S PA PRET? Où en êtes-vous avec le projet SEPA? Observatoire Avril 2013

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1 S PA PRET? Où en êtes-vous avec le projet SEPA? Observatoire Avril 2013

2 SOMMAIRE 1. Contexte et objectif de l étude 2. SEPA : Enjeux et opportunités 3. Méthodologie et panel des entreprises 4. Conclusion générale 5. Degré d exposition à la norme SEPA 6. Observation des sociétés fortement exposées 7. Observation des sociétés exposées Page 2

3 1. Contexte et objectif de l étude 1. CONTEXTE ET OBJECTIF DE L ÉTUDE SEPA : une nouvelle étape dans la construction monétaire impliquant un changement important des moyens de paiements pour tous les acteurs économiques en Europe Après la création de la monnaie unique, SEPA (Single Euro Payments Area) est la 3 ème étape de construction de l Europe monétaire, visant à créer un marché unique de paiements dans la zone Euro. 32 pays font partie de la zone SEPA. Ce sont les 27 états membres de l Union Européenne, l Islande, la Norvège, Liechtenstein, la Suisse et Monaco. Selon la règlementation européenne 260/2012 (publiée le 30 mars 2012), l ensemble des moyens de paiement nationaux en Euros (virements et prélèvements) devront être remplacés au plus tard le 1er février 2014 par : Le virement SEPA (SCT SEPA Credit Transfer) Le prélèvement SEPA (SDD SEPA Direct Debit) Au 1 er février 2014, vos moyens de paiement devront être migrés à la norme SEPA car au-delà, vos virements et prélèvements aux formats actuels (nationaux) seront rejetés. La compréhension des impacts du SEPA est un élément fondamental qui vous permet de planifier le bon déroulement de leur migration et saisir les opportunités. Cette étude a été réalisée par BDO auprès de 200 Directions Comptables et Financières de Mars à Avril 2013 sur la base des questionnaires d auto-évaluation sur la capacité à réussir la migration SEPA. Vous trouverez ci-après les résultats de notre enquête mettant en évidence selon le degré d exposition à la norme : L état d avancement du projet, Les niveaux de prise de conscience et d informations nécessaires pour réussir la migration SEPA. Page 3

4 2. SEPA : ENJEUX ET OPPORTUNITÉS LE SEPA IMPLIQUE Des changements techniques et informatiques Modification de formats de fichiers Passage des normes CFONB (format fixe) à des fichiers ISO XML (format variable) Utilisation de l IBAN et du BIC à la place du RIB Mise à disposition dans les logiciels une zone de libellé de 140 caractères (contre 31 en France) afin d aider à l imputation automatique des sommes créditées ou débitées Modifications complémentaires à prévoir pour les sociétés émettant des prélèvements (ajouts et suivi de l évolution des données) Evolutions de tous les traitements informatiques pour les encaissements et décaissements avec modifications de la base Tiers. Des tests en interne et avec le banquier sont à prévoir avant toute mise en production. Et des changements structurels Au-delà d une mise à niveau de l outil informatique, le passage à la norme SEPA implique de manière plus ou moins significative les services suivants des entreprises : la Comptabilité, Le Contentieux, la Trésorerie, le Juridique, le Commercial, le RH, L informatique..mais OFFRE AUSSI DES AVANTAGES ET OPPORTUNITES Le SEPA facilite : Les opérations d achat ou de vente à l étranger, La baisse des coûts liés aux moyens de paiement grâce à la mise en concurrence des banques dans la zone SEPA, L harmonisation des conditions de règlements, L automatisation des rapprochements bancaires, La suppression des frais transfrontalières. Et offre la possibilité : D améliorer les processus internes qui vont être revus pour gagner en productivité, De centraliser les flux à l échelle européenne D optimiser la chaîne facture / paiement (notamment avec la dématérialisation), D optimiser la fonction Trésorerie. Page 4

5 3. MÉTHODOLOGIE ET PANEL DES ENTREPRISES L étude a été réalisée par BDO auprès de 200 Directions Financières de Mars à Avril 2013 sur la base des questionnaires d auto-évaluation. Le panel des entreprises est concentré sur les petites entreprises et entreprises de taille intermédiaire ayant un chiffre d affaires inférieur à 2 millions d euros et dans le domaine du service. Page 5

6 4. CONCLUSION GÉNÉRALE La migration devient urgente A 10 mois de l échéance, la majorité des sociétés (86 %) n ont pas encore démarré le projet de migration. Véritable projet d entreprise touchant la comptabilité, la Trésorerie, le commercial, le Juridique, les RH, les sociétés sont appelées à se mobiliser sous peine de surcoûts liés aux opérations réalisées dans la précipitation ou de blocage de trésorerie au 1er février Parmi les mesures à prendre, les entreprises doivent notamment faire évoluer le référentiel bancaire, adapter les systèmes d informations. L impact est d autant plus élevé pour les sociétés émettant des prélèvements compte tenu de la complexité de la migration. Afin de réussir la migration vers les prélèvements et les virements, il est nécessaire voire indispensable : De connaître l ensemble des actions à mener (slides 10 et 14), De créer une gouvernance autour de ce projet en impliquant davantage la plupart des services de l entreprise, De faire appel à votre banque et à des prestataires pour vous accompagner dans cette démarche et être dans les délais. Page 6

7 5. DEGRÉ D EXPOSITION À LA NORME SEPA Synthèse Compte tenu des échéances, il est urgent de démarrer le projet de migration dans les plus brefs délais, particulièrement pour les sociétés les plus fortement exposées. Notre évaluation sur le degré d exposition se fonde sur : Les moyens de paiement utilisés, Le niveau de complexité de la migration. Selon notre étude : 14% des sociétés (celles qui émettent des prélèvements) sont très fortement exposées à la norme SEPA, 67 % des sociétés (celles qui payent par virement) sont exposées mais de façon moins critique, à la norme SEPA Page 7

8 5. DEGRÉ D EXPOSITION À LA NORME SEPA 5.1 Sociétés fortement exposées 14 % des sociétés (celles qui émettent des prélèvements) sont fortement exposées la norme. Compte tenu des impacts sur le processus de prélèvement, il est urgent de lancer le projet SEPA pour être prêt dans les délais. Selon notre étude, ces sociétés sont majoritairement constituées de petites entreprises et entreprises de taille intermédiaire ayant un chiffre d affaires se situant entre 2 et 10 millions d euros et dans le domaine du service. Page 8

9 5. DEGRÉ D EXPOSITION À LA NORME SEPA 5.2 Sociétés exposées 67 % des sociétés (celles qui payent par virement) sont exposées mais de façon moins critique et doivent commencer à lancer le projet SEPA pour être prêt dans les délais. Selon notre étude, ces sociétés sont majoritairement constituées de petites entreprises et d entreprises de taille intermédiaire ayant un chiffre d affaires inférieur à 2 millions d Euros et dans le domaine du service. Page 9

10 6. OBSERVATION DES SOCIÉTÉS FORTEMENT EXPOSÉES Synthèse La migration vers le prélèvement SEPA reste complexe et nécessite des modifications importantes. En complément des actions communes à traiter avec les virements SCT (ex : Mise à jour du référentiel bancaire en format BIC / IBAN, adaptation du logiciel), la migration vers le prélèvement SEPA nécessite de : disposer d un Identifiant Créancier SEPA, déterminer la stratégie de migration des mandats (dématérialisation), évaluer l impact contractuel avec le client (gestion des impayés), signer une convention de services, informer les clients de la migration vers SEPA notifier les débiteurs au moins 14 jours avant le prélèvement SEPA; A moins de 10 mois de l échéance et selon nos observations, nos recommandations sont les suivantes : Il est urgent de mettre en place une organisation appropriée pour mener correctement le projet de migration (plans d actions, planning, responsable de projet), Si nécessaire, faites appel à un prestataire compétent qui pourra vous accompagner dans cette démarche, Impliquer davantage les personnes en charge des services Commercial, Juridique, Contentieux, Ressources Humaines et Systèmes d information notamment dans le cadre des nouveaux mandats, gestion des impayés, etc, Prévoir de mener des tests en interne ou demander un diagnostic avant toute mise en production afin d éviter tous dysfonctionnements majeurs détectés trop tardivement. Page 10

11 6. OBSERVATION DES SOCIÉTÉS FORTEMENT EXPOSÉES 6.1 Vue générale sur l état d avancement du projet de migration Avez-vous lancé le projet SEPA? Parmi les sociétés dont le projet de migration est en cours, comment jugez vous l état d avancement de votre projet? 89% 11% 100% Oui Non En avance Parmi les sociétés qui n ont pas démarré le projet, comment jugez vous l état d avancement de votre projet? 69% Dans les délais 31% En retard Parmi les sociétés les plus exposées, une majorité n a pas encore lancé le projet et se considère d ores et déjà en retard. Avant la fin du 1 er semestre, il est indispensable pour mener le projet de façon maîtrisée : Nommer formellement un responsable de projet en interne (DAF, Trésorier ou Comptable en liaison avec les autres services), Contacter votre expert comptable, banquier et prestataires éventuels, Formaliser un plan d actions et un planning adapté à votre contexte et selon le volume de transactions. Page 11

12 6. OBSERVATION DES SOCIÉTÉS FORTEMENT EXPOSÉES 6.2 État d avancement des sociétés dont le projet est en cours Les sociétés dont le projet de migration est en cours se considèrent dans les temps, voire en avance. Cependant, notre étude révèle que : Seules 50 % d entre elles ont nommé un responsable de projet, Seules 50 % d entre elles ont formalisé un plan d actions, 50 % d entre elles bien que confiantes dans leur avancement de projet, affirment n avoir réalisé que très peu d actions à ce jour. Enfin, 50 % d entre elles ont jugé nécessaire de faire appel à un prestataire. Il en ressort que, même en ce qui concerne les entreprises déjà actives sur la mise en conformité SEPA, des doutes subsistent sur la maîtrise du projet. A titre d exemple, des tests en interne ou un diagnostic de conformité doivent être réalisés avant toute mise en production afin d éviter tous dysfonctionnements majeurs. Avez-vous formalisé un plan d'action? Par quel acteur votre projet est-il géré? Avez-vous lancé le projet SEPA? 50% 50% 50% 50% 89% 11% Plan d'action formalisé Plan d'action non formalisé Projet géré en interne Projet géré par un prestataire Avez-vous nommé un responsable de projet? Combien d'actions avez-vous déjà réalisées? Oui Non 50% 50% 50% 50% Page 12 Responsable de projet nommé Pas de responsable de projet nomé 1 à 4 actions mises en place 5 à 6 actions mises en place

13 6. OBSERVATION DES SOCIÉTÉS FORTEMENT EXPOSÉES 6.2 Niveau d informations sur la norme SEPA La majorité des sociétés considère que les seuls acteurs impliqués par la norme sont : Trésorerie, Client et Fournisseur et est bien consciente du niveau élevé de difficulté du projet. Pour information, la migration vers le prélèvement SEPA implique de manière plus ou moins significative d autres acteurs tels que : Commercial, Juridique, Contentieux, Ressources Humaines, Systèmes d Information. Avez-vous lancé le projet SEPA? Quels sont les acteurs devant être impliqués? Selon vous, quel est le niveau de difficulté du projet? 89% 11% 9% 91% 69% 31% Oui Non 0 à 4 départements impliqués dans l'entreprise Plus de 5 départements impliqués dans l'entreprise Niveau de difficulté faible Niveau de difficulté normal Avez-vous lancé le projet SEPA? Quels sont les acteurs devant être impliqués? Selon vous, quel est le niveau de difficulté du projet? 11% 89% 33% 67% 100% Page 13 Oui Non 0 à 4 départements impliqués dans l'entreprise Plus de 5 départements impliqués dans l'entreprise Niveau de difficulté élevé

14 7. OBSERVATION DES SOCIÉTÉS EXPOSÉES Synthèse Bien que la migration soit moins complexe que celle des prélèvements, il est nécessaire de démarrer le projet pour être prêt dans les délais La migration vers le virement SEPA nécessite de : Mettre à jour votre référentiel bancaire au format BIC/IBAN, Mettre à jour vos canaux de communication, Evaluer la compatibilité de vos logiciels, Identifier les applications émettant des virements, Adapter vos contrats. A moins de 10 mois de l échéance et selon nos observations, nos recommandations sont les suivantes : Il est urgent de mettre en place une organisation appropriée pour mener correctement le projet de migration (plans d actions, planning, responsable de projet), Si nécessaire, faites appel à un prestataire compétent qui pourra vous accompagner dans cette démarche, Impliquer davantage les personnes en charge des services Commercial, Juridique, Contentieux, Ressources Humaines et Systèmes d information notamment dans le cadre du changement du référentiel bancaire, Prévoir de mener des tests en interne ou demander un diagnostic avant toute mise en production afin d éviter tous dysfonctionnements majeurs détectés trop tardivement. Page 14

15 7. OBSERVATION DES SOCIÉTÉS EXPOSÉES 7.1 Vue générale de l état d avancement du projet de migration Avez-vous lancé le projet SEPA? Parmi les sociétés dont le projet de migration est en cours, comment jugez vous l état d avancement de votre projet? 85% 15% 58% 42% Oui Non Dans les délais En retard Parmi les sociétés qui n ont pas démarré le projet, comment jugez vous l état d avancement de votre projet? 70% 28% 2% En avance Dans les délais En retard Parmi les sociétés exposées, une majorité n a pas encore lancé le projet et se considère d ors et déjà en retard. Avant la fin du 1 er semestre, il est indispensable pour mener le projet de façon maîtrisée : Nommer formellement un responsable de projet en interne (DAF, Trésorier ou Comptable en liaison avec les autres services), Contacter votre expert comptable, banquier et prestataires éventuels, Formaliser un plan d actions et un planning adapté à votre contexte et selon le volume de transactions. Page 15

16 7. OBSERVATION DES SOCIÉTÉS EXPOSÉES 7.2 État d avancement des sociétés dont le projet est en cours La majorité des sociétés dont le projet de migration est en cours se considère dans les temps, voire en avance. Cependant, notre étude révèle que : Seules 57 % d entre elles ont nommé un responsable de projet, Seules 57 % d entre elles ont formalisé un plan d actions, 43 % d entre elles bien que confiantes dans leur avancement de projet, affirment avoir réalisé très peu d actions à ce jour. Enfin, 57 % d entre elles ont jugé nécessaire de faire appel à un prestataire. Il en ressort que, même en ce qui concerne les entreprises déjà actives sur la mise en conformité SEPA, des doutes subsistent sur la maîtrise du projet. A titre d exemple, des tests en interne ou un diagnostic de conformité doivent être réalisés avant toute mise en production afin d éviter tous dysfonctionnements majeurs. Comment jugez-vous l état d avancement de votre projet? Avez-vous nommé un responsable de projet? 57% 43% Avez-vous formalisé un plan d'action? 57% 43% 42% 58% Responsable de projet nommé Pas de responsable de projet nommé Plan d'action formalisé Plan d'action non formalisé Combien d'actions avez-vous réalisées? Par quel acteur votre projet est-il géré? En avance Dans les délais 57% 29% 14% 57% 43% Page 16 Aucune action mise en place 1 action mises en place 2 actions mises en place Projet géré en interne Projet géré par un prestataire

17 7. OBSERVATION DES SOCIÉTÉS EXPOSÉES 7.3 Niveau d informations sur la norme SEPA La majorité des sociétés considère que les seuls acteurs impliqués par la norme sont : Trésorerie, Client et Fournisseur et est bien consciente du niveau élevé de difficulté du projet. Pour information, la migration vers le prélèvement SEPA implique de manière plus ou moins significative d autres acteurs tels que : Commercial, Juridique, Contentieux, Ressources Humaines, Systèmes d Information. Avez-vous lancé le projet SEPA? Quels sont les acteurs devant être impliqués? Selon vous, quel est le niveau de difficulté du projet? 85% 15% 18% 82% 56% 33% 11% Oui Non 0 à 4 départements impliqués dans l'entreprise Plus de 5 départements impliqués dans l'entreprise Niveau de difficulté faible Niveau de difficulté normal Niveau de difficulté élevé Avez-vous lancé le projet SEPA? Quels sont les acteurs devant être impliqués? Selon vous, quel est le niveau de difficulté du projet? 15% 85% 8% 92% 47% 48% 5% Page Oui Non 0 à 4 départements impliqués dans l'entreprise Plus de 5 départements impliqués dans l'entreprise Niveau de difficulté faible Niveau de difficulté normal Niveau de difficulté élevé

18 Contacts BDO 113, rue de l Université Paris +33 (1) Jean-Marc Allouët Associé BDO Advisory jeanmarc.allouet@bdo.fr Eric Picarle Associé BDO Audit/Expertise Comptable eric.picarle@bdo.fr Mai Nguyen Manager BDO Advisory mai.nguyen@bdo.fr Page 18