Dématérialisation des factures du Secteur Public

Transcription

1 1 Dématérialisation des factures du Secteur Public Les Marchés de Travaux sur Chorus Pro Le webinaire va bientôt commencer

2 Objectifs du webinaire 2 NOTIONS CLES DE CHORUS PRO TRAITER LES FACTURES DE TRAVAUX DEMONSTRATION

3 Notions clés de Chorus Pro Contexte réglementaire de la dématérialisation 3 4 Août 2008: Loi de modernisation de l économie Obligation pour l d accepter les factures émises sous forme dématérialisée à compter du 1 er janvier Juin 2014: Ordonnance du 26 Juin 2014 Obligation d accepter les factures dématérialisées à destination du secteur public local et des établissements publics nationaux Obligation progressive pour les fournisseurs de dématérialiser les factures à destination de la sphère publique 16 septembre 2016: Ouverture de Chorus Pro Ouverture de la plateforme de dématérialisation des factures Chorus Pro à l ensemble des structures publiques et privées. 1 er janvier 2017: Démarrage de Chorus Pro Démarrage de la dématérialisation des factures sur la plateforme. 26 janvier 2017: Phase référent marchés de travaux Suivi de la facturation des marchés de travaux contractées par 4 entreprise volontaires avec une structure publique pilote. Secteur public

4 Notions clés de Chorus Pro Définitions 4 1 La fiche structure identifie chaque émetteur/récepteur en tant que fournisseur ou structure publique. Espaces Fiche structure Espaces Service 1 Service 2... Service X 3 L espace détermine les fonctionnalités auxquelles les utilisateurs auront accès. Utilisateur Une fiche structure peut contenir 0 ou x service(s). Ils permettent essentiellement de faciliter le routage de la facture dans la structure. 4 Les utilisateurs (compte utilisateur) sont rattachés à une ou x structure(s), à 0 ou x services, et ont accès aux espaces auxquels ils sont habilités.

5 Définitions 5 Chorus Pro permet la transmission des pièces concourant à l exécution des marchés de travaux. Les pièces relatives à chaque paiement constituent un dossier de facturation et sont différentes en fonction de l avancement du marché. Dossier de facturation en cours de marché: Dossier de facturation en fin de marché: décompte mensuel d acompte d acompte validé décompte final décompte Décompte Décompte signé Dans Chorus Pro, tous les acteurs sont identifiés: Service financier

6 Processus en cours de marché 6 décompte mensuel d acompte Validation du projet de décompte mensuel d acompte validé Validation de l d acompte Service financier Réception de l d acompte validé

7 Processus en fin de marché 7 décompte final Signature du décompte Décompte signé décompte Validation du projet de décompte final Décompte Validation du projet de décompte Service financier Réception du décompte signé

8 Pré-requis [1/6] Paramétrer Chorus Pro 8 L utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux nécessite: Une structure par acteur dans Chorus Pro; L habilitation des utilisateur sur l espace «Factures de travaux». Structure fournisseur Espace «Factures de travaux» Structure MOA Espace «Factures de travaux» Structure MOE Espace «Factures de travaux» Structure Service Financier Espace «Factures reçues» Service financier

9 Pré-requis [2/6] Communiquer entre acteurs 9 Il peut arriver que l un des acteurs n ait pas encore de compte Chorus Pro. Afin de ne pas bloquer le processus, un acteur peut être amené à jouer le rôle d un autre acteur. Avant de débuter la procédure, chaque partie doit ainsi se concerter afin de décider du rôle de chacun.

10 Pré-requis [3/6] Communiquer entre acteurs 10 Service financier Service financier Situation 1 Chaque acteur dépose la pièce qu il a produite dans Chorus Pro Situation 2 Le fournisseur et la MOE communiquent leurs documents directement au service financier. Le service financier interagit avec la MOA hors Chorus Pro. d acompte Service financier Service financier Situation 3 Le fournisseur et la MOE échangent hors Chorus Pro. Le fournisseur dépose l d acompte produit par la MOE. d acompte validé Situation 4 Le fournisseur, la MOE et la MOA échangent hors Chorus Pro. Le fournisseur dépose l d acompte validé par la MOA.

11 Prérequis [4/6] Paramétrage MOA 11 Structure publique Espaces de réception des factures Structure publique sans MOA Peut recevoir tous types de factures dans un seul espace Structure Service Financier Espace «Factures reçues» Structure MOA et service financier Espace «factures de Travaux» Espace «Factures reçues» Structure publique avec MOA Peut recevoir tous types de factures dans deux espaces distincts Dernière pièce du dossier de facturation Structure exclusivement MOA Ne peut recevoir que des factures de travaux Structure MOA Espace «factures de Travaux» Structure Service Financier Espace «Factures reçues» Dernière pièce du dossier de facturation

12 Prérequis [5/6] Récapitulatif Pré-requis MOA Choisir la procédure de traitement des marchés de travaux entre les acteurs 12 Adapter le paramétrage de Chorus Pro à sa structure Peu de marchés de travaux, Peu de paiements réguliers. Structure publique sans MOA Volume important de factures simples et de travaux à traiter, Paiements réguliers de fournisseurs multiples. Structure publique avec MOA Service financier Nombreux marchés de travaux, Structures (SIRET) dédiées au traitement des factures de travaux Structure exclusivement MOA

13 Prérequis [6/6] Paramétrage MOE 13 Une structure publique peut être Maîtrise d Œuvre (MOE). Elle doit alors être paramétrée selon les mêmes modalités qu une MOA publique. NB : uniquement si la structure souhaite ne pas être destinataire des factures simples. Si non, aucun paramétrage est nécessaire. L espace de dépôt et de réception des factures de travaux pour la MOE est l espace «Factures de travaux». Structure MOE Espace «Factures de travaux» Structure publique

14 Démonstration Contexte 14 Démonstrations abordées: 1/ Paramétrer une structure selon son profil MOA Structure MOA 2/ Récupérer une pièce du dossier de facturation et l associer 3/ Rejeter une pièce du dossier de facturation

15 Démonstration Paramétrer une structure selon son profil MOA [1/2] 15 1 Accéder à l espace «Mon Compte»: Faire défiler la page STRUCTURE X Modifier le paramétrage de la structure STRUCTURE Y

16 Démonstration Paramétrer une structure selon son profil MOA [2/2] 16 2 Se rendre dans le bloc «Paramètres»: Cliquer sur le paramètre choisi

17 Annexe [1/5] Cadres de facturation MOA 17 Les cadres de facturation permettent d identifier les acteurs et les documents déposés Cadres de facturation Documents déposés A19 d acompte validé A20 Décompte A25 Décompte définitif et tacite (Cadre: procédure tacite)

18 Annexe[2/5] Cadre de facturation MOE 18 Les cadres de facturation permettent d identifier les acteurs et les documents déposés Cadres de facturation Documents déposés A15 d acompte A16 d acompte validé A17 décompte A18 Décompte A24 Décompte définitif et tacite (Cadre: procédure tacite)

19 Annexe[3/5] Les statuts des factures de travaux 19 Cas Statut Détails MISE A DISPOSITION DU FOURNISSEUR Décompte validé: Décompte MISE A DISPOSITION MOE Dépôt du projet de décompte validé par fournisseur: Pièce mises à disposition MISE A DISPOSITION MOA décompte Dépôt de l état d acompte ou du projet de décompte : d acompte ou projet de décompte

20 Annexe[4/5] Les statuts des factures de travaux Cas Statut Détails 20 PRISE EN COMPTE MOE Demande de paiement prise en compte: Demande de paiement ASSOCIEE Une pièce du dossier de facturation a été associée à la suivante: 1 2 Pièce associée prise en compte/ Prise en compte décompte mensuel décompte final d acompte décompte d acompte décompte d acompte validé Décompte Décompte Décompte signé

21 Annexe[5/5] Les statuts des factures de travaux Cas Statut Détails 21 REFUSEE PAR LA MOE/LA MOA POUR ERREUR DANS LES DONNEES D ACHEMINEMENT Pièce refusée en raison d une erreur dans les données d acheminement: décompte 1 2 d acompte décompte Pièce refusée REFUSEE PAR LE FOURNISSEUR / LA MOE / LA MOA POUR AUTRE MOTIF POUR AUTRE MOTIF Décompte refusé par fournisseur pour autre raison:?? Décompte décompte?? d acompte décompte

22 22 Principes clés du processus de traitement des factures des travaux sur Chorus Pro POUR ALLER PLUS LOIN Retrouver l ensemble des informations utiles à l utilisation de Chorus Pro: Sur le portail de la solution en chattant avec «Claude» l avatar. Sur le site de la communauté Chorus Pro en consultant les guides utilisateurs détaillés ou en échangeant sur le groupe «Marché de travaux». Pour toute question propre à votre structure, veuillez saisir une sollicitation sur votre espace Chorus Pro