (certains s de l Etat, délégation formalisée pour les collectivités locales par exemple) ; c est une garantie pour clarifier rapidement les rôles et proposer les décisions au bon niveau, la rédaction d une fiche d objectifs préliminaires, qui est une garantie sur les objectifs initiaux du maître d ouvrage, des propositions claires quant aux prestations de la DDE Contractualisation d'une mission de conduite d'opération 1 inalités La négociation d un contrat peut être entamée lorsque les données générales recueillies sont suffisantes, lorsque la compatibilité avec les enjeux de la DDE est assurée et que le maître d ouvrage est identifié ; il peut être signé dès que les choix essentiels sont arrêtés. Cette démarche suppose que les modalités d intervention et les moyens de la DDE soient clarifiés et organisés. Mise au point et négociation de la mission. Répartition des tâches, projet de contrat ; autorisation préfectorale. 3 Quelques facteurs de réussite Une concertation et une validation interne qui précède les engagements pris vis-à-vis du maître d ouvrage, la mise au point en amont du contenu des missions : le conducteur d opération doit proposer rapidement un cadre général de ses interventions, en situant les limites de son rôle, sa répartition par rapport aux autres acteurs, et en précisant ses obligations déontologiques. Remarque : dans l hypothèse où la phase montage de l opération demanderait un investissement conséquent de la part de la DDE sans que la poursuite de l opération soit assurée, il est préférable de garantir la rémunération de cette mission par un contrat d assistance à maîtrise d ouvrage. 9

12 Sous-phase 1. - Les études d opportunité Montage de Initialisation de la conduite d opération Etudes d opportunité Etudes de préfaisabilité Cette sous-phase vise principalement à : Vérifier l adéquation de la solution envisagée aux besoins Suggérer éventuellement l existence d autres solutions : réponse possible à travers le développement d un, de la réutilisation d un bâtiment,...), évaluer la compatibilité et l adéquation du site : recherche éventuelle d autres implantations possibles et mieux adaptées, analyse des documents d urbanisme,... vérifier la cohérence avec l évolution des besoins : risque d obsolescence de l équipement à terme,... Se positionner par rapport à la demande Se poser la question sur " l utilité publique ", l intérêt général du projet : recueillir les avis d opportunité (DDE, autres s,...) ; s assurer de la pertinence des données collectées (qualité, fiabilité), de l expression de tous les " points de vue ", de l identification de toutes les contraintes Collecte des données existantes Analyse de l existant et études complémentaires 1 inalités Initiée dès les premiers contacts, la collecte des données vise en premier lieu à apprécier l opportunité du besoin exprimé ; elle sera poursuivie pendant les analyses de préfaisabilité et de faisabilité. Consultation des s et partenaires ; examen de la cohérence avec le " projet territorial de l Etat ". 10

13 Montage de Rapport de synthèse des avis. Recueil des positions et besoins des acteurs (bénéficiaires, utilisateurs, riverains, ). Analyse des données : mise en évidence des convergences, divergences, des incompatibilités. Proposition d études complémentaires, le cas échéant. Synthèse des études d opportunité, argumentaire des propositions. 3 Quelques facteurs de réussite Des besoins généraux qui prennent en compte les évolutions probables, des avis convergents des s de l Etat, l implication du conducteur d opération sur l évaluation de l opportunité du besoin exprimé Validation de l opportunité du besoin exprimé 1 inalités C est la conclusion des études d opportunité et une étape importante qui conditionne la poursuite du projet. Réunion de présentation de la synthèse au maître d ouvrage. Relevé de décisions ; fiche d objectifs préliminaires réactualisée. 11

14 Sous-phase Les études de préfaisabilité Montage de Initialisation de la conduite d opération Etudes d opportunité Etudes de préfaisabilité Cette sous-phase vise principalement à : Comparer les solutions susceptibles de répondre aux besoins Évaluer et comparer les différentes options possibles : sites envisageables, phasage du projet et évaluation de chaque option (budget, délais, avantages et inconvénients,...). Apporter des éléments objectifs et argumentés d aide à la décision Proposer un scénario global de l option retenue : les grandes phases, les délais, une première estimation des coûts, les ressources à mobiliser,... Décision de lancement de l opération Assister le maître d ouvrage pour la formalisation par l instance habilitée de la décision de faire ou de ne pas faire, vérifier que les conditions sont satisfaites pour passer à la phase suivante : check-list de jalon "ce qui est indispensable pour prendre la décision de lancement " (Voir fiche en fin de phase). 1

15 Montage de Identification des principales options Préfaisabilité des principales options 1 inalités L opportunité étant acquise, la décision de lancement doit résulter du choix de la solution la plus appropriée. Repérage des options possibles : - sites pressentis (contraintes, points sensibles, ) - types de construction ( neuf, réutilisation, mixte,...). Propositions et projet de commande, si nécessaire, pour des prestations extérieures d aide à la décision. Évaluation des coûts globaux (investissement, fonctionnement). Analyse multicritères. Simulation et propositions sur les options possibles (au minimum ). Élaboration de scénarios pour les différentes options possibles. Synthèse des études de préfaisabilité. 3 Quelques facteurs de réussite Un maître d ouvrage sensibilisé à l intérêt des études préalables, une ouverture sur les localisations possibles ; l analyse de plusieurs options, une évaluation des coûts non limitée au bâtiment ; faire prendre conscience au maître d ouvrage des principales dépenses susceptibles d être induites par l équipement (aménagement des abords, de la desserte, de l équipement mobilier, des coûts de gestion et de fonctionnement), des données vérifiées ; des incertitudes levées, notamment sur la qualité des sols, le dimensionnement des réseaux, la compatibilité urbanistique, après des investigations complémentaires, si nécessaire, la résistance aux urgences parfois non justifiées. 13

16 Choix d une option préférentielle et de son budget 1 inalités L option retenue va servir de support à la construction du scénario du projet ; celui-ci va déterminer les grandes lignes et orientations du projet, définir certaines actions à conduire pour prévenir des problèmes potentiels, poser les principes de positionnement et d organisation des acteurs. La synthèse des études de cette sous-phase et le scénario vont constituer le " cahier des charges " pour la poursuite du projet, notamment pour les études de faisabilité et de programmation. Proposition de choix d une option. Présentation de l analyse argumentée et comparative des options. Élaboration du scénario, fixant les principes sur les procédures administratives et réglementaires, les aspects techniques et financiers, les délais, le positionnement des principaux acteurs. 3 Quelques facteurs de réussite Un planning, des coûts estimés réalistes, négociés avec le maître d ouvrage. L information objective est garante de la crédibilité du conducteur d opération, une proposition de scénario, même si le maître d ouvrage insiste pour entrer en phase opérationnelle très rapidement ; un cadre général de conduite du projet est indispensable pour éviter la gestion " à l avancement ", sans avoir évalué certains risques (premier planning,...), un scénario suffisamment précis mais non figé (risque de " focalisation " des acteurs, notamment sur des échéances). 14

17 Montage de Décision de lancement place des autorisations de programme 1 inalités Ces jalons de fin de phase constituent les décisions nécessaires à la poursuite du projet. Les risques de remise en cause ultérieure de l opération seront d autant réduits que les différents aspects de la phase de montage auront fait l objet d analyses pertinentes. Préparation de la décision de lancement. Note de synthèse proposée à la maîtrise d ouvrage, en vue d être annexée à la décision (les principaux objectifs et données, les analyses, le scénario,...). Identification des domaines et besoins d études de faisabilité. Évaluation des possibilités de mener la phase de programmation avec ou sans l aide d un prestataire. Proposition au maître d ouvrage. Première planification de l opération sur la base du scénario retenu. Passer en revue la check-list de jalon " ce qui est indispensable pour prendre la décision de lancement ". 3 Quelques facteurs de réussite Une décision de lancement formalisée (délibération de l instance compétente et habilitée,...), un contrat de conduite d opération signé, la levée des points de désaccord, au sein de la maîtrise d ouvrage, des groupes d opposition (usagers,...) quand le lancement de l opération est acté, une stratégie et des objectifs de communication bien ciblés peuvent favoriser l approche du consensus (attention aux compromis mous). 15

18 CHECK-LIST DE JALON : ce qui est indispensable pour prendre la décision de lancement Produits principaux - Synthèse des études d'opportunité. - Rapport d'études de préfaisabilité avec différentes options (scénarios). - iche d'objectifs préliminaires. - Autorisation Préfectorale pour le contrat de conduite d'opération. A vérifier principalement avant validation du jalon - L'identification des objectifs réels et de l'organisation de la maîtrise d'ouvrage. - L'identification des " bénéficiaires " de. - L'accord du maître d'ouvrage sur la méthodologie générale de conduite d'opération. - Le positionnement de la DDE par rapport à la demande. - L'organisation interne à la DDE ou au ministère pour répondre à la demande. 16

19 Montage de Bibliographie Choisir un programmateur et encadrer sa mission La programmation des bâtiments publics DGUHC / CERTU Octobre De la demande à la commande : préparer l intervention des s La programmation des bâtiments publics DGUHC / CERTU Septembre La programmation des bâtiments publics - Rédiger le préprogramme et le programme DGUHC Décembre Guide sur la gestion de projet appliquée à la conduite d opération - 1 ère partie : concepts et méthodes - DHC/TE3 - Juin Repères déontologiques - la conduite d opération, une mission de public - DHC/TE3 - Juin Annexe à la demande de concours et à l autorisation préfectorale de conduite d opération - DHC/TE3 - diffusé par note du 7 Mars Ratios de coûts - méthode d évaluation pour les constructions neuves - DHC - Décembre 1994 et mises à jour ultérieures. Guide " Programmation des bâtiments publics " - MIQCP - Septembre Vidéogramme " La bonne conduite " - DDE Aveyron/DHC " Métier, conducteur d opération " - plaquette d information - DHC - Août Guide des relations entre maîtres d ouvrage et professionnels de la conduite d opération des constructions publiques - DHC/TE3 - Juin

20 Planning phase N Nom de la tâche 16 Phase : Programme 17.1 Etudes de faisabilité Planning prévisonnel - phasage Relevé topographique - étude géotechnique aisabilité urbanistique, architecturale et fonctionnelle Maîtrise du foncier, montage juridique et choix du processus de réalisation.1.5 Estimation du coût total et montage financier Plan de consultation et de communication - organisation de la MO 4. Préprogramme 5..1 Synthèse des études d opportunité et de faisabilité 6.. Déclinaison des objectifs - définition des grandes fonctions 7..3 Approbation du préprogramme 8.3 Programme Définition détaillée des fonctions, espaces, flux Synthèse et rédaction du programme Validation du programme et de l enveloppe financière Etablissement du programme technique détaillé Validation du programme technique détaillé Opérations neuves Etat avec concours A S O N D J M A M J J A S O N 9 sms 0 sms Tâche normale Jalon Tâche récapitulative Tâche critique Jalon critique 18

21 Phase - Programme Les objectifs et la démarche : Le but de cette phase est de : vérifier si l opération peut être réalisée selon les hypothèses retenues dans le scénario du montage de l opération ; élaborer progressivement les " spécifications " détaillées de l ouvrage, dans le respect des objectifs initiaux du projet. La production essentielle de cette phase, le programme, est un document-clef et contractuel : support de formalisation des objectifs de l opération, des contraintes et exigences à prendre en compte, c est la base de travail pour le maître d œuvre, et un outil de communication et d échanges avec les acteurs du projet. Le programme est un document de référence permanent pendant l opération, pour évaluer, aux phases pertinentes, la cohérence du produit avec ses spécifications initiales. Sous-phase.1 - Les études de faisabilité Planning prévisionnel - phasage Relevé topographique - Etude géotechnique aisabilité urbanistique, architecturale et fonctionnelle Maîtrise du foncier, montage juridique et choix du processus de réalisation Estimation du coût total et montage financier Plan de consultation et de communication - organisation de la maîtrise d ouvrage.5 Sous-phase. - Le préprogramme Synthèse des études d opportunité et de faisabilité Déclinaison des objectifs - définition des grandes fonctions Approbation du préprogramme Sous-phase.3 - Le programme Définition détaillée des fonctions, espaces, flux Synthèse et rédaction du programme Validation du programme et de l enveloppe financière Etablissement du programme technique détaillé Validation du programme technique détaillé CHECK-LIST DE JALON : décision d'approbation du programme et de l'enveloppe financière 38 Bibliographie

22 Sous-phase.1 - Les études de faisabilité Montage de Etudes de faisabilité Préprogramme Programme Cette sous-phase vise principalement à : Approfondir les investigations entamées en phase précédente Confirmer la faisabilité technique, urbanistique et fonctionnelle, notamment au regard des contraintes de sol, des nuisances potentielles, et des contraintes administratives (urbanistiques, Plan d Exposition aux Risques, Loi sur l eau, Loi sur le paysage), tester l insertion du projet dans son environnement ; faire des simulations (fonctionnement, impact du gabarit du projet, effets urbains, conséquences sur l environnement social,...), repérer les acteurs et leurs prérogatives (réglementaires, financières, ), détailler la faisabilité économique (coûts, emprunts, coûts de maintenance, d exploitation et d entretien, ) ; évaluer l équilibre prévisionnel investissement/exploitation, établir un plan de financement prévisionnel, détailler le montage juridique, administratif et financier, quant à la maîtrise du foncier, au choix du processus de réalisation. aire valider l organisation de la conduite du projet ormaliser en interne et en externe l organisation de la gestion du projet (chef de projet, directeur de projet, conducteur d opération), le rôle des différents acteurs notamment celui du maître d'ouvrage, adapter et consolider les premières hypothèses de planification du projet sur la base de données fiabilisées. 0

23 Montage de Définir le processus de participation en vue de l élaboration du programme Identifier les entités et personnes qui, par leurs compétences, leur positionnement, leur relation au futur équipement, pourront alimenter la réflexion de la maîtrise d ouvrage, proposer une organisation de participation des acteurs dans le travail de programmation, (rôles, règles, cheminement des données, circuit des décisions, ). Remarque : certaines tâches peuvent être conduites en parallèle, en étant attentif à la cohérence des liaisons Planning prévisionnel - Phasage 1 inalités Cette tâche permet l actualisation du planning sommaire produit, dans le cas général, en appui à la décision de lancement de l opération : le scénario précisé va permettre d affiner le planning, les éléments issus des études de faisabilité vont alimenter la mise au point progressive du planning prévisionnel. Actualisation du scénario du projet, et prise en compte de l organisation interne et externe sur l opération. Mise au point progressive du planning : les tâches, les liaisons... Mise au point des principales options avec le maître d ouvrage. Proposition de planning. 3 Quelques facteurs de réussite Une bonne adaptation du planning aux spécificités de l opération, le jugement de la pertinence des contraintes de dates imposées par le maître d ouvrage, une bonne estimation des délais de validation, des tâches pas nécessairement très détaillées à ce stade, la réalisation de la planification à partir du scénario, une analyse sommaire de la charge à mobiliser sur l opération par rapport au plan de charge global du conducteur d opération. 1

24 .1. Relevé topographique - Etude géotechnique.1.3 aisabilité urbanistique, architecturale et fonctionnelle 1 inalités Ces tâches visent à apporter des compléments aux investigations lancées pendant la phase précédente et à alimenter le dossier de site. Ces études complémentaires peuvent notamment concerner : l examen de la faisabilité fonctionnelle du projet, notamment au regard des surfaces demandées et des coûts, l examen détaillé des règles d urbanisme et autres réglementations, les relevés topographiques, les études géotechniques, hydrogéologiques, l analyse de l historique du site, l accessibilité du site, toutes les installations, équipements et s extérieurs au site et nécessaires au bon fonctionnement de l ouvrage. Consultation des s internes et externes, notamment en charge de la gestion de la voirie et des réseaux. Proposition du cadre de consultation. Proposition de recours à des prestataires extérieurs, aide à la commande d études. Proposition des cahiers des charges d études. Recueil des résultats. Constitution d un " dossier de site " (1). 3 Quelques facteurs de réussite Une commande d études n imposant pas la solution mais des objectifs qualitatifs, des consultations faites dès que possible, même dans l attente d éléments plus précis sur le dimensionnement de l ouvrage, une analyse suffisante de l histoire du site, des contraintes, la vérification de l évolution des contraintes entre la préfaisabilité et la faisabilité. (1) Le dossier de site peut regrouper l historique du site, une présentation photographique, l ensemble des réglementations et servitudes applicables, les études réalisées...

25 Montage de Maîtrise du foncier, montage juridique et choix du processus de réalisation 1 inalités Le cadrage juridique, le choix du processus de réalisation répondent à des considérations financières, techniques... Les options retenues peuvent induire de nouveaux acteurs associés à l opération, influer sur les phases en aval, comme le niveau de précision du programme. Les choix doivent intervenir rapidement. La procédure de maîtrise du foncier peut aller au-delà de la phase programme, quoique avec certains risques si elle n est pas achevée au dépôt du permis de construire. Dans le cas d une démarche d expropriation, il convient d attendre le résultat de la DUP avant de lancer l opération. Suivi des procédures de maîtrise du foncier. Aide à l analyse du montage juridique et au choix du processus de réalisation. Présentation des choix possibles, contraintes, intérêt et limites. Proposition de recours à une expertise extérieure. Proposition de lancement de procédures juridiques (ex. DUP). Consolidation et " validation " du planning initial, lorsque les incertitudes sont levées. Proposition de validation du planning, au maître d ouvrage, en concertation avec les autres acteurs impliqués. 3 Quelques facteurs de réussite Un processus de maîtrise du foncier engagé sans tarder, une prise d information sur l avancement de ce processus, quand il est assuré par le maître d ouvrage, l intégration de la maîtrise du foncier dans le planning, l analyse d une variante sur le cadrage juridique et le choix du processus de réalisation, une argumentation du processus par des motifs " légitimes ". 3

26 Estimation du coût total et montage financier 1 inalités Les données précisées par les études de faisabilité sont intégrées à la détermination de l enveloppe financière. Cette enveloppe va notamment servir de référence pour réaliser le plan de financement, et doit donc présenter un niveau optimal de fiabilité. Actualisation de l enveloppe. Proposition d enveloppe actualisée. Aide à l élaboration du plan de financement et du bilan financier prévisionnel. Rédaction de dossiers d inscription (subventions), le cas échéant. Proposition d un plan de financement et bilan financier prévisionnel sommaires ; proposition de recours à une expertise extérieure. 3 Quelques facteurs de réussite La mise à jour de l enveloppe en faisant une nouvelle analyse détaillée des différents postes de dépenses, et non par application d un coefficient, des montants calculés en valeur fin d opération en intégrant dès le départ des provisions pour aléas techniques, équipement mobilier, la seule prise en compte dans le plan de financement des ressources certaines, la connaissance des capacités financières du maître d ouvrage, à court et à moyen terme, une précision claire du contenu de l enveloppe (ce qui y est inclus, ce qui est hors enveloppe), la prise en compte des capacités financières du maître d ouvrage tant pour l investissement que pour le fonctionnement, l entretien et la maintenance. 4

27 Montage de Plan de consultation et de communication - organisation de la maîtrise d ouvrage 1 inalités Ce groupe de tâches s inscrit dans une démarche de communication engagée dès les premiers contacts avec la maîtrise d ouvrage, et qui se structure progressivement. L objectif est d aboutir à une vision claire et partagée du rôle et de l organisation des acteurs du projet, avant d entrer en phase de programmation. Analyse des modalités d organisation des acteurs du projet, des circuits d information et de décision. ormalisation du rôle des acteurs ; proposition du plan de consultation et d information, du circuit des décisions au maître d ouvrage. Analyse et définition des actions de communication externes. Proposition d un plan de communication, suivant les enjeux de l opération. Organisation d une structure de participation pour l élaboration du programme. Proposition sur le choix et les " règles de fonctionnement " de la structure. 3 Quelques facteurs de réussite La mise en place d une organisation (chef de projet, groupe de pilotage) en fixant les missions et prérogatives de chacun, un cadrage clair du travail du groupe de participation avec des règles bien définies (composition, objectifs, échéancier, animation, responsabilités,...), l association de personnes disponibles pour travailler sur le programme, la formalisation des délégations attribuées au chef de projet, des actions d information attentives aux " retours ". 5

28 Sous-phase. - Le préprogramme Montage de Etudes de faisabilité Préprogramme Programme Cette sous-phase vise principalement à : aire la synthèse de toutes les études et données recueillies Extraire des études précédentes (opportunité, préfaisabilité, faisabilité, ) les données principales, les hiérarchiser pour en déduire les contraintes et exigences à intégrer au programme de l opération, faire la synthèse pour préparer les arbitrages (proposition d un certain nombre de scénarios). ormaliser les fondements du programme aire exprimer la demande sociale par le maître d ouvrage, rédiger le préprogramme sur la base du scénario retenu en dégageant les idées directrices, qui si elles sont modifiées remettent en cause le sens de l opération, vérifier l estimation et la cohérence avec le budget prévisionnel, préciser et actualiser le planning de l opération. Association et/ou consultation des futurs bénéficiaires (groupe de travail, enquête, ) aire valider le préprogramme par le maître d ouvrage 6

29 Montage de..1 - Synthèse des études d opportunité et de faisabilité 1 inalités Cette tâche importante consiste à extraire, parmi toutes les informations recueillies et exploitées, les éléments essentiels qui vont contribuer à : l explicitation et la compréhension des besoins, la bonne appropriation du projet par le maître d ouvrage, la préparation d éventuels arbitrages, la formalisation des décisions prises en explicitant l argumentation retenue. Récapitulation des données collectées ; tri et recherche des idées et informations importantes. Hiérarchisation, recadrage éventuel de certains principes ou exigences. Organisation d une séance de travail avec la maîtrise d ouvrage et arbitrages, le cas échéant. 3 Quelques facteurs de réussite La prise de conscience de l importance de la formalisation des décisions prises, un travail d analyse et de formulation des concepts essentiels, et non une simple compilation, sans contacts ni échanges. 7

30 .. - Déclinaison des objectifs - définition des grandes fonctions 1 inalités Il s agit de préciser les caractéristiques de l opération, en s appuyant sur les attentes et besoins, en cohérence avec les objectifs généraux du projet. Il s agit donc d expliciter : les s envisagés, les principales activités prévues, les ordres de grandeur des besoins en surfaces, les principes fonctionnels internes, les liaisons avec l extérieur, les exigences majeures résultant des objectifs fixés au projet, les contraintes importantes à intégrer au projet. L écriture du préprogramme va permettre de structurer l ensemble des données recensées et exploitées, en faisant notamment ressortir : le rappel de la genèse de l opération, les bénéficiaires, les objectifs fondamentaux hiérarchisés, leur justification en termes d opportunité et de faisabilité (rappel des conclusions des études préalables), le contexte urbain, social, politique, économique ; les attentes et exigences qui en découlent par rapport à l ouvrage, les objectifs économiques et temporels. œuvre de la consultation et de la participation des acteurs. Identifier les contradictions et les risques de dysfonctionnement. Comptes-rendus de réunions, relevés des décisions, des points validés. ormulation des idées directrices à usage du préprogramme. Rédaction du préprogramme, y compris recalage de l enveloppe financière et des délais. 3 Quelques facteurs de réussite Un préprogramme orienté sur la définition des besoins et qui ne se réduit pas à une liste de locaux et de surfaces, un balayage le plus large possible des scénarios éventuels, des règles de consultation, de concertation ou de participation bien appliquées, de façon à ne pas favoriser des dérives dans l expression des demandes, l analyse critique des demandes exprimées, un préprogramme dont les objectifs et les exigences sont hiérarchisés. 8

31 Montage de..3 - Approbation du préprogramme 1 inalités L approbation du préprogramme est indispensable pour poursuivre l élaboration du programme sur des bases connues de tous les acteurs ; une validation formelle réduira les risques de remise en cause ultérieures. Présentation du préprogramme aux acteurs. Comptes-rendus de réunions. Préparation de la validation ; justification du contenu du préprogramme, notamment : - bilan de la consultation et de la participation ; arbitrages nécessaires, - vérification des prévisions (budget, délais). Relevé de décisions de la réunion d approbation du préprogramme. Mise à jour des prévisions. Recalage du planning avec la maîtrise d ouvrage ; communication du planning aux acteurs. 3 Quelques facteurs de réussite Une décision d approbation formalisée, des conseils au maître d ouvrage sur les arbitrages nécessaires, l information, la communication sur les arbitrages rendus, des arbitrages précis, définitifs, la non-recherche d un consensus impératif, qui peut déboucher sur un mauvais compromis. 9

32 Sous-phase.3 - Le programme Montage de Etudes de faisabilité Préprogramme Programme Cette sous-phase vise principalement à : Poursuivre le recueil détaillé des besoins, des contraintes et des attentes Mettre en place la méthode et les structures pour le recueil et la formalisation des données, préciser les activités et fonctions, les surfaces nécessaires, les relations fonctionnelles internes et externes, les exigences qualitatives ; privilégier l approche en termes de " qualité d usage ", préciser les objectifs d exploitation, d utilisation, d entretien et de maintenance, recenser et hiérarchiser les éléments imposés (obligations réglementaires, contraintes liées au site...), les exigences de la maîtrise d ouvrage, les recommandations, les suggestions et souhaits, identifier et organiser le suivi des points à risques de l opération, mettre à jour le planning. Transcrire tous les besoins, données, exigences, contraintes, en vue de la consultation du maître d œuvre aire exprimer par le maître d ouvrage ses ambitions générales par rapport au projet (en une page maximum), vérifier que le document est compréhensible par les candidats pour en faire un outil contractuel et de communication entre la maîtrise d ouvrage et la maîtrise d œuvre, adapter le niveau de rédaction au niveau de la consultation, préparer le dossier de consultation de la maîtrise d œuvre, donnant toutes les informations nécessaires à la compréhension du projet et à la conception globale de l ouvrage ; favoriser la formulation performantielle, vérifier l adéquation des exigences avec l enveloppe financière. 30

33 Montage de Préparer la validation du programme et de l enveloppe financière aire une revue de programme, vérifier que les conditions sont réunies pour poursuivre l opération, faire valider par l instance compétente et habilitée du maître d ouvrage Définition détaillée des fonctions, espaces, flux 1 inalités Le recueil des attentes et besoins se poursuit, sur un niveau de détail plus précis. Cette démarche intègre plusieurs exigences, notamment : ne rien oublier d essentiel, notamment les besoins des futurs utilisateurs ou usagers peu associés jusqu à présent, ou qui n ont pas eu la possibilité d exprimer leurs idées, vérifier en continu la cohérence avec le préprogramme : les principes validés, sur les caractéristiques techniques, économiques, fonctionnelles du projet, constituent le cadre de référence pour détailler les demandes et besoins, et pour solliciter l arbitrage du maître d ouvrage en cas de dérives significatives ou de situations de blocage. Animation de la participation (niveau d analyse détaillée). Comptes-rendus de réunions ; relevés de décisions. Recherches sur des ouvrages de même nature. Proposition d exigences. 3 Quelques facteurs de réussite La référence au préprogramme maintenue, la prise en compte de tous les besoins essentiels, concernant, par exemple, les usagers ou utilisateurs occasionnels, l animation du groupe de travail avec les utilisateurs. 31

34 .3. - Synthèse et rédaction du programme 1 inalités La programmation est une démarche d analyse, qui s appuie sur une approche méthodique ; il s agit de ne rien oublier, tout en ménageant un espace de liberté suffisant pour le plein exercice de la conception, dans le respect des enjeux de la maîtrise d ouvrage. Par ailleurs, le programme va être le support de la consultation des concepteurs, le référent du projet architectural et technique du concepteur, l outil de dialogue entre le maître d ouvrage et le maître d œuvre. La rédaction du programme doit intégrer ces préoccupations ; il faut notamment être attentif à : Privilégier la rédaction performantielle par rapport à la rédaction descriptive ; éviter d imposer la " solution technique ", sauf nécessité ; tenir compte des recommandations propres au domaine. aire s approprier les enjeux du maître d ouvrage par le maître d œuvre ; demander au maître d ouvrage de rédiger la " préface " du programme dans laquelle il formulera ses attentes et ses objectifs. Valoriser l expression de certaines exigences en termes de " qualité d usage " attendue et pas uniquement de qualité technique. Mettre en évidence la hiérarchie dans les contraintes, les exigences, les recommandations et suggestions. Pointer les exigences techniques particulières au projet qui sont des points durs par rapport aux exigences générales. Intégrer la notion de coût global, en aidant le maître d ouvrage à exprimer les exigences de maintenance et d exploitation. Synthèse et rédaction du programme. Projet de programme. Recueil des avis des acteurs associés. Synthèse des avis ; proposition de suites à donner. 3

35 Montage de Préparation du processus d approbation du programme par la personne habilitée du maître d ouvrage. Selon la complexité de l ouvrage, proposition d un dispositif de revue et de validation du programme par la maîtrise d ouvrage. 3 Quelques facteurs de réussite Des exigences fondées sur des références réglementaires valides, des exigences et contraintes réalistes et rédigées en prévoyant les outils et moyens de vérification, des descriptions de nature à ne pas limiter la créativité de la conception, des représentations graphiques ne suggérant pas la distribution physique des locaux, des termes employés pour ne pas induire de solutions de conception, par exemple préférer " espace d accueil " à " hall d accueil ", des exigences précises, fixant le niveau de qualité attendue, un document clair et précis, " parlant " pour le maître d œuvre, un document structuré faisant ressortir visuellement les idées-forces, un programme avec seulement des exigences et contraintes utiles pour le niveau de conception (esquisse), une rédaction du programme dynamique et vivante pour porter le projet du maître d ouvrage et motiver le maître d œuvre. 33

36 Validation du programme et de l enveloppe financière 1 inalités Des points importants sont à vérifier à ce jalon : La validation concertée au sein de la maîtrise d ouvrage, notamment quand celle-ci comporte différents échelons décisionnels. La compatibilité du programme avec l enveloppe financière : les prestations et le niveau de qualité demandés doivent être réalistes. œuvre du processus d approbation du programme. Synthèse des observations. Estimation financière du programme. Proposition d estimation prévisionnelle réactualisée ; proposition de recours à une expertise (économiste). Proposition de consultation au maître d ouvrage d un expert, le cas échéant. Relevé de décisions de la réunion de validation du programme. 3 Quelques facteurs de réussite Un processus d approbation organisé pour préparer la validation : pas de points de divergences résiduels entre la maîtrise d ouvrage et les futurs utilisateurs, plus de remises en cause de points essentiels lors de la validation, une estimation financière du programme bien pensée intégrant une marge pour aléas techniques, une distinction claire entre enveloppe prévisionnelle de l opération et estimation des travaux sur la base du programme: le calcul doit être fait toutes dépenses confondues, valeur fin d opération, une véritable formalisation de la validation par l instance représentante et habilitée de la maîtrise d ouvrage : pas une simple décision sans commentaire, la désignation dans le projet de délibération de la personne physique qui aura délégation du maître d ouvrage pour gérer les différents contrats. 34

37 Montage de Etablissement du programme technique détaillé 1 inalités Le maître d œuvre choisi, la démarche de programmation se prolonge pour affiner progressivement les attentes, dans le respect du programme de consultation. Le conducteur d opération ou le responsable de la programmation précisera les exigences techniques et dimensionnelles, pour la poursuite de la conception. Il s agit de transcrire des exigences générales de qualité en prescriptions techniques précises, dont la performance peut être vérifiée. L élaboration du programme technique détaillé est enclenchée dès la production de l esquisse dans le cas d un concours, dès notification du contrat de maîtrise d œuvre dans les autres cas ; elle se poursuit pendant les études d avant-projet. Certains aspects doivent faire l objet d une attention particulière : la référence constante à " l enveloppe " des exigences fixées au programme. Sortir de ce cadre, diminuer, changer l exigence, c est prendre le risque d une remise en cause des principes du projet, et donc des conditions initiales de la mise en concurrence. l adaptation du niveau d exigence au niveau d avancement des études. Certains outils, comme les fiches par local, par exemple, peuvent être prématurées au stade de l esquisse, mais sont bien adaptées à la rédaction des exigences détaillées en phase APD. Études approfondies des besoins. Synthèses. Rédaction des exigences techniques détaillées. Proposition de fiches par local, de fiches détaillées par nature d exigence. Proposition de notification des exigences détaillées au maître d œuvre. 35

38 3 Quelques facteurs de réussite Le respect du niveau de performance correspondant au programme et à l enveloppe, la rédaction du programme technique détaillé basée également sur d autres considérations que les seules propositions du maître d œuvre, l assurance que les exigences détaillées sont mesurables, la réflexion en terme d exigences techniques et non de solutions, la consultation des futurs " utilisateurs ", la formalisation des évolutions du programme technique détaillé, tout au long de la conception, la contractualisation formalisée du programme technique détaillé, pour éviter toute possibilité de remise en cause, la contractualisation du processus d élaboration du programme technique détaillé dans le marché de maîtrise d œuvre. 36

39 Montage de Validation du programme technique détaillé 1 inalités La validation du programme technique détaillé marque la fin de la démarche de programmation. Elle doit intervenir lorsque les choix techniques fondamentaux sont arrêtés, pratiquement au stade APS ou APD selon la complexité de l ouvrage. Au même titre que le programme, le programme technique détaillé est un document de référence : pour l approbation finale du projet architectural et technique lors de la dévolution des marchés de travaux, si des arbitrages sont nécessaires au vu des coûts de travaux. Synthèse des exigences détaillées. forme du programme technique détaillé. Validation du programme technique détaillé. Relevé de décisions de la réunion d approbation du programme technique détaillé. Transmission du programme technique détaillé au maître d œuvre, selon les dispositions contractuelles. Passer en revue la check-list de jalon " décision d approbation du programme et de l enveloppe financière ". 3 Quelques facteurs de réussite La validation formelle du programme technique détaillé et sa contractualisation, la maîtrise de nouvelles exigences formulées après l approbation du programme technique détaillé. 37

40 CHECK-LIST DE JALON : décision d'approbation du programme et de l'enveloppe financière Produits principaux - Différentes études (de sols, topographiques, urbaines, économiques...). - Rapport de synthèse des études de faisabilité. - Document préprogramme. - Décision formelle d'approbation de préprogramme. - Planning prévisionnel de. - Bilan financier prévisionnel. - Document programme. - Décision formelle d'approbation du programme et de l'enveloppe financière. A vérifier principalement avant validation du jalon - L organisation de la maîtrise d'ouvrage. - La méthodologie de production du préprogramme et du programme. - La qualité des études de faisabilité. - La qualité des commandes passées à des prestataires extérieurs. - Le bon fonctionnement des circuits de communication et de décision. - L identification des points à risques du programme. - Les critères de revue de préprogramme et de programme. - La mise en place des premiers financements (disponibilités). - La concertation avec les différents partenaires. - La mise en œuvre du plan de communication. 38

41 Montage de Bibliographie Guide " Prendre en compte l'exploitation-maintenance dans la conduite d'opération " DGUHC / CERTU Choisir un programmateur et encadrer sa mission La programmation des bâtiments publics DGUHC / CERTU Octobre De la demande à la commande : préparer l intervention des s La programmation des bâtiments publics DGUHC / CERTU - Septembre La programmation des bâtiments publics - Rédiger le préprogramme et le programme DGUHC - Décembre Choisir un montage contractuel complexe DGUHC Octobre Guide sur la gestion de projet appliquée à la conduite d opération - 1 ère partie concepts et méthodes - DHC/TE3 - Juin Ratios de coûts - méthode d évaluation pour les constructions neuves - DHC - Décembre 1994 et mises à jour ultérieures. Guide " Programmation des bâtiments publics " - MIQCP - Septembre Montage et suivi d une opération de construction - Ph Estingoy et M. Rabatel - Edition du Moniteur - Août Dossier Constructions Publiques - Les montages innovants - DHC - Mars 1993 (document à actualiser compte tenu des jurisprudences récentes). " Bibliothèque technique des constructions publiques " - DHC/réseau des CETE - (à réactualiser ; dernière mise à jour 1993). 39

42 Planning phase 3 N Nom de la tâche 34 3 Phase 3 : Conception de l ouvrage place du maître d œuvre Etablissement du dossier de consultation Appel à la concurrence - sélection Concours sur esquisse Travaux de la commission technique - réunion du jury Désignation du ou des lauréat(s) et négociation Choix et attribution du marché Consultation de la CSM Notification du marché place du contrôleur technique Définition de la mission et rédaction du marché concurrence et analyse des offres Sélection et choix Consultation de la CSM Notification du marché place du coordonateur Sécurité Définition de la mission et rédaction du marché concurrence et analyse des offres Sélection et choix Consultation de la CSM Notification du marché place de l OPC Définition de la mission et rédaction du marché concurrence et analyse des offres Sélection et choix Consultation de la CSM Notification du marché Suivi des études APS Validation de l APS - Clauses définitives du contrat du maître d œuvre APD Validation de l APD Projet et sa validation Dossier de consultation des entreprises Suivi des procédures Préparation et dépôt du permis de construire Instruction et délivrance du permis de construire Consultation des concessionnaires Consultation des entreprises Appel à la concurrence - sélection Consultation des entreprises sélectionnées Analyse des offres Choix des entreprises par le maître de l ouvrage Mise au point et signature des marchés Consultation de la CSM Opérations neuves Etat avec concours Tâche normale Jalon Tâche récapitulative Tâche critique Jalon critique M A M J J A 5 sms S O N D J M A M J J A 5 sms 7 sms 0 sms 40

43 Phase 3 - Conception Les objectifs et la démarche : Le but de cette phase est de : préparer la désignation du concepteur qui va proposer une réponse au programme du maître d ouvrage, formaliser cette réponse dans un projet détaillé et préparer l exécution de l ouvrage, associer à l opération les acteurs indispensables au contrôle de l exécution de l opération, éventuellement au pilotage des travaux. Dans cette phase de réalisation de la commande, le rôle du conducteur d opération se décline principalement sur quatre dominantes : - conseiller sur les procédures à adopter, - faciliter l interface entre la maîtrise d ouvrage et les autres acteurs, - veiller au respect des objectifs et du programme de l opération, notamment par l analyse des prestations, - comparer la réalisation et la prévision, sur les différentes dimensions du projet ; alerter et susciter la prise de décision, le cas échéant. Sous-phase place du maître d œuvre Etablissement du dossier de consultation Appel à la concurrence - sélection Concours sur esquisse Travaux de la commission technique - réunion du jury Désignation du ou des lauréats et négociation Choix et attribution du marché et Consultation de la CSM, notification du marché Sous-phases 3. à place des autres acteurs Définition de la mission, rédaction du marché concurrence, analyse des offres Sélection et choix et Consultation de la CSM, notification du marché Sous-phase Suivi des études Esquisse / APS Validation de l APS ; clauses définitives du contrat APD Validation de l APD Projet et sa validation Dossier de consultation des entreprises Sous-phase Suivi des procédures Préparation, dépôt du permis de construire Instruction et délivrance du PC Consultations des concessionnaires Sous-phase Consultation des entreprises Appel à la concurrence - sélection Consultation des entreprises sélectionnées Analyse des offres Choix des entreprises par le maître d ouvrage Mise au point et signature des marchés Consultation de la CSM CHECK-LIST DE JALON : choix du Maître d œuvre CHECK-LIST DE JALON : approbation de l'apd Bibliographie

44 Sous-phase place du maître d'œuvre Montage de place du maître d'œuvre place des autres acteurs Suivi des études Suivi des procédures Consultation des entreprises Cette sous-phase vise principalement à : Choisir un nouveau partenaire et la réponse architecturale, technique, qui répond le mieux aux enjeux de l opération, dans le respect des procédures. Établir le dossier de mise en concurrence des concepteurs, organiser la procédure de mise en concurrence (avis d appel public à la concurrence ) organiser et gérer la démarche pour le choix du concepteur (commission technique, organisation du jury, ), définir, négocier et contractualiser la mission de maîtrise d œuvre, veiller au respect des procédures. ixer les principes d organisation de la phase d études. Prévoir les modalités de suivi, de validation et de communication, recaler les prévisions (délais, budget), mettre à jour le planning de l opération. 4

45 Montage de Etablissement du dossier de consultation 1 inalités Cette sous-phase est notamment caractérisée par des délais et publications réglementaires liés aux procédures de consultation ; pour engager ces procédures le plus tôt possible, l optimisation doit être recherchée dans la conduite simultanée de certaines tâches ; ainsi, l élaboration du processus de consultation peut être enclenchée parallèlement à l achèvement du programme et à la préparation de sa validation. Les principaux enjeux à prendre en compte sont : la recherche de la qualité des informations remises aux candidats : le concepteur doit disposer des éléments nécessaires et suffisants pour comprendre et répondre. La transparence des " règles du jeu " ; la clarté et le caractère non discriminatoire des critères d appréciation et de leurs hiérarchisations (candidature ou projet), ainsi que des conditions de contractualisation participent à une meilleure appropriation des enjeux du projet et de la maîtrise d ouvrage par le concepteur. Préparation de l appel public à la concurrence : mission, composition, mode de constitution de l équipe, contenu du dossier, critères de sélection, critères d appréciation,... Proposition d envoi aux organismes de publication après validation des dispositions prévues par le maître d ouvrage. Préparation du dossier de consultation : - règlement (définition de la prestation, règles de présentation, critères d appréciation, indemnité,...). - annexes : programme, projet de contrat. Proposition du dossier de consultation à l approbation par le maître d ouvrage. Proposition de la définition de la composition et du fonctionnement du jury. Proposition de la constitution d une commission technique et de son fonctionnement (sous commissions, rapporteurs, points d étapes, rôle du conducteur d opération, ). Proposition pour l organisation de l anonymat de la consultation (secrétariat du concours). Diffusion éventuelle de l avis d appel public, du règlement, du programme aux membres du jury. 43

46 Conseil, propositions au maître d ouvrage. Préparation, organisation et planification du déroulement du concours. Proposition des modalités de communication avec les candidats. Planning mis à jour. 3 Quelques facteurs de réussite Un appel à la concurrence complet, des précisions sur les pièces demandées, la structure souhaitée pour l équipe, des références valides au Code des Marchés Publics, la publication par des organismes autorisés, le respect des seuils et délais, l adhésion du maître d ouvrage pour la démarche de concours, un jury adapté dont les membres ont le même niveau d information, une organisation stricte des travaux du jury, des précisions, une hiérarchisation des critères d appréciation dans le règlement du concours, des règles de présentation des prestations précises, une rémunération adaptée à l importance de la prestation demandée, un projet de marché avec des clauses adaptées, spécifique au projet. 44

47 Montage de Appel à la concurrence - sélection 1 inalités Au même titre que la tâche précédente, l optimisation des délais implique de prévoir l appel à la concurrence le plus en amont possible, par exemple dès la stabilisation des grandes lignes du projet, au stade du préprogramme. Il faudra bien entendu s organiser pour que la fin de l élaboration du dossier de consultation coïncide avec la sélection des candidats. Analyse des candidatures ; recevabilité selon les critères de sélection : - recueil d informations objectives sur les candidats - consultations d experts (architecte conseil, urbaniste...). Proposition de tableau comparatif des dossiers de candidatures pour le jury, complétée des avis d expert, le cas échéant. Choix des candidats. Proposition de procès verbal, transcrivant l avis motivé du jury. Proposition de décision du maître d ouvrage. Information des candidats retenus et non retenus. Projets de lettres au maître d ouvrage. 3 Quelques facteurs de réussite Aucun jugement de valeur exprimé par le conducteur d opération sur les candidats dans le cadre de la commission technique, l utilisation effective par le jury, des seuls critères de sélection prévus dans l avis d appel à la concurrence, un système et une organisation adaptés de présentation des références (diapositives, affiches ), une bonne organisation matérielle et temporelle des différentes réunions du jury, une décision complète et motivée de la personne habilitée en temps que maître d ouvrage (équipe de conception détaillée, par exemple). 45

48 Concours sur esquisse 1 inalités Pendant la période du concours, l exigence essentielle est d assurer un niveau d information équivalent de tous les candidats. Cette période est notamment mise à profit pour mettre en place les conditions nécessaires à l analyse des propositions, en particulier l organisation du travail de la commission technique. Organisation d une réunion avec les candidats : - réponses écrites aux questions - rencontre avec le maître d ouvrage - visite du site. Proposition de déroulement ; préparation de la réunion avec le maître d ouvrage. Compte-rendu de la réunion. Projets de réponses aux candidats, selon les modalités définies avec le maître d ouvrage. Préparation des supports, de la méthode de travail de la commission technique. Contribution à l organisation d un secrétariat de concours recensant les prestations remises et identifiant les projets au moyen d une codification confidentielle pour les transmettre ainsi anonymes au maître d ouvrage. Information du maître d ouvrage. 3 Quelques facteurs de réussite Des personnes différentes dans la commission technique et le jury, la diffusion de toutes les réponses à tous les candidats. 46

49 Montage de Travaux de la commission technique - réunion du jury 1 inalités Pour le conducteur d opération, l exigence principale sur ces tâches est au niveau de la qualité du rapport de synthèse de la commission technique. En dehors de l analyse objective par rapport aux critères d appréciation pré-définis, la commission technique doit avoir la capacité à déceler les différents points à risques des projets, et à en évaluer les conséquences sur le confort, la qualité d usage, l entretien, la maintenance,... Il s agit également de vérifier la satisfaction des exigences du programme. Contribution à l analyse des esquisses. Animation et organisation du travail (sous-commissions, rapporteurs, réunions d étapes, organisation physique et matérielle) de la commission technique (une ou plusieurs réunions, selon le projet). Compte-rendu de réunions. Rédaction ou organisation de la rédaction du rapport de synthèse. Contribution à la préparation du dossier de travail du jury, conseil sur l organisation matérielle. Présentation du rapport de synthèse de la commission technique. Rédaction du compte-rendu de réunion et du procès-verbal (circonstances, avis, classement, lauréats, indemnité). 3 Quelques facteurs de réussite Une commission technique organisée et adaptée aux caractéristiques du projet, la répartition des rôles définie au sein de la commission technique, le repérage d avis " subjectif " de certains membres de la commission technique, la qualité du rapport de synthèse, pendant le jury, l utilisation de prestations graphiques, des supports de présentation conformes aux prestations définies et au règlement de concours, la capacité à ne pas se laisser séduire par la qualité graphique, la "mise en scène ", un maître d ouvrage, président du jury, qui favorise l expression des points de vue, la rigueur dans la gestion des délégations (membres du jury représentés par une autre personne lors de la réunion), le respect du quorum pour le nombre des membres du jury. 47

50 Désignation du ou des lauréats et négociation 1 inalités Cette tâche est la préparation du choix du maître d œuvre. L enjeu de cette tâche est de négocier avec tous les lauréats la mission, les conditions d exercice de la mission et la rémunération. Aide à la levée de l anonymat (par le secrétariat du concours) et à la désignation du ou des lauréats par l autorité compétente. Proposition de décision du maître d ouvrage ou de l assemblée délibérante. Information et indemnisation des candidats. Projet de lettre au maître d ouvrage. Aide à la négociation avec le ou les lauréats : - prise en compte des observations du jury - examen de l organisation de l équipe, processus de production et de validation - conditions générales d exercice de la mission - contenu et rémunération de la mission,... Compte-rendu de la négociation. 3 Quelques facteurs de réussite La maîtrise des délais de prise de décision de l autorité compétente, une décision complète (indemnisation, composition des équipes,...) et prise par la personne habilitée, l indemnisation rapide des concurrents, la non-remise en cause des conditions de la concurrence par le maintien des clauses du marché, la transparence et l équilibre dans la répartition des honoraires au sein de l équipe de maîtrise d œuvre, une négociation entamée sur des bases économiques réalistes, une négociation conduite selon des critères objectifs (étendue et complexité des tâches et du projet, temps passé ), une formalisation écrite de la négociation. 48

51 Montage de Choix et attribution du marché 1 inalités L enjeu de cette tâche est de choisir le titulaire du marché. Aide à la mise au point finale du marché. Projet de marché proposé à l approbation du maître d ouvrage. Préparation de la désignation du titulaire. Signature du marché par le titulaire. Information des lauréats non retenus. Planning mis à jour. Préparation du premier dossier " historique " de l opération : - études préalables - programme - consultation - marché. Tri et organisation des données. Passer en revue la check-list de jalon " choix du maître d œuvre ". 3 Quelques facteurs de réussite Une décision complète (composition des équipes) et prise par la personne habilitée. 49

52 3.1.7 et Consultation de la CSM, notification du marché 1 inalités Il s agit du contrôle à priori de la dévolution du marché. Préparation du dossier, du rapport de présentation à la CSM (ou contrôle de légalité pour les marchés non Etat). Rapport de présentation. Conseil au maître d ouvrage sur les procédures. Envoi à la CSM. Reprise éventuelle du marché après avis de la CSM. Signature du marché par le maître d ouvrage. Notification du marché. Avis d attribution du marché. Mise à jour du planning. 3 Quelques facteurs de réussite Un dossier complet, bien préparé, des justifications suffisantes, l envoi aux instances de contrôle dès que possible, le suivi du cheminement des dossiers, le passage à la sous-phase suivante uniquement après la notification du marché. 50

53 Montage de Sous-phases 3. à place des autres acteurs Montage de place du maître d'œuvre place des autres acteurs Suivi des études Suivi des procédures Consultation des entreprises Ces sous-phases visent principalement à : associer en amont les acteurs indispensables, en veillant à la pertinence des missions confiées, notamment : le contrôleur technique, qui participe à veiller à la sécurité de l ouvrage, du point de vue technique (mission éventuelle lors de la phase sélection du maître d œuvre), le coordonnateur en matière de sécurité et de protection de la santé des travailleurs, pour prendre en compte la sécurité inter-acteurs pendant le chantier, pour la mettre en œuvre, et pour la faciliter lors d interventions ultérieures sur l ouvrage, l OPC, lorsque la nature du projet nécessite le recours à une compétence externe à la maîtrise d œuvre pour l organisation des travaux. Remarque : la Coordination des Systèmes de Sécurité Incendie (CSSI) au sens de la norme NS 6193 est considérée comme partie intrinsèque de la mission de base du maître d œuvre. A ce titre, elle ne fait pas l objet de la mise en place d un acteur. 51

54 Définition de la mission, rédaction du marché 1 inalités Le conducteur d opération informe le maître d ouvrage : les obligations réglementaires, les missions souhaitables... Le conducteur d opération prépare et propose au maître d ouvrage les documents nécessaires à la consultation des prestataires. Ces tâches sont initiées parallèlement à la mise au point du marché de maîtrise d œuvre ; cela permet de vérifier, éventuellement de mettre en cohérence les différents contrats. Information du maître d ouvrage ; détermination des prestations obligatoires et souhaitables. Note d information et proposition au maître d ouvrage. Choix de la procédure. Conseil au maître d ouvrage. Préparation du dossier de consultation : règlement, projet de marché. Proposition au maître d ouvrage. 3 Quelques facteurs de réussite Contrôle technique : la commande d une mission non limitée aux prestations obligatoires par souci d économie, des exigences particulières fixées au marché : forme, qualité, délais des rendus, qualité de la personne physique chargée de la mission, taux de présence aux réunions de chantiers, la liberté de proposition d une méthode de travail lors de la consultation. Coordination sécurité : l engagement du maître d ouvrage sur ses responsabilités, l intervention de cet acteur rendue possible en amont des décisions, en l associant régulièrement au processus. OPC : un intérêt compris par tous et en amont du recours à l OPC. 5

55 Montage de concurrence, analyse des offres Sélection et choix 1 inalités Le conducteur d opération assiste le maître d ouvrage aux différentes phases des procédures et veille à leur régularité. Il participe au choix de l offre la mieux disante, en proposant les critères pertinents. Lancement de la consultation. Analyse des offres. Tableau comparatif des offres. Rédaction du rapport de synthèse. Choix du prestataire. Proposition de décision du maître d ouvrage ou de l assemblée délibérante. Signature du marché par le titulaire. Information des candidats non retenus. Projet de lettre au maître d ouvrage. 3 Quelques facteurs de réussite Une attention particulière portée aux méthodes de travail et à la qualité des personnes proposées, au delà du critère de prix, un suivi attentif des délais de prise de décision de l autorité compétente, la décision prise par l autorité compétente. 53

56 3..4 et Consultation de la CSM, notification du marché 1 inalités Il s agit du contrôle à priori de la dévolution des autres marchés de prestations intellectuelles. Préparation du dossier, du rapport de présentation à la CSM (ou contrôle de légalité pour les marchés non Etat). Rapport de présentation. Conseil au maître d ouvrage sur les procédures. Envoi à la CSM. Reprise éventuelle du marché après avis de la CSM. Signature du marché par le maître d ouvrage. Notification du marché. Avis d attribution du marché. Mise à jour du planning. 3 Quelques facteurs de réussite La gestion rigoureuse de ces tâches, qui est un facteur de maîtrise des délais, un dossier complet, bien préparé, des justifications suffisantes, l envoi dès que possible aux instances de contrôle, le suivi du cheminement des dossiers, l information de tous les prestataires sur les missions confiées à chacun d entre eux, la contribution à la mise en relation des prestataires. 54

57 Montage de Sous-phase Suivi des études Montage de place du maître d'œuvre place des autres acteurs Suivi des études Suivi des procédures Consultation des entreprises Cette sous-phase vise principalement à : suivre l élaboration du projet, en satisfaction du programme et dans le respect des enjeux de la maîtrise d ouvrage, et participer notamment à : 1. l animation des études faciliter la communication entre les prestataires, organiser le dialogue entre le maître d ouvrage et le maître d œuvre, contribuer au cadrage initial de chaque nouvelle étape. la validation des étapes intermédiaires d élaboration du projet veiller à la satisfaction du programme et au respect des objectifs initiaux, s assurer de la prise en compte des observations et réserves formulées aux différentes étapes, vérifier, au fil de l avancement, la cohérence avec l enveloppe financière et les délais prévisionnels, vérifier la bonne prise en compte des points à risques, faire confirmer certains choix par le maître d ouvrage, s assurer du respect des règles techniques, notamment de la réalisation de tout contrôle et validation technique. 3. le suivi des évolutions du programme analyser les causes, l opportunité et les conséquences des évolutions, organiser le suivi de la traçabilité des points à risques ou de vigilance identifiés au niveau du programme, formaliser les éléments modifiés, les décisions prises. arrêter le contrat définitif de maîtrise d œuvre (programme, précision de certains éléments de mission, rémunération, coût prévisionnel d engagement du maître d'œuvre, mode de dévolution des travaux, ). 55

58 3.5.1 Esquisse / APS 1 inalités Après la notification du marché, le maître d œuvre achève, si nécessaire, les tâches relevant de l élément de mission esquisse. Pendant les études d APS, le maître d œuvre précise en particulier la composition générale en plan et en volume, l estimation provisoire du coût des travaux, le calendrier de réalisation,... Le dossier d APS est le plus souvent le support aux demandes d autorisations (permis de construire et autres autorisations). Pendant les études d APS, le conducteur d opération précise le programme technique détaillé. Suivi de la finalisation de l esquisse (faisabilité, remarques du jury, ajustement du programme, adéquation financière, études complémentaires ) et de son approbation. Réunion de lancement des études APS : cadrage des prestations et des délais, modalités de coordination entre les acteurs. Compte rendu de réunion diffusé aux participants et au maître d ouvrage. Suivi des études ; collecte des avis et observations formulés par les intervenants consultés par le maître d œuvre; réunions de coordination, d ajustement intermédiaire, le cas échéant. Recueil des avis, suivi des suites données. Mise à jour du " journal de l opération ". Gestion de la demande éventuelle du maître d œuvre de réalisation d études complémentaires. Avis, assistance au maître d ouvrage pour études complémentaires. Organisation et mise en place du système de classement des données. Programme technique détaillé en version intermédiaire. 3 Quelques facteurs de réussite Le cadrage et l'organisation de la démarche en amont; positionnement en tant que pilote des études, une bonne gestion des contacts directs entre le maître d'œuvre et le maître d ouvrage, la bonne anticipation des délais de production du maître d œuvre, le recueil et le suivi des différents avis, obligatoires ou non, une bonne maîtrise de l évolution du programme technique détaillé, un suivi fin des points à risques du programme. 56

59 Montage de Validation de l APS ; clauses définitives du contrat 1 inalités Les éléments soumis à l approbation du maître d ouvrage doivent lui permettre d apprécier la cohérence des réponses apportées par rapport aux exigences et contraintes du programme et aux objectifs de coût et de délais. Ils lui permettent aussi de confirmer éventuellement certains choix nécessaires à la poursuite de la conception. Pour préparer l approbation, le conducteur d opération rédige un rapport d analyse. Cette analyse est basée sur une revue de projet, pour laquelle le conducteur d opération associe des " avis compétents ", sur des points à risques identifiés, par exemple. Les options architecturales, leur incidence sur le fonctionnement, la maintenance, le confort d usage, l accessibilité et les règles d urbanisme, en prenant l attache de personnes compétentes (l architecte conseil, ADS, CETE, ), les volumes intérieurs, les relations fonctionnelles, en présentant le dossier aux acteurs mobilisés sur le recueil des besoins, le respect des réglementations techniques, en sollicitant éventuellement le CETE. Le dossier d approbation est constitué : de la version à jour de l APS produit par le maître d œuvre ; il peut être complété d un " mémoire " à destination du maître d ouvrage, rédigé par le maître d œuvre, explicitant des points essentiels : la démarche du concepteur, les options retenues, les choix proposés, les données en matière de coûts et de délais, du rapport d analyse rédigé par le conducteur d opération. Compléter le contrat de ses principales clauses manquantes (rémunération définitive, engagement sur le coût des travaux, mode de dévolution des travaux, ). 57

60 Gestion des modifications du programme. Revue de projet de l APS. Rédaction du rapport d analyse, constitution du dossier d approbation et proposition de décision au maître d ouvrage. Présentation de l APS. Relevé de décisions de la réunion d approbation ; projet de notification au maître d œuvre de la décision et des observations formulées. Négociation des clauses définitives du marché (selon les dispositions du contrat de maîtrise d œuvre). Proposition d avenant (montant définitif de la rémunération, modification de programme, ). Proposition de notification de reprise d études, le cas échéant. 3 Quelques facteurs de réussite Le suivi des points à risques du projet, le rejet d un APS, qui remet en cause les options retenues à l esquisse, l approbation de l APS en disposant du résultat des études complémentaires, la prise de connaissance de l APS avant le maître d ouvrage, la mise en place et l organisation de la démarche d approbation de l APS, la formulation des observations sur la décision d approbation, la formalisation des modifications de programme, un APS où les aspects techniques, maintenance/coût global sont pris en compte, l assurance de la conformité avec les documents d urbanisme, la demande au maître d œuvre d une première ébauche de l organisation du chantier (emprise, fonctionnement, installation). 58

61 Montage de APD 1 inalités Les études d APD poursuivent dans le détail les investigations de l APS ; elles permettent d arrêter les surfaces et dimensions définitives de l ouvrage, les matériaux, les principes de fondations et de structures, les choix d équipements... Le maître d œuvre établit l estimation définitive des travaux et l allotissement ; il évalue les travaux préparatoires nécessaires, le cas échéant. Le programme technique détaillé est arrêté au plus tard lors des études d APD. Le conducteur d opération intervient selon les mêmes modalités que pendant l APS, en apportant une attention particulière à la bonne exécution des contrôles et des validations techniques. En effet, l APD aborde le dimensionnement, la fixation de spécifications techniques, dont la fiabilité et la conformité aux normes et règlements doivent être assurées. Réunion de lancement des études APD : - modalités de prise en compte des remarques formulées à l APS - cadrage des prestations et des délais - modalités de coordination entres les acteurs, notamment sur les validations techniques. Compte rendu de réunion diffusé aux participants et au maître d ouvrage. Suivi des études ; collecte des avis et observations formulés par les intervenants consultés par le maître d œuvre ; réunions de coordination, d ajustement intermédiaire, le cas échéant. Recueil et suivi des avis ; mise à jour du " journal de l opération ". Gestion des modifications du programme. 3 Quelques facteurs de réussite Une mise au point et une finalisation effective du programme technique détaillé, la référence aux objectifs initiaux et au programme, l importance de l étape APD ; éviter l APD valant DCE (sauf pour les lots en consultation anticipée), une proposition d allotissement adaptée, la prise en compte de l exploitation, de la maintenance et des équipements mobiliers. 59

62 Validation de l APD 1 inalités Il s agit de l approbation de l APD et du programme technique détaillé. La démarche mise en place pour la rédaction du rapport d analyse de l APS est transférable à l APD. Le dossier d approbation comprend un point sur l avancement des procédures administratives. Le niveau de précision technique du dossier d APD doit permettre une estimation fiable du coûts des travaux ; il peut être proposé au maître d ouvrage le recours à une expertise extérieure pour vérifier l estimation. Revue de projet de l APD. Rédaction du rapport d analyse ; constitution du dossier d approbation. Présentation de l APD. Relevé de décisions de la réunion d approbation ; projet de notification au maître d œuvre de la décision et des observations formulées. " Clôture " du programme technique détaillé. Selon les clauses contractuelles du marché de maîtrise d œuvre, propositions de décision au maître d ouvrage ; avenant. Projet de notification au maître d œuvre de la décision. Mise à jour du planning. Passer en revue la check-list de jalon " approbation de l APD " Quelques facteurs de réussite Un APD ne valant pas Projet, un APD ne résultant pas d un " agrandissement " de l APS, la prise en compte de l exploitation et de la maintenance, l assurance du financement (organismes de tutelle, ), l obtention d un consensus des futurs " utilisateurs " sur les choix retenus, la contractualisation, dans le marché de maîtrise d œuvre, de la production d un " mémoire "; ce dernier détaillera plus particulièrement les aspects techniques : - les choix techniques justifiés par des renvois à des notes de calcul synthétiques - les propositions d équipements techniques, estimés du point de vue de l investissement et de l exploitation - le niveau qualitatif des matériaux estimés entre autre du point de vue de l entretien, les justifications relatives à la satisfaction des exigences normatives et réglementaires.

63 Montage de Projet et sa validation 1 inalités Les études de projet visent la mise au point de tous les éléments de détail architecturaux et techniques, permettant la définition précise de l ouvrage pour la consultation des entreprises. Le maître d œuvre établit le " coût prévisionnel des travaux ", par corps d état, sur avant-métré. Le maître d ouvrage arrête sur cette base le coût des travaux, pour l appel d offres. La qualité de la consultation résulte directement de la qualité des études de projet ; il faut prévenir toute remise en cause ultérieure, notamment pendant les études d exécution, au motif de problèmes de dimensionnement ou du non-respect des règles et normes. Les pièces écrites par corps d état, cohérentes avec les supports graphiques, doivent justifier les dimensionnements et le respect des normes. Le conducteur d opération s assure de l obtention des différents contrôles et validations techniques nécessaires. Pour la rédaction du rapport d analyse, il évalue plus particulièrement les éléments suivants : l exhaustivité du dossier ; vérification de la présence des documents graphiques et écrits nécessaires à la compréhension du projet, la cohérence globale du dossier ; vérification que les éléments descriptifs présentent le détail suffisant pour définir la prestation demandée, quantitativement et qualitativement, la prise en compte des exigences spécifiques du projet ; examen des CCTP, en portant une attention particulière aux domaines où des exigences particulières ont été formulées. 61

64 Lancement des études de Projet : - modalités de prise en compte des remarques formulées à l APD - cadrage des prestations et des délais, des modalités de coordination, des documents d exécution mis à la charge des entreprises. Compte rendu de réunion diffusé aux participants et au maître d ouvrage. Suivi des études ; collecte des avis et observations formulés par les intervenants consultés par le maître d œuvre ; réunions de coordination, d ajustement intermédiaire, le cas échéant. Recueil et suivi des avis ; mise à jour du " journal de l opération ". Analyse des études de projet. Rédaction du rapport d analyse et constitution du dossier d approbation des études de Projet. Présentation des études de projet. Relevé de décisions de la réunion d approbation. Projet de notification au maître d œuvre de la décision. Mise à jour du planning. 3 Quelques facteurs de réussite Pas d impasse sur certaines prestations d étude (ensemble des plans fournis, par exemple), des descriptifs techniques non orientés, de façon à ne pas fausser la concurrence sur les matériaux et matériels, des prestations bien définies, sans privilégier une marque, des spécifications techniques réalisables, des descriptifs compatibles avec les prescriptions techniques, une vigilance par rapport à une surenchère d options et de variantes, qui peut cacher une sous-estimation des prestations. 6

65 Montage de Dossier de consultation des entreprises 1 inalités Le dossier des études de projet, complété des pièces administratives (avis d appel public à la concurrence, règlement de consultation, CCAP, acte d engagement) constitue le dossier de consultation des entreprises. Le conducteur d opération est associé à l élaboration des pièces administratives selon les dispositions contractualisées avec le maître d ouvrage. Le conducteur d opération doit éventuellement pendant cette phase consulter les assureurs en vue de la passation d une assurance dommage - ouvrage. Analyse du DCE. Mise au point des pièces administratives. Rapport d analyse transmis au maître d ouvrage. Approbation du DCE. Projet de notification au maître d œuvre de la décision. Consultation pour une assurance dommage - ouvrage. 3 Quelques facteurs de réussite Des critères de sélection bien définis, la vérification des bonnes procédures de consultations, l absence d incertitude juridique et réglementaire sur les procédures de consultation prévues, un CCAP adapté aux spécificités du projet, et non " recopié " à partir d un document existant. 63

66 Sous-phase Suivi des procédures Montage de place du maître d'œuvre place des autres acteurs Suivi des études Suivi des procédures Consultation des entreprises Cette sous-phase vise principalement à : Obtenir les autorisations nécessaires à la réalisation et au fonctionnement ultérieur de l équipement (permis de construire, installations classées, Loi sur l eau, enquête publique, ). S assurer de la qualité, de l exhaustivité des demandes, de leur formulation au bon moment et des délais nécessaires, suivre l instruction des demandes, et les suites données aux autorisations accordées. 64

67 Montage de Préparation, dépôt du permis de construire 1 inalités Lors de la réunion de lancement des études, les actions à réaliser au titre du permis de construire sont planifiées. Le maître d œuvre est incité à prendre, le plus tôt possible, l attache des s instructeurs (supports et documents nécessaires à l instruction, traitement des contraintes particulières...), et susceptibles d être impliqués dans l instruction (sécurité incendie, accessibilité, Architecte des Bâtiments de rance, préfecture...). Ces s, informés et associés en amont, seront d autant plus disposés à aider à la recherche de solutions, le cas échéant. Le dépôt du permis de construire peut être envisagé dès que le projet est stabilisé au niveau dimensionnel, de l implantation, de l aspect extérieur, de l organisation, en fin d APS le plus souvent. Le foncier doit être acquis ou sa maîtrise assurée. Vérification exhaustive des consultations préalables au dépôt du permis de construire. Participation aux réunions, relevé des avis ; proposition au maître d ouvrage d organisation d une réunion d information des s instructeurs. Dépôt du permis de construire. Vérification et suivi du dossier (forme, contenu, conformité à l avant projet). 3 Quelques facteurs de réussite Une concertation amont préalable avec les s, un dossier dont la recevabilité est assurée : permis de démolir joint, notice explicative annexée, par exemple, le bon classement (catégorie d établissement, réglementation incendie), la communication avec les riverains. 65

68 Instruction et délivrance du PC 1 inalités Le instructeur lance les consultations nécessaires parallèlement à la notification du délai d instruction ; une réunion intermédiaire avec le instructeur est opportune pour les opérations complexes. Le conducteur d opération formalise et s assure de la prise en compte, par le maître d œuvre, des observations et prescriptions de l arrêté de permis de construire. Remarque : au terme des décrets d application de la loi MOP de 1993, le maître d œuvre a une obligation de résultat sur l obtention du permis de construire. Suivi de l instruction. Suivi des questions et réponses éventuelles. Délivrance du permis de construire. Mise à jour du planning. Notification du permis de construire. Conseil et propositions au maître d ouvrage sur la déclaration préalable. Conseil au maître d ouvrage sur les formalités de publicité (affichage et constat d affichage par une personne assermentée). 3 Quelques facteurs de réussite Une évaluation de tous les risques potentiels avant le dépôt du permis, une pré-consultation des s instructeurs du permis de construire pour éviter toute dérive du délai d instruction, le maintien du contact entre le maître d œuvre et le instructeur pendant l instruction, l absence sur le permis de construire de réserve de nature à remettre en cause l économie globale de l opération, l affichage dûment constaté du permis de construire dans les conditions du Code de l Urbanisme pour réduire en temps les délais de recours. 66

69 Montage de Consultations des concessionnaires 1 inalités Il s agit de la poursuite de contacts qui ont été initiés lors des études de faisabilité; les observations et prescriptions des concessionnaires permettent de compléter les études, notamment par le dimensionnement précis des ouvrages et équipements nécessaires au raccordement aux divers réseaux. Le conducteur d opération veille à ce que le maître d œuvre lance la consultation de tous les concessionnaires, sollicite les éventuelles autorisations requises dès l achèvement des études d APS ; il vérifie les suites données aux avis et observations recueillis. Consultation des concessionnaires. Participation aux réunions éventuelles ; suivi des avis et observations. 3 Quelques facteurs de réussite L information des concessionnaires dès le lancement de la phase programme de l opération (prévention des risques de dérives financières liées à des dépenses non prévues), la vérification du dimensionnement des éléments imposés par les concessionnaires. 67

70 Sous-phase Consultation des entreprises Montage de place du maître d'œuvre place des autres acteurs Suivi des études Suivi des procédures Consultation des entreprises Cette sous-phase vise principalement à : Choisir les acteurs pour l exécution des travaux, dans le respect du formalisme, en veillant aux intérêts du maître d ouvrage. Conseiller et aider à la mise en place des procédures de consultation, s assurer de la qualité des supports de consultation et du respect des procédures, s assurer de la qualité des rapports fournis par le maître d œuvre. 68

71 Montage de Appel à la concurrence - sélection 1 inalités Ces tâches sont à engager parallèlement à l achèvement du DCE. Le conducteur d opération vérifie le respect des procédures. Choix de la procédure ; préparation de l appel public à la concurrence. Avis au maître d ouvrage sur les propositions de candidatures du maître d œuvre ; conseil sur les procédures : registre des candidatures et des offres. Définition et constitution de la commission d appel d offres. Proposition de composition et des règles de fonctionnement au maître d ouvrage. Budgétisation et planification du déroulement des procédures. Conseil au maître d ouvrage, consultation éventuelle de prestataires (reprographies...) ; planning mis à jour... Analyse des candidats par le maître d œuvre. Sélection des candidatures. Information des candidats exclus. Avis au maître d ouvrage sur les propositions du maître d œuvre. 3 Quelques facteurs de réussite Un DCE précis et clair, des critères de sélection précisés dans l appel à la concurrence, l alerte du maître d ouvrage sur des critères de choix manifestement hors déontologie (protectionnisme local...), le respect du formalisme de l appel d offres : constitution de la commission d appel d offres selon les modalités du Code des Marchés Publics, compétence de la commission, quorum, la confidentialité lors de la consultation, des critères valides sur l élimination des candidatures, le rejet de la proposition d un candidat tombant sous le coup d une exclusion ou d une incompatibilité, des décisions prises par les autorités compétentes. 69

72 Consultation des entreprises sélectionnées 1 inalités En dehors du respect des procédures, la qualité des réponses est à l évidence fonction de la qualité du dossier de consultation. Le conducteur d opération participe à cet objectif à travers ses interventions de suivi, de vérification. Pour mémoire : suivi et vérification du DCE. Renseignement des candidats pendant la consultation. Veille sur la régularité des procédures ; conseil au maître d ouvrage. 3 Quelques facteurs de réussite Pas d'impasse sur certaines prestations d étude (ensemble des plans fournis, par exemple), des descriptifs techniques non orientés, de façon à ne pas fausser la concurrence sur les matériaux et matériels, des prestations bien définies, sans privilégier une marque, des spécifications techniques réalisables, des descriptifs compatibles avec les prescriptions techniques, une vigilance portée vis-à-vis de surenchères d options et de variantes qui peuvent cacher une sous-estimation des prestations, des critères de sélection bien définis, l assurance de bonnes procédures de consultations, l absence d incertitude juridique et réglementaire sur les procédures de consultation prévues, un CCAP adapté aux spécificités du projet, et non " recopié " à partir d un document existant. 70

73 Montage de Analyse des offres Choix des entreprises par le maître d ouvrage 1 inalités Le maître d œuvre analyse les offres et variantes, prépare les mises au point en vue de la passation des contrats de travaux. Le conducteur d'opération : vérifie le respect des procédures, s assure de l application des critères de sélection fixés à la consultation, examine la pertinence de la proposition de choix du maître d œuvre, vérifie la mobilisation du contrôleur technique et du coordonnateur SPS, le cas échéant (analyse des variantes techniques), s assure que le choix final respecte les principes déontologiques (offres anormalement basses, offre la mieux disante...). Réunion de la commission d ouverture des plis. Rédaction du procès-verbal d ouverture des plis. Analyse des offres par le maître d œuvre. Réunion de la commission d appel d offres. Participation à la commission, au titre de conseil au maître d ouvrage. Proposition de procès verbal de la commission. Décision d attribution. Information des soumissionnaires. Conseil au maître d ouvrage. 3 Quelques facteurs de réussite Des possibilités de variantes précises, le rejet des offres non conformes, des réponses à des précisions et compléments susceptibles de modifier l offre, le refus d une modification de la proposition initiale après ouverture de la soumission, la vigilance à ce que l analyse des offres se fasse bien selon les critères mentionnés dans le règlement de la consultation, la régularité du fonctionnement de la commission (convocation, présents, quorum,...), la régularité de la décision de la commission (notamment au regard de sa compétence - marchés Etat et collectivités locales), l alerte des acteurs en cas de détection d entreprises " fragiles ". 71

74 Mise au point et signature des marchés Consultation de la CSM 1 inalités Le conducteur d'opération veille pendant ces tâches au respect des procédures administratives et réglementaires. Mise au point des marchés. Vérification de la légalité des procédures et de la conformité aux intérêts du maître d ouvrage. Préparation du dossier, du rapport de présentation à la CSM (ou au contrôle de légalité pour les marchés non Etat). Rédaction du rapport de présentation des marchés. Envoi à la CSM. Reprise éventuelle des marchés après avis de la CSM. Signature des marchés par le maître d ouvrage. Préparation du dossier, du rapport de présentation à la CSM (ou au contrôle de légalité pour les marchés non Etat). Rédaction du rapport de présentation. 3 Quelques facteurs de réussite La contractualisation des éléments ayant conduit à retenir l offre et la négociation du marché correspondant, la description des variantes et options retenues dans les documents contractuels, la référence aux " repères méthodologiques " sur la mise en place des autres acteurs. 7

75 Montage de CHECK-LIST DE JALON : choix du Maître d œuvre Produits principaux - Rapport de synthèse de la commission technique. - Compte rendu des travaux du jury. - PV du jury de concours. - Rapport de négociation. - Confirmation de l'estimation prévisionnelle par les concepteurs. - Avis de l'architecte conseil en cas de besoin. - Projet de marché de maîtrise d œuvre. À vérifier principalement avant validation du jalon - La vérification des coûts et des surfaces annoncées. - La prise en compte de l'utilisation : entretien, adaptation aux besoins, coûts d'exploitation, qualité d'usage, accessibilité. - La composition de l'équipe, prestations et références, répartition des honoraires et du travail phase par phase. - La prise en compte des risques évoqués en commission pour le projet choisi lors de l'établissement du marché. - La négociation avec les lauréats (mission et rémunération). - Les conditions du marché de maîtrise d'œuvre. - La régularité de la procédure de dévolution. 73

76 CHECK-LIST DE JALON : approbation de l'apd Produits principaux - Marché de maîtrise d'œuvre notifié. - Esquisse approuvée avec des observations. - APS approuvé avec des observations. - Décision d'approbation de l'aps. - Dossier de demande du permis de construire (ou autre autorisation administrative). - APD approuvé avec des observations. - Décision d'approbation de l'apd. - Rapports d'analyse de l APS et de l APD du conducteur d'opération, du contrôleur technique et du coordonnateur SPS. À vérifier principalement avant validation du jalon - La participation des différents partenaires pendant la phase conception. - Le respect du programme (contenu...). - La prise en compte des observations et des avis (jury, utilisateur, maîtrise d'ouvrage). - Le respect de l'estimation prévisionnelle. - La qualité des commandes passées. 74

77 Montage de Bibliographie Guide " Prendre en compte l'exploitation-maintenance dans la conduite d'opération " DGUHC / CERTU Image de synthèse CERTU Septembre Guide accessibilité - confort d usage du conducteur d opération - avril Guide du conducteur d opération en phase travaux - DHC - Mars Organiser une consultation de maîtrise d œuvre MIQCP Mars La sélection des candidatures - MIQCP - Mai Arrêté du 06/10/1994 sur le rapport de présentation à la CSM. Guide de la conduite d opérations en phase d études de maîtrise d œuvre - DHC - Novembre Montage et suivi d une opération de construction - Ph Estingoy et M. Rabatel - Edition du Moniteur - Août Guide pour la négociation des rémunérations - MIQCP - Juin Organiser un concours d ingénierie et d architecture - MIQCP Contrats d ingénierie - CERTU - Edition du Moniteur. Pratique des contrats d ingénierie Edition du Moniteur. 75

78 Planning phase 4 N Nom de la tâche 80 4 Phase 4 : Réalisation - travaux Préparation des travaux Notification des marchés et OS de préparation du chantier Planification des travaux et des paiements Réunion de cadrage de la phase travaux place de la structure de coordination SPS Etablissement des études d exécution Coordination de l exécution des plans de synthèse Installation de chantier - implantation Travaux Ordre de de commencer les travaux Exécution des travaux Gestion des marchés et information du maître d ouvrage Production du Dossier des Ouvrages Exécutés Opération préalable à la réception Opérations neuves Etat avec concours J A S O N D J M A M J J A S O N D J M A Tâche normale Jalon Tâche récapitulative Tâche critique Jalon critique 76

79 Phase 4 - Travaux Les objectifs et la démarche : Le but de cette phase est de : réaliser l ouvrage conformément aux objectifs initiaux (programme, coûts, délais), dans le cadre du projet architectural et technique, et en conformité avec les normes et réglementations techniques. Les missions du conducteur d'opération se concentrent principalement sur : le suivi de la bonne exécution des marchés des prestataires intellectuels, la veille au respect des objectifs et du programme de l opération, et la détection des dérives, l information du maître d ouvrage et l aide à la prise de décision. Sous-phase Préparation de chantier Notification des marchés et OS de préparation Planification des travaux et des paiements Réunion de cadrage de la phase travaux place de la structure de coordination en matière de sécurité et de protection de la santé des travailleurs sur les chantiers Etablissement des études d exécution Coordination de l exécution des plans de synthèse Installations de chantier - implantation Sous-phase 4. - Travaux Ordre de de commencer les travaux Exécution des travaux Gestion des marchés et information du maître d ouvrage Production du Dossier des Ouvrages Exécutés Opérations préalables à la réception CHECK-LIST DE JALON : notification des marchés de travaux Bibliographie

80 Sous-phase Préparation de chantier Montage de Préparation des travaux Travaux Période charnière entre la conception et la réalisation, la préparation des travaux est un moment indispensable d anticipation collective, de cadrage et de coordination. Cette sous-phase vise principalement à : démontrer à tous les acteurs l importance fondamentale de la préparation de chantier, participer à la mise en relation des acteurs, à l appropriation des enjeux de l opération, veiller à la clarification des rôles et missions de chaque acteur, à la définition des principes organisationnels, à la mise en place des circuits d information et de décisions. 78

81 Montage de Notification des marchés et OS de préparation Planification des travaux et des paiements 1 inalités La notification des marchés marque l engagement juridique et financier du maître d ouvrage. Le ou les ordres de associés à ce jalon distinguent explicitement la phase de préparation de chantier précédant le commencement des travaux. Cette phase de préparation aura été prise en compte par le conducteur d opération à l amont, dès les propositions de planning et ensuite dans la consultation des entreprises (Règlement, DCE). La préparation de chantier débute par une réunion de cadrage associant tous les prestataires. L actualisation du planning des travaux permet de prévoir l échéancier des paiements et de mettre en place la trésorerie nécessaire Suivi de la notification des marchés proposé au maître d ouvrage. Proposition de l avis d attribution des marchés. Suivi de l ordre de de lancement de la période de préparation de chantier. Suivi de la déclaration d ouverture de chantier, de la publicité et de l affichage. Suivi de l élaboration du planning détaillé des travaux par l OPC. Planification des besoins en trésorerie établie à partir des éléments fournis par l OPC. Réunion avec le maître d ouvrage, le maître d œuvre, l OPC, le contrôleur technique et le coordonnateur SPS et compte-rendu ; cette réunion doit permettre : - la mise à jour du planning prévisionnel des travaux - la mise au point des circuits de transmission et validation des pièces relatives au règlement des décomptes - les principes retenus quant à la gestion des modifications de travaux - l approche de l échéancier prévisionnel des paiements - la mise en place, à destination du maître d ouvrage, de dispositif de suivi de l information, des délais, des engagements et des dépenses (tableau de bord) - l établissement de la liste des plans et notes de calculs d exécution - la prévision de la planification de ces études. 79

82 Passer en revue la check-list de jalon " Notification des marchés de travaux ". 3 Quelques facteurs de réussite Un maître d œuvre et un maître d ouvrage convaincus de l importance de la préparation de chantier, la mise en place d un système d information écrite entre le conducteur d opération et les autres prestataires Réunion de cadrage de la phase travaux 1 inalités Cette réunion préliminaire met en présence les acteurs impliqués pendant la conception (maître d œuvre, contrôleur technique, coordonnateur sécurité, OPC) et les acteurs de la réalisation (entreprises et soustraitants). Le maître d ouvrage, assisté du conducteur d'opération, est présent. Elle répond aux objectifs suivants : permettre de faire connaissance donner aux acteurs un référentiel commun sur les objectifs du maître de l ouvrage, les enjeux et les données de l opération cadrer le rôle et les responsabilités des différents intervenants rappeler les procédures administratives, réglementaires et mettre en place les circuits d information et de validation. Pour le conducteur d'opération, cette réunion présente beaucoup d intérêt. Elle lui permet notamment de : rappeler son rôle de conseil du maître d ouvrage et se positionner parmi les acteurs participer à l appropriation par les autres acteurs des enjeux de l opération et des exigences du maître d ouvrage informer sur les processus d organisation et les outils de suivi de la phase travaux. Animation de la réunion de cadrage pour les aspects administratifs, financiers et organisationnels. 80

83 Montage de Compte-rendu de la réunion diffusé à tous les participants. 3 Quelques facteurs de réussite La formulation par le maître de l ouvrage de ses objectifs, l identification précise par les participants, lors de la réunion, du rôle et des prérogatives respectives du maître d œuvre et du conducteur d'opération, la participation des acteurs effectivement impliqués au niveau des entreprises (responsables des études, conducteurs de travaux, chefs de chantier, sous-traitants...), la mise au point d un dispositif précis pour l information et la prise de décision du maître d ouvrage place de la structure de coordination en matière de sécurité et de protection de la santé des travailleurs sur les chantiers 1 inalités Cette tâche a pour objectif de prendre les dispositions qui vont assurer le respect des prescriptions en matière de sécurité et de protection de la santé des travailleurs sur les chantiers. Le conducteur d'opération a organisé le choix et la mise au point du contrat passé avec le coordonnateur sécurité. Il s assure que la poursuite de la mission s engage dans de bonnes conditions, notamment sur deux aspects : le rôle du maître d ouvrage, en lui rappelant ses obligations et prérogatives dans ce domaine, et en lui apportant un conseil dans la gestion des procédures réglementaires (déclaration préalable...) la mise en place, par le maître d œuvre, des modalités pratiques d intervention du coordonnateur sécurité : communication des documents, réunions techniques préparatoires, visite de site avec les entreprises. Suivi de la mise en place de la coordination sécurité en phase travaux. Conseils et propositions au maître d ouvrage sur la déclaration préalable. Suivi des prestations du coordonnateur sécurité : actualisation du plan général de coordination et du DIUO, avis et proposition au maître d ouvrage, le cas échéant. 81

84 3 Quelques facteurs de réussite Un maître d ouvrage et un maître d œuvre convaincus des enjeux de la coordination sécurité, un plan général de coordination (PGC) établi par le coordonnateur SPS sur la base d une connaissance approfondie des contraintes du site (y compris accessibilité, voisinage, contraintes particulières) en parfait accord avec le maître d œuvre et le maître d ouvrage Etablissement des études d exécution Coordination de l exécution des plans de synthèse 1 inalités Ces tâches visent la mise au point et la validation des études d exécution des ouvrages, selon les dispositions retenues dans le contrat du maître d œuvre. Le suivi de la réalisation du travail du maître d œuvre en la matière est de la compétence du conducteur d opération. La validation technique des ouvrages doit être faite par les acteurs missionnés à cet effet (Contrôleur technique, coordonnateur SPS). Pour le conducteur d'opération, l enjeu est d abord de vérifier la mise en place du dispositif de validation des études d exécution ; il concentre son attention sur la gestion par les différents intervenants des aspects suivants : le respect des délais de production, l intervention du contrôleur technique et la prise en compte de son avis, l information du coordonnateur sécurité. Le conducteur d'opération s efforce en outre de détecter d éventuelles dérives par rapport au programme et aux exigences particulières du maître d ouvrage. Suivi de la production et de la coordination des plans d exécution. Examen de la production et du circuit de validation. Alerte du maître d œuvre en cas de dérive constatée (délai, non conformité évidente au programme,...). Proposition au maître d ouvrage de transmission à la commission de sécurité des études concernant les installations techniques. 8

85 Montage de 3 Quelques facteurs de réussite Une bonne organisation de la réalisation et de la transmission des plans de synthèse, un suivi organisé par le conducteur d opération de la fourniture et de la transmission de ces plans Installations de chantier - implantation 1 inalités La préparation des travaux s achève avec l installation de chantier, et les actions qui y sont rattachées : mise en œuvre du plan d installation, accès, réseaux provisoires... La coordination des interventions mise en place avec la réunion initiale de cadrage doit aboutir à minimiser les éventuelles difficultés à ce stade. Le conducteur d'opération vérifie que toutes les autorisations sont acquises : obtention du permis de construire ou de démolir et affichage sur le terrain (constat d affichage par une personne assermentée), achèvement de la procédure éventuelle d acquisition... Le conducteur d'opération peut, lors d une visite sur place, repérer les éventuels points à risques : organisation générale : accès fléché, zone de stockage et de stationnement, locaux chantier, réseaux provisoires, gardiennage, sécurité,... site et environnement : opportunité d un état des lieux, de constats contradictoires, d un référé préventif, riverains : mesures prises pour diminuer la gène,... Suivi de l installation de chantier. Avis au maître d ouvrage sur les points à risques détectés. Participation à l élaboration d un plan d information des riverains par le maître d ouvrage. 3 Quelques facteurs de réussite La bonne prise en compte de l environnement du chantier. 83

86 Sous-phase 4. - Travaux Montage de Préparation des travaux Travaux Cette sous-phase vise principalement à : assurer le suivi administratif et financier des contrats des différents prestataires intellectuels obtenir de chaque acteur une note mensuelle sur l état d avancement et sur les points à risque à venir transmettre régulièrement une synthèse au maître d ouvrage suivre le respect du programme, des délais et des coûts, repérer les dérives et leurs incidences, alerter et conseiller le maître d ouvrage pour les décisions. 84

87 Montage de Ordre de de commencer les travaux 1 inalités Cet ordre de du maître d œuvre marque le démarrage du délai d exécution. Le conducteur d'opération propose au maître d ouvrage une réunion avec le maître d œuvre en fin de période de préparation. Cette réunion complétera la réunion initiale de cadrage par des dispositions opérationnelles et visera notamment à examiner les points suivants : l achèvement des procédures et actions prévues lors de la réunion de cadrage les principes à appliquer pour la gestion des ordres de le suivi et les modalités de modification des clauses initiales des marchés de travaux ; le suivi des travaux modificatifs les modalités de préparation des décisions du maître d ouvrage : définition, acceptation des produits et matériaux les règles de gestion financière les principes de participation du conducteur d'opération aux réunions de chantier. Réunion préparatoire au lancement des travaux. Compte-rendu. 3 Quelques facteurs de réussite L'utilisation d'outils de suivi financier pour gérer les travaux modificatifs, la mise en place d'un système d information périodique entre les acteurs, la mise à jour et le suivi du planning de l opération. 85

88 4.. - Exécution des travaux Gestion des marchés et information du maître d ouvrage 1 inalités L exécution des travaux s étale entre l ordre de de démarrage et la préparation des opérations préalables à la réception. La tâche suivante, " gestion des marchés et information du maître d ouvrage " a été explicitement prévue pour mettre l accent sur les actions du conducteur d'opération en phase travaux. Le conducteur d'opération est attentif à rester dans son rôle pendant cette période, en s interdisant toute immixtion à caractère technique. Il lui appartient cependant de " vérifier que tout a été vérifié ", de requérir toute justification sur les choix techniques, de solliciter le cas échéant les avis compétents. la gestion des marchés : il s agit de la dimension administrative et financière des missions du conducteur d'opération, qui concerne : les marchés des prestataires intellectuels, incluant le suivi de l exécution de la mission selon les termes des contrats, les marchés de travaux et ce qui s y rattache, ordres de, avenants, actes spéciaux, gestion des acomptes, prévention des risques juridiques,... l information du maître d ouvrage : cet aspect regroupe les informations indispensables au maître d ouvrage pour suivre le respect des objectifs de l opération (coûts, délais, spécifications) et prendre les décisions qui s imposent. Le conducteur d'opération collecte ces données, les commente et les transmet régulièrement au maître d ouvrage selon la périodicité prévue, en dehors des problèmes justifiant une alerte immédiate. Ces éléments de suivi doivent au minimum porter sur : le bilan financier, l état des commandes, des engagements et des paiements, rapportés au prévisions,... l avancement physique, l avancement comparé aux prévisions, les commentaires et propositions,... les conditions d exécution des travaux, les choix techniques et leurs conséquences,... l état des modifications et adaptations apportées au projet par rapport au programme, l origine et les conséquences,... le suivi des points sensibles (exigences particulières du maître d ouvrage, points à risques,...), commentaires et propositions. 86

89 Montage de Pour recueillir ces données, le conducteur d'opération s appuie sur l analyse de tous les documents dont il est destinataire : éléments comptables et financiers, comptes-rendus de chantier, rapports et avis des différents prestataires. Régulièrement (mensuellement), le conducteur d'opération propose des " réunions de maîtrise d ouvrage " associant tout ou partie des intervenants. Réalisation des travaux. Production des documents relevant de l exécution des contrats des prestataires intellectuels. Production des documents relevant de la gestion comptable des marchés de travaux (opération Etat). Suivi financier et technique, production de tableaux de bord pour le maître d ouvrage. Participation aux réunions de chantier présentant un intérêt évident. Proposition de réunions " maîtrise d ouvrage " et de l ordre du jour. Rapport régulier au maître de l ouvrage sur l état de l opération. 3 Quelques facteurs de réussite La mise en place de réunions régulières entre le maître d ouvrage et le conducteur d opération, la rédaction d'un rapport périodique qui assurera la traçabilité de l opération en vue de sa clôture. 87

90 Production du Dossier des Ouvrages Exécutés 1 inalités Regroupant tous les éléments de nature à permettre l exploitation et l entretien ultérieurs de l équipement, la constitution du Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) est de la responsabilité du maître d œuvre. Afin d obtenir un support fiable, complet, lisible et exploitable, le conducteur d'opération peut agir à deux niveaux : veiller à ce que les CCAP prévoient des exigences précises (prestations attendues, nature des supports, pénalités...), inciter le maître d œuvre à collecter les éléments au fur et à mesure du déroulement du chantier. Parallèlement à l élaboration du DOE, le conducteur d'opération s assure de la constitution du Dossier d Intervention Ultérieure sur les Ouvrages (DIUO) par le coordonnateur sécurité et du dossier SSI par le coordonnateur de des systèmes de sécurité incendie. Suivi de l élaboration des DOE, DIUO, Vérification du contenu des documents remis, notamment sur la clarté, l exactitude et le caractère opérationnel. 3 Quelques facteurs de réussite L'organisation et le suivi très en amont de la production des documents, la consultation des utilisateurs sur ces dossiers, la mise en place d'un processus opérationnel de suivi (calendrier de production), un DIUO qui ne fait pas double emploi avec les DOE, la fourniture des DOE DIUO au moment des OPR (inscrit aux pièces des marchés). 88

91 Montage de Opérations préalables à la réception 1 inalités Les opérations préalables à la réception (OPR) sont de la responsabilité du maître d œuvre et sont strictement définies au CCAG. Pour le conducteur d'opération, les objectifs sont les suivants : vérifier la méthode utilisée par le maître d œuvre (organisation : par local, par entreprise et forme : fiches, base de données informatique, tableaux) s assurer que le niveau d achèvement des prestations est acceptable par un suivi attentif des problèmes recensés pendant les travaux, dans les comptes-rendus et lors des réunions. Le conducteur d'opération peut ainsi dresser la liste des observations non levées en fin de chantier s assurer du respect des dispositions contractuelles sur les contrôles et essais ; le conducteur d'opération s assure de l exhaustivité des vérifications et essais prévus, de l intervention du contrôleur technique, le cas échéant et de l absence de lacune manifeste ; faire définir des essais complémentaires si nécessaire veiller à la consignation de toutes les réserves dans le procès verbal des OPR, compte tenu notamment de l effet exonératoire de la réception. Il s agit des réserves et observations constatées ou formulées pendant les travaux et non levées, des essais non exécutés lors de l établissement du procès verbal, des défauts et désordres apparents. Le conducteur d'opération participe aux OPR selon les dispositions prévues au contrat de conduite d opération. Si nécessaire, il peut apprécier de visu, lors d une visite inopinée, l état des réserves formulées. Analyse du planning et de la méthode des OPR communiqué par le maître d œuvre ; vérification des essais et contrôles prévus. Analyse des comptes-rendus de chantier, des avis et repérage des demandes de reprise non réalisées en fin de chantier. Participation éventuelle du conducteur d'opération aux OPR. Avis au maître d ouvrage sur le PV des OPR. 89

92 3 Quelques facteurs de réussite La mise au point par le maître d œuvre d une méthode pragmatique, l'assurance que les réserves sont levables et ne donnent pas lieu à réfactions, la mise en place d'un dispositif de suivi formalisé par entreprises ou par locaux, l'obtention d'un planning de réalisation des OPR produit par l OPC, une motivation forte et constante pour un achèvement aussi net que possible, des délais fixés et la vigilance de leur respect, la gestion correcte des prises de possession anticipées des utilisateurs. 90

93 Montage de CHECK-LIST DE JALON : notification des marchés de travaux Produits principaux - PV d ouverture des plis. - Décision d attribution. - Rapport de présentation des marchés. - Rapport de présentation du dossier à la CSM et avis de la CSM. À vérifier principalement avant validation du jalon - La justification de la procédure suivie. - La motivation des choix effectués. - La présentation des rapports. - La cohérence entre le montant des marchés et les disponibilités financières. Bibliographie Guide du conducteur d opération en phase travaux - DHC - Mars Guide pour la construction du DOE - CERTU Montage et suivi d une opération de construction - Ph Estingoy et M. Rabatel - Edition du Moniteur - Août

94 Planning phase 5 Opérations neuves Etat avec concours N Nom de la tâche J A S O N D J M A M J J 95 5 Phase 5 : Décision de réception de l ouvrage in de production des documents d expoitation Levée des réserves Visite de la commission de sécurité Autres procédures de clôtures d opération Prise de possession et emménagement Suivi du parfait achèvement place du cahier de parfait achèvement Suivi de la garantie de parfait achèvement Tâche normale Jalon Tâche récapitulative Tâche critique Jalon critique 9

95 Phase Les objectifs et la démarche : Le but de cette phase est de : suivre le maintien des droits et garanties du maître d ouvrage, après la mise en de l opération, vérifier les solutions apportées aux problèmes constatés en fin de travaux, préparer le solde des marchés autres que les marchés de travaux, contribuer à l appropriation des équipements par les bénéficiaires (exploitant, utilisateurs). Sous-phase Décision de réception de l ouvrage in de production des documents d exploitation Levée des réserves Sous-phase Visite de la commission de sécurité Autres procédures de clôture d opération Prise de possession et emménagement Sous-phase Suivi du parfait achèvement place du cahier de parfait achèvement Suivi de la garantie de parfait achèvement CHECK-LIST DE JALON : décision de réception de l'ouvrage Bibliographie

96 Sous-phase Montage de Suivi du parfait achèvement Cette sous-phase vise principalement à : assister le maître d ouvrage pour le transfert de propriété et assurer le maintien de ses droits et garanties Décision de réception de l ouvrage 1 inalités Décision de la compétence du maître d ouvrage, la réception de l ouvrage est prise au vu de la proposition du maître d œuvre et du rapport analysant le procès verbal des OPR rédigé par le conducteur d'opération. Les effets juridiques de la réception incitent le conducteur d'opération à être rigoureux dans la procédure : - veiller au respect des délais pour éviter la réception tacite, ou la prise de possession des locaux par les utilisateurs qui doit s accompagner d un état des lieux, - reprendre tous les problèmes constatés lors des OPR et les consigner en réserves dans la proposition de décision de réception (malfaçons, non-conformités, travaux non exécutés, résultats d essais,...), - prévoir des délais d exécution pour la levée des réserves selon les prestations concernées, - notifier à chaque entreprise les réserves qui lui correspondent avec un délai de réalisation. Le conducteur d'opération incite le maître d œuvre à vérifier que les prestations sont acceptables après levée des réserves. Le cas échéant, il propose au maître d ouvrage de demander au maître d œuvre d appliquer une réfaction sur les prix, si les défauts de conformité ne portent pas atteinte à la sécurité et à la bonne utilisation de l ouvrage. 94

97 Montage de Rapport d analyse du procès-verbal des OPR, avis sur les propositions du maître d œuvre, projet de décision de réception. Notification aux entrepreneurs avec copie au maître d œuvre de la décision et à l assureur dommage-ouvrage, ainsi que des décisions ultérieures, s il y a lieu. Passer en revue la check-list de jalon "décision de réception de l ouvrage ". 3 Quelques facteurs de réussite Une vigilance sur les réserves qui doivent pouvoir être levées (sinon réfactions), l établissement d un planning de levée des réserves in de production des documents d exploitation Levée des réserves 1 inalités La collecte de l ensemble des documents constituant le DOE doit être terminée très rapidement après la réception afin de préparer la mise en exploitation ; le conducteur d'opération incite le maître d œuvre et le maître d ouvrage, si nécessaire, à mettre en œuvre les mesures (pénalités) pour l obtention de ces documents. Le contrôle de la levée des réserves est assuré par le maître d œuvre, qui dresse le procès verbal de levée des réserves. in de la collecte des documents d exploitation. Examen, conseil et propositions au maître d ouvrage. Levée des réserves. Avis sur le procès verbal du maître d œuvre. 3 Quelques facteurs de réussite Un suivi régulier par rapport au constat, un contact régulier avec les utilisateurs, un suivi organisé (tableurs, base de données, planning ), l identification et la description d un poste DOE dans les marchés (y compris clauses financières). 95

98 Sous-phase 5. - Montage de Suivi du parfait achèvement Cette sous-phase vise principalement à : organiser l obtention de toutes les autorisations nécessaires à la mise en de l équipement, et en faciliter la prise de possession Visite de la commission de sécurité Autres procédures de clôture d opération 1 inalités Ces tâches regroupent les autorisations et agréments préalables à l ouverture. Les établissements recevant du public doivent faire l objet d une demande d ouverture 30 jours avant la date prévisible d ouverture. La commission de sécurité - accessibilité procède à une visite de contrôle, après installation du mobilier, dresse un procès verbal et émet un avis, sur lequel le maître d ouvrage s appuie pour autoriser l ouverture. Au titre des autres procédures de clôture, on peut citer : les agréments concernant certains équipements (cuisine de collectivité...), la mise en place des contrats d entretien, la déclaration d achèvement de travaux, à faire dans les 30 jours suivant l achèvement des travaux, la clôture financière des marchés (DGD). 96 Organisation de la visite de la commission de sécurité. Suivi des formalités préalables à l ouverture. Proposition de la déclaration d achèvement de travaux. Clôture par l archivage des documents de l opération en vue de la capitalisation. Mobilisation du solde des financements. Établissement et transmission du DGD des prestations intellectuelles. Assistance du maître d ouvrage pour la gestion des réclamations et des contentieux.

99 Montage de Suivi des autorisations demandées et des avis émis, suivi des propositions de saisine des instances compétentes, le cas échéant. Suivi de la mise en place des contrats d entretien par le gestionnaire. Vérification des pièces comptables des marchés, des commandes et propositions au maître d ouvrage. Bilan financier définitif de l opération. Dossier archives de l opération. 3 Quelques facteurs de réussite Le suivi des procédures administratives, la qualité des dossiers des ouvrages exécutés, la formation du personnel d exploitation, la qualité du dossier d archivage pour la capitalisation Prise de possession et emménagement 1 inalités La prise de possession et l emménagement interviennent dès l obtention de toutes les autorisations préalables. Le conducteur d opération peut faciliter cette action. Il a pu entretenir des relations privilégiées avec le gestionnaire et les utilisateurs pendant l élaboration du programme. Il a ainsi la possibilité d assurer un de qualité en accompagnant la prise de possession. Le conducteur d opération peut proposer au maître d ouvrage une réunion avec les utilisateurs, le gestionnaire, le maître d œuvre, en prévoyant notamment : une visite de l équipement, la réponse aux questions sur l usage, la présentation des DOE, les principales consignes d utilisation et de maintenance des équipements, l identification des contacts à prendre selon les problèmes rencontrés. Emménagement. Conseil au maître d ouvrage, utilisateurs et exploitant ; proposition de visite de prise de possession. 3 Quelques facteurs de réussite Attention à l état des lieux avant prise de possession anticipée. 97

100 Sous-phase Suivi du parfait achèvement Montage de Suivi du parfait achèvement Cette sous-phase vise principalement à : assurer le parfait achèvement de l ouvrage et le maintien des garanties du maître d ouvrage place du cahier de parfait achèvement Suivi de la garantie de parfait achèvement 1 inalités La décision de réception ou la prise de possession des ouvrages fait courir le délai de la garantie de parfait achèvement. Les entreprises ont obligation de reprendre les vices cachés à la réception et apparus pendant le délai de la garantie de parfait achèvement. La gestion de la garantie de parfait achèvement est de la compétence du maître d ouvrage et du maître d œuvre. Le conducteur d opération peut utilement proposer au maître d ouvrage un outil de suivi : le " cahier du parfait achèvement ". Mis à disposition des utilisateurs pour y consigner leurs observations, il est utilisé par le maître d œuvre pour engager les travaux éventuellement nécessaires. Une visite finale est organisée quelques semaines avant la fin de délai de garantie de parfait achèvement. Le conducteur d opération propose si nécessaire le prolongement du délai de garantie de parfait achèvement. Le conducteur d opération peut conseiller au maître d ouvrage la mise en œuvre des procédures de sûreté, si des difficultés sont rencontrées pour parvenir au parachèvement. 98

101 Montage de Gestion du parfait achèvement. Conseil et propositions au maître d ouvrage : mise en place du cahier de parfait achèvement, réunions intermédiaires avec les utilisateurs, le gestionnaire et le maître d œuvre. in de la garantie de parfait achèvement. Conseil au maître d ouvrage pour le suivi des désordres constatés. 3 Quelques facteurs de réussite Une réunion prévue avec les utilisateurs et le maître d ouvrage avant la fin du parfait achèvement, la formalisation du quitus du conducteur d opération à la fin de la garantie de parfait achèvement. 99

102 CHECK-LIST DE JALON : décision de réception de l'ouvrage Produits principaux - Visites détaillées et essais à l'achèvement complet des travaux. - Relevés des réserves. A vérifier principalement avant validation du jalon - Le respect des contrats. - La gestion des travaux modificatifs. - Le respect des procédures de réception et de vérifications. - Le nombre et la gravité des réserves. - La constitution des DOE. Bibliographie Guide des litiges - DAEI et DGUHC octobre Guide du conducteur d opération en phase travaux - DHC - Mars Montage et suivi d une opération de construction - Ph Estingoy et M. Rabatel - Edition du Moniteur - Août

103 Ministère de l Équipement, des Transports et du Logement Direction Générale de l Urbanisme, de l Habitat et de la Construction Sous direction des métiers de l aménagement Bureau de l ingénierie publique La Grande Arche - Paroi sud Paris - La Défense Cedex Téléphone : Télécopie :