Dématérialisation des factures Retour d expérience

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Adrien Laframboise
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1 Dématérialisation des factures Retour d expérience

Présentation du territoire En 2014, dans le cadre de la loi Notre, quatre Communautés de Communes ont fusionné pour former la Communauté de communes de

Communauté de communes de l Airvaudais (7046 habitants) Une forte volonté politique de mutualisation des services, la DSI est un service commun pour ;

2 Présentation du territoire En 2014, dans le cadre de la loi Notre, quatre Communautés de Communes ont fusionné pour former la Communauté de communes de Parthenay-Gâtine composée de 39 communes sur un territoire de plus de 850 Km2 pour habitants 1 er Janvier 2018, il est envisagé de fusionner la Communauté de communes de l Airvaudais (7046 habitants) Une forte volonté politique de mutualisation des services, la DSI est un service commun pour ; -Communauté de communes de Parthenay-Gâtine -Ville centre & les 38 communes du territoire -CIAS de Parthenay-Gâtine -CCAS de Parthenay -Syndicat Mixte des Eaux de Gâtine.

3 Quelques éléments de contexte pour la mise en œuvre de Chorus Contrainte réglementaire ; Ordonnance n du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique Réforme territoriale récente Fusion de plusieurs collectivités et de leurs organisations Démarche continue de modernisation du SI (interopérabilité avec la CVQ, GED,..) Dématérialisation totale des Pièces justificatives comptables depuis 2008 (Scan des factures dès leur arrivée ) Réduire les coûts de gestion et éliminer le papier Sécuriser les paiements aux entreprises en réduisant le DGP (délai global de paiement)

Présentation de la solution Le processus global et ses étapes Acteurs Fournisseur Service ordonnateur Service comptable

facturation Récupération des données de facturation Liquidation Mandatement Comptabilisation du paiement SI Financier

pour le fournisseur 1 2 En cours 3 d acheminement Déposée vers le destinataire Mise à disposition du destinataire 4

4 Présentation de la solution Le processus global et ses étapes Acteurs Fournisseur Service ordonnateur Service comptable BDF CPP 2017 Activités Dépôt des données de facturation Acceptation des données de facturation Envoi des données de facturation Récupération des données de facturation Liquidation Mandatement Comptabilisation du paiement SI Financier (EDI) / Espace Factures (Portail) SI Financier SI Financier SI FINANCIER OU HELIOS Mise à jour statut Statuts visibles pour le fournisseur 1 2 En cours 3 d acheminement Déposée vers le destinataire Mise à disposition du destinataire 4 Rejetée 5 Suspendue Mise à disposition du comptable 6 Mise en paiement 7 Statut obligatoire Statut obligatoire(selon les situations)

5 Parthenay Territoire pilote au niveau national L organisation du pilotage du projet Mise en place d un comité de pilotage composé de : AIFE DGFIP DRFIP DDFIP Editeur (Berger Levrault) Direction des Finances de la CCPG/VILLE de Parthenay Direction du Système d Information de la CCPG/VILLE de Parthenay 18 comités de pilotage et de suivi entre 10/2015 et aujourd hui 5 réunions en bilatérale avec l AIFE (Agence Informatique des Finances de l Etat) et DGFIP lors de la période des tests Principaux points abordés : Analyse d impact Diagramme des flux Cartographie applicative Les aspects organisationnels

6 Analyse d impact Circuit facture papier Circuit facture électronique

7 Les tests réalisés durant la période de Juillet/Aout

8 Projet Chorus Portail Pro 2017

9 Evolution du mode opératoire pendant les différentes phases des tests Test de bout en bout : aout Mode API pour la Communauté de Communes Mode Portail pour la Ville C/S Généralisation : fin septembre Mode API pour la Communauté de Communes et la ville E-facture Web2

10 Entreprises retenues pour les tests durant la période de Juillet/Aout sur un budget de la ville de Parthenay UGAP (transmission en mode EDI) REXEL (transmission en mode portail) sur un budget de la Communauté de communes GATINAISE LA SAS HYPER U (transmission en mode portail) SPIE BATIGNOLLES (transmission en mode portail)

11 Les principales opérations effectuées avant le lancement des tests

12 Coté fournisseur Création d un compte utilisateur(gestionnaire principal) par chaque fournisseur Demande de rattachement à leur propre Siret Coté ordonnateur Installation de la Gestion financière version Demande de raccordement Chorus (identifiant technique pour le mode API du BLES Berger Levrault échange sécurisé) Paramétrage des structures, des habilitations des gestionnaires et des services dans Chorus Pro (intégration d un doc Excel par l AIFE)

13 Etape de dépôt de la facture par le fournisseur

14 Exemple de dépot de facture

15 Reconnaissance OCR(océrisation)

18 Points de vigilance En fonction de leur organisation, les entités publiques peuvent demander à leur fournisseur de renseigner une information complémentaire sur la facture portant sur le code service du service destinataire Pour Parthenay, le choix s est tourné vers le N d engagement et le numéro de service Acheminement direct des factures dans les services Rapprochement facilité de l engagement et de la facture (Exemple ; Siret de la collectivité facturée : , Code mouvement : 15M000757, Code service gestionnaire : TECHNI, Code marché : Le fournisseur doit systématiquement être en possession du code service et du numéro d engagement pour saisir la facture si ces éléments ont été rendus obligatoire dans Chorus Fiabiliser le circuit de la commande, nous avons fait le choix de modifier notre bon de commande type dans le GED Attente du module e-commande WEB 2 de Berger Levrault (2eme semestre 2017) (Le BDC standard (C.S et XNET) fera apparaître ces informations en ) Les version Web 2 et XNET de Berger Levrault possèdent une capacité de paramétrage permettant de rooter les factures dans les services (pas la version CS )

19 Etape de réception de la facture

20 Facture déposée sur le portail Chorus Pro contenant : pj pdf : FACTURE pj pdf : DEVIS signé

21 Motifs de rejet lors des tests bout en bout Aout 2016 Erreur de facturation Déjà mandatée Code service manquant Révisions des prix non appliqués Déjà mandatée

22 Facture transmise en EDI : pivots.xml contenant : pj xml : entête + détails lignes complétés (qui sera rattaché au mandat et transmis via le flux PES) pj pdf : conversion du xml mis en forme avec la feuille de style

25 Points de vigilance Certains fournisseurs nous envoient toujours les factures sous forme papier et électronique (CPP). Configuration du gestionnaire principal / utilisateur technique Obligation de créer des gestionnaires principaux différents dans le cadre d utilisation de bases de données distinctes (plusieurs collectivités) Le user technique prend les habilitations du gestionnaire principal Quelques problèmes rencontrés et solutionnés; -Problème de génération du flux pivot coté Chorus -Erreur typage facture dépense/recette -Remontée automatisée des statuts coté GF

26 Bilan Fournisseurs satisfaits de part la simplicité d utilisation du portail Qualité de la version DR Réactivité de la part de BL (tests effectués au mois d Aout) Qualité du pilotage réalisé par l AIFE/DGFIP Attente du retour d expérience sur les tests réalisés avec le déploiement généralisé (Volumétrie, capacité des services à intégrer ces nouveautés, validation du service fait électronique..) (Extension des tests sur 5 % des fournisseurs représentant 50 % des factures environ)

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