I La gestion des Appels de Fonds 5. II La gestion des répartitions de charges 27. III Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.

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3 Sommaire I La gestion des Appels de Fonds 5 I.1 Génération des montants des appels de charges à partir du Budget 5 I.2 Le traitement des appels de fonds 8 II La gestion des répartitions de charges 27 II.1 Le contrôle des dépenses 27 II.2 Les Relevés de dépenses 35 II.3 Répartition des charges annuelles 43 III Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) 55 III.1 Création d un T.O.E. 56 IV La gestion des répartitions des travaux 71 IV.1 Le contrôle des dépenses 71 IV.2 Les Relevés de dépenses 74 IV.3 Répartition des travaux 76 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre

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5 I La gestion des Appels de Fonds I.1 Génération des montants des appels de charges à partir du Budget Cette fonction permet de préparer la Saisie des appels de fonds de Charges à partir du Budget Prévisionnel l immeuble. Les appels de fonds ainsi générés viendront remplacer les appels de fonds de charges présents dans la saisie des immeubles. Cette procédure doit être lancée après que les derniers appels de charges de l exercice concerné aient été édités et validés dans le traitement des Appels de fonds. I.1.1. Lancer le module Budgets Cliquez sur le module Budgets du ruban d Even La fenêtre Even Budgets Identification de l utilisateur s affiche Vous devez saisir votre code Gestionnaire Le code gestionnaire est personnel, il vous permet d avoir accès aux informations pour lesquelles vous êtes habilité Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre

6 I.1.2. Générer les appels de charges à partir des budgets Pour générer les Appels de fonds d un exercice donné, le Budget de cet exercice doit exister ; s il n existe pas, il faudra donc auparavant avoir validé le Budget de l exercice précédent ou saisir le Budget correspondant (voir Support de formation Engagements et contrôles) Ainsi, pour générer les Appels de fonds de l Exercice 2010, le Budget 2010 doit exister Une régularisation automatique par clé des appels de fonds de l Exercice 2010 sera effectuée si le budget à générer a déjà fait l objet des premiers appels de fonds de l Exercice 2010 Cliquez sur le menu Traitements Sélectionnez l option Génération des appels de fonds 6 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre 2012

7 La fenêtre de Génération des appels de fonds s affiche La partie haute permet la sélection des immeubles à traiter La partie basse permet de définir la période et les caractéristiques du traitement Sélectionnez les immeubles à traiter Saisissez dans les zones Budget du Au la période budgétaire (exercice) concerné Saisissez la Date d exigibilité du 1 er appel de fonds de la période Dans la liste déroulante, indiquez la périodicité des appels La zone Clé unique permet de générer la totalité du budget sur une seule clé Cliquez sur Générer pour lancer le traitement A la fin du traitement, un message vous informe Les appels de fonds de charges des immeubles traités sont prêts à être traités dans le Traitement des appels de fonds du module Copropriété Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre

8 I.2 Le traitement des appels de fonds La chaîne de traitement des Appels de fonds du module copropriété vous permet de traiter les Appels de fonds de toutes natures (Charges, Travaux, Avances et Emprunts). Elle comprend la saisie des textes d appels et des appels de fonds, le traitement et l édition des relevés individuels, ainsi que la validation des appels de fonds après contrôle. Dans le module Copropriété, cliquez sur le menu Traitements puis sur Appels de fonds Le menu des Appels de fonds présente toutes les options à suivre pour mener à bien le traitement des appels Les options se suivent en une séquence logique de haut en bas I.2.1. Mise à jour des Textes Les Textes des appels peuvent être associés à chaque appel de fonds indépendamment de la nature des appels (Charges, Travaux, Avances ou Emprunts) Ils permettent de relier l appel à un titre et à un texte (facultatif) qui s éditera dans le relevé individuel d appel de fonds 8 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre 2012

9 I Ouverture d un texte Dans le module Copropriété, sélectionnez Traitements, Appels de fonds puis Mise à jour des Textes L écran s ouvre sur l écran de Sélection d un code texte Sélectionnez le code texte de votre choix Pour afficher la liste des codes textes, cliquez sur de la barre d outils des textes d appels de fonds I Modification d un code texte Après ouverture du texte, modifiez directement dans l écran de saisie le titre ou le texte Cliquez pour valider les modifications et quittez Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre

10 I Création d un nouveau texte Dans le module Copropriété, sélectionnez Traitements, Appels de fonds puis Mise à jour des Textes Fermez la liste de Sélection d un code texte La fenêtre Saisie des textes d appels de fonds s affiche Cliquez sur de la barre d outils Saisissez un Code Appel alphanumérique sur un caractère Vous pouvez créer une codification mnémotechnique faisant référence au type d appel que vous désirez effectuer, par exemple T pour désigner des appels Travaux, E des appels de type Emprunts, 1 pour l appel du 1 er trimestre, 2 pour le 2 ème trimestre, etc Saisissez le Titre Saisissez le texte que vous voulez voir apparaître sur les appels de fonds Cliquez sur pour enregistrer les modifications apportées Le Titre sera repris sur le compte des copropriétaires en tant que libellé de l appel 10 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre 2012

11 I.2.2. Saisie des montants des appels Comme nous l avons vu au début de ce chapitre, les montants des appels de fonds de charges peuvent être générés automatiquement à partir du module Budgets. Cependant, il peut être nécessaire de modifier ces montants, ou de saisir manuellement des montants d appels, notamment pour les appels de fonds d Avances ou d Emprunts qui ne peuvent être générés automatiquement.. I Saisie manuelle d un appel de fonds Dans le menu Copropriété, sélectionnez Traitements, Appels de fonds puis Saisie des appels Sélectionnez l immeuble de votre choix dans la liste Si l immeuble est nouveau, il n y a jamais eu d appels, l écran est vide Les zones Appels Charges, Appels Travaux, Appels Avances, Appels Emprunts vous permettent d indiquer les Textes associés aux différentes natures d appels Cliquez dans la liste pour choisir un Texte Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre

12 Le Code Texte est indiqué dans la/les zones correspondantes Pour créer une ligne d appel, cliquez sur le bouton Ajouter Une nouvelle ligne apparaît, automatiquement numérotée par le programme, et la sélection est placée dans la colonne CLE Cliquez sur la liste déroulante Sélectionnez la clé désirée dans la liste et Entrée pour passer dans la colonne suivante Entrée La touche permet de valider la saisie dans une zone et de passer à la zone suivante, elle permet aussi d afficher la liste déroulante dans les zones qui en sont pourvues Le libellé de la clé apparaît dans la colonne LIBELLE 12 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre 2012

13 Colonne R : elle a un impact sur le journal de comptabilisation des appels de fonds Ouvrez la liste déroulante Choisissez O pour un appel de fonds de charges Choisissez N pour un appel de fonds travaux, avances ou emprunts Choisissez T pour saisir la TVA d un appel de fonds de charges HT Pour faciliter la saisie, vous pouvez sélectionner les options des listes déroulantes avec le clavier, utilisez les touches pour placer la sélection sur l option désirée, puis Entrée pour valider votre choix et passer à la zone suivante Dans la zone COMPTE, saisissez le compte comptable correspondant à l appel ou choisissez-le dans la liste Pour un appel de fonds de charges il s agit toujours d un compte commençant par 701, par exemple Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre

14 Vous pouvez modifier le LIBELLE Ce libellé est purement informatif, lors de la validation c est le Titre du Texte d appel qui sera validé comme libellé de l appel regroupé, il est donc inutile de le modifier dans le cas d un appel de charges Indiquez le MONTANT de l appel correspondant à la ligne Dans la colonne P (Périodicité), indiquez la périodicité de l appel, vous avez le choix entre Mensuel, Trimestriel, Semestriel, Annuel ou Unique Dans la colonne T, indiquez le type d appel (la nature de l appel), vous avez le choix entre Charges, Travaux, Avances ou Emprunts 14 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre 2012

15 Saisissez la date d EXIGIBILITE de l appel La date d exigibilité est obligatoire, c est elle qui permet de trier les appels exigibles lors du traitement, Le calcul des quotes-parts des copropriétaires sera fait, en fonction des tantièmes détenus à la date d exigibilité La zone DATE LIMITE est facultative, elle permet de limiter l appel dans le temps Un appel qui n aurait pas été traité avant la DATE LIMITE ne sera pas traité au-delà de cette date Faites Entrée sur la zone DATE LIMITE ; si vous ne souhaitez pas indiquer de date, répétez Entrée Une nouvelle ligne d appel est automatiquement générée Saisissez toutes les lignes nécessaires puis cliquez sur le bouton Enregistrer lorsque votre saisie est terminée Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre

16 Confirmez l enregistrement Quittez la saisie des appels de fonds I Modification d un appel de fonds Dans le module Copropriété, sélectionnez Traitements, Appels de fonds puis Saisie des appels Sélectionnez l immeuble Cliquez sur la zone à modifier : par exemple la nature de l appel (colonne Type) Saisissez la nouvelle valeur Cliquez sur Enregistrer puis confirmez 16 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre 2012

17 I Suppression d un appel de fonds Dans le module Copropriété, sélectionnez Traitements, Appels de fonds puis Saisie des appels Sélectionnez l immeuble Vous pouvez 2 possibilités : Cliquez-droit sur la ligne à supprimer et sélectionnez Supprimer la ligne XXXX Cliquez sur Supprimer Confirmez la suppression de la ligne I Modifier l ordre des lignes d appels de fonds Dans le module Copropriété, sélectionnez Traitements, Appels de fonds puis Saisie des appels Sélectionnez l immeuble Sélectionnez la ligne à déplacer Cliquez sur le bouton Monter ou le bouton Descendre autant de fois qu il est nécessaire dans la grille Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre

18 I.2.3. Prétirage Cette option est facultative, elle permet d éditer une liste de contrôle des appels présents dans la saisie des montants. Dans le module Copropriété, sélectionnez Traitements, Appels de fonds puis Prétirage La fenêtre du Prétirage des Appels de fonds s affiche Vous pouvez éditer le prétirage des appels de fonds soit pour un seul immeuble soit pour l ensemble des immeubles Si vous choisissez un seul immeuble, saisissez le code de l immeuble à traiter ou sélectionnezle dans la liste dans la zone Un Immeuble Prétirage à la date du : saisissez la date limite de référence, tous les appels au-delà de la date d exigibilité n apparaîtront pas sur cette liste Cliquez sur Imprimer 18 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre 2012

19 Le document récapitule les différents éléments de la saisie Vérifiez si tous vos appels y figurent et correspondent aux appels que vous désirez effectuer I.2.4. Edition des appels de fonds Dans le module Copropriété, sélectionnez Traitements, Appels de fonds puis Edition des appels de fonds La fenêtre Edition des appels de fonds s affiche La partie haute de la fenêtre est inactive et le restera tant que la sélection du/des immeubles et des copropriétaires à traiter ne sera pas effectuée Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre

20 I Sélectionnez les immeubles et copropriétaires Dans l onglet Immeuble, sélectionnez le/les Immeubles Dans l onglet Copropriétaire, sélectionnez l ensemble des copropriétaires Les copropriétaires sortis ou non concernés par les appels seront triés automatiquement par le programme, il est donc inutile d opérer une sélection, basculez tous les copropriétaires à droite Vous avez maintenant accès aux paramètres de traitement 20 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre 2012

21 I Paramètres de traitement Sélectionnez la Nature de l appel : Charges, Travaux, Avances ou Emprunts Date d exigibilité : vous devez indiquer dans cette zone la date à laquelle les appels à traiter sont exigibles Seuls les appels dont la date d exigibilité, indiquée dans la saisie des appels, est inférieure ou égale à la date que vous indiquez ici, seront traités Les appels dont la date limite, indiquée dans la saisie des appels, est dépassée ne seront pas traités Date de prélèvement : vous devez indiquer dans cette zone la date à laquelle les copropriétaires seront prélevés Solde Antérieur : permet d éditer dans le relevé individuel, le solde antérieur du copropriétaire, calculé à la date indiquée dans la zone Solde Au Extrait de Compte : permet d obtenir, sur le relevé individuel, l extrait de compte en partant de la date Début de l extrait jusqu à la date indiquée dans la zone Solde Au Extrait consolidé : cette option vous permet d obtenir un extrait de compte regroupant les écritures des comptes de charges, travaux, avances et emprunt du copropriétaire Extrait consolidé pour les immeubles en classe Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre

22 unique : cochez cette zone pour des immeubles en classe unique Extrait consolidé pour les immeubles en 4 classes : cochez cette zone pour des immeubles en comptes séparés I Paramètres d édition Titre du document : modifiez si vous le souhaitez le titre du document Ce titre sera édité en haut du relevé individuel Détail par Lot : cochez cette zone pour éditer la quote-part par lot des appels de fonds Ce détail ne sera édité que pour les copropriétaires pour lesquels la zone Répartition détaillée de la fiche copropriétaire est à Oui Ce détail sera édité à la suite de l appel de fonds des copropriétaires Regrouper les annexes : cochez cette zone pour éditer l ensemble des annexes détaillées par lot, de tous les copropriétaires, à la fin de l édition des appels de fonds Quote-Part Provisions : cochez cette zone si vous désirez faire apparaître la quote-part des comptes d avances du copropriétaire sur son relevé individuel Insertion du logo : cochez cette zone si vous 22 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre 2012

23 désirez insérer le logo de votre société sur les appels de fonds Papier vierge sans TIP : cochez cette zone si vous n éditez pas de TIP sur les relevés individuels Papier vierge avec TIP : cochez cette zone si vous éditez des TIP pour les copropriétaires qui ne sont pas prélevés Papier Pré-imprimé : cochez cette zone si vous utilisez un papier préimprimé d appels de fonds Fonds de page : cochez cette zone si vous souhaitez éditer les appels de fonds avec un fonds de page Cliquez sur le bouton pour lancer l impression Pour les copropriétaires prélevés, les charges sont automatiquement prélevées ; en revanche, le prélèvement est optionnel pour les autres natures d appels Dans le cas où vous désirez prélever les appels de fonds autres que les charges, vous devez le préciser lors de chaque édition Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre

24 I.2.5. Journal de contrôle Cette option est obligatoire, elle permet d éditer une liste de contrôle des appels de fonds. Dans le module Copropriété, sélectionnez Traitements, Appels de fonds puis Journal de contrôle La fenêtre du Journal de contrôle des Appels de fonds s affiche Sélectionner la nature de l appel (Charges, Travaux, Avances ou Emprunts) que vous avez effectué Vous pouvez éditer le journal de contrôle des appels de fonds pour un seul immeuble ou pour l ensemble des immeubles traités Si vous cochez Un immeuble, saisissez le code de l immeuble à traiter ou sélectionnez-le dans la liste Imprimez le journal 24 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre 2012

25 Le «JOURNAL DES APPELS DE FONDS» détaille la quote-part de chaque copropriétaire dans chaque clé et compte : Attention : vérifiez la ligne Différence (Appelés- Répartis) en bas du document. Si l écart est supérieur à quelques euros c est une anomalie. Il y a alors un problème : de répartition des tantièmes sur les lots, d affectation de lot, ou encore un copropriétaire surnuméraire dans la liste. Cela peut se produire si un traitement ancien est resté en attente. Effectuez les contrôles nécessaires, en vous aidant des listes de contrôles des tantièmes et affectations des lots. I.2.6. Suppression En cas d erreur sur une préparation d appel de fonds, il peut être nécessaire de supprimer le traitement en attente de validation. Dans le module Copropriété, sélectionnez Traitements, Appels de fonds puis Suppression La fenêtre de la Suppression des Appels de fonds s affiche Sélectionner la nature de l appel (Charges, Travaux, Avances ou Emprunts) que vous avez effectué Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre

26 Vous pouvez supprimer les appels de fonds pour un seul immeuble ou pour l ensemble des immeubles Si vous choisissez Un immeuble, saisissez le code de l immeuble à traiter ou sélectionnez-le dans la liste Cliquez sur le bouton I.2.7. Validation Si le journal de contrôle est conforme et ne comporte aucune anomalie, vous pouvez procéder à la validation des appels de fonds. Dans le module Copropriété, sélectionnez Traitements, Appels de fonds puis Validation La fenêtre de Validation des Appels de fonds s affiche Sélectionnez la nature des appels (Charges, Travaux, Avances ou Emprunts) à valider Vous pouvez valider les appels de fonds pour un seul immeuble ou pour l ensemble des immeubles Si vous choisissez Un immeuble, saisissez le code de l immeuble à traiter ou sélectionnez-le dans la liste Date de prélèvement : vous devez indiquer la date de prélèvement à laquelle les copropriétaires seront prélevés Le traitement des prélèvements fait l objet 26 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des Appels de Fonds Septembre 2012

27 d une procédure séparée, traité lors d une autre formation et dans un autre manuel. Cliquez sur le bouton pour valider les appels de fonds II II.1 La gestion des répartitions de charges Le contrôle des dépenses Avant l édition des relevés individuels de répartition des charges, vous allez contrôler les dépenses de la période à répartir. Vous disposez de nombreux états de contrôle des comptes qui font l objet d autres formations. Nous verrons ici 2 documents directement liés aux répartitions des charges courantes : Le Prétirage des répartitions : ce grand-livre analytique vous donne la liste des dépenses et des produits (y compris les appels de provisions) de la période, triés par clés de répartitions et par numéros de comptes comptables. Cet état n'a aucun effet sur le traitement des répartitions et peut donc être édité à n'importe quel moment et autant de fois que nécessaire. Il permet de contrôler les écritures qui vont être réparties auprès des copropriétaires. L Annexe SRU 1 : Etat financier après répartition. Contrairement à ce qu induit le nom de ce document, il doit s éditer avant la répartition des charges puisqu il est nécessaire à l approbation des comptes en Assemblée Générale. Ce document vous renseigne sur l état général des comptes de l immeuble, il est présenté comme un bilan comptable. Il peut être édité avant et après la répartition des charges, à n importe quel moment. Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

28 II.1.1. Le Prétirage des répartitions Dans le module Copropriété, cliquez sur le menu Traitements puis sur Relevés de dépenses Le menu des Relevés de dépenses vous présente deux options : Prétirage des répartitions Relevé général des dépenses Dans le menu des Relevés de dépenses, cliquez sur Prétirage des répartitions La fenêtre Prétirage des répartitions s affiche Vous pouvez éditer 2 types de présentations du prétirage, TTC ou HT-TVA-TTC ; dans la 1 ère zone saisissez : 1 pour un prétirage TTC 2 pour un prétirage HT Dans la zone Répartition de Charges ou Travaux saisissez C pour Charges 28 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

29 Le Prétirage peut s éditer pour un seul immeuble ou pour une série d immeuble, dans ce deuxième cas l édition peut aussi se faire par gestionnaire Pour éditer le Prétirage d un seul immeuble : Dans les zones De l Immeuble et A l Immeuble saisissez le code de l immeuble à contrôler ou sélectionnez-le dans la liste Ignorez la zone Sélection (M/T/S/A) Dans la zone Début Répartition, saisissez la date de début d exercice de l immeuble Dans la zone Fin Répartition, saisissez la date de fin d exercice de l immeuble Ignorez la zone Edition par gestionnaire Cliquez sur Imprimer Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

30 Pour éditer le Prétirage pour tous les immeubles ou une série d immeubles Ces immeubles doivent avoir le même exercice comptable Dans la zone De l Immeuble, saisissez le code du premier immeuble à contrôler ou sélectionnez-le dans la liste Dans la zone A l Immeuble, saisissez le code du dernier immeuble à contrôler ou sélectionnez-le dans la liste Ignorez la zone Sélection (M/T/S/A) Dans la zone Début Répartition, saisissez la date de début d exercice Dans la zone Fin Répartition, saisissez la date de fin d exercice Ignorez la zone Edition par gestionnaire Cliquez sur Imprimer 30 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

31 Pour éditer le Prétirage pour tous les immeubles d un gestionnaire Ces immeubles doivent avoir le même exercice comptable Ignorez les zones De l Immeuble et A l Immeuble Ignorez la zone Sélection Dans la zone Début Répartition, saisissez la date de début d exercice Dans la zone Fin Répartition, saisissez la date de fin d exercice Dans la zone Edition par gestionnaire saisissez O (oui) puis Entrée Dans les zones Du Gestion. et Au Gestion., saisissez le code du gestionnaire Cliquez sur Imprimer Les écritures de la période sont présentées pour chaque immeuble triées par Clé/Compte/Date Pour chaque écriture, ce document indique le Libellé, la Contrepartie, le Journal, le Folio, le n de Pièce, le code de Récupérabilité, le code TVA, le code Revenus Fonciers, le montant au Débit ou au Crédit Toutes ces informations vous permettent de voir si les écritures ont été correctement passées Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

32 II.1.2. Rectifier les erreurs de saisie Ces opérations de correction sont décrites dans les Supports de formation de Comptabilité Pour corriger les erreurs de libellé, de clé de répartition, de code récupérable, ou de code TVA, utilisez l option Modification des écritures Comptables du menu Traitements du Module Comptabilité 32 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

33 Pour les erreurs de comptes, de dates, de montant, une saisie d écriture est nécessaire. Passez par l option Saisie des écritures comptables du menu Traitements du Module Comptabilité Après avoir contrepassé les écritures erronées, vous pouvez les masquer afin qu elles n apparaissent pas dans les Relevés généraux de dépenses Le masquage des écritures s effectue dans le Module Comptabilité, menu Traitements, Lettrage et Masquage Les écritures masquées apparaissent sur le Prétirage, mais pas sur les relevés de dépenses Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

34 II.1.3. L Annexe SRU 1 Dans le module Copropriété, cliquez sur le menu Traitements puis sur Annexes SRU Sélectionnez l option Etat financier après répartition Dans la zone Code Immeuble, saisissez le code de l immeuble désiré ou sélectionnez-le dans la liste Les dates de l exercice à répartir et de l exercice précédent s affichent automatiquement Vous pouvez modifier l ensemble des dates en saisissant une nouvelle date dans la 1 ère zone Du Edition des listes : sélectionnez Pas de liste Cliquez sur Imprimer 34 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

35 Contrôlez les informations de l Annexe SRU II.2 Les Relevés de dépenses Dans le module Copropriété, cliquez sur le menu Traitements puis sur Relevés de dépenses Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

36 Dans le menu des Relevés de dépenses, cliquez sur Relevé général des dépenses La fenêtre Relevé général des Dépenses s affiche Ce document peut être édité par Gestionnaire, pour un immeuble ou une sélection d immeuble Le traitement propose 3 types de présentations : Première présentation : HT/TTC, avec mention du compte comptable et total récupérable Deuxième présentation : TTC dont TVA, avec détail du montant récupérable Troisième présentation : TTC dont TVA ou TTC seul, et total récupérable II.2.1. Editer le Relevé pour un seul immeuble Ignorez la zone Gestionnaire Vous pouvez saisir un titre personnalisé dans la zone Titre de l édition (facultatif) Laissez la sélection sur Répartition de charges Dans la liste des immeubles proposés à gauche, sélectionnez l immeuble désiré et déplacez-le dans la liste à droite Les Date de début du traitement et Date de fin du traitement sont automatiquement renseignées, elles correspondent à la période à répartir, vous pouvez modifier ces dates 36 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

37 Appels regroupés de la période : permet de présenter le total des appels de fonds effectués sur la période indiquée, regroupés par clé Edition de la contrepartie : édite le libellé du compte de contrepartie de chaque écriture, si les écritures ont été passées par la saisie de factures, cochez cette option pour éditer le nom du fournisseur concerné par la dépense Récupérable : permet d éditer le montant récupérable de la dépense Edition des chapitres : cette option n est disponible que pour la Troisième présentation, elle permet un tri par chapitres d écritures Edition de la TVA : cette option n est disponible que pour la Troisième présentation, elle permet d éditer le Dont TVA sur cette édition qui est éditée sans TVA Sélectionnez le modèle de présentation désiré Cliquez sur Imprimer Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

38 II.2.2. Editer les Relevés pour tous les immeubles d un Gestionnaire Cette édition ne peut être réalisée que si tous les immeubles du gestionnaire ont le même exercice comptable Saisissez le code gestionnaire dans la zone Gestionnaire ou sélectionnez-le dans la liste Vous pouvez saisir un titre personnalisé dans la zone Titre de l édition (facultatif) Laissez la sélection sur Répartition de charges Basculez tous les immeubles proposés de gauche à droite Indiquez les Dates de Début et Fin du traitement Appels regroupés de la période : permet de présenter le total des appels de fonds effectués sur la période indiquée, regroupés par clé Edition de la contrepartie : édite le libellé du compte de contrepartie de chaque écriture, si les écritures ont été passées par la saisie de factures, cochez cette option pour éditer le nom du fournisseur concerné par la dépense Récupérable : permet d éditer le montant récupérable de la dépense Edition des chapitres : cette option n est disponible que pour la Troisième présentation, elle permet un tri par chapitres d écritures Edition de la TVA : cette option n est disponible que pour la Troisième présentation, elle permet 38 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

39 d éditer le dont TVA sur cette édition qui est éditée sans TVA Sélectionnez le modèle de présentation désiré Cliquez sur Imprimer II.2.3. Editer les Relevés pour une sélection de plusieurs immeubles Cette édition ne peut être réalisée que si tous les immeubles sélectionnés ont le même exercice comptable Ignorez le code Gestionnaire Vous pouvez saisir un titre personnalisé dans la zone Titre de l édition (facultatif) Laissez la sélection sur Répartition de charges Basculez les immeubles désirés de gauche à droite Indiquez les Dates de Début et Fin du traitement Appels regroupés de la période : permet de présenter le total des appels de fonds effectués sur la période indiquée, regroupés par clé Edition de la contrepartie : édite le libellé du compte de contrepartie de chaque écriture, si les écritures ont été passées par la saisie de factures, cochez cette option pour éditer le nom du fournisseur concerné par la dépense Récupérable : permet d éditer le montant récupérable de la dépense Edition des chapitres : cette option n est Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

40 disponible que pour la Troisième présentation, elle permet un tri par chapitres d écritures Edition de la TVA : cette option n est disponible que pour la Troisième présentation, elle permet d éditer le dont TVA sur cette édition qui est éditée sans TVA Sélectionnez le modèle de présentation désiré Cliquez sur Imprimer II.2.4. Les différentes présentations des Relevés de dépenses II Première présentation Détaillée par clé et par compte, avec présentation du n du compte comptable Sur chaque ligne d écriture, la contrepartie est indiquée si la case Edition de la contrepartie a été cochée La colonne R présente les codes de récupérabilité des écritures Les dépenses sont présentées HT, Dont TVA et TTC Les écritures sont totalisées par compte et par clé Le Total des charges est présenté à la fin de la liste des dépenses 40 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

41 Les provisions à déduire peuvent être présentées regroupées par clé Ou détaillées par appel Le Total des provisions est présenté à la fin de la liste des provisions II Deuxième présentation Détaillée par clé et par compte, sans présentation du n du compte comptable Sur chaque ligne d écriture, la contrepartie est indiquée si la case Edition de la contrepartie a été cochée Les dépenses sont présentées TTC, Dont TVA et Récupérable Le montant récupérable est détaillé par ligne d écriture Les écritures sont totalisées par compte et par clé Le Total des charges est présenté à la fin de la liste des dépenses Les provisions à déduire peuvent être présentées regroupées par clé Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

42 Ou détaillées par appel Le Total des provisions est présenté à la fin de la liste des provisions II Troisième présentation Détaillée par compte, sans présentation du n du compte comptable Sur chaque ligne d écriture, la contrepartie est indiquée si la case Edition de la contrepartie a été cochée Les dépenses sont présentées TTC, le total du compte présenté dans la dernière colonne Le montant récupérable est totalisé par compte et présenté sous le libellé du Total du compte Les dépenses sont présentées TTC et Dont TVA si la case Edition de la TVA a été cochée Le total du compte est présenté dans la dernière colonne Les écritures sont totalisées par compte et par clé Le Total des charges est présenté à la fin de la liste des dépenses 42 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

43 Les provisions à déduire peuvent être présentées regroupées par clé Ou détaillées par appel Le Total des provisions est présenté à la fin de la liste des provisions II.3 Répartition des charges annuelles Dans le module Copropriété, cliquez sur le menu Traitements puis sur Répartitions Le menu des Répartitions présente toutes les options à suivre pour mener à bien le traitement II.3.1. Calcul des répartitions C est le calcul des répartitions qui prépare l ensemble des informations nécessaires à l édition des comptes individuels de copropriété Dans la zone Répartition de Charges ou Travaux, saisissez C pour charges Dans la zone Immeuble, saisissez le code l immeuble à répartir ou sélectionnez-le dans la Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

44 liste Le calcul des répartitions se fait pour un seul immeuble à la fois Les zones Du Copropriétaire et Au Copropriétaire sont automatiquement renseignées Imputation comptable : date à laquelle les comptes des copropriétaires seront mouvementés par les écritures de répartition, en règle générale c est la date de l Assemblée générale qui a approuvé les comptes C est aussi la date à laquelle le programme vérifie les copropriétaires présents, cela afin d imputer les charges sur les bons copropriétaires, dans le respect des dispositions de la loi SRU Début Répartition : cette date ne peut pas être modifiée, elle est calculée par le programme à partir de la date de dernière répartition indiquée dans la fiche Immeuble Fin Répartition : la date se calcule automatiquement à partir de la date de début de répartition pour un exercice d un an Toutefois, cette date peut être modifiée, pour vous permettre de répartir des comptes sur un exercice différent d un an, en cas de 44 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

45 changement d exercice de l immeuble Début Extrait de compte : cette date n est pas modifiable, elle est calculée par le programme à partir de la date de dernier arrêté des comptes de la fiche immeuble Fin Extrait de compte : saisissez la date, elle peut être supérieure ou égale à la date d imputation comptable Début et Fin Extrait de compte bornent la période de l extrait édité à la fin du relevé individuel Approbation des comptes : indiquez ici la date à laquelle les comptes ont été approuvés ; si les comptes ne sont pas encore approuvés, n indiquez rien Cette date n a pas d incidence sur le calcul des répartitions Cliquez sur Traiter pour lancer la procédure de calcul Un message vous informe quand le traitement est terminé Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

46 II.3.2. Edition des comptes de répartition de charges Dans le menu Répartitions, cliquez sur Comptes de Copropriété La partie haute de l écran permet le paramétrage du traitement La partie basse de l écran permet la sélection des immeubles/copropriétaires à traiter, elle affiche uniquement les immeubles pour lesquels un calcul de répartition a été effectué Sélectionnez le/les immeubles à éditer en les passant de gauche à droite Cliquez sur l onglet Copropriétaire 46 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

47 Passez tous les copropriétaires de gauche à droite, le tri des copropriétaires concernés par la répartition sera effectué automatiquement par le programme Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

48 Dans la partie haute de la fenêtre, laissez la sélection de la Nature sur Charges Ignorez les zones Mensuel, Trimestriel, Semestriel et Annuel Si vous ne souhaitez pas éditer le dont TVA, décochez la case Renseignements de la TVA Regroupement des appels Non remboursables : permet de regrouper dans l extrait de compte tous les appels autres que les appels de charges de la période en une seule ligne Regroupement toutes provisions : permet de regrouper dans l extrait de compte les appels de toutes natures de la période en une seule ligne Vous pouvez modifier le Titre du relevé Insertion du logo : permet d insérer le logo de la Société Papier vierge sans TIP : cochez cette zone si vous éditez les relevés individuels sur papier blanc Papier Pré-imprimé : cochez cette zone si vous utilisez un papier préimprimé Fonds de page : cochez cette zone si vous souhaitez éditer les relevés individuels avec un fonds de page Cliquez sur le bouton pour lancer l impression 48 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

49 Edition d un compte individuel sur papier blanc Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

50 Edition d un compte individuel avec fond de page II.3.3. Edition des annexes de répartition Il s agit du détail par lot de la répartition. Ces annexes s éditent pour les copropriétaires dont la zone Répartition détaillée est renseignée à Oui dans leur fiche. 50 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

51 Dans le menu Répartitions, cliquez sur Edition des annexes de Répartition Dans la zone Répartition de Charges ou Travaux, saisissez C pour Charges Cette édition peut se faire pour plusieurs immeubles en même temps, à condition que le calcul de répartition ait été fait Saisissez les codes immeuble/copropriétaires ou sélectionnez-les dans les listes Vous pouvez modifier la date d édition, elle n a pas d incidence compte Cliquez sur Imprimer pour lancer l édition Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

52 Exemple d annexe de répartition II.3.4. Suppression d une répartition en cours de traitement Tant que le traitement n a pas été validé, il est possible de supprimer le traitement d une répartition, cette opération n a aucune incidence comptable. 52 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

53 Dans le menu Répartitions, cliquez sur Suppression Dans la zone Répartition de Charges ou Travaux, saisissez C pour Charges Il est possible de supprimer la Répartition d un seul immeuble ou d une série Saisissez le/les codes immeuble ou sélectionnez-les dans les listes Cliquez sur Supprimer II.3.5. Contrôler le traitement de la répartition des charges Dans le menu Répartitions, cliquez sur Journal de contrôle Dans la zone Répartition de Charges ou Travaux, saisissez C pour Charges Dans la zone Journal Détaillé ou Journal regroupé : laissez R pour regroupé Il est possible d éditer le journal de contrôle de Répartition d un seul immeuble ou de tous les immeubles en cours de traitement Un seul Immeuble : si vous cochez cette zone, saisissez le code de l immeuble ou sélectionnez-le dans la liste Cliquez sur Imprimer pour lancer l édition Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre

54 Vérifiez attentivement ce journal Si la ligne DIFFERENCE à la fin du document comporte des montants supérieurs à quelques euros, ne validez pas. Il y a sans doute un problème : de répartition des tantièmes sur les lots, d affectation de lot. Effectuez les contrôles nécessaires, en vous aidant des listes de contrôles des tantièmes et affectations des lots. 54 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions de charges Septembre 2012

55 II.3.6. Valider la répartition des charges Après avoir édité les comptes et vérifié le journal de contrôle, vous devez valider pour imputer la répartition en comptabilité. Si la validation est faite longtemps après l édition et le contrôle, nous vous recommandons de rééditer un journal de contrôle et de vérifier à nouveau les comptes. Dans le menu Répartitions, cliquez sur Validation regroupée des répartitions Dans la zone Répartition de Charges ou Travaux, saisissez C pour Charges Il est d effectuer la validation d un seul immeuble ou de tous les immeubles en cours de traitement Nous vous recommandons de valider immeuble par immeuble Un seul Immeuble : si vous cochez cette zone, saisissez le code de l immeuble ou sélectionnez-le dans la liste Cliquez sur Valider pour lancer le traitement III Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Les Travaux et opérations exceptionnels sont gérés à partir de l onglet T.O.E. de la fiche Immeuble. Cet onglet va vous permettre de saisir les travaux votés en AG, les travaux urgents, les études techniques, les opérations exceptionnelles et procédures. Cette saisie a un impact non seulement sur l Etat Daté (Questionnaire de Notaire) et sur le Carnet Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre

56 d Entretien, mais aussi sur les Annexes SRU 4 et 5. Seuls les Travaux et Opérations Exceptionnelles saisis dans cet onglet apparaîtront dans les Annexes 4 et 5. Chaque T.O.E. est identifié par un code T.O.E. et peut comporter plusieurs fiches identifiées par un numéro de 01 à 99, ceci va vous permettre de détailler chaque opération par devis ou par intervenant, d affecter, le cas échéant, les subventions, indemnités d assurances, produits et emprunts tels que prévus par la loi SRU. Ainsi, on peut dire que la fiche T.O.E. est aux annexes 4 et 5 ce que le Budget est aux annexes 2 et 3. III.1 Création d un T.O.E. III.1.1. Accéder aux fiches T.O.E. d un immeuble Dans le module Copropriété, cliquez sur le menu Fichier puis sur Immeuble et choisissez l immeuble à mettre à jour dans la liste La fiche de l immeuble s ouvre 56 Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre 2012

57 Cliquez sur l onglet T.O.E., s il existe des fiches T.O.E. dans l immeuble, la 1 ère fiche s ouvre, sinon une fiche vierge s affiche Pour afficher la liste des T.O.E. de l immeuble, cliquez sur de la barre d outils du T.O.E. La liste des T.O.E. de l immeuble s affiche, vous pouvez alors sélectionner le T.O.E. qu il vous intéresse de modifier ou de visualiser. Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre

58 Pour vous déplacer d un T.O.E. à l autre, vous pouvez aussi utiliser les de la barre d outils du T.O.E. III.1.2. Créer la fiche principale d un T.O.E. Cliquez sur de la barre d outils de l onglet T.O.E Une fiche vierge s ouvre, saisissez le code du bâtiment si ce T.O.E. est affecté à un bâtiment, ne saisissez rien dans la zone Bâtiment si ce T.O.E. concerne tout l immeuble Saisissez un code de 4 caractères alphanumériques, par exemple, les 2 chiffres de l année et un numéro à 2 chiffres (01 pour le premier T.O.E. de l année, 02 pour le deuxième, etc.) Appuyez sur Entrée pour valider le code Un numéro de rang s affiche automatiquement dans la zone Numéro 58 Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre 2012

59 Appuyez sur T.O.E. Entrée pour valider la création du Ces 3 codes (Bâtiment, T.O.E., Numéro) forment un tout qui représente l identité du T.O.E. et qui ne pourra plus être modifié Cette fiche dont le Numéro de rang est 01 est la fiche principale du T.O.E. il pourra y avoir d autres fiches avec le même Code T.O.E. et des Numéros 02, 03, etc. composant un seul et même T.O.E. détaillé par intervenants, clés, etc. Saisissez ensuite la nature du T.O.E., vous disposez pour cela de 2 zones de 30 caractères, Nature et Nature (suite) Si le T.O.E. fait suite à une décision d AG, saisissez la date de l AG, sinon la zone Date AG peut rester vide La Date de Début correspond à la date de début de gestion du T.O.E. en vos comptes, elle peut être identique à la date de décision d AG, sinon elle doit être au moins égale à la date de la première écriture comptable concernant ce T.O.E. La Date de Fin ne devra être indiquée qu au moment de l approbation des comptes, elle permet l édition du T.O.E. dans l Annexe SRU 4, Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre

60 tant qu il n y a pas de date de fin, le T.O.E. est édité dans l Annexe SRU 5 Indiquez dans la zone Règlement la situation financière du T.O.E. : Ni réglés, ni provisionnés Provisionnés Réglés ; lors de la création, un T.O.E. est toujours dans la situation Ni réglés, ni provisionnés Indiquez dans la zone Etat l état technique du T.O.E. : Décidés En cours Terminés ; lors de la création du T.O.E. ; l état est toujours Décidés La saisie d une date de fin modifie automatiquement l Etat du T.O.E. en Terminés Dans l Etat Daté (Questionnaire de Notaire), tous les T.O.E. apparaissent SAUF LES T.O.E. qui sont à la fois Réglés et Terminés Dans le Carnet d Entretien, les T.O.E. Décidés apparaissent dans la partie «Programme pluriannuel des travaux décidés par l Assemblée Générale», les travaux En cours ou Terminés apparaissent dans la partie «Travaux importants décidés en Assemblée Générale et réalisés» L Annexe SRU 5 liste les T.O.E. Décidés et En Cours L Annexe SRU 4 liste les T.O.E. Terminés dont la date de fin est incluse dans l exercice à approuver 60 Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre 2012

61 Saisissez ou sélectionnez dans la liste avec, le Type d opération : il s agit d une classification qui reprend les différentes classes dans la nomenclature comptable de la Loi SRU en matière de Travaux et Opérations Exceptionnelles. Ce Type d opération va déterminer le/les comptes comptables automatiquement créés par le programme à l enregistrement du T.O.E. A la création du T.O.E. (fiche dont le Numéro est 01), vous ne pouvez choisir que parmi les types P ou E, que nous appellerons types «majeurs», les autres types A B C F O S sont des types «mineurs» qui viennent compléter un T.O.E. ayant déjà un type «majeur», ils s utilisent uniquement sur des fiches ayant un Numéro supérieur à 01 Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre

62 Saisissez ou sélectionnez avec la clé de répartition pour ce T.O.E. Si plusieurs clés doivent être utilisées pour un même T.O.E., il suffira d ajouter des fiches avec le même code T.O.E. et des Numéros etc. autant que nécessaire La zone Compte Comptable n a pas à être renseignée, les comptes correspondants sont automatiquement créés par le programme, cette zone a été conservée pour des raisons de compatibilité avec des versions antérieures Indiquez ensuite le montant des travaux ou de l opération exceptionnelle. Ce montant peut être le montant total du T.O.E. si vous ne détaillez pas les différents intervenants, ou le montant du devis de l entreprise ou intervenant qui sera indiqué dans la partie basse de la fiche, cette solution est celle que nous recommandons car elle permettra une plus grande transparence lors de la présentation des comptes sur les Annexes SRU 4 ou 5 La zone Date n est pas à remplir Indiquez si Oui ou Non vous désirez voir apparaître ce T.O.E. dans le Carnet d Entretien Saisissez un libellé dans la zone Détail qui soit 62 Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre 2012

63 explicite quant à la partie des travaux que la fiche concerne Ce libellé doit être différent du libellé principal qui est repris par défaut, car il va servir comme libellé du/des comptes comptables qui seront automatiquement créés à l enregistrement du T.O.E. il est important de pouvoir distinguer les différents comptes d un même T.O.E. Le cas échéant, complétez le libellé dans la zone Détail (suite) Renseignez les coordonnées de l entreprise intervenante ou sélectionnez-la dans la liste (facultatif) Cliquez sur pour enregistrer la fiche T.O.E. Confirmez l enregistrement en cliquant sur Oui III.1.3. Création des comptes comptables de suivi des T.O.E. Lors de la saisie des fiches T.O.E., les comptes comptables nécessaires aux mouvements prévus par le Décret Comptable SRU sont automatiquement créés par le programme. La codification de ces comptes comptables s effectue suivant une règle précise et dans le respect de la nomenclature prévue par la Loi SRU. Le code des comptes comptables se décompose en 4 parties : La classe comptable - définie par le décret elle peut comporter de 2 à 3 caractères Le Type opération 1 caractère numérique Le Code T.O.E. 4 caractères alphanumériques Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre

64 Le Numéro affecté au code T.O.E. 2 caractères numériques Ainsi pour des travaux décidés en AG, le décret prévoit 3 comptes dans les classes suivantes : 102 Provisions pour travaux décidés 67 Charges pour travaux et opérations exceptionnelles 702 Provisions pour travaux de l article 14-2 et opérations exceptionnelles Pour une fiche T.O.E. dont le Code est 0901 avec 1 Numéro codifié 01, à laquelle le Type opération 1 a été affecté, vous obtiendrez les comptes suivants : Classe comptable (selon décret) Type opération 1 caractère numérique Code TOE 4 caractères alphanumériques N de Rang (Feuillet) 2 caractères numériques Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre 2012

65 III.1.4. Liste des comptes comptables des T.O.E. Voici en fonction des différents types de T.O.E. les comptes qui seront automatiquement créés dans le module comptabilité par le programme, dans cette liste le Code T.O.E. et le Numéro du T.O.E. sont remplacés par XXXXXX Type Opération E - Emprunts - Majeur 6612XXXXXXRemboursement d'emprunt 7042XXXXXX Remboursement d'emprunt Type Opération 1 - Travaux décidés en AG - Majeur 7021XXXXXX Travaux décidés Types Mineurs - Produits Affectés 1021XXXXXXTravaux décidés S 7112XXXXXX Subvention s/travaux décidés 671XXXXXX Travaux décidés C 7122XXXXXX Capital emprunté s/travaux décidés A 7132XXXXXX Indemnité d'assurance s/travaux décidés D 7142XXXXXX Produits divers s/travaux décidés F 7162XXXXXX Produits Financiers s/travaux décidés Type Opération 2 - Travaux Urgents - Majeur 7022XXXXXX Travaux urgents Types Mineurs - Produits Affectés 1022XXXXXXTravaux urgents S 7112XXXXXX Subvention s/travaux urgents 672XXXXXX Travaux urgents C 7122XXXXXX Capital emprunté s/travaux urgents A 7132XXXXXX Indemnité d'assurance s/travaux urgents D 7142XXXXXX Produits divers s/travaux urgents F 7162XXXXXX Produits Financiers s/travaux urgents Type Opération 3 - Etudes techniques, diagnostic, consultation - Majeur 7023XXXXXX Etudes techniques, Etudes techniques, 1023XXXXXXdiagnostic, consultation 673XXXXXX Etudes techniques, diagnostic, consultation Type Opération 8 - Opérations Exceptionnelles - Majeur A D F Types Mineurs - Produits Affectés 7132XXXXXX Indemnité d'assurance s/et. techniques XXXXXX Produits divers s/et. techniques 7162XXXXXX Produits Financiers s/et. techniques 7182XXXXXX Opérations Exceptionnelles Types Mineurs - Produits Affectés 1028XXXXXX Opérations Exceptionnelles 678XXXXXX Opérations Exceptionnelles C A 7122XXXXXX Capital s/opérations Exceptionnelles 7132XXXXXX Indemn. Ass. s/opérations Exceptionnelles D 7142XXXXXX Produits divers s/opérations Exceptionnelles F 7162XXXXXX Produits Financiers s/opérations Exceptionnelles Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre

66 III.1.5. Créer des fiches secondaires dans un T.O.E. existant Affichez le T.O.E. et notez les codes Bâtiment, T.O.E. et Numéro car vous en aurez besoin pour la création des nouvelles fiches Cliquez sur de la barre d outils de la fiche T.O.E. Une fiche T.O.E. vierge s ouvre 66 Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre 2012

67 Saisissez le même code Bâtiment et Code T.O.E. que sur la fiche principale Appuyez sur Entrée pour valider le code T.O.E. Un Numéro s affiche automatiquement respectant l ordre de création des fiches du T.O.E. Toute la partie haute de la fiche T.O.E. principale est reprise (Natures, dates, règlement, Etat), elles sont visibles mais non modifiables Les autres informations sont à compléter car elles peuvent être différentes Il n est pas possible de modifier les informations de la partie haute du T.O.E. sur les fiches secondaires, cela n est possible que sur la fiche principale Saisissez ou sélectionnez le Type d opération dans la liste Si la fiche secondaire concerne un autre intervenant, sélectionnez le même type que sur la fiche principale Si la fiche secondaire concerne l Assurance Dommage-Ouvrage, sélectionnez le type «mineur» O Si la fiche secondaire concerne une indemnité Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre

68 d assurance à déduire du montant des devis, sélectionnez le type «mineur» A Si la fiche secondaire concerne une subvention à déduire du montant des devis, sélectionnez le type «mineur» S Si la fiche secondaire concerne un produit à affecter, sélectionnez l un des types «mineurs» : D ou F Si la fiche secondaire concerne le capital d un emprunt contracté pour la réalisation des Travaux ou de l Opération Exceptionnelle, sélectionnez le type «mineur» C Complétez ensuite la Clé, le Montant correspondant à cette nouvelle fiche (dans notre exemple montant du devis pour la 2 ème partie des travaux), l affichage ou non dans le carnet d entretien Précisez un libellé particulier différent de celui de la fiche principale dans Détail et éventuellement dans Détail (suite) Enfin, saisissez les coordonnées de l intervenant ou sélectionnez-le dans la liste Cliquez sur pour enregistrer la fiche T.O.E. Confirmez l enregistrement en cliquant sur Oui 68 Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre 2012

69 Dans le cas d une fiche T.O.E. secondaire concernant un contrat de Dommage-Ouvrage, vous devez préciser le N du contrat dommage ouvrage, cette information est obligatoire III.1.6. Suppression d un T.O.E. Cette procédure ne peut être effectuée que s il n y a aucune écriture comptable passée dans les comptes attachés au T.O.E. à supprimer. Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre

70 Affichez le T.O.E. à supprimer Cliquez sur de la barre d outils du T.O.E. Si le programme détecte des écritures dans l un des comptes attachés au T.O.E., un message vous informe que la suppression est interdite Cliquez OK pour fermer le message, vous ne pouvez pas supprimer le T.O.E. Si aucune écriture comptable n est détectée par le programme, un message vous informe que la suppression est possible Confirmez la suppression La suppression est irréversible, il faudra tout saisir à nouveau si vous vous trompez Les comptes attachés au T.O.E. sont supprimés en même temps que le T.O.E. 70 Appels - Charges Et Travaux - Les travaux et opérations exceptionnelles (T.O.E.) Septembre 2012

71 IV IV.1 La gestion des répartitions des travaux Le contrôle des dépenses Avant l édition des relevés individuels de répartition des travaux, vous allez contrôler les dépenses de travaux de la période à répartir. Vous disposez de nombreux états de contrôle des comptes qui font l objet d autres formations. Nous verrons ici 2 documents directement liés aux répartitions des travaux : Le Prétirage des répartitions : ce grand-livre analytique vous donne la liste des dépenses et des produits (y compris les appels de provisions) de la période, triés par clés de répartitions et par numéros de comptes comptables. Cet état n'a aucun effet sur le traitement des répartitions et peut donc être édité à n'importe quel moment et autant de fois que nécessaire. Il permet de contrôler les écritures qui vont être réparties auprès des copropriétaires. L annexe SRU 4 : Etat des travaux hors budget de l exercice clos réalisé. IV.1.1. Le Prétirage des répartitions Dans le module Copropriété, cliquez sur le menu Traitements puis sur Relevés de dépenses Le menu des Relevés de dépenses vous présente deux options : Prétirage des répartitions Relevé général des dépenses Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions des travaux Septembre

72 Dans le menu des Relevés de dépenses, cliquez sur Prétirage des répartitions La fenêtre Prétirage des répartitions s affiche Vous pouvez éditer 2 types de présentations du prétirage, TTC ou HT-TVA-TTC ; dans la 1 ère zone saisissez : 1 pour un prétirage TTC 2 pour un prétirage HT Dans la zone Répartition de Charges ou Travaux saisissez T pour Travaux Dans la zone Pour l Immeuble, saisissez le code de l immeuble à contrôler ou sélectionnez-le dans la liste Ignorez la zone Sélection (M/T/S/A) Dans la zone Début Exercice, saisissez la date de début d exercice de l immeuble Dans la zone Fin Exercice, saisissez la date de fin d exercice de l immeuble Ignorez la zone Edition par gestionnaire Sélectionnez Répartition par T.O.E. Ignorez la zone Répartition comptable Cliquez sur Imprimer 72 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions des travaux Septembre 2012

73 Les écritures de la période sont présentées pour chaque immeuble triées par Clé/Compte/Date Pour chaque écriture ce document indique, le Libellé, la Contrepartie, le Journal, le Folio, le n de Pièce, le code de Récupérabilité, le code TVA, le code Revenus Fonciers, le montant au Débit ou au Crédit S il y a plusieurs T.O.E. à répartir sur le même exercice, tous les T.O.E. sont présentés IV.1.2. L Annexe SRU 4 Dans le module Copropriété, cliquez sur le menu Traitements puis sur Annexes SRU Sélectionnez l option Annexe IV Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions des travaux Septembre

74 Dans la zone Code Immeuble, saisissez le code de l immeuble désiré ou sélectionnez-le dans la liste Les dates de l exercice à répartir s affichent automatiquement Cliquez sur Imprimer Contrôlez les informations de l Annexe SRU IV.2 Les Relevés de dépenses Dans le module Copropriété, cliquez sur le menu Traitements puis sur Relevés de dépenses 74 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions des travaux Septembre 2012

75 Dans le menu des Relevés de dépenses, cliquez sur Relevé général des dépenses La fenêtre Relevé général des Dépenses s affiche Cliquez sur Répartition des Travaux, un encadré s affiche en haut et à droite de la fenêtre Laissez la sélection sur Répartition TOE. Sélectionnez l immeuble à répartir Les dates de début et fin du traitement s affiche automatiquement, vous pouvez les modifier, le cas échéant Sélectionnez les options d édition désirées Cliquez sur Imprimer pour lancer l édition Le relevé de dépenses présente l ensemble des T.O.E. à répartir pour la période indiquée Il rappelle le libellé du T.O.E. et la date de décision de l Assemblée Générale qui a voté les travaux ou opérations exceptionnelles Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions des travaux Septembre

76 IV.3 Répartition des travaux Dans le module Copropriété, cliquez sur le menu Traitements puis sur Répartitions Le menu des Répartitions présente toutes les options à suivre pour mener à bien le traitement IV.3.1. Calcul des répartitions C est le calcul des répartitions qui prépare l ensemble des informations nécessaires à l édition des comptes individuels de répartition Dans la zone Répartition de Charges ou Travaux, saisissez T pour Travaux Dans la zone Immeuble, saisissez le code l immeuble à répartir ou sélectionnez-le dans la liste Les zones Du Copropriétaire et Au Copropriétaire sont automatiquement renseignées Répartition par T.O.E. : laissez la sélection sur cette zone Ignorez la zone Répartition comptable 76 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions des travaux Septembre 2012

77 Imputation comptable : date à laquelle les comptes des copropriétaires seront mouvementés par les écritures de répartition, en règle générale c est la date de l Assemblée générale qui a approuvé les comptes C est aussi la date à laquelle le programme vérifie les copropriétaires présents, cela afin d imputer les charges sur les bons copropriétaires, dans le respect des dispositions de la loi SRU Début Répartition : La date de début d exercice est proposée, vous pouvez la modifier Fin Répartition : la date se calcule automatiquement à partir de la date de début de répartition pour un exercice d un an Toutefois, cette date peut être modifiée, pour vous permettre de répartir des comptes sur un exercice différent d un an, en cas de changement d exercice de l immeuble Début Extrait de compte : vous pouvez modifier la date proposée Fin Extrait de compte : saisissez la date, elle peut être supérieure ou égale à la date d imputation comptable Début et Fin Extrait de compte bornent la période de l extrait édité à la fin du relevé Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions des travaux Septembre

78 individuel Approbation des comptes : indiquez ici la date à laquelle les comptes ont été approuvés, si les comptes ne sont pas encore approuvés n indiquez rien Cette date n a pas d incidence sur le calcul des répartitions Cliquez sur Traiter pour lancer la procédure de calcul Un message vous informe quand le traitement est terminé IV.3.2. Edition des comptes de répartition de travaux Dans le menu Répartitions, cliquez sur Comptes de Copropriété La partie haute de l écran permet le paramétrage du traitement La partie basse de l écran permet la sélection des immeubles/copropriétaires à traiter, elle affiche uniquement les immeubles pour lesquels un calcul de répartition a été effectué 78 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions des travaux Septembre 2012

79 Sélectionnez le/les immeubles à éditer en les passant de gauche à droite Cliquez sur l onglet Copropriétaire Passez tous les copropriétaires de gauche à droite, le tri des copropriétaires concernés par la répartition sera effectué automatiquement par le programme Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions des travaux Septembre

80 Dans la liste déroulante Nature, sélectionnez travaux Ignorez les zones Mensuel, Trimestriel, Semestriel et Annuel Si vous ne souhaitez pas éditer le dont TVA, décochez la case Renseignements de la TVA Regroupement des appels Non remboursables : permet de regrouper dans l extrait de compte tous les appels autres que les appels de charges de la période en une seule ligne Regroupement toutes provisions : permet de regrouper dans l extrait de compte les appels de toutes natures de la période en une seule ligne Vous pouvez modifier le Titre du relevé Insertion du logo : permet d insérer le logo de la Société Papier vierge sans TIP : cochez cette zone si vous éditez les relevés individuels sur papier blanc Papier Pré-imprimé : cochez cette zone si vous utilisez un papier préimprimé Fonds de page : cochez cette zone si vous souhaitez éditer les relevés individuels avec un fonds de page Cliquez sur le bouton pour lancer l impression 80 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions des travaux Septembre 2012

81 Edition d un compte individuel sur papier blanc Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions des travaux Septembre

82 Edition d un compte individuel avec fond de page IV.3.3. Suppression d une répartition en cours de traitement Tant que le traitement n a pas été validé, il est possible de supprimer le traitement d une répartition, cette opération n a aucune incidence comptable. 82 Appels - Charges Et Travaux - La gestion des répartitions des travaux Septembre 2012